BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Analisis

Analisis adalah fasilitas penyelidikan terhadap suatu peristiwa untuk

mengetahui keadaan yang sebenarnya. Analisis sebagai suatu sistem yaitu

suatu prosedur atau proses sistematis yang memungkinkan pengombinasian

pertimbangan dari pakar dari berbagai ilmu sehingga diperoleh hasil yang

sempurna. Selain itu dapat juga diartikan sebagai pengamatan mengenai suatu

kegiatan dan cara terbaik untuk memperolehnya (Mubarak, 2012).

B. Sistem Pencatatan Pelaporan Puskesmas (SP3)

Istilah sistem berasal dari bahasa Yunani „systema‟ berarti suatu

keseluruhan yang tersusun dari sekian banyak bagian dan hubungan yang

berlangsung diantara satuan-satuan atau komponen secara teratur. Pencatatan

adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu aktifitas dalam bentuk

tulisan di atas kertas, file komputerdengan ilustrasi tulisan, grafik, gambar,

dan suara. Manfaat pencatatan adalah memberi informasi tentang keadaan

masalah; sebagai bukti dari suatu kegiatan, bahan proses belajar dan

penelitian; sebagai pertanggungjawaban; bahan pembuatan laporan

perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi; bukti hukum; alat komunikasi dalam

penyampaian peran serta mengingatkan kegiatan peristiwa khusus (Mubarak,

2012).

12
Analisis Sistem Pencat…, DEWI WULANDARI, Fakultas Ilmu Kesehatan UMP 2019
 13

Pengertian Sistem menurut pendapat beberapa ahli antara lain :

1. Ryans (2010), bahwa Sistem adalah gabungan dari elemen-elemen yang

saling dihubungkan oleh suatu proses atau struktur dan berfungsi sebagai

kesatuan organisasi dalam upaya menghasilkan sesuatu yang telah

ditetapkan.

2. John (2010), bahwa Sistem adalah suatu struktur konseptual yang terdiri

dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai satu unit

organik untuk mencapai keluaran yang diinginkan secara efektif dan

efisien;

3. Azwar (2010), Sistem adalah kumpulan dari bagian-bagian yang

berhubungan dan membentuk satu kesatuan yang majemuk, dimana

masing-masing bagian bekerja sama secara bebas dan terkait untuk

mencapai sasaran kesatuan dalam suatu situasi yang majemuk pula.

Pengertian data dan sistem informasi adalah bahan mentah bagi

informasi, dirumuskan sebagai kelompok lambang tidak acak yang

menunjukkan jumlah-jumlah, tindakan-tindakan, hal-hal. Data-data disusun

untuk mengolah tujuan-tujuan menjadi susunan data, susunan kearsipan dan

pusat data atau landasan data. Informasi adalah data yang telah diolah

menjadi suatu bentuk yang penting bagi sipenerima dan nilai yang nyata atau

dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau akan datang,

(Hasibuan, 2011)

Sistem informasi merupakan suatu cara yang sudah tertentu untuk

menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi

dengan sukses. Kegiatannya terdiri dari input untuk menyediakan data, proses

Analisis Sistem Pencatatan…, Dewi Wulandari, Fakultas Ilmu Kesehatan UMP, 2019
 14

untuk memproses dan mengolah data dan output untuk menghasilkan laporan,

penyimpanan untuk memelihara dan menyimpan data, serta kontrol yang

menjamin suatu sistem informasi berjalan sesuai dengan yang

diharapkan(Pohan, 2013). Peraturan pemerintah Nomor 46 Tahun 2014

Tentang Sistem Informasi Kesehatan pada Pasal 1 bahwa

(1) Sistem informasi kesehatan adalah seperangkat tatanan yang meliputi

data, informasi, indikator, prosedur, perangkat, teknologi, dan sumber

daya manusia dan dikelola secara terpadu untuk mengarahkan tindakan

atau keputusan yang berguna dalam mendukung pembangunan

kesehatan.

(2) Data kesehatan adalah angka dan fakta kejadian berupa keterangan dan

tanda-tanda yang secara relatif belum bermakna bagi pembangunan

kesehatan.

(3) Informasi kesehatan adalah data kesehatan yang telah diolah atau

diproses menjadi bentuk yang mengandung nilai dan makna yang

berguna untuk meningkatkan pengetahuan dalam mendukung

pembangunan kesehatan.

Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu

aktivitas dalam bentuk tulisan diatas kertas, file komputerdengan ilustrasi

tulisan, grafik, gambar, dan suara. Manfaat pencatatan yaitu:

1. Memberi informasi tentang keadaan masalah/kegiatan;

2. Sebagai bukti dari suatu kegiatan/peristiwa;

3. Bahan proses belajar dan bahan penelitian;

Analisis Sistem Pencatatan…, Dewi Wulandari, Fakultas Ilmu Kesehatan UMP, 2019
 15

4. Sebagai pertanggungjawaban;

5. Bahan pembuatan laporan;

6. Perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi;

7. Bukti hukum;

8. Alat komunikasi dalam penyampaian peran serta mengingatkan kegiatan

peristiwa khusus (Mubarak, 2012).

Pelaporan adalah suatu proses atau cara dalam melaporkan data tentang

sistem pencatatan terpadu puskesmas. Pelaporan terpadu puskesmas

menggunakan tahun kalender yaitu dari bulan Januari sampai dengan

Desember dalam tahun yang sama sesuai dengan keputusan Direktur Jenderal

Pembinaan Kesehatan Masyarakat No:590/BM/DJ/V/96 diberlakukan

formulir yang baru.Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas

(SP2TP) merupakan kegiatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan

upaya pelayanan Kesehatan di masyarakat (SK Menkes No

63/Menkes/SK/11/1981).

MenurutPontoh (2013), Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu

Puskesmas (SP2TP) adalah kegiatan Pencatatan dan Pelaporan data umum,

sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di puskesmas yang ditetapkan

melalui Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 63/MENKES/SK/II/1981.

Data SP2TP berupa umum dan demografi, ketenagaan, sarana, kegiatan

pokok puskesmas. Pontoh (2013) menjelaskan sistem SP2TP merupakan

kegiatan pencatatan dan pelaporan puskesmas secara menyeluruh (terpadu)

dengan konsep wilayah kerja puskesmas untuk memberikan informasi baik

Analisis Sistem Pencatatan…, Dewi Wulandari, Fakultas Ilmu Kesehatan UMP, 2019
 16

bagi puskesmas maupun untuk jenjang administrasi yang lebih tinggi, guna

mendukung manajemen kesehatan.

Ahmad (2013), menyatakan SP2TP adalah kegiatan Pencatatan dan

Pelaporan data umum, sarana, tenaga, dan upaya pelayanan kesehatan di

puskesmas yang bertujuan agar didapatnya semua data hasil kegiatan

puskesmas, termasuk puskesmas dengan tempat tidur, puskesmas pembantu,

puskesmas keliling, bidan desa dan posyandu dan data yang berkaitan, serta

dilaporkannya data tersebut kepada jenjang administrasi diatasnya sesuai

kebutuhan secara benar, berkala dan teratur, guna menunjang pengelolaan

upaya kesehatan masyarakat. Tujuan dimaksud dapat terwujud apabila :

1. Data S2TP dan data lainnya diolah disajikan dan diinterprestasikan sesuai

dengan petunjuk Pengolahan dan Pemanfaatan data SP2TP.

2. Pengolahan, analisis, interprestasi dan penyajian dilakukan oleh para

penanggung jawab masing-masing kegiatan di puskesmas dan mengelola

program semua jenjang administrasi.

3. Informasi yang diperoleh dari pengolahan dan interprestasi data SP2TP

dan sumber lainnya dapat bersifat kualitatif (seperti meningkat, menurun,

dan tidak ada perubahan) dan bersifat kuantitatif dalam bentuk angka

seperti jumlah, persentase.

Pontoh (2013) menyatakan Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu

Puskesmas (SP2TP) adalah laporan yang dibuat semua puskesmas pembantu,

posyandu, puskesmas keliling bidan-bidan desa dalam wilayah kerja

puskesmas. Jenis data yang dikumpulkan dan dicatat dalam SP2TP adalah

Analisis Sistem Pencatatan…, Dewi Wulandari, Fakultas Ilmu Kesehatan UMP, 2019
 17

seluruh kegiatan di puskesmas meliputi data umum dan demografi wilayah

kerja puskesmas; data ketenagaan puskesmas, dan; sarana yang dimiliki

puskesmas. Santoso (2008), bahwa Sistem Pencatatan dan Pelaporan

Puskesmas (SP3) merupakan instrumen vital dalam sistem kesehatan

mengenai informasi kesakitan, penggunaan pelayanan kesehatan di

puskesmas, kematian, dan berbagai informasi kesehatan lainnya untuk

pengambilan keputusan dan pembuatan kebijakan di tingkat Kabupaten/Kota

maupun Kecamatan.

