SIKLUS PENGOLAHAN DATA

Siklus pengolahan data adalah empat operasi (input data, penyimpanan data, pengolahan data dan
output informasi) yang dilakukan pada data untuk menghasilkan informasi yang penting dan relevan.

Penyimpanan
data

Pengolahan Output
Input data
data informasi

Input Data

Langkah-langkah dalam pemrosesan input:

1. Mengambil data transaksi dan memasukkannya ke dalam sistem.
Data harus dikumpulkan dari tiga segi setiap aktivitas bisnis berikut:
a. Setiap aktivitas yang menarik.
b. Sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap aktivitas.
c. Orang yang berpartisipasi dalam setiap aktivitas.
Contoh: siklus pendapatan yang paling sering melakukan transaksi adalah penjualan, baik tunai
maupun kredit. Berikut ini adalah data mengenai transaksi penjualan yang harus dikumpulkan:
 Waktu dan tanggal penjualan.
 Karyawan yang melakukan penjualan dan petugas pemeriksaan yang memproses
penjualan.
 Register pemeriksaan tempat penjualan diproses.
 Barang yang terjual.
 Kuantitas setiap barang yang terjual.
 Membuat daftar harga dan harga aktual dari setiap barang yang terjual.
 Total jumlah penjualan.
 Instruksi pengiriman.
 Penjualan kredit: nama pelanggan, tagihan untuk pelanggan dan alamat pengiriman.
2. Memastikan data yang diambil akurat dan lengkap.
 3. Meyakinkan kebijakan perusahaan diikuti, seperti menyetujui atau memverifikasi transaksi.

Dokumen dalam aktivitas bisnis

1. Dokumen sumber adalah dokumen yang digunakan untuk memperoleh data transaksi pada
sumbernya ketika transaksi terjadi.
Contoh:

Aktivitas Bisnis dan Dokumen Sumber

Siklus Proses Bisnis Aktivitas Bisnis Dokumen
Menerima permintaan atau pesanan barang Order penjualan
Pengecekan barang ke gudang Status persediaan
Mengirim barang ke konsumen Surat perintah pengiriman barang
Siklus Pendapatan
Slip pengiriman barang dengan tanda terima
Meminta pembayaran dan penagihan Faktur penjualan
Menerima pembayaran atau kas Faktur penjualan dengan tanda terima
Permintaan bahan untuk proses konversi Surat permintaan pembelian barang
Pemesanan bahan Order pembelian
Siklus Pengeluaran
Penerimaan bahan Tanda terima barang
Pembayaran kewajiban Faktur dengan tanda lunas
Persiapan membuat pesanan Perencanaan dan pengendalian produksi
Permintaan material (bahan baku) Surat permintaan pembelian
Siklus Produksi Penggunaan bahan baku dan overhead Kartu biaya produksi
atau Konversi Bukti penerimaan barang
Penggunaan tenaga kerja Slip pembayaran gaji
Penyerahan barang Bukti pengeluaran barang
Mencatat waktu bekerja karyawan Kartu waktu
Siklus SDM
Mencatat waktu yang dihabiskan pada pekerjaan tertentu Kartu jam kerja
Pengadaan atau peningkatan modal dari pemilik atau kreditur Bukti penyerahan modal investasi
Menggunakan modal untuk aset produktif Bukti pembelian aset produktif
Membuat laporan secara periodik ke pemberi modal Laporan laba rugi
Siklus Pembiayaan Laporan perubahan ekuitas
Laporan posisi keuangan (neraca)
Arus sumber dan penggunaan dana

2. Dokumen turnaround adalah catatan data perusahaan yang dikirim ke pihak eksternal dan
kemudian dikembalikan ke sistem sebagai input.
Contoh: tagihan utilitas yang dikirim ke pelanggan, dikembalikan bersama pembayaran
pelanggan dan dibaca oleh alat pemindai khusus ketika dikembalikan.
3. Otomatisasi data sumber adalah pengumpulan data transaksi dalam bentuk yang dapat dibaca
mesin pada waktu dan tempat asalnya.
Contoh: ATM yang digunakan oleh bank, pemindai poin penjualan yang digunakan dalam toko
ritel dan pemindai bar code yang digunakan dalam gudang.
Penyimpanan Data

Data perusahaan adalah salah satu sumber daya yang paling penting. Agar data berfungsi, perusahaan
harus siap dan bisa mengakses data tersebut dengan mudah. Akuntan perlu memahami bagaimana data
diatur dan disimpan dalam SIA dan bagaimana data-data tersebut dapat diakses. Akuntan harus tahu
bagaimana mengelola data untuk penggunaan perusahaan secara maksimum.

