Subscribe to DeepL Pro to translate larger documents. Visit for more information.

BAB SATU

PRINSIP-PRINSIP PENULISAN SURAT BISNIS BAHASA INGGRIS

YANG BAIK

Ya! Aman,
Lengkap, Sopan,
Ringkas,
Benar,
Koheren, dan Konkret.

A. Pendahuluan

Seperti yang akan Anda pahami, menulis surat berhubungan dengan

keterampilan menulis. Jadi, mata pelajaran ini akan melibatkan Anda dengan cara

menyusun kata-kata menjadi kalimat dan paragraf. Hal ini akan melibatkan pengetahuan

tata bahasa dalam arti yang lebih luas. Anda tidak hanya harus dapat menggunakan kata-

kata, membangun kalimat, dan paragraf dengan tepat, mengenali dan menggunakan

tenses, bagian-bagian dari kalimat, Anda juga harus dapat menggunakan tanda baca

untuk menyampaikan ide-ide Anda dengan jelas; dan beberapa masalah bahasa tertulis

lainnya.

Jadi, Anda dapat melihat bahwa mata kuliah ini akan memberikan Anda

kemampuan berbicara yang benar-benar berbeda dengan kemampuan berbicara yang

telah Anda pelajari di semester-semester sebelumnya, melalui mata kuliah Bahasa

Inggris, Bahasa Inggris Percakapan 1, Bahasa Inggris Percakapan 2 dan Bahasa Inggris

Bisnis.
1
 Dalam bab pertama ini, Surat Bisnis Bahasa Inggris, Anda pertama-tama akan

mempelajari cara menulis surat bisnis bahasa Inggris yang baik. Dan, ini adalah tentang

menyusun kalimat dan paragraf sedemikian rupa sehingga ide-ide Anda akan dipahami

dengan baik melalui bahasa tertulis.

2
Kita akan membahas prinsip-prinsip penulisan kalimat dan paragraf yang baik untuk

membuat surat bisnis yang baik.

B. Presentasi

Prinsip-prinsip untuk menulis surat bisnis yang baik

Untuk menghasilkan surat bisnis bahasa Inggris yang berkualitas, prinsip-prinsip

umum yang harus diperhatikan dengan seksama disebut dengan 7 C, yaitu (1) Clear

(jelas), (2) Complete (lengkap), (3) Courteous (sopan), (4) Concise (ringkas), (5)

Correct (benar), (6) Coherent (koheren), dan (7) Concrete (konkret). Sekarang, mari kita

telusuri apa arti dari masing-masing 7 C tersebut.

1. Jelas

‗Jelas' berarti surat Anda harus ‗mudah dipahami'. Surat harus terdiri dari paragraf

pendek dan kalimat pendek. Bahasanya harus cukup sederhana agar mudah dimengerti

oleh siapa pun. Sebagai contoh, dapatkah Anda memahami apa yang ingin disampaikan

oleh penulis surat berikut ini?

Perhatikan dua kelompok huruf berikut ini. Manakah yang lebih baik dalam setiap
kelompok?

Huruf 1a

Tuan / Nyonya yang terhormat

Setelah mengirimkan dua surat kepada Anda pada tanggal 30 Juni yang isinya

meminta Anda untuk melunasi tunggakan Anda, dan kami belum menerima balasan

hingga hari ini, kami memutuskan untuk mengirimkan surat terakhir ini kepada Anda.

Dengan ini kami meminta Anda untuk menghapus akun tersebut dalam waktu 7 hari.
Terima kasih.

3
Hormat kami

4
Huruf 1b

Tuan / Nyonya yang terhormat

Kami telah mengirimkan dua surat kepada Anda pada tanggal 30 Juni dan 29

Juli. Dalam surat tersebut kami meminta Anda untuk melunasi tunggakan Anda.

Namun, kami belum menerima balasan (dari Anda). Oleh karena itu, kami memutuskan

untuk menulis surat terakhir ini.

Bisakah Anda menghapus akun dalam waktu 7 hari? Terima kasih.

Hormat kami.

Huruf 2a

Tuan / Nyonya yang terhormat

Kami adalah pengacara yang bertindak untuk Ibu Samantha Lees.

Kami telah melampirkan Sertifikat Hak Milik atas properti di 16 Nyara Road,

Wamboola yang telah kami diskusikan dalam percakapan telepon sore ini.

Mohon konfirmasi bahwa Anda telah

menerimanya dengan hormat

Huruf 2b

Tuan / Nyonya yang terhormat

Kami menyarankan agar kami bertindak sebagai pengacara untuk Ibu Samantha
Lees.

Kami selanjutnya mengiklankan kehadiran yang bertanda tangan di bawah ini melalui

telepon sore ini pada petugas Anda yang relevan. Sejalan dengan itu, dan sebagai

persiapan untuk terjadinya penyelesaian, kami lampirkan Sertifikat Hak Milik yang

sesuai untuk properti yang sedang dipertimbangkan.

Anda akan menerima pengakuan awal dari perjanjian ini.

5
Hormat kami

6
2. Lengkap

Pesan Anda dikatakan lengkap apabila berisi semua yang dibutuhkan pembaca

untuk mendapatkan reaksi yang Anda inginkan. Oleh karena itu, Anda harus

mempertimbangkan dengan cermat, informasi apa saja yang akan Anda sertakan, dan

mana yang bisa Anda kecualikan.

Kelengkapan diperlukan jika Anda ingin menjaga nama baik koresponden Anda.

Ketiadaan informasi yang diperlukan dalam surat-surat Anda akan menyebabkan

kejengkelan dan frustrasi, dan dapat mengakibatkan hilangnya bisnis.

Untuk membuat pesan Anda lengkap, sangat penting untuk mengajukan

pertanyaan-pertanyaan seperti Siapa, Apa, Mengapa, Kapan, Di mana, dan Bagaimana,

atau pertanyaan-pertanyaan penting lainnya. Tentu saja, Anda tidak akan selalu

mengajukan pertanyaan ini untuk membuat isi surat Anda. Hal ini akan tergantung pada

jenis surat yang Anda tulis.

Perhatikan surat pengiriman barang berikut ini, dan identifikasi mana yang lebih

lengkap, Surat 1a atau Surat 1b.

Huruf 1a

Tuan Hussein yang terhormat

Kiriman Anda, No. Pesanan BA4531, telah dikirimkan kepada Anda. Dan, kami

dapat memastikan bahwa barang akan sampai ke tangan Anda dalam dua hari.

Sementara itu, kami telah mengirimkan semua dokumen terkait

yang Anda perlukan. Kami sangat menantikan tanggapan Anda.

Terima kasih.

Hormat kami

7
Huruf 1b

Tuan Hussein yang terhormat

Kiriman Anda, No. Pesanan BA4531, telah ditempatkan di atas kapal Atlantic

Express. Dan, barang tersebut akan sampai di tangan Anda dalam dua hari.

Sementara itu, kami telah mengirimkan semua dokumen yang relevan kepada bank

Anda, AZB Bank, untuk diambil.

Kami sangat menantikan tanggapan Anda. Terima kasih.

Hormat kami

3. Sopan

Surat Anda mungkin akan dibaca oleh seseorang yang belum pernah

berhubungan dengan Anda. Oleh karena itu, dia adalah orang asing bagi Anda.

Sementara itu, ketika mengirim surat kepadanya, Anda mengharapkan tanggapan yang

positif. Dan, oleh karena itu, surat Anda, sebagai

‗duta Anda', harus ‗berkomunikasi' dengan baik kepada penerima surat Anda sehingga

dia akan senang. Untuk itu, surat Anda harus sopan, yaitu menunjukkan perilaku yang

baik. Anda tidak bisa hanya mengatakan, misalnya, ‗terima kasih', ‗kami menghargai',

dan ‗kami mengapresiasi' untuk menunjukkan sopan santun.

Pendekatan ‗Anda' sangat membantu dalam menilai apakah surat Anda sopan

atau tidak. Anggaplah Anda sebagai penerima surat yang Anda tulis, dan cari tahu

apakah surat tersebut tidak menimbulkan ketidaknyamanan. Jika menurut Anda surat

tersebut membawa nada negatif yang dapat menimbulkan ketidaknyamanan, jangan

lanjutkan surat tersebut.

Agar surat Anda terdengar sopan, hindari ungkapan seperti ‗Anda keliru...';

‗Anda gagal...'; dan ‗Anda melakukan kesalahan...'

8
Perhatikan huruf-huruf 1a vs 1b, 2a vs 2b, dan 3a vs 3b berikut ini, dan temukan huruf

mana yang lebih sopan.

Huruf 1a

Ny. Kennedy yang terhormat

Terima kasih atas pesanan Anda untuk dua set komputer.

Jika Anda memberi tahu kami spesifikasi komputer yang Anda inginkan, kami

akan dengan senang hati mengirimkan pesanan Anda segera.

Hormat kami

Huruf 1b

Ny. Kennedy yang terhormat

Terima kasih atas pesanan Anda untuk dua set komputer, tetapi kami tidak dapat

melakukan apa pun sampai kami menerima informasi lebih lanjut dari Anda.

Anda tidak menyebutkan spesifikasi komputer. Oleh karena itu, kami tidak dapat

mengirimkan barang tersebut kepada Anda.

Hormat kami

Huruf 2a

Tuan Thorn yang terhormat

Kami telah menerima surat Anda yang mengeluhkan kesalahan pada akun Anda.

Setelah kami memeriksa masalahnya, kami menemukan bahwa tidak ada yang

salah dengan catatan kami. Faktanya, Anda melakukan kesalahan dalam perhitungan

Anda.

Bisakah Anda melihat kembali pernyataan yang kami kirimkan kepada Anda?
Terima kasih.

Hormat kami
9
Huruf 2b

Tuan Thorn yang terhormat

Kami telah menerima surat Anda yang mengeluhkan kesalahan pada akun Anda.

Setelah kami meneliti masalah ini, kami menemukan bahwa catatan kami baik-

baik saja. Tampaknya Anda telah mengabaikan beberapa angka sehingga hasil

perhitungan Anda kurang tepat.

Bisakah Anda melihat kembali pernyataan yang kami kirimkan kepada Anda?
Terima kasih.

Hormat kami

Huruf 3a

Tuan Rohn yang terhormat,

Saya merujuk pada surat sebelumnya yang dikirim pada tanggal 10 Oktober di

mana Anda diminta untuk melunasi saldo sebesar $591 yang telah tertunggak sejak

bulan Juli. Karena Anda belum membalas surat tersebut, Anda tidak memiliki pilihan

lain selain menyerahkan masalah ini kepada pengacara. Namun, saya enggan melakukan

hal ini dan menawarkan Anda waktu sepuluh hari lagi untuk menyelesaikan rekening

tersebut.

Hormat kami

Huruf 3b

Tuan Rohn yang terhormat,

Saya telah menulis surat kepada Anda mengenai hutang Anda yang belum

dibayar sebesar $591. Seharusnya sudah lunas tiga bulan yang lalu. Anda tampaknya

tidak ingin bekerja sama dalam membayar kami, dan oleh karena itu kami akan

menuntut Anda jika utang Anda tidak dilunasi dalam 10 hari ke depan.
10
Hormat kami.