Tujuan umum dari Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu

Puskesmas (SP2TP) adalah data dan informasi yang akurat tepat waktu dan

mutakhir secara periodik dan teratur pengolahan program kesehatan

masyarakat melalui puskesmas di berbagai tingkat administrasi. Adapun

tujuan khusus yaitu :

1. Tersedianya data meliputi keadaan fisik, tenaga, sarana dan kegiatan

pokok puskesmas akurat, tepat waktu dan mutakhir secara teratur;

2. Terlaksananya pelaporan data secara teratur di berbagai jenjang

administrasi sesuai dengan peraturan yang berlaku;

3. Digunakan data untuk pengambilan keputusan dalam rangka pengelolaan

program kesehatan masyarakat melalui puskesmas di berbagai tingkat

administrasi (Syafrudin dkk, 2009).

Cara menganalisa SP3 online dengan mengadopsi dari teori Kerangka

Kerja PRISM yaitu Performance of Routine Information System Management

Analisis Sistem Pencatatan…, Dewi Wulandari, Fakultas Ilmu Kesehatan UMP, 2019
 18

yaitu menganalisis faktor input, proses, dan output seperti pada gambar

berikut :

INPUT PROSES OUTPUT

1. Teknologi 1. Pengumpulan Pelaporan aplikasi

2. Organisasi dan data komunikasi data
manajemen. 2. Pengiriman online Kemenkes RI
3. Pendanaan data yang :
4. Kebijakan 3. Analisis data
5. Perilaku sumber 4. Penyajian data 1. Lengkap
daya manusia : 5. Umpan balik 2. Tepat waktu
tingkat
pendidikan,
pengetahuan,
keterampilan,
motivasi

Gambar Kerangka Konsep Penelitian (adopsi PRISM)

Variabel Input terdiri dari teknologi, organisasi dan manajemen,

pendanaan, kebijakan, perilaku sumber daya manusia berdasarkan tingkat

pendidikan, pengetahuan dan ketrampilan, dan motivasi. Variabel proses

terdiri dari pengumpulan data, pengiriman data, analisis data, penyajian data

dan umpan balik. Variabel output terdiri dari pelaporan aplikasi komunikasi

data online Kemenkes RI yang lengkap dan tepat waktu.

Ruang Lingkup SP2TP antara lain (Lubis, 2017) :

1. SP2TP dilakukan oleh semua puskesmas termasuk puskesmas pembantu

dan puskesmas keliling

Analisis Sistem Pencatatan…, Dewi Wulandari, Fakultas Ilmu Kesehatan UMP, 2019
 19

2. Pelaporan dilakukan secara periodik (bulanan, triwulan, semester dan

tahunan).

3. Pencatatan dan pelaporan mencakup:

a. Data umum dan demografi wilayah kerja puskesmas;

b. Data ketenagaan di puskesmas;

c. Data saran yang dimiliki puskesmas;

d. Data kegiatan pokok puskesmas (18 upaya pokok) baik di dalam

gedung maupun di luar gedung.

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan SP2TP antara lain (Lubis, 2017) :

1. Mengkompilasi data dari puskesmas;

2. Mentabulasi data upaya kesehatan yang dilakukan;

3. Menyusun kartu indeks penyakit;

4. Menyusun sensus harian mengolah data kesakitan;

5. Menyajikan dalam bentuk narasi, tabel, grafik sesuai kebutuhan;

6. Melakukan analisa untuk kebutuhan pemantauan, intervensi, serta

perencanaan di masa mendatang;

7. Membuat peta wilayah puskesmas termasuk sarana kesehatan.

Pengorganisasian untuk kelancaran kegiatan SP2TP di puskesmas

terdiri dari (Lubis, 2017) :

Analisis Sistem Pencatatan…, Dewi Wulandari, Fakultas Ilmu Kesehatan UMP, 2019
 20

1. Penanggung jawab (Kepala Puskesmas); tugas penanggung jawab adalah

memberikan bimbingan kepada koordinator SP2TP dan para pelaksana

kegiatan di puskesmas;

