LAPORAN MAGANG

SISTEM INFORMASI ARSIP SURAT DI SMA NEGERI 1 RAMBAH

HILIR BERBASIS WEB

(Studi Kasus : SMA Negeri 1 Rambah Hilir)

Oleh :

SHERLY APRILYANTI ZEGA

NIM : 1836035

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS PASIR PENGARAIAN

ROKAN HULU

2022
 LEMBAR PENGESAHAN PERUSAHAAN

SISTEM INFORMASI SURAT DI SMA NEGERI 1 RAMBAH HILIR

BERBASIS WEB

(Studi Kasus : SMA Negeri 1 Rambah Hilir)

LAPORAN MAGANG

Program Studi Sistem Informasi

Fakultas Ilmu Komputer

Universitas Pasir Pengaraian

Oleh :

SHERLY APRILYANTI ZEGA

NIM : 1836035

Telah diperiksa dan disetujui sebagai laporan magang

Di Muara Rumbai, pada tanggal 25 Januari 2022

Pembimbing Lapangan Magang

MUHAMMAD KUZAERI, S.Pd.,MM.Pd

NIP. 197208032006041014

i
 LEMBAR PENGESAHAN

SISTEM INFORMASI ARSIP SURAT DI SMA NEGERI 1 RAMBAH

HILIR BERBASIS WEB

(Studi Kasus : SMA Negeri 1 Rambah Hilir)

LAPORAN MAGANG

Oleh:

SHERLY APRILYANTI ZEGA

1836035

Telah Disetujui dan Disahkan Sebagai Laporan Magang

Di Pasir Pengaraian, 25 Januari 2022

Kordinator Magang Pembimbing Magang

Erni Rouza, ST.,M.Kom Dr. Hendry Kurniawan,M.M

NIDN. 1009058707 NIDN. 1003078701

Penguji I Penguji II

Khairul Sabri Kiki Yasdomi, S.Kom., M.Kom

NIDN. 1024128602 NIDN. 1021018703
Mengetahui,
Ketua Program Studi Sistem Informasi
KATA PENGANTAR
Fakultas Ilmu Komputer
Universitas Pasir Pengaraian
KATA PENGANTAR

Mi’rajul Rifqi, S.Kom., M.Cs

NIDN. 1030019201
ii
 SISTEM INFORMASI ARSIP SURAT DI SMA NEGERI 1 RAMBAH
HILIR BERBASIS WEB

SHERLY APRILYANTI ZEGA

NIM : 1836035

Tanggal Seminar : 29 Januari 2022

Sistem Informasi

Fakultas Ilmu Komputer

Universitas Pasir Pengaraian

ABSTRAK

Sistem surat masuk dan surat keluar pada SMA Negeri 1 Rambah hilir
selama ini masih dilakukan dengan cara sederhana dan konvensional.
Penyimpanan surat masuk dan surat keluar seperti surat pemberitahuan dinas,
undangan dari instansi dari luar, surat hasil rapat komite, surat pindah sekolah,
surat penawaran barang ini masih berbentuk hardcopy kemudian surat disimpan
pada map file. Untuk pencatatan surat dilakukan pada buku agenda dan diketik
pada komputer dalam bentuk file. Hal ini berdampak pada lamanya proses
pencarian surat dirak map file, karena harus membuka terlebih dahulu kumpulan
surat satu per satu sehingga ini kurang efisien. Penyimpanan data surat dalam
bentuk file dikhawatirkan hilang , sebab terhapus , terkena virus komputer, dan
sebagainya. Karena permasalahan tersebut maka dibuatlah suatu Aplikasi
Pengarsipan Surat agar dapat membantu tata usaha dalam melakukan pencatatan
surat masuk dan surat keluar.

Kata Kunci : Sistem Informasi, Arsip, Surat, SMA Negeri 1 Rambah Hilir

iii
LETTER ARCHIVING APPLICATION IN SMA NEGERI 1 RAMBAH HILIR
IS WEB BASED

SHERLY APRILYANTI ZEGA

NIM : 1836035

Date Of Final Exam :January 29, 2022

Information System

Faculty of Computer Science

University Of Pasir Pengaraian

ABSTRACT

The system of incoming and outgoing letters at SMA Negeri 1 Rambah

downstream is still done in a simple and conventional way. Storage of incoming
and outgoing letters such as official notification letters, invitations from outside
agencies, committee meeting results letters, school transfer letters, these goods
offer letters are still in hardcopy and then the letters are stored in the file folder.
Letters are recorded in an agenda book and typed on a computer in the form of a
file. This has an impact on the length of the process of searching for letters on the
file folder, because they must first open a collection of letters one by one so that
this is less efficient. Storage of letter data in the form of files is feared to be lost,
because it is deleted, exposed to computer viruses, and so on. Because of these
problems, a Mail Filing Application was made in order to assist the
administration in recording incoming and outgoing letters

Keywords: Information Systems, Archives, Letters, SMA Negeri 1 Rambah Hilir

iv
 DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN PERUSAHAAN..........................................................i

LEMBAR PENGESAHAN.....................................................................................ii

ABSTRAK..............................................................................................................iii

ABSTRACT..............................................................................................................iv

DAFTAR ISI............................................................................................................v

DAFTAR TABEL...................................................................................................ix

DAFTAR GAMBAR...............................................................................................x

KATA PENGANTAR............................................................................................xi

BAB I PENDAHULUAN.......................................................................................1

1.1 Latar Belakang..........................................................................................1

1.2 Rumusan Masalah.....................................................................................2

1.3 Batasan Masalah........................................................................................2

1.4 Tujuan Magang..........................................................................................3

1.5 Manfaat Magang........................................................................................3

1.6 Sistematika Penulisan................................................................................3

BAB II PROFIL SMAN 1 RAMBAH HILIR.........................................................5

2.1 Sejarah SMA Negeri 1 Rambah Hilir.......................................................5

2.2 Visi dan Misi.............................................................................................5

2.3 Struktur SMA Negeri 1 Rambah Hilir......................................................5

2.4 Program Kerja...........................................................................................6

BAB III TUGAS MAGANG...................................................................................9

v
 3.1 Uraian Tugas Magang...............................................................................9

3.2 Analisa Permasalahan Di Tempat Magang...............................................9

3.3 Jadwal Pengerjaan Magang.......................................................................9

3.4 Metode Pengerjaan Magang....................................................................10

3.4.1 Studi Lapangan ( Field Research )..................................................10

3.4.2 Studi Perpustakaan...........................................................................11

BAB IV LANDASAN TEORI.............................................................................12

4.1 Sistem Informasi......................................................................................12

4.2 Pengarsipan.............................................................................................12

4.3 Surat.........................................................................................................13

4.4 Web..........................................................................................................14

4.5 PHP.........................................................................................................14

4.6 MySQL dan Basis Data............................................................................16

4.6.1 Manfaat Basis Data..........................................................................17

4.7 XAMPP....................................................................................................18

4.8 UML (Unified Modeling Language).......................................................19

4.9 Flowchart................................................................................................20

BAB V ANALISA DAN PERANCANGAN.......................................................21

5.1 Metode Analisis.......................................................................................21

5.1.1 Analisa Sistem Lama.......................................................................21

5.1.2 Analisa Sistem Baru.........................................................................22

5.1.2.1 Data Masukan ( Input )....................................................................23

5.1.2.2 Proses...............................................................................................23

5.1.2.3 Data Keluaran ( Output )..................................................................23

vi
 5.2 Karakteristik Pengguna...........................................................................23

5.3 Perancangan Subsistem Manajemen Basis Model..................................24

5.3.1 Unified Modeling Language (UML)................................................25

5.3.1.1 Use Case Diagram...........................................................................25

5.3.1.2 Class Diagram.................................................................................26

5.3.1.3 Sequence Diagram...........................................................................27

5.3.1.4 Activity Diagram..............................................................................30

5.4 Perancangan Subsistem Manajemen Basis Data.....................................34

5.4.1 Perancangan Tabel Basis Data.........................................................34

5.4.1.1 Rancangan Tabel Data User............................................................34

5.4.1.2 Rancangan Tabel Surat Masuk........................................................35

5.4.1.3 Rancangan Tabel Surat keluar.........................................................35

5.5 Desain Sistem Secara Terinci (Perancangan Antar Muka).....................36

5.5.1 Desain Login Admin.........................................................................36

5.5.2 Desain Halaman Administrator........................................................37

5.5.3 Desain data surat masuk...................................................................38

5.5.4 Desain Data Surat Keluar.................................................................39

5.5.5 Tampilan Halaman Laporan Data masuk.........................................40

5.5.6 Desain Tampilan Data Surat Keluar................................................40

BAB VI IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN..................................................41

6.1 Implementasi...........................................................................................41

6.1.1 Form Menu Login Admin................................................................41

6.1.2 Form Halaman Utama Admin..........................................................41

6.1.3 Form Menu data Surat Masuk..........................................................42

vii
 6.1.4 Form Menu Data Surat Keluar.........................................................42

