LAPORAN

PRAKTEK KERJA INDUSTRI (PRAKERIN)

DI KANTOR KECAMATAN CIWARINGIN
MENANGANI SURAT MASUK DENGAN SYSTEM ONLINE

Tanggal Pelaksanaan 12 Desember 2022 s/d 28 Februari 2023

Laporan ini diajukan sebagai salah satu syarat untuk mengikuti Penilian Akhir Tahun
(PAT) dan Ujian Akhir Sekolah (UAS)

Disusun oleh :
NAMA : Salsa Nabila Putri H
NIS : 2122.4.10.019
KELAS/JURUSAN : XI/OTKP

SMK ULUMUDIN SUSUKAN

YAYASAN KESEJAHTERAAN PENDIDIKAN ISLAM (YAKPI)
JL.KH Bunyamin No.03 Susukan – Cirebon
Tahun 2023
 LEMBAR PENGESAHAN INDUSTRI

LAPORAN
PRAKTEK KERJA INDUSTRI ( PRAKERIN )
DI KANTOR KECAMATAN CIWARINGIN
MENANGANI SURAT MASUK DENGAN SYSTEM ONLINE
Tanggal Pelaksanaan Prakerin 12 Desember 2022 s/d 28 Februari 2023

Telah diperiksa dan disetujui pada Tanggal………………..2023

Pembimbing Perusahaan DU/DI

Drs. Suwandi
NIP. 19690104 200906 1 002

Mengetahui :
Pimpinan/Camat Ciwaringin

H. KHOLIDIN SUPRIADY. S.Sos,M,Ak

NIP. 19651126 199003 1 008

ii
 LEMBAR PENGESAHAN SEKOLAH

LAPORAN
PRAKTEK KERJA INDUSTRI ( PRAKERIN )
DI KANTOR KECAMATAN CIWARINGIN
MENANGANI SURAT MASUK DENGAN SYSTEM ONLINE
Tanggal Pelaksanaan 12 Desember 2022 s/d 28 Februari 2023

Telah diperiksa dan di setujui pada Tanggal…………………………..2023

Kepala Program Pembimbing Sekolah

MELA MARISA, S.Pd MELA MARISA, S.Pd

Mengetahui:
Kepala SMK Ulumuddin Susukan

Drs. Hj. MAS’UDAH ALMAHMUDY,.S.Pd.I

iii
 KATA PENGANTAR

Dengan Mengucapkan syukur Alhamdulillah atas kehadirat Allah SWT

yang telah memberikan Rahmat dan Karunia-Nya kepada penulis, sehingga
penulisan LAPORAN PRAKTEK KERJA INDUSTRI (PRAKERIN) DI
KANTOR KECMATAN CIWARINGIN dapat terselesaika dengan baik.
Laporan ini dapata terselesaikan atas bantuan dan bimbingan dari semua
pihak, Untuk itu penulis mengucapkan terimkasih kepada semua pihak yang ikut
membantu dalam peyeslesaian pembuatan laporan ini, terutama kepada :
1. Kepada Allah SWT
2. Ayah, Ibu serta kakak-kakak atas do’a dan motivasinya,serta bantuan
materi non materi.
3. Dra. Hj. Mas’udah Almahmudy, S.Pd.I Selaku Kepala Sekolah SMK
Ulumuddin Susukan.
4. KH. Ali Murtadho, MA. M.Si Selaku ketua yayasan Ponpes Ulumuddin
Susukan.
5. Mela Marisa, S.Pd. Selaku Ketua Program dan Pembimbing Sekolah.
6. M.Soleh Imanudin, S.Pd. Selaku Wakasek Humas dan Industri.
7. Drs. Suwandi, Selaku Pembimbing DU/DI.
8. H. Kholidin Supriady, S.Sos.M.Ak, Selaku Pimpina/camat Kantor
Ciwaringin
9. Darmin, Selaku pembibing Prakerin
10. Semua Guru-guru SMK Ulumuddin Susukan.
11. Serta Semua Pihak Yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang
telah membantu dalam proses penyusunan laporan ini.
Penyusunan laporan ini sebagai salah satu syarat untuk mengikuti Penilian
Akhir Tahun (PAT) dan Ujian Akhir Sekolah (UAS) Tahun Pelajaran 2022/2023
serta sebagai bukti bahwa telah melaksanakan Praktek Kerja Industri
(PRAKERIN)

iv
 Penulis menyadari sepenuhnya bahwa laporan ini masih jauh dari kata
sempurna, Untuk itu kritik dan saran yang sifatnya membangun kesempurnaan
laporan ini sangat penulis harapkan. Mudah- mudahan laporan ini dapat
bermanfaat bagi penulis khususnya dan pembaca pada umumnya.

