RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN

A. IDENTITAS PROYEK

Judul : Sistem Pengelolaan Administrasi Terpadu Kelurahan

(Simpandulu) Di Kelurahan Karuwisi Kecamatan
Panakkukang Kota Makassar
Deskripsi : Simpandulu merupakan sebuah sistem pengelolaan
administrasi yang dapat mengakomodir kegiatan
administrasi di kantor kelurahan terutama pada kegiatan
surat menyurat dan potensi yang ada dikelurahan secara
efektif sehingga (Simpandulu) dapat dijadikan solusi dalam
menjalankan kegiatan operasional di kantor Kelurahan.
Dalam Rancangan Proyek Perubahan ini berlatar
belakang mengenai kondisi yang diharapkan, kenyataan
yang terjadi, dan inovasi yang dilakukan dalam
meningkatkan pelayanan. Tujuan yang akan dicapai terdiri
dari tujuan jangka pendek, jangka menengah dan jangka
panjang. Manfaat yang diharapkan yaitu bagi reformer,
Kelurahan Karuwisi Kecamatan Panakkukang dan Bagi
Pemerintah Kota Makassar. Adapun ruang lingkup pada
proyek perubahan ini adalah membentuk tim kerja,
melaksanakan koordinasi dengan stakeholder internal dan
eksternal, melaksanakan rapat koordinasi dengan tim kerja,
menyiapkan sarana dan prasarana, melaksanakan
pembimbingan pada tim kerja, melaksanakan sosialisasi,
mengimplentasikan aplikasi Simpandulu dan melaksanakan
monitoring dan evaluasi.
Tata kelelola Proyek perubahan ini terdiri dari
stakeholder internal dan eksternal dengan menggunakan
identifikasi berdasarkan matriks penilaian stakeholder dan
menggambarkan peran, pengaruh dan kepentingan
 masing-masing stakeholder. Idenditifikasi potensi masalah
dan strategi mengatasinya serta indikator keberhasilan
dalam pelaksanaan proyek perubahan ini, sehingga
terwujud pelayanan prima dan maksimal yang diberikan
oleh Pemerintah Kota Makassar kepada masyarakat.

Mentor : H. SOPPE, S.Sos

(Lurah Karuwisi Kecamatan Panakkukang Kota Makassar)

Reformer : KHUSNUL FATONI, S.IP, M.A.P

(Sekretaris Lurah Karuwisi Kecamatan Panakkukang Kota Makassar)

Stakeholder :
Stakeholder Internal :
1. Lurah Karuwisi Kecamatan Panakkukang;
2. Kasi Ekonomi Pembangunan dan Sentuh Hati
Kel. Karuwisi;
3. Kasi Pemerintahan dan Pengelolaan Jaringan
RT/RW Kel. Karuwisi;
4. Kasi Kebersihan dan Pertamanan Kel. Karuwisi;
5. Staf Kelurahan Karuwisi.
Stakeholder Eksternal :
1. Dinas Kominfo Kota Makassar
2. Camat Panakkukang
3. Programmer
4. Ketua RT/RW Kelurahan Karuwisi
5. .
6. .
B. LATAR BELAKANG
Kelurahan Merupakan Wilayah kerja Lurah sebagai sebagai
perangkat daerah kabupaten atau kota yang berfungsi sebagai
pelaksanaan kegiatan pemerintahan kelurahan, pemberdayaan
masyarakat, pelayanan masyarakat, penyelenggaraan ketentraman
dan ketertiban umum, pemeliharan prasarana dan fasilitas pelayanan
umum, dan pembinaan lembaga kemasyarakatan. Dimana saat ini
Kota Makassar memiliki Visi Mewujudkan Kota Dunia Untuk Semua
yang mana salah satunya mengacu pada pelayanan publik super
capet. Karena pada masa global sekarang ini masyarakat semakin
komplek, kesibukan semakin menumpuk maka efisieinsi waktu dan
kerja menjadi sesuatu yang sangat mendesak.
Namun kenyataan yang ada saat ini Pelayanan dikelurahan
Karuwisi Kecamatan Panakkukang belum berjalannya secara
maksimal sehingga masyarakat yang tidak memiliki waktu dan
kesempatan dalam melakukan pengurusan dokumen administrasi
terkadang tidak terselesaikan secara tepat waktu. Hal tersebut
disebabkan karena terbatasnya sarana dan prasarana yang dapat
memudahkan layanan kepada masyarakat, belum tersedianya media
layanan secara online, dan terbatasnya sumber daya manusia. Serta
masih tidak tertatanya data-data administrasi dan potensi yang ada di
Kelurahan sehingga jika sewaktu-waktu dibutuhkan akan sulit untuk
dicari dan memakan tenaga dan waktu yang banyak.
Untuk mengatasi hal tersebut dan dalam rangka mewujudkan
Pelayanan yang cepat dan baik pada kelurahan Karuwisi Kecamatan
Panakkuakng Kota Makassar, maka diperlukan adanya inovasi dan
terobosan dalam meningkatkan pelayanan di Kelurahan Karuwisi
Kecamatan Panakkukang Kota Makassar salah satunya yakni dengan
menerapkan Sistem Pengelolaan Administrasi Terpadu Kelurahan
(SimpanDulu).
C. TUJUAN
Tujuan yang akan dicapai pada proyek perubahan ini dibagi dalam

3 (tiga) tahapan, yaitu :

a. Tujuan Jangka Pendek :

Mewujudkan Pengelolaan Administrasi Kelurahan

yang baik dengan Sistem Pengelolaan Administrasi Terpadu

Kelurahan (Simpandulu) di Kelurahan Karuwisi Kecamatan

Panakkukang Kota Makassar.

b. Tujuan Jangka Menengah :

Menerapkan Sistem Pengelolaan Administrasi

Terpadu Kelurahan yang terintegrasi dengan Kelurahan,
Kecamatan dan SKPD lainnya.

c. Tujuan Jangka Panjang :

Menerapkan Sistem Pengelolaan Administrasi

Terpadu Kelurahan yang berbasis online dan menjadikan
Bank Data potensi Kelurahan.

D. MANFAAT
Adapun manfaat yang diharapkan melalui proyek perubahan ini antara
lain:
1. Bagi Reformer
Memudahkan reformer menjalankan tugas pokok dan fungsinya
dalam meningkatkan pelayanan kepada masyarakat di Kelurahan
Karuwisi Kecamatan Panakkukang Kota Makassar.
2. Bagi Kelurahan Karuwisi Kecamatan Panakkukang Kota
Makassar :
Terwujudnya pengelolaan administrasi dan potensi kelurahan
secara efektif yang tertata dengan baik.
 3. Bagi Pemerintah Kota Makassar
Terwujudnya pelayanan prima yang diberikan oleh Pemerintah
Kota Makassar Kepada