Organizing

Team Dosen OMPI

Jurusan Teknik Industri ITENAS
 Organizing

is the process of arranging people and resources

to work toward a common purpose

Organizing – to create structures

¢ Divide up the work

¢ Arrange resources

¢ Coordinate activities
 Fungsi Pengorganisasian

¢ Fungsi Pengorganisasian :
l proses yang menyangkut bagaimana strategi
dan taktik yang telah dirumuskan dalam
perencanaan didesain dalam sebuah struktur
organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan
lingkungan organisasi yang kondusif, dan
dapat memastikan bahwa semua pihak dalam
organisasi dapat bekerja secara efektif dan
efisien guna pencapaian tujuan organisasi
 Fungsi Pengorganisasian (2)

¢ Kegiatan dalam Fungsi Pengorganisasian :

l Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan
menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang
diperlukan
l Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan
adanya garis kewenangan dan tanggungjawab
l Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan
pengembangan sumber daya manusia/tenaga kerja
l Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada
posisi yang paling tepat
 Konsep Dasar
Pengorganisasian
¢ Struktur Organisasi pada dasarnya merupakan
desain organisasi dimana manajer melakukan
alokasi sumber daya organisasi, terutama yang
terkait dengan pembagian kerja dan sumber daya
yang dimiliki organisasi, serta bagaimana
keseluruhan kerja tersebut dapat dikordinasikan
dan dikomunikasikan
 Struktur Organisasi

¢ à cara mengenai tugas secara formal dibagi,

dikelompokkan, dan dikoordinasikan
¢ Pattern of jobs and groups of jobs in an
organization. An important cause of individual
and group behavior.
 Struktur Organisasi
¢ We defined organizing as arranging and structuring
work to accomplish organizational goals.
¢ Organization structure is the formal arrangement of
jobs within an organization. including system of tasks,
reporting relationship, and communication linkage.
¢ This structure, which can be shown visually in An
organization chart: describes the basic arrangement
of work positions within an organization.
¢ Formal structure is the official structure of the
organization.
¢ When managers create or change the structure, they’re
engaged in organizational design.
 Struktur Organisasi

¢ a process that involves decisions about six key

elements: work specialization,
departmentalization, chain of command,
span of control, centralization and
decentralization, and formalization.
 Faktor-faktor yang mempengaruhi
Struktur Organisasi

1. Strategi Organisasi
2. Skala Organisasi
3. Teknologi
4. Lingkungan
 Traditional Organization
Structure

¢ A traditional principle of organizing is that

performance gains are possible when people
are allowed to specialize and become expert
in certain jobs or task.
¢ Konsep: Departmentalization is the process
of grouping together people and jobs into work
unit
 Contoh dari Skema Organisasi

Direktur

Manajer Manajer Manajer Manajer SDM

Keuangan Produksi Pemasaran

Bagian Bagian
Penjualan Promosi
 Four Building Blocks of
Organizing

Penyusunan Struktur Organisasi menurut

beberapa ahli dibagi dalam Empat Pilar
Pengorganisasian

(Four Building Blocks of Organizing)

 Empat Pilar
Pengorganisasian
¢ Pilar Pertama : pembagian kerja (division of work)
¢ Pilar Kedua : Pengelompokan Pekerjaan
(Departmentalization)
¢ Pilar Ketiga : penentuan relasi antar bagian dalam
organisasi (hierarchy)
¢ Pilar Keempat : penentuan mekanisme untuk
mengintegrasikan aktifitas antar bagian dalam
organisasi atau koordinasi (coordination)
 Pilar Pertama :
Pembagian kerja (division of work)

¢ Pembagian Kerja (division of work) adalah Upaya

untuk menyederhanakan dari keseluruhan kegiatan
dan pekerjaan (yang telah disusun dalam proses
perencanaan) --yang mungkin saja bersifat
kompleks—menjadi lebih sederhana dan spesifik
dimana setiap orang akan ditempatkan dan
ditugaskan untuk setiap kegiatan yang sederhana
dan spesifik tersebut
 Pilar Pertama :
Pembagian kerja (division of work) (2)

¢ Pembagian pekerjaan (division of work)

istilah lain: spesialisasi pekerjaan (work
specialization)
Sampai tingkat mana tugas dalam organisasi
dipecah-pecah menjadi pekerjaan terpisah-pisah
Process of dividing work into relatively specialized
jobs to achieve advantages of specialization
 Pilar Kedua: Pengelompokan
Pekerjaan (Departmentalization)

