PEDOMAN PENGORGANISASIAN

SEKRETARIAT

Sekretariat
RSU WILLIAM BOOTH SEMARANG
TAHUN 2020
 DAFTAR ISI

BAB I. PENDAHULUAN ............................................................................................................. 1

A. Latar Belakang ............................................................................................................. 1
B. Tujuan .......................................................................................................................... 1
C. Ruang Lingkup .............................................................................................................. 1
D. Batasan Operasional .................................................................................................... 1
E. Landasan Hukum ......................................................................................................... 1
BAB II. GAMBARAN UMUM RS ................................................................................................ 2
A. Sejarah RSU William Booth 2
Semarang ......................................................................... 3
B. Permasalahan RSU William Booth Semarang .............................................................. 3
C. Tugas Pokok Dan Fungsi RSU William Booth Semarang .............................................
BAB. III. VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI DAN TUJUAN RS .......................................................... 5
A. Visi RSU William Booth Semarang …............................................................................ 5
B. Misi RSU William Booth Semarang ............................................................................. 5
C. Motto RSU William Booth Semarang .......................................................................... 6
D. Nilai Dasar yang dikembangkan .................................................................................. 6
E. Tujuan RSU William Booth 6
Semarang ..........................................................................
BAB IV. STRUKTUR ORGANISASI RS ....................................................................................... 7
A. Bagan Struktur Organisasi Rumah Sakit William Booth 7
Semarang .............................. 7
B. Penjabaran Struktur Organisasi ...................................................................................
BAB V. STRUKTUR ORGANISASI UNIT KERJA ......................................................................... 10
A. Bagan Struktur Organisasi Sekretariat........................................................................ 10
B. Penjabaran Struktur Organisasi Sekretariat............................................................... 10
BAB VI. URAIAN JABATAN ..................................................................................................... 11
A. Kepala Sekretariat...................................................................................................... 11
B. Administrasi Pelaksana .............................................................................................. 17
BAB VII. TATA HUBUNGAN KERJA .......................................................................................... 20
A. Skema Hubungan Kerja .............................................................................................. 20
B. Tata Hubungan Kerja .................................................................................................. 20
BAB VIII. POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI .................................................................... 22
A. Pendahuluan ............................................................................................................... 22
B. Pola Ketenagaan dan Kualifikasi ................................................................................. 22
C. Penilaian Kinerja SDM ................................................................................................ 24
BAB IX. KEGIATAN ORIENTASI ................................................................................................ 29
BAB X. PERTEMUAN / RAPAT .................................................................................................. 30
BAB XI. PELAPORAN ................................................................................................................ 32
BAB XII. PENUTUP .................................................................................................................... 33

PED.RSUWB.SEKRI.01.R.00.T.23.01.20
i
LAMPIRAN : Keputusan Direktur RSU William Booth Semarang
Nomor : 002/RSUWB/PED/DIR/I/2020
Tentang : Pedoman Pengorganisasian Sekretrariat RSU William Booth Semarang

BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG.
Sebagaimana layaknya organisasi yang besar perlu ditata dan diorganisasi dengan
baik, demikian juga halnya dengan unit Sekretariat. Meskipun merupakan bagian
dari organisasi RSU William Booth Semarang, namun tetap perlu diorganisasi
dengan baik sesuai fungsi dan perannya sehingga dapat mendukung
berlangsungnya organisasi RSU William Booth Semarang yang besar.

B. TUJUAN PEDOMAN.
1. Sebagai pedoman bagi unit Sekretariat dalam melaksanakan pekerjaannya
sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggung jawabnya.
2. Sebagai sarana untuk menciptakan pelayanan Sekretariat yang cepat, tepat dan
efisien di RSU William Booth Semarang.

C. RUANG LINGKUP PELAYANAN.

Pedoman Pengorganisasian ini berisi tentang bagaimana mengatur Unit Sekretariat
sehingga dengan sumber daya yang ada dapat melaksanakan fungsinya dengan
baik. Pedoman ini berisi tentang:
1. Struktur Organisasi, Uraian Tugas di Unit Sekretariat
2. Tata Hubungan Kerja Unit Sekretariat dengan bagian lain yang terkait.
3. Cara merencanakan kebutuhan SDM dan cara menilai kinerja SDM Sekretariat

D. BATASAN OPERASIONAL.
1. Mengelola surat menyurat baik surat masuk dan surat keluar (ekspedisi surat)
2. Mengelola tamu rumah sakit
3. Mengelola kegiatan Direktur
4. Mendokumentasian semua surat berharga dan dokumen penting
5. Pengaturan dan pengelolaan jadwal rapat
6. Memfasilitasi pertemuan
7. Memberikan laporan (rapat dan notulen)

E. LANDASAN HUKUM.
Landasan hukum Sekretariat di RSU William Booth Semarang diantaranya :
1. Undang-Undang No 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan.
2. Undang Undang No. 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit.
3. Permenkes No 03 Tahun 2020 tentang Klasifikasi Dan Perijinan Rumah Sakit
4. Surat Keputusan Nomor: 001/RSUWB/KEP/DIR/I/2019 tentang Penetapan
Struktur Organisasi RSU William Booth Semarang.
5. Surat Keputusan Direktur RSU William Booth Semarang No:
129a/RSUWB/KEP/DIR/IV/2019 tentang Penetapan Susunan Organisasi dan Tata
Laksana RSU William Booth Semarang.
6. Surat Keputusan Direktur RSU William Booth Semarang No:
134/RSUWB/KEP/DIR/V/2019 tentang Kebijakan Manajemen Dan Pelayanan
RSU William Booth Semarang

PED.RSUWB.SEKR.01.R.00.T.23.01.20
1
 BAB II
GAMBARAN UMUM RSU WILLIAM BOOTH

A. Sejarah RSU William Booth Semarang

Desa Sapuran-Purworejo Jawa Tengah merupakan tempat Bala Keselamatan
memulai pelayanannya di Indonesia yang dirintis oleh dua orang opsir Bala
Keselamatan berkebangsan Belanda bernama Staf Kapten Jacob Gerrit Brouwer dan
Ensign Adolf Teodorus Van Emmerick pada tahun 1894.
Awal Tahun 1907 seorang opsir berkebangsaan Denmark bernama Kapten (dokter)
Vilhelm A. Wille dan istri ditugaskan oleh Pemimpin Bala Keselamatan untuk
memimpin pelayanan bagi orang miskin dan orang sakit di Bugangan Semarang.
Banyak diantara mereka yang menderita penyakit mata, Kapten V.A. Wille yang juga
seorang dokter ahli mata, mengalami kesulitan merawat para pasien karena
keterbatasan peralatan serta kondisi bangunan klinik yang tidak memenuhi syarat
untuk pelayanan kesehatan. Namun dr. Wille tetap melakukan pelayanannya
meskipun dengan kondisi yang serba minim serta tidak menjadikannya sebagai
kendala dalam pelayanannya. Keberhasilan serta kemampuan dr. Wille dalam
menangani penyakit mata, tersiar keseluruh pelosok negeri, bahkan sampai ke luar
negeri. Para pasien berdatangan dari Singapura, Muangthai dan Asia Timur.