2. Koordinator (petugas yang ditunjuk kepala puskesmas), koordinator

SP2TP bertugas:

a. Mengumpulkan laporan dari masing-masing pelaksana kegiatan;

b. Bersama dengan para pelaksana kegiatan membuat laporan bulanan

SP2TP dan mengirimkan laporan tersebut ke Dinas Kesehatan Dati II

paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya;

c. Bersama dengan para pelaksana kegiatan membuat laporan tahunan

SP2TP dan mengirimkan laporan tersebut ke Dinas Dati II paling

lambat 31 Januari tahun berikutnya;

d. Menyimpan arsip laporan SP2TP dari masing-masing pelaksana

kegiatan;

e. Bertanggung jawab atas kelancaran pelaksanaan SP2TP kepada kepala

puskesmas;

f. Mempersiapkan pertemuan berkala setiap 3 bulan yang dipimpin oleh

Kepala Puskesmas dengan pelaksanaan kegiatan untuk menilai

pelaksanaan kegiatan SP2TP.

3. Anggota (pelaksanaan kegiatan di puskesmas), pelaksana kegiatan SP2TP

bertugas:

a. Mencatat setiap kegiatan pada kartu individu dan register yang ada;

Analisis Sistem Pencatatan…, Dewi Wulandari, Fakultas Ilmu Kesehatan UMP, 2019
 21

b. Mengadakan bimbingan terhadap puskesmas pembantu dan bidan di

Desa;

c. Melakukan rekapitulasi data dari hasil pencatatan dan laporan

puskesmas pembantu serta bidan di Desa menjadi laporan kegiatan

yang menjadi tanggung jawabnya. Hasil dari rekapitulasi ini bahan

untuk mengisi/ membuat laporan SP2TP;

d. Setiap tanggal 5 mengisi/membuat laporan SP2TP dari hasil kegiatan

masing-masing dalam dua rangkap dan disampaikan kepada

koordinator SP2TP puskesmas. Rincian satu rangkap untuk arsip

koordinator SP2TP puskesmas dan satu rangkap oleh koordinator

SP2TP puskesmas disampaikan ke Dinas Kesehatan Dati II;

e. Mengolah dan memanfaatkan data hasil rekapitulasi untuk tindak lanjut

yang diperlukan dalam rangka meningkatkan kinerja kegiatan yang

menjadi tanggung jawabnya;

f. Bertanggung jawab atas kebenaran isi laporan kegiatannya.

Proses SP2TP antara lain (Depkes RI, 1997, dalam Lubis, 2017) :

1. Pencatatan SP2TP

Kegiatan pokok puskesmas baik di dalam gedung maupun di luar

gedung puskesmas, puskesmas pembantu dan bidan di desa harus dicatat.

Bentuk pencatatan berdasarkan pada sasaran, yaitu catatan individu

(catatan ibu, bayi dan balita); catatan keluarga (kesehatan keluarga

tertentu); dan catatan masyarakat (biasanya pada kegiatan survei

komunitas apabila ditemukan masalah komunitas yang lebih diarahkan

Analisis Sistem Pencatatan…, Dewi Wulandari, Fakultas Ilmu Kesehatan UMP, 2019
 22

pada ibu dan anak balita). Bentuk catatan berdasarkan kegiatan, yaitu

catatan pelayanan kesehatan anak; catatan pelayanan kesehatan; catatan

pelayanan kesehatan ibu; catatan imunisasi; catatan kunjungan rumah;

catatan persalinan; catatan kelainan; catatan kematian ibu dan bayi; dan

catatan rujukan. Bentuk catatan berdasarkan proses pelayanan, yaitu

catatan awal / masuk; catatan pengembangan berisi

kemajuan/perkembangan pelayanan; catatan pindah dan catatan keluar

(Mubarak, 2012).

Pencatatan berupa formulir standar yang telah ditetapkan dalam

sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP) terdiri dari

Rekam Kesehatan Keluarga (RKK) atau “family folder”; Kartu Tanda

Pengenal (KTP); Kartu Rawat Jalan; Kartu Rawat Tinggal; Kartu

Penderita Kusta; Kartu Indeks Penyakit Khusus Kusta; Kartu penderita TB

Paru; Kartu Indeks Penyakit Khusus TB Paru; Kartu Ibu; Kartu Anak;

KMS Balita; KMS Anak Sekolah; KMS Ibu Hamil; KMS Usila; Kartu

Tumbuh Kembang Balita; Kartu Rumah; Register adalah formulir untuk

mencatat/merekap data kegiatan di dalam dan di luar gedung puskesmas

yang telah dicatat di kartu-kartu dan catatan lainnya.

