43 PEMERINTAH KABUPATEN SUMEDANG

DINAS KESEHATAN
UPT PUSKESMAS RANAP SUKAMANTRI
Alamat : Jl. Cipadung sukamantri 01-01

FAILURE MODE AND EFFECT ANALYSIS (FMEA)

UNIT KERJA : PENDAFTARAN

TIM FMEA

Pimpinan Tim :

Anggota :

Petugas Notulen :

 Pimpinan Tim adalah Ketua Tim KP Puskesmas

 Anggota Tim adalah Ketua Pokja UKP, PJ 2 Pelayanan,
 Koordinator bagian Pendaftran Puskesmas
 Notulen adalah petugas Medrek

Tujuan Pembentukan Tim FMEA

Melakukan penilaian, analisis dan menyusun rekomendasi perbaikan terhadap prosedur

Pelayanan Medrek

Tanggung Jawab Tim

a. Melakukan analisis
b. Menyusun rekomendasi perbaikan
c. Melaksanakan perbaikan prosedur (jika ada)
I. ALUR PROSES YANG DIANALISA: Pelayanan Pendaftran
Pasien datang mengambil
nomor antrian

Pasien menyimpan kertu

pengobatan/kis/ktp identitas
lain

Pasien di panggil sesuai nomor

urut
lain

Petugas mencari RM pasien

lama

Petugas menanyakan pasien

lama/baru

Tidak
Pernah berkunjung sebelumnya
Membut kartu Pencatatan identitas
RM/pengobatam pasien baru ke buku
register/penomoran
RM baru

YA

Meminta kartu berobat

YA
Pencatatan
identitas Tidak Petugas menanyakan
pasien/resep Mencari no RM di identitas pasien sesui
aplikasi no RM
pendaftaran

Mencari RM

Masukan data ke komputer (Entry data )

Tujuan Poli Petugas mengantarkan kartu

1. UMUM RM ke poli yangh di tuju
2. GIGI
3. PONED
4. KIA/KB
5. IGD
II. IDENTIFIKASI FAILURE MODE

1 .pasien tidak mengambil no Pasien datang mengambil

antrian nomor antrian
2 .pasien tidak sabar mengantri
3 .nomor antrian hilang
4 .salah masuk loket
Pasien menyimpan kertu
pengobatan/kis/ktp identitas
lain

5 .pasien lama melayani Pasien di panggil sesuai nomor

6 .petugas salah memberikan urut
informasi

Petugas mencari RM pasien

lama
8 .jawaban
pasien tidak
akurat
Petugas menanyakan pasien 9 .kartu berobat
lama/baru hilang/tidak
ditemukan
Tidak

Pernah berkunjung sebelumnya

Pencatatan identitas
Membut kartu pasien baru ke buku
RM/pengobatam register/penomoran
RM baru

YA

7 .kartu
Meminta kartu berobat
beribat habis

YA
Pencatatan Tidak
Mencari no RM di Petugas menanyakan
identitas aplikasi identitas pasien sesui
pasien/resep pendaftaran no RM

10 . nama
Mencari RM dan nomor
reg tdk
singkron

Masukan data ke komputer (Entry data )

 Tujuan Poli Petugas
6. UMUM mengantarkan kartu
7. GIGI 11 .salah
RM ke poli yangh di
8. PONED memasukan
tuju kartu rm ke
9. KIA/KB
III. TUJUAN MELAKUKAN ANALISIS FMEA poli tujuan
10. IGD
Analisis FMEA di Pendaftaran dilakukan untuk mengenali/mendeteksi
kegagalan/kesalahan yang mungkin akan timbul serta akibatnya dan mengenali penyebab
terjadinya sebelum menjadi masalah yang berbahaya di pendaftaran bagi pasien dan
karyawan.

IV. IDENTIFIKASI AKIBAT JIKA TERJADI FAILURE MODE UNTUK TIAP-TIAP

FAILURE MODE

No. Failure Mode Efect/Akibat

1 Pasien tidak mengambil nomor antrian Tidak di panggil petugas pendaftaran

2 Pasien tidak sabar mengantri Pasien tidak jadi berobat

3 Nomor antrian hilang Waktu tumggu lebih lama

4 Salah masuk loket Tidak di panggil

5 Petugas lama melayani Pasien komplain dan antrian lebih lama

6 Petugas salah memberikan informasi Pasien tidak dipanggil oleh poli yang
di tuju

7 Jawaban pasien tdak akurat No registrasi ganda

8 Kartu berobat hilang atau tidak dibawa Memperlambat pelayanan

9 Kartu berobat habis Pasien tidak dapat nomor rekam medis

10 Nama dan no reg tidak sinkron Memperlambat pelayanan

11 Salah memasukan kartu medrek ke poli yang lain Memperlambat pelayanan

V. IDENTIFIKASI PENYEBAB DARI TIAP FAILURE MODE DAN UPAYA YANG

TELAH DILAKUKAN UNTUK MENGATASI FAILURE MODE

No Failure Mode Penyebab Upaya yang ada

1 Pasien tidak mengambil Kurang informasi dari petugas Petugas menginformasikan

nomor antrian kepada pasien tata cara
pendaftaran baik secara langsung
maupun tidak langsung

