BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Umum

Analisa sistem berjalan merupakan gambaran tentang sistem yang saat ini

sedang berjalan pada Bengkel Dimas Jaya, sistem yang digunakan masih sederhana

dan menggunakan sistem manual. Analisis sistem ini bertujuan membuat sistem

yang baru agar terkomputerisasi sehingga dapat lebih efektif dan efisien.

3.2 Tinjauan Perusahaan

Tinjauan perusahaan adalah sebuah penelitian tentang sejarah, visi dan misi,

struktur organisasi, serta deskripsi atau fungsi jabatan yang ada pada perusahaan

yang akan menjadi tempat di bangunnya sistem pelayanan jasa service berbasis web

ini nantinya.

Bengkel Dimas Jaya merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di

bidang jasa dan barang. Pelayanan jasa yang diberikan oleh perusahaan ini, yaitu

berupa pelayanan jasa elektronik. Sedangkan dalam pejualan barang, yaitu berupa

suku cadang dan perangkat elektronik. Dikarenakan makin meningkatnya

penggunaan barang elektronik di Tegal, membuat peluang Bengkel Dimas Jaya

dalam mengembangkan bisnis elektroniknya cukup besar. Berikut hal-hal yang

akan diuraikan pada tinjauan perusahaan adalah sejarah berdirinya Bengkel Dimas

Jaya, visi dan misi, struktur organisasi serta deskripsi atau fungsi jabatan pada

Bengkel Dima Jaya.

35
 36

3.2.1 Sejarah Bengkel Dimas Jaya

Bengkel Dimas Jaya adalah perusahan yang bergerak di bidang jasa dan

barang elektronik. Bengkel Dimas Jaya didirikan pada 10 Januari 2008, berlokasi

Jalan Raya Banjaran Selatan nomor 34, Tembok Banjaran, Kecamatan Adiwerna,

Kabupaten Tegal, Jawa Tengah.

Bengkel ini sudah berjalan selama lebih dari sepuluh tahun, dirintis oleh

Bapak Sarnen yang merupakan pemilik bengkel tersebut. Awal mulanya, bengkel

tersebut memiliki satu ruko kecil. Setelah berjalannya waktu, Bengkel Dimas Jaya

kini memiliki banyak pelanggan tetap dan tiga ruko yang lebih besar dari

sebelumnya, dua ruko digunakan untuk menjual barang, sedangkan satu ruko

lainnya digunakan untuk perbaikan barang elektronik customer.

Bengkel Dimas Jaya memiliki visi dan misi sebagai berikut :

1. Visi

a. Menjadi perusahaan service lemari pendingin, mesin cuci, kipas angin

professional dengan solusi yang optimal serta memiliki kraditas nomer

satu.

b. Menjadi perusahaan yang baik, inspiratif, brilliant dan berkualitas.

2. Misi

a. Mewujudkan perusahaan yang bisa menciptakan pelayanan unggul dan

laku di pasaran.

b. Memberikan kepuasan kepada costumer melalui layanan kami.

3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi

Pada Bengkel Dimas Jaya memiliki struktur organisasi yang menjalankan

sistem pelayanan jasa service. Berikut ini struktur organisasi Bengkel Dimas Jaya :
 37

Gambar III.1 Struktur Organisasi

Secara umum fungsi atau tugas masing-masing bagian sebagai berikut :

1. Pemilik

a. Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan yang terjadi pada bengkel.

b. Memberikan solusi dan masukan jika ada permasalahan pada bengkel.

c. Memantau jalannya kegiatan bengkel.

d. Memeriksa laporan data keuangan bengkel yang sudah disetujui

2. Kasir

a. Mencatat penjualan harian bengkel.

b. Mencatat ketersediaan stok barang pada bengkel.

c. Mencatat input dan output barang.

d. Menyusun laporan keuangan mingguan dan bulanan.

e. Menulis dan melaporkan masalah yang terjadi si bengkel.

f. Mencatat dan menyampaikan pesan dari konsumen pada kepala bengkel

dan atau pemilik.

g. Mencatat stok barang di bengkel.

3. Mekanik

a. Melaksanakan perbaikan barang elektronik sesuai arahan atasan.

b. Melakukan pembelian suku cadang berdasarkan permintaan

 38

c. Melakukan pemeliharaan barang di bengkel agar tidak mudah rusak.

3.3 Prosedur Sistem Berjalan

Prosedur sistem berjalan adalah suatu proses atau langkah – langkah yang

menunjukan perjalanan data atau dokumen pada suatu sistem atau proses keluar

masuknya berkas yang terjadi pada suatu sistem yang sedang berjalan atau

berlangsung.

Prosedur sistem berjalan yang ada pada Bengkel Dimas Jaya ini ada 3 (tiga),

yaitu :

1. Prosedur Customer Memesan Jasa

Customer datang ke Bengkel Dimas Jaya atau customer bisa menghubungi

langsung ke Bengkel Dimas Jaya jika memiliki nomer Bengkel Dimas Jaya

untuk memesan jasa perbaikan peralatan elektronik kemudian jika customer

menghubungi dari rumah, mekanik akan datang untuk mengmeriksa keadaan

barang yang akan diperbaiki.

2. Prosedur Perbaikan

Mekanik akan mendata semua kerusakan pada barang elektronik tersebut,

kemudian melaporkan kepada customer mengenai kerusakan dan suku

cadang yang rusak dan harus diganti, yang kemudian jika customer

menyetujuinya mekanik memulai perbaikan barang elektronik tersebut.