Mekanisme pencatatan pada prinsipnya seorang pasien yang

berkunjung pertama kali atau kunjungan ulang ke puskesmas harus melalui

loket untuk mendapatkan kartu tanda pengenal atau mengambil berkasnya

dari petugas loket. Pasien tersebut disalurkan pada unit pelayanan yang

dituju. Apabila pasien mendapat pelayanan kesehatan di luar gedung

Analisis Sistem Pencatatan…, Dewi Wulandari, Fakultas Ilmu Kesehatan UMP, 2019
 23

puskesmas, maka akan dicatat dalam register sesuai dengan pelayanan

yang diterima.

2. Pelaporan SP2TP

Pelaporan terpadu puskesmas menggunakan tahun kelender dari

bulan Januari sampai dengan Desember dalam tahun yang sama. Sesuai

denganKeputusan Direktur Jendral Pembinaan Masyarakat No.

590/BM/DJ/INFO/V/96 diberlakukan formulir laporan yang baru.

Kebutuhan Dati II dan Dati I diberikan kesempatan mengembangkan

laporan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan/beban kerja petugas di

puskesmas. Formulir laporan dari puskesmas ke daerah tingkat II sebagai

berikut:

a. Laporan bulanan;

1) Data kesakitan (LB I);

2) Data Obat-obatan (LB 2);

3) Data kegiatan gizi, KIA/KB, imunisasi, pengamatan penyakit

menular (LB 3);

4) Data kegiatan puskesmas (LB 4).

b. Laporan sentinel

1) Laporan bulanan sentinel (LB 1S) memuat data penderita penyakit

yang dapat dicegah dengan imunisasi, penyakit infeksi saluran

pernapasan akut (ISPA), diare menurut usia dan status imunisasi.

Puskesmas yang memuat LB 1S adalah puskesmas yang ditunjuk (1

Puskesmas dari tiap Dati II) dengan periode laporan bulanan dan

Analisis Sistem Pencatatan…, Dewi Wulandari, Fakultas Ilmu Kesehatan UMP, 2019
 24

dilaporkan ke Dinas Kesehatan Dati II, Dati I, dan pusat (Ditjen

PPM dan PLP);

2) Laporan bulanan sentinel (LB 2S) memuat data KIA, Gizi, Tetanus

neonatorium, dan penyakit akibat kerja yang diberikan ke Dinas

Kesehatan Dati I, Dati II, dan pusat (Ditjen Binkesmas);

3) Laporan tahunan meliputi

a) Data dasar puskesmas (LT-1);

b) Data kepegawaian (LT-2);

c) Data peralatan (LT-3).

Mekanisme pelaporan adalah laporan dari Dati II dikirimkan ke

Dinas Kesehatan Dati I Kanwil Depkes Provinsi dan Pusat dalam bentuk

rekapitulasi dari laporan SP2TP meliputi: (Mubarak, 2012)

a. Laporan triwulan meliputi hasil entri data/ rekapitulasi laporan LB 1,

LB 2, LB 3, dan LB 4

b. Laporan tahunan berupa hasil entri data/ rekapitulasi laporan LT 1, LT

2, dan LT 3

Frekuensi pelaporan (Depkes RI, 1997, dalam Lubis, 2017) antara

lain :

a. Laporan dari puskesmas ke Dati II menggunakan formulir standar

terdiri dari:

1) Laporan LB1, LB2, LB3 dan LB4, dilakukan setiap bulan dan paling

lambat tanggal 10 bulan berikutnya dikirim ke Dinas Kesehatan Dati

Analisis Sistem Pencatatan…, Dewi Wulandari, Fakultas Ilmu Kesehatan UMP, 2019
 25

II. Khusus laporan LB2, satu kopi laporan dikirimkan ke gudang

farmasi Dati II (GFK).

2) Laporan bulanan sentinel LB1S dan LB2S setiap tanggal 10 bulan

berikutnya dikirim ke Dinas Kesehatan Dati II, Dati I, dan Pusat

(untuk LB1S ke Ditjen PPM dan PLP dan LB2S ke Ditjen

Binkesmas).