Tahun 1914 : Dr. Wille untuk pertama kalinya menemukan penyakit mata yang
dikenal dengan nama Xerophthalmia, penyakit mata ini banyak terdapat pada anak-
anak karena kekurangan vitamin.. Karena fasilitas dan tempat pelayanan yang ada
pada saat itu sudah mencapai taraf yang sangat memprihatinkan, hal ini menggugah
seorang pasien mata yang mendapat kembali penglihatannya setelah dirawat oleh
dr. Wille, untuk menyumbangkan sebidang tanah di daerah perbukitan di selatan
kota Semarang. Ketulusan hati pasien tersebut, telah menggugah hati para
penyumbang untuk memberikan sejumlah dana baik dari perorangan maupun dari
Ratu Wilhelmina, sehingga jumlah dana yang terkumpul adalah 94.000 gulden.
Tanggal 23 Juni 1915 Residen Semarang Yang Mulia Bapak PKW Kern, meresmikan
RS. Mata William Booth (masyarakat pada waktu itu mengenal dengan nama
"Madurangin") dengan ruangan dan peralatan yang sangat baik pada masa itu, dan
seluruh pasien dipindahkan ke tempat yang baru ini.

Sejak tahun 1984: setelah mendapat ijin dan predikat sebagai Rumah Sakit Umum,
RSU.William Booth Semarang mengalami perkembangan namun masih terus
didominasi oleh kunjungan pasien mata. Hal ini dipengaruhi dengan adanya
latarbelakang sejarah RSU William Booth Semarangyang pernah menjadi rumah sakit
mata andalan, baik di kota Semarang, bahkan sampai seluruh propinsi Jawa Tengah.

PED.RSUWB.SEKR.01.R.00.T.23.01.20
2
 Sejak tahun 1984 sampai dengan saat ini RSU William Booth Semarang terus
berjuang, mengalami pasang surutnya organisasi namun tetap dapat bertahan
sampai sekarang. Saat ini RSU William Booth Semarangmerupakan rumah sakit
umum kelas C dengan kapasitas 80 tempat tidur, rata-rata kunjungan Rawat Jalan
400 pasien per hari dan Rawat Inap 20 pasien perhari dengan tingkat hunian 60%
dan telah terakreditasi paripurna pada tahun 2017.

B. Permasalahan RSU William Booth Semarang

Pada umumnya semua rumah sakit pasti menghadapi masalah dalam
pengelolaannya, termasuk RSU William Booth. Permasalahan yang di hadapi RSU
William Booth Semarang dalam kurun waktu 5 tahun terakhir antara lain adalah:
1. Peralatan kedokteran yang berkembang begitu cepat dengan teknologi yang
semakin canggih dan harga yang semakin tinggi. Sementara keterbatasan
sumber dana memaksa RSU William Booth Semarang masih tetap bertahan
menggunakan teknologi yang ada saat ini dengan konsekwensi biaya
pemeliharaannya menjadi tinggi dan tingkat gangguan/ kerusakan alat juga
meningkat.
2. Regulasi dari Pemerintah yang mensyaratkan ijin rumah sakit harus mematuhi
banyak peraturan yang dikaitkan dengan kredensial RS sebagai provider BPJS
Kesehatan, berpotensi memperbesar biaya rumah sakit.
3. Tidak lancarnya pembayaran klaim layanan BPJS sehingga dana yang ada
terserap dalam bentuk piutang, menyebabkan RSU William Booth Semarang
tidak mampu melakukan pengembangan dan hanya bertahan mencukupi
kebutuhan operasional pelayanan.
4. Jumlah pelayanan yang semakin meningkat di era JKN ini kurang diimbangi
dengan pengembangan fasilitas pelayanan seperti ruang tunggu dan area parkir
yang memadai karena keterbatasan lahan dan dana.
5. Tuntutan masyarakat yang semakin tinggi dan persyaratan pelayanan yang
semakin ketat menyebabkan RS berada di pihak yang terjepit antara 2
kepentingan yaitu kepentingan masyarakat dan persyaratan layanan BPJS. Juga
semakin kritisnya masyarakat dan “suka menuntut” berpotensi menjadi masalah
hukum antara RS dan pasien.

C. Tugas Pokok Dan Fungsi RSU William Booth Semarang

1. RSU William Booth Semarangmemiliki kapasitas 100 tempat tidur.
2. RSU William Booth Semarang memiliki tugas pokok melaksanakan pelayanan
kesehatan secara preventif, promotif, kuratif, edukatif dan rehabilitatif sesuai
dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.
3. Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut, Rumah Sakit William Booth
Semarang mempunyai fungsi :
a. Menyelenggarakan pelayanan medik;
b. Menyelenggarakan pelayanan penunjang medik dan non medik;
c. Menyelenggarakan pelayanan rehabilitasi medik;
d. Menyelenggarakan pelayanan dan asuhan keperawatan;
e. Menyelenggarakan rujukan;
f. Menyelenggarakan pencegahan akibat penyakit dan peningkatan pemulihan
kesehatan;

PED.RSUWB.SEKR.01.R.00.T.23.01.20
3
 g. Menyelenggarakan penyuluhan dan upaya peningkatan kesehatan
masyarakat;
h. Menyelenggarakan administrasi umum dan keuangan;
i. Menyelenggarakan pelayanan pastoral.
j. Menyelenggarakan fungsi sebagai tempat pendidikan dengan menyediakan
lahan praktik pendidikan.

PED.RSUWB.SEKR.01.R.00.T.23.01.20
4
 BAB III
VISI, MISI, MOTTO, NILAI DAN TUJUAN
RUMAH SAKIT UMUM WILLIAM BOOTH SEMARANG

Rumah Sakit Umum William Booth adalah sebuah rumah sakit swasta kelas Madya atau
kelas C milik Yayasan Pelayanan Kesehatan Bala Keselamatan (YPKBK) yang didirikan
dengan tujuan mewujudkan kasih Kristus bagi manusia melalui pelayanan yang holistik,
bermutu tinggi dan berfokus pada keselamatan pasien sesuai perkembangan ilmu dan
teknologi kedokteran dan keperawatan.

A. Visi RSU William Booth Semarang.

Visi RSU William Booth Semarang tahun 2016-2020 adalah “Terciptanya suatu
pelayanan kesehatan yang optimal untuk meningkatkan derajad kesehatan bagi
setiap orang berdasarkan kasih tanpa diskriminasi”.

Visi tersebut memiliki makna sebagai berikut:

1. Pelayanan Kesehatan Yang Optimal artinya semua kegiatan pelayanan yang

dilakukan di RSU William Booth Semarang harus sesuai dengan regulasi
perumah sakitan yang berlaku dan sesuai standar nasional rumah sakit yang
ditetapkan serta sesuai dengan harapan masyarakat penggunanya.
2. Meningkatkan Derajad Kesehatan artimya dalam pelayanannya RSU William
Booth Semarang tidak hanya melakukan kegiatan kuratif dan rehabilitatif saja
tetapi juga ikut berperan aktif dalam upaya promotif, preventif dan edukatif bagi
masyarakat yang menggunakan jasa pelayanan RSU William Booth Semarang
maupun yang tidak.
3. Setiap Orang artinya adalah masyarakat kota Semarang dan sekitarnya yang
menggunakan jasa pelayanan kesehatan RSU William Booth Semarang maupun
masyarakat luas yang memerlukan upaya peningkatan kesehatan.
4. Berdasarkan Kasih artinya semua kegiatan yang dilakukan di RSU William Booth
Semarang merupakan wujud ungkapan syukur atas kasih Tuhan Yesus Kristus
yang telah mengaruniakan keselamatan bagi umat manusia. Ungkapan Kasih
Tuhan Yesus tersebut harus terwujud dalam sikap, perilaku dan tindakan yang
dilakukan oleh setiap petugas di RSU William Booth Semarang
5. Tanpa Diskriminasi artinya RSU William Booth Semarang tidak membedakan
status sosial dari setiap orang yang menggunakan jasa pelayanan di RSU William
Booth Semarang, baik suku, agama, ras dan antar golongan. Semua orang yang
datang di RSU William Booth Semarang wajib dilayani dengan standar layanan
yang sama.

