Work Order Management

End User Manual

Proses 1: Pembuatan Work Order Corrective
Case Request dilakukan oleh Planner untuk membuat perintah kerja kepada mekanik untuk memperbaiki equipment
breakdown (Unschedule Maintenance).

Task 1 – Pembuatan Work Order Corrective | Role – Planner

1. Masuk ke Menu.

2. Pilih Enterprise Asset Management | Work Order Management | Work Order Corrective.

3. Lalu masukkan Work Order No (nomor WO) yang diperoleh dari Generate Work Order pada Case Update,
lalu Ok.

4. Lengkapi data Work Order Corrective.

2
 Field Deskripsi Cara Isi
Client Nama perusahaan Default
Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default
Work Order No No work order yang diisi sebelumnya Otomatis
Work Order Status Status work order Pilih
Document Type Jenis dokumen Work Order Otomatis
Equipment No No equipment yang dilaporkan breakdown Pilih
Equipment Type Jenis equipment Otomatis
Equipment Model Model equipment Otomatis
Problem Keterangan breakdown sesuai laporan dari operator/mekanik Isi
Charge Jenis alokasi pendanaan Pilih
Activity Nama proses akitivitas oleh Unit yang bermasalah Pilih
Job Code Kode pengerjaan Pilih
Order Date Tanggal dan jam pembuatan Work Order Otomatis
Planned Repair Date Estimasi tanggal dan jam perbaikan equipment Isi
Planned Breakdown Estimasi lama perbaikan (dalam jam) Isi
Hours
HM/KM Down Hour meter/kilometer ketika breakdown Isi
Case No No case Isi
Actual Repair Date Tanggal dan jam aktual perbaikan equipment Isi
Actual Breakdown Lama perbaikan aktual (dalam jam) Isi
Hours
HM/KM Up Hour meter/kilometer ketika selesai diperbaiki Isi
Actual Finish Date Tanggal dan jam aktual selesai perbaikan equipment Isi
Component Group Golongan komponen equipment yang bermasalah Pilih
Position Lokasi komponen equipment yang bermasalah Pilih
Job Type Jenis pengerjaan yang dilakukan terhadap komponen Pilih
Component Detail Jenis spesifik dari komponen equipment yang bermasalah Pilih
Action Taken Tindakan yang dilakukan terhadap equipment yang bermasalah Pilih

5. Jika informasi yang dibutuhkan sudah diisi selanjutnya dapat menyimpan dengan memilih tombol Save.

3
Task 2 – Pembuatan Part Request | Role – Planner

1. Jika terdapat komponen yang dibutuhkan dalam perbaikan equipment breakdown, klik Create New pada
Part Request.

2. Lengkapi data Part Request.

Field Deskripsi Cara Isi

Client Nama perusahaan Default
Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default
Work Order No work order yang diisi sebelumnya Otomatis
Part No No komponen yang dibutuhkan Pilih
Estimated Qty Estimasi jumlah komponen Isi
UoM Satuan ukuran komponen Pilih

3. Jika informasi yang dibutuhkan sudah diisi selanjutnya dapat menyimpan dengan memilih tombol Save.

4. Jika komponen yang dibutuhkan lebih dari satu maka dapat menyimpan komponen yang ditambahkan dan
create new komponen dapat dengan memilih tombol Save and Create New.

5. Jika komponen yang dibutukan sudah ditambahkan pada menu Part Request maka dapat kembali ke menu
Work Order Corrective dengan memilih Hyperlink menu atau memilih tombol Parent Record.

4
Proses 2: Pembuatan Work Order Backlog
Work Order Backlog dilakukan oleh Planner untuk membuat perintah kerja atas laporan equipment breakdown pada
Schedule Maintenance kepada mekanik untuk memperbaiki equipment yang masih dapat beroperasi namun perlu
diperbaiki.

