Disusun Oleh:
Novita Aulya Putri (202051164)
i
ii
ABSTRAK
iii
KATA PENGANTAR
iv
9. Teman-teman penulis yang senantiasa membantu dan
memberi dorongan serta semangat.
v
DAFTAR ISI
vii
DAFTAR GAMBAR
viii
Gambar 4.3.3 menu surat keluar 1 .............................................. 38
ix
DAFTAR LAMPIRAN
LAMPIRAN 6 1 .......................................................................... 53
LAMPIRAN 7 1 .......................................................................... 54
x
BAB I
PENDAHULUAN
1.4. Tujuan
Tujuan yang diharapkan dengan dilaksanakannya
Praktik Kerja Lapangan ini adalah:
a. Sebagai persyaratan akademis pada Jurusan
Teknik Informatika Untuk memenuhi beban
Satuan Kredit Semester (SKS) yang harus
ditempuh.
b. Mengetahui sistem kerja di Perum Bulog Kantor
Cabang Pati.
c. Merancang pengarsipan surat berbasis website
untuk Perum Bulog Kantor Cabang Pati.
2
1.5. Manfaat PKL
Kegunaan dari praktek kerja lapangan adalah :
a. Bagi mahasiswa
Mahasiswa mendapatkan keterampilan untuk
melaksanakan program praktek kerja lapangan serta
mempermudah dalam membuat studi kasus dan
memperbanyak pengetahuan dalam membangun
sebuah aplikasi.
b. Bagi instansi
Instansi dapat melakukan pengelolaan data baik data
surat masuk maupun data surat keluar serta sebagai
media penyimpanan data akurat yang kemudian
akan disimpan di database agar aman.
c. Bagi uinversitas
Menjalin hubungan antara pihak instansi PKL yang
di dalam hal ini adalah Perum bulog kantor cabang
pati.
5
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Sumber: http://bulog.co.id/logo.php
7
Matahari dengan gradasi warna kuning ke merah
menggambarkan Perum BULOG sebagai perusahaan
yang menjadi sumber dari seluruh rangkaian
kehidupan bangsa Indonesia yang beraneka ragam
termasuk suku dan kultur didalamnya. Matahari juga
mencerminkan adanya semangatperubahan dalam diri
Perum BULOG, untuk menjadi perusahaan yang lebih
profesional, transparan dan sehat.
Huruf/tipografi BULOG berwarna biru menjadi
refleksi konkrit akan besarnya peranan Perum
BULOG dalam usaha mewujudkan kesejahteraan
bangsa Indonesia. Sedangkan bentuk huruf/tipografi
yang kokoh menggambarkan bentuk fisik Perum
BULOG sebagai sebuah perusahaan yang solid dalam
mengelola berbagai misinya.
Logo dapat disertai atau tidak disertai tagline atau
slogan berupa kalimat
"Bersama Mewujudkan Kedaulatan Pangan".
Sebagai perusahaan yang tetap mengemban tugas publik
dari pemerintah, BULOG tetap melakukan kegiatan
menjaga Harga Dasar Pembelian untukgabah, stabilisasi
harga khususnya harga pokok, menyalurkan beras untuk
orang miskin (Raskin) dan pengelolaan stok pangan.
Kegiatan bisnis Perum Bulog yaitu melakukan
perdagangan komoditi pangan dan usaha eceran. Adapun
beberapa komoditi yang dikelola oleh Perum Bulog
antara lain :
8
Gambar 2.2. Komiditi BULOG 1
Sumber: http://bulog.co.id/bisniskomoditi.php
Jadi, komoditi yang dikelola Perum Bulog bukan
hanya beras saja, ada pula gula, kedelai, daging, ikan,
dan komoditi lainnya seperti bawang putih, bawang
merah, dan minyak goreng. Selain itu,terdapat pula
kegiatan bisnis lain yang dijalankan Perum Bulog
antara lain usaha logistik/pergudangan, jasa survei dan
pemberantasan hama, jasa penyewaan aset,
penyediaan karung plastik, dan usaha angkutan.
