PT.

CENTRAL UTAMA PENGIRIMAN BARANG KE CUSTOMER

INDOWARNA
NO.

1.0. Latar Belakang

Terdapat pemesanan dari Customer melalui Sales yang disampaikan kepada
Admin Sales selanjutnya diteruskan kepada Warehouse untuk dilakukannya
pengiriman barang kepada Customer
2.0. Tujuan

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa pengiriman barang ke customer

dapat terkendali dengan baik, dengan acuan pedoman sebagai berikut:

1. Warehouse menerima dokumen surat jalan dari Admin Sales.

2. Warehouse menerima amplop dari Admin Sales yang berisi Salinan faktur.
3. Warehouse melakukan validasi atas dokumen serah terima kepada pihak
Admin Sales.
4. Warehouse mempersiapkan jadwal pengiriman dan juga mempersiapkan
barang yang akan dikirim.
5. Warehouse memeriksa barang yang akan dimasukan dalam armada
pengiriman.
6. Warehouse proses memasukan barang dalam armada pengiriman.
7. Warehouse melakukan validasi pada dokumen surat jalan
8. Warehouse melakukan proses pengiriman sesuai alamat tujuan yang tertera
dalam surat jalan dan melakukan proses menurunkan barang setelah sampai
tujuan yang yang tertera dalam surat jalan.
9. Warehouse meminta customer untuk validasi pada surat jalan barang
pesanan tersebut
10. Warehouse menyerahkan salinan surat jalan dan amplop yang berisi salinan
faktur kepada customer.
11. Warehouse melakukan serah terima atas dokumen surat jalan yang telah
divalidasi oleh customer kepada Admin Sales

PT. CENTRAL UTAMA INDOWARNA Halaman 1 dari 14

PT. CENTRAL UTAMA PENGIRIMAN BARANG KE CUSTOMER
INDOWARNA
NO.

12. Warehouse melakukan penyimpanan dan pengarsipan dokumen surat jalan

yang telah diterima.
13. Warehouse melakukan perhitungan realisasi biaya operasional pengiriman
atas uang muka dengan pihak finance.

3.0. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku untuk manangani pengiriman barang kepada customer yang
dilakukan oleh pihak warehouse yang mencakup seluruh proses - proses yang
dilakukan serta dokumen - dokumen yang harus dipersiapkan dan ditangani
pada saat pengiriman barang ke cutomer di PT. Central Utama Indowarna.

4.0. Definisi / Batasan

4.1 Warehouse menerima dokumen surat jalan yang telah dibuat sebelumnya
oleh Admin Sales berdasarkan data yang diberikan oleh Sales atas
pesanan dari customer dan melakulan validasi pada dokumen serah
terima dengan Admin Sales.
4.2 Warehouse menentukan jadwal pengiriman sesuai dengan rute yang telah
ditentukan sekaligus memastikan jumlah dan jenis barang yang akan
dikirim sesuai dengan dokumen surat jalan dan juga memastikan kondisi
barang yang akan dikirim merupakan barang pesanan
4.3 Warehouse memastikan barang pesanan dari customer telah diterima
oleh customer dengan adanya bukti validasi atas surat jalan dan salinan
faktur yang diserahkan kepada pihak customer.
4.4 Warehouse melakukan serah terima dokumen surat jalan yang sudah
divalidasi oleh customer kepada Admin Sales serta melakukan
penyimpanan dan pengarsipan dokumen salinan surat jalan yang sudah
divalidasi oleh customer dan diurutkan sesuai dengan tanggal yang tertera
disurat jalan.

PT. CENTRAL UTAMA INDOWARNA Halaman 2 dari 14

PT. CENTRAL UTAMA PENGIRIMAN BARANG KE CUSTOMER
INDOWARNA
NO.

4.5 Warehouse membuat realisasi biaya operasional pengiriman dan

melakukan perhitungan dengan bagian finance atas uang muka yang
terkait biaya operasional pengiriman barang kealamat customer.