Task 1 – Pembuatan Work Order Backlog | Role – Planner

1. Masuk ke Menu.

2. Pilih Enterprise Asset Management | Work Order Management | Work Order Backlog.

3. Lalu klik New untuk membuat Work Order Backlog baru.

4. Lalu lengkapi data Work Order Backlog.

5
 Field Deskripsi Cara Isi
Client Nama perusahaan Default
Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default
Work Order No No work order yang akan terisi secara otomatis oleh sistem Otomatis
Priority Prioritas work order yang akan terisi secara otomatis oleh sistem Otomatis
Backlog Type Jenis kegiatan schedule maintenance Isi
Work Order Status Status work order Pilih
Equipment No No equipment yang dilaporkan breakdown Pilih
Equipment Type Jenis equipment Otomatis
Equipment Model Model equipment Otomatis
Problem Keterangan breakdown sesuai laporan dari operator/mekanik Isi
Charge Jenis alokasi pendanaan Pilih
Activity Nama proses akitivitas oleh Unit yang bermasalah Pilih
Order Date Tanggal dan jam pembuatan Work Order Otomatis
Planned Repair Date Estimasi tanggal dan jam perbaikan equipment Isi
Planned Breakdown Estimasi lama perbaikan (dalam jam) Isi
Hours
HM/KM Down Hour meter/kilometer ketika breakdown Isi
Actual Repair Date Tanggal dan jam aktual perbaikan equipment Isi
Actual Breakdown Lama perbaikan aktual (dalam jam) Isi
Hours
HM/KM Down Hour meter/kilometer ketika selesai diperbaiki Isi
Actual Finish Date Tanggal dan jam aktual selesai perbaikan equipment Isi
Component Group Golongan komponen equipment yang bermasalah Pilih
Position Lokasi komponen equipment yang bermasalah Pilih
Job Type Jenis pengerjaan yang dilakukan terhadap komponen Pilih
Component Detail Jenis spesifik dari komponen equipment yang bermasalah Pilih
Action Taken Tindakan yang dilakukan terhadap equipment yang bermasalah Pilih

5. Jika informasi yang dibutuhkan sudah diisi selanjutnya dapat menyimpan dengan memilih tombol Save.

Task 2 – Pembuatan Part Request | Role – Planner

1. Jika terdapat komponen yang dibutuhkan dalam perbaikan equipment breakdown, klik Create New pada
Part Request.

2. Lengkapi data Part Request.

6
 Field Deskripsi Cara Isi
Client Nama perusahaan Default
Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default
Work Order No work order yang diisi sebelumnya Otomatis
Part No No komponen yang dibutuhkan Pilih
Estimated Qty Estimasi jumlah komponen Isi
UoM Satuan ukuran komponen Pilih

3. Jika informasi yang dibutuhkan sudah diisi selanjutnya dapat menyimpan dengan memilih tombol Save.

4. Jika komponen yang dibutuhkan lebih dari satu maka dapat menyimpan komponen yang ditambahkan dan
create new komponen dapat dengan memilih tombol Save and Create New.

5. Jika komponen yang dibutukan sudah ditambahkan pada menu Part Request maka dapat kembali ke menu
Work Order Backlog dengan memilih Hyperlink menu atau memilih tombol Parent Record.

6. Pada menu Work Order Backlog diubah status pada Work Order Status menjadi Ready to Order.

7. Selanjutnya setelah Planner membuat Material Requisition atas part yang dibutuhkan dalam Work Order
Backlog kemudian barang sudah diperoleh oleh Mekanik maka Work Order Status akan diubah menjadi
Part on Hand.

7
8. Ketika Mekanik mulai melakukan perbaikan pada equipment yang bermasalah maka Work Order Status
diubah kembali menjadi Executed.

9. Ketika Mekanik sudah selesai melakukan perbaikan equipment maka Work Order Status diubah kembali
menjadi Complete dan melengkapi data Work Order Backlog.

Field Deskripsi Cara Isi

Case No No case equipment yang telah dibuat sebelumnya Isi
Actual Repair Date Tanggal dan jam aktual perbaikan equipment Pilih
Actual Breakdown Lama perbaikan aktual (dalam jam) Isi
Hours
HM/KM Up Hour meter/kilometer ketika selesai diperbaiki Isi
Actual Finish Date Tanggal dan jam aktual selesai perbaikan equipment Pilih
Action Taken Tindakan yang dilakukan terhadap equipment yang bermasalah Isi

8
Proses 3: Pembuatan Work Order Service
Work Order Service dilakukan oleh Planner untuk membuat perintah kerja atas laporan equipment breakdown pada
Schedule Maintenance kepada mekanik untuk memperbaiki equipment yang sudah memenuhi waktu service
berkala.ask 1 – Pembuatan Work Order Service | Role – Planner

1. Masuk ke Menu.

2. Pilih Enterprise Asset Management | Work Order Management | Work Order Service.

3. Masukkan nomor equipment pada field Work Order No yang telah dibuat pada PM Schedule sebelumnya,
lalu Ok.

4. Lengkapi data Work Order Service.

9
 Field Deskripsi Cara Isi
Charge Jenis alokasi pendanaan Isi
Activity Nama proses akitivitas oleh Unit yang bermasalah Pilih
Work Order Status Status work order Isi
HM/KM Down Hour meter/kilometer ketika breakdown Isi

5. Jika informasi yang dibutuhkan sudah diisi selanjutnya dapat menyimpan dengan memilih tombol Save.

Proses 3: Pembuatan Work Order General

Work Order General dilakukan oleh Planner untuk membuat perintah kerja atas laporan permasalah tools kepada
mekanik untuk memperbaiki tools.