3) Laporan tahunan (LT-1, LT-2, dan LT-3) dikirimkan selambat-

lambatnya tanggal 31 Januari tahun berikutnya. Khusus untuk

laporanLT-2 (data kepegawaian) hanya diisi bagi pegawai yang

baru/belum pernah mengisi formulir data kepegawaian.

b. Laporan dari Dati II ke Dati I dan Pusat dalam disket hasil entry

data/rekapitulasi dari laporan SP2TP. Frekuensi laporan adalah:

1) Laporan triwulan dikirimkan paling lambat tanggal 20 bulan

berikutnya dari triwulan yang dimaksud kepadaKepala Dinas

Kesehatan Dati I; Kepala Kantor Wilayah Depkes Provinsi; Depkes

RI. Cq. Ditjen Binkesmas

2) Laporan tahunandikirimkan paling lambat akhir bulan Februari dari

tahun berikutnya, kepadaKepala Dinas Kesehatan Dati I; Kepala

Kantor Wilayah Depkes Provinsi; Depkes RI Cq. Ditjen Binkesmas.

Mekanisme pelaporan (Depkes RI, 1997, dalam Lubis, 2017) antara

lain :

a. Tingkat puskesmas

Analisis Sistem Pencatatan…, Dewi Wulandari, Fakultas Ilmu Kesehatan UMP, 2019
 26

1) Laporan dari puskesmas pembantu dan dari bidan di desa

disampaikan ke pelaksana kegiatan di puskesmas;

2) Pelaksana kegiatan merekapitulasi data yang dicatat baik di dalam

gedung maupun diluar gedung serta laporan yang diterima dari

puskesmas pembantu dan bidan di desa;

3) Hasil rekapitulasi oleh pelaksana kegiatan dimasukkan ke formulir

laporan dalam dua rangkap, untuk disampaikan kepada koordinator

SP2TP puskesmas;

4) Hasil rekapitulasi oleh pelaksana kegiatan diolah dan dimanfaatkan

untuk tindak lanjut yang diperlukan dalam rangka meningkat kinerja

kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya.

b. Tingkat Dati II

1) Pengolahan data SP2TP di Dati II menggunakan piranti lunak yang

ditetapkan oleh Departemen Kesehatan;

2) Laporan SP2TP dari puskesmas yang diterima oleh Dinas Kesehatan

Dati II (Koordinator SP2TP Dati II), disampaikan kepada pelaksana

SP2TP untuk direkapitulasi/dientri data;

3) Hasil rekapitulasi data, setiap tanggal 15 disampaikan ke pengelola

program di Dati II;

4) Hasil rekapitulasi/entri data, dikoreksi, diolah dan dimanfaatkan

sebagai bahan untuk umpan balik, bimbingan teknis ke puskesmas

dan tindak lanjut yang diperlukan dalam rangka meningkatkan

kinerja program;

Analisis Sistem Pencatatan…, Dewi Wulandari, Fakultas Ilmu Kesehatan UMP, 2019
 27

5) Hasil rekapitulasi/entri data setiap 3 bulan dibuat dalam 3 disket

untuk dikirimkan ke Dinas Kesehatan Dati I, Kanwil Depkes

Provinsi, dan Departemen Kesehatan Cq. Direktoran Jendral

Pembinaan Kesehatan Masyarakat.

c. Tingkat Dati I

1) Pengolahan dan pemanfaatan data SP2TP di Dati I mempergunakan

piranti lunak yang sama dengan Dati II;

2) Laporan dari Dinas Kesehatan Dati II, diterima oleh Dinas

Kesehatan Dati I dan KantorWilayah Departemen Kesehatan

(koordinator tim SP2TP) dalam bentuk disket diteruskan kepada

pelaksana SP2TP, untuk dikompilasi/direkapitulasi;

3) Hasil kompilasi disampaikan kepada pengelola program Dati

I/Kanwil Departemen Kesehatan untuk diolah dan dimanfaatkan

dalam rangka tindak lanjut, bimbingan dan pengendalian yang

diperlukan;

4) Hasil kompilasi yang telah diolah diumpan balikkan ke Dinas

Kesehatan Dati II.

d. Tingkat Pusat

1) Hasil olahan yang dilaksanakan oleh Ditjen Pembinaan Kesehatan

2) Masyarakat paling lambat 2 bulan setelah berakhirnya triwulan

tersebut disampaikan kepada pengelola program terkait dan pusat

data kesehatan untuk dianalisis, dimanfaatkan, dikirimkan ke Kanwil

Depkes Provinsi sebagai umpan balik.