5.0. Ketentuan Umum

5.1 Menerima dokumen surat : Warehouse menerima dokumen surat

jalan jalan dari Admin Sales

5.2 Menerima dokumen : Warehouse menerima salinan faktur

salinan faktur didalam amplop dari Admin Sales
5.3 Validasi pada dokumen : Warehouse melakukan validasi pada
serah terima dokumen serah terima terkait surat jalan
dan salinan faktur yang diterima dari
Admin Sales dilakukan H+0.
5.4 Mempersiapkan jadwal : Warehouse menentukan jadwal
pengiriman pengirirman barang sesuai dengan
jadwal pada rute area pengiriman
sekaligus mengajukan permohonan
uang muka untuk biaya operasional
kepada bagian Finance maksimal H-1
sebelum dilakukan proses pengiriman

5.5 Mempersiapkan barang : Warehouse melakukan penyiapan barang

yang akan dikirim yang akan dikirim sesuai dengan jenis
dan jumlah kuantitas barang yang tertera
pada dokumen surat jalan maksimal H-1
sebelum dilakukan aktifitas muat barang
dalam armada pengiriman dan

PT. CENTRAL UTAMA INDOWARNA Halaman 3 dari 14

PT. CENTRAL UTAMA PENGIRIMAN BARANG KE CUSTOMER
INDOWARNA
NO.

memastikan kelayakan atas kondisi

barang yang akan dikirim
5.6 Pemeriksaan atas barang : Warehouse melakukan pemeriksaan
yang akan dimuat terhadap barang yang telah disiapkan
untuk dikirim ke alamat customer
(Termausk Driver) maksimal H-1
sebelum barang dikirim ke customer
atau pada saat barang sedang dimuat ke
armada pengiriman. Serta memastikan
barang yang akan dimuat telah sesuai
dengan dokumen surat jalan dan
memastikan kondisi barang layak untuk
diterima oleh customer.
5.7 Proses muat ke armada : Warehouse melakukan aktifitas maut
pengiriman barang ke armada pengiriman maksimal
H-1 sebelum barang dikirim ke alamat
customer

5.8 Validasi dokumen surat : Warehouse melakukan validasi pada

jalan surat jalan setelah barang yang akan
dikirim telah selesai dimuat ke armada
pengirirman yang menandakan bahwa
barang telah siap untuk dikirim dilakukan
H-1 sebelum brang dikirm ke Customer.

5.9 Proses pengiriman barang : Warehouse melakukan proses

ke customer pengiriman barang dengan Driver
beserta Helper maksimal H+1 setelah
barang selesai dimuat ke armada
pengiriman dan rute dalam kota

PT. CENTRAL UTAMA INDOWARNA Halaman 4 dari 14

PT. CENTRAL UTAMA PENGIRIMAN BARANG KE CUSTOMER
INDOWARNA
NO.

maksimal H+1.

5.10 Proses bongkar barang : Warehouse melakukan proses bongkar

dicustomer barang dengan Driver beserta Helper
dilokasi alamat customer yang sesuai
dengan dokumen surat jalan dan
memastikan barang yang dibongkar
sesuai dengan dokumen surat jalan yang
terkait

5.11 Meminta validasi : Warehouse (Driver atau Helper) meminta

dokumen validasi surat jalan kepada Customer
dan juga menyerahkan salinan surat
jalan tersebut.

5.12 Serah terima dokumen : Warehouse menyerahkan dokumen surat

dan validasi jalan yang telah divalidasi oleh customer
kepada Admin Sales dan melakkukan
validasi pada dokumen serah terima
maksimal H+1 setelah armada
pengiriman kemablii kegudang atau
setelah barang dibongkar di lokasi
customer.

5.13 Penyimpanan dan : Warehouse melakukan penyimpanan dan

pengarsipan dokomen pengarsipan dokumen salinan surat jalan
yang telah divalidasi oleh Customer dan
diurutkan Sesuai dengan tanggal yang
tertera disurat jalan tersebut

5.14 Realisasi biaya : Warehouse membuat rekapitulasi biaya

operasionnal pengiriman operasional pengiriman barang dan
barang

PT. CENTRAL UTAMA INDOWARNA Halaman 5 dari 14

PT. CENTRAL UTAMA PENGIRIMAN BARANG KE CUSTOMER
INDOWARNA
NO.

melakukan perhitungan atas realisasi

biaya operasional pengiriman barang ke
alamat Customer yang dilakukan oleh
Driver atau Helper bersama dengan
bagian finance maksimal H+1 setelah
pengiriman barang. Jika armada
pengiriman mengalami kendala pada
saat proses pengiriman barang untuk
perhitungan baiaya operasional
pengiriman maksimal H+7

6.0. Ketentuan Khusus

6.1. Stock barang kosong pada : Warehouse melakukan konfirmasi kepada

saat mempersiapkan barang Admin Sales jika stock barang yang
tertera pada dokumen surat jalan tidak
ditemukan atau stock kosong maksimal
H+1 setelah barang terkirim

6.2. Proses pengiriman barang : Warehouse memastikan pengiriman

terhitung dari tanggal cetak barang tidak lebih dari H+3 dari tanggal
dokumen surat jalan cetak dokumen surat jalan untuk rute
dalam kota sedangkan rute luar kota
maksimal H+7.