Susukan, 28 Februari 2023

Praktikan,

v
 DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN INDUSTRI.................................................................ii

LEMBAR PENGESAHAN SEKOLAH................................................................iii
KATA PENGANTAR............................................................................................iv
DAFTAR ISI...........................................................................................................vi
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang.................................................................................................1
1. Gambaran Umum Kantor Kecamatan Ciwaringin.......................................1
2. Struktur Organisasi Kantor...........................................................................3
3. Rekapitulasi Peralatan Intansi Di Kantor Kecamatan Ciwaringin...............4
4. Bidang Usaha Perusahaan/DUDI/Instansi....................................................5
B. Tujuan..............................................................................................................7
1. Tujuan Pelaksanan Prakerin.........................................................................7
2. Tujuan Pembuatan Laporan..........................................................................8
BAB II PROSES PELAKSAAN
A. Waktu Dan Tempat Pelaksanaan....................................................................9
B. Alat Dan Bahan................................................................................................9
C. Gambar Kerja.................................................................................................10
D. Proses Pengerjaan/Langkah Kerja.................................................................10
E. Implementasi Kesehatan Kerja di Perusahaan DU/DI/Instansi.....................11
F. Hasil yang Dicapai.........................................................................................11
BAB III TEMUAN
A. Keterlaksanaan ( Faktor dan Penghambat )...................................................12
B. Manfaat yang dirasakan.................................................................................12
C. Pengembangan/Tindak lanjut........................................................................12
BAB IV PENUTUP
DAFTAR PUSAKA...............................................................................................14

vi
LAMPIRAN-LAMPIRAN
A. Landasan Teori
B. Daftar Hadir dan Jurnal
C. Foto Kegiatan

vii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
1. Gambaran Umum Kantor Kecamatan Ciwaringin
Kecamatan Ciwaringin yang beralamat di jalan Jendral Urip Sumoharjo
No. 39 Telp. (0231) 3441114. Berdiri sejak tahun 1970, kemudian pada tahun
2001 terjadi perubahan bangunan/Kantor.
Akhirnya kantor ini mengalami perkembangan jauh lebih baik sampai
dengan sekarang. Kecamatan Ciwaringin pada awalnya mempunyai wilayah
14 Desa, namun sejak tahun 2001 Kecamatan ciwaringin mempunyai wilayah
Kecamatan yaitu meliputi Kecamatan Ciwaringin dan Kecamatan Gempol.
Adapun cakupan wilayah Kecamatan Ciwaringin Meliputi 8 Desa, yaitu :
1. Desa Ciwaringin
2. Desa Galagamba
3. Desa Bringin
4. Desa Gintung Ranjeng
5. Desa Budur
6. Desa gintung Kidul
7. Desa Babakan
8. Desa Gintung Tengah
Kecamatan Ciwaringin di pimpin oleh Camat antara lain :
1. Bapak Basar Tahun 1970 – 1973
2. Bapak Khohir Tahun 1973 – 1975
3. Bapak Sudiana Tahun 1975 – 1977
4. Bapak Apan Sutisna Tahun 1977 – 1984
5. Bapak Kuncoro Tahun 1984 – 1990
6. Bapak Saun Alip Tahun 1990 – 1993
7. Bapak B. Barja Permana Tahun 1993 – 1996
8. Bapak Drs. Sukanda Tahun 1996 – 1998
9. Bapak Yoyo Tahun 1998 – 2000