B. Misi RSU William Booth Semarang

Adapun Misi dari RSU William Booth Semarang ada 7 yaitu:

1. Mengutamakan Keselamatan Pasien

2. Mengupayakan Kualitas Pelayanan sesuai Standar
3. Melayani dengan profesional sesuai kompetensi
4. Menggenggam Nurani luhur penuh bakti

PED.RSUWB.SEKR.01.R.00.T.23.01.20
5
 5. Menurunkan angka kesakitan, kematian dan kecacatan
6. Menaati aturan dan prosedur
7. Mengandalkan doa dan usaha

C. Motto RSU William Booth Semarang

RSU William Booth Semarang menetapkan motto “Melayani dengan Kasih” yang
merupakan perwujudan visi yang harus menyemangati seluruh civitas RSU William
Booth Semarang dalam melakukan pekerjaan pelayanan kepada setiap orang.

D. Nilai Dasar yang dikembangkan

Selain Motto RSU William Booth Semarang juga menetapkan Nilai Dasar yang harus
menjadi dasar perilaku dan karakter organisasi dan karakter seluruh SDM yang ada
di RSU William Booth Semarang. Nilai dasar ini terus dikembangkan dan merupakan
buah yang dipersembahkan untuk Tuhan dan sesama.

Nilai dasar tersebut adalah:

1. Kasih
2. Sukacita
3. Kedisplinan
4. Kejujuran
5. Kekompakan
6. Kerjasama
7. Kerja keras, kerja cerdas
8. Kerendahan hati
9. Kesediaan Melayani
10. Kontrol Diri (penguasaan diri)

E. TujuanRSU William Booth Semarang

1. Tercapainya pelayanan rumah sakit yang bermutu tinggi yang berorientasi pada
keselamatan pasien dan kepuasan pelanggan.
2. Pelayanan kesehatan RSU William Booth Semarangterus meningkat dan
berkembang.
3. Tercapainya peningkatan produktifitas pelayanan RSU William Booth Semarang
4. Terbentuknya sumber daya manusia yang memiliki kompetensi tinggi, integritas,
komitmen yang kuat terhadap organisasi melalui upaya pendidikan dan
pelatihan, serta upaya peningkatan kesejahteraan yang adil dan manusiawi.

PED.RSUWB.SEKR.01.R.00.T.23.01.20
6
 BAB IV
STRUKTUR ORGANISASI RSU WILLIAM BOOTH SEMARANG

A. Bagan Struktur Organisasi RSU William Booth Semarang

B. Penjabaran Struktur Organisasi

Susunan Organisasi RSU William Booth Semarang terdiri dari

1. Jabatan langsung dibawah Direktur

a Wakil Direktur
b Manajer Pelayanan
c Manajer Umum
d Manajer Keuangan
e Tim & Komite
f Kepala IT / SIM RS
g Kepala SPI
h Kepala Sekretariat
i Kepala Pastoral

PED.RSUWB.SEKR.01.R.00.T.23.01.20
7
 2. Jabatan dibawah Manajer Pelayanan
a Kepala Instalasi Gawat Darurat
 Membawahi Kepala Ruang Gawat Darurat
b Kepala Instalasi Rawat Jalan
 Membawahi Kepala Ruang Rawat Jalan
c Kepala Instalasi Rawat Inap, membawahi:
(1) Kepala Ruang Agatha
(2) Kepala Ruang Beneta
(3) Kepala Ruang Casandra
d Kepala Instalasi Ruang Bersalin
 Membawahi Kepala Ruang Bersalin
e Kepala Instalasi ICU & HCU
 Membawahi Kepala Ruang ICU & HCU
f Kepala Instalasi Perina
 Membawahi Kepala Ruang Perina
g Kepala Instalasi Laboratorium
 Membawahi Kepala Ruang Laboratorium
h Kepala Instalasi Farmasi
i Kepala Instalasi Radiologi
 Membawahi Kepala Ruang Radiologi
j Kepala Instalasi Gizi
k Kepala Instalasi Rehabilitasi Medik
 Membawahi Kepala Ruang Rehabilitasi Medik
l Kepala Instalasi Rekam Medik
 Membawahi Koordinator Pendaftaran
m Kepala Bidang Keperawatan, membawahi:
(1) Bagian Asuhan dan Keperawatan;
(2) Bagian Logistik Keperawatan;
(3) Bagian Profesi Keperawatan

3. Jabatan dibawah Manajer Umum

a Kepala Bidang Personalia, membawahi:
(1) Kepala Bagian Administrasi Personalia
(2) Kepala Bagian Penggajian & Perpajakan
(3) Kepala Bagian Legal
(4) Kepala Bagian Diklat
b Kepala Bidang Marketing, membawahi:
(1) Kepala Bagian Humas & Informasi
(2) Penanggung JawabPKRS
(3) Koordinator Keamanan

4. Jabatan dibawah Manajer Keuangan

a Kepala Bidang Keuangan dan Akuntansi
(1) Kepala Bagian Keuangan
(2) Kepala Bagian Akuntansi
(3) Kepala Bagian Rumah Tangga

PED.RSUWB.SEKR.01.R.00.T.23.01.20
8
 b Kepala Bidang Pemeliharaan Sarana
(1) Kepala Bagian Teknik Medis
(2) Kepala Bagian Teknik Listrik & Transportasi
(3) Kepala Bagian Teknik Umum
(4) Kepala Bagian Sanitasi

PED.RSUWB.SEKR.01.R.00.T.23.01.20
9
 BAB V
STRUKTUR ORGANISASI UNIT SEKRETARIAT

A. Bagan Struktur Organisasi Unit Sekretariat

DIREKTUR

Kepala Unit Sekretariat

Adm. Pelaksana

Gambar 1. Bagan Struktur Organisasi Unit Sekretariat

B. Penjabaran Struktur Organisasi Unit Sekretariat

N Struktur Tugas Pokok
o
1. Kepala Unit Merencanakan, mengkoordinasikan, mengatur
Sekretariat dan mengendalikankegiatan kesekretariatan.

