BAB IV

STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH

A. TEROBOSAN / INOVASI
Solusi untuk menyelesaikan permasalahan yang ada, yaitu
berupa Pembuatan aplikasi pelayanan surat keterangan berbasis
whatsapp. Aplikasi adalah perangkat lunak yang menggabungkan beberapa
fitur tertentu dengan cara yang dapat diakses oleh pengguna. Biasanya
dibandingkan dengan perangkat lunak sistem yang mengintegrasikan
berbagai kemampuan komputer, tetapi tidak secara langsung menerapkan
kemampuan tersebut untuk mengerjakan suatu tugas yang menguntungkan
pengguna. Aplikasi juga diartikan sebagai penggunaan atau penerapan
suatu konsep yang menjadi pokok pembahasan atau sebagai program
komputer yang dibuat untuk menolong manusia dalam melaksanakan tugas
tertentu.

Sebagaimana pada Analisa permasalahan yang dibahas pada

Bab-Bab sebelumnya serta solusi penyelesaian masalah yang ada maka
judul yang diambil pada aksi perubahan ini adalah :
“OPTIMALISASI PELAYANAN SURAT KETERANGAN
MELALUI PEMANFAATAN MEDIA SOSIAL WhatsAPP Group DI
KELURAHAN MAGETAN KABUPATEN MAGETAN
”.

Beberapa kriteria inovasi dalam Rancangan Aksi Perubahan ini

antara lain :

a. Pembaharuan, Inovasi berupa PELAYANAN SURAT KETERANGAN

MELALUI PEMANFAATAN MEDIA SOSIAL WhatsAPP yang akan dirancang
dan dibuat oleh Tim.

b. Produktivitas kerja, melalui Rancangan Aksi Perubahan diharapkan

dapat mendongkrak produktivitas dan Efektifitas kerja, dikarenakan adanya
permasalahan utama yaitu Belum optimalnya pelayanan administrasi
surat keterangan di Kelurahan Magetan Kabupaten Magetan.

ii
c. Berdampak, Rancangan Aksi Perubahan memberikan manfaat dan nilai
tambah bagi organisasi. Manfaat adalah melalui Pembuatan aplikasi
pelayanan surat keterangan berbasis whatsapp diperoleh pelayanan
surat keterangan yang cepat untuk mendukung terwujudnya pelayanan yang
efisien.

d. Berkelanjutan, aplikasi pelayanan surat keterangan berbasis

whatsapp yang ada akan diimplementasikan dan digunakan sebagai alat
untuk pengajuan permohonan surat keterangan di Kelurahan Magetan
Kabupaten Magetan, serta melakukan monitoring dan evaluasi secara rutin
dan berkala terhadap aplikasi ini beserta implementasinya.

e. Kesesuaian dengan Nilai Organisasi, pembuatan Pembuatan aplikasi

pelayanan surat keterangan berbasis whatsapp membuat pelayanan
menjadi lebih cepat dan terukur yang akan berdampak pada ketepatan
pelayanan surat keterangan yang dampak kedepannya adalah pelayanan
masyarakat dari Kelurahan Magetan yang efektif, efisien dan lebih akuntabel.
Hal ini selaras dalam rangka menjalankan tugas mewujudkan tujuan yang
sebagaimana diamantkan dalam RPJMD Kabupaten Magetan tahun 2018-
2023 sesuai dengan tugas dan fungsinya Kelurahan Magetan Kabupaten
Magetan memiliki tujuan “Meningkatnya Kesejahteraan ekonomi
Masyarakat”.

f. Replikasi, pembuatan Pembuatan aplikasi pelayanan surat keterangan

berbasis whatsapp ini dapat diimpleentasikan dan digunakan oleh masing-
masing bidang pada Kelurahan Magetan Kabupaten Magetan maupun oleh
Organisasi Perangkat Daerah lain yang membutuhkan.