2 Pasien tidak sabar Pasien terburu buru, tempat Menambah kursi tunggu
mengantri mengantri di pendaftaran
kurang nyaman

3 Nomor antrian hilang Kelalaian pasien Mengingatkan pasien menyimpan

kartu

4 Salah masuk loket Petugas tidak teliti Petugas mematuhi SOP

 5 Petugas lama melayani Kurang SDM Menambah petugas di pendaftara

6 Petugas salah Kurang konsentrasi Memperbaiki komunikasi anatara

memberikan informasi petugas dan pasien

7 Jawaban pasien tdak Pasien lupa Menggali informasi dari pasien

akurat

8 Kartu berobat hilang Pasien lalai Petugas membuat kan kartu yang
atau tidak dibawa reg yang baru

9 Kartu berobat habis Petuagas terlambat mengambil Membuat kartu berobat

ke dinkes sementara

10 Nama dan no reg tidak Petugas Kurang teliti Merubah nama sesuai no reg
sinkron

11 Salah memasukan kartu Petugas kurang teliti Petugas mematuhi SOP

medrek ke poli yang
lain

VI. PERHITUNGAN RPN

Tahapan Failure mode akibat S O D RPN

proses (Severity) (kemungki Kemudaha (SxOxD)
nan n dideteksi
terjadi)
Nomor antrian Waktu tumggu lebih
5 6 6 180
hilang lama
Pasien tidak
Tidak di panggil
mengambil 6 8 3 144
petugas pendaftaran
nomor antrian
Pasien tidak
Pasien tidak jadi
sabar 6 5 4 120
berobat
mengantri
Salah masuk
Tidak di panggil 4 2 1 16
loket
Resep diterima
Pasien/keluarg
a Pasien

Resep  Resep lupa Tidak mendapat obat 2 1 2

diserahkan
4

 Diletakkan Tidak mendapat obat, 2 10 2 40

bukan pada mengantri lebih lama
tempatnya

 Resep Tidak mendapat obat, 2 5 2 20

jatuh/hilang mengantri lebih lama,
dari wadahnya harus meminta resep
dari ruang pelayanan
kembali

Petugas Kesalahan telaah Salah obat, dosis, 10 5 3 150

resep dapat menimbulkan
Ruang Farmasi
Efek Samping

Kesalahan Salah obat dan dosis 8 2 2 32

meracik

Mempersiapka
 n obat

Membuat Penulisan etiket Salah dosis, frekwensI 8 4 2 64

Etiket salah dan rute

Memeriksa
kesesuaian
resep, obat,
etiket

Pasien/ Menyerahkan Salah obat, 10 3 3 90

keluarga obat pada Keracunan, KPC,
pasien pasien/orang KNC
menerima obat yang salah

Informasi obat Salah cara 2 3 2 12

yang tidak jelas mengkonsumsi obat,
hasil tidak baik

VII. FAILURE MODE YANG AKAN DISELESAIKAN

Berdasarkan nilai RPN diambil cut off point yaitu point 1 sampai dengan 5

No. Failure mode akibat S O D RPN %

(Severity) (kemungkinan Kemudahan (SxOxD)
terjadi) dideteksi

1 Kesalahan telaah Salah obat, 10 5 3 150

resep dosis, dapat 23.1
menimbulkan
Efek Samping

2 Tulisan tidak jelas Salah obat, 10 6 2 120 18.5

di baca dosis,
frekwensi dan
rute

3 Permintaan Salah dosis, 8 6 2 96 14.8

incomplete frekwensi dan
rute

4 Menyerahkan obat Salah obat, 10 3 3 90 13.8

pada pasien/orang Keracunan,
yang salah KPC, KNC

5 Penulisan etiket Salah dosis, 8 4 2 64 9.8

salah frekwensi dan
rute

6 Diletakkan bukan Tidak 2 10 2 40 6.1

pada tempatnya mendapat
obat,
mengantri
lebih lama

7 Kesalahan Salah obat dan 8 2 2 32 4.9

meracik dosis

8 Resep jatuh/hilang Tidak 2 5 2 20 3

dari wadahnya mendapat
obat,
mengantri
lebih lama,
harus meminta
resep dari
ruang
 pelayanan
kembali

9 Penggunaan Salah obat, 8 1 2 16 2.4

singkatan yang dosis
tidak jelas

10 Informasi obat Salah cara 2 3 2 12 1.8

yang tidak jelas mengkonsumsi
obat, hasil
tidak baik

11 Resep lupa Tidak 2 1 2 4 0.6

diserahkan mendapat obat

12 Obat tidak sesuai Pasien 1 2 2 4 0.6

formularium membeli obat
di luar

VIII. RENCANA TINDAK LANJUT UNTUK MENGATASI FAILURE MODE

Tahapan Failure akibat S O D RPN Kegiatan yang Penangg Waktu

proses mode (SxOxD) direkomendasikan ung
jawab

Dokter 1 Tulisan Salah obat, 10 6 2 120 2Petugas Farmasi Penangg s/d 30

menulis tidak dosis, mengecek resep ung Juni
Resep jelas di frekwensi dengan seksama Jawab 2016
baca dan rute 3Jika Petugas tidak bisa Farmasi
membaca maka
konfirmasi ulang ke
dokter
4Koreksi SOP
Pelayanan Resep