2. Adm. Pelaksana Membantu administrasi kesekretariatan.

Sekretarat

PED.RSUWB.SEKR.01.R.00.T.23.01.20
10
 BAB VI
URAIAN JABATAN/TUGAS UNIT SEKRETARIAT

A. Kepala Unit Sekretariat

No :

URAIANTUGAS Revisi :
KEPALA UNIT SEKRETARIAT
Tanggal :
RSU WILLIAM BOOTH
SEMARANG Halaman :

Nama Jabatan Kepala Unit Sekretariat

Unit Layanan/kerja Bidang Sekretariat
Bertanggung Jawab ke Direktur
Membawahi a. Petugas Administrasi & Umum
Deskripsi Singkat Melakukankegiatan :
Pekerjaan
a. Asisten Direktur dalam hal ; pengaturan jadwal kegiatan,
menyiapkan kebutuhan Direktur dalam hal pemenuhan
dokumen yang dibutuhkan dan mendampingi Direktur di
acara – acara tertentu.
b. Perencanaan kegiatan Kesekretariatan; menyusun agenda
kegiatan RS, pendokumentasian kegiatan serta
pendokumentasian Dokumen RS Regulasi maupun keluar –
masuk surat dari dan ke rumah sakit.
Kualifikasi Jabatan
a. Pendidikan Minimal D3
b. Pengalaman kerja Minimal 3 tahun bekerja di Bidang Sekretariat
c. Kursus / Pelatihan Pelatihan Kesekretariatan
d. Keterampilan Soft Skill
1) Integritas (jujur, dipercaya)
2) Keteladanan (taat, disiplin, menghormati orang)
3) Kepemimpinan (tegas, berani mengelola perubahan)
4) Menampilkan nilai - nilai YPKBK
Hard Skill
1) Menguasai Manajemen Kesekretariatan
2) Memahami Manajemen Umum
Tanggung Jawab 1. Kepatuhan terhadap regulasi eksternal dan internal
2. Tercapainya program dan indikator mutu di unit kerjanya.
3. Membuat laporan berkala, meliputi :
a. Indikator mutu, tiap 1 tiap bulan.
b. Pelaksanaan program, tiap 3 bulan
c. Insiden dan kecelakaan kerja
Wewenang 1. Mengetahui dan mengakses semua data rumah sakit.
2. Mengambil keputusan dalam kondisi darurat terkait
layanan Sekretariat

11
No Tugas Pokok Uraian Tugas Indikator Standar
1. Merencanakan 1. Membuat pedoman Ada Pedoman Pedoman
standar, pedoman organisasi Organisasi Organisasi
Unit dan Program selalu ter
update
2. Membuat pedoman Ada Pedoman Pedoman
pelayanan / Pelayanan / Pelayanan
Pedoman Kerja Pedoman Kerja selalu ter
update
3. Membuat Panduan / Ada Panduan / Minimal 5
SPO SPO SPO tiap
tahun
4. Menyusun Indikator Ada, digunakan Minimal 1
Mutu Unit sebagai acuan
5. Menyusun RKA dan Ada RKA dan 1 tahun
Program Kerja Program Kerja sekali
2. Mengkoordinir 1. Menetapkan Ada SO Setiap
pelaksanaan tugas struktur Organisasi Sekretariat petugas di
Sekretariat
memiliki
uraian tugas
2. Menetapkan Uraian Ada Uraian Uraian tugas
tugas masing – Ada SK Dir di tanda
masing petugas di tangani oleh
Unit kerja pemberi
kerja dan
penerima
kerja.
3. Memberikan tugas Petugas 90% tugas
dan KPI / ukuran memahami harian
hasil kerja untuk ukuran terselesaikan
masing – masing keberhasilan
tugas
4. Evaluasi kinerja Penilaian Kinerja Nilai Standar
berbasis uraian Karyawan Minimal
tugas Karyawan =
80
3. Menyusun Struktur 1. Mengelola Ada ceklist tugas Tugas harian
Organisasi dan pekerjaan dengan harian tercapai 90%
Uraian tugas Unit. membuat ceklis
tugas harian
2. Mengatasi masalah Ada daftar 100 %
keluhan / masalah masalah
teratasi
4. Controlling / 1. Melakukan Bukti monitoring 3 bulan
Melakukan monitoring Program kerja sekali

12
No Tugas Pokok Uraian Tugas Indikator Standar
Monitoring dan terhadap:
Evaluasi a. Program Kerja
b. RKA Bukti monitoring 1 tahun
RKA sekali
c. Indikator Mutu Bukti Monitoring 1 bulan
dan Indikator Mutu & sekali
Keselamatan Keselamatan
Pasien Pasien
d. Kinerja SDM Bukti Monitoring 1 tahun
SDM sekali
2. Melakukan Evaluasi, Bukti Evaluasi 1 bulan
terhadap : Indikator Mutu & sekali
a. Indikator Mutu& Keselamatan
Keselamatan Pasien
Pasien
b. Program Kerja Bukti Evaluasi 1 tahun
Program kerja sekali
c. RKA Bukti Evaluasi RKA 1 tahun
sekali
d. Kinerja SDM Bukti Evaluasi 1 tahun
Kinerja SDM sekali
e. Kinerja Unit Bukti Evaluasi 1 tahun
Kinerja Unit sekali
3. Membuat Laporan 1) Bukti Laporan Diserahkan
a. Bulanan Kegiatan setiap bulan
Kesekretariat sebelum
an tanggal 5
2) Laporan
Indikator
Mutu
b. Tahunan 1) Bukti Laporan Diserahkan
Evaluasi setiap awal
Program Kerja tahun,
sebelum
tanggal 5
Januari.
5. Administrasi 1. Memverifikasi suat Ada buku Semua
Kesekretariatan keluar masuk dari ekspedisi keluar keluar
dan ke Rumah Sakit masuk surat masuk surat
tercatat di
buku
ekspedisi
2. Bertanggung jawab Ada Program Program
terhadap dokumen – pengelolaan pengelolaan
dokumen dokumen rumah dokumen
rumahsakit sakit Evaluasi

13
No Tugas Pokok Uraian Tugas Indikator Standar
pengelolaan
dokumen
3. Bertanggung jawab Jadwal kegiatan Kegiatan
JadwalkegiatanDirek Direktur Direktur
tur terlaksana
100%
6. Pendidikan dan 1. Menyusun TNA Ada usulan TNA Program
pelatihan bidang kesekretariat yang
sumberdaya disetujui
manusia terlaksana &
ada hasil
evaluasi
7. Merencanakan, 1. Melakukan SPO pemenuhan Tidak ada
mengkoordinasikan Koordinasiuntuk kebutuhan kegiatan
, mengatur dan kegiatan transportasi tertunda
mengendalikankegi transportasi karena tidak
atankesekretariata tersedianya
n transportasi
2. Melakukan Daftar Kegiatan Ada daftar
Koordinasiuntuk relationship kegiatan
kegiatan relationship (ucapan selamat relationship
ulang tahun, duka tahunan
cita, ucapan beserta
selamat, dll), perkiraan
gimmick biaya
3. Melakukan Standar  Ada
Koordinasi untuk kebersihan & Ceklist
kebersihan & kerapihan kebersih
kerapihan ruangan ruangan an &
kerapi
han
ruangan
 Evaluasi
ceklist
4. Melakukan Panduan Rapat Tidak ada
Koordinasi untuk keluhan
keperluan rapat tentang
(ruangan, konsumsi, pelaksanaan
dll) rapat
8. Administras & 1. Menyusun dan Tersedia struktur Pedoman
Teknis mengusulkan ke Organisasi Bidang Pengorganis
Direktur terkait Sekretariat asian
pengorganisasian di Sekretariat
Bidang Sekretariat
2. Menyusun tata Tersedia tata Pedoman
laksana meliputi laksana pekerjaan Pelayanan

