Surat bisnis adalah komunikasi formal antara kertas, atau bisnis dan biasanya dikirim

melalui Kantor Pos atau kadang-kadang oleh kurir. Surat bisnis kadang-kadang disebut “mail”
(sebagai lawan dari email yang lebih cepat). Adapun sebuah surat memiliki bagian-bagian yakni :
1. Letter Head (kepala surat)
Letter Head atau biasa disebut dengan kepala surat. Terletak di paling atas dari sebuah surat.
Baik surat resmi untuk pemerintah atau perusahaan. Kepala Surat tersebut berisikan nama
perusahaan, alamat perusahaan, nomor telepon, faksimili, e-mail perusahaan, website
perusahaan, logo perusahaan dll.
2. Date (tanggal)
Tanggal surat berfungsi untuk memberitahu kepada si penerima surat kapan surat itu ditulis.
Tanggal surat terletak di kanan atas pada surat pembaca. Dalam penulisan tanggal nama bulan
tidak boleh disingkat atau ditulis dengan angka saja. Harus jelas dan lengkap.Dalam penulisan
tanggal dibedakan menjadi dua jenis yaitu menggunakan gaya penulisan British style dan
American Style.
Contoh :

British style

08th Desember 2011

Gaya penulisan tanggal British style sama dengan gaya penulisan tanggal pada gaya Bahasa
Indonesia. Hanya saja pada British style ditambahakan akhiran bilangan bertingkat seperti 1st,
2nd, 3rd, dst. Posisi tanggal terletak di kanan atas surat.

American style

September 07, 2011

Gaya penulisan tanggal American style nama bulan ditempatkan di posisi awal disusul tanggal
diakhiri tanda koma dan tahun. Posisi tanggal terletak di kiri atas surat.

3. Inside Addres (alamat yang dituju)

Berisikan nama dan alamat yang dituju, terletak di bagian kiri atas sebuah surat. Biasanya dalam
penulisan Inside Address selain nama dan alamat penerima, disertakan juga nama lengkap
beserta jabatannya serta kodepos dan Negara yang dituju.

4. Salutation (salam pembuka)

Salam pembuka terletak di bawah alamat dan sebelum isi surat. berfungsi sebagai salam
pembuka atau tanda hormat penulis. Salam pembuka dituliskan di sebelah kiri. Huruf pertama
awal kata ditulis huruf kapital, sedangkan kata yang lain ditulis huruf kecil semua. Ada dua jenis
salam pembuka dalam penulisan surat yaitu British style, dan American style.
 Contoh :

British style :
Dear Sir, Dear Miss, Dear Mrs

American style :
Dear Sir

5. Body of the Letter (isi surat)

Isi surat merupakan bagian dari pokok surat berisi pesan atau informasi yang penulis ingin
sampaikan secara detail. Pesan yang tertulis dalam surat haruslah jelas dan langsung pada pokok
permasalahan yang akan dibahas.

6. Complimentary Close (salam penutup)

Salam penutup dari sebuah isi surat berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis. Huruf
awal kata salam penutup ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lainnya ditulis
dengan huruf kecil. Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma. Salam penutup biasanya
berupa kalimat “Yours Faithfully” ,” Yours Truly”, “Yours Sincerely”. Salam penutup dibagi menjadi
dua tipe yaitu Britsh style dan American style.

Britsh style :
Dear Madam, Dear Sirs, Dear Mr, Dear Miss, Dear Mrs, Yours Sincerely, Sincerely, With Best
Wishes.

American style : Sir, Madam, Gentlemen, Your Obedient Servant, Sincerely Yours.

7. Signature and Writer’s Identification (tanda tangan dan nama penulis)

Berupa tanda tangan penulis terletak pada sisi kanan bawah pembaca surat., beserta nama jelas
penulis surat. Di cantumkan di bawah tanda tangan dengan huruf awal ditulis dengan huruf
capital, tanpa diberi tanda kurung.

8. Tujuan dari sebuah Business Letter

Business Letter adalah jenis surat resmi (formal letter) yang berfungsi sebagai cara
berkomunikasi antara dua atau lebih perusahaan. Terdapat banyak perbedaan penggunaan
dalam Business Letter. Business Letter dapat bersifat menyampaikan informasi (informational),
bujukan (persuasive), motivasi (motivational), atau promosi (promotional). Business Letter harus
diketik dan diprint-out pada kertas putih standard berukuran 8,5 x 11.