11
4. Ringkas

Anda mungkin pernah membaca sebuah surat yang ditulis dengan kalimat yang

panjang sehingga membuat Anda sedikit bingung untuk menangkap ide yang

disampaikan. Atau, Anda mungkin pernah menemukan beberapa kata di dalamnya yang

digunakan untuk arti yang sama. Dalam menulis surat, Anda harus ringkas; kalimat-

kalimat Anda harus dituangkan dalam kalimat/paragraf yang pendek. Untuk itu,

pertimbangkanlah untuk:

(a) Hindari penggunaan kata-kata dan pengulangan yang tidak perlu

(b) Sertakan hanya informasi yang relevan

(c) (Bila perlu), Langsung ke intinya

(d) Hilangkan latar belakang yang tidak perlu.

(e) Gunakan kata-kata yang singkat, familiar, dan mudah dipahami.

Bandingkan dua kelompok kalimat di bawah ini.

(1) Saya menulis kepada Anda saat ini
untuk melampirkan formulir yang
memungkinkan Anda untuk
melamar posisi tersebut. (Terlalu panjang)
(2) Barang Anda akan sampai pada pukul
14.00 besok siang. (pengulangan)
(3) Ketika saya berada di Paris untuk
menghadiri Konferensi Pariwisata
Internasional, saya berkesempatan untuk
mengunjungi stan Anda di Pameran
Elektronik Internasional. Dan, saya
tertarik dengan komputer baru yang Anda
Saya melampirkan formulir aplikasi
Barang Anda akan sampai di tangan
Anda pada pukul 14.00 besok.
Barang Anda akan sampai di tangan
Anda pada pukul 14.00.
besok.
Saya tertarik dengan produk komputer
baru yang Anda tampilkan di Pameran
Elektronik Internasional di Paris.

12
 ditampilkan. (Terlalu panjang)

Tentu saja, Anda tidak boleh berpikir bahwa semua surat Anda harus pendek. Jika

diperlukan, Anda dapat membuat surat yang panjang karena Anda harus menyampaikan

banyak hal, seperti dalam surat penjualan.

13
5. Benar.

Periksa surat Anda dalam hal ketepatan tanda baca (misalnya tanda titik (.),

koma (,), titik koma (;), titik dua (:), dan tanda tanya (?)), tata bahasa, dan pengejaan

(terutama nama orang dan tempat; salah eja pada nama bisa menyebabkan pelanggaran).

Selain itu, Anda juga harus akurat dengan bagian format surat Anda (seperti tanggal,

salam pembuka, salam penutup; lihat lebih lanjut di Bab Dua), waktu, dan angka.

Perhatikan kalimat-kalimat berikut ini dengan tanda baca dan tata bahasa yang buruk

(tense), misalnya. Dapatkah Anda melihat memperbaiki kesalahannya?

Dear Ms Malone

Terima kasih banyak atas pertanyaan Anda tentang kami kartu nama

Kami telah mengirimkan daftar harga brosur dan contoh kartu yang Anda inginkan.

Anda akan menemukan bahwa kartu-kartu tersebut akan memenuhi kebutuhan Anda

Kami akan sangat menghargai jika Anda berkenan memberikan tanggapan dalam waktu

dekat? Terima kasih.

Hormat kami

6. Koheren

‗Koheren' berarti Anda harus menyajikan ide-ide Anda secara logis dan

konsisten. Meskipun paragraf Anda pendek, ide-ide Anda harus terhubung satu sama

lain secara logis. Oleh karena itu, tidak akan terbaca dengan canggung.

Pelajari paragraf dari 2 surat berikut ini, dan temukan mana yang lebih baik dan

mengapa.

14
Huruf 1

Tuan Foster yang terhormat

Terima kasih atas surat Anda tertanggal 31 Januari. Kami telah mengirimkan

kepada Anda dalam sampul terpisah salinan katalog terbaru kami.

Kami dengan hati-hati memeriksa bahwa semua produk kami dalam keadaan baik

sebelum meninggalkan pabrik.

Cukup gunakan formulir pemesanan di katalog untuk melakukan pemesanan.

Semua produk kami memiliki garansi selama dua belas bulan karena kami bangga

dengan standar pembuatannya.

Prioritas utama kami adalah kepuasan pelanggan.

Hormat kami

Surat 2

Tuan Foster yang terhormat

Terima kasih atas surat Anda tertanggal 31 Januari. Kami telah mengirimkan

kepada Anda dalam sampul terpisah salinan katalog terbaru kami. Anda dapat

menggunakan formulir pemesanan di halaman 12 untuk memesan salah satu produk

yang tercantum.

Anda akan melihat bahwa semua produk kami memiliki garansi selama dua

belas bulan. Ini karena kami bangga dengan standar pembuatan barang kami, dan

memeriksa setiap barang sebelum meninggalkan pabrik.

Kami menyebutkan hal ini untuk mengingatkan Anda bahwa prioritas utama

kami adalah kepuasan pelanggan.

Hormat kami

15
7. Beton

Jika memungkinkan, Anda harus membuat semua informasi dalam surat Anda

konkret, yang berarti informasi tersebut harus spesifik dan pasti. Jangan biarkan

pembaca Anda kesulitan untuk menebak-nebak apa maksud dari informasi tersebut.

Cobalah untuk mengganti fakta atau angka yang pasti dengan generalisasi yang tidak

jelas, misalnya

 ‗Kebaikan Anda akan segera terkirim '

Apa artinya ‗segera'? Beberapa hari atau beberapa minggu?

 ‗Tabungan Anda akan mendapatkan

bunga yang tinggi.....' Berapa besar yang

dimaksud dengan ‗bunga tinggi'?

Versi yang lebih baik untuk masing-masing dari dua kalimat di atas:

 ‗Barang Anda akan dikirim dalam tiga hari'?

 ‗Tabungan lebih dari $200.00 akan mendapatkan bunga 11,5 persen per tahun....'

C. Penutup

Latihan 1 Buatlah frasa dan kalimat berikut ini menjadi lebih pendek tanpa mengubah
idenya.

a. Cek Anda sebesar $360

b. Ingatlah fakta bahwa ....

c. Ukuran laporan ini adalah 112 halaman.

d. Hanya ada satu keberatan terhadap proposal Anda, dan itu adalah masalah waktu.

Latihan 2 Frasa dan kalimat berikut ini mengandung pengulangan. Revisi kalimat-

kalimat tersebut agar tidak mengandung pengulangan.

a. Ulangi lagi
16
b. Satu-satunya alternatif lain

c. Temui saya pada hari Kamis pagi pukul 10:00.

17
 d. Ketika kami mencetak surat formulir Anda, pelanggan Anda tidak akan

mengenalinya sebagai surat formulir. Surat-surat tersebut akan terlihat

seperti diketik satu per satu.

e. Meskipun merupakan kebijakan kami untuk menerima barang

dagangan yang dikembalikan dalam kondisi baik, barang dagangan

yang dikembalikan yang tidak dapat dijual tidak dapat diterima.

Latihan 3 Temukan kesalahan (dalam hal tata bahasa) dalam kalimat-kalimat berikut ini.

Terima kasih atas surat Anda tertanggal 25 Mei. Kami telah melampirkan

katalog yang Anda minta. Anda akan melihat bahwa pada halaman 23 harga

Jackson Drills telah berkurang untuk bulan ini saja.

Latihan 4 Paragraf dan / atau kalimat berikut ini terbaca dengan janggal. Perbaikilah

agar paragraf-paragraf tersebut mengalir secara logis.

Saya telah mencoba menghubungi pemasok utama kami di Italia. Saya

minta maaf karena kami belum mendapatkan informasi lebih lanjut dari

mereka.

Kami tidak dapat memberikan tanggal pasti untuk pengiriman kiriman Anda.

Saya harap Anda dapat bersabar dengan kami karena kami dapat memastikan bahwa

pesanan Anda akan

ditangani dengan segera meskipun ada masalah

ini Terima kasih banyak atas pengertian

Anda.

Latihan 5 Bagaimana Anda akan merevisi surat di bawah ini agar mencakup semua

informasi yang diperlukan dan menyajikan informasi yang konkret?

18
Tuan yang terhormat,

Saya membeli dua barang dari toko Anda beberapa hari yang lalu. Namun,

19
saya terkejut ketika mengetahui bahwa kedua barang tersebut tidak dapat berfungsi.

Ketika saya bertanya kepada salah satu staf Anda

20
staf, dia mengatakan bahwa penggantian tidak dapat dilakukan karena mereka sudah

tidak dalam masa asuransi. Selain itu, mereka tiba di tempat saya sangat terlambat.

Untuk meyakinkan Anda, saya akan membawanya kepada Anda satu

hari minggu depan. Terima kasih banyak.

Hormat kami,

21
 BAB DUA

FORMAT SURAT BISNIS BAHASA INGGRIS

A. Pendahuluan

Pada Bab Satu, kita telah membahas tentang cara membuat surat bisnis yang

baik. Seperti yang telah Anda ketahui, salah satu kualitas surat bisnis yang baik adalah

‗benar'. Dan, salah satu poin yang disoroti oleh kualitas ini adalah format surat Anda

harus akurat.

Pada bab ini kita akan membahas format surat bisnis. Pelajaran ini akan

membantu Anda dalam mengatur bagian-bagian surat Anda. Jadi, setelah menyelesaikan

pelajaran ini, Anda harus dapat membuat surat bisnis dengan format yang akurat.

Joan, gunakan 'milikmu dengan tulus' bukan 'dengan

Dan, tolong jangan lupa 'garis perhatian'

Jika kita berbicara tentang format surat bisnis, kita berbicara tentang bagian-

bagiannya. Dan, format tersebut diklasifikasikan menjadi versi Amerika dan Inggris.

B. Presentasi

B.1 Versi Amerika

a. Kop surat. Seperti biasa, Anda dapat melihat bahwa kop surat dicetak pada

halaman surat resmi perusahaan/kantor.

22
b. Baris Tanggal. Di sinilah Anda mengetikkan tanggal surat Anda.

23
c. Alamat Dalam. Bagian ini adalah tempat Anda mengetikkan penerima surat Anda.

Alamat ini juga diketik pada amplop surat.

d. Baris Perhatian. Jika surat Anda ditujukan kepada orang tertentu di dalam

perusahaan yang Anda tuju, bukan kepada seluruh organisasi, Anda harus mengetik

‗baris perhatian' dengan huruf KAPITAL dan digarisbawahi. Bagian ini tidak selalu

diperlukan.

e. Salam. Bagian ini adalah tempat "salam tertulis" dicetak.

f. Baris Subjek. Bagian ini digunakan ketika Anda ingin pembaca langsung

mengetahui maksud dari surat Anda. Bagian ini harus digarisbawahi dan diketik

dengan KAPITAL. Seperti

baris perhatian, baris subjek dapat dihilangkan.

g. Badan surat. Ini sebenarnya adalah bagian utama dari surat Anda di mana Anda
mengetik pesan Anda.

h. Penutup. Bagian ini mengakhiri surat Anda.

i. Tanda Tangan Perusahaan. Bagian ini berisi nama perusahaan. Ini biasanya

dihilangkan karena nama perusahaan muncul di kop surat.

j. Identifikasi Penandatangan. Bagian ini diketik empat baris di bawah bagian

sebelumnya untuk memberikan ruang bagi tanda tangan. Bagian ini mencakup nama

penandatangan dan jabatan yang relevan, (misalnya ‗Pengawas Kredit', ‗Manajer

Pembelian').

k. Inisial Referensi. Bagian ini mencakup inisial penanda tangan dalam huruf

KAPITAL dan diikuti dengan garis miring atau titik dua, lalu inisial pengetik dalam

huruf kecil. Ini untuk mengingatkan siapa yang menyiapkan surat tersebut.

l. Pengingat Amplop. Ini terdiri dari kata -lampiran', atau -lampiran‖ diikuti

dengan daftar item yang dilampirkan, ini adalah kesopanan praktis untuk mencegah
24
 pembaca Anda membuang materi penting dengan amplop.

m. Notasi "CC". ‗CC' adalah singkatan dari Carbon Copy. Ini memberi tahu pembaca

kepada siapa salinan karbon dari surat tersebut telah dikirimkan.