14
No Tugas Pokok Uraian Tugas Indikator Standar
Pedoman, Panduan, di Bidang dan Tata
SPO di Bidang Sekretariat Kerja
Sekretariat Sekretaiat
3. Melakukan proses 1. Panduan EKI Penilaian
penilaian karyawan 2. Form EKI karyawan
yang menjadi 3. Logbook dilakukan
tanggung jawabnya berdasar
panduan
EKI, disetujui
oleh kary
yang dinilai
9. Komunikasi 1. Menyelenggarakan  Pedoman Rapat rutin 1
pertemuan internal Rapat x sebulan
berkala dan  Bukti
insidentil di Bidang Pertemuan
Sekretariat Internal
Bidang
Sekretariat
2. Menyelenggarakan  Pedoman Rapat antar
pertemuan internal Rapat bagian per 3
berkala dan  Bukti bln
insidentil antar Pertemuan
Bidang / Bagian. Internal antar
Bidang /
Bagian
3. Menyelenggarakan  Pedoman Rapat
pertemuan internal Rapat insidentil
berkala dan  Bukti terlaksana +
insidentil antar Pertemuan UMAN
bagian / komite Internal
dengan
Komite
10. Jaminan Mutu 1. Ketepatan waktu Tidak ada surat 1 x 24 jam
distribusi surat eksternal dan (jam kerja)
eksternal dan internal yang surat
internal tertunda terdistribusi
distribusinya sesuai
disposisi
2. Ketepatan Dokumen Dokumen
penyimpanan tersimpan sesuai tersedia
dokumen rumah panduan kurang dari
sakit pengelolaan 10 menit
dokumen
11. Budaya Kerja 1. Kedisiplinan Semua karyawan Keterlambat
a. Tepat waktu tepat waktu an 2x
sebulan

15
No Tugas Pokok Uraian Tugas Indikator Standar
paling lama
10 menit
b. Tepat prosedur Semua karyawan Pedoman
melakukan tugas Panduan
sesuai prosedur SPO
c. Sesuai Semua karyawan Matriks
Kewenangan melakukan otoritas
melakukan tugas
sesuai
kewenangan yg
diberikan
d. Sesuai Tanggung Semua karyawan Uraian Tugas
Jawab melakuan tugas
sesuai uraian
tugas
2. Presensi Semua karyawan 07.00 –
melakukan 14.00 WIB
presensi
kedatangan dan
pulang
3. Bidston Staf Bidang 90 %
Sekretariat kehadiran
mengikuti bidston rata-rata tiap
pagi bulan
4. Mengikuti Kegiatan Staf bidang 90% staf
RSU William Booth sekretariat terlibat
lainnya terlibat dalam dalam
kegiatan resmi kegiatan
RSUWB resmi
RSUWB

5. Nilai –nilai RSUWB Mewujudkan Tidak ada

Kasih dalam tugas keluhan thd
perilaku /
sikap
petugas di
sekretariat

16
B. Administrasi Pelaksana
Sekretariat
No :

URAIAN TUGAS Revisi :

ADMINISTRASI PELAKSANA
SEKRETARIAT Tanggal :
RSU WILLIAM BOOTH
SEMARANG Halaman :

Nama Jabatan Administrasi Pelaksana Sekretariat

Unit Layanan/kerja Unit Sekretariat
Bertanggung Jawab ke Kepala Bidang Sekretariat
Membawahi -
Deskripsi Singkat Melaksanakan kegiatan Kesekretariatan; membantu menyusun
Pekerjaan agenda kegiatan RS, pendokumentasian kegiatan serta
pendokumentasian Dokumen RS, Regulasi maupun keluar –
masuk surat dari dan ke rumah sakit serta pendistribusian
surat/dokumen/disposisi dari Direktur.
Kualifikasi Jabatan
a. Pendidikan Minimal D3
b. Pengalaman kerja Minimal 1 tahun bekerja di Bidang Sekretariat
c. Kursus / Pelatihan Pelatihan Kesekretariatan
d. Keterampilan Soft Skill
1) Integritas (jujur, dipercaya)
2) Keteladanan (taat, disiplin, menghormati orang)
3) Kepemimpinan (tegas, berani mengelola per
4) ubahan)
5) Menampilkan nilai - nilai RSU William Booth
Hard Skill
1) Menguasai Manajemen Kesekretariatan
2) Menguasai Komputer (word, excel, power point)
3) Mampu mengolah data menjadi laporan
Tanggung Jawab 1) Mematuhi regulasi sesuai uraian tugas.
2) Melaksanakan uraian tugas
3) Membuat dan melaporkan hasi kerja
Wewenang Menggunakan fasilitas terkait uraian tugas.
No Tugas Pokok Uraian Tugas Indikator Standar
1. Administrasi 1. Menerimakeluar Ada buku Semua keluar
Kesekretariatan masuk surat dari ekspedisi keluar masuk surat
intern maupun masuk surat tercatat di
ekstern buku
ekspedisi
2. Mendokumentasika Ada Program Program
n dokumen – pengelolaan pengelolaan
dokumenrumahsakit dokumen rumah dokumen
dalam soft copy/SIM sakit Evaluasi
maupun hardcopy. pengelolaan

17
No Tugas Pokok Uraian Tugas Indikator Standar
2. Komunikasi 1. membantu Pedoman Rapat Rapat antar
Menyelenggarakan Bukti Pertemuan bagian per 3
pertemuan internal Internal antar bln
berkala dan Bidang / Bagian
insidentil antar
Bidang / Bagian.
2. Menyelenggarakan Pedoman Rapat Rapat
pertemuan internal Bukti Pertemuan insidentil
berkala dan Internal dengan terlaksana +
insidentil antar Komite UMAN
bagian / komite
6. Jaminan Mutu 1. Ketepatan waktu Tidak ada surat 1 x 24 jam
distribusi surat eksternal dan (jam kerja)
eksternal dan internal yang surat
internal tertunda terdistribusi
distribusinya sesuai
disposisi
2. Ketepatan Dokumen Dokumen
penyimpanan tersimpan sesuai tersedia
dokumen rumah panduan kurang dari
sakit pengelolaan 10 menit
dokumen
7. Budaya Kerja 1. Kedisiplinan Semua karyawan Keterlambata
Tepat waktu tepat waktu n 2x sebulan
paling lama
10 menit
Tepat prosedur Semua karyawan Pedoman
melakukan tugas Panduan
sesuai prosedur SPO
Sesuai Kewenangan Semua karyawan Matriks
melakukan otoritas
melakukan tugas
sesuai
kewenangan yg
diberikan
Sesuai Tanggung Semua karyawan Uraian Tugas
Jawab melakuan tugas
sesuai uraian
tugas
2. Presensi Semua karyawan 07.0 – 14.00
melakukan WIB
presensi
kedatangan dan
pulang
3. Bidston Staf Bidang 90 %
Sekretariat kehadiran

18
No Tugas Pokok Uraian Tugas Indikator Standar
mengikuti bidston rata-rata tiap
pagi bulan
4. Mengikuti Kegiatan Staf bidang 90% staf
RSU William Booth sekretariat terlibat
lainnya terlibat dalam dalam
kegiatan resmi kegiatan
RSUWB resmi RSUWB

5. Nilai YPKBK Mewujudkan Tidak ada

Kasih dalam tugas keluhan thd
perilaku /
sikap petugas
di sekretariat

19
 BAB VII
TATA HUBUNGAN KERJA UNIT SEKRETARIAT

A. Skema Hubungan Kerja

DIREKTUR

INTERN

SEKRETARIAT Semua Unit Kerja

EKSTERN

Rekanan RS TAMU RS

B. Tata Hubungan Kerja

1. Tata Hubungan Kerja Unit Sekretariat dengan Direktur
N Pihak Intern Tata Hubungan Waktu
o

a. Direktur 1. Menyiapkan segela kebutuhan kerja Setiap hari

sehari-hari Direktur kerja
2. Mempersiapkan bahan dan keperluan
Rapat bagi Direktur
3. Mengatur tamu dan menjadwal tamu
untuk Direktur
4. Mempersiapkan kebutuhan perjalanan
dinas Direktur
5. Membuat
surat/SK/Edaran/Pengumuman/notulen