1
10. Bapak Uun Sutisna Tahun 2000- 2002
11. Bapak Drs. Hadi Casnita Tahun 2002 – 2004
12. Bapak Drs. Sunadi Tahun 2004 – 2006
13. Bapak Drs. Kusdiono tahun 2006 – 2007
14. Bapak Drs. Sukartono Tahun 2007 – 2009
15. Bapak H. Surkiyah, S, Sos, M. Tahun 2009 – 2011
16. Bapak Suhartono, S, Sos, Tahun 2011 – 2012
17. Bapak H, Edi Kurniadi, S, Sos, MSi Tahun 2013 – 2014
18. Bapak Drs. H. Sucipto, M. M tahun 2013 – 2014
19. Bapak H.Herman Siswanto, S.pd,M.Pd, Tahun 2014-2016
20. Bapak Drs.H.Nanang S.M.Si Tahun 2016-2017
21. Bapak Drs.H.Abdullah Subandi,M.M Tahun 2017-2019
22. Bapak H.Tarsidi,S.Pd,M.Pd Tahun 2017-2019
23. Bapak Bambang Sudaryanto SH.Tahun 2019-2020
24. Bapak H.Kholidin Supriyadi S.Sos,M.AK 2020-Sampai Sekarang

 Visi Kecamatan Ciwaringin

Terwujudkan pelayanan prima menuju tatanan masyarakat yang sejahtera.
 Misi Kecamatan Ciwaringin
1. Mewujudkan system pelayanan publik yang efektif dan efisien.
2. Mewujudkan penyelenggaraan pemerintahan yang berbasis pada kinerja
transparan dan akuntabel.
3. Menggalang Kemitraan melalui peningkatan pemberdayaan masyarakat

2
 2. Struktur Organisasi Kantor

CAMAT

H.KHOLIDIN SUPRIADY, S.Sos.M.Ak

SEKERTARIS KECAMATAN

ENO SUJANA, SE

SUBAG.UMUM SUBAG PROG DAN KEU

DEVI KENANGAN
Drs.SUWANDI
MASUKI A. Nid, Keb

SEK.PEM SEK. TIBTRAM SEK. EKBANGSOS SEK. YANBLIK

MASHUDI, SIT ABSORI, S.Pd YASIN, S.Sos SADI, S.AP

3
3. Rekapitulasi Peralatan Intansi Di Kantor Kecamatan Ciwaringin
a. FASILITAS DAN PERALATAN YANNG DIPERGUNAKAN DI
LINGKUNGAN KERJA
No. Nama Barang Merek/Type Kondisi Ket.
1 Kursi Rapat Brother Baik BAIK
2 Printer Epson Baik BAIK
3 Komputer Acer/Hp/SPC Baik BAIK
4 Kipas Angin Nico Baik BAIK
5 AC Panasonic/Samsung Baik BAIK
6 Lemari Arsip Taft/Brother Baik BAIK
7 Sound Sistem Betavo Baik BAIK
8 CCTV Nicvition Baik BAIK
9 Proyektor Epson Baik BAIK
10 Stampel BTJ Baik BAIK
11 Stapler SDI Baik BAIK
12 Jam Dinding QUARTZ Baik BAIK
13 Binder Clips Joyko Baik BAIK
14 Perforator Kenko Baik BAIK
15 Kursi Pegawai Chitose Baik BAIK
16 TV Samsung Baik BAIK
17 Kertas SIDU Baik BAIK
18 Tinta Print Epson Baik BAIK
19 Tipe-x Kenko Baik BAIK
20 Pulpen Standar Baik BAIK

4
4. Bidang Usaha Perusahaan/DUDI/Instansi
1. Camat Ciwaringin
Fungsi :
a. Melaksanakan kewenangan pemerintah yang di limpahkan ke Bupati
untuk menangani sebagian otonomi daerah.
b. Mengkoordinasikan kegiatan pemerdayaan masyarakat.
c. Mengkoordinasikan upaya penyelenggaraan ketentramaan dan ketertiban
umum.
d. Membina, penyelenggaraan pelaksanaan pemerintahan desa.
Tugas :
a. Membantu Bupati dalam melaksanakan tugas di bidang pelaksanaan
pemerintah
b. Memantau, mengendalikan, mengevaluasi, dan menilai pelaksanaan
tugas bawahan.
c. Mengkoordinasikan UPT di wilayah kerja.
d. Menyusun dan melaporkan serta mempertangung jawabkan tugas
kedinasan secara oprasional administrasi kepada Bupati melalui
sekretaris Daerah.
e. Memberikan saran dan bahan pertimbangan kepada Bupati yang
berkaitan dengan kegiatan penyelenggaraan pemerintahan.
2. Sekretariat Kecamatan Ciwaringin
Fungsi :
a. Menyusun perencanaan kesekretariatan.
b. Mengelola urusan administrasi umum meliputi surat menyurat, kearsipan,
kepegawaian, penggandaan, hubungan masyarakat, dan keprotokolan
kecamatan.
Tugas :
a. Membantu camat dalam melaksanakan tugas di bidang kesekretariatan.
b. Menyusun dan mengelola data kepegawaian kecamatan.
c. Melaksanakan pengusulan/penunjukan bendahara dan membantu
bendahara.