6.1.5 Form Menu Laporan Surat Masuk.................................................43

6.1.6 Form Menu Laporan Surat Keluar.................................................43

6.2 Pengujian.................................................................................................44

6.2.1 Pengujian Dengan Menggunakan Blackbox....................................44

A. Pengujian Menu Login.....................................................................44

B. Pengujian Menu Data Surat Masuk.................................................45

C. Pengujian Menu Data Surat Keluar.................................................47

6.2.2 Pengujian Sistem UAT ( User Acceptance Test )............................47

BAB VII KESIMPULAN DAN SARAN..............................................................49

7.1 Kesimpulan..............................................................................................49

7.2 Saran........................................................................................................49

DAFTAR PUSTAKA............................................................................................50

viii
 DAFTAR TABEL

Tabel 3. 1 Jadwal pengerjaan magang...................................................................11

Tabel 5. 1 Karakteristik pengguna.........................................................................27

Tabel 5. 2 Deskripsi Aktor Pada Use Case............................................................28

Tabel 5. 3 Basis Data User.....................................................................................37

Tabel 5. 4 Basis Data Surat Masuk........................................................................38

Tabel 5. 5 Basis Data surat keluar..........................................................................39

Tabel 6. 1 Pengujian Menu Login..........................................................................49

Tabel 6. 2 Pengujian Menu Data Surat Masuk.....................................................50

Tabel 6. 3 Pengujian Menu Data Surat Keluar......................................................51

Tabel 6. 4 Tabel Pengujian UAT............................................................................52

ix
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2. 1 Struktur Sekolah..................................................................................6

Gambar 5. 1 Flowchart sistem baru.......................................................................22

Gambar 5. 2 Use case Diagram Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web....................25

Gambar 5. 3 Class Diagram Aplikasi Arsip Surat SMA Negeri 1 Rambah Hilir. 27

Gambar 5. 4 Sequence Diagram Admin................................................................28

Gambar 5. 5 Sequence Diagram Surat Masuk.......................................................29

Gambar 5. 6 Sequence Diagram Surat keluar........................................................30

Gambar 5. 7 Activity Diagram Login Admin.........................................................31

Gambar 5. 8 Activity Diagram Surat masuk..........................................................32

Gambar 5. 9 Activity Diagram surat keluar...........................................................33

Gambar 5. 10 Activity Diagram Cetak Laporan....................................................34

Gambar 5. 11 Desain Login Admin.......................................................................37

Gambar 5. 12 Desain Halaman Administrator.......................................................37

Gambar 5. 13 Desain Data Surat Masuk................................................................38

Gambar 5. 14 Desain Tambah Data Surat Masuk..................................................38

Gambar 5. 15 Desain Data Surat Keluar................................................................39

Gambar 5. 16 Desain Data Tambah Surat Keluar..................................................39

Gambar 5. 17 Desain Tampilan Laporan Data Surat Masuk.................................40

Gambar 5. 18 Desain Tampilan Laporan Data Surat Keluar.................................40
Gambar 6. 1 Form Login Admin............................................................................45
Gambar 6. 2 Form Tampilan Utama Admin (home)............................................46
Gambar 6. 3 Form Menu data surat masuk............................................................46
Gambar 6. 4 Form Menu Data Surat Keluar.........................................................47
Gambar 6. 5 Form Menu Laporan Surat Masuk....................................................47
Gambar 6. 6 Form Menu Laporan Surat Keluar..................................................48

x
 KATA PENGANTAR

Assalamualaikum wa rahmatullahi wa barakatuh.

Alhamdulillahi Rabbil Alamin, Segala Puji syukur kehadirat Allah SWT

yang senantiasa melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis mampu
menyelesaikan Laporan Magang ini dengan baik. Shalawat serta salam terucap
buat junjungan kita Rasulullah SAW karena jasa beliau yang telah membawa
manusia dari zaman kebodohan ke zaman yang penuh dengan ilmu pengetahuan
seperti sekarang ini.

Laporan magang ini berjudul “Sistem Informasi Arsip Surat di SMA

Negeri 1 Rambah Hilir Berbasis Web” disusun sebagai salah satu syarat untuk
mendapatkan kelulusan pada jurusan Sistem Informasi Universitas Pasir
Pengaraian. Banyak sekali pihak yang membantu penulis dalam penyusunan
laporan magang ini, baik berupa bantuan materi maupun berupa motivasi dan
dukungan kepada penulis.

Banyak sekali pihak yang telah membantu penulis dalam melaksanakan

dan menyusun laporan magang ini, baik berupa materi, maupun berupa
moril/motivasi. Untuk itu, pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih
yang sebesar-besarnya kepada :

1. Allah SWT karena hidayah dan Rahmat-Nya memberikan semua

yang terbaik dan memberikan petunjuk sehingga dalam penyusunan
Laporan Magang ini berjalan dengan lancar.

2. Rasulullah SAW, yang telah membawa petunjuk bagi manusia agar

menjadi manusia paling mulia derajatnya disisi Allah SWT.

3. Kepada Kedua Orang Tua yang sangat saya cintai yang selalu
memberikan do’a, motivasi, bimbingan yang tiada hentinya, serta
banyak berkorban demi keberhasilan anaknya dan merupakan
motivasi saya untuk memberikan yang terbaik.

xi
 4. Bapak Dr.Hardianto,MM.Pd, selaku Rektor Universitas Pasir
Pengaraian.

5. Bapak Hendri Maradona,S.Kom, M.Kom selaku Dekan Fakultas Ilmu

Komputer Universitas Pasir Pengaraian.

6. Bapak Mi’rajul Rifqi,S.Kom, M.Cs Selaku Ketua Prodi Sistem

Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Pasir Pengaraian.

7. Ibu Erni Rouza,S.T, M.Kom selaku Koordinator Magang Fakultas

Ilmu Komputer Universitas Pasir Pengaraian.

8. Bapak Dr. Hendry Kurniawan,M.M selaku Pembimbing Laporan

Magang. Penulis berterima kasih atas semangat, motivasi, dan
bimbingan yang diberikan kepada penulis selama pembuatan Laporan
Magang, Semua nasihat, pesan, saran dan kritikan bapak akan
senantiasa penulis terapkan

9. Bapak Muhammad Khuzaeri,S.Pd,MM.Pd selaku Kepala Sekolah

sekaligus Pembimbing Lapangan di tempat Magang.

10. Dan semua pihak yang tidak mungkin penulis sebut satu persatu yang
telah memberikan informasi berkaitan dengan magang ini.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan magang ini masih

banyak kesalahan dan kekurangan, oleh karena itu kritik dan saran yang sifatnya
membangun sangat penulis harapkan untuk kesempurnaan laporan magang ini.
Akhirnya penulis berharap semoga lahirnya laporan magang ini dapat
memberikan sesuatu yang bermanfaat bagi siapa saja yang membacanya.

Wassalamu’alaikum wa rahmatullahi wabarakatuh

Pasir Pengaraian, 25 Januari 2022

SHERLY APRILYANTI ZEGA

xii
 NIM : 1836035

xiii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

SMA Negeri 1 Rambah Hilir merupakan salah satu jenjang pendidikan

menengah atas pada pendidikan formal di indonesia setelah lulus Sekolah
Menengah Pertama (atau sederajat). Sekolah menengah atas di tempuh dalam
waktu 3 tahun, mulai dari kelas 10 sampai kelas 12. SMA hanya menyediakan
mata pelajaran umum yang dipelajari secara mendalam, oleh
karena itu lulusan SMA sebenarnya wajib untuk melanjutkan ke jenjang
pendidikan yang lebih tinggi (Perguruan Tinggi). SMA Negeri 1 Rambah Hilir
berdiri pada tanggal 22 november 1985, sebagaimana pelaksanaan ketentuan
Pelaksanaan ketentuan Pasal 2 ayat (2) huruf b Peraturan Pemerintah Nomor 25
tahun 2000, telah ditetapkan keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor
053/U/2001 tentang Pedoman Penyusunan Standar Pelayanan Minimal
Penyelenggaran Persekolahan Bidang Pendidikan Dasar dan Menengah.

Di dalam kepengurusan SMA Negeri 1 Rambah Hilir guru-guru di sana

masih sulit dalam hal mengurus surat masuk dan surat keluar karena jumlah surat
masuk lebih kurang 50 surat masuk perbulannya dan 30 surat keluar perbulannya
yang masih di simpan di dalam bentuk kertas ataupun masih secara manual, jadi
perlu adanya pengadminiatrasian surat yang baik. Sistem Surat masuk dan surat
keluar pada SMA Negeri 1 Rambah hilir selama ini masih dilakukan dengan cara
sederhana dan konvensional. Penyimpanan surat masuk dan surat keluar seperti
surat pemberitahuan dinas, undangan dari instansi dari luar, surat hasil rapat
komite, surat pindah sekolah, surat penawaran barang ini masih berbentuk
hardcopy kemudian surat disimpan pada map file. Untuk pencatatan surat
dilakukan pada buku agenda dan diketik pada komputer dalam bentuk file. Hal ini
berdampak pada lamanya proses pencarian surat dirak map file, karena harus
membuka terlebih dahulu kumpulan surat satu per satu sehingga ini kurang
efisien. Penyimpanan data surat dalam bentuk file dikhawatirkan hilang , sebab
terhapus , terkena virus komputer, dan sebagainya. Karena permasalahan tersebut

1
 2

maka dibuatlah suatu aplikasi arsip surat agar dapat membantu tata usaha dalam
melakukan pencatatan surat masuk dan surat keluar.