2. Tata Hubungan Kerja Unit Sekretariat dengan Semua Unit

N Pihak Intern Tata Hubungan Waktu

o

a. Semua Unit 1. Mempersiapkan dokumen yang Setiap hari

dibutuhkan unit kerja kerja
2. Mengedarkan dokumen ke unit kerja
(Tarif, SK, Edaran, Pengumuman,
notulen, dst)

20
 N Pihak Intern Tata Hubungan Waktu
o

3. Mengumpulkan laporan dari unit kerja

dan mengarsipkannya

3. Tata Hubungan Kerja Unit Sekretariat denganEksternal RSU William Booth

Semarang
N Pihak Tata Hubungan Waktu
o Ekstern

1. Rekanan 1. Berhubungan dengan Rekanan Sesuai

berkenaan dengan kebutuhan kebutuhan
dokumen/data terkait dengan RS
(surat/data)
2. Menerima telepon dan membuat janji
untuk bertemu dengan Direktur
2. Tamu RS 1. Menerima Tamu RS dan berkoordinasi Sesuai
untuk keperluan tamu tersebut kebutuhan
2. Mengarahkan tamu kepada tujuan
berkunjung

21
 BAB VIII
POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI

A. Pendahuluan
Dalam rangka pelayanan di Unit Sekretariat yang efektif dan efisien, setiap petugas
dituntut untuk bekerja secara profesional. Namun pada kenyataannya,
profesionalisme yang diharapkan belum sepenuhnya terwujud. Penyebab utamanya
katena terjadi ketidaksesuaian antara kompetensi petugas dengan jabatan yang
didudukinya. Ketidaksesuaian tersebut disebabkan komposisi keahlian atau
keterampilan petugas yang belum proporsional.

Untuk mengatasi permasalahan tersebut, diperlukan perbaikan dalam pelaksanaan

manajemen kepegawaian ke arah yang lebih baik, terarah, mempunyai pola yang
jelas, serta berkesinambungan (sustainable). Dalam upaya mempersiapkan tenaga di
Unit Sekretariat yang kompeten dan handal, perlu kiranya melakukan kegiatan
menyediakan dan mempertahankan sumber daya manusia yang tepat bagi
organisasi.

B. Pola Ketenagaan dan Kualifikasi

Telah menetapkan Pedoman Pola Ketenagaan dan Perhitungan Kebutuhan Tenaga
dengan prinsip dasar beban kerja di masing-masing instalasi/bidang/bagian secara
riil berdasarkan studi gerak dan waktu. Adapun langkah-langkah penghitungan
ketenagaan yang berlaku adalah sebagai berikut :

1. Langkah 1:
Menetapkan unit kerja dan kategori dan kualifikasi SDM.
No. Nama Unit Kategori SDM Kualifikasi

2. Langkah 2:
Menetapkan Waktu Kerja Tersedia, dengan rumus:
Waktu Kerja tersedia = {A-(B+C+D+E)}x F
Dimana :
Kode Faktor Jumlah Keterangan
A Jumlah hari setahun 365 Hari / tahun
B Jumlah hari minggu setahun 52 Hari / tahun
C Jumlah cuti setahun 12 Hari / tahun
D Hari libur Nasional /YPKBK 15 Hari / tahun
E Ketidakhadiran lainnya 3 Hari / tahun

22
 Hari yang tersedia 283 Hari / tahun
F Jumlah jam kerja sehari 7 jam/ hari
Jumlah waktu kerja tersedia 1.981 Jam / tahun
Jumlah waktu kerja tersedia 118.860 Menit / tahun
Dengan demikian Waktu Kerja Tersedia ditetapkan : 118.860 menit/ tahun

3. Langkah 3:
Mengidentifikasi kegiatan pokok dan menghitung waktu rata-rata
Kategori SDM Kegiatan pelayanan Kegiatan Pokok Rata2 Waktu

4. Langkah 4:
Menyusun Standar Beban Kerja, dengan rumus:
Waktu tersedia
Standar Beban Kerja = ------------------------------------------------
Rata-rata waktu per kegiatan pokok

Kategori Kegiatan Rata2 Waktu Kerja Standar Beban

SDM Pokok Waktu tersedia Kerja

5. Langkah 5:
Menyusun Standar Kelonggaran (Faktor Koreksi), dengan rumus:

Rata-rata waktu per-faktor kelonggaran

Standar Kelonggaran = ------------------------------------------------------
Waktu Kerja tersedia
No. Faktor Kelonggaran Frekwensi Waktu Jumlah
1. Rapat / GKM 1 x perbulan 2,0 jam 24 jam / tahun
2. Makan / Snack 1 x perhari 0,5 jam 139 jam / tahun
3. Lain-lain (koord. Antar 1 xperhari 0,5 jam 139 jam / tahun
bagian)
Waktu Kelonggaran 302 jam / tahun
Total Waktu Kerja Efektif 1.988 jam / tahun
Standar Kelonggaran/Faktor Koreksi 15%

23
 Dengan demikian Faktor Koreksi ditetapkan : 15% atau 0,15.
6. Langkah 6:
Menghitung Kebutuhan SDM, dengan rumus:

Kuantitas kegiatan pokok

Kebutuhan SDM = ------------------------------------- + Standar kelonggaran (0,15)
Standar Beban Kerja

7. Langkah 7:
Analisa Kebutuhan SDM.
a Analisa Kebutuhan SDM saat ini
Kategori SDM Jumlah Saat Ini Kebutuhan Lebih (Kurang)

b Perencanaan Kebutuhan SDM tahun depan.

Kategori Kegiatan Estimasi Kuantitas
Kebutuhan SDM
SDM Pokok Kegiatan Tahun Depan

c Dari hasil penghitungan dengan rumus tersebut diatas, maka pola

ketenagaan dan kualifikasi sumber daya manusia di Unit layanan/ Kerja
adalah sebagai berikut :

POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI

Unit Sekretariat RSU William Booth Semarang

Nama Jabatan Kualifikasi Formal & Informal SDM dibutuhkan

Kepala Sekretariat Pendidikan :
Pengalaman :
Pelatihan :
Ketrampilan :
Administrasi Pendidikan :
Pelaksana Pengalaman :
Sekretariat Pelatihan :
Ketrampilan :

C. Penilaian Kinerja SDM

1. Pengertian
Standar Penilaian Kinerja Karyawan adalah suatu instrumen penilaian kinerja
yang bersifat fleksibel, dilakukan secara terbuka, teratur dan profesional
antara Karyawan (Petugas Pelaksana) dengan Atasannya yang berguna untuk

24
 memelihara, mengembangkan dan meningkatkan prestasi Karyawan sehingga
setiap Petugas Pelaksana dapat mengetahui kekuatan dan kelemahannya yang
perlu diperbaiki.