¢ Setelah pekerjaan dispesifikkan, maka kemudian

pekerjaan-pekerjaan tersebut dikelompokkan
berdasarkan kriteria tertentu yang sejenis
¢ Pengelompokan Pekerjaan atau
Departementalisasi pada dasarnya adalah Proses
pengelompokkan dan penamaan bagian atau
kelompok pekerjaan berdasarkan kriteria tertentu
 Pilar Kedua: Pengelompokan
Pekerjaan (Departmentalization) (2)

Process in which an organization is structurally

divided by combining jobs in departments
according to some shared characteristics or
basis.
Dapat dibagi berdasarkan fungsi, letak
geografis, proses, maupun pelanggan
Beberapa pendekatan dalam
Departementalisasi

1. SO Fungsional
2. SO Divisional
l Berdasarkan Produk
l Berdasarkan Pelanggan
l Berdasarkan Geografis
l Berdasarkan Proses
3. SO Matriks
 Departementalisasi berdasarkan Fungsi

Direktur Utama
PT ABC

Manajer Manajer Manajer Manajer

Keuangan Produksi Pemasaran SDM

Bagian Bagian
Functional Penjualan Promosi
Departmentalization

Bagian Bagian Rekrutmen Pelatihan dan

Produksi Pergudangan dan Seleksi Pengembangan
 Advantages of Functional
Structures
¢ Economies of Scale with efficient use of
resources.
¢ Task assignments consistent with expertise and
training.
¢ High quality technical problem solving.
¢ In depth training and skill development within
function.
¢ Clear career paths within functions.
 Disadvantages of Functional
Structures

¢ Lack of communication, coordination and problem

solving across function.
Departementalisasi Divisional –
Berdasarkan Produk

Direktur Utama
PT ABC

Manajer Manajer Manajer Manajer

Keuangan Produksi Pemasaran SDM

Bagian Bagian
Penjualan Promosi

Bagian Bagian Rekrutmen dan Pelatihan dan

Produksi Pergudangan Seleksi Pengembangan

Susu Sabun Pasta Gigi Mi Instan

Mandi

Product
Departmentalization
Departementalisasi Divisional –
Berdasarkan Pelanggan

Bagian Produksi PT
ABC

Susu Sabun Pasta Gigi Mi Instan

Mandi

Bayi Anak-anak Remaja Dewasa

Customer
Departmentalization
Departementalisasi Divisional –
Berdasarkan Geografis
Manajer
Pemasaran
PT ABC

Bagian Bagian
Penjualan Promosi

Jakarta Bandung Makassar Medan

Geographic
Departmentalization
Departementalisasi Divisional –
Berdasarkan Proses

Plant Manager PT
ABC

Sawing Assembling Finishing Inspection

dept Mgr Mgr Mgr Mgr
¢ Sebagai contoh, untuk bisnis restoran : pencatatan
menu, pemberitahuan menu kepada bagian dapur,
hingga pengiriman makanan dari bagian dapur
kepada pelanggan di meja makan dapat
dikelompokkan menjadi satu departemen tertentu,
katakanlah bagian Pelayan
 -Memasak makanan berdasarkan berbagai menu
-Membeli bahan-bahan mentah seperti sayuran,
lauk-pauk, buah-buahan, minyak goring, es batu,
dan lain sebagainya Contoh Pekerjaan-pekerjaan
-Menuliskan menu yang dipesan pelanggan yang akan dilakukan dalam
-Mengantarkan makanan pesanan kepada meja Bisnis Restoran
pelanggan
-Menerima pembayaran dari pelanggan
-Membuat laporan keuangan harian
-Membuat laporan keuangan bulanan

-Membeli bahan-bahan mentah seperti sayuran,

lauk-pauk, buah-buahan, minyak goreng, es batu,
dan lain sebagainya.
-Memasak makanan berdasarkan berbagai menu

-Menuliskan menu yang dipesan pelanggan

Proses
Job Specialization
/Division of Work
-Mengantarkan makanan pesanan kepada meja
pelanggan
Proses
Job
-Menerima pembayaran dari pelanggan Departmentalization
-Membuat laporan keuangan harian
-Membuat laporan keuangan bulanan

Bagian Bagian Bagian Dapur

Keuangan Pelayanan
 Advantages of Divisional
Structures

¢ More flexibility in responding to environmental changes.