Untuk menunjang kebutuhan itu, perlu dibuat aplikasi yang bisa

menyimpan dan mengambil format surat menyurat dengan mudah di SMA Negeri
1 Rambah Hilir. Aplikasi berbasis web yang dibuat bertujuan untuk memudahkan
guru menyimpan dan mengambil surat yang di butuhkan guru di SMA Negeri 1
Rambah Hilir. Dibuat berbasis web yang mudah digunakan guru dengan harapan
guru tidak perlu lagi menyimpan surat yang sudah menumpuk di dalam lemari
arsip ataupun mengambil dan mencari surat dengan susah payah. Dengan adanya
aplikasi tersebut di harapkan guru tidak menjadi kesulitan lagi untuk mencari
surat yang dibutuhkan. Bahasa pemograman yang digunakan dalam aplikasi ini
adalah PHP dan database MySQL.
Berdasarkan latar belakang yang telah di kemukakan, maka akan di
lakukan Magang dengan judul “Sistem Informasi Arsip Surat Di SMA Negeri 1
Rambah Hilir Berbasis Web”.

1.2 Rumusan Masalah

Rumusan masalah dalam laporan magang ini adalah Bagaimana Sistem

Informasi Arsip Surat di SMA Negeri 1 Rambah Hilir Berbasis Web?

1.3 Batasan Masalah

Adapun batasan masalah pada magang ini adalah sebagai berikut :

1. Aplikasi yang akan dibuat untuk menyimpan surat dan mencari surat yang
diperlukan oleh Guru di SMA Negeri 1 Rambah Hilir.

2. Sistem ini hanya bisa digunakan oleh pihak Administrator dan Guru.

3. Sistem Informasi ini di bangun menggunakan bahasa pemrograman PHP .

4. Sistem berbasis web ini menggunakan database MySQL untuk

penyimpanan data dan menggunakan metode pemodelan UML.
 3

1.4 Tujuan Magang

Sedangkan tujuan dilaksanakannya magang di SMA Negeri 1 Rambah

Hilir adalah merancang suatu sistem aplikasi arsip surat berbasis web di SMA
Negeri 1 Rambah Hilir untuk membantu tata usaha dalam memanajemen data
surat yang masuk dan keluar di SMA Negeri 1 Rambah Hilir.

1.5 Manfaat Magang

Manfaat dari pembuatan aplikasi berbasis web ini dapat diklasifikasikan

sebagai berikut:

1. Dapat mempermudah Guru mencari data surat Di SMA Negeri 1 Rambah

Hilir.

2. Dapat mempermudah penyimpanan dan keamanan data surat SMA Negeri

1 Rambah Hilir.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan laporan magang ini terdiri dari pokok-pokok

permasalahan yang dibahas dan diuraikan menjadi beberapa bagian :

BAB I. PENDAHULUAN

Berisi tentang deskripsi umum dari magang ini yang meliputi latar
belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan magang,
manfaat magang dan sistematika penulisan.

BAB II. PROFIL PERUSAHAAN

Berisi tentang profil SMA Negeri 1 Rambah Hilir, yang memuat

tentang : sekilas tentang Sejarah, visi dan misi, struktur organisasi,
dan program kerja.

BAB III. TUGAS MAGANG

Berisi tentang tugas yang dilaksanakan penulis ketika

melaksanakan magang di SMA Negeri 1 Rambah Hilir, analisa
 4

permasalahan di tempat magang, jadwal pengerjaan magang,

metode pengerjaan magang.

BAB IV. LANDASAN TEORI

Berisi mengenai dasar-dasar teori yang digunakan sebagai landasan

dalam pembuatan aplikasi.

BAB V. ANALISA PERANGKAT LUNAK

Pada bab ini akan menganalisa cara kerja aplikasi yang akan
dibuat.

BAB VI. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN

Bab ini berisi tentang bagaimana mengimplementasikan aplikasi

berdasarkan analisa dan perancangan pada bab sebelumnya.

BAB VII. KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran-saran dari pembuatan

aplikasi dan laporan kerja praktek.

DAFTAR PUSTAKA

Berisi tentang rujukan yang digunakan pada laporan magang.

 BAB II
PROFIL SMAN 1 RAMBAH HILIR

2.1 Sejarah SMA Negeri 1 Rambah Hilir

SMA Negeri 1 Rambah Hilir ini memiliki sejarah yang cukup panjang.
SMA Negeri 1 Rambah Hilir merupakan sekolah menengah atas pertama yang ada
di kecamatan rambah hilir. Didirikan pada tanggal 22 november 1985 dan
merupakan sekolah yang sangat bagus pada dulunya sehingga menghasilkan
alumni yang sangat banyak dan juga sebagian alumni sekarang ada yang mengajar
juga di SMA Negeri 1 Rambah Hilir tersebut. Sekarang dengan kemajuan
teknologi, sekolah tersebut banyak kemajuan di bidang pembangunan khususnya
di bidang teknologinya.

2.2 Visi dan Misi

Visi :

Terwujud peserta didik yang bertaqwa, berprestasi, berbudaya dan

mandiri.

Misi :

Berdasarkan pada Visi SMA Negeri 1 Rambah Hilir yang disepakati diatas

maka Misi yang harus dijalankan adalah :

1. Membentuk peserta didik yang berakhlak dan berbudi pekerti luhur.

2. Meningkatkan prestasi akademik lulusan.

3. Meningkatkan kemampuan berbahasa inggris.

4. Menumbuhkan minat baca peserta didik.

5. Meningkat prestasi ekstrakurikuler.

2.3 Struktur SMA Negeri 1 Rambah Hilir

Adapun struktur kepengurusan SMA Negeri 1 Rambah Hilir sebagai

Berikut:

5
 6

Gambar 2. 1 Struktur Sekolah

2.4 Program Kerja

Berdasarkan struktur organisasi diatas ada beberapa tugas dan tanggung

jawab masing-masing, antara lain :

1. Kepala Sekolah

a. Merumuskan, menetapkan, dan mengembangkan visi sekolah

b. Merumuskan,menetapkan, dan mengembangkan misi sekolah

c. Merumuskan, menetapkan, dan mengembangkan tujuan sekolah

d. Membuat rencana kerja sekolah (RKS) dan rencana kegiatan dan

anggaran sekolah (RKAS).

e. Membuat perencanaan program induksi

f. Mengatur hubungan sekolah dengan masyarakat dan instansi terkait.

g. Memimpin saat sedang melakukan rapat.

 7

2. Ketua Komite

a. Bekerja sama dengan sekolah untuk membina dan meningkatkan

mutu pendidikan sekolah.

b. Mengkoordinasi dan memimpin orang tua/wali siswa berkenaan

dengan kemajuan sekolah.

c. Menghadiri rapat-rapat dengan guru maupun pengurus yayasan demi

kemajuan sekolah.

d. Menjalin hubungan dengan masyarakat sekitar atau instansi terkait

demi nama baik sekolah.

e. Ikut merencanakan, memikirkan dan mengatasi masalah yang dapat

menghambat kelancaran pendidikan sekolah.

f. Membina hubungan dengan pemerintah setempat untuk kemajuan

sekolah.

g. Bekerjasama dengan sekolah berkenaan dengan kegiatan-kegiatan

sekolah.

h. Memberikan laporan pertanggung jawaban kegiatan komite sekolah

kepada kepala sekolah.

3. Bendahara

a. Mempersiapkan rapat dengan pengurus komite sekolah dan

orangtua/wali siswa dalam upaya dukungan dana.

b. Menyerahkan gaji bulanan pegawai rutin setiap awal bulan.

c. Menyampaikan pertanggungjawaban penggunaan uang rutin ke

dinas pendidikan terkait.

d. Mendayagunakan uang rutin sesuai dengan mata anggaran yang

relevan.

e. Membuat pertanggung jawaban keuangan sekolah dengan sebaik-

baiknya.
 8

4. Wali Kelas

a. Menjadi tempat pengaduan siswa dan orang tua murid.

b. Menjadi motivator bagi murid.

c. Berperan sebagai orangtua murid

d. Bekerjasama dengan guru BK dalam mengatasi masalah murid.

e. Mengadakan hubungan dengan orangtua murid dalam pembinaan

siswa.

f. Mengunjungi orang tua/wali murid bila perlu.

g. Mengikuti kegiatan kelas bila akan diadakan diluar sekolah.

5. Majelis Guru

a. Bertanggung jawab atas pencapaian target kurikulum dan daya serap.

b. Mencatat dan melaporkan hasil belajar murid.

c. Bersedia mengganti guru yang tidak hadir.

d. Memberikan ulangan harian min. 3x per semester.

e. Memberikan ulangan perbaikan sesudah menjelaskan ulang materi

yang belum dikuasai kepada siswa yang tidak berhasil (Nilai<KKM).

f. Membuat analisa hasil ulangan.

g. Membuat analisa butir-butir soal.

h. Memeriksa absensi siswa.

i. Memeriksa kertas ulangan dan mengembalikan kepada murid.

j. Memberikan tugas-tugas/pekerjaan rumah sebagai pengayaan kepada

murid.
 BAB III
TUGAS MAGANG

3.1 Uraian Tugas Magang

Berikut ini uraian kegiatan yang dilakukan di tempat magang di SMA

Negeri 1 Rambah Hilir:

1. Menyusun dan melakukan analisa terhadap kebutuhan yang

diperlukan di SMA Negeri 1 Rambah Hilir.