Analisis Sistem Pencatatan…, Dewi Wulandari, Fakultas Ilmu Kesehatan UMP, 2019
 28

C. Faktor-faktor yang mempengaruhi keterlambatan SP3

Faktor-faktor memengaruhi keterlambatan laporan dari puskesmas ke

dinas kesehatan Kota Surakarta (Putranti, 2013) :

1. Petugas meliputi beban kerja dan motivasi petugas, kebijakan pimpinan

dan fasilitas kerja.

Sutarman (2008) menyebutkan bahwa dalam menjalankan

tugasnya pegawai akan merasa ringan apabila dapat berbagi kerja dengan

orang lain tentang pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya, tetapi

akan menjadi berat apabila telah dibebani tanggung jawab pekerjaan

yang lebih dari satu kegiatan (tugas rangkap) permasalahan yang akan

dihadapi bahwa pekerjaan yang dipikulnya akan menambah

bebantanggung jawabnya.

2. Kepemimpinan

Menurut Sulaeman (2011), kunci keberhasilan dalam suatu

kegiatan organisasi sangat dipengaruhi oleh peran seorang pemimpin.

Pemimpin yang baik adalah pemimpin yang mempunyai visi dan misi,

mempunyai agenda kegiatan sebagai pelaksanaan misi agar dapat

mewujudkan visi, serta mau dan mampu membentuk tim yang tangguh.

Selain itu, seorang pemimpin harus memiliki keahlian mendasar dalam

halmelaksanakan manajemen puskesmas. Manajemen dan dukungan dari

pimpinan puskesmas tersebut sangat berpengaruh terhadap kunci

keberhasilan suatu organisasi.

Analisis Sistem Pencatatan…, Dewi Wulandari, Fakultas Ilmu Kesehatan UMP, 2019
 29

3. Fasilitas kerja

Gibson dalam Ilyas (2001) menyatakan bahwa ketersediaan

sarana dan prasarana berpengaruh terhadap kinerja individu.

Faktor-faktor yang berhubungan dengan keterlambatan pelaporan

SP2TP dari Puskesmas ke Dinas Kesehatan di Kabupaten Simeulue

diantaranya (Rosnindar, 2013) :

1. Lama tugas

Sondang (2008)menyatakan bahwa lamabertugas dari

seorangpegawai pada unitorganisasi akan memberi nilai positif, karena

memiliki pengalaman dalampenyelenggaraan organisasi, banyakhal yang

diperoleh dari segiinformasi tentang hal yang tidakselalu mudah.

2. Frekuensi pelatihan

3. Kinerja petugas dengan lama menangani KLB

Sondang(2008)mengatakan bahwa kinerjaseseorang petugas akan

cenderungmenurun apabila dihadapkan dengantugas-tugas yang rutin,

apalagi jikakaryawannya tidak dapat dihargai, kinerjanya akancenderung

menurun karena merasajenuh dengan pekerjaannya.

D. Puskesmas

Puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan yangmenyelenggarakan

upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perorangan tingkat

pertama, dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif, untuk

mencapai derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya diwilayah

Analisis Sistem Pencatatan…, Dewi Wulandari, Fakultas Ilmu Kesehatan UMP, 2019
 30

kerjanya (Permenkes RI No 75 Tahun 2014).Puskesmas sebagai tulang

punggung penyelenggaraan upaya pelayanan kesehatan dasar bagi masyarakat

di wilayah kerjanya berperan menyelenggarakan upaya kesehatan untuk

meningkatkan kesadaran, kemauan, dan kemampuan hidup sehat bagi setiap

penduduk agar memperoleh derajat kesehatan yang optimal. (Permenkes No.

44 Tahun 2016).

Peraturan pemerintah kesehatan Nomor 75 Tahun 2014 pasal 34 ayat

(1) oganisasi puskesmas disusun oleh Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota

berdasarkan kategori, upaya kesehatan dan beban kerja puskesmas.

