Inventory
Inventory
Dudy
School of Business and Management
Institut Teknologi Bandung, Indonesia
Dudy@sbm-itb.ac.id
Abstract – Dalam lima tahun terakhir nilai persediaan PT.Timah (Persero) Tbk mengalami kenaikan yang cukup
tinggi. Berdasarkan laporan tahunan 2011, untuk nilai persediaan perusahaan yang paling besar adalah
persediaan barang gudang sebesar 65% dari total nilai persediaan perusahaan. Nilai persediaan gudang setiap
tahun mengalami kenaikan dan total nilai persediaan pada tahun 2011 sebesar Rp 401,5 milyar. Analisis lebih
lanjut terhadap nilai persediaan pergudangan dipengaruhi oleh kebijakan perusahaan, jumlah sumber daya
manusia pada bagian perencanaan dan pelaksanaan manajemen persediaan yang belum optimal. Teknologi
merupakan kebijakan perusahaan dalam menjalankan salah satu strategi perusahaan sehingga dampak secara
tidak langsung terhadap persediaan adalah suku cadang teknologi lama tidak dapat digunakan lagi dan menjadi
barang dead stock. Jumlah SDM pada yang belum sesuai dengan beban kerja yang harus dikerjakan untuk
melakukan perencanaan barang gudang sebanyak 7000 iem. Sedangkan pada manajemen persediaan belum
ada metode yang tepat untuk menganalisis demand forecasting dalam perencanaan persediaan dan tidak ada
persediaan kontrol seperti nilai EOQ, ROP dan SS. Untuk menganalisis demand forecasting digunakan metode
trend and seasonal karena dengan metode tersebut dapat mewakili proyeksi untuk forecasting tahun
selanjutnya sedangkan untuk menganalisis pengendalian persediaan dengan menggunakan metode Q.
berdasarkan hasil simulasi terhadap demand salah satu barang gudang yaitu barang electrode welding AWS
6013 tahun 2010 dan 2011 didapatkan hasil forecast untuk tahun 2012 dengan tingkat error sebesar 31%
dibandingkan dengan aktual demand tahun 2012. sedangkan untuk menganalisis persediaan kontrol
menggunakan metode Q. Dari hasil perhitungan berdasarkan data demand electrode welding AWS 6013 tahun
2011 dengan menggunakan metode tersebut didapatkan nilai EOQ sebesar 7.142 Kg dengan rata – rata
persediaan level sebesar 3.571 Kg atau lebih hemat 36 % dari rata-rata persediaan level aktual demand sebesar
9.656 Kg.
Keywords: demand forecasting, persediaankontrol, metode trend and seasonal, metode Q, ROP, SS
1. Pendahuluan
Salah satu asset yang sangat penting dimiliki oleh perusahaan adalah berupa persediaan,
fungsi persediaan adalah untuk menunjang perusahaan dalam melayani beberapa kepentingan
dalam perusahaan agar operasional perusahaan tetap dapat beroperasi sesuai dengan rencana.
Persediaan bisa muncul karena memang direncanakan atau merupakan akibat dari ketidaktahuan
terhadap suatu informasi. Jadi suatu perusahaan yang memiliki persediaan karena akibat dari
permintaan yang terlalu sedikit/banyak dibandingkan dengan perkiraan awal. Persediaan yang di
miliki oleh PT Timah berupa persediaan barang di gudang yang bertujuan untuk menunjang proses
produksi dan operasional perusahaan, dan jumlah barang yang masuk dalam stock gudang ada
ribuan stock material number (MN).