2. Wawancara serta mencatat data yang diperlukan dalam pengerjaan

magang.

3. Menginput data- data surat yang diperlukan selama magang.

4. Mendiskusikan aplikasi yang akan dirancang untuk membuat surat

menyurat di SMA Negeri 1 Rambah Hilir..

5. Mengimplementasikan dan pengujian aplikasi yang telah dibuat.

3.2 Analisa Permasalahan Di Tempat Magang

Banyak sekali data surat menyurat di SMA Negeri 1 Rambah Hilir yang
masih dimuat secara manual, sehingga harus membutuhkan tempat yang banyak
untuk data tersebut. Dengan demikian untuk mempermudah Guru dalam memuat
surat dan pendataan maka penulis mempunyai ide membangun sebuah system
informasi arsip surat berbasis web yang nantinya dapat membantu serta
memudahkan Guru memuat Surat yang dibutuhkan.

3.3 Jadwal Pengerjaan Magang

Magang yang dilakukan selama 4 bulan ini memiliki jadwal pengerjaan,

yaitu :

9
 10

Tabel 3. 1 Jadwal pengerjaan magang

Waktu Pelaksanaan
No Kegiatan
Sep Okt Nov Des Jan

1 Mengunjungi lokasi kerja praktek

2 Menganalisa kebutuhan instansi

3 Pengumpulan data

4 Perancangan dan pembuatan sistem

informasi

5 Implementasi & pengujian

6 Laporan Magang

7 Seminar Magang

3.4 Metode Pengerjaan Magang

Magang yang penulis laksanakan mempunya metode pengerjaan sebagai

berikut :
3.4.1 Studi Lapangan ( Field Research )

Metode ini dilakukan penulis langsung untuk mengumpulkan data yang

berhubungan dengan surat menyurat yang ada di SMA Negeri 1 Rambah Hilir.
Data – data tersebut penulis kumpulkan dengan cara :

a) Observasi ( Pengamatan Langsung )

Penulis melakukan pengamatan langsung ke tempat objek pembahasan

yang ingin diperoleh yaitu melalui proses datang langsung ke tempat
lokasi tujuan magang.
 11

b) Interview ( Wawancara )

Penulis melakukan interview (wawancara) untuk mendapatkan

penjelasan dari masalah–masalah yang sebelumnya kurang jelas dan
untuk menyakinkan bahwa data yang diperoleh / dikumpulkan benar –
benar akurat. Dimana penulis melakukan wawancara kepada pihak
guru SMA Negeri 1 Rambah Hilir.
3.4.2 Studi Perpustakaan

Metode ini penulis mengutip dari beberapa bacaan yang berkaitan dengan
pelaksanaan sistem informasi arsip surat berbasis web yang dikutip dapat berupa
teori maupun beberapa pendapat dari beberapa buku bacaan dan buku diktat yang
dipergunakan selama kuliah. Ini dimaksudkan untuk memberikan landasan teori
yang kuat melalui buku - buku atau literatur yang tersedia di perpustakaan. Dan
pengumpulan data dengan menggunakan fasilitas internet melalui mesin pencarian
(search engine).
 BAB IV
LANDASAN TEORI

Untuk mendukung pembuatan laporan ini, maka perlu dikemukakan hal-

hal atau teori-teori yang berkaitan dengan permasalahan dan ruang lingkup
pembahasan sebagai landasan dalam pembuatan laporan ini.

4.1 Sistem Informasi

Sistem adalah sekelompok komponen dan elemen yang digabungkan
menjadi satu untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem berasal dari bahasa Latin
(systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri
komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran
informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan. Istilah ini sering
dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, dimana
suatu model matematika seringkali bisa dibuat. Sistem adalah suatu jaringan kerja
dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, terkumpul bersama-sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau untuk tujuan tertentu. Sistem merupakan kumpulan
elemen – elemen yang saling terkait dan bekerja sama untuk memproses masukan
(input) yang ditujukan kepada sistem tersebut dan mengolah masukan tersebut
sampai menghasilkan keluaran (output) yang diinginkan. Suatu sistem pada
dasarnya sekelompok unsur – unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain
yang berfungsi untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem informasi memiliki makna
sistem yang bertujuan menampilkan informasi.(Simangunsong, 2018)

4.2 Pengarsipan
Arsip adalah setiap catatan/record/warkat yang tertulis, tercetak atau
ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan
tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, media
komputer piringan dan kertas fotocopy. Berdasarkan uraian diatas dapat
didefinisikan bahwa arsip adalah naskahnaskah atau dokumen-dokumen sebagai
pusat ingatan dari berbagai kegiatan atau organisasi dimana naskah-naskah
tersebut disimpan sebaik mungkin secara sistematis ditempat yang telah
disediakan agar lebih mudah dicari apabila diperlukan kembali. Pengertian Surat
merupakan suatu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi,

12
 13

pernyataan, atau pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan
dengan bentuk tertentu (Hartono & Wardani, 2019)
Arsip ialah /ar-sip/ dokumen (surat, akta dan sebagainya), lisan (pidato,
ceramah, dan sebagainya), atau bergambar foto, film, dan sebagainya) dari waktu
yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita
video, disket komputer, dan sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi
resmi, disimpan dan dipelihara ditempat khusus untuk referensi, untuk
pembakuan, pengaturan, dan pengawetan yang diperlukan supaya bahan arsip
dapat dikenal dan disusun sebagaimana aslinya tanpa ada yang dirusak dan di
ubah. (Simangunsong, 2018)
Arsip adalah setiap catatan/record/warkat yang tertulis, tercetak atau
ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan
tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, media
komputer piringan dan kertas fotocopy. Berdasarkan uraian diatas dapat
didefinisikan bahwa arsip adalah naskahnaskah atau dokumen-dokumen sebagai
pusat ingatan dari berbagai kegiatan atau organisasi dimana naskah-naskah
tersebut disimpan sebaik mungkin secara sistematis ditempat yang telah
disediakan agar lebih mudah dicari apabila diperlukan kembali. Pengertian Surat
merupakan suatu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi,
pernyataan, atau pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan
dengan bentuk tertentu.(Hartono & Wardani, 2019)

4.3 Surat
Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan
ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta (Batrhos, 2013 : 36).
Sedangkan Purwanto (2011 : 2), mendefinisikan surat sebagai suatu sarana
komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu
pihak kepada pihak yang lain. Dari penjelasan diatas maka dapat ditarik
kesimpulan bahwa surat adalah alat komunikasi yang berisi informasi tertulis
yang hendak disampaikan kepada pihak lain yang bersangkutan dan memiliki
kelebihan tersendiri dalam hal kerahasiaan, keefektifan dan ekonomis. Dengan
 14

kata lain dapat disimpulkan bahwa surat adalah alat komunikasi yang secara
tertulis untuk menyampaikan informasi.(Cahyati & Murti, 2018)

4.4 Web
Web merupakan kumpulan informasi pada server computer yang
terhubung satu sama lain dalam jaringan internet maupun intranet. Sedangkan
aplikasi berbasis web (web based ) secara prinsip menyerupai aplikasi dalam
komputer biasa. Website merupakan fasilitas internet yang menghubungkan
dokumen dalam lingkup lokal maupun jarak jauh. Dokumen pada website disebut
dengan web page dan link dalam website memungkinkan pengguna bisa
berpindah dari satu page ke page lain (hypertext), baik diantara halaman yang
disimpan dalam yang sama maupun server di seluruh dunia. Pages diakses dan
dibaca melalui browser seperti Netscape Navigator, Internet Explorer, Mozilla
Firefox, Google Chrome dan aplikasi browser lainnya. (Rizky & Ramdhani, 2019)

4.5 PHP
PHP adalah bahasa pemrograman yang digunakan secara luas untuk
penanganan pembuatan dan pengembangan sebuah web dan bias digunakan pada
HTML. PHP merupakan singkatan dari “PHP : Hypertext Preprocessor”, dan
merupakan bahasa yang disertakan dalam dokumen HTML, sekaligus bekerja di
sisi server (-side HTML-embedded scripting). Artinya sintaks dan perintah yang
diberikan akan sepenuhnya dijalankan di server tetapi disertakan pada halaman
HTML biasa, sehingga script-nya tak tampak di sisi client. PHP dirancang untuk
dapat bekerja sama dengan database server dan dibuat sedemikian rupa sehingga
pembuatan dokumen HTML yang dapat mengakses database menjadi begitu
mudah. Tujuan dari bahasa scripting ini adalah untuk membuat aplikasi dimana
aplikasi tersebut yang dibangun oleh PHP pada umumnya akan memberikan hasil
pada web browser, tetapi prosesnya secara keseluruhan dijalankan di server
(Randi V. Palit dkk, 2015).
PHP atau kependekan dari Hypertext Preprocessor adalah salah satu
bahasa pemrograman open source yang sangat cocok atau dikhususkan untuk
pengembangan web dan dapat ditanamkan pada sebuah skripsi HTML. Bahasa
 15