25
Sekarang, mari kita lihat format lengkapnya di bawah ini (dikutip dan diadaptasi dari
Geffner, hal. 15).

A TOKO SERBA ADA FLANAGAN "S DEPARTMENT STORE

B
7 Juni
Agen Penagihan Ketchum 1267 Hollywood Boulevard Los19 -
Angeles, California 91401
C

PERHATIAN: MS. TERRY ROBERTS D

Tuan-tuan: E

Perihal: Tn. Gary Daniels, Rekening #69 112 F

Kami ingin menyerahkan kepada Anda rekening Tn. Gary Daniels, 4441 Natick Avenue, She

Tn. Daniels bekerja di West Coast Furniture Showrooms, Inc. Dia menabung di cabang Nat
G
Kami yakin bahwa kami dapat mengandalkan Ketchum seperti yang kami lakukan di masa la

H Hormat kami,

ITOKO SERBA ADA FLANAGAN'S

J Martha Fayman Manajer Kredit

K
Kandang MFM/ wg
M
Cc Tn. Norman Hyman

26
B.2 Versi Inggris
Dari segi format versi Inggris, meskipun Ashley memberikan tiga model, namun

pada dasarnya formatnya terdiri atas bagian-bagian berikut ini:

a. Kop surat. (Lihat ‗kop surat' Versi Amerika)

b. Referensi. Jika Anda mengutip untuk menunjukkan apa yang dirujuk dalam surat,
gunakan frasa ‗Rujukan Anda', dan ‗Rujukan Kami' digunakan untuk surat yang
Anda tulis untuk membalas surat. Bagian ini tidak harus digunakan.
c. Tanggal. (Lihat ‗tanggal' pada Versi Amerika)

d. Alamat dalam/alamat penerima. (Lihat ‗alamat dalam' pada Versi Amerika)

e. Garis Perhatian. (lihat ‗baris p e r h a t i a n ' pada Versi Amerika). Di tempat

Pada bagian ‗Baris Perhatian', frasa ‗Pribadi dan Rahasia' digunakan bila perlu.

Bagian ini tidak harus digunakan.

f. Salam. "Yang terhormat Bapak atau Ibu", ‗Yang terhormat Bapak', ‗Yang
terhormat Ibu', ‗Yang terhormat Bapak (nama belakang)

g. Judul Subjek (=Baris Subjek). (Lihat ‗baris subjek' Versi Amerika). Seperti

‗baris perhatian' Anda tidak perlu menggunakan bagian ini.

h. Tubuh. (Lihat ‗tubuh' dari Versi Amerika)

i. Penutupan Gratis. (Lihat ‗penghargaan penutup' dalam Versi Amerika). Anda

harus memperhatikan bahwa jika sapaan Anda menggunakan frasa ‗Yang

Terhormat', Yang Terhormat', atau

‗Yang terhormat, Tuan atau Nyonya', penutup pujian harus menggunakan ‗Yang

Terhormat'; tetapi jika Anda menggunakan nama dalam salam, Anda harus

menggunakan ‗Yang Terhormat'

j. Tanda Tangan, Nama, dan Posisi Perusahaan. (Lihat ‗identitas

p e n a n d a t a n g a n ' dari format Amerika)

k. Lampiran (Lihat ‗pengingat lampiran' dari Versi Amerika)

27
l. CC (Lihat ‗cc' pada Versi Amerika). Bagian ini juga tidak harus disertakan dalam

surat Anda.

28
Format 1. Surat dari perorangan di Denmark (hal.2)

Bredgrade 51
A DK 1260
Kopenhagen K. Denmark

B 5th 19 Mei -

Soundsonic Ltd.Warwick
C
House Warwick Street Forst Hill London SE23 1JF UNITED KINGDOM

Untuk perhatian Manajer Penjualan D

Bapak atau Ibu E

Tolong kirimkan rincian sistem suara quadraphonic Anda yang diiklankan di Sound Monthly edi
F
Saya sangat tertarik dengan rangkaian peralatan Omega yang menjadi spesialisasi Anda.

Hormat kami, G

B. Kaasen H

Keterangan:

A: Alamat pengirim B : Tanggal

C: Alamat dalam (penerima) D: Baris perhatian
E: Salam F: Tubuh
G: Penutupan gratis H: Tanda tangan (dan nama)

29
Format 2. Balasan dari perusahaan Soundsonic Ltd. kepada B. Kaasen

SOUNDSONIC Ltd.
Warwick House, Warwick Street, Forest Hill, London SE23 1JF Ketua John
Franks O.B.E. Direktur S.B Allen, M.Sc., N. Ignot, R. Lichens B.A
Telepon (081) 566 1861 Faksimili: (081) 566 1385 Teleks: 819713

Referensi Anda: 6
Mei 19 - Referensi
Kami: DS/MR

Tanggal11th 19 Mei

B. Kaasen
Bredgrade
51 DK
1260
Kopenhage
n
K. DENMARK

Nona Kaasen yang terhormat,

Terima kasih banyak atas pertanyaan Anda yang kami terima hari ini.

Saya lampirkan katalog dan daftar harga kami untuk peralatan yang Anda
katakan bahwa Anda tertarik. Saya ingin menarik perhatian Anda ke
halaman 31- 35 dalam katalog di mana Anda akan menemukan rincian
lengkap dari jajaran produk Omega.

Kami akan menyambut setiap pertanyaan lebih lanjut yang Anda miliki,
dan kami tunggu kabarnya.

Hormat kami,

hal. D. Sampson
Manajer
Penjualan

30
 Format 3. Di dalam surat, beberapa fitur lain disertakan (hal. 10)

SOUNDSONIC Ltd.
Warwick House, Warwick Street, Forest Hill, London SE23 1JF Ketua John Franks O.B.E. Direkt
Telepon (081) 566 1861Faksimili: (081) 566 1385 Teleks: 819713

Referensi Anda. : Referensi kami:

DS/MR Tanggal 21

Juli 19-

bayar tagihan yang disebutkan di atas. Oleh karena itu, kecuali jika rekening tersebut dilunasi dalam waktu 14 hari sejak tanggal

Catatan: p.p berarti ‗untuk dan atas nama'.

Apa pun format mana pun yang Anda gunakan (Amerika atau Inggris), Anda harus
memperhatikan

itu:
31
1. Ketika mengetik tanggal, Anda harus menghindari pengetikan seperti ini: 10/9/2003

untuk menunjukkan 10th bulan September 2003, karena koresponden Anda di luar negeri

mungkin akan menafsirkannya sebagai 9th bulan Oktober 2003 karena begitulah cara

mereka membaca tanggal yang tercetak. Oleh karena itu, ketiklah tanggal Anda dengan

salah satu gaya berikut ini:

- 10 September 200...

- 10th September 200... dapat diawali dengan ‗Tanggal', misalnya Tanggal 10 September 20..

- 10 September 200...

2. Jika Anda mengetikkan nama di dalam alamat, Anda harus mengetikkan nama

di penyembelihan.

3. Jika Anda tidak mengetikkan nama di alamat dalam, Anda masih dapat
mengetikkan nama di

salam jika Anda memiliki garis perhatian.

4. Jika Anda tidak mengetikkan nama di alamat dalam, baik di alamat dalam
maupun perhatian

baris, ketik Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Dear Sir atau Madam (untuk versi

Amerika dan Inggris), atau Gentlemen (untuk versi Amerika) dalam salam Anda.

5. Jika Anda menggunakan nama dalam sapaan Anda, gunakan nama belakang

penerima jika dia memiliki lebih dari satu nama, dengan gelarnya Mr., Mrs., Miss, Ms,

Messrs (dengan atau tanpa tanda titik, singkatan dari Messieurs yang tidak pernah

digunakan) atau gelar akademis, m i s .

‗Profesor', gelar militer, misalnya Kolonel (Kol.), dll. Sebagai contoh, jika nama

penerima Anda adalah Andrea B. Geffner, Anda harus mengetik ‗Yang terhormat

Nyonya Geffner' (jika dia sudah menikah), ‗Nona Geffner yang terhormat' (jika dia

belum menikah), atau Yth. Nona Geffner (jika Anda tidak yakin apakah dia sudah

32
menikah atau belum).

33
3. Ketik bagian-bagian dari alamat dalam secara berurutan sebagai berikut:

- (Nama)

- (Posisi)

- Nama perusahaan/organisasi

- Alamat

- Kota

- (Negara)

Karena satu dan lain hal, tanda kurung yang ditempatkan tersebut tidak dapat diketik.

C. Penutup

Setelah membahas format surat, sekarang lakukan latihan berikut ini.

1. Bagian mana dari format surat versi Amerika dan Inggris yang dapat Anda
hilangkan?
2. Temukan kesalahan pada surat berikut ini (anggaplah kepala surat sudah
dicetak, dan garis putus-putus adalah badan surat)

34
Huruf 1 (versi Amerika)

Desember, 21st 19 --

Bapak Herbert Benjamin Manajer Executive Inn 20 Jalan Utama

Evansville Illinois 60821 Tuan-tuan:

Hormat kami

Hedy Rosen Manajer Pembelian

35
Huruf 2 (versi Inggris)

15 November, 19 --

Bapak Riskon Ginting General Manager Preanger Hotel

Jalan Imajinatif No. 40 Bandung

No. rekening DT32 Tn. Riskon,

Untuk perhatian Bapak Smith

Anda setia,

Hedy Rosen Manajer Pembelian

36
3. Buatlah format surat dengan bagian-bagian sebagai berikut (untuk badan surat,

terdiri dari dua paragraf, buatlah garis putus-putus, dan anggaplah kop surat sudah

tercetak) baik untuk versi Amerika maupun versi Inggris.

a. Tanggal: tanggal hari ini

b. Penerima surat adalah Manajer Penjualan Glaston Potteries Ltd, Tn. J.

Merton. Alamat perusahaan adalah Clayfield, Burnly BB10 1RQ.

c. Referensi Anda adalah 185/MB, dan referensi penerima surat Anda

adalah JM/ln.

d. Lampiran surat Anda adalah Pesanan R1432.

e. Baris subjek: Perintah Percobaan.

f. Manajer Pembelian Anda, Brad Thorn menandatangani surat tersebut.

g. Garis perhatian: Ibu Charlott, Manajer Penjualan

h. Anggap saja Anda mengetik surat tersebut.

i. Gunakan inisial

j. Salinan karbon dikirim ke Tn. Parroth, Manajer Umum.

