DAFTAR INDUK CATATAN (Record) RK/FRM/DCR/02/01 Rev.

00
010216

Bagian : Document Controller [DCR]

Aktif/ Masa Metode Penanggung
No Judul Catatan/ Record No. Dokumen Lokasi Simpan Metode Simpan
Pasif Simpan Pengalihan Jawab
1 PERMINTAAN PEMBUATAN/ PERUBAHAN DOKUMEN RK/FRM/DCR/01/01 Aktif 1 tahun R.DCR.01.01-F.A Urutan Bulan/ Tahun Dialihkan ke R.Arsip DCR
ACUAN KERJA
Pasif 3 tahun A.DCR.01 Urutan Tahun Dimusnahkan OB-1
2 DISTRIBUSI DOKUMEN INTERNAL RK/FRM/DCR/01/02 Aktif 3 tahun R.DCR.01.01-F.B Urutan Bulan/ Tahun Dialihkan ke R.Arsip DCR
Pasif 3 tahun A.DCR.01 Urutan Tahun Dimusnahkan OB-1
3 DISTRIBUSI DOKUMEN EKSTERNAL RK/FRM/DCR/01/03 Aktif 3 tahun R.DCR.01.01-F.B Urutan Bulan/ Tahun Dialihkan ke R.Arsip DCR
Pasif 3 tahun A.DCR.01 Urutan Tahun Dimusnahkan OB-1
4 RIWAYAT PERUBAHAN DOKUMEN RK/FRM/DCR/01/04 Aktif 3 tahun R.DCR.01.01-F.A Urutan Bulan/ Tahun Dialihkan ke R.Arsip DCR
Pasif 3 tahun A.DCR.01 Urutan Tahun Dimusnahkan OB-1
5 LAPORAN KEHILANGAN DOKUMEN RK/FRM/DCR/01/05 Aktif 1 tahun R.DCR.01.01-F.A Urutan Bulan/ Tahun Dialihkan ke R.Arsip DCR
Pasif 3 tahun A.DCR.01 Urutan Tahun Dimusnahkan OB-1
6 BERITA ACARA PEMUSNAHAN DOKUMEN/ CATATAN RK/FRM/DCR/01/06 Aktif 1 tahun R.DCR.01.01-F.C Urutan Bulan/ Tahun Dialihkan ke R.Arsip DCR
Pasif 3 tahun A.DCR.01 Urutan Tahun Dimusnahkan OB-1
7 Aktif
Pasif
8 Aktif
Pasif
9 Aktif
Pasif
10 Aktif
Pasif
11 Aktif
Pasif
12 Aktif
Pasif
Jakarta ; ……../…………/ 20….
: Catatan
.Catatan dalam bentuk kertas fax (thermal paper) harus difotokopi terlebih dahulu sebelum disimpan .1 : Dipersiapkan oleh : Diperiksa & Disetujui oleh : Diketahui oleh
Dalam menentukan masa simpan, lokasi simpan, metode simpan dan metode pengalihan/ pemusnahan perlu .2
diperhatikan hal-hal berikut, bilamana sesuai : peraturan pemerintah, masa kerjasama dengan pelanggan, akses
.ke tempat penyimpanan, dan keamanan tempat penyimpanan (back-up)

] Doc. Controller [ ] .Management Rep [ ] .Management Rep [

Halaman 1 dari 4
 Standard Operating Prosedures Nomor Dokumen RK/SOP/DCR/02
Rev.00
PENGENDALIAN CATATAN (record) Tanggal Efektif 010216

I. TUJUAN
Prosedur ini menjelaskan tentang proses pengendalian catatan yang ditetapkan dan dipelihara untuk
memberikan bukti kesesuaian pada persyaratan dan bukti keefektifan pelaksanaan sistem
manajemen yang menjadi acuan.

II. RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku mulai dari identifikasi catatan yang harus dipelihara sampai dengan menyimpan
catatan sesuai dengan daftar induk catatan.