PHP dapat dikatakan menggambarkan beberapa bahasa pemrograman seperti C,

Java, dan Perl serta mudah untuk dipelajari. PHP merupakan bahasa scripting –
side, dimana pemrosesan datanya dilakukan pada sisi . Sederhananya, lah yang
akan menerjemahkan skrip program, baru kemudian hasilnya akan dikirim kepada
client yang melakukan permintaan. Adapun pengertian lain PHP adalah akronim
dari Hypertext Preprocessor, yaitu suatu bahasa pemrograman berbasiskan kode –
kode (script) yang digunakan untuk mengolah suatu data dan mengirimkannya
kembali ke web browser menjadi kode HTML” (Astria Firman dkk, 2016).
Menurut Kustiyaningsih (2011), dalam jurnal Astria Firman dkk “PHP
(atau resminya PHP: Hypertext Preprocessor) adalah skrip bersifat server – side
yang ditambahkan ke dalam HTML”.
Pada prinsipnya server akan bekerja apabila ada permintaan dari
client. Dalam hal ini client menggunakan kode-kode PHP untuk mengirimkan
permintaan ke . Sistem kerja dari PHP diawali dengan permintaan yang berasal
dari halaman website oleh browser. Berdasarkan URL atau alamat website dalam
jaringan internet, browser akan menemukan sebuah alamat dari web ,
mengidentifikasi halaman yang dikehendaki, dan menyampaikan segala informasi
yang dibutuhkan oleh web .
Selanjutnya web akan mencarikan berkas yang diminta dan menampilkan
isinya di browser. Browser yang mendapatkan isinya segera menerjemahkan kode
HTML dan menampilkannya. Lalu bagaimana apabila yang dipanggil oleh user
adalah halaman yang mengandung script PHP? Pada prinsipnya sama dengan
memanggil kode HTML, namun pada saat permintaan dikirim ke web-, web- akan
memeriksa tipe file yang diminta user. Jika tipe file yang diminta adalah PHP,
maka akan memeriksa isi script dari halaman PHP tersebut. Apabila dalam file
tersebut tidak mengandung script PHP, permintaan user akan langsung
ditampilkan ke browser, namun jika dalam file tersebut mengandung script PHP,
maka proses akan dilanjutkan ke modul PHP sebagai mesin yang menerjemahkan
script-script PHP dan mengolah script tersebut, sehingga dapat dikonversikan ke
kode-kode HTML lalu ditampilkan ke browser user (Astria Firman dkk, 2016).
 16

4.6 MySQL dan Basis Data

Setelah mengetahui pengertian dari PHP (PHP: Hypertext Preprocessor),
juga harus mengetahui pengertian dari MySQL, karena database MySQL
berkaitan erat dengan PHP, Menurut “MySQL adalah salah satu jenis database
server yang sangat terkenal dan banyak digunakan untuk membangun aplikasi
web yang menggunakan database sebagai sumber dan pengelolaan datanya.
merupakan perangkat lunak yang digunakan untuk membangun database yang
sering digunakan di lingkungan linux. MySQL merupakan software open source
yang berarti free untuk digunakan. Selain di lingkungan linux, MySQL juga
tersedia di lingkungan windows”.
Dari kedua pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa MySQL adalah
perangkat lunak yang digunakan untuk membuat aplikasi dengan menggunakan
database sebagai sumber pengelolaan datanya.
MySQL adalah salah satu jenis database server yang sangat terkenal dan
banyak digunakan untuk membangun aplikasi web yang menggunakan database
sebagai sumber dan pengolahan datanya. MySQL merupakan database yang
pertama kali didukung oleh bahasa pemrograman script untuk internet (PHP dan
Perl). MySQL lebih sering digunakan untuk membangun aplikasi berbasis web,
umumnya pengembangan aplikasinya menggunakan bahasa pemrograman script
PHP. XAMPP (X(Windows/Linux) Apache MySQL PHP dan perl) merupakan
paker server web PHP dan database MySQL yang paling populer di kalangan
pengembangan web dengan menggunakan PHP dan MySQL sebagai databasenya
(Agustina Simangunsong, 2018).
Pembuatan basis data (database) yang merupakan bagian terpenting dari
sebuah aplikasi, basis data ini terdiri dari sejumlah tabel yang saling berelasi satu
sama lainnya. Perancangan basis data ini juga merupakan bagian dari class
diagram. Basis data merupakan gabungan data yang terelasi dan tersimpan di
dalam suatu perangkat, yang dikomposisikan secara terstruktur dan ter skema
dengan perangkat lunak tertentu untuk melaksanakan pengolahan data dengan
tujuan tertentu (Pamungkas, 2017).
 17

Basis data pada aplikasi terdiri dari Tabel User, Tabel Surat Masuk, Tabel
Surat Keluar, dan Tabel Disposisi. Pembuatan basis data menggunakan MySQL
dan bagian basis data server yang terpopuler dan menjadi nomor satu yang
dimanfaatkan untuk pembuatan dan mengembangkan suatu aplikasi web yang
memanfaatkan basis data sebagai sumber untuk memanipulasi datanya. MySQL
melabangkan basis data perdana yang didukung oleh bahasa pemrograman yang
script-nya untuk internet (PHP dan Perl). MySQL lebih banyak diterapkan untuk
membangun dan mengembangkan aplikasi berbasis web, kebanyakan pembuatan
dan pengembangan perangkat lunak atau aplikasinya menggunakan bahasa
pemrograman script PHP. (Simangunsong, 2018)

4.6.1 Manfaat Basis Data

Menurut Kadir (2003:254) dalam jurnal Toibah Umi Kalsum dan Siswanto
(ISSN: 1858 –2680), Database juga memiliki tujuan-tujuan lain seperti berikut ini:

1. Kecepatan dan kemudahan (speed)

Pemanfaatan database memungkinkan kita untuk dapat menyimpan
data atau melakukan perubahan terhadap data atau menampilkan
kembali data tersebut dengan lebih cepat dan mudah.

2. Efisiensi ruang penyimpanan (space)

Dapat melakukan penekanan jumlah pengulangan data, baik dengan
menerapkan sejumlah pengkodean atau dengan membuat relasi-relasi
dalam bentuk file antar kelompok data yang salin berhubungan.

3. Keakuratan (accuracy)
Pemanfaatan pengkodean atau pembentukan relasi antar data bersama
dengan penerapan aturan atau batasan tipe data, domain data,
keunikan data, dan sebagainya, yang secara ketat dapat diterapkan
dalam sebuah basis data, sangat berguna untuk menekan ketidak
akuratan pemasukan atau penyimpanan data.
 18

4. Ketersediaan (availability)
Pertumbuhan data baik dari sisi jumlah, maupun jenisnya sejalan
dengan waktu akan semakin membutuhkan ruang penyimpanan yang
besar. Padahal tidak semua data itu selalu dibutuhkan, karena itu kita
dapat memilih-milih adanya data utama atau master, data transaksi,
data historis, hingga data kadaluarsa.

5. Kelengkapan (completeness)
Untuk mengakomodasikan kebutuhan kelengkapan data yang semakin
berkembang, yaitu dengan menambah record-record data dan
melakukan perubahan struktur dalam basis data, baik dalam bentuk
penambahan objek baru tabel atau dengan penambahan file-file baru
pada suatu tabel.

6. Keamanan (security)
Mencegah pengaksesan data oleh orang yang tidak berwenang.
Kebersamaan pemakaian database dikelolah oleh sistem aplikasi yang
mendukung lingkungan multiuser.

4.7 XAMPP
Xampp merupakan singkatan dari X ( empat sistem operasi apapun),
XAMPP merupakan perangkat lunak bebas, yang mendukung banyak sistem
operasi, dan merupakan kumpulan dari beberapa program. Seperti Apache,
MYSQL, PHP, dan Perl. Xampp adalah tool yang menyediakan paket perangkat
lunak dalam satu buah paket. Dalam paket Xampp sudah terdapat Apache(Web
Server), Mysql (Database), PHP ( server side scripting), Perl, FTP server,
PhpMyAdmin, dan berbagai pustaka bantu lainnya.
X : Program ini dapat dijalankan di banyak sistem operasi, seperti
Windows, Linux, Mac OS dan juga Solaris.
A : Apache, merupakan aplikasi web server. Tugas utama dari Apache
adalah menghasilkan halaman web yang benar kepada user berdasarkan kode
PHP yang dituliskan oleh pembuat web atau user.
 19

M : MySql, merupakan aplikasi data . Perkembangannya disebut juga Sql

yang merupakan kepanjangan dari Structured Query Language. Sql merupakan
bahasa terstruktur yang digunakan untuk mengolah database.
P : PHP, merupakan bahasa pemrograman web, dimana user dapat
menggunakan bahasa pemrograman ini untuk membuat web yang bersifat -side
scripting.
P : Perl, yaitu merupakan bahasa pemrograman untuk segala keperluan,
dan dikembangkan pertama kali oleh Larry Wall di mesin Unix (Muhammad Sead
Novendri, 2019).