6.3. Proses bongkar barang : Warehouse tidak diperkenankan untuk

dilokasi Customer meminta ongkos bongkar, tambahan
biaya BBM serta tips dan sebagainya

PT. CENTRAL UTAMA INDOWARNA Halaman 6 dari 14

PT. CENTRAL UTAMA PENGIRIMAN BARANG KE CUSTOMER
INDOWARNA
NO.

kepada pihak customer, jika menemukan

perbedaan lokasi bongkar maka
konfirmasi kepada pihak Admin Sales.

6.4. Proses retur penjualan : Retur penjualan dilakukan Ketika pada

saat bongkar barang dilokasi terdapat
barang dalam kondisi tidak layak dan
atau terjadi ketidaksesuaian dengan
dokumen surat jalan (Pesanan
Customer), selanjutnya barang akan di
muat kembali oleh warehouse (Drive
beserta Helper) kedalam armada untuk
dibawa Kembali ke gudang disertakan
dengan koreksi dan dokumentasi foto
atas barang yang diretur pada dokumen
surat jalan.

7.0. Prosedur.
7.1. Menerima dokumen surat jalan dan dokumen salinan faktur atau faktur asli
dalam amplop.

Aktivitas Pelaksana Intruksi Pelaksana

1. Menerima Warehouse  Dokumen surat jalan dan dokumen salinan faktur
dokumen surat atau faktur asli diterima dari Admin Sales.
jalan dan
dokumen
salinan faktur
atau asli dalam
amplop.

PT. CENTRAL UTAMA INDOWARNA Halaman 7 dari 14

PT. CENTRAL UTAMA PENGIRIMAN BARANG KE CUSTOMER
INDOWARNA
NO.

7.2. Verifikasi dan validasi dokumen serah terima

Aktivitas Pelaksana Intruksi Pelaksana

1. Validasi dokumen Warehouse  Verifikasi pada dokumen serah terima surat
serah terima jalan dan amplop yang berisi salinan faktur
atau faktur asli dari Admin Sales saat
menerima dan dilakukan validasi jika telah
sesuai pada saat menerima dari Admin Sales.
 Jika dokumen tidak sesuai, serah terima tidak
divalidasi tetapi dokumen surat jalan beserta
salinan faktur atau faktur asli dalam amplop
akan dikembalikan ke Admin Sales.

7.3. Mempersiapkan jadwal pengiriman

Aktivitas Pelaksana Intruksi Pelaksana

1. Mempersiapkan Warehouse  Jadwal pengiriman sesuai dengan rute agar
jadwal pengiriman barang – barang dari beberapa customer
terdistribusi sesuai dengan rute yang telah
ditentukan maksimal H-1 sebelum barang
dikirim.
 Menentukan armada pengiriman yang ditunjuk
melakukan pengiriman ke rute yang telah
ditentukan maksimal H-1 sebelum melakukan
pengiriman.
 Mengajukan permohonan uang muka untuk
biaya operasional saat pengiriman barang
kepada Finance

7.4. Mempersiapkan barang yang dikirim

PT. CENTRAL UTAMA INDOWARNA Halaman 8 dari 14
PT. CENTRAL UTAMA PENGIRIMAN BARANG KE CUSTOMER
INDOWARNA
NO.

Aktivitas Pelaksana Intruksi Pelaksana

1. Mempersiapkan Warehouse  Barang yang akan dikirm dilakukan persipan
barang yang akan sesuai dengan dokumen surat jalan
dikirim maksimal H-1 sebelum barang dikirim ke
Customer.
 Barang yang telah ditemukan seluruhnya
dilakukan penataan sebelum dimuat ke
armada pengiriman.
 Barang yang telah dilakukan penataan
dipastikan dalam kondisi layak untuk diterima
oleh Customer.
2. Stock brang Warehouse  Dilakukan konfirmasi kepada pihak Admin
kosong pada saat Sales maksimal H+1 setelah barang terkirim
mempersiapkan terkait stock barang yang tidak diketemukan
barang atau kosong pada saat persiapan barang
yang akan dikirim ke Customer.