9
2.1.2. Visi dan Misi Perusahaan Umum (Perum) BULOG
10
2.2. Struktur Organisasi Perusahaan Umum (Perum) BULOG
2.2.1. Tata Kelola Perusahaan Good Corporating Governance
(GCG) Perum BULOG
11
Gambar 2.3. Struktur Organisasi Perum Bu 1
12
2.2.2. Struktur Organisasi dan Tugas Pokok Perum
BULOG Divisi Regional Jawa Tengah
13
c. Kepala Divisi Regional mempunyai fungsi merencanakan,
mengoodinasikan, mengendalikan, dan mengevaluasi
pelaksanaan:
i. Pengadaan gabah/beras dan pangan pokok lain;
3. Bagian Pengadaan
15
i. Pengolahan
ii. Pergudangan, persediaan dan angkutan
iii. Perawatan dan pengendalian mutu
iv. Pelayanan publik
16
5. Bidang Komersial
a. Kepala Bidang Komersial, mempunyai tugas pokok
melaksanakan kegiatan pengembangan, pemasaran,
pengendalian perdagangan, penjualan langsung, penjualan
distributor dan toko binaan. Kepala Bidang Komersial
mempunyai fungsi merencanakan, mengoodinasikan,
mengendalikan dan mengevaluasi pelaksanaan:
I. Pengembangan produk dan pemasaran
II. Pengendalian perdagangan
III. Penjualan langsung,penjualan
Distributor dan toko binaan
IV. Supervisi unit bisnis
17
2.3. Lingkup Pekerjaan
Pada bagian Sie Komersil di Perum Bulog Kantor
Cabang Pati ini memiliki lingkup pekerjaan yaitu
melaksanakan kegiatan pengembangan, pemasaran,
pengendalian perdagangan, penjualan langsung, penjualan
distributor dan toko binaan. Dengan adanya transaksi
pemasaran maka terdapat surat atau dokumen dari client
untuk pengajuan suplier untuk bulog. Dalam pelaksanaan
Praktik Kerja Lapangan ini berlangsung, pihak instansi ingin
membuat sebuah Aplikasi Pengarsipan surat berbasis
website, dengan tujuan agar karyawan di Perum Bulog
Kantor Cabang Pati ini bisa melakukan pengarsipan surat
secara terkomputerisasi.
18
BAB III
LANDASAN TEORI
3.1.1. Sistem
Menurut Jogiyanto system (sistem) dapat didefinisikan
dengan pendekatan prosedur dan pendekatan komponen.
Dengan pendekatan prosedur, sistem dapat didefinisikan
sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai
tujuan tertentu. Dengan pendekatan komponen, sistem dapat
didefinisikan sebagai kumpulan dari komponen yang saling
berhubungan stu dengan yang lainnya membentuk satu
kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu (Farel, Saputra, &
Novid, 2018). Sedangkan,Menurut Sugiharto dan Wahyono
mengemukakan sistem adalah sekumpulan elemen atau
subsistem yang saling berhubungan satu dengan yang lain
membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi
guna mencapai suatun tujuan (Sidik, Sakuroh, & Pratiwi,
2017).
19
3.1.2. Sistem Informasi
Sistem informasi adalah kerangka kerja yang
mengkoordinasikan sumber daya (manusia,
komputer) untuk mengubah masukan (input)
menjadi keluaran(informasi), guna mencapai
sasaran-sasaran perusahaan, menurut jurnal
Kadir dalam (Suryadi & Zulaikhah, 2019).
3.1.3. Pengarsipan
Menurut Hendi haryadi arsip secara umum
adalah wujud tulisan dalam bentuk corak
teknis, bagaimanapun juga dalam keadaan
tunggal, berkelompok, atau dalam suatu
kesatuan bentuk fungsi dari usaha perencanaan,
pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan
umumnya, dan arsip secara khusus adalah
kumpulan surat atau bahan penolong lainnya
dengan memastikan suatu ingatan dalam
bentuk administrasi negara dibuat secara fisik
(kasat mata) atau yuridis (sesuai dengan
ketentuan hukum yang berlaku) dengan
perkembangan organisasi, yang disimpan dan
dipelihara selama diperlukan (Suryadi &
Zulaikhah, 2019). Sedangkan,
20
Dokumen adalah surat penting atau berharga yang sifatnya
tertulis atau tercetak yang berfungsi atau dapat dipakai
sebagai bukti ataupun keterangan (Lestanti & Susana, 2016).
Dokumen perusahaan yang perlu diarsipkan terdiri atas hal-
hal, berikut ini (Kuswiratmo, 2016).
1. Dokumen perusahaan yang berkaitan dengan
jenis usaha yang dijalankan.Misalnya, pada
usaha dalam bentuk pendidikan musik, dokumen
yang dimaksud antara lain kurikulum
penndidikan musik dan rencana pendidikan
musik selama setahun.
2. Dokumen hukum perusahaan, seperti akta
pendirian perusahaan, perizinan perusahaan,
dan sebagainya.
