Tujuan Dan Pelaksana Stock Opname
Stock opname adalah kegiatan yang ditujukan untuk mengurangi risiko selisih stok.
Berikut adalah beberapa tujuan stock opname:
Meminimalisir risiko selisih antara stok fisik dengan yang ada di dalam
catatan atau data system.
Mengurangi potensi kesalahan dalam restock barang.
Memberikan informasi mengenai kondisi tempat penyimpanan atau gudang.
Memberikan informasi mengenai kondisi inventaris bisnis atau usaha.
Menjadi rujukan untuk mengetahui arus keluar dan masuknya stok barang.
Menjadi rujukan yang cepat apabila terdapat kasus kekurangan atau
kehilangan stok barang.
Sebagai pembanding dengan tahun-tahun sebelumnya guna melihat
perkembangan bisnis.
Cara Melakukan Stock Opname
Stock opname adalah kegiatan yang penting. Oleh karena itu, harus dilakukan
dengan tahapan yang jelas dan tepat.
Cara melakukan stock opname terbagi ke dalam tiga tahapan, yaitu tahap awal,
persiapan, dan stock opname.
Penjelasan detail mengenai cara stock opname adalah sebagai berikut:
1. Tahap Awal
Tahap ini umumnya dilakukan jauh sebelum pelaksanaan stock opname atau
maksimal seminggu sebelumnya.
Berikut adalah kegiatan yang dilakukan dalam tahap ini:
Menginstruksikan pihak gudang/toko untuk menyiapkan stiker sebagai
penanda barang yang telah dihitung saat tahap stock opname
Menginstruksikan pihak gudang/toko untuk merapikan stok sesuai dengan
kode dan jenis barang
Menginstruksikan pihak gudang/toko untuk melengkapi stok dengan barcode
yang sesuai
Menginstruksikan pihak gudang/toko untuk menyiapkan stiker dengan tulisan
“TIDAK DIHITUNG” sebagai penanda pada barang titipan, barang yang
masuk saat tahap stock opname, dan barang rusak atau retur
2. Tahap Persiapan
Tahap ini umumnya dilakukan beberapa hari sebelum pelaksanaan stock opname,
biasanya sehari sebelumnya.
Berikut adalah kegiatan yang dilakukan dalam tahap persiapan:
Briefing dengan seluruh tim terkait pelaksanaan stock opname
Menginstruksikan pihak gudang/toko untuk melengkapi data terkait mutasi
barang sampai dengan jam tutup operasional pada H-1 pelaksanaan stock
opname
Menginstruksikan pihak gudang/toko untuk menghentikan mutasi barang
terhitung sejak jam tutup operasional sampai dengan selesainya stock
opname
3. Tahap Stock Opname
Ini merupakan tahap di mana pelaksanaan stock opname dilakukan.
Berikut adalah kegiatan yang dilakukan di dalamnya:
Memastikan bahwa semua transaksi terkait stok sudah masuk dalam program
Print data stok dari program sebagai pedoman stock opname
Bagikan hasil print data stok dari program pada pihak accounting dan
usahakan datanya tidak diketahui pihak gudang/toko
Melaksanakan stock opname dan memberi stiker pada stok yang telah
dihitung/scan
Mengisi data stok fisik dan langsung menyerahkan tiap lembar yang telah
terisi pada pihak penginput data
Pihak penginput data melakukan perbandingan antara stok dari program
dengan versi fisik
Melakukan cek ulang pada stok yang selisih (jika ada)
Menyerahkan hasil stock opname pada pihak accounting
Pihak accounting melakukan penyesuaian pada program sesuai persediaan
yang ada
Jangan lupa untuk membuat berita acara atau laporan sebagai tanda
bahwa penghitungan stock opname barang sudah selesai dilakukan.