Penyimpanan Data Dasar

1. Buku Besar
a. Buku besar umum adalah ringkasan level data untuk setiap akun aset, liabilitas, ekuitas,
pendapatan dan beban.
b. Buku besar pembantu adalah data mendetail untuk beberapa akun buku besar dengan
banyak sub-akun terpisah.
c. Akun kontrol adalah hubungan akun buku besar umum dan buku besar pembantu.
Hubungan antara akun kontrol buku besar umum dan total saldo pada tiap-tiap akun
buku besar pembantu membantu menjaga keakuratan data SIA.
2. Teknik Pengodean
Pengodean adalah penetapan sistematis dari angka atau huruf pada item untuk mengklasifikasi
dan mengatur item-item tersebut.
a. Kode urutan adalah item yang diberi nomor secara berurutan untuk akun semua item.
Contoh: cek yang dinomori sebelumnya, faktur dan pesanan pembelian.
b. Kode blok adalah blok angka yang dicadangkan untuk kategori data tertentu.
Contoh:

Kode Produk Jenis Produk

1000000-1999999 Kompor elektrik
2000000-2999999 Kulkas
3000000-3999999 Mesin cuci
4000000-4999999 Pengering

c. Kode grup adalah dua atau lebih sub-grup dari digit yang digunakan untuk kode item,
sering kali digunakan dalam kaitannya dengan kode blok.
Contoh:

Posisi Digit Arti

1-2 Lini produk, ukuran dan corak
3 Warna
4-5 Tahun pembuatan
6-7 Fitur opsional

d. Kode mnemonic adalah huruf dan angka yang diselingi untuk mengidentifikasi item.
 Contoh: Dry300W05 dapat merepresentasikan low end (300), putih (W), pengering (Dry)
yang dibuat oleh Sears (05).

3. Bagan Akun
Bagan akun adalah daftar angka yang ditetapkan untuk setiap akun buku besar umum.
Contoh:

Akun-Akun Laporan Posisi Keuangan (Neraca)

Aset Liabilitas
111 Kas 211 Utang Usaha
112 Piutang Usaha
121 Peralatan Kantor Modal Pemilik
311 Modal
312 Prive
Akun-Akun Laba Rugi
Pendapatan Beban
411 Pendapatan Jasa 511 Beban Gaji
512 Beban Sewa
513 Beban Iklan

4. Jurnal
a. Jurnal umum adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi yang tidak sering
atau rutin.
b. Jurnal khusus adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat sejumlah besar transaksi
berulang.
5. Jejak Audit
Jejak audit adalah jalur yang memungkinkan transaksi untuk ditelusuri melalui sistem
pengolahan data dari titik asal ke output atau mundur dari output ke titik asal.

Konsep Penyimpanan Berbasis Komputer

Entitas adalah sesuatu mengenai yang disimpan informasinya, seperti karyawan, persediaan dan
pelanggan. Setiap entitas memiliki atribut atau karakteristik khusus yang disimpan.

 Atribut adalah sifat nomor identifikasi dan karakteristik khusus dari suatu entitas yang disimpan
dalam database.
 Field adalah porsi data catatan di mana nilai data untuk atribut tertentu disimpan.
 Catatan adalah seperangkat field yang nilai datanya menjelaskan atribut tertentu dari suatu
entitas.
 Nilai data adalah nilai aktual yang disimpan dalam field.
 File adalah seperangkat record yang secara logika berhubungan.
 File induk adalah file permanen record yang menyimpan data kumulatif mengenai perusahaan.
 File transaksi adalah file yang berisi transaksi bisnis yang terjadi selama periode fiskal tertentu.
  Database adalah seperangkat file data yang saling terkait dan dikendalikan secara terpusat, yang
disimpan dengan sedikit redundansi data.

Contoh:

Atribut

Nomor Nama Alamat

Pelanggan Pelanggan
19283 Perusahaan XYZ Jakarta Barat
35794 Perusahaan ABC Jakarta Selatan
56987 Perusahaan QRS Jakarta Utara

Field Individu

Pengolahan Data

Setelah data aktivitas bisnis dimasukkan ke dalam sistem, data harus diproses untuk menjaga arus
database.

Empat jenis aktivitas pengolahan data:

1. Membuat record data baru.
2. Membaca, mengambil atau melihat data yang sudah ada.
3. Memperbarui data yang tersimpan sebelumnya.
4. Menghapus data.

Jenis proses pembaruan data

1. Pemrosesan batch adalah dengan mengakumulasikan catatan transaksi ke dalam grup atau
batch untuk memproses pada interval reguler seperti harian atau mingguan.
2. Pemrosesan online, real-time adalah sistem komputer yang mengolah data sesegera mungkin
setelah mendapatkan dan menyediakan informasi yang diperbarui untuk pengguna secara tepat
waktu.
Output Informasi

Ketika ditampilkan pada monitor output mengacu pada soft copy, sedangkan ketika dicetak dalam kertas
output mengacu pada hard copy.

Jenis-jenis Output

1. Dokumen (document) adalah catatan transaksi atau data perusahaan lainnya.

Contoh: cek, faktur, laporan penerimaan dan daftar permintaan pembelian.
2. Laporan (report) adalah output sistem, disusun dengan urutan yang bermakna yang digunakan
oleh karyawan untuk mengendalikan aktivitas operasional, manajer untuk membuat keputusan
dan mendesain strategi serta investor dan kreditur untuk memahami aktivitas bisnis perusahaan.
Contoh: laporan keuangan dan analisis penjualan.
3. Pertanyaan (database query) adalah suatu permintaan database untuk menyediakan informasi
yang dibutuhkan guna menyelesaikan permasalahan atau menjawab pertanyaan. Informasinya
akan diambil, ditampilkan atau dicetak dan dianalisis sebagaimana yang diminta.