Hampir setiap tahun nilai persediaan PT Timah mengalami kenaikan, sehingga ini menjadi
perhatian manajemen dan pergudangan logistik untuk melakukan usaha terhadap perencanaan
persediaan stock gudang. Salah satu fungsi dari pergudangan PT Timah adalah sebagai tempat
penyimpanan barang, distribusi dan pelayanan dan pergudangan juga melakukan perencanaan
pengadaan barang stock gudang. Sistem atau metode yang digunakan untuk perencanaan pengadaan
barang stock gudang selama ini hanya berdasarkan pengalaman, jumlah / quantity barang yang di
minta (demand) oleh pemakai / user dan permintaan langsung dari user tanpa melakukan analisis
kondisi kebutuhan pada stock gudang saat itu, sehingga kondisi ini menyebabkan nilai persediaan
gudang setiap tahun mengalami kenaikan karena di gudang terjadi kelebihan jumlah dan nilai barang
(over stock) dan barang gudang yang sudah lama tidak ada proses pengambilan oleh user (dead stock
) dengan jumlah dan nilai yang besar. Disisi lain adanya investasi teknologi baru menjadi salah satu
penyebab jumlah dan nilai persediaan bertambah. Usaha dari pergudangan logistik untuk
mengurangi nilai persediaan dengan melakukan analisis kembali sistem management persediaan ,
khususnya bagian perencanaan pergudangan yang harus memiliki analisis dan metode (tool)
perencanaan yang baik.
2. Business issues
Nilai persediaan barang PT Timah dan Anak Perusahaan hampir setiap tahun mengalami
kenaikan yang cukup besar berdasarkan laporan tahunan perusahaan. Nilai persediaan tersebut
merupakan gabungan dari beberapa persediaan yang dimiliki oleh PT.Timah, yaitu Aspal, Bijih Besi,
Batu Bara, Barang Gudang, Pasir dan Tin Chemical. Berdasarkan laporan tahunan 2011, untuk nilai
persediaan barang yang paling besar adalah barang gudang sebesar 65 % dari total nilai persediaan
barang perusahaan (lihat Gambar 1).
Gambar 1. PersediaanPT Timah (Persero) Tbk dan Anak Perusahaan Tahun 2011
Nilai persediaan barang gudang juga setiap tahun mengalami kenaikan yang cukup tinggi, di
tahun 2011 berdasarkan laporan tahunan untuk nilai barang gudang sebesar Rp 401, 5 milyar.
berdasarkan pada Gambar 2, nilai persediaan mengalami kenaikan dari tahun 2008 sampai dengan
2011.
Gambar 2. Nilai Persediaan Gudang PT Timah (Persero) & Anak Perusahaan
Pada tahun 2012, manajemen membuat kebijakan khusus untuk pergudangan logistik yaitu
menentapkan nilai rata- rata persediaan Rp 150 milyar per tahun sehingga nilai ini menjadi Key
Performance Indicator (KPI) bagi pergudangan logistik. Pada Gambar 2, menunjukan bahwa nilai rata-
rata persediaan barang gudang tahun 2012 sebesar Rp 258,812 milyar dan ada kenaikan dari lima
tahun sebelumnya. Ini menunjukan bahwa kebijakan dari manajemen untuk menetapkan nilai
persediaan barang gudang sebesar Rp 150 milyar per tahun berlum tercapai. Kondisi ini membuat
proses bisnis internal di perusahaan menjadi tidak efektif dan tidak efisien.
Kebijakan
Perusahaan
Key Performance
Indicator (KPI)
Sistem Persediaan
Inventory Policy
(Simchi-Levi et al ,2009) ROP, ROQ dan SS
Manajemen
Information
Persediaan
(Simchi-Levi et al ,2009)
Effective Forecasting
(Simchi-Levi et al ,2009)
Type of Forecasting
Demand Forecasting (Jacobs and Chase,2010)
forecasting yang tidak akurasi. Kondisi ini sering terjadi penyimpangan (deviasi) antara
realisasi kebutuhan dengan perencanaan yang di buat. Dampak dari hal tersebut, jumlah
barang yang masuk ke gudang melebihi permintaan yang ada, karena dalam perencanaan
forecast menggunakan data demand satu tahun terakhir (data lama).