2. Tujuan
Tujuan dilakukannya penilaian kinerja adalah sebagai berikut;
a. Bagi RSU William Booth Semarang
1) Memudahkan pelaksanaan penilaian kinerja Karyawan yang obyektif
dan terukur untuk membandingkan prestasi antara Karyawan satu
dengan lainnya.
2) Membantu RSU William Booth Semarang menyusun jenjang karir,
pengangkatan atau pengembangan para Karyawan.
3) Sebagai bahan untuk menetapkan besarnya imbalan Petugas
Pelaksana.
b. Bagi Karyawan (Petugas Pelaksana)
1) Mengetahui standar kinerja yang harus dicapai sebagai Petugas
Pelaksana.
2) Mengetahui kekurangan & kekuatan dirinya shg tahu yang perlu
ditingkatkan.
3) Dapat mempersiapkan diri untuk tugas dan tanggung jawab yang
lebih besar.

3. Indikator Kinerja Petugas Pelaksana

Petugas Pelaksana adalah seorang yang memiliki kompetensi untuk melakukan
tugas untuk menghasilkan output dan outcome yang baik. Untuk bisa
menghasilkan output yang baik, Petugas Pelaksana harus memiliki input dan
melakukan proses yang baik pula. Indikator yang digunakan untuk menilai ke 4
aspek tersebut adalah sebagai berikut:
a. Input (Standar Pribadi)
1) Integritas (Jujur, dipercaya, meyakinkan)
2) Kedisplinan dan loyalitas (Taat dan setia)
3) Penampilan diri dan tempat kerja (Rapi dan bersih)
b. Proses (kemampuan bekerja)
1) Penguasaan bidang tugas
2) Kerjasama dalam tim
3) Kemandirian
c. Output/ Oucome (kemampuan mencapai tujuan)
1) Kinerja Pelayanan
2) Standar Kinerja

4. Tata Laksana Penilaian

a. Penilaian kinerja dilakukan sendiri oleh Petugas Pelaksana dengan menilai
dirinya sendiri (self assessment). Hasil self assessment diserahkan kepada
Tim penilai (dibentuk oleh Direktur) untuk di analisis fakto-faktor yang
membantu atau menghambat tercapainya kinerja.

25
 b. Direktur dan Tim Penilai juga melakukan penilaian menggunakan
instrumen yang sama dengan metode melihat dokumen, observasi dan
wawancara (DOW). Bila ada gap antara penilaian Petugas Pelaksana dan
Tim Penilai dilakukan komunikasi untuk saling memberikan masukan
sampai kesepakatan nilai (tanda tangan kedua pihak).
c. Hasil penilaian kinerja yang sudah ditanda tangani kedua pihak
didokumentasi menjadi salah satu pertimbangan keputusan untuk
seorang Petugas Pelaksana.
d. Penilaian dilakukan secara berkala minimal adalah satu tahun sekali

5. Manfaat Hasil Penilaian Kinerja Petugas Pelaksana

a. Untuk dapat memanfaatkan hasil penilaian kinerja Petugas Pelaksana
maka hasil penilaian tersebut harus dialokasikan dalam bentuk angka atau
kriteria.
b. Bila tercapai diberi angka (score) 2 maka apabila tidak tercapai diberi
score 0.
c. Angka tersebut kemudian dikalikan bobot dan dijumlahkan untuk
mendapatkan Nilai.

Nilai kemudian dikonversikan menjadi peringkat kinerja yang dinyatakan

dalam huruf (abjad) dan kriteria sebagai berikut:

1) ISTIMEWA nilai >95

2) SANGAT BAIK nilai 86 sampai 95
3) BAIK nilai 76 sampai 85
4) CUKUP nilai 66 sampai 75
5) KURANG nilai <66 atau kurang

d. Dari hasil kriteria penilaian diatas, direkomendasikan hal-hal yang sebagai

berikut:

Rekome Nilai
ndasi
Istimewa Sangat Baik Cukup Kurang
Baik

Penghargaan Dilibatkan Dilibatkan - - -

Non Finansial dlm tugas dlm tugas
yg lebih yg lebih
besar besar

Penghargaan 100% 90% 80% 70% 50%

finansial

Pengembangan/ - - Bila Perlu Sangat

pendampingan diperlukan perlu

26
Lainnya

27
 FORMULIR PENILAIAN KINERJA PETUGAS PELAKSANA

Nama :
Nama Unit Kerja :
Periode Penilaian :
Cara Penilaian : Berikan score 2 bila Ya dan berikan score 0 bila TIDAK

INDIKATOR N KRITERIA SCOR BOBO NILA

O E T I
Integritas 1. Tidak pernah bohong, menceritakan 1
(bobot 1) dan melaporkan apa adanya.
2. Mau mengakui kesalahan dan minta 1
maaf bila salah serta tidak
melemparkan kesalahan kepada orang
lain
3. Tidak pernah menyalah gunakan 1
wewenang, menjaga hak dan fasilitas
yang dipercayakan tanpa digunakan
untuk kepentingan sendiri.
4. Bila janji selalu ditepati. 1

5. Mampu menyimpan rahasia jabatan 1

Kedisiplinan 6. Selalu bersikap sopan dan menghargai 1
dan loyalitas setiap orang (atasan & teman kerja)
(bobot 1) 7. Tidak pernah terlibat hal-hal yang 1
mencemarkan nama baik diri sendiri,
keluarga dan RS (terlibat pertengkaran/
hutang/ perselingkuhan, dll)
8. Mematuhi peraturan dan disiplin 1
terhadap aturan
9. Selalu melaksanakan tugas yang 1
diberikan dengan tepat waktu
10. Mengutamakan kepentingan bersama/ 1
RS diatas kepentingan diri sendiri
Penampilan diri 11. Wajah selalu tersenyum 1
dan tempat 12. Menyapa dan mengucapkan salam bila 1
kerja (bobot 1) bertemu orang
13. Selalu menggunakan uniform dan 1
atribut sesuai aturan
14. Penampilan rapi, bersih dan wangi 1
15. Meja kerja dan dokumen kerja selalu 1
tersusun rapi
Penguasaan 16. Memahami Pedoman kerja dan 2
bidang tugas Prosedur di Unitnya
(bobot 2) 17. Melaksanakan tugas sesuai Prosedur 2
18. Mampu mengoperasikan peralatan/ 2

28
 INDIKATOR N KRITERIA SCOR BOBO NILA
O E T I
teknologi yang ada di unitnya
19. Mampu membuat laporan sesuai waktu 2
dan ketentuan
20. Mampu mengatasi masalah dan tahu 2
kapan berkonsultasi
Bekerja sama, 21. Mampu bekerja sama dengan atasan 1
(bobot 1) dan teman kerja (tak ada konflik)
22. Mau mendengar masukan dan 1
melakukan untuk kebaikan
23. Mudah dimintai bantuan 1
24. Memahami produk layanan RS dan 1
mampu menginformasikan ke pihak
luar
25. Tak pernah berkeluh kesah dalam 1
bekerja
Kemandirian 26. Siap di tempat kerja dan selalu ijin bila 1
(bobot 1) meninggalkan tempat kerja
27. Menyiapkan tempat kerja dan sarana 1
bekerja dengan baik
28. Tidak menunda pekerjaan 1
29. Mampu mengerjakan tugas tanpa 1
supervisi atasan
30. Tanggap terhadap lingkungan (Pasien, 1
pengunjung, kebersihan, masalah)
Kinerja 31. Tuntas mengerjakan tugas pokok 2
Pelayanan(bobo (>90%)
t 2) 32. Ketepatan menyampaikan laporan 2
>90% tepat waktu
33. Tercapainya target (Indikator) tercapai 2
bila tak tercapai ada perbaikan
34. Tercapainya target kinerja pribadi 2
35. Memuaskan orang yang dilayani baik 2
internal dan eksternal
Standar kinerja 36. Angka kesalahan dalam melakukan 1
(bobot 1) tugas yang berdampak >3 th
37. Angka keluhan dokter, atasan, teman 1
kerja dan pasien >3/th
38. Tidak melakukan tindakan yang 1
merugikan RS
39. Tidak melakukan kegiatan yang 1
membayakan orang lain
40. Tidak mendapatkan surat peringatan 1
dari RS
Jumlah 50 Y
Nilai Yx2

29
Nilai :
Kriteria :
Rekomendasi :

30
 BAB IX
PROGRAM ORIENTASI DI UNIT SEKRETARIAT

Pengenalan akan tugas, kewajiban dan tanggung jawab terhadap tugas yang dibebankan
bagi seseorang memerlukan waktu, bimbingan dan arahan yang jelas, terinci dan
terprogram.