Task 1 – Pembuatan Work Order General | Role – Planner

1. Masuk ke Menu.

2. Pilih Enterprise Asset Management | Work Order Management | Work Order General.

10
3. Lalu klik New untuk membuat Work Order General baru.

4. Lalu lengkapi data Work Order General.

Field Deskripsi Cara Isi

Client Nama perusahaan Default
Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default
Work Order No No work order yang akan terisi secara otomatis oleh sistem Otomatis
Priority Prioritas work order yang akan terisi secara otomatis oleh sistem Otomatis
Document Type Jenis kegiatan schedule maintenance Default
Work Order Status Status work order Pilih
11
 Description Deskripsi mengenai tools dan permasalahan tools Isi
Charge Jenis alokasi pendanaan Pilih
Activity Nama proses akitivitas oleh Unit yang bermasalah Pilih
Job Code Kode pekerjaan Pilih
Order Date Tanggal dan jam pembuatan Work Order Otomatis
Planned Repair Date Estimasi tanggal dan jam perbaikan equipment Isi
Planned Breakdown Estimasi lama perbaikan (dalam jam) Isi
Hours
Actual Repair Date Tanggal dan jam aktual perbaikan equipment Isi
Actual Breakdown Lama perbaikan aktual (dalam jam) Isi
Hours
Actual Finish Date Tanggal dan jam aktual selesai perbaikan equipment Isi
Component Group Golongan komponen equipment yang bermasalah Pilih
Job Type Jenis pengerjaan yang dilakukan terhadap komponen Pilih
Component Detail Jenis spesifik dari komponen equipment yang bermasalah Pilih
Reason fo Failure Penyebab kerusakan Pilih
Action Taken Tindakan yang dilakukan terhadap equipment yang bermasalah Pilih

5. Jika informasi yang dibutuhkan sudah diisi selanjutnya dapat menyimpan dengan memilih tombol Save.

Task 2 – Pembuatan Item Request | Role – Planner

1. Jika terdapat komponen yang dibutuhkan dalam perbaikan equipment breakdown, klik Create New pada
Item Request.

2. Lengkapi data Item Request.

Field Deskripsi Cara Isi

Client Nama perusahaan Default

12
 Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default
Work Order No work order yang diisi sebelumnya Otomatis
Item No No part yang dibutuhkan Pilih
Estimated Qty Estimasi jumlah komponen Isi
UoM Satuan ukuran komponen Pilih

3. Jika informasi yang dibutuhkan sudah diisi selanjutnya dapat menyimpan dengan memilih tombol Save.

4. Jika komponen yang dibutuhkan lebih dari satu maka dapat menyimpan komponen yang ditambahkan dan
create new komponen dapat dengan memilih tombol Save and Create New.

5. Jika komponen yang dibutukan sudah ditambahkan pada menu Item Request maka dapat kembali ke menu
Work Order General dengan memilih Hyperlink menu atau memilih tombol Parent Record.

6. Pada menu Work Order General diubah status pada Work Order Status menjadi Ready to Order.

7. Selanjutnya setelah Planner membuat Material Requisition atas part yang dibutuhkan dalam Work Order
Backlog kemudian barang sudah diperoleh oleh mekanik maka Work Order Status akan diubah menjadi Part
on Hand.

8. Ketika Mekanik mulai melakukan perbaikan pada equipment yang bermasalah maka Work Order Status
diubah kembali menjadi Executed.

13
9. Ketika Mekanik sudah selesai melakukan perbaikan equipment maka Work Order Status diubah kembali
menjadi Complete dan melengkapi data Work Order General.

Field Deskripsi Cara Isi

Actual Repair Date Tanggal dan jam aktual perbaikan equipment Pilih
Actual Breakdown Lama perbaikan aktual (dalam jam) Isi
Hours
Actual Finish Date Tanggal dan jam aktual selesai perbaikan equipment Pilih
Action Taken Tindakan yang dilakukan terhadap equipment yang bermasalah Isi

14