5
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Fungsi :
a. Menyusun perencanaan program sub bagian umum dan keuangan.
b. Melaksankan koordinasi kegiatan administrasi umum, kepegawaian,
keuangan.
Tugas :
a. Membantu sekretaris dalam melaksanakan tugas di bidang umum.
b. Membuat konsep rekomendasi pemberian izin tugas dan ujian dinas.
c. Melaksanakan pembinaan/bimbingan/pengarahan kegiatan bendahara.
4. Seksi Pemerintahan
Fungsi :
a. Menyusun perencanaan kegiatan penyelenggaraan pemerintahan di
tingkat kecamatan.
b. Melaksanakan penyiapan bahan koordinasi dengan satuan kerja
perangkat daerah dan instansi vertical di bidang penyelengaraan kegiatan
pemerintahan di tingkat kecamatan.
Tugas :
a. Membantu camat dalam melaksanakan tugas dan urusan pemerintahan
kecamatan.
b. Melaksanakan fasilitas penyelenggaraan pemilihan umum.
5. Seksi Ketentraman dan Ketertiban
Fungsi :
a. Menyusun dan membina pelaksanaan tugas di bidang ketentraman dan
ketertiban yang di berikan oleh camat.
Tugas :
a. Membantu camat dalam melaksanakan pemantauan situasi ketentraman
dan pengawasan terhadap kegiatan kepariwisataan.
b. Melaksanakan pengawasan terhadap pemanfaatan bidang pertambangan
dan energi seksi ekonomi.

6
 6. Seksi Ekonomi dan Pembangunan
Fungsi :
a. Menyusun perencanaan kegiatan pemeliharaan prasarana dan fasilitas
dan pelayanan umum.
b. Melaksanakan/membina tugas ekonomi dan pembangunan di tingkat
kecamatan.
Tugas :
a. Melaksanakan pendataan sumber daya dan potensi pembangunan desa.
b. Melaksanakan penyiapan bahan koordinasi di bidang pekerjaan umum.
c. Melaksanakan fasilitas pemberdayaan masyarakat desa.
7. Seksi Pelayanan Publik/Umum
Fungsi :
a. Melaksanakan urusan pendapatan dan pelayanan umum di tingkat
kecamatan.
b. Menyusun perencanaan kegiatan pendapatan dan pelayanan umum pada
masyarakat.
Tugas :
a. Membantu camat dalam melaksanakan tugas pendapatan dan pelayanan
umum tingkat kecamatan
b. Melaksanakan penyusunan program dan pembinaan pelayanan
kependudukan dan catatan sipil.

B. Tujuan
1. Tujuan Pelaksanan Prakerin
Melalui pendekatan pembelajaran ini peserta prakerin di harapkan
a. Mampu menyesuaikan diri dengan lingkungan dunia kerja dan industri
yang sesungguhnya.
b. Memiliki tingkat kompetensi standar sesuai yang di persyaratkan oleh
dunia kerja dan industri.
c. Menjadi tenaga kerja yang berwawasan. Mutu,ekonomi, bisnis,
kewirausahaan dan produktif

7
 d. Dapat menyerap perkembangan teknologi dan budaya kerja untuk
kepentingan diri.
e. Mempraktekan teori dan praktek yang di dapatkan di sekolah dalam
dunia kerja.
f. Menambah wawasan dalam dunia kerja.
g. Meningkatkan kedewasaan siswa.
h. Melatih kesabaran dan menguji mental dalam dunia kerja dan industri.