7.5. Pemeriksaan atas barang yang akan dimuat

Aktivitas Pelaksana Intruksi Pelaksana

1. Pemeriksaan atas Warehouse  Setelah barang yang disiapkan untuk
barang yang akan dikirim sesuai dengan dokumen surat
dimuat jalan, dilakukan pemeriksaan terhadap
barang yang akan dimuat ke armada
pengiriman maksimal H+1 sebelum
barang dikirim.

7.6. Proses muat ke armada pengiriman serta validasi dokumen surat jalan

PT. CENTRAL UTAMA INDOWARNA Halaman 9 dari 14

PT. CENTRAL UTAMA PENGIRIMAN BARANG KE CUSTOMER
INDOWARNA
NO.

Aktivitas Pelaksana Intruksi Pelaksana

1. Proses muatan ke Warehouse  Barang yang telah dilakukan pemeriksaan
armada pengiriman Kembali selanjutnya dimuat ke armada
pengiriman dengan armada yang telah
ditentukan sebelumnya pada saat
penjadwalan rute maksimal H-1 sebelum
barang dikirim ke Customer.
 Dalam hal ini Driver ikut serta dalam
pengawasan barang yang akan dikirim.
2. Validasi dokumen Warehouse  Setelah barang selesai dimuat di armada
surat jalan pengiriman dilakukan validasi pada
dokumen surat jalan mkasimal H-1
sebelum barang dikirim ke Customer.

7.7. Proses pengiriman barang ke Customer

Aktivitas Pelaksana Intruksi Pelaksana

1. Proses pengiriman Warehouse  Pengiriman barang dilakukan oleh Driver
barang ke beserta Halper yang telah ditentukan pada
Customer saat penjadwalan rute (Driver sesuai
dengan armadanya masing – masing).
 Pengiriman barang maksimal H+3 setelah
barang dimuat pada armada pengiriman
untuk rute dalam kota sedangkan untuk
rute luar kota mkasimal H+7.
2. Terdapat Warehouse  Jika terdapat kendala pada saat sebelum
terkendala saat proses pengiriman, barang yang dikirim
persiapan barang maksimal H+3 dari tanggal cetak dokumen
surat jalan.

PT. CENTRAL UTAMA INDOWARNA Halaman 10 dari 14

PT. CENTRAL UTAMA PENGIRIMAN BARANG KE CUSTOMER
INDOWARNA
NO.

 Setelah H+4 dari tanggal cetak dokumen

surat jalan barang tidak dapat dikirim
maka konfirmasikan hal tersebut kepada
Admin Sales untuk dilakukan pembatalan
dokumen.

7.8. Proses bongkar barang di Customer

Aktivitas Pelaksana Intruksi Pelaksana

1. Proses bongkar Warehous  Driver dan Helper melakukan bongkar barang
Customer e sesuai dengan alamat Customer yang tertera
pada dokumen surat jalan.
 Barang yang dibongkar disesuaikan dengan
dokumen surat jalan terkait, baik jenis maupun
jumlah kuantitas barang.
 Driver atau Helper tidak diperkenalkan untuk
meminta tambahan untuk ongkos bongkar
barang (Tips) kepada pihak customer.
2. Terdapat kendala Warehous  Jika terdapat kendala pada saat perjalanan
terkait bongkar e dan tidak dapat melakukan proses bongkar
barang di barang, maka Driver atau Helper
Customer menghubungi pihak yang terkait.
3. Meminta validasi Warehous  Setelah barang selesai dibongkar atau
kepada e sebelum meninggalkan lokasi, Driver atau
Customer Helper meminta validasi pada dokumen surat
jalan yang menandakan bahwa Customer
telah menerima barang sesuai dengan
pesanan serta menyerahkan amplop yang
berisi salinan faktur atau faktur asli kepada

PT. CENTRAL UTAMA INDOWARNA Halaman 11 dari 14

PT. CENTRAL UTAMA PENGIRIMAN BARANG KE CUSTOMER
INDOWARNA
NO.

Customer.

