Pengendalian Biaya Proyek

December 8, 2016 by Afionita Imam Saputri Leave a comment

PENGENDALIAN BIAYA PROYEK

Pengendalian biaya cenderung menjadi prioritas banyak perusahaan. Misalnya, subkontraktor

yang melakukan hanya satu jenis pekerjaan hampir tidak memiliki kebutuhan untuk menjalankan
sistem penjadwalan; jadwal mereka diatur oleh kontraktor umum. Fungsi pengendalian biaya
dilakukan dalam sistem akuntansi secara keseluruhan dari sebuah perusahaan konstruksi, dan
bukan merupakan beban bagi manajer proyek

Dalam konstruksi, faktor biaya dapat dibagi menjadi empat kategori:

 tenaga kerja
 material
 peralatan
 Subkontraktor

Dari keempat faktor tersebut, material dan subkontraktor biaya relatif mudah untuk di kontrol.
biaya bahan cenderung cukup diprediksi, dan biaya subkontraktor didefinisikan pada saat tawaran
dan pekerjaan buy-out. Tenaga kerja dan peralatan, bagaimanapun, hal yang sama sekali berbeda.
Kedua faktor merupakan risiko terbesar untuk kelebihan biaya besar dan, dalam banyak kasus,
memiliki potensi untuk membangkrutkan proyek dan bahkan perusahaan.

Kunci nyata untuk mengendalikan biaya tenaga kerja dan peralatan terletak pada konsep siklus
umpan balik yang dijelaskan dalam Bab 1. Untuk menjaga biaya di bawah kontrol, manajer
proyek harus menetapkan target untuk berbagai kategori, terus memantau kinerja para awak
melakukan pekerjaan, dan ketika penyimpangan dalam kinerja biaya ditemukan, ia harus
bertindak secara positif dan cepat untuk membawa tindakan korektif.

1. Sistem Pengkodean Biaya Proyek

Semua sistem pengendalian biaya tergantung pada kode biaya proyek. Sistem ini
mengelompokkan biaya dan jenis pekerjaan adalah penting jika nomor yang dikumpulkan dalam
proses pelacakan pekerjaan yang berguna untuk manajer proyek. Kunci untuk menjaganya agar
informasi kemajuan pekerjaan adalah perbandingan kinerja aktual untuk kemajuan yang
ditargetkan

1.1 Elemen Sistem Pengkodean Proyek

Setiap sistem pengkodean proyek harus melayani sejumlah fungsi. Selama bertahun-tahun, sistem
telah berevolusi untuk memenuhi berbagai kebutuhan. Meskipun tidak ada hal seperti itu sebagai
salah satu sistem pengkodean biaya proyek standar, sebagian besar skema penomoran
mengandung semua atau sebagian dari unsur-unsur berikut :

a) Nomor Proyek

Semua sistem mengidentifikasi setiap proyek sebagai entitas yang terpisah. Biasanya jumlah
proyek sesuai dengan kontrak tertentu bahwa perusahaan telah dilakukan. Jumlah proyek juga
sering mencakup sejumlah mengidentifikasi tahun di mana proyek dimulai.

b) Daerah, Job Type, atau Kode subklasifikasi lain

Jika penyebaran geografis perusahaan atau variasi dalam jenis pekerjaan yang signifikan, kode
dapat ditambahkan untuk memperjelas perbedaan ini. Misalnya, sebuah perusahaan melakukan
pekerjaan serikat di Midwest dan di California, tapi (melalui anak perusahaan) tidak bekerja di
Sunbelt yang non-union. Jelas, masing-masing divisi atau anak perusahaan dipengaruhi oleh
faktor biaya yang berbeda.

c) Jenis pekerjaan

Ini mungkin adalah bagian paling penting dari kode dari sudut pandang pengendalian biaya
proyek rinci. Ini adalah nomor ini yang memisahkan bahan yang berbeda dan perdagangan pada
pekerjaan. Ini juga melengkapi dasar untuk mengidentifikasi kru dan pekerjaan yang sedang
berlangsung tugas, dan untuk menentukan apakah atau tidak ini daerah dikontrol membutuhkan
perhatian.