37
 BAB TIGA

GAYA SURAT-SURAT BISNIS DALAM BAHASA INGGRIS

A. Pendahuluan

Hei, ada apa dengan kalian berdua, ya??

Dia memaksa saya untuk menggunakan
1

2
3

Dia mendorong saya untuk menggunakan

Anda mungkin pernah mendengar bahwa gaya surat bisnis bahasa Inggris yang

digunakan dalam organisasi/perusahaan adalah Full Blocked, Semi Blocked, dan

Blocked. Pada bab ini kita akan membahas gaya tersebut secara detail. Sebenarnya,

masih ada gaya lainnya, yaitu gaya Square Blocked dan Simplified. Tiga gaya yang

pertama diklaim sebagai yang paling umum digunakan.

Oleh karena itu, setelah Anda menyelesaikan bab ini, Anda harus dapat

mengenali gaya surat bisnis bahasa Inggris sehingga Anda dapat menerapkannya dalam

menulis surat bisnis bahasa Inggris.

Fitur dari masing-masing gaya huruf disajikan berikut ini.

38
B. Presentasi

Gaya surat didasarkan pada penempatan bagian-bagian surat.

1. Gaya Blokir Penuh

Semua bagian, tanggal, referensi, alamat dalam, salam, dan seterusnya (kecuali

kepala) dari huruf bergaya blok penuh diketik dari margin kiri, termasuk setiap

paragraf.

(2) Gaya Semi Diblokir

Dalam gaya semi-blok, tanggal diketik di antara margin kiri dan kanan. Penutup

juga ditempatkan pada posisi yang sama. Setiap kalimat pertama paragraf dibuat

menjorok ke dalam.

(3) Gaya Diblokir

Seperti pada gaya semi-blok, tanggal dan penutup diketik di antara margin kiri

dan kanan. Perbedaannya adalah bahwa kalimat pertama dari setiap paragraf tidak

menjorok ke dalam.

(4) Gaya Blok Persegi

Gaya ini terlihat seperti gaya blokir penuh. Satu-satunya perbedaan adalah: (1)

tanggal diletakkan pada baris yang sama dengan alamat penerima, dan diakhiri pada

margin kanan; (2) inisial dan pengingat lampiran diketik pada baris yang sama dengan

identifikasi penandatangan. Oleh karena itu, seperti yang akan Anda lihat, sudut-

sudutnya dibuat rata.

(5) Gaya Sederhana

39
 Gaya yang disederhanakan menggunakan tanda baca terbuka dan mirip dengan gaya
blok penuh, kecuali

(1) gaya bahasa yang disederhanakan tidak menggunakan salam pembuka dan penutup;

(2) gaya bahasa yang disederhanakan menggunakan baris perihal dengan huruf

KAPITAL tanpa kata ‗perihal'; (3) identifikasi penanda tangan diketik dengan huruf

KAPITAL; dan (4) daftar diketik menjorok ke dalam kecuali jika diberi nomor atau

huruf (dalam hal ini daftar tersebut diakhiri dengan tanda baca titik tanpa nomor atau

huruf)

Untuk mendapatkan gambaran yang jelas, lihatlah contoh huruf untuk setiap gaya
berikut ini

halaman.

40
(1) Gaya Diblokir Penuh

R. Hughes & Son Ltd

21 Swansea Road, Swansea, Glamorgan 3ST 1DR
Telepon:Swansea
58441 Telex: 881821

Ref Anda:
Ref kami.

21 Juli

200-

Ms B.
Kaasen
Bredgade 51
DK 1260
Kopenhag
en
Denmark

Pribadi dan rahasia

Ibu Kaasen yang

terhormat

Tidak adanya pembayaran atas faktur No. 322/17

Saya menyesal melihat bahwa, meskipun telah diingatkan beberapa kali,

Anda belum membayar tagihan yang disebutkan di atas. Oleh karena
itu, kecuali jika rekening tersebut dilunasi dalam waktu 14 hari sejak
tanggal tersebut di atas, saya tidak memiliki pilihan lain selain
menyerahkan masalah ini kepada pengacara kami.

Hormat kami

41
(2). Gaya Semi Tersumbat

KARTU DAN HADIAH MARKHAM

400 Paseo de Paralta Santa Fe, New Mexico 87501

23 Oktober 19-

Tn. Herbert Benjamin Perwakilan Penjualan Newmart Cards, Inc. 399 North Canon Drive
Beverly Hills, California 90210

Tuan Benjamin yang terhormat:

Terima kasih telah mengatur agar kami bisa menerima pajangan kartu Natal kami lebih awal tahun ini
Dua bulan antara sekarang dan Natal tampaknya ditakdirkan untuk menjadi bulan-bulan yang sibuk, d

Salam hangat,

Hedy Rosen Asisten

42
(3) Gaya Diblokir

R. Hughes & Son Ltd

21 Swansea Road, Swansea, Glamorgan 3ST 1DR Telepon: Swansea 58441Faksimili: 881821

21 Juli 200-

Ms B. Kaasen Bredgade 51
DK 1260
Kopenhagen Denmark

Pribadi dan rahasia Ibu Kaasen yang terhormat

Tidak adanya pembayaran atas faktur No. 322/17

Kami mohon maaf karena meskipun sudah diingatkan beberapa kali, Anda belum juga membayar tagi

Oleh karena itu, kecuali jika rekening tersebut dikliringkan dalam waktu 14 hari sejak tanggal di atas,

Hormat kami

p.p D. Simpson Manajer Penjualan

c.c. Messrs. Poole & Jackson Ltd, Penasihat Hukum

43
(4) Gaya Blokir Persegi

ORGANISASI NASIONAL
PENSIUNAN
Sekolah Menengah Atas Freeport Freeport,

14 Oktober 19 -
Ibu Iva Stravinsky Pengacara- pengacara 200 Center Street

Nona Stravinsky yang terhormat:

Para anggota Organisasi Pensiunan Nasional cabang Freeport pasti akan tertarik dengan ceramah

NORP bertemu setiap hari Selasa pukul 20.00 di auditorium Free port High School. Program-pro

Para anggota dan saya menantikan ceramah Anda tentang topik yang sangat penting bagi kita se

Hormat kami,

ORGANISASI NASIONAL PENSIUNAN

Henry Purell Presiden HP /

44
(5) Gaya Sederhana

ORGANISASI NASIONAL PENSIUNAN

Sekolah Menengah Atas Freeport Freeport, Vermont 66622
14 Oktober 19 -

Ibu Iva Stravinsky Pengacara- pengacara 200 Center Street

Freeport, Vermon 66621 KULIAH TAMU
Para anggota Organisasi Pensiunan Nasional cabang Freeport tentu saja akan tertarik dengan ceramah

NORP bertemu setiap hari Selasa pukul 20.00 di auditorium Free port High School. Program-program

Para anggota dan saya menantikan ceramah Anda tentang topik yang sangat penting bagi kita semua.

HENRY PURELL , PRESIDEN

45
 Sekarang, gaya mana yang harus Anda gunakan? Hal ini tentu saja tergantung

pada kebijakan organisasi/perusahaan tempat Anda bekerja. Tidak ada aturan yang

mengharuskan semua organisasi/perusahaan untuk menggunakan format tertentu.

Masing-masing memiliki kebijakan sendiri mengenai hal tersebut. Dengan

pertimbangan tertentu, sebuah organisasi/perusahaan menerapkan suatu gaya dalam

korespondensi mereka karena mereka menganggap gaya tersebut sesuai dengan ‗selera'

mereka. Sebagai contoh, sebuah perusahaan mungkin berpikir bahwa gaya full block

bagus karena terlihat rapi.

C. Penutup

Setelah membahas topik di atas, sekarang kerjakan latihan berikut.

Tempatkan bagian-bagian huruf berikut ini untuk

1. Gaya Blok Penuh4 . Gaya Blok Persegi

2. Gaya Semi Blok5 . Gaya yang disederhanakan

3. Gaya yang diblokir

Catatan: Anggap saja kop surat sudah dicetak.

Bagian-bagiannya:

1. Tanggal: Tanggal hari ini.

2. Alamat di dalam: Direktur, D. van Basten S.A., Heidelberglaan 2, Postbus, 80.115,

NL-3508 TC, Utrech

3. Salam

4. Isi surat (terdiri dari dua paragraf, masing-masing menggunakan 3 baris garis putus-
putus)

5. Penutupan gratis

6. Identifikasi penandatangan

46
 Nama: D. Schubert, Jabatan: Direktur

7. Inisial: DS/hg

47
 BAB EMPAT

PERTANYAAN

A. Pendahuluan

Ok. Aku bisa mendapatkan

2 3
Namun, kami
belum mendapatkan

Saya pikir kita

membutuhka

John benar.
1 Kita harus membuat

Jika Anda ingin mendapatkan barang yang Anda minati, Anda bisa langsung

membelinya. Namun, dalam beberapa kasus, Anda harus membuat pertanyaan sebelum

membeli barang karena mereka harus mendapatkan beberapa detail tentang barang

tersebut

Bab ini akan membahas tentang surat pertanyaan, cara menulis dan menjawab

pertanyaan. Jadi, setelah Anda menyelesaikan bab ini, Anda harus dapat menulis surat

pertanyaan dan menjawabnya.

B. Presentasi

Pertanyaan (juga dieja Inquiry) adalah meminta informasi lebih lanjut tentang

48
suatu produk atau layanan. Misalnya, jika Anda membaca iklan di surat kabar yang

49
menawarkan produk

50
dijual. Karena Anda tidak mendapatkan informasi yang cukup tentang produk tersebut,

maka Anda memutuskan untuk mendapatkan rincian lebih lanjut tentang produk

tersebut yang memungkinkan Anda untuk melihat apa yang akan Anda lakukan

selanjutnya, melakukan pemesanan atau tidak.

Permintaan dapat dilakukan melalui telepon, telegram (kabel), teleks, faksimile,

atau kartu pos. Jika Anda mengajukan pertanyaan melalui kartu pos, Anda tidak perlu

menggunakan salam; Anda juga tidak perlu menggunakan salam penutup. Cukup

dengan alamat, tanggal, dan referensi. Jika Anda ingin calon pemasok memberikan

informasi lebih lanjut, maka Anda perlu menulis surat, yaitu surat pertanyaan.

Bagaimana cara menulis surat pertanyaan?

1. Menulis Surat Pertanyaan

Seperti surat bisnis lainnya, seperti yang akan Anda lihat pada bab-bab

selanjutnya, surat pertanyaan terdiri dari pembukaan, isi utama, dan penutup.

a. Pembukaan

Dalam pembukaan, perkenalkan perusahaan Anda, misalnya:

- Kami adalah grosir yang berbasis di Makassar.