1. Orientasi adalah peninjauan untuk menentukan sikap, arah, tempat yang tepat dan
benar.
2. Orientasi pekerjaan adalah melihat, memahami dan mengenal secara langsung
terhadap tugas, tanggung jawab dan wewenang yang akan diberikan kepadanya.
3. Program orientasi dilakukan pada seluruh karyawan yang masuk ke Unit Sekretariat
dan dibagi menjadi 2 macam yaitu orientasi umum dan orientasi khusus.
4. Orientasi umum adalah orientasi berupa pengenalan tata aturan organisasi umum
RSU William Booth Semarang, sedang Orientasi khusus adalah orientasi yang
berfokus pada organisasi dan pelayanan Unit Sekretariat

Tabel Orientasi Unit Sekretariat

HARI MATERI WAKTU PEMBIMBING

Orientasi Umum
I 1. Mengenal RSU William Booth Semarang 60 menit Direksi
2. Sosialisasi peraturan-peraturan lokal RSU 30 menit Kabid
William Booth Semarang Personalia
3. Sosialisasi Sasaran keselamatan Pasien RSU 30 menit Ketua Tim
William Booth Semarang KPRS
4. Sosialisasi keselamatan dan kesehatan kerja 30 menit Ketua Tim K3
(K3) RSU William Booth Semarang
5. Sosialisasi tentang PMKP di RSU William 30 menit Ketua Kom.
Booth Semarang PMKP
6. Sosialisasi Program Pengendalian Infeksi 30 menit Ketua Kom.
(PPI) PPI
Orientasi Khusus
II 1. Sosialisasi pedoman pengorganisasian dan 60 Menit Kepala Unit TI
pedoman pelayanan di Unit Sekretariat
2. Sosialisasi uraian tugas & tata hubungan 60 Menit Kepala Unit TI
kerja Unit Sekretariat
3. Sosialisasi keselamatan dan kesehatan kerja 30 Menit Kepala Unit TI
di Unit Sekretariat
4. Sosialisasi indicator mutu Unit Sekretariat 30 Menit Kepala Unit TI
III 1. Sosialisasi teknis kegiatan pelayanan di Unit 120 Kepala Unit TI
Sekretariat Menit
2. Orientasi ruang kerja dan pelayanan di Unit 30 Menit Kepala Unit TI
Sekretariat
3. Orientasi sarana dan fasilitas kerja di Unit 120 Kepala Unit TI

31
Sekretariat Menit

32
 BAB X
PERTEMUAN / RAPAT DI UNIT SEKRETARIAT

A. Rapat Rutin
1. Rapat Rutin diselenggarakan pada :
a. Waktu : Rabu minggu pertama setiap bulan
b. Jam : 10.00
c. Tempat : Ruang Rapat
d. Pimpinan Rapat : Kepala Unit
e. Peserta : Semua Staf Unit
f. Materi :
1) Evaluasi bulanan Unit meliputi pencapaian IM, pelayanan, hasil
kerja
2) Rencana Kerja untuk bulan berikutnya
3) Problem Solving di Unit
4) Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja pelayanan Unit
g. Kelengkapan Rapat : UMAN

2. Rapat bulanan dengan Direktur di Unit Sekretariat diselenggarakan pada

a. Waktu : Setiap Rabu Minggu II
b. Jam : Sesuai undangan
c. Tempat : Sesuai undangan
d. Pimpinan Rapat : Direktur
e. Peserta : Petugas Terkait.
f. Materi :
1) Laporan Evaluasi program,
2) Indikator mutu
3) Rencana pengembangan
g. Kelengkapan rapat : UMAN

B. Rapat Insidentil
1. Rapat Insidentil diselenggarakan pada :
a. Waktu : Sewaktu-waktu/ ada masalah perlu dibahas dan
diselesaikan segera.
b. Jam : Sesuai undangan
c. Tempat : Sesuai undangan
d. Pimpinan Rapat : Terkait masalah yang terjadi
e. Peserta :Petugas Terkait.
f. Materi :Sesuai dengan masalah yang perlu dibahas.
g. Kelengkapan rapat : UMAN

C. Rapat Pleno Pejabat Struktural

1. Rapat Pleno diselenggarakan pada :
a. Waktu : 3 Bulan sekali
b. Jam : 11.00 – 14.00 WIB

33
 c. Tempat : Aula RSU William Booth Semarang
d. Pimpinan Rapat : Direktur
e. Peserta : Semua Kepala Unit Pelayanan/ Unit kerja
f. Materi : Evaluasi Kinerja Pelayanan, Keuangan, SDM &
Pelanggan
g. Kelengkapan Rapat : UMAN

D. Rapat Tinjauan Manajemen (RTM)

1. RTM diselenggarakan pada :
a. Waktu : 3 Bulan sekali
b. Jam : menyesuaikan
c. Tempat : Aula RSU William Booth Semarang
d. Pimpinan Rapat : Direktur
e. Peserta : Semua Kepala Unit Pelayanan/ Unit kerja
f. Materi : Evaluasi Program PMKP, Indikator Mutu, Insiden,
Kecelakaan Kerja, Budaya keselamatan dll.
g. Kelengkapan Rapat : Undangan, daftar hadir, Notula, laporan/ usulan
kepada pimpinan Rapat

E. Semua dokumen rapat berupa undangan, daftar hadir dan notulen harus
didokumentasikan dan disimpan dengan baik dan benar.

34
 BAB XI
PELAPORAN

Laporan dan pencatatan dibuat oleh Unit Sekretariat setiap bulan sebelum tanggal 10.
Adapun laporan yang disampaikan antara lain :

A. Laporan Unit Sekretariat

1. Laporan surat masuk dan surat Keluar
2. Laporan rapat
3. Laporan mutu

B. Pencatatan
1. Pencatatan jadwal kegiatan

35
 BAB XII
PENUTUP

Pedoman Pengorganisasian Sekretariat ini diharapkan dapat dijadikan acuan bagi

pengelola Sekretariat rumah sakit dan unsur terkait dalam melaksanakan perencanaan
dan pengelolaan Sekretariat di RSU William Booth Semarang.

Hal-hal yang belum tercantum dalam Pedoman Pengorganisasian Unit Sekretariat ini
akan ditetapkan kemudian sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Semarang, 23 Januari 2020

Menyetujui, RSU William Booth Semarang

Drg. Erwita Dinarsari, MARS Titi Trisnaningsih, Amd

Direktur Kepala Unit Sekretariat

36