Faktor lain dari kelebihan jumlah barang ada di gudang tersebut disebakan karena tidak
dilakukan evaluasi dan kontrol terhadap nilai ROP dan SS saat melakukan perencanaan untuk
ROQ.
B. Skill dan Jumlah SDM pada bagian perencanaan gudang terbatas.
Keterbatasan jumlah SDM khusus nya analis barang gudang menjadi salah satu masalah pada
bagian perencanaan. Jumlah barang stok gudang saat ini sekitar 7000 unit, dan jumlah analis
saat ini sebanyak tiga orang. Analis pada bagian perencanaan tersebut dibagi berdasarkan
kelompok barang dengan masing – masing satu orang yaitu :
Kelompok barang umum dan barang listrik.
Kelompok barang mekanik dan mesin.
Kelompok barang pertambangan.
Dampak dari keterbatasan jumlah analis dalam melakukan proses perencanaan untuk barang
gudang pada manajemen persediaan adalah
Jumlah barang yang di pesan lebih banyak dibandingkan dengan jumlah permintaan, ini
disebabkan karena tingkat akurasi dalam melakukan perencanaan masih rendah dan
masih kurangnya komunikasi antara user dengan pihak pergudangan dalam mendapat
informasi untuk menjadi sumber tambahan bagi analis.
Penyimpangan perencanaan dengan realisasi, karena perubahan dan jumlah permintaan
tidak dapat diperhitungkan sehingga persediaankontrol tidak dapat diketahui. Ini
disebabkan tidak ada update data sebagai salah satu sumber bagi analis dalam
melakukan perencanaan barang gudang.
C. Kebijakan Perusahaan
Perkembangan teknologi saat ini harus dapat diikuti oleh perusahaan khusus nya teknologi
yang berhubungan dengan opersional perusahaan seperti teknologi yang berhubungan
dengan operasional penambangan timah. Perubahan teknologi penambangan secara
langsung memberikan pengaruh yang cukup besar terhadap sistem operasional
penambangan, seperti biaya operasional penambangan dan biaya perawatan.
Kapal Isap Produksi (KIP) adalaah salah satu investasi teknologi baru penambangan lepas
pantai sebagai pengganti Kapal Keruk (KK) ukuran 7 Cufts/d 14 Cuft, dan KIP Timah yang
sudah beroperasi sejak tahun 2009. KIP memiliki sistem operasional dan peralatan yang
berbeda dengan Kapal Keruk (KK), karena sistem operasional dan peralatan KIP lebih
sederhana dibandingkan dengan KK sehingga biaya operasinal KIP lebih rendah dibandingkan
dengan KK.
Kebijakan perusahaan terhadap sistem operasional juga mengalami perubahan dengan ada
nya KIP termasuk KK, penggantian beberapa peralatan induk seperti mesin, pompa dan
hidrolik. Dengan penggunaan teknologi baru tersebut, suku cadang dari teknologi lama yang
termasuk dalam barang gudang tida bisa digunakan lagi dan tidak ada permintaan (demand)
dari user sehingga barang tersebut terindikasi menjadi barang mati (dead stock).
Gambar 6. Current Reality Tree
4. Analisis Solusi Bisnis
Dari analisis root cause tersebut, ada beberapa alternatif solusi yang terkait dengan permasalahan
tersebut yaitu sebagai berikut :
A. Kebijakan Perusahaan
Masing-masing unit kerja melakukan perencanaan terhadap rencana kerja perusahaan.
Meningkatkan koordinasi dan informasi terhadap rencana kerja masing-masing unit kerja..
Melakukan koordinasi dalam melakukan implementasi rencana kerja masing-masing unit
kerja.
B. Sumber Daya Manusia
Menambah Jumlah SDM pada bagian Perencanaan dengan latar belakang dari lapangan.
Melakukan pelatihan penerapan manajemen persediaan dan Peningkatan tingkat
kedisiplinan melalui kebijakan perusahaan.