- Perusahaan kami adalah produsen utama mebel tradisional berkualitas
tinggi di Indonesia Timur.
Selanjutnya, beritahukan kepada calon pemasok Anda dari mana Anda

mendengar tentang perusahaan yang Anda kirimi surat? Anda mungkin ingin

menyebutkan bahwa suatu pihak, seperti perusahaan, telah memberi tahu Anda untuk

menghubungi calon pemasok, misalnya:

- Anda direkomendasikan kepada kami oleh Bapak Husba, manajer Divisi Ekspor &
Impor Kobe Indonesia Ltd, Makassar.

51
- Kami diberitahu oleh Bpk. John King dari Singapore International Co.
bahwa Anda tertarik untuk memasok ...

52
- Kedutaan Besar Jepang di Jakarta mengatakan kepada kami bahwa Anda sedang
mencari agen di Bali untuk mewakili Anda.

Anda mungkin punya referensi lain? Sebutkan, misalnya:

- Saya sangat terkesan dengan perabot kantor yang Anda tampilkan di stand
Anda di Pameran Internasional di Brunei Darussalam minggu lalu.
- Saya membaca iklan Anda di Jakarta Post, 5 September. Bisakah Anda ...?
- Saya membaca jurnal Anda, dan saya tertarik dengan produk Anda tentang ...

b. Badan Utama

Di bagian utama surat Anda, sebutkan permintaan Anda. Akan sangat membantu

jika Anda menyebutkan barang spesifik yang Anda minta. Anda mungkin ingin

meminta katalog, daftar harga, dan prospektus. Sebagai contoh:

- Bisakah Anda mengirimkan katalog dan daftar harga stan pameran Anda saat ini?
Kami sangat tertarik dengan stan 'display furnitur'.

- Maukah Anda mengizinkan kami mendapatkan brosur musim panas Anda untuk
liburan ke Yunani dan Pulau Yunani, dan memberikan rincian tentang tarif dan
tarif rendah untuk bulan September?

- Saya berencana untuk datang dan belajar di Melbourne pada musim gugur
mendatang dan saya ingin mendapatkan prospektus perguruan tinggi Anda yang
memberikan informasi tentang biaya dan program khusus dalam bidang
komputer.

Atau, Anda mungkin ingin meminta detail. Sebagai contoh:

- Saya membalas iklan Anda di 'Penjahit dan Pemotong' edisi Juni. Saya ingin
tahu lebih banyak tentang 'mesin press uap'....

- Bisakah Anda memberi saya informasi lebih lanjut tentang mata kuliah BL 362 yang
muncul di bagian pembelajaran bahasa di prospektus musim panas Anda?

- Saya akan sangat menghargai rincian lebih lanjut tentang 'Sistem

Komunikasi Universitas' yang Anda iklankan di televisi Grampian.
53
 Atau, Anda mungkin ingin meminta sampel, pola, peragaan. Meminta sampel

atau pola akan memungkinkan Anda untuk melihat bagaimana bentuk suatu barang,

sehingga Anda dapat membuat pilihan. Jika pemasok potensial Anda tidak dapat

mengirimkan sampel atau pola karena alasan tertentu, misalnya karena barang tersebut

terlalu rumit, pemasok dapat mengundang Anda ke showroom mereka, atau

mengirimkan perwakilannya kepada Anda. Berikut adalah contoh kalimat untuk

permintaan tersebut:

- Saat membalas, bisakah Anda melampirkan kartu pola?

- Kami juga akan sangat menghargai jika Anda dapat mengirimkan beberapa sampel
bahan sehingga kami dapat memeriksa tekstur dan kualitasnya
- Sebelum menjual mainan, kami lebih suka mengujinya untuk keamanannya. Oleh
karena itu, bisakah Anda mengirimkan kepada kami setidaknya dua contoh mobil
anak-anak dalam jajaran 'Sprite' ini?

Hal lain yang bisa Anda sertakan adalah menyarankan persyaratan, metode

pembayaran, diskon. Biasanya pemasok telah mengutip harga produk mereka. Namun,

tidak masalah jika Anda mencoba meminta kelonggaran, yang mengindikasikan bahwa

Anda memiliki syarat untuk melakukan pemesanan. Berikut adalah contoh kalimatnya:

- Kami biasanya memberikan diskon perdagangan sebesar 30% dengan diskon

kuantitas tambahan untuk pesanan di atas 1.000 unit.
- Bisakah Anda memberi tahu kami jika Anda mengizinkan diskon tunai atau
perdagangan?
- Kami juga ingin menunjukkan bahwa kami biasanya menyelesaikan akun kami
berdasarkan dokumen terhadap akseptasi dengan pembayaran dengan wesel 30
hari.

Anda juga dapat meminta barang yang sudah disetujui atau dijual atau

dikembalikan. Jika Anda adalah pedagang grosir atau pengecer, Anda mungkin ingin

54
melihat bagaimana sebuah lini akan terjual sebelum melakukan pemesanan. Mereka

mungkin dapat melakukan ini dengan mendapatkan barang berdasarkan persetujuan

atau penjualan atau pengembalian. Dalam kedua kasus tersebut, calon pemasok Anda

akan mengenal Anda dengan baik, atau memerlukan referensi perdagangan. Mereka

juga akan memberikan batas waktu kapan barang harus dikembalikan atau dibayar.

55
- ... Kami hanya akan mempertimbangkan untuk melakukan pemesanan asalkan
dengan dasar penjualan atau pengembalian yang biasa Jika ini dapat diterima,
kami akan mengirimkan pesanan resmi kami kepada Anda.
- ... Oleh karena itu, apakah mungkin bagi Anda untuk memasok kami dengan kisaran
harga berdasarkan persetujuan untuk melihat apakah kami dapat mendorong
permintaan untuk bulu sintetis? Tiga bulan mungkin cukup untuk membangun pasar
jika memang ada.

Setelah Anda membahas semua poin yang diperlukan di bagian utama, sekarang

buatlah penutup. Mengucapkan ‗terima kasih' dianggap cukup untuk menutup

pertanyaan Anda. Namun, Anda dapat mengatakan hal-hal lain, misalnya, bahwa Anda

mengharapkan pengiriman yang cepat atau menantikan penerimaan kondisi Anda dari

pemasok. Sebagai contoh:

- Terima kasih atas perhatian Anda. Kami berharap dapat mendengar kabar dari Anda
dalam waktu dekat.
- Kami akan sangat berterima kasih atas balasan yang cepat.
- Terakhir, kami ingin menunjukkan bahwa pengiriman sebelum Natal sangat penting
dan berharap Anda dapat memberikan jaminan tersebut kepada kami.
- Jika konsesi yang kami minta dapat dipenuhi, kami akan melakukan
pemesanan yang besar.

Atau, Anda dapat menunjukkan bisnis lebih lanjut. Sebagai contoh:

- Jika produknya memuaskan, kami akan melakukan pemesanan lebih lanjut dengan Anda
di masa mendatang.
- Jika harga yang ditawarkan kompetitif dan kualitasnya sesuai standar, kami akan
memesan secara reguler.
- Asalkan Anda dapat memberikan penawaran yang menguntungkan, dan menjamin
pengiriman dalam waktu empat minggu sejak diterimanya pesanan, kami akan
melakukan pemesanan reguler dengan Anda.
Pada halaman berikut, Anda akan melihat contoh surat pertanyaan.

56
A. Pertanyaan Singkat. Dua surat pertama di bawah ini dikirim oleh perorangan.

1. Permintaan katalog dan daftar harga

Tuan yang terhormat,

Tolong kirimkan saya katalog musim semi dan kutipan daftar harga Anda harga c.i.f., Le Havre? Terim

Hormat kami

2. Permintaan prospektus

Tuan yang terhormat,

Saya ingin mendapatkan informasi mengenai kursus bahasa Inggris yang akan dimulai pada bulan Juli

Mohon kirimkan prospektus, rincian biaya, dan informasi mengenai akomodasi di London untuk period

Hormat kami

(3) Permintaan informasi umum

Tuan yang terhormat,

Bisakah Anda mengirimkan rincian ban tubeless Anda yang diiklankan di bengkel-bengkel di seluruh n
Saya sangat menghargai balasan yang cepat yang mengutip harga perdagangan.

Hormat kami

57
Surat berikut ini ditulis oleh pedagang grosir atau pengecer

B. Pertanyaan dengan referensi ke iklan

Disk SA
51 rue Raimonieres F-86000 POitiers Cedex Tel : (33) 99681031 Te

Ref: PG / 12 Mei 19-

Departemen Penjualan.
R.G. Electronics AG Havmart 601

Tuan-tuan

Kami adalah toko kaset besar di pusat kota Poitiers dan ingin tahu lebih banyak tentang kaset da

Dapatkah Anda memberi tahu kami apakah kaset-kaset tersebut merupakan merek terkemuka, a

Hormat kami,

P. Gerard

58
C. Pertanyaan kepada produsen asing

F. Lynch & Co. Ltd.

(Kantor Pusat), Nesson House, Newell Street, Birmingham B3 3EL Nomor Telepon : 021 23

Satex S.p.A Anda ref:

Via di Pietra Papa 00146 Roma ITALIA Referensi kami:

6 Februari 19 -

Tuan-tuan

Kami terkesan dengan pilihan sweater yang ditampilkan di stand

Anda di ‗Menswear Exhibition' yang diadakan di Hamburg bulan lalu.
Kami adalah jaringan peritel besar dan sedang mencari produsen yang dapat memasok berbagai
Karena kami biasanya melakukan pemesanan dalam jumlah yang sangat besar, kami mengharap
Jika kondisi ini menarik minat Anda, dan Anda dapat memenuhi pesanan lebih dari 500 garmen

Hormat kami,

L. Derek
Kepala

59
2. Membalas Surat Pertanyaan

Jika Anda menerima surat pertanyaan, Anda harus menjawabnya. Berikut ini

adalah panduan Anda untuk menjawab surat-surat tersebut.

a. Pembukaan

Berterima kasihlah kepada penulis atas pertanyaannya. Anda juga dapat

menyebutkan tanggal pertanyaan serta referensi yang muncul. Berikut beberapa contoh

kalimat pembuka.

- Terima kasih atas pertanyaan Anda pada tanggal 6 Junith 1984 di mana Anda meminta
....
- Saya ingin mengucapkan terima kasih atas pertanyaan Anda pada tanggal 10 Mei
dan dengan senang hati kami sampaikan bahwa kami dapat memberikan informasi
kepada Anda melalui ....
- Kami sangat senang mendengar dari surat Anda tanggal 10 Desember bahwa Anda
terkesan dengan pilihan kami ....

b. Badan Utama

Di bagian utama surat Anda, jika Anda dapat membantu, beritahukan kepada

pelanggan Anda sesegera mungkin bahwa Anda memiliki produk atau dapat

menyediakan layanan yang dia tanyakan. Sebagai contoh,

- Kami memiliki banyak pilihan sweater yang akan menarik bagi semua usia, dan
khususnya pasar remaja yang Anda tentukan.
- Pabrik kami tidak akan memiliki masalah dalam menghasilkan 6.000 unit yang
Anda minta dalam pertanyaan Anda.
- Kami dapat menyediakan dari stok dan tidak akan mengalami kesulitan dalam
memenuhi tanggal pengiriman Anda.