III. REFERENSI
ISO 9001:2015 Quality Management System

IV. ISTILAH
DCR : Document Controller/ Personal Pengendali Dokumen
QMR/ MR : Quality Management Representative/ Wakil Manajemen
BAPDC : Bukti Acara Pemusnahan Dokumen dan Catatan
WI : Work Instruction/ Instruksi Kerja
SOP : Standard Operating Procedures/ Prosedur

V. CATATAN REVISI
No. Rev Tgl. Efektif Alasan Revisi

Dipersiapkan oleh : Diperiksa oleh : Disetujui oleh :

Tanda Tangan

Jabatan Doc. Controller Management Rep. Management Rep.

Tanggal

Halaman 2 dari 4
 Standard Operating Prosedures Nomor Dokumen RK/SOP/DCR/02
Rev.00
PENGENDALIAN CATATAN (record) Tanggal Efektif 010216

VI. PROSEDUR
AKTIVITAS DOKUMEN/ CATATAN KETERANGAN

MULAI

Manager Terkait Daftar Induk Catatan dalam bentuk thermal paper (kertas
Catatan fax) harus difotokopi terlebih dahulu sebelum
disimpan.
Identifikasi catatan yang
harus dipelihara

Dalam menentukan lokasi, masa simpan dan

metode penyimpanan perlu diperhatikan hal-
Manager Terkait hal berikut, bilamana sesuai : peraturan
Daftar Induk
pemerintah, masa kontrak dengan pelanggan,
Catatan
akses ke tempat penyimpanan, keamanan
Tentukan lokasi, masa
tempat penyimpanan (back-up), lokasi
simpan dan metode
penyimpanan catatan.
penyimpanan

Supervisor Terkait
Daftar Induk
Masing-masing departemen harus membuat
Buat/ Revisi Daftar Induk Catatan
Daftar Induk Catatan dan dilaporkan ke DCR.
Catatan dan minta
persetujuan Manager
Terkait

Tidak
? Disetujui

Ya

Supervisor Terkait
Daftar Induk
Catatan
Kirim Daftar Induk Catatan
yang telah disetujui oleh
Manager Terkait ke DCR

DCR Daftar Induk

Catatan Mutu
Tandatangani Daftar Induk
Catatan dan kembalikan ke
Supervisor Terkait

Catatan disimpan sesuai dengan Daftar Induk

Catatan dan apabila telah lewat dari umur
Supervisor Terkait Daftar Induk masa simpan catatan, maka dimusnahkan
Catatan sesuai dengan ketentuan yang tertera dalam
Simpan catatan sesuai Daftar Induk Catatan. Untuk pemusnahan
dengan Daftar Induk BAPDC Catatan harus disaksikan oleh DCR atau
Catatan perwakilannya.

SELESAI

Halaman 3 dari 4
 DAFTAR INDUK CATATAN (Record) RK/FRM/DCR/02/01 Rev.00
010216

Bagian :
Aktif/ Masa Metode Penanggung
No Judul Catatan/ Record No. Dokumen Lokasi Simpan Metode Simpan
Pasif Simpan Pengalihan Jawab
Aktif
Pasif
Aktif
Pasif
Aktif
Pasif
Aktif
Pasif
Aktif
Pasif
Aktif
Pasif
Aktif
Pasif
Aktif
Pasif
Aktif
Pasif
Aktif
Pasif
Aktif
Pasif
Aktif
Pasif
………………..; ……../…………/ 20….

: Catatan
.Catatan dalam bentuk kertas fax (thermal paper) harus difotokopi terlebih dahulu sebelum disimpan .1 : Dipersiapkan oleh : Diperiksa & Disetujui oleh : Diketahui oleh
Dalam menentukan masa simpan, lokasi simpan, metode simpan dan metode pengalihan/ pemusnahan perlu .2
diperhatikan hal-hal berikut, bilamana sesuai : peraturan pemerintah, masa kerjasama dengan pelanggan, akses
.ke tempat penyimpanan, dan keamanan tempat penyimpanan (back-up)

]..…....………………[ ].…..………………[ ].………………...…[

Halaman 4 dari 4