Menetapkan inventory policy terhadap strategi sumber daya manusia yang terkait dalam
proses manajemen invetori.
C. Manajemen Persediaan
Menggunakan metode trend and seasonal sebagai metode forecast.
Dengan menggunakan data demand Electrode Welding AWS 6013 tahun 2010 dan 2011
didapatkan hasil forecast demand tahun 2012 sebesar 95.541 Kg. Nilai forecast ini memiliki
tingkat error sebesar 31 % dari aktual demand tahun 2012. Salah satu kelebihan metode ini
dapat memproyeksikan juga nilai forecast setiap bulannya dalam forecast tahun 2012.
Menggunakan metode Q sebagai sistem persediaan kontrol dan penetapan nilai EOQ, ROP
dan SS.
Dengan menggunakan data aktual demand Electrode Welding AWS 6013 tahun 2011,
didapatkan nilai dari parameter persediaan kontrol untuk barang tersebut yaitu nilai EOQ
sebesar 7.142 Kg, rata – rata persediaan level sebesar 3.571 Kg, Safety Stock sebesar 2.633
dan ROP sebesar 8.165 Kg. Dari nilai rata- rata persediaan level tersebut jika dibandingkan
dengan nilai rata-rata persediaan level dari data aktual demand dengan menggunakan
metode yang sebelumnya sebesar 9.656 Kg dapat penghematan sebesar 36% atau Rp
91.276.731.
Menetapkan inventory policy terhadap barang gudang berdasarkan sifat dan pergerakan
barang yaitu :
1. Kelompok A
Meningkatkan sistem pengendalian menjadi lebih tinggi.
Pengadaan dilakukan berdasarkan pada perhitungan kebutuhan.
Melakukan pemeriksaaan secara ketat.
Melakukan monitoring secara periodik dan terus menerus.
Tingkat safety stock jangan terlalu tinggi.
2. Kelompok B
Tingkat sistem pengendalian tinggi.
Pengadaan dilakukan berdasarkan pada perhitungan pemakaian waktu atau daftar
permintaan.
Melakukan pemeriksaan terhadap perubahan kebutuhan permintaan.
Melakukan monitoring untuk menghindari terjadi kekurangan persediaan.
Tingkat safety stock tinggi
3. Kelompok C
Tingkat sistem pengendalian sedang dan tinggi.
Pengadaan dilakukan berdasarkan pada ROP.
Pemeriksaan sedikit dilakukan dengan membandingkan terhadap kebutuhan.
Tidak perlu melakukan monitoring secara berkala atau terlalu sering.
Tingkat safety stock tinggi
Sedangkan untuk menentukan pengolahan terhadap jumlah barang gudang yang saat ini ada
sekitar 7000 item yang dilakukan pengelompokan barang berdasarkan sifat pergerakan barang yaitu
fast moving, medium moving dan slow moving. Untuk menentukan kebijakan terhadap masing-
masing kelompok tersebut dibuat beberapa kebijakan persediaan (inventory policy) yaitu :
1. Fast Moving :
Stok minimum harus tinggi.
Tingkat service level minimal 95 %.
Menggunakan sistem kontrak per tahun (Blanket Order) atau sistem konsinyasi.
Memilih dan mengelompokan supplier yang mampu menyediakan barang secara
konstant dan tepat waktu (Lead Time).
Untuk proses pengadaaan menggunakan sistem e-procurement.
2. Medium Moving :
Antisipasipasi stok yaitu mengantisipasi kenaikan stok permintaan akibat sifat
musiman dari permintaan.
Tingkat service level minimal 90 %.
Menggunakan sistem konsinyasi.
3. Slow Moving :
Stock Minimum jangan terlalu tinggi
Barang yang terindikasi dead stock harus dikeluarkan dari daftar barang gudang
Barang yang pergerakan sangat lambat atau turn over rendah dihapuskan dari daftar
gudang dan menjadi beban langsung user.
Melakukan contract service terhadap beberapa suku cadang mesin.