Dalam balasan Anda, Anda memiliki kesempatan untuk "menjual produk

60
Anda". Tidak hanya dalam surat penjualan Anda dapat menjual produk Anda. Anda

juga dapat menjualnya dalam balasan Anda ke sebuah

61
surat pertanyaan. Sebutkan satu atau dua poin dari produk Anda, termasuk jaminan yang

Anda tawarkan. Sebagai contoh,

- Menurut kami, Anda telah membuat pilihan yang sangat baik dalam memilih produk
ini, dan setelah Anda melihat contohnya, kami yakin Anda akan setuju bahwa
produk ini memiliki keunikan, baik dari segi tekstur maupun warnanya.
- Kami dapat meyakinkan Anda bahwa Omega 2000 adalah salah satu mesin yang
paling luar biasa di pasaran saat ini, dan keyakinan kami terhadap mesin ini
didukung oleh garansi lima tahun.
- Setelah Anda melihat Delta 800 beroperasi, Anda akan terkesan dengan kinerjanya
yang bebas masalah.

Jika Anda tidak memiliki produk yang diminta pelanggan Anda, tetapi memiliki

alternatif lain, tawarkan produk tersebut kepadanya. Namun, jangan mengkritik produk

yang awalnya dia minta. Sebagai contoh,

- Model ini sekarang sudah disempurnakan, casing bajanya sudah diganti dengan
plastik yang lebih ringan, lebih tahan lama dan lebih kuat.
- ... dan meskipun mesinnya memiliki semua kualitas model yang Anda minta,
'Powerdrive' memiliki keuntungan tambahan karena memiliki lebih sedikit bagian
yang bergerak, sehingga lebih sedikit yang salah. Mesin ini juga menghemat bahan
bakar ....

Jika Anda memiliki produk yang ditanyakan pelanggan Anda, rujuklah dia ke

pemasok lain, jika Anda bisa.

- Dengan menyesal saya harus mengatakan bahwa kami tidak lagi memproduksi jenis
stapler yang Anda maksudkan, karena kami menemukan bahwa tidak ada lagi
permintaan yang memadai untuk itu. Saya minta maaf kami tidak dapat membantu
Anda.
- Buku yang Anda sebutkan tidak diterbitkan oleh kami, tetapi oleh Greenhill
Education Ltd. Jika Anda ingin menulis surat kepada mereka, alamat mereka

62
 adalah ....
- Agen kami di Italia adalah Intal S.p.A, Via Alberto Poerio 79, Roma, dan mereka
dapat menyediakan stok penuh barang-barang kami.

63
 Jika Anda melampirkan katalog, prospektus, daftar harga pada surat balasan

Anda, beritahukan kepada pelanggan bahwa Anda melakukannya. Atau, jika Anda

mengirimkan sampel dalam pos terpisah, beritahukan juga kepada mereka. Sebagai

contoh,

- Terlampir kami lampirkan katalog dan daftar harga kami saat ini yang mengutip
harga c.i.f Kobe. Unit yang Anda rujuk dalam surat Anda ditampilkan di halaman
31 - 34 di bawah nomor katalog Y32 - Y37.
- Kami telah mengirimkan katalog musim panas kami yang sayangnya hanya dicetak
dalam bahasa Inggris. Namun, kami telah melampirkan terjemahan bahasa Jerman
untuk halaman-halaman yang relevan (41 - 45) dan kami harap ini akan membantu.
- ... dan kami telah melampirkan daftar harga kami, tetapi harus diingat bahwa harga
dapat berubah karena pasar bahan baku sangat tidak stabil saat ini.

Jika diminta oleh pelanggan Anda, Anda mungkin harus melakukan

demonstrasi, atau mengirim perwakilan. Atau, karena satu dan lain hal, Anda mungkin

memutuskan bahwa Anda harus mengundang pelanggan Anda untuk mengunjungi

ruang pamer Anda. Dalam kedua kasus tersebut, beritahukan kepada pelanggan Anda,

misalnya,

- Kami telah melampirkan semua detail tentang tukang las Laden, tetapi kami merasa
bahwa demonstrasi akan memberi Anda lebih banyak gambaran tentang
kemampuannya. Oleh karena itu, kami ingin mengundang Anda ke pusat kami di
Birmingham di mana peralatannya disiapkan sehingga Anda dapat melihat mesin
tersebut bekerja.
- Karena buklet bergambar yang terlampir tidak dapat benar-benar menunjukkan
efisiensi pengolah kata Farmon, bisakah kami mengirimkan perwakilan kami
kepada Anda dengan model mesinnya, dan dia dapat memberikan demonstrasi
kepada Anda? ....

64
c. Penutup

Pada bagian penutup, ucapkan terima kasih kepada pelanggan Anda atas

pertanyaan mereka (jika Anda belum melakukannya di awal balasan Anda). Dan, Anda

harus membiarkan pelanggan Anda mengajukan pertanyaan lebih lanjut jika mereka

melakukannya. Sebagai contoh,

65
- Silakan kirimkan surat kepada kami lagi jika Anda memiliki pertanyaan, atau
hubungi kami di nomor telepon di atas.
- Kami berharap dapat mendengar kabar dari Anda lagi, segera, dan dapat
meyakinkan Anda bahwa pesanan akan segera ditangani.
- Sekali lagi kami ingin mengucapkan terima kasih karena Anda telah menulis surat
kepada kami dan kami akan menyambut baik jika ada pertanyaan yang ingin Anda
jawab.

Jika Anda tidak memiliki produk atau layanan yang ditanyakan oleh pelanggan Anda,

tetapi menawarkan alternatif yang dapat Anda katakan, misalnya,

- Saya minta maaf karena kami tidak memiliki model yang Anda minta, tetapi saya
dapat menjanjikan bahwa alternatif yang saya sarankan pasti akan memenuhi
harapan Anda, dan ingatlah bahwa kami menawarkan garansi penuh selama tiga
tahun.

Dalam jawaban Anda terhadap pertanyaan, Anda mungkin harus menyebutkan

harga (penawaran) dari produk yang ditanyakan oleh pelanggan Anda. Berikut ini adalah

beberapa jenis harga.

● bekas tempat kerja (bekas pabrik, bekas pabrik, bekas gudang). Ini berarti pembeli

harus membayar semua biaya setelah barang meninggalkan pabrik, pabrik, atau

gudang. Selain itu, pelanggan juga harus membayar asuransi dan transportasi sendiri.

● f.o.r. (free on rail), harga tersebut sudah termasuk biaya ke stasiun kereta api terdekat.

● f.a.s. (free alongside ship) berarti tidak ada biaya tambahan untuk membawa

barang ke sisi kapal. Di beberapa pelabuhan, kapal kecil (tongkang, kapal ringan)

digunakan untuk membawa barang ke kapal dan penawaran f.a.s. berarti tidak ada

biaya untuk hal ini, tetapi akan ada biaya untuk memuat barang ke kapal, ditambah

dengan biaya transportasi darat/kereta api dan biaya asuransi.

66
● f.o.b (gratis di atas kapal). Pemuatan ke kapal sudah termasuk dalam harga yang

67
ditawarkan.

68
● c. & f. (biaya dan pengiriman). Harga sudah termasuk biaya dan pengiriman

ke tujuan yang disebutkan, misalnya £300 c. & f. Hong Kong; tetapi asuransi

tidak termasuk.

● c. c.i.f. (biaya, asuransi, dan pengangkutan), harga sudah termasuk

semua biaya hingga tujuan yang disebutkan, misalnya c.i.f. Bombay.

Beberapa singkatan di atas dapat dicetak tanpa tanda titik dan/atau dicetak

dengan KAPITAL, misalnya FOR dan CIF.

● bekas kapal, nama pelabuhan pengimpor, dan harga termasuk pengiriman ke

pelabuhan ini,

● franco quay, harga sudah termasuk semua biaya hingga ke dermaga importir,

misalnya franco quay Hamburg.

Kedua istilah berikut ini biasanya digunakan di Inggris.

● pengangkutan dibayar (c.p. atau C/p), biaya akan dibayar oleh pengirim.

● pengangkutan ke depan (c.f. atau C/f), biaya pengangkutan dibayar oleh penerima.

Sekarang, mari kita lihat jawaban spesimen untuk pertanyaan.

A. Balasan Singkat

A. Balas pertanyaan singkat pertama di atas.

Tuan yang terhormat,

Terima kasih atas pertanyaan Anda pada tanggal 31 Januari. Kami melampirkan katalog musim s
Kami ingin menarik perhatian Anda pada diskon perdagangan dan kuantitas yang kami tawarkan
Silakan hubungi kami jika kami dapat membantu Anda lebih lanjut.

65
Hormat kami
B. Balas pertanyaan singkat kedua di atas.

Tuan Wymer yang terhormat,

Terima kasih banyak atas pertanyaan Anda. Anda akan menemukan katalog terlampir yang memberika
Harap perhatikan item-item mengenai keamanan dan penghematan bahan bakar yang telah membuktik
Berkenaan dengan diskon perdagangan, kami memberikan diskon 25% dari harga daftar untuk pengec
Kami akan dengan senang hati memberikan informasi lebih

C. Membalas pertanyaan ketiga di atas

Nona Iwanammi yang terhormat,

Terlampir terlampir prospektus kami yang mencakup program-program yang berlangsung dari bulan Ju
Saat ini kami masih memiliki tempat yang tersedia untuk siswa yang mengambil kursus Profisiensi yan
Kami yakin Anda akan menikmati masa tinggal Anda di sini dan menantikan kedatangan Anda
Anda.

6
D. Balasan kepada Bapak Gerard (lihat pertanyaannya di atas).

R.G. Electronics AG
Havmart 601
D-5000 Koln 1
Telp: (221) 32 42 98
Faksimili: (221) 83 61 25
Teleks: 6153291

P. Gerard Referensi Anda:

Disc SA
251 rue des Raimonieres
F-86000 Politiers Cedex 14TH 19 Mei -

Tuan Gerard yang terhormat,

Terima kasih atas pertanyaan Anda pada tanggal 12 Mei yang menanyakan
tentang kaset yang kami iklankan dalam edisi ‗Hi Fi News' bulan ini.

Kaset-kaset ini berbahan dasar besi dan Cr O2 berkualitas tinggi yang seperti
yang Anda ketahui, berarti kaset-kaset ini cocok untuk semua jenis rekaman.
Mereka adalah produk ‗Kolby' yang merupakan nama merek yang pasti
Anda kenali, dan alasan mengapa harganya sangat kompetitif adalah karena
mereka adalah bagian dari stok pailit yang ditawarkan kepada kami.

Karena harganya yang murah dan margin keuntungan yang kecil, kami tidak
akan menawarkan diskon perdagangan untuk kiriman ini. Namun kami
menjual berbagai macam kaset dan telah melampirkan daftar harga yang
memberikan Anda rincian diskon perdagangan, kualitas, dan uang tunai
untuk produk kami yang lain.

Kami telah mengirimkan, melalui pos terpisah, contoh kaset yang diiklankan
dan merek lain yang kami sediakan, dan kami mendorong Anda untuk
melakukan pemesanan sesegera mungkin karena telah ada respon yang
sangat besar terhadap iklan kami. Terima kasih atas minat Anda.