5 Permint Salah 8 6 2 96 6Petugas Farmasi Penangg s/d 30

aan dosis, mengecek resep ung Juni
incompl frekwensi dengan seksama Jawab 2016
ete dan rute 7Petugas konfirmasi Farmasi
ulang ke dokter
8Koreksi SOP

9 Obat Pasien 1 2 2 4
tidak membeli
sesuai obat di luar
formula
rium

10 Penggu Salah obat, 8 1 2 16

naan dosis
singkata
n yang
tidak
jelas

Resep
diterima
Pasien/ke
luarga
Pasien

Resep  Resep Tidak 2 1 2

lupa mendapat
diserahk obat 4
an

 Diletak Tidak 2 10 2 40
kan mendapat
 bukan obat,
pada mengantri
tempatn lebih lama
ya

 Resep Tidak 2 5 2 20
jatuh/hil mendapat
ang dari obat,
wadahn mengantri
ya lebih lama,
harus
meminta
resep dari
ruang
pelayanan
kembali

Petugas Kesalahan Salah obat, 10 5 3 150 Jumlah petugas pada Penangg s/d 30
telaah dosis, dapat jam padat ung Juni
Ruang
resep menimbulk diusahakan cukup Jawab 2016
Farmasi
an Efek Memasang Farmasi
Samping pengumuman agar
pasien sabra
mengantri
Bertanya pada teman
atau dokter jika ada
yang tidak
dimengerti
Koreksi SOP

Kesalahan Salah obat 8 2 2 32

meracik dan dosis

Mempers
iapkan
obat

Membuat Penulisan Salah 8 4 2 64 Jumlah petugas pada Penangg s/d 30

Etiket etiket dosis, jam padat ung Juni
salah frekwensI diusahakan cukup Jawab 2016
dan rute Memasang Farmasi
pengumuman agar
pasien sabra
mengantri
Bertanya pada teman
atau dokter jika ada
yang tidak
dimengerti
Koreksi SOP

Memerik
sa
kesesuaia
n resep,
obat,
etiket

Pasien/ Menyerah Salah obat, 10 3 3 90 Menggunakan Penangg s/d 30

keluarga kan obat Keracunan, pengeras suara ung Juni
pasien pada KPC, KNC Menggunakan Jawab 2016
menerim pasien/ora pengecekan Farmasi
a obat ng yang identitas minimal
salah dengan 2 identitas
seperti nama,
alamat, umur dll
Koreksi SOP

Informasi Salah cara 2 3 2 12

obat yang mengkonsu
tidak jelas msi obat,
 hasil tidak
baik

IX. PELAKSANAAN KEGIATAN DAN EVALUASI

Dalam lembar terpisah……..NARASI

X. Prosedur YANG BARU SEBAGAI HASIL DARI ANALISIS FMEA: Pelayanan

Farmasi

1. Dokter menuliskan resep

2. Resep diserahkan pada pasien/keluarga pasien
3. Resep diserahkan ke farmasi dengan meletakkan resep pada wadah yang telah
disediakan oleh petugas
4. Petugas farmasi melakukan telaah resep dan apabila ditemukan masalah maka
petugas mengkonfirmasi ulang pada penulis resep
5. Apabila ditemukan tulisan yang kurang jelas petugas mengkonfirmasi ulang pada
penulis resep
6. Petugas menyiapkan obat
7. Petugas membuat etiket dengan berpedoman pada resep yang berisi :
a. Tanggal dibuat etiket (tanggal resep dilayani)
b. Nomor resep
c. Nama Pasien
d. Aturan pemakaian obat (interfal pemakaian)
e. Cara pakai
8. Petugas memeriksa kesesuaian antara resep, obat dan etiketnya sebelum
diserahkan ke petugas loket obat
9. Etiket obat yang diminum berwarna putih sedangkan yang berwarna biru untuk
obat luar dan injeksi
10. Petugas di loket obat memeriksa kembali kesesuaian resep, obat dan etiket
11. Petugas memanggil pasien
12. Petugas mengidentifikasi pasien dengan cara mengkonfirmasi minimal dengan
dua identitas seperti nama, alamat (Rt/Rw), umur, nama kepala keluarga dan lain-
lain
13. Apabila pasien telah teridentifikasi dengan baik maka petugas menyerahkan obat
pada pasien/keluarga pasien.
14. Obat diserahkan pada pasien dengan diberikan penjelasan yang cukup, minimal
cara pakai obat.
15. Untuk pasien tertentu dilakukan konseling oleh apoteker.

Mengetahui Indramayu , 20 Juli 2017

Ka. UPTD Puskesmas Wakil Manajemen
 ……………. Mutu/Ketua Tim Mutu
UPTD Puskesmas
…………….

. ……………………..
NIP…………………… (. ………………………)
Nip. …………………….