3. Prosedur Pengambilan atau Pengantaran Barang

Setelah perbaikan selesai customer melakukan pembayaran dan dari Bengkel

Dimas Jaya akan menawarkan fasilitas pengantaran barang yang telah

diperbaiki kerumah customer.

 39

3.4 Flow Map Sistem Berjalan

Flow Map merupakan hubungan antara entitas yang terlibat yang

menunjukkan arus dari dokumen serta formulir – formulir yang termasuk juga

tembusan – tembusannya. Dalam flow map ini menjelaskan tentang rancangan kerja

sistem yang sedang berjalan. Berikut ini flow map sistem pelayanan jasa service

yang sudah berjalan di Bengkel Dimas Jaya :

Customer Kasir Mekanik Pemilik

Mulai Mencatat
Memeriksa Barang
masalah
yang rusak sesuai
customer
masalah yang
Membawa / dilaporkan
Menghubungi
Mengenai Kerusakan Memberi tahu
Barang masalah ke mekanik

Membuat
catatan
Menerima laporan Melaporkan kerusakan
kerusakan dan kerusakan dan dan
penggantian suku penggantian suku penggantian
cadang cadang suku cadang

Tidak setuju Setuju Melakukan Perbaikan

diperbaiki diperbaiki

Melaporkan perbaikan
telah selesai

Melakukan
Membuat nota
pembayaran
pembayaran dan
kemudian memilih
menawarkan diantar
mau diantar atau
atau dibawa sendiri
dibawa sendiri

Diantar Mengantar barang Menerima

yang telah diperbaiki Laporan
Dibawa
Sendiri
Mengecek Laporan
Membuat Laporan
Harian

Selesai

Gambar III.2 Flow Map Sistem Berjalan

 40

3.5 Kamus Data Sistem Berjalan

Kamus data merupakan katalog fakta tentang data dan kebutuhan informasi

dari suatu sistem informasi dengan mendefinisikan data yang mengalir pada sistem

secara lengkap. Kamus data tersebut adalah sebagai berikut :

1. Nama Arus Data : Nota Pembayaran / Kwitansi

Alias :-

Arus Data : Kasir – Customer

Deskripsi Data : Biaya yang harus dibayar customer

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header : Judul Kwitansi + Tanggal + Kepada

Isi : Banyaknya + Nama Barang + Harga Satuan +

Jumlah

Footer : Tanda tangan diterima + Tangga tangan hormat

kami

2. Nama Arus Data : Laporan Kerusakan

Alias :-

Arus Data : Kasir – Mekanik

Deskripsi Data : Laporan mengenai keluhan kerusakan barang

customer

Struktur Data : Isi

Isi : Keluhan kerusakan barang customer

 41

3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan

Spesifikasi sistem berjalan merupakan penjelasan mengenai dokumen –

dokumen yang terdapat dalam proses pelayanan jasa service, dokumen tersebut

terdiri atas dokumen masukan dan dokumen keluaran.

3.6.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Spesifikasi bentuk dokumen masukan menjelaskan tentang dokumen yang

masuk secara spesifik. Adapun spesifikasi dari bentuk dokumen masukan, yaitu :

Nama Dokumen : Laporan Kerusakan

Fungsi : Untuk melaporkan mengenai kerusakan barang customer

Sumber : Customer

Tujuan : Mekanik

Media : Kertas

Jumlah : 1 (Satu)

Frekuensi : Setiap ada barang rusak

Bentuk :

Gambar III.3 Laporan Kerusakan

 42

3.6.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Spesifikasi bentuk dokumen keluar menjelaskan tentang dokumen yang

dikeluarkan secara spesifik. Adapun spesifikasi dari bentuk dokumen keluaran,

yaitu :

Nama Dokumen : Nota Pembayaran / Kwitansi

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran pelayanan jasa service

Sumber : Kasir

Tujuan : Customer

Media : Kertas

Jumlah : 1 (Satu)

Frekuensi : Setiap ada pembayaran pelayaran jasa service oleh

cutomer

Bentuk :

Gambar III.4 Nota Pembayaran

 43

3.7 Permasalahan

Setelah melakukan penelitian pada sistem pelayanan jasa service terutama

pada bagian pemasaran jasa Bengkel Dimas Jaya, Pelayanan jasa service masih

menggunakan cara manual, kemudian pemesanan jasa service dan pembuatan nota

pembayaran masih menggunakan cara manual dengan ditulis secara manual yang

membutuhkan waktu yang lama, dan pemasarannya kurang meluas.

3.8 Alternatif Pemecahan Masalah

Penulis menawarkan alternatif pemecahan masalah dari masalah yang ada

pada Bengkel Dimas Jaya. Adapun alternatif pemecahan masalah diuraikan sebagai

berikut :

1. Menggunakan sistem komputerisasi khususnya pada bagian pemasaran dan

pelayanan jasa service yang masih menggunakan sistem manual agar

pengolahan data customer lebih efisien, efektif dan pembuatan nota

pembayaran lebih cepat.

2. Membuat sistem pelayanan jasa service berbasis website agar customer dapat

memesan jasa service kapan dan dimana saja, kemudian pemasaran pelayanan

jasa service lebih meluas.