Organisasi puskesmas sebagai mana dimaksud pada ayat (1) paling sedikit

terdiri atas :

1. Kepala puskesmas

2. Kepala Sub Bagian Tata Usaha

3. Penanggung jawab UKM dan Keperawatan Kesehatan Masyarakat

4. Penanggung jawab UKP, kefarmasian dan laboratorium, dan

5. Penanggung jawab jaringan pelayanan puskesmas dan jejaring fasilitas

pelayanan kesehatan.

Pola struktur organisasi puskesmas (Syafrudin, 2009) antara lain :

1. Kepala Puskesmas;

2. Unit Tata Usaha (bertanggung jawab membantu Kepala Puskesmas

dalampengelolaan):

a. Data dan informasi;

Analisis Sistem Pencatatan…, Dewi Wulandari, Fakultas Ilmu Kesehatan UMP, 2019
 31

b. Perencanaan dan penilaian;

c. Keuangan;

d. Umum dan Kepegawaian.

3. Unit Pelaksana Teknis Fungsional Puskesmas;

a. Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM);

b. Upaya Kesehatan Perorangan;

c. Jaringan Pelayanan Puskesmas;

1) Unit Puskesmas Pembantu;

2) Unit Puskesmas Keliling;

3) Unit Bidan di Desa/Komunitas.

Pengelolaan program kerja puskesmas berpedoman 4 asas pokok yakni:

1. Asas pertanggung jawaban wilayah bahwa puskesmas harus bertanggung

jawab atas semua masalah kesehatan yang terjadi di wilayah kerjanya,

maka program kerja puskesmas tidak dilaksanakan secara pasif saja,

melainkan harus secara aktif dengan memberikan pelayanan kesehatan

sedekat mungkin dengan masyarakat. Puskesmas harus bertanggung jawab

atas semua masalah kesehatan yang terjadi di wilayah kerjanya, maka

banyak dilakukan berbagai program pemeliharaan kesehatan dan

pencegahan penyakit yang merupakan bagian dari pelayanan kesehatan

masyarakat.

2. Asas peran serta masyarakat. Artinya, berupaya melibatkan masyarakat

dalam menyelenggarakan program kerja tersebut.

Analisis Sistem Pencatatan…, Dewi Wulandari, Fakultas Ilmu Kesehatan UMP, 2019
 32

3. Asas keterpaduan. Artinya, berupaya memadukan kegiatan tersebut bukan

saja dengan program kesehatan lain (lintas program) dan sektor lain (lintas

sektoral).

4. Asas rujukan. Artinya, jika tidak mampu menangani suatu kesehatan harus

merujuknya kesarana kesehatan yang lebih mampu. untuk pelayanan

kedokteran jalur rujukannya adalah rumah sakit. Sedangkan untuk

pelayanan kesehatan masyarakat jalur rujukan adalah berbagai kantor

kesehatan (Azwar, 2010).

E. Kerangka Teori

Kerangka teori di dalam penelitian pada gambar 1. sebagai berikut :

Faktor Eksternal Puskesmas Faktor Internal Puskesmas

Peran Dinas Kesehatan: 1. Data : Lengkap dan tepat

a. Pelaksanaan waktu
b. Pengawasan 2. SDM (Petugas) : Pengguna

Keterlambatan dokumen Pencatatan Pelaporan Puskesmas (SP3)

INPUT PROSES OUTPUT

1. Teknologi 1. Pengumpulan Pelaporan aplikasi

2. Organisasi/manajemen. data komunikasi data
3. Pendanaan 2. Pengiriman data online Kemenkes RI
4. Kebijakan 3. Analisis data yang :
5. Perilakusumberdayaman
4. Penyajian data
usia : tingkat 1. Lengkap
5. Umpan balik
pendidikan,pengetahuan, 2. Tepat waktu
keterampilan, motivasi

Gambar 2.1. Kerangka Teori (adopsi PRISM)

Analisis Sistem Pencatatan…, Dewi Wulandari, Fakultas Ilmu Kesehatan UMP, 2019
 33

F. Kerangka Konsep

1. Usia
2. Jenis kelamin
3. Pendidikan Keterlambatan
4. Lama kerja SP3 Online
5. Frekuensi pelatihan

Gambar 2.2. Kerangka Konsep

Analisis Sistem Pencatatan…, Dewi Wulandari, Fakultas Ilmu Kesehatan UMP, 2019