3. Dokumen administrasi seperti surat masuk dan
surat keluar
21
3.1.4. Bahasa Pemrograman
3.2. Website
1. Web Server
Web server adalah sebuah komputer yang
terdiri dari perangkat keras dan perangkat lunak
yang bekerja sebagai penyedia layanan yang
dapat diakses oleh banyak pengguna, sehingga
dibutuhkan kapasitas dan kapabilitas yang besar
dibandingkan dengan PC biasa.
2. Web Browser
Web browser adalah aplikasi perangkat lunak
yang digunakan untuk mengambil dan
22
menyajikan sumber informasi dari web server.
Contoh web browser: Mozilla Firefox, Google
Chrome, Internet Explorer dan lain sebagainya.
3. Internet
Internet (Internconnected Network) adalah
jaringan komputer yang menghubungkan antar
jaringan secara global, internet dapat juga
disebut jaringan dalam suatu jaringan yang luas.
3.3.Basis Data
23
3.4. Model Pengembangan Perangkat Lunak
24
3.5. Teori Pendukung
1. XAMPP
2. Notepad++
3. Bootstrap
25
4. ERD (Entity Relationship Diagram)
a. Entitas (Entity)
b. Atribut
c. Relasi
d. Asosiasi / association
26
BAB IV
PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN
27
4.2. Proses Perancangan
4.2.1. Database Desaign
28
4.2.2. Entity Relationship Diagram (ERD)
29
Aplikasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar
memiliki tujuh entitas, yaitu entitasanggota, surat masuk,
disposisi, surat keluar, bidang dan kode surat. Entitas
kode surat memiliki atribut jenis, kode dan idkodesurat
yang dijadikan primary key. Entitas surat masuk
memiliki atribut idsuratmasuk, perihal, kodesuratmasuk,
tanggalmasuk, asalsurat, lampiran dan idsuratmasuk
dijadikan primary key. Entitas disposisi memiliki atribut
idDisposisi, tujuan, tanggaldisposisi, keterangan dan
idDisposisi dijadikan primarykey. Entitas surat keluar
memiliki atribut perihalsuratkeluar, tanggalkeluar,
lampiran, status, pengolah, kodesurat, ditujukan, catatan
dan idsurat sebagai primary key. Entitas bidang memiliki
atribut idbidang dan namabidang. Entitas terakhir yaitu
entitas Anggota memiliki atribut namalengkap,
password, email, jabatan dan idanggota sebagai primary
key.
30
4.2.3 Flowchart
Berikut merupakan Flowchart dari sistem informasi arsip:
31
Dapat dijelaskan pada gambar 4.3 flowchart program untuk admin
pada saat input data surat masuk diatas pada saat ini terdiri dari :
32
"form input surat masuk" untuk mengisi semua form dengan
benar.
33
Gambar 4.5. Rekap Surat 1
35
Gambar 4.7 DFD Surat Masuk 1
36
4.3. Hasil Tampilan Aplikasi
Pada aplikasi pengarsipan surat ini mempunyai
beberapa halaman, yaitu halaman login dan halaman
menu. Setiap pengguna dapat menginput surat masuk
dan surat keluar. Pada tampilan halaman menu
menyediakan beberapa menu diantaranya ada menu
beranda,menu transaksi surat,menu buku agenda, galeri
file, referensi dan pengaturan.
37
Gambar 4.3.2 menu surat masuk 1
38
Gambar 4.3.4 menu agenda surat 1
39
Gambar 4.3.6 menu referensi 1
40
Gambar 4.9. Perum Bulog 1 1
41
BAB V
PENUTUP
5.1. Kesimpulan
Untuk aplikasi dalam laporan ini masih bersifat
prototype yang nantinya akan digunakan oleh pihak
instansi. Dan Setelah melalui proses pembangunan
perangkat lunak. kesimpulan yang didapat sebagai
berikut:
1. Sistem informasi yang berjalan sudah memenuhi
kategori menggunakan bahasa pemrograman
PHP dan Database phpMyAdmin.
2. Program ini dapat menyelesaikan masalah yang
ada dengan baik.
3. Sistem informasi ini dapat digunakan untuk
pengarsipan sebagaimana mestinya
5.2. Saran
Dan juga beberapa saran mengenai Aplikasi yang
telah dibuat dalam Praktik Kerja lapangan ini telah
didapatkan, sebagai berikut:
1. Penambahan fitur yang lebih kompleks.
2. Perlunya adanya leveling
42
DAFTAR PUSTAKA
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
LAMPIRAN 6
LAMPIRAN 6 1
53
LAMPIRAN 7
LAMPIRAN 7 1
54
55