1.2 Rincian dalam Sistem Kode Biaya Berapa banyak detail yang harus dibangun ke dalam
sistem? Di satu sisi, lebih rinci memberikan informasi lebih lanjut tentang tepatnya di mana
kelebihan biaya yang terjadi. Di sisi lain, sejumlah besar detail membuat sistem birokrasi dan
berat dengan dokumen. Jika sistem terlalu rinci, kemungkinan kesalahan sebenarnya
meningkatkan. Sebuah sistem yang menuntut detail yang berlebihan dapat dibenci oleh petugas
lapangan yang harus mengisi formulir yang menyediakan sistem dengan input. Jawaban untuk
masalah ini adalah bahwa lebih baik untuk memiliki sistem yang bekerja dengan baik dan
akurat,bahkan dengan mengorbankan informasi sedikit kurang tepat.

1.3 Tempat lain tentang Kode Biaya Beberapa poin praktis harus diperhatikan oleh perusahaan
atau manajer proyek mempertimbangkan sistem biaya baru, atau mengubah yang lama. Pertama,
pastikan sistem sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Kedua, sistem pengkodean harus baik
dijelaskan dalam operasi lapangan perusahaanmanual.
2. Tugas Khusus di Proyek Pengendalian Biaya

Langkah-langkah tertentu atau tugas yang manajer proyek dan timnya harus melakukan fit dalam
skema Siklus Proyek Pengendalian dijelaskan pada Bab 1. urutan untuk pengendalian biaya
ditunjukkan pada Gambar 10.1. Langkah-langkah ini dijelaskan secara rinci sebagai berikut.

2.1 Perkirakan Pekerjaan

Perkiraan tersebut adalah dasar untuk tujuan biaya proyek. Dengan demikian, itu merupakan
batas pengeluaran yang harus dipenuhi oleh manajer proyek jika proyek ini adalah untuk
mewujudkan keuntungan diantisipasi pada saat kontrak itu diperoleh.Sayangnya, perkiraan
biasanya tidak diatur secara langsung sesuai dengan biaya keperluan kontrol. Masalahnya adalah
salah satu klasifikasi subkategori kerja. Dalam perkiraan, pekerjaan dipecah adalah sedemikian
rupa untuk menyederhanakan komplikasi hari tawaran.

2.2 Perombakan perkiraan dalam Anggaran

Dalam mengerjakan ulang informasi dalam perkiraan, proyek atau biaya insinyur (atau siapa pun
yang ditugaskan tugas) harus memastikan bahwa anggaran melakukan beberapa hal. Pertama,
harus memecah pekerjaan ke dalam kelompok kerja yang berbadan dikenali dan bermakna.
Kedua, setiap kategori harus mengandung dua unsur: (1) kuantitas pekerjaan yang harus
dilakukan dan (2) sumber daya untuk menutupi pekerjaan itu. Dalam rangka untuk mengubah
informasi ini menjadi sesuatu yang berguna untuk pengendalian biaya, seorang insinyur biaya
atau manajer proyek harus memastikan bahwa semua biaya diklasifikasikan atau diurutkan ke
kode biaya, dan bahwa semua jumlah pekerjaan dan terkait sumber yang akurat.
2.3 Record Data pada Pekerjaan Sebenarnya

Sebagai proyek ini berjalan, staf manajemen proyek harus mengumpulkan data sebagai sumber
daya yang dikeluarkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Material dan subkontraktor pembayaran
biasanya tidak sulit untuk mengontrol.