B. TAHAPAN KEGIATAN

Tahapan kegiatan pada Aksi Perubahan adalah sebagai berikut:

Tabel 3.1

Tahapan Kegiatan (Milestone) Aksi Perubahan

iii
 TAHAP UTAMA WAKTU OUTPUT
JANGKA PENDEK (MEI -
AGUSTUS 2023)
KEGIATAN
1 Konsultasi dengan Coach Dan mentor Minggu ke I Mei sd Disepakati Aksi
Minggu ke II Agustus Perubahan oleh
2023 Mentor dan coach

2 Menyusun Rancangan aksi Minggu ke II sd IV Komitmen aksi

perubahan Mei2023 perubahan

3 Pembuatan tim dan sosialisasi Minggu ke V Mei 2023 Terbentuk tim kerja
rancangan aksi perubahankepada tim beserta tugas dan
fungsi tim

4 Pembuatan Pembuatan aplikasi Minggu ke I Juni 2023 Tersedianya aplikasi

pelayanan surat keterangan whatsapp group
berbasis whatsapp

5 Ujicoba Pembuatan aplikasi Minggu ke I Juni2023 Memperoleh masukan

pelayanan surat keterangan tim
berbasis whatsapp

6 Evaluasi Pembuatan aplikasi Minggu ke I Juli 2023 Menerima evaluasi

pelayanan surat keterangan dari tim dan user
berbasis whatsapp

7 Penyusunan Laporan aksi Perubahan Minggu ke II dan III Laporan Aksi

Juli 2023 Perubahan

iv
 8 Seminar Laporan Aksi Perubahan Minggu ke II Juni Laporan Aksi
2023 Perubahan

Tabel
Target Capaian Kinerja Jangka Pendek
NO TAHAPAN TARGET BOBOT (%)
Konsultasi dengan 1 Kegiatan
1 5
Coach
Pembangunan Komitmen 1 Kegiatan
2 5
Bersama
Seminar Rancangan Aksi Perubahan 1 Kegiatan
3 5

Pembentukan tim efektif Aksi 1 SK Tim 5

4 Perubahan

Membuat Rancangan Pembuatan 1 Kegiatan 20

aplikasi pelayanan surat keterangan
5
berbasis whatsapp dengan Tim efektif

Pembuatan Pembuatan aplikasi 1 Kegiatan 20

6 pelayanan surat keterangan berbasis
whatsapp
Ujicoba Pembuatan aplikasi 1 Kegiatan 15
7 pelayanan surat keterangan berbasis
whatsapp

v
 Melaksanakan Sosialisasi Pembuatan 1 Kegiatan 5
aplikasi pelayanan surat keterangan
8 berbasis whatsapp kepada perangkat
Kelurahan Magetan

Evaluasi Pembuatan aplikasi 1 Kegiatan 10

pelayanan surat keterangan berbasis
9
whatsapp

Penyusunan Laporan aksi Perubahan 1 Kegiatan 5

10

Seminar Laporan Aksi Perubahan 1 Kegiatan 5

11

c. Berdampak, Rancangan Aksi Perubahan memberikan manfaat dan nilai

tambah bagi organisasi. Manfaat adalah melalui Pembuatan aplikasi
pelayanan surat keterangan berbasis whatsapp Group diperoleh
pelayanan surat keterangan yang cepat untuk mendukung terwujudnya
pelayanan yang efisien.

d. Berkelanjutan, aplikasi pelayanan surat keterangan berbasis

whatsapp yang ada akan diimplementasikan dan digunakan sebagai alat
untuk pengajuan permohonan surat keterangan di Kelurahan Magetan
Kabupaten Magetan, serta melakukan monitoring dan evaluasi secara rutin
dan berkala terhadap aplikasi ini beserta implementasinya.

e. Kesesuaian dengan Nilai Organisasi, pembuatan Pembuatan aplikasi

pelayanan surat keterangan berbasis whatsapp membuat pelayanan
menjadi lebih cepat dan terukur yang akan berdampak pada ketepatan
pelayanan surat keterangan yang dampak kedepannya adalah pelayanan
masyarakat dari Kelurahan Magetan yang efektif, efisien dan lebih akuntabel.
Hal ini selaras dalam rangka menjalankan tugas mewujudkan tujuan yang
sebagaimana diamantkan dalam RPJMD Kabupaten Magetan tahun 2018-
2023 sesuai dengan tugas dan fungsinya Kelurahan Magetan Kabupaten

vi
Magetan memiliki tujuan “Meningkatnya Kesejahteraan ekonomi
Masyarakat”.

f. Replikasi, pembuatan Pembuatan aplikasi pelayanan surat keterangan

berbasis whatsapp ini dapat diimpleentasikan dan digunakan oleh masing-
masing bidang pada Kelurahan Magetan Kabupaten Magetan maupun oleh
Organisasi Perangkat Daerah lain yang membutuhkan.

vii