R. Direktur
Penjualan
Gerlach

6
E. Balasan kepada Tn. Crane (lihat pertanyaannya di atas).

Satex S.p.A
Via di Pietra Papa, 00146 Roma
Telepon: Roma 769910 Telefaks: (06) 681 5473 Telex: 285136

Bapak L. Crane, Kepala Vs. rif: Inq C351

Pembeli Ns. rif: D/1439
F. Lynch & Co. Ltd.
Nesson House 21 Februari 19 -
Newell street
Birmingham B3 3EL

Tuan Crane yang terhormat,

Kami sangat senang menerima pertanyaan Anda, dan mendengar
bahwa Anda menyukai rangkaian sweater kami.
Tidak akan ada masalah dalam memasok Anda dengan berbagai
pilihan pakaian yang kami buat untuk semua kelompok usia.
Kami dapat menawarkan diskon kuantitas yang Anda minta, yaitu 5%
dari harga bersih untuk pesanan di atas 2000, tetapi kelonggaran yang biasa
diberikan untuk diskon perdagangan di Italia adalah 15%, dan kami selalu
bertransaksi dengan pembayaran dengan wesel, uang tunai terhadap
dokumen. Namun, kami akan siap untuk meninjau hal ini setelah kami
menjalin hubungan dagang yang kuat.
Terlampir Anda akan menemukan katalog musim panas dan daftar
harga kami yang mengutip harga c.i.f. London.
Kami yakin Anda akan menemukan penjualan yang siap untuk produk
kami di Inggris seperti halnya pengecer lain di seluruh Eropa dan Amerika,
dan kami berharap kami dapat mencapai kesepakatan tentang persyaratan
yang dikutip.

Hormat kami,

D. Causio

Encl.

6
C. Penutup

Kita telah melihat bagaimana menulis surat pertanyaan dan membalasnya. Sekarang,

kerjakan latihan berikut.

Latihan 1. Tulislah surat pertanyaan dengan

menggunakan petunjuk berikut ini Kasus:

Hari Minggu lalu, Anda mengunjungi Pameran Elektronik Internasional di Jakarta

Convention Centre (JCC). Dan, Anda tertarik dengan beberapa produk komputer yang

dipamerkan oleh Singapore International Co. Ltd. yang beralamat di No. 63-65

Megacity St., City Centre 4456 Singapura.

Diminta:

Tulislah surat pertanyaan kepada Manajer Penjualan perusahaan di atas, Mr. Mintalah

katalog dan daftar harga produk komputer mereka.

Catatan:

- Anda TIDAK PERLU membuat kop surat Anda

- Gunakan tanggal hari ini

- Gunakan gaya Blok Penuh untuk surat Anda

- Manajer Anda, Gunawan Herianto, menandatangani surat tersebut

Latihan 2. Tulislah surat pertanyaan dengan menggunakan petunjuk berikut ini

Kasus:

Anda telah membaca booklet dan prospektus dari BBM Manufacturing Company, Inc. yang

beralamat di 4022 Ninth Avenue, New york, New York 10055. Dan Anda tertarik untuk

6
membeli mesin fotokopi RBM dari perusahaan. Tetapi, Anda perlu melihat model mesin

itu. Anda juga perlu tahu tentang garansi dan layanan.

Diminta:

Kirimkan pertanyaan kepada perusahaan.

Catatan:

- Anda TIDAK PERLU membuat kop surat Anda

- Gunakan tanggal hari ini

- Gunakan gaya Blocked untuk surat Anda

- Manajer Anda, Irwan Surianto, menandatangani surat tersebut

Referensi:

1. Ashley, A. 1992 Buku Pegangan Korespondensi Komersial. Edisi Baru. New

York. Oxford University Press. (hal. 23 - 43).
2. Ashley, A. 1992 Buku Pegangan Korespondensi Komersial. Edisi Baru. New
York. Oxford University Press. (hal. 25 - 27).

7
 BAB LIMA

PESANAN

A. Pendahuluan

Pada bab-bab sebelumnya, Anda telah mempelajari konsep-konsep penulisan surat

bisnis dan contoh surat bisnis seperti gaya, versi surat bisnis, dan satu contoh surat

permintaan. Pada bab ini, Anda akan mempelajari lebih banyak jenis surat bisnis lainnya.

Yaitu surat pemesanan, surat ucapan terima kasih, dan surat pemberitahuan. Jenis-jenis surat

ini sangat berguna untuk pekerjaan Anda di masa depan yang berkaitan dengan kegiatan

korespondensi bisnis. Setelah menyelesaikan pembelajaran pada bab ini, kamu diharapkan

dapat mengidentifikasi dan menulis jenis-jenis surat yang berkaitan dengan pesanan, yaitu

surat pemesanan, surat tanda terima, surat pemberitahuan pengiriman, dan surat penundaan

pengiriman.

B. Presentasi

1. Melakukan pemesanan.

Pesanan biasanya ditulis pada formulir pesanan resmi perusahaan) yang memiliki

tanggal dan nomor referensi yang harus dikutip dalam korespondensi apa pun yang

mengacu pada pesanan tersebut. Meskipun pesanan dilakukan melalui telepon, pesanan

harus dikonfirmasi secara tertulis, dan formulir pesanan harus selalu disertai dengan slip

pujian atau surat pengantar. Surat pengantar lebih disukai karena memungkinkan Anda

untuk menyampaikan hal-hal yang diperlukan dan mengkonfirmasi persyaratan yang telah

disepakati.

Dalam melakukan pemesanan, kita harus selalu ingat bahwa akurasi sangat penting.

Kesalahan dalam mengutip angka, misalnya, atau salah ketik pada kolom jumlah dapat

7
menyebabkan masalah yang mungkin tidak dapat diperbaiki di kemudian hari. Oleh karena

itu, pemeriksaan ulang untuk memastikan bahwa semuanya sudah benar adalah satu-satunya

cara yang bijaksana. Kejelasan juga penting. Pembeli

7
harus menjelaskan kepada penjual apa yang diinginkannya. Dalam bisnis ekspor, ada juga

hal-hal lain yang diperlukan selain deskripsi barang yang akurat: misalnya, syarat

pembayaran, diskon, metode pengiriman, pengepakan, dll.

Mari kita lihat poin-poin yang harus dipertimbangkan dalam melakukan pemesanan.

Perlu dicatat bahwa tidak semua poin yang disebutkan di bawah ini harus dicakup.

Pembukaan

Jelaskan bahwa ada pesanan yang menyertai surat tersebut. Berikut ini beberapa contoh

kalimat pembuka dalam melakukan pemesanan, misalnya:

- Silakan temukan terlampir No. Pesanan B4521 kami untuk receiver transistor dengan
suara jernih 25".

- Terima kasih atas balasan Anda pada tanggal 14 Mei mengenai kaset yang kami
kirimkan kepada Anda.
Terlampir Anda akan menemukan pesanan resmi kami (No. B561) untuk ....
- Surat Anda tertanggal 12 Oktober meyakinkan saya untuk melakukan pemesanan
percobaan untuk bahan 'Letherine' yang Anda bicarakan. Oleh karena itu,
silakan temukan terlampir.

Tubuh

Dalam isi surat Anda, sebutkan dan jelaskan:

a. Pembayaran, misalnya:
- Sesuai kesepakatan, Anda akan menarik pada kami dalam 30 hari, dokumen
terhadap akseptasi, dengan dokumen dikirim ke bank kami di ....
- Kami ingin mengonfirmasi bahwa pembayaran akan dilakukan
dengan irrevocable letter of credit yang telah kami ajukan ke bank.
- Setelah kami menerima saran Anda, kami akan mengirimkan draft banker's draft ke...

- Kami sepakat bahwa pembayaran akan dilakukan terhadap laporan triwulanan ...

b. Diskon, misalnya:
- Kami ingin mengucapkan terima kasih atas diskon perdagangan 30% dan diskon
kuantitas 10% yang Anda berikan kepada kami.

7
- Kami pasti akan memanfaatkan diskon tunai yang Anda tawarkan
untuk penyelesaian yang cepat.

7
 - Meskipun diskon perdagangan yang agak rendah sebesar 15% mengecewakan
kami, kami akan melakukan pemesanan dan berharap tunjangan ini dapat
ditinjau kembali dalam waktu dekat.

b. Waktu Pengiriman, misalnya:

- Sangat penting bahwa barang dikirim sebelum awal November untuk memenuhi
kebutuhan Natal.
- Pengiriman sebelum bulan Februari adalah syarat mutlak dari pesanan ini,
dan kami berhak menolak barang yang dikirim setelah waktu tersebut.
- Mohon pastikan bahwa Anda dapat menyelesaikan pekerjaan sebelum akhir
Maret karena pembukaan supermarket direncanakan pada awal April.

c. Metode Pengiriman, misalnya:

- Harap diingat bahwa hanya angkutan udara yang akan memastikan pengiriman
yang cepat. Silakan kirim barang melalui Red Star express karena kami sangat
membutuhkannya.

- Kami menyarankan pengiriman melalui jalan darat untuk menghindari penanganan

yang konstan terhadap kiriman yang rapuh ini.
- Bisakah Anda mengirim dengan kapal barang terjadwal untuk menghindari
penundaan yang tidak perlu?

c. Pengepakan, misalnya:
- Setiap barang pecah belah harus dibungkus dengan kertas tebal, dikemas dengan
jerami, dan dikirim dalam peti kayu bertanda ∆ dan diberi nomor 1 sampai 6.
- Karpet harus dibungkus dengan kertas tebal anti minyak yang diperkuat di kedua
ujungnya untuk menghindari gesekan keausan.
- Mesin harus dilumasi dengan baik dengan semua bagian yang dapat digerakkan
diamankan sebelum dimasukkan ke dalam peti, yang harus diberi tanda.

Penutup

Berikut adalah beberapa contoh untuk menutup surat pemesanan Anda:

- Kami berharap ini akan menjadi yang pertama dari banyak pesanan yang akan kami
lakukan dengan Anda.
- Kami akan mengirimkan pesanan selanjutnya, jika pesanan ini telah selesai
sesuai dengan keinginan kami.
7
- Jika barang terjual sesuai dengan yang kami harapkan, kami akan
mengirimkan pesanan lebih lanjut dalam waktu dekat.
- Saya menantikan saran/pengiriman/pengakuan/konfirmasi Anda.

7
Sekarang, mari kita lihat contoh surat pemesanan

F. Lynch & Co. Ltd.

(Kantor Pusat), Nesson House, Newell Street, Birmingham, B3 3EL Telepon: 021 236 6751 Fa

Satex S.p.A Referensi Anda: D/1439

Via di Pietra Papa 00146 Referensi kami: Pesan DR4316
ITALIA

Att. Bapak D. Causio Yth. Bapak Causio

Silakan temukan terlampir pesanan kami No. DR4316, untuk sweater pria dan anak laki-laki da

Kami telah memutuskan untuk menerima diskon dagang 15% yang Anda tawarkan dan persyara

Bisakah Anda mengirimkan dokumen pengiriman dan wesel Anda ke Northminster Bank (Caba

Jika Anda tidak memiliki stok barang yang terdaftar, mohon untuk tidak mengirimkan barang p

Kami sangat menghargai pengiriman dalam waktu enam minggu ke depan, dan menantikan bala

Hormat kami,

Lionel Crane Kepala Pembeli

7
 Formulir pemesanan F. Lynch & Co. Ltd.

PEMESANAN No DR 4316

F. Lynch & Co. Ltd.

(Kantor Pusat), Nesson House, Newell Street, Birmingham, B3 3EL Telepon:

Satex S.p.A
Via di Pietra Papa 00146

ITALIA Resmi ........................