Xampp memiliki bagian-bagian yang terdiri dari:

1. Htdocs adalah folder tempat meletakkan berkas-berkas yang akan

dijalankan, seperti berkas PHP, HTML dan skrip lain.

2. PHPMyAdmin merupakan bagian untuk mengelola basis data MySQL

yang ada di komputer.

3. Control Panel yang berfungsi untuk mengelola layanan (service)

Xampp seperti menghentikan (stop) layanan, ataupun memulai (start).

4.8 UML (Unified Modeling Language)

UML (Unified Modeling Language) Menurut (Debarun Chakraborty,
2016) “UML (Unified Modeling Language) adalah salah satu standar bahasa yang
banyak digunakan didunia industri untuk mendefinisikan requirement, membuat
analisis dan desain, serta menggambarkan arsitektur dalam pemrograman
berorientasi objek”. UML muncul karena adanya kebutuhan pemodelan visual
untuk menspesifikasikan, menggambarkan, membangun dan dokumentasi dari
sistem perangkat lunak. UML mempunyai beberapa atau sejumlah elemen grafis
yang bisa dikombinasikan menjadi diagram. Diagram tersebut akan
menggambarkan atau mendokumentasikan beberapa aspek dari sebuah sistem.
Abstraksi konsep dasar UML terdiri dari structural classification, dynamic
behavior, dan model management, Berikut adalah diagram yang ada pada UML :
 20

a. Use Case Diagram Menurut (Debarun Chakraborty, 2016), “Use case

atau diagram use case merupakan pemodelan untuk kelakuan (behavior) sistem
informasi JURNAL KHATULISTIWA INFORMATIKA, VOL. IV, NO. 2
DESEMBER 2016 132 yang akan dibuat”. Use case mendeskripsikan sebuah
interaksi antara satu atau lebih aktor dengan sistem informasi yang akan dibuat.

b. Activity Diagram Menurut (Debarun Chakraborty, 2016), “Diagram

aktivitas atau activity diagram menggambarkan workflow (aliran kerja) atau
aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis atau menu yang ada pada perangkat
lunak”. Activity Diagram menggambarkan aktivitas sistem bukan apa yang
dilakukan aktor, jadi aktivitas yang dapat dilakukan oleh sistem.

c. Component Diagram “Diagram Komponen atau Component diagram

dibuat untuk menunjukan organisasi dan ketergantungan diantara kumpulan
komponen dalam sebuah sistem”. ((Debarun Chakraborty, 2016)). Diagram
komponen fokus pada komponen sistem yang dibutuhkan dan ada didalam sistem.

d. Deployment Diagram Diagram deployment atau deployment diagram

menunjukan konfigurasi komponen dalam proses eksekusi aplikasi” (Debarun
Chakraborty, 2016).

4.9 Flowchart
Flowchart merupakan penggambaran dari grafik dari langkah-langkah atau
bagian yang memperlihatkan urutan- urutan prosedur dari suatu program dan
hubungan antara proses beserta bentuknya”. Gambar flowchart dinyatakan dengan
simbol, dengan demikian setiap simbol menggambarkan proses tertentu,
sedangkan hubungan antar proses digambarkan dengan garis penghubung.
Flowchart menolong analisis dari programmer untuk memecahkan masalah
kedalam segmen-segmen lebih kecil dan dalam menganalsis alternatif-alternatif
lain dalam pengoperasian. (Dewi & Malfiany, 2017)
 BAB V
ANALISA DAN PERANCANGAN

5.1 Metode Analisis

5.1.1 Analisa Sistem Lama

Berikut ini adalah pada analisa sistem analisa sistem lama dari aplikasi
pengarsipan surat di SMA N 1 rambah hilir ini yaitu system penyuratan yang
masih manual dan sering berubah saat kondisi tertentu, hal ini mengakibatkan
pihak SMA N 1 rambah hilir harus merekap ulang surat sehingga membutuhkan
waktu yang cukup lama.

Surat masuk dan surat keluar secara hardcopy yang dihasilkan oleh pihak
instansi sangat sulit untuk dicari jika dibutuhkan dengan masalah yang telah
dijelaskan diatas, dengan banyaknya jumlah surat yang dibuat dan diterima oleh
sekolah, maka pencarian data akan menjadi titik efisien dalam hal waktu dan
tenaga. Kelemahan dari sistem yang manual ini adalah data tersebut tidak dapat
tersimpan dengan baik karena mudah sobek atau rusak dikhawatirkan data yang
ada sebelumnya hilang, buku yang dipakai mudah rusak karena hampir setiap hari
dipakai.

Dari analisis sistem lama diatas merupakan sebuah gambaran yang selama
ini diterapkan pada SMA N 1 Rambah Hilir. Ada banyak kendala dan kesulitan
yang dihadapi pada sistem lama, salah satu permasalahan yang dialami pada
sistem lama tersebut adalah :

1. Surat tidak diarsipkan dengan baik

2. Tidak adanya laporan surat masuk dan surat keluar

3. Tidak ada konfirmasi secara langsung, apakah surat sudah diterima

atau belum.

21
 22

5.1.2 Analisa Sistem Baru

Setelah di analisis sistem lama, akan melakukan pengembangan pada

Sistem Informasi Arsip Surat Berbasis Web di SMA N 1 Rambah Hilir , berikut
ini merupakan flowchart sistem baru yang akan dibuat :

Gambar 5. 1 Flowchart sistem baru

 23

5.1.2.1 Data Masukan ( Input )

Data masukan ( input ) yang ada pada Aplikasi Arsip Surat Surat di SMA
Negeri 1 Rambah Hilir adalah :

1. Data surat keluar : data surat yang akan dikirim dari admin ke user
maupun dari user ke user.

2. Data manajemen pengguna : seluruh data pengguna yang terdaftar

pada aplikasi pengarsipan surat berbasis web yang dibuat oleh admin
untuk akses masuk ke dalam aplikasi tersebut.
5.1.2.2 Proses

Proses yang terjadi pada aplikasi pengarsipan surat berbasis web ini
adalah:

1. Admin terlebih dahulu harus login ke aplikasi agar bisa masuk ke dalam
aplikasi.

2. Kemudian admin bisa memilih menu yang tersedia pada masing-masing

form pada halaman utama aplikasi.

3. Jika ada surat yang ingin dikirim maka Admin akan menginputkan surat
tersebut.

5.1.2.3 Data Keluaran ( Output )

Bentuk keluaran ( output ) yang akan ditampilkan aplikasi pengarsipan

surat berbasis web ini adalah:

1. File surat masuk yang dikirim

2. Laporan surat masuk dan surat keluar

5.2 Karakteristik Pengguna

Dalam sistem ini, pengguna aplikasi yaitu admin. Hak akses pengguna
dapat dilihat pada tabel sebagai berikut :
 24

Tabel 5. 1 Karakteristik pengguna

Kategori Hak akses ke Keterangan

pengguna Sistem

Admin Mengelola : 1. Admin dapat melakukan pencarian surat

masuk, melihat surat masuk, konfirmasi
1. Surat masuk
surat sudah diterima, dan mengunduh surat
2. Surat keluar
masuk.
3. Laporan
2. Admin dapat menambah Data surat masuk.
4. Admin
3. Admin dapat melihat surat keluar.

4. Admin dapat mengubah data user dan juga

menghapus data user..

5.3 Perancangan Subsistem Manajemen Basis Model

Hasil perancangan sebuah sistem meliputi use case diagram, sequence

diagram, class diagram, dan activity diagram.
 25

5.3.1 Unified Modeling Language (UML)

5.3.1.1 Use Case Diagram

Gambar 5. 2 Use case Diagram Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web

Gambar 5.2 merupakan use case diagram aplikasi pengarsipan surat SMA
Negeri 1 Rambah Hilir berbasis web dengan memiliki 1 aktor dan memiliki 2
case. Berikut ini merupakan tabel yang menjelaskan use case diagram aplikasi
pengarsipan surat SMA Negeri 1 Rambah Hilir:

Tabel 5. 2 Deskripsi Aktor Pada Use Case

Aktor Use Case Deskripsi

Admin 1. Login Setelah login, admin dihadapkan

dengan beberapa menu yang ada
pada halaman admin, berikut ini
penjelasannya:

1. Pengolahan surat masuk :

admin dapat melakukan
pencarian surat masuk,
melihat surat masuk,
 26

konfirmasi surat diterima,

dan mengunduh surat
masuk

2. Pengolahan surat keluar :

admin dapat melakukan
pencarian surat keluar,
melihat surat terkirim,
mengirim surat, dan
mengunduh surat keluar

3. Pengolahan laporan :
admin dapat melakukan
pencarian data dan
mencetak laporan surat
masuk dan surat keluar
per tahun

4. Ubah password : admin

dapat mengubah
password untuk akses
masuk ke dalam aplikasi

5. Keluar : admin keluar

dari aplikasi.