2. Tujuan Pembuatan Laporan

a. Sebagai salah satu bentuk latihan, dalam menghadapi uji kompetensi
pada akhir proses pembelajaran.
b. Sebagai salah satu tugas yang di syaratkan untuk menempuh Penilian
Akhir Tahun (PAT) dan Ujian Akhir Sekolah (UAS)
c. Menambah wawasan tentang penulisan karya ilmiyah.

8
 BAB II
PROSES PELAKSAAN

A. Waktu Dan Tempat Pelaksanaan

1. Waktu pelaksanaan prakerin di laksanakan pada tanggal 12 Desember
2022 sampai dengan tanggal 28 Februari 2023.
2. Tempat pelaksanaan prakerin di Kantor Kecamatan Ciwaringin (KKC) Jl.
Jendral Urip Supmohardjo No. 39 (0231) 3441114 CIWARINGIN
(45167).

B. Alat dan Bahan

NAMA ALAT DAN BAHAN YANG DIPERLUKAN
No. Alat dan bahan Merek/type Spesifikasi Jumlah Ket
1 Komputer Acer/Hp/SPC BAIK 5
2 Stempel BTJ BAIK 5
3 Filling cabinet Besi BAIK 1
Buku agenda surat BAIK 6
4 -
Masuk
5 Map folio Folder one BAIK 10

6 Kertas SIDU BAIK 10 Rim

7 Bolpoin Standar BAIK 12
8 Stapler SDI BAIK 3
9 Printer Epson BAIK 2

10 Meja/kursi Citos BAIK 1/10

9
C. Gambar Kerja

2 3

D. Proses Pengerjaan/Langkah Kerja

Langkah Ke 1:
Surat yang masuk ke instansi diterima oleh bagian Tata Usaha / agendaris
Langkah Ke 2:
Petugas tata usaha data dari surat tersebut dientrikan ke dalam aplikasi e-
surat dan di scan untuk mengarsipkan surat secara digital pada aplikasi
Langkah Ke 3:
Surat siap untuk di distribusikan / di disposisi secara elektronik kepada
penerima surat, Penerima surat akan membaca data surat masuk melalui aplikasi
Langkah Ke 4 :
Proses disposisi bisa dilakukan pada aplikasi dan pimpinan dapat
mengetahu posisi surat sampai dengan tindak lanjut dari surat tersebut

10
E. Implementasi Kesehatan Kerja di Perusahaan DU/DI/Instansi
Keselamatan kerja di perusahaan/Instansi kantor, sangatlah penting
mengutamakan keselamatan kerja. Terbukti apa yang di terapkan di sekolah
tentang keselamatan kerja baik secara teori maupun secara praktek, ternyata di
perusahaan ini lebih ke implementasi prakteknya berikut adalah penerapan
keselamatan kerja di perusahaan DU/DI/Instansi kantor antara lain :
1. Adanya alat pemadam kebakaran yang di tempatkan di dinding ruangan.
2. Adanya pencucian tangan pakai sabun ( CTPS )

F. Hasil yang Dicapai

Setelah selesai kegiatan dengan yang di rencanakan dan yang kami susun
untuk mendukung tercapainya tujuan, maka hasil yang kami capai telah selesai
dan berjalan dengan lancar. Meskipun terdapat kendala yang di hadapi, kami
berharap dengan adanya prakerin akan memiliki keahlian profesional sesuai
kurikulum sekolah sehingga tamat SMK di harapkan mempunyai pengalaman
untuk terjun ke dunia kerja.

11
 BAB III
TEMUAN

A. Keterlaksanaan ( Faktor dan Penghambat )

1. Faktor Pendukung.
Faktor pendukung yang ada di kantor kecamatan ciwaringin dalam
pelaksanaan prakerin antara lain :
a. Fasilitas yang ada di kantor sangat mendukung.
b. Pembimbing kepada siswa prakerin oleh perusahaan sangat baik.
c. Orang – orang yang ada di perusahaan sangat ramah dan baik.
2.Faktor Penghambat.
a. Di tempat prakerin kadang – kadang tidak ada pekerjaan.
b. Kadang pihak kantor merasa terbebani dengan adanya siswa prakerin.