7.9. Terjadi retur penjualan atas barang pada saat proses bongkar barang

Aktivitas Pelaksana Intruksi Pelaksana

1. Kondisi barang Warehouse  Driver dan Helper melakukan konfirmasi
rusak dan atau kepada pihak terkait atas kerusakan
ditemukan barang barang yang dikirim disertakan dengan
tidak sesuai dengan dokumentasi foto barang.
dokumen surat jalan  Driver atau Helper melakukan koreksi atas
pada saat proses dokumen surat jalan disaksikan oleh pihak
bongkar Customer kemudian meminta validasi
kepada pihak Customer atas dokumen
surat jalan tersebut.
 Driver dan helper membawa Kembali ke
gudang atas barang yang tidak dpat
diterima Customer.

7.10. Serah terima serta validasi dokumen surat jalan yang telah divalidasi oleh
Customer.

Aktivitas Pelaksana Intruksi Pelaksana

1. Serah terima Warehouse  Setelah armada pengiriman kembali ke
dokumen serta gudang, selanjutnya menyerahkan
validasi dokumen dokumen surat jalan yang telah divalidasi
surat jalan yang oleh Customer kepada Admin Sales.
telah divalidasi oleh  Melakukan validasi pada dokumen serah
customer. terima.
2. Terjadi retur Warehouse  Jika terjadi retur penjualan pada saat

PT. CENTRAL UTAMA INDOWARNA Halaman 12 dari 14

PT. CENTRAL UTAMA PENGIRIMAN BARANG KE CUSTOMER
INDOWARNA
NO.

penjualan proses bongkar barang, maka maka

menginformasikan kepada Admin Sales
agar dibuatkan surat retur dan dilakukan
validasi atas serah terimma dokumen.

7.11. Penyimpanan dan pengarsipan dokumen surat jalan dan atau penerimaan
barang atas retur penjualan.

Aktivitas Pelaksana Intruksi Pelaksana

1. Penyimpanan dan Warehouse  Dokumen yang telah divalidasi selanjutnya
pengarsipan dilakukan penyimpanan dan pengarsipan
dokumen dokumen surat jalan serta dokumen retur
jika ada retur barang sesuai dengan
tanggal yang tertera.
2. Penerimaan barang Warehaouse  Barang yang tidak diterima oleh Customer
atas retur penjualan atau barang retur dilakukan penataan
sesuai dengan klafikasi barang tersebut.

7.12. Membuat dan melakukan perhitungan realisasi biaya operasional

pengiriman barang.

Aktivitas Pelaksana Intruksi Pelaksana

1. Membuat dan Warehouse  Membuat rekapitulasi biaya operasional
melakukan pengiriman barang.
perhitungan  Dilakukan perhitungan atas realisasi biaya
realisasi biaya operasional pengiriman ke alamat
operasional Cutomer oleh Driver maupun Helper
pengiriman bersama dengan pihak Finance maksimal
barang. H+1 setelah dilakukan pengiriman barang.

PT. CENTRAL UTAMA INDOWARNA Halaman 13 dari 14

PT. CENTRAL UTAMA PENGIRIMAN BARANG KE CUSTOMER
INDOWARNA
NO.

 Jika armada pengiriman mengalami

kendala pada saat proses pengiriman
barang maksimal H+7 stelah dilakukan
proses pengiriman barang.

8.0. Form dan Dokumen

8.1. Delivery Order.
8.2. RWF (Retur Penjualan).
8.3. Permohonan Uang Muka.
8.4. Realisasi Biaya Operasional.

9.0. Flowchart

Admin Sales Warehouse Customer

PT. CENTRAL UTAMA INDOWARNA Halaman 14 dari 14

PT. CENTRAL UTAMA PENGIRIMAN BARANG KE CUSTOMER
INDOWARNA
NO.

Surat Jalan dan Faktur Validasi Dokumen

Serah Terima

Konfimasi jika tidak Sesuai / Membuat Jadwal

sesuai tidak? Pengiriman Jika Sesuai

Rute Pengiriman Armada Pengiriman Uang Muka

Persiapan Barang

Pemeriksaan Barang

Masukan Barang Ke Validasi Surat Jalan

Armada

Pengiriman Barang

Koreksi Surat
Bongkar Barang Jalan

Menyerahkan Surat
Pengarsipan Surat Jalan Validasi Surat Jalan
Jalan

Membuat Realisasi Menyerahkan Amplop

Biaya Pengiriman Dan Surat Jalan

PT. CENTRAL UTAMA INDOWARNA Halaman 15 dari 14