¢ Improved coordination across functional departments.
¢ Clear points of responsibility for product or service delivery.
¢ Expertise focused on specific customers, product and
regions.
¢ Greater ease in changing size by adding or deleting
division.
 Disadvantages of Divisional
Structures

¢ They can reduce economies of scale and increase cost

through the duplication of resources and effort across
divisions.
¢ They can also create unhealthy rivalries as divisions
compete for resources and top management attentions,
emphasizing division need over broader organizational
goals.
Departementalisasi
berdasarkan Matriks
Direktur Utama
PT ABC

Profit Manajer Manajer Manajer Manajer Riset dan

Project Keuangan Pemasaran SDM Pengembangan

Susu

Sabun
Mandi

Pasta Gigi

Mi Instan
 Advantages of Matrix
structures
¢ Better communication and corporation across functions.
¢ Improved decision making; problem solving takes place at the
team level where the best information is available.
¢ Increased flexibility in adding, removing or changing operations
to meet changing demands.
¢ Better customer service, there always a program, product or
project manager informed and available to answer the
questions.
¢ Better performance accountability through the program, product
or project managers.
¢ Improved strategic management, top managers are freed from
lower level problem solving to focus time on more strategic
issue.
 Disadvantages of Matrix
structures

¢ Higher cost
¢ Two supervisor system is susceptible to power struggles.
¢ Problem and frustrations occur when functional supervisors
and team leaders don’t coordinate well and end up sending
conflicting massages and priorities or even competing with
one another for authority.
¢ May develop “groupies” where strong team loyalties cause
a loss of focus on larger organizational goals.
¢ Team meeting can take lots of time.
 Pilar Ketiga:
Penentuan Relasi antar bagian
dalam Organisasi (Hierarchy)

¢ Hierarcy adalah Proses penentuan relasi antar

bagian dalam organisasi, baik secara vertikal
maupun secara horisontal.

¢ Terdapat 2 konsep penting dalam Hierarcy,

yaitu:
l Span of Control
l Chain of Command
 Pilar Ketiga:
Penentuan Relasi antar bagian
dalam Organisasi (Hierarchy) (2)
¢ Span of control terkait dengan jumlah orang
atau bagian di bawah suatu departemen yang
akan bertanggung jawab kepada departemen
atau bagian tertentu.

¢ Chain of command juga menunjukkan garis

perintah dalam sebuah organisasi dari hirarki
yang paling tinggi misalnya hingga hirarki yang
paling rendah. chain of command juga
menjelaskan bagaimana batasan kewenangan
dibuat dan siapa dan bagian mana akan melapor
ke bagian mana.
 Rentang Kendali (Span of
Control)

¢ Jumlah bawahan yg dapat diatur manajer secara efektif

dan efisien
¢ Number of individuals who report to a specific manager
¢ Number of subordinates reporting directly to a manager
¢ Rentang terlalu lebar kendali jadi sulit dikendalikan.
¢ Rentang terlalu sempit:
l Memakan biaya yang mahal
l Komunikasi menjadi lebih rumit
l Otonomi karyawan berkurang
Rantai komando (the chain of
command)
Rantai komando – the chain of command:
¢ garis wewenang yang tidak putus-putus
yang terentang dari puncak organisasi ke
eselon terbawah yg memperjelas siapa
melapor ke siapa
¢ Links all persons with successively higher
levels of authority
Formalisasi:
tingkat di mana pekerjaan dalam organisasi
dibakukan.
Contoh : Chain of Command dari
Bisnis Restoran
Kepala
Restoran

Bagian Keuangan Bagian Bagian Dapur

Pelayanan
1 orang 3 orang 2 orang

Pelayan 1 Pelayan 2

Pelayan 3 Belanja Memasak

Chain of
Command
 A

B C

D E
Hirarki
Vertikal
F G

I J K L

Hirarki Horisontal

Hirarki Vertikal dan Horisontal

 Pilar Keempat : Koordinasi
(Coordination)

¢ Koordinasi adalah proses dalam mengintegrasikan

seluruh aktifitas dari berbagai departemen atau
bagian dalam organisasi agar tujuan organisasi
dapat tercapai secara efektif
¢ the process of integrating the activities of separate
departments in order to pursue organizational goals
effectively (Stoner, Freeman & Gilbert, 1995)
 Delegation of Authority
Delegasi Kewenangan (delegation of authority)
¢ Tingkat dimana pengambilan keputusan
diputuskan pada titik tunggal dalam organisasi.
¢ Process of distributing authority downward in an
organization.
Alasan desentralisasi organisasi : melatih manajer
untuk mengambil keputusan, memunculkan iklim
kompetisi manajer, kepuasan kerja dari manajer.
Alasan sentralisasi organisasi : mengurangi biaya
pelatihan, mengurangi biaya duplikasi, mengurangi
biaya administrasi, manajer saat ini lebih suka
sentralisasi.