B. Manfaat yang dirasakan.

Melalui pelaksanaan Praktek Kerja Industri ( PRAKERIN ) ada beberapa
manfaat yang dirasakan antara lain :
1. Bisa beradaptasi di tempat prakerin.
2. Mempraktekan teori dan praktek yang di dapatkan di sekolah dalam dunia
kerja.
3. Menambah wawasan dalam dunia kerja.

C. Pengembangan/Tindak lanjut
1. Akan mengembangkan lagi di sekolah sesuai dengan apa yang telah di
dapatkan di dunia usaha dan industry.
2. Akan mengamalkan apa yang di dapatkan di tempat praktek kepada teman
– teman.
3. Mengusulkan kepada sekolah agar meningkatkan lagi kemampuan siswa
dalam mengahadapi pelaksanaan prakerin.

12
 BAB IV
PENUTUP

Atas berkat rahmat Allah yang maha esa, serta kerjasama dan kerja keras
kami, selesailah penyusunan laporan yang menjadi tugas wajib dalam kegiatan ini.
Dalam penyusunan laporan prakerin, kami mendapatkan pengarahan dari
pembimbing, bapak dan ibu guru, serta rekan – rekan SMK Ulumuddin. Untuk
itu, kami mengucapkan terimakasih yang sedalam – dalamnya.

A. Kesimpulan.
Dengan adanya kegiatan prakerin ini, kami menyimpulkan bahwa
kegiatan ini sangat bermanfaat bagi seluruh siswa SMK. Pengalaman kerja
yang di dapatkan tentu akan membuat siswa memiliki keahlian sesuai
bidangnya. Dan sudah pasti ini semua akan membantu untuk kedepannya,
ketika sudah terjun kedunia kerja.

B. Saran – saran.
Karena di tempat prakerin kita akan berhubungan langsung dengan
pekerjaan, maka alangkah baiknya memahami materi – materi yang di ajarkan
di sekolah. Hal ini bertujuan agar kita tidak bingung kalau di suruh
melakukan sesuatu.

13
 DAFTAR PUSAKA
”Pengertian Surat masuk’’. Tersedia online :
https://www.gramedia.com/literasi/pengertian-surat-masuk-dan-surat-keluar/
Beranda » Surat » “Fungsi, Tujuan, dan Jenisnya”. Tersedia di online :
https://www.maxmanroe.com/vid/surat/pengertian-surat-masuk-dan-surat-keluar.
https://www.integraindonesia.co.id/e-surat/
https://www.gramedia.com/literasi/pengertian-surat-masuk-dan-surat-keluar/
https://www.softbless.com/surat-masuk-surat-keluar
https://www.slideserve.com/karan/menangani-surat-masuk-surat-keluar-mail-
handling

14
LAMPIRAN
 LAMPIRAN – LAMPIRAN

A. LANDASAN TEORI
1. Pengertian Surat Masuk
Surat masuk dapat diartikan sebagai sebuah surat yang masuk
dalam suatu instansi atau perusahaan atau bisa juga pada bagian lain yang
dikirim oleh instansi atau perusahaan lain. Namun, surat masuk juga bisa
berasal dari instansi atau perusahaan yang sama, tetapi dari bagian yang
lain.
Setiap surat yang masuk dalam sebuah instansi atau perusahaan
dapat dikatakan sebagai surat berharga. Hal ini dikarenakan setiap surat
dapat digunakan sebagai bahan yang otentik sekaligus landasan bagi
institusi atau perusahaan untuk melaksanakan suatu kegiatan.
Maka dari itu, dalam perusahaan atau institusi perlu melakukan
pengaturan atau pengelolaan surat masuk secara tepat, sehingga kegiatan
institusi atau perusahaan bisa terlaksana secara maksimal.
2. Fungsi Surat Masuk
Fungsi yang paling utama dari surat masuk dan surat keluar yaitu
sebagai sarana komunikasi antara pihak perusahaan atau instansi dengan
pihak yang lain. Beberapa fungsi dan tujuan surat masuk yang lain yaitu,
sebagai berikut:
a. Sebagai alat komunikasi
b. Sebagai wakil dari penulis
c. Sebagai alat bukti historis
d. Sebagai pedoman pelaksanaan kerja
3. Manfaat Mengelola Surat Masuk
Setiap sebuah perusahaan atau lembaga lainnya pasti memerlukan
sistem pengelolaan terkait surat masuk dan surat keluar. Pengelolaan
sendiri dilakukan agar kegiatan atau aktivitas dari sebuah perusahaan atau
lembaga bisa berlangsung secara optimal sehingga mampu mencapai
tujuan yang telah ditentukan.
Dengan mengelola surat masuk dan surat keluar secara optimal, maka
suatu perusahaan atau lembaga bisa memiliki kinerja yang optimal dan
cenderung meningkat. Hal ini dikarenakan sistem komunikasi yang telah
diatur sehingga penyebaran surat menjadi lebih cepat dan tepat.
Nah, beberapa manfaat mengelola surat masuk dan surat keluar secara
optimal yang perlu diperhatikan yaitu, sebagai berikut:
1. Surat masuk dan surat keluar akan tercatat dengan baik.
2. Prosedur penanganan surat jelas dan dapat dijalankan dengan baik.
3. Surat masuk akan disimpan dan dikelola dengan baik sehingga mudah
ditemukan ketika diperlukan.
4. Seringkali ada surat masuk yang sifatnya rahasia. Dengan penanganan
surat yang baik maka kerahasiaan akan tetap terjaga.