Kuantitas Deskripsi Barang Kucing Harga

No. c.i.f London

60 V Leher: 30 Merah/20 Biru R 432 Masing-masing

£13.80
30 Leher Gulung: 15 Hitam/15 Biru N 154 Masing-masing £
9, 40
30 Leher Awak: 15 Hijau/15 Krem N 154 Masing-masing
£16.00

Catatan: Subjek 5% kuantitas

diskon

Komentar: Disk Perdagangan 15%. Pymt. D / P Del. 6 minggu

2. Mengakui pesanan.

Segera setelah pesanan diterima oleh pemasok, pesanan tersebut harus diakui. Surat

ini dapat dibuat singkat dan langsung pada intinya, tetapi harus jelas dan mudah dipahami,

seperti yang ditunjukkan pada surat di bawah ini.

7
 Satex S.p.A
Via di Pietra Papa, 00146 Roma
Telepon: Roma 769910 Telefaks: (06) 681 5473 Telex: 285136

Bapak L. Crane, Kepala Pembeli Vs. rif: Pesan DR4316 Ns. rif: D/1140
F. Lynch & Co. Ltd. Nesson House Newell street Birmingham B3 3EL

13 Maret 19 -

Tuan Crane yang terhormat,

Terima kasih atas pesanan Anda (No. DR4316) yang sekarang sedang kami buat. Kami me

Hormat kami,

D. Causio

3. Saran Pengiriman

Ketika pemasok telah membuat pesanan dan mengatur pengiriman, pelanggan akan

diberitahu tentang hal ini dalam sebuah saran. Hal ini dapat dilakukan dalam bentuk khusus

seperti dalam surat atau catatan saran:

7
Surat Pemberitahuan Pengiriman

Satex S.p.A
Via di Pietra Papa, 00146 Roma
Telefon: Roma 769910 Telefaks: (06) 681 5473 Telex: 285136

Bapak L. Crane, Kepala Pembeli Vs. rif: Pesan DR4316 Ns. rif: D/1141
F. Lynch & Co. Ltd. Nesson House Newell street Birmingham B3 3EL

13 Maret 19 -

Tuan Crane yang terhormat,

Kami ingin memberi tahu bahwa pesanan Anda telah dikirim dengan SS Marconissa dan akan s

Sementara itu, bank kami telah meneruskan dokumen-dokumen yang relevan dan wesel bayar s

Kami yakin Anda akan senang dengan kiriman ini dan menantikan pesanan

Hormat kami,

D. Causio

Temukan informasi apa saja yang termasuk dalam surat di atas.

8
Catatan Saran

D & S Charcot S.A.R.L Catatan

tempat du 20 aoÛt 79 B-400 Liêge
Tel: (32) 40-240886
Telecopie: (32) 49-16592

Kepala Pembeli Caravela Kiriman berikut telah dikirimkan kepada Anda melalui kereta api h
Rua das Ameixoeiras 1291 P-1700 Lisboa

Nomor Pesanan Anda

Kuantitas Baik (Deskripsi)

4 doz Adaptor ERC 13 amp

68 Sakelar peredup 250 watt
100 Pemasangan lampu neon 1 meter dengan
defuser
6 doz Pemasangan 13 titik ampere

Komentar: Dibayar dengan Pro Forma inv B 3171 Tanggal: 5

Temukan informasi apa saja yang termasuk dalam surat di atas.

4. Keterlambatan Pengiriman

Jika barang tertahan baik sebelum atau sesudah dikirim, Anda harus terus

memberi tahu pelanggan Anda. Beritahukan kepadanya apa yang telah terjadi,

bagaimana hal itu terjadi, dan apa yang Anda lakukan untuk memperbaiki situasi

tersebut. Sebagai contoh:

8
Saya terkejut dan menyesal mendengar bahwa kiriman Anda (No. Pesanan B145) belum
sampai ke tangan Anda. Setelah diselidiki, saya menemukan bahwa kiriman tersebut
tertunda karena adanya perselisihan lokal pada kapal kargo SS Hamburg yang memuatnya.
Saya sekarang mencoba untuk memindahkan barang ke SS Samoa yang seharusnya
berlayar ke Yokohama sebelum akhir minggu depan. Namun, saya akan terus memberi
informasi kepada Anda.

Saya menulis untuk memberi tahu Anda bahwa akan ada penundaan pengiriman selama
tiga minggu. Hal ini disebabkan oleh kebakaran di pabrik kami di Greenford yang
menghancurkan sebagian besar mesin.

Namun demikian, pesanan Anda telah ditransfer ke pabrik Slough kami dan sedang
diproses di sana. Saya mohon maaf atas keterlambatan ini yang disebabkan oleh keadaan
di luar kendali kami.

Pelajari surat penundaan pengiriman berikut ini, dan temukan informasi apa saja yang

terdapat dalam surat tersebut.

8
Surat penundaan pengiriman

Panton Manufacturing Ltd.

Panton Works, Hounslow, Middlesex, TW6 2BQ
Tel: 081 353 0125Nomor Terdaftar di Inggris
266135
Teleks: 21511

Bapak H. Majid Hibah Perusahaan Majid Enterprise Road 8th 19 Oktober -

Pak Majid yang terhormat,

Saya menulis surat kepada Anda mengenai pesanan Anda, No. CU 1154/d, yang Anda lakukan empat m

Ini berarti kami harus mencari pemasok lain yang dapat memenuhi semua kontrak yang belum terselesa

Unit-unit itu sendiri sudah dirakit dan tinggal menyelesaikannya.

Kami menyesali situasi yang tidak menguntungkan ini yang tidak dapat kami kendalikan dan mohon ma

Mohon beritahukan keputusan Anda sesegera mungkin. Terima kasih atas pertimbangan Anda.

D. Direktur Utama Causio

8
C. Penutup
Kita telah membahas surat pemesanan, pengakuan pesanan, saran

pengiriman, dan penundaan pengiriman. Sekarang, Anda harus berlatih menulis

surat-surat tersebut.

1. Kotak
Penempatan-
Pemesanan:
Dua hari yang lalu perusahaan Anda menerima balasan dari Bapak Panton Cruize,
Manajer Penjualan The New Zealand Global Co. yang beralamat di 44 Glennfil St.
Ontario, 7565, Canada terhadap surat pertanyaan Anda. tentang unit mesin CNC dan
mesin Welding.

Diminta:
Tulislah surat untuk memesan beberapa unit mesin CNC dan mesin Welding. Katakan
padanya bahwa Anda melampirkan formulir pesanan Anda. Sampaikan ucapan terima
kasih atas diskon dagang yang dia berikan kepada Anda, yaitu 10%. Sampaikan juga
kepadanya:

- Barang-barang tersebut harus sampai paling lambat awal bulan November 2013
karena Anda sangat membutuhkannya. Jika lewat, Anda berhak menolak barang
tersebut.
- Anda akan membayar dengan L/C.
- barang-barang tersebut harus dikirim melalui pesawat Garuda Indonesian Airways.

- dokumen terkait dikirim ke Bank BNI Jl. Ahmad Yani No 2-4 Makassar.

Di akhir surat Anda, sampaikan bahwa Anda menunggu surat pemberitahuan penerimaan
pesanan barang Anda. Sampaikan ucapan terima kasih.

Catatan:

* Anda tidak perlu membuat kepala surat. * Gunakan tanggal hari ini.
* Manajer Pembelian Anda, Jaya Kartono menandatangani surat tersebut. * Gunakan
gaya Full-Block, .
* Tulis alamat lengkap di dalam. Versi Inggris
* Pertimbangkan bahwa Anda melampirkan formulir pemesanan,
8
Nomor Pesanan P0320, dan Anda tidak perlu membuat formulir pemesanan.

8
2. Nasihat tentang Surat Pengiriman

Kasus:
Minggu lalu, Mr. Chulakorn Pranath, manajer pembelian Asia's Unique yang beralamat
di 23 Pattaya Rd. Bangkok, 8778 Thailand memesan barang perabot tradisional. Setelah
mengirim pengakuan 3 hari yang lalu, hari ini Anda mengirim barang pesanannya
(pesanan no. BA 3452).

Diminta:
Tulislah surat pemberitahuan pengiriman barang kepadanya. Katakan padanya bahwa
barang pesanan tersebut akan dikirim melalui pesawat Garuda Indonesia Airways
dengan nomor penerbangan GA 613. Pesawat ini akan berangkat hari ini dari Makassar
dan akan tiba di Bangkok pada pukul 16:00 waktu setempat. Informasikan juga bahwa
berdasarkan instruksinya, Anda sudah mengepak barang pesanannya dalam 4 peti.
Selain itu, jelaskan juga bahwa semua barang pesanannya sudah sesuai dengan yang dia
pesan. Sampaikan juga bahwa, setelah Anda menerimanya, dokumen-dokumen terkait
akan Anda kirimkan ke agen bank mereka, yaitu Bank BCA Makassar, yang selanjutnya
akan meneruskannya ke Bangkok National Bank. Sampaikan ucapan terima kasih.
Beritahu dia untuk menghubungi Anda sesegera mungkin jika ada masalah dengan
pesanannya tersebut, dan sampaikan harapan Anda untuk menerima kembali pesanan
dari dia di waktu yang akan dating.

Catatan:

* Gunakan tanggal hari ini. * Gunakan baris subjek

* Tulis alamat lengkap di dalam * Gunakan gaya Blok, versi Inggris
* Manajer Penjualan Anda, Ilham Rusli, menandatangani surat tersebut.

3. Menulis surat keterlambatan

pengiriman barang:
Pesanan barang Adelaide's Unique Asia Ltd. yang beralamat di 66 King William St.,
Adelaide, S.A. 73232, Australia sebanyak 200 lembar kemeja batik (batik shirt), Order
No. DT2987, akan tiba terlambat karena supplier anda kekurangan stok bahan baku.

8
Supplier Anda akan memperoleh bahan baku dalam waktu 7 hari. Oleh karena itu,
barang

8
pesanan perusahaan tersebut akan tiba pada tanggal 15 Desember 2011, bukan 5
Desember 201, sebagaimana persetujuan semula.

Diminta:
Tulislah surat keterlambatan pengiriman kepada Bapak Charles Clennell, Manajer
Pembelian dari perusahaan di atas. Sampaikan juga permintaan maaf atas
ketidaknyamanan yang ditimbulkan oleh masalah ini. Minta konfirmasi dari dia apakah
dia akan membatalkan pesanannya atau tidak. Tapi, sampaikan bahwa Anda berharap
dia tidak membatalkan pesanannya karena perusahaan-perusahaan yang lain
mengalami masalah yang sama.

Catatan:
* Tuliskan alamat lengkap bagian dalam
* Gunakan tanggal hari ini
* Gunakan baris subjek
* Gunakan gaya Blok Penuh, versi Amerika
* Manajer Penjualan Anda, Machmud Rachman menandatangani surat tersebut