12-Jan-16

SMILE (Supply Management Information for Logistic Enhancement)

Process without people ->

People without system ->ineffectivity
Tools without people ->

AlurPengawasan Pekerjaan (di SMILE) :

Perencanaan Kebutuhan -> persiapan pengadaan -> pelaksanaan pengadaan -> Kontrak /
Amandemen & PO -> Construction Supervision

Benefit Smile :
 -End to end project monitoring
 -Saving time
 -measureble (KHS/contract 45HK, SP-30HK)
 -minimize clerical report (saling berhubungan antar unit)
 -paperless
 -Compliance (dok internal sudah comply dg aturan, tapi smile belium dijaminkan tools ini
mau dipatenkan atau diganti dg tools lainnya)
 -Integrated Supplier Management (database & performance) (integrated dg portal)
 -Spend analysis (dapat digunakan utk menganalisis prose2 pengadaan)
 -Standarization Form (Contract, SP/PO, Amd Contract/SP/Side Letter, BAST-1, BAST-2, BAPP)
 (sebagai standar dokumen)

Kontrak KHS : 45 hari kerja

SP (surat pesanan) : 30 hari kerja

Transakasi Manual -> Justifikasi kebutuhuan -> Kontrak / surat pesanan -> BAST-1 / BAST-2 /BTPP ->
Invoice
SMILE dapat diakses di :
1. http://portal.telkom.co.id/
2. http://smile.telkom.co.id -> dapat diakses dari luar
 SMILE untuk PR -> PO = construction
Modul -> GR = procurement

Perubahan password di portal telkom di https://kypas.aon.telkom.co.id

 Siklus Project / Proses Group :

Inisiasi – Planning – Executing – Controlling – Closing

GS menginputkan PO - > ED , waslak di ED -> Witel

PRAKTEK

A. INISIASI
1. Masuk ke https://smile.telkom.co.id

2. Modul Procurement -> initiation -> program pengadaan -> input -> unit kerja pilih
General Affair -> nama program pengadaan diisi (progranya semisal PT2 PT3, PSB,
MSAN,dll).

Gambar 1. Tampilan awal pembuatan program Initiation

 Gambar 2. Turn key diatas adalah tanggal target pekerjaan selesai, rupiah adalah besar
nilai pekerjaan.

3. Lalu simpan, Untuk update diklik dulu nama project atau hapus.

B. PLANNING

1. Procurement -> Planning -> Activity Baseline -> Pilih unit kerja General Affair -> lalu pilih
pekerjaan Paket yang kita buat

Gambar 3. Tampilan Awal Planning

2. Pengisian SP, durasi hari diisi jika tidak maka tanggal finish default 30 hari. Bobot juga dapat
dipilih sesuai kebutuhan.

Gambar 4. Pengisian tanggal SP

3. Setelah itu simpan dan tampilannya seperti berikut :

Gambar 5. Tampilan setelah start date diisi

 Lalu cek lagi di daftar seperti berikut

Gambar 6.

C. EXECUTING

Procurement -> Executing -> isi Unit Kerja

Gambar 7.

Lalu di klik Nama Paket yang dibuat

Gambar 9.

Lalu klik Dokument Justifikasi untuk mengupload dokumen yg berkaitan. Tanggal Actual Start dan
finish diisi sesuai kondisi real (tanggal finish harus lebih kecil atau sama dengan hari ini). Lalu diisi
keterangannya. Pilih file yang akan diupload. Lalu simpan

Gambar 10.

Setelah disimpan hasilnya seperti gambar 11.

Gambar 11.

Upload seluruh dokumen pada point 1 s.d 3 lalu dicentang semua. Jangan lupa simpan

Gambar 12.

Setelah diklik simpan, actual start dan actual finish akan terisi seperti berikut.
Gambar 13.

D. CONTROLLING
Di Controlling untuk melakukan edit Baseline, Reschedule Plan ataupun pembatalan
kontrak
E. CLOSING
1. Penerbitan SP -> Drafting SP -> unit kerja pilih General Affair
2. Pada Nomer Dokumen KHS/PKS isi kata kunci yang akan dicari contoh : “huawei”,
“telkom akses” lalu pilih K.Tel nya
3. Nama singkat merupakan nama yang akan muncul di Smile, sedangkan nama
lengkap merupakan nama yang akan diprint di dokumen

Gambar 14.

Lalu syarat & Ketentuan diisi, Lingkup Pekerjaan dan Nilai Surat Pesanan, nilai PPN tidak perlu diisi.
Nilai yang diisikan ini tidak selalu sama dengan nilai yang diisikan pada Inisiasi karena pada inisiasi
masih PR. Sedangkan yang diisikan berikut adalah nilai pada Surat Pesanan. Bisa jadi sama atau lebih
kecil, tetapi tidak mungkin lebih besar.
Jangka waktu pelaksanan

Gambar 15.

Lalu isi yang perlu diisi, isi nama pemeriksa

Gambar 16.

Lalu simpan dan preview, pihak juga diisi sebagai pihak telkom. Hasilnya seperti berikut pdf nya.
Gambar 17.

Setelah itu, klik kirim untuk diapprove oleh pemeriksa. Pihak penandatangan harus pemeriksa
terakhir.
Proses approval

Gambar 18.
Gambar 19.

Setelah diapprove oleh semua pemeriksa, muncul daftar beserta keterangan jika pekerjaan sudah
selesai.