Unsur-unsur dari sebuah surat yang baik

Unsur terpenting dari menulis surat yang baik adalah kemampuan penulis mengindentifikasi
untuk siapa surat itu ditujukan. Jika penulis mengrimkan suratnya ke departement sumberdaya
 manusia, hindari penggunaan istilah-istilah tehnik tinggi yang hanya makenik yang bisa
memahaminya. Unsur selanjutnya adalah yakinkan bahwa tujuan yang dari penulisan surat
haruslah jelas dan ringkas. Jangan buat tujuan dari surat tersebut tidak jelas, kebanyakan orang
menulis surat dengan unsur yang tidak dibutuhkan secara ditail, seharusnya surat ditulis hanya
denga point yang akan disampaikan tanpa adanya basa-basi yang terlalu. Unsur penting yang
lainnya adalah bersikap prefossional dalam penulisan surat, sikap prefossional disini bermakna
sopan, halus, hindari ancaman dan fitnah, tempatkan masalah dengan informasi yang relevan
bahkan jika itu adalah surat keluhan.

Beberapa contoh dari business letter atau surat bisnis bahasa inggris:

1. Contoh business letter (Block Format)

3519 Front Street

Mount Celebres, CA 65286

October 5, 2004

Ms. Betty Johnson

Accounts Payable
The Cooking Store
765 Berliner Plaza
Industrial Point, CA 68534

Dear Ms. Johnson:

It has come to my attention that your company, The Cooking Store has been late with paying their
invoices for the past three months.
In order to encourage our customers to pay for their invoices before the due date, we have
implemented a discount model where we’ll give you 2% off your invoice if you pay us within 10 days
of receiving the invoice.
I hope that everything is going well for you and your company. You are one of our biggest
customers, and we appreciate your business. If you have any questions, feel free to contact me at
(555) 555-5555.

Sincerely,

Signature
Bob Powers
Accounts Receivable

2. Contoh Business Letter (Modified Block Format)

3519 Front Street

Mount Celebres, CA 65286
October 5, 2004
Ms. Betty Johnson
Accounts Payable
The Cooking Store
765 Berliner Plaza
Industrial Point, CA 68534

Dear Ms. Johnson:

It has come to my attention that your company, The Cooking Store has been late with paying their
invoices for the past three months.
In order to encourage our customers to pay for their invoices before the due date, we have
implemented a discount model where we’ll give you 2% off your invoice if you pay us within 10 days
of receiving the invoice.
I hope that everything is going well for you and your company. You are one of our biggest
customers, and we appreciate your business. If you have any questions, feel free to contact me at
(555) 555-5555.

Sincerely,
Signature
Bob,Powers

Accounts Receivable

3. Contoh Business Letter (Semi-block Format)

3519 Front Street

Mount Celebres, CA 65286

October 5, 2004

Ms. Betty Johnson

Accounts Payable
The Cooking Store
765 Berliner Plaza
Industrial Point, CA 68534

Dear Ms. Johnson:

It has come to my attention that your company, The Cooking Store has been late with paying their
invoices for the past three months.
In order to encourage our customers to pay for their invoices before the due date, we have
implemented a discount model where we’ll give you 2% off your invoice if you pay us within 10 days
of receiving the invoice.
I hope that everything is going well for you and your company. You are one of our biggest
customers, and we appreciate your business. If you have any questions, feel free to contact me at
(555) 555-5555.

Sincerely,
Signature
Bob Powers
Accounts Receivable

4. Surat Undangan Meeting Perusahaan

Number: ...
It: Meeting Invitation
Attachment: -

To:
Brother Rahmat Haryadi
Personnel manager
PT Handoyo Group
in place of

Dear Sirs,

In connection with the execution of the event will be the anniversary of the company, we herewith
invite all PT Handoyo Group Manager to attend a meeting of the preparatory meeting will be held
on:

Day / Date: ....., ....., .....

Time: .......................
Place: .....................

Thus we convey this invitation, given the importance of this event then Mr / Ms please attend on
time. For your kind attention, we thank you.

Sincerely,
Chairman of the Committee

Marlonto