Melakukan Rekaman Kerja

Dalam rangka untuk menentukan berapa banyak uang-atau kerja-seharusnya menghabiskan
setiaptitik dalam proyek, maka perlu tahu berapa banyak pekerjaan yang telah dicapai. Yang
pertama adalah pengukuran langsung kerja, Metode kedua menggunakan teknik kuantitas yang
sama survei yang digunakan dalam memperkirakan, Metode ketiga adalah dengan menggunakan
rekaman kegiatan selesai pada sistem penjadwalan, terutama jika perhitungan kali kegiatan
dilakukan dengan menggunakan metodologi.
Merekam Sumber Daya yang Dikeluarkan

Merekam pengeluaran aktual tenaga kerja dilakukan dengan menggunakan harian atau mingguan
kartu waktu kerja. Mengisi kartu ini cukup jelas. Contoh masing-masing ditunjukkan pada
Gambar 10.4 dan 10.5. Masing-masing diisi untuk hari perwakilan atau minggu untuk slab wafel
kecil diilustrasikan dalam bab ini.
Secara umum, menggunakan kartu waktu setiap hari adalah metode yang lebih akurat daripada
menggunakan lembar waktu mingguan. Waktu dicatat saat itu masih segar dalam pikiran mandor
atau orang lain yang bertanggung jawab untuk mengisi kartu.

2.4 Proses Data

Langkah ini bukan merupakan tanggung jawab dari manajer proyek. Ini melibatkan makan data
ke dalam sistem akuntansi, dengan tangan atau mesin. Akumulasi dan total dikembangkan, dan
laporan dicetak untuk digunakan manajer proyek. Hanya dalam kasus proyek yang sangat besar
adalah proses ini dilakukan di tempat kerja.
2.5 Pembandingan dan Penganalisis Hasil

Setelah laporan ringkasan mingguan telah diterima, manajer proyek harus menganalisis informasi
yang disajikan untuk menentukan status pekerjaan pada akhir periode pelaporan. Informasi yang
dihasilkan harus mengandung beberapa unsur, yang semuanya penting untuk menentukan mana
tindakan yang perlu diambil. Jika sistem tidak mencakup semua elemen, analisis lebih lanjut dari
data mentah, atau dari informasi yang terkandung dalam laporan yang dihasilkan juga mungkin
diperlukan. nformasi Dibutuhkan Pertama, informasi harus tepat waktu. Kedua, ada beberapa
jenis informasi yang telah terbukti berguna dalam mengidentifikasi sumber dan tingkat overruns.
Elemen-elemen kunci untuk melihat adalah:

1. Satuan biaya relatif terhadap anggaran

2. Total biaya relatif terhadap anggaran (besarnya terutama relatif overruns)

3. Tren biaya

2.6.Mengambil tindakan untuk memperbaiki Kelebihan inventory

Sementara laporan biaya tenaga kerja dan peralatan mengidentifikasi lokasi dari masalah, mereka
tidak mengungkapkan penyebab masalah. Untuk melakukan ini, Manajer Proyek atau Inspektur
harus pergi ke lapangan, berbicara dengan mandor, amati operasi, dan melakukan apa pun yang
diperlukan untuk menentukan mengapa jenis pekerjaan ini tidak efisien sebagaimana mestinya.

3. Masalah Cost Control Lainnya

3.1.Rekaman Biaya Peralatan dan Laporan

Tugas pencatatan, pengumpulan, dan pelaporan biaya peralatan ini sangat mirip dengan proses
yang diterapkan untuk tenaga kerja. Kartu waktu, format laporan, dan informasi yang manajer
proyek harus mendapatkan dari laporan dasarnya sama dengan yang tercakup dalam bagian
tentang pengendalian biaya tenaga kerja.

3.2.Mengumpulkan data Historical

Sementara cakupan yang lengkap dari estimasi berada di luar cakupan buku ini, seharusnya
dicatat bahwa yang terbaik sumber tunggal data acccurate untuk memperkirakan pekerjaan masa
depan perusahaan sendiri biaya dan produktivitas catatan. Catatan-catatan ini mencerminkan
perusahaan kinerja aktual dan, dengan demikian, adalah prediktor terbaik dari kinerja masa depan