4. E-Surat
E-Surat merupakan bagian dari sistem pengelolaan administrasi
perkantoran yang biasa dikenal dengan istilah e-office. E-Surat
dikhususkan untuk pengelolaan administrasi persuratan dilingkungan
instansi seperti pemerintahan, kampus, perusahaan, yayasan, dan
sebagainya.
Dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi serta
internet telah menjadi alat kekuatan untuk memikirkan kembali sistem
pengelolaan instansi dengan model yang baru. Teknologi informasi dan
internet mendorong transformasi dan paradigma birokrasi tradisional
(yang menekankan kepada standarisasi, rutinitas, spesialisasi, fokus
internal dan kewenangan), menuju paradigma e-government (yang
menekankan kepada membangun jaringan yang terkoordinasi, kerjasama
eksternal dan orientasi pelayanan kepada customer/masyarakat sebagai
fokusnya). Oleh karena itu teknologi informasi menjadi salah satu
elemen utama dalam memperbaiki sistem manajerial instansi.
Kepemerintahan yang baik (good governance), telah menjadi
wacana yang paling mengemuka dalam pengelolaan administrasi
pemerintahan sekarang ini. Hal tersebut sejalan dengan tuntutan akan
modernisasi administrasi pemerintahan guna mempercepat dan
mempermudah penyelesaian dokumen dan kebutuhan persuratan pada
setiap instansi. Teknologi informasi dan komunikasi sebagai pendukung
tugas pokok dan fungsi belum dimanfaatkan secara maksimal untuk
meningkatkan efisiensi dan efektivitas termasuk menunjang administrasi
perkantoran.

5. Keuntungan yang diperoleh

 Sistem pengelolaan arsip dilakukan secara elektronik sehingga

tertata dengan baik
 Alur pekerjaan lebih efektif, karena pekerjaan dibuat secara
terstruktur rapi dan teratur
 Format surat yang terstruktur dengan baik
 Disposisi penerimaan surat yang dibuat mudah karena sudah dibuat
otomatis oleh sistem
 Pencarian surat bisa dilakukan secara cepat dengan menggunakan
beberapa parameter atau keyword tertentu.
 Tracking disposisi dapat dengan mudah dilakukan oleh pajabat
berwenang.
 Sistem yang userfrindly sehingga mempermudahk pejabat
berwenang untuk dapat mengakses sistem, melakukan persetujuan
atau disposisi dari mana saja dan kapan saja.
 Tidak memerlukan biaya untuk pembelian kertas dan biaya
pengiriman
 Surat diterima user secara online, tidak memerlukan pengiriman
secara manual
 Dapat dengan mudah mengakses serta mencari tahu disposisi dan
history persetujuan surat, dikarenakan sistem dapat dengan mudah
diakses dimanapun selama koneksi intranet atau internet terhubung
dengan sistem.
 Aplikasi yang sangat mudah untuk digunakan, hanya dengan
beberapa klik kita dapat dengan cepat memperoleh informasi
mengenai status surat.
 FOTO KEGIATAN

Ngeprint Surat Masuk

Mendisposisikan Surat Masuk

Mendisitribusikan Surat Masuk