5.3.1.2 Class Diagram

Class Diagram adalah model statis yang menggambarkan struktur dan

deskripsi class serta hubungannya antara class pada database ini memuat 3 tabel
yaitu User, Surat Masuk,dan surat keluar yang masing-masing tabel terdapat
beberapa atribut yang digunakan dalam proses pembuatan program ini.
 27

Gambar 5. 3 Class Diagram Aplikasi Arsip Surat SMA Negeri 1 Rambah

Hilir
5.3.1.3 Sequence Diagram

Sequence Diagram adalah suatu diagram yang menggambarkan interaksi

antar objek dan mengindikasikan komunikasi diantara objek-objek tertentu.
Menunjukan serangkaian pesan yang dipertukarkan oleh objek-objek yang
melakukan suatu tugas atau aksi tertentu.
 28

Gambar 5. 4 Sequence Diagram Admin

Pada gambar 5.4 menunjukan Sequence diagram form login admin yang
dapat menjalankan aplikasi dengan memasukkan username dan password pada
form login, maka system utama akan mengecek database login. Jika login berhasil
maka system akan menampilkan menu Data Admin, Home, Data surat masuk,
Data surat keluar, Laporan, dan Admin. Jika gagal, maka system akan kembali ke
form login Admin.
 29

Gambar 5. 5 Sequence Diagram Surat Masuk

Pada gambar 5.5 menunjukan Sequence diagram form surat masuk yang
dapat menjalankan sistem ini adalah admin, pada sequence diagram hanya satu
aktor yang berperan yaitu admin.awalnya admin masuk ke halaman surat masuk
yang terdapat pada aplikasi tersebut. Selanjutnya langsung dihadapkan dengan
tabel surat masuk, untuk menambahkan surat masuk yang ada, admin harus
membuka form lihat surat.
 30

Gambar 5. 6 Sequence Diagram Surat keluar

Pada gambar 5.6 menunjukan Sequence diagram form surat keluar yang
dapat menjalankan sistem ini adalah admin.awalnya admin masuk ke halaman
surat keluar yang terdapat pada aplikasi tersebut. Selanjutnya langsung
dihadapkan dengan tabel surat surat keluar, untuk melihat surat keluar yang ada,
admin harus membuka form lihat surat keluar.

5.3.1.4 Activity Diagram

Activity diagram adalah diagram yang menggambarkan workflow (aliran

kerja) atau aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis. Yang perlu diperhatikan
adalah bahwa diagram aktivitas menggambarkan sistem bukan apa yang
dilakukan oleh Aktor, jadi aktivitas yang dilakukan sistem sebagai berikut :
 31

Gambar 5. 7 Activity Diagram Login Admin

Gambar 5.7 menunjukan Activity diagram login admin, digunakan untuk
menggambarkan proses Login Admin ke dalam aplikasi arsip surat SMA Negeri 1
Rambah Hilir.
 32

Gambar 5. 8 Activity Diagram Surat masuk

 33

Pada gambar 5.8 Activity diagram surat masuk digunakan untuk

menambah atau memasukkan data kedalam aplikasi arsip surat SMA Negeri 1
Rambah Hilir.

Gambar 5. 9 Activity Diagram surat keluar

 34

Pada gambar 5.9 Activity Diagram surat keluar digunakan untuk

menambah atau memasukkan data kedalam aplikasi arsip surat SMA Negeri 1
Rambah Hilir.

Gambar 5. 10 Activity Diagram Cetak Laporan

Pada gambar 5.10 Activity diagram cetak laporan digunakan untuk
mencetak/membukukan laporan yang telah diinputkan ke dalam program arsip
surat SMA Negeri 1 Rambah Hilir.

5.4 Perancangan Subsistem Manajemen Basis Data

5.4.1 Perancangan Tabel Basis Data
5.4.1.1 Rancangan Tabel Data User

Tabel berikut ini menjelaskan tabel user

Nama : user

Deskripsi : Berisi data user

Primary Key : id_user

Tabel 5. 3 Basis Data User

Nama Field Type dan Length Deskripsi Boleh Default

 35

Null

Id_user varchar(5) Nomor urut No

username varchar(22) Nama No

password varchar(22) Password No

Level varchar(11) Level admin/user No

5.4.1.2 Rancangan Tabel Surat Masuk

Tabel berikut ini menjelaskan tabel surat masuk

Nama : Surat_masuk

Deskripsi : Berisi data surat masuk

Primary Key : id_srt_masuk

Tabel 5. 4 Basis Data Surat Masuk

Nama Field Type dan Length Deskripsi Boleh Default

Null

id_srt_masuk varchar(5) Nomor surat No

nm_surat varchar(22) Nama surat No

nomor varchar(22) Nomor surat masuk No

asal_surat varchar(50) Asal surat No

tgl_masuk varchar(22) Tanggal masuk No

surat

file varchar(255) File surat No

 36

5.4.1.3 Rancangan Tabel Surat keluar

Tabel berikut ini menjelaskan tabel ruangan

Nama : Surat_keluar

Deskripsi : Berisi data surat keluar

Primary Key : id_srt_keluar

Tabel 5. 5 Basis Data surat keluar

Nama Field Type dan Length Deskripsi Boleh Default

Null

id_srt_keluar varchar(5) Nomor urut No

nm_surat varchar(22) Nama surat keluar No

tujuan_surat varchar(50) Tujuan surat No

tgl_keluar varchar(22) Tanggal surat No

keluar

5.5 Desain Sistem Secara Terinci (Perancangan Antar Muka)

5.5.1 Desain Login Admin

Untuk masuk ke dalam aplikasi, pertama kali akan ditampilkan halaman

login untuk memasukkan username dan password. Berikut rancangan desainnya:
 37

Gambar 5. 11 Desain Login Admin

5.5.2 Desain Halaman Administrator

Desain menu pada halaman administrator yaitu menu Home, Data surat
masuk, data surat keluar, laporan, admin, logout tampilan desainnya sebagai
berikut :

Gambar 5. 12 Desain Halaman Administrator

 38

5.5.3 Desain data surat masuk

Desain data surat masuk digunakan untuk memasukkan data surat yang
ada. Berikut ini adalah rancangan desainnya:

Gambar 5. 13 Desain Data Surat Masuk

Untuk memproses surat masuk, terdapat form yang dibuat untuk melihat
secara detail isi surat, seperti gambar di bawah ini:

Gambar 5. 14 Desain Tambah Data Surat Masuk

 39

5.5.4 Desain Data Surat Keluar

Desain Data Surat Keluar ini digunakan untuk mengedit dan melihat surat
keluar. Berikut ini adalah rancangan desainnya:

Gambar 5. 15 Desain Data Surat Keluar

Untuk memproses surat masuk, terdapat form yang dibuat untuk melihat
secara detail isi surat, seperti gambar di bawah ini:

Gambar 5. 16 Desain Data Tambah Surat Keluar

 40

5.5.5 Tampilan Halaman Laporan Data masuk

Desain menu pada halaman laporan data masuk yaitu kita bisa melihat data
masuk dari tanggal berapa saja. tampilan desainnya sebagai berikut :

Gambar 5. 17 Desain Tampilan Laporan Data Surat Masuk

5.5.6 Desain Tampilan Data Surat Keluar

Desain menu pada halaman laporan data masuk yaitu kita bisa melihat data
masuk dari tanggal berapa saja. tampilan desainnya sebagai berikut :

Gambar 5. 18 Desain Tampilan Laporan Data Surat Keluar

 BAB VI
IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN

Setelah menyelesaikan Aplikasi Arsip Surat Berbasis Web, maka tahapan

selanjutnya adalah melakukan implementasi dan pengujian untuk mengukur
sejauh mana program ini berjalan dan penerapannya untuk menggantikan sistem
yang sudah ada. Implementasi dan pengujian yang akan dilakukan pada program
ini melalui beberapa tahapan, yaitu sebagai berikut:

6.1 Implementasi
6.1.1 Form Menu Login Admin

Form ini merupakan tampilan pada menu login. Adapun menu tampilan
login untuk admin sebagai berikut :

Gambar 6. 1 Form Login Admin

6.1.2 Form Halaman Utama Admin

Form ini merupakan tampilan pada menu utama untuk Admin. Adapun
tampilan menu utama untuk admin sebagai berikut :

41
 42

Gambar 6. 2 Form Tampilan Utama Admin (home)

6.1.3 Form Menu data Surat Masuk

Form ini merupakan tampilan Input Data Surat Masuk. Adapun Menu
Data Surat Masuk sebagai berikut :

Gambar 6. 3 Form Menu data surat masuk

6.1.4 Form Menu Data Surat Keluar

Form ini merupakan tampilan Data Surat Keluar untuk menambah,

melihat, mengubah dan menghapus data surat keluar. Adapun menu data surat
keluar sebagai berikut :
 43

Gambar 6. 4 Form Menu Data Surat Keluar

6.1.5 Form Menu Laporan Surat Masuk

Form ini merupakan menu Laporan Surat Masuk, digunakan untuk melihat
laporan yang masuk setiap harinya. Adapun menu Laporan Surat Masuk sebagai
berikut :

Gambar 6. 5 Form Menu Laporan Surat Masuk

6.1.6 Form Menu Laporan Surat Keluar

Form ini merupakan menu Laporan Surat Keluar, digunakan untuk melihat
laporan yang keluar setiap harinya. Adapun menu Laporan Surat Keluar sebagai
berikut :
 44

Gambar 6. 6 Form Menu Laporan Surat Keluar

6.2 Pengujian

Pada tahap ini dilakukan pengujian pada program Aplikasi Arsip Surat
Berbasis Web , hasil dari proses pengujian tersebut menggambarkan apakah
sistem dapat berjalan sesuai dengan kebutuhan dan melihat kondisi apabila sistem
dijalankan.

Proses pengujian pada program hanya untuk menu sebagai berikut :

1. Pengujian Menu login

2. Pengujian Menu Data Surat Masuk

3. Pengujian Menu Data Surat Keluar

6.2.1 Pengujian Dengan Menggunakan Blackbox

Pengujian yang dilakukan dengan menggunakan Blackbox yaitu pengujian

yang dilakukan untuk antarmuka perangkat lunak, pengujian ini dilakukan untuk
memperlihatkan bahwa fungsi-fungsi bekerja dengan baik dalam antrian data
masukan diterima dengan benar dan data keluaran yang dihasilkan benar-benar
tepat, pengintegrasian eksternal data berjalan dengan baik.
A. Pengujian Menu Login

Pre Kondisi
 45

1. Ditampilkan pada awal penggunaan aplikasi

Tabel 6. 1 Pengujian Menu Login

Deskrips Prekondisi Prosedur Masuka Keluaran Kriteria Hasil Kesimpul

i n an
pengujian Yang di Evaluasi Yang
di
Harapka Hasil
dapat
n

Pengujia Tampilan 1.Memasukk Data Data Layar Data Diterima

n menu awal an username berhasil yang berhasi
login username, dan disimpan ditampilk l
Aplikasi
password an sesuai disimp
Passwor
dengan an
2.klik d benar
yang
tombol
diharapka
Login untuk
n
masuk ke
menu utama

3.tampil
menu utama

B. Pengujian Menu Data Surat Masuk

Pre Kondisi

2. Dapat dibuka dari layar utama Admin

 46

Tabel 6. 2 Pengujian Menu Data Surat Masuk

Deskripsi Prekondi Prosedur Masukan Keluaran Kriteria Hasil Kesimpulan
si Pengujian Yang di Evaluasi yang
Harapka Hasil didapa
n t
Pengujian Tampilan 1.Klik menu Masukkan Muncul Layar Muncul Diterima
menu layar “Data surat semua input data yang Data
Data menu masuk” data surat ditampilk Suara
Surat utama 2. Klik masuk an sesuai Masuk
Masuk tambah data dengan
untuk yang
menambahka diharapka
n data surat n
masuk
3. Klik lihat
surat masuk
untuk melihat
surat masuk
yang sudah
diinput
4.klik ubah
untuk
mengubah
data surat
masuk
5.klik hapus
untuk
menghapus
data surat
masuk
 47

C. Pengujian Menu Data Surat Keluar

Pre Kondisi

3. Dapat dibuka dari layar utama Admin

Tabel 6. 3 Pengujian Menu Data Surat Keluar

Deskrips Prekond Prosedur Masukan Keluara Kriteria Hasil Kesimpul

i isi n yang an
Pengujian Evaluasi
didap
Hasil
at

Pengujia Tampila 1.Klik Masukkan Data Layar Munc Diterima

n menu n layar menu semua berhasil yang ul
Data menu “Data data surat dimasuk ditampilk Data
Surat utama Surat keluar kan an sesuai siswa
Keluar Keluar dengan yang
yang belum
“
diharapk terdaft
2. Klik
an ar
Tambah
data isi
sesuai
dengan
yang di
didapat

6.2.2 Pengujian Sistem UAT ( User Acceptance Test )

Pengujian UAT adalah suatu proses pengujian oleh pengguna yang
dimaksudkan untuk menghasilkan dokumen yang dijadikan bukti bahwa sistem
yang dikembangkan dapat diterima atau tidaknya oleh pengguna, apabila hasil
pengujian sudah bisa dianggap memenuhi kebutuhan dari pengguna maka aplikasi
dapat diterapkan. Pengujian UAT dilakukan dengan mengajukan beberapa
pertanyaan terhadap 10 guru yang ada di SMA Negeri 1 Rambah Hilir.
 48

Hasil User Acceptance Test dinilai dari 3 kategori, yaitu Baik, Cukup,
Kurang. Berikut ini Rincian Hasilnya :

Tabel 6. 4 Tabel Pengujian UAT

PENILAIAN
No
PERTANYAAN
.
Baik Cukup Kurang

Apakah aplikasi ini dapat mudah digunakan - -

1 10
user ?

Bagaimana desain antar muka aplikasi 1 -

2 9
menurut Anda ?

Apakah aplikasi pengarsipan surat ini - -

3 10
mudah dipahami ?

Apakah aplikasi arsip surat ini layak untuk 1 -

4 9
digunakan ?

5 Apakah komposisi warna website sesuai? 9 1 -

Apakah aplikasi yang dibuat dapat - -

6 membantu SMA N 1 Rambah Hilir dalam 10
mempermudah pekerjaan?
Setelah melakukan pengujian sistem dengan metode User Acceptance Test
(UAT) maka dapat disimpulkan dari pengujian guru sekolah dengan metode UAT
dapat disimpulkan bahwa 97% pengguna menyatakan baik bahwa aplikasi yang
dibuat sesuai dengan keinginan, sebanyak 3% menyatakan cukup dan yang
menyatakan kurang 0%
 BAB VII
KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan hasil perancangan aplikasi yang telah dilakukan, maka dapat

diambil beberapa kesimpulan sehubungan dengan aplikasi yang ada dan solusi
terbaik dalam menyelesaikan permasalahan serta saran-saran dalam menetapkan
aplikasi yang baru. Adapun kesimpulan saran-saran tersebut diuraikan pada
bagian berikut ini.

7.1 Kesimpulan

1. Dengan membuat aplikasi ini dapat mempermudah Guru mencari data

surat di SMA Negeri 1 Rambah Hilir.

2. Dengan aplikasi ini data Surat Masuk dan Surat Keluar yang sudah di
input dapat di edit dan dihapus.

3 Dapat mempermudah penyimpanan dan keamanan data Surat SMA Negeri

1 Rambah Hilir.

7.2 Saran

Penerapan sistem pendataan baru ini akan melalui beberapa proses

sosialisasi, hal ini akan menyebabkan sistem tidak dapat diterapkan dalam waktu
yang singkat. Agar sistem ini dapat bermanfaat baik untuk sekarang maupun di
masa mendatang, maka penulis memberikan saran, sebagai berikut:

1. Desain sistem dapat dikembangkan lagi dengan design yang user

interfacenya lebih menarik.

2. Diharapkan sistem ini dapat diimplementasikan secara total supaya dapat

dianalisis lebih lanjut tentang kendala-kendala yang terjadi dalam
penerapan aplikasi.

3. Bagi peneliti selanjutnya dapat menambahkan menu pengajuan surat

secara online.

49
 DAFTAR PUSTAKA

Cahyati, Y., & Murti, H. (2018). Sistem E-Surat Pada Government Resource
Management System Provinsi Jawa Tengah Berbasis Framework
Codeigniter. Universitas Stikubank, 978–979.

Debarun Chakraborty. (2016). Rancang Bangun Sistem Informasi Permintaan

ATK Berbasis Intranet (Studi Kasus : Kejaksaan Negeri
RANGKASBITUNG)Rosa dan Shalahuddin, 2014:154. IV(2), 14–16.

Dewi, I. R., & Malfiany, R. (2017). Perancangan Sistem Informasi Administrasi

Pembayaran Pada Sdit Lampu Iman Karawang Berbasis Visual Basic 6.0.
Jurnal Interkom: Jurnal Publikasi Ilmiah Bidang Teknologi Informasi Dan
Komunikasi, 12(2), 4–12. https://doi.org/10.35969/interkom.v12i2.5

Dhimas Hari Trenggono (2014). “Sistem peminjaman berbasis web sebagai media
layanan di studio multimedia SMK 2 Sewon.” Universitas Negeri Yogyakarta:
Tugas Akhir.

Eni Nurkayati (2013). “Perancangan Sistem Penerimaan Siswa Baru Berbasis

Online.” STMIK Raharja: Tugas Akhir.

Hartono, E., & Wardani, N. W. (2019). Sistem Pengarsipan Surat Masuk Surat
Keluar Digital Berbasis Web. Jurnal Teknologi Informasi Dan Komputer,
5(2). https://doi.org/10.36002/jutik.v5i2.787

Rizky, A. A., & Ramdhani, I. (2019). Perancangan Sistem Informasi Perekrutan

Karyawan Berbasis Web Menggunakan PHP dan MySQL DI PT. Ria Indah
Mandiri. Jurnal Manajemen Informatika (JAMIKA), 9(1), 49–57.
https://doi.org/10.34010/jamika.v9i1.1651

Simangunsong, A. (2018). Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen Berbasis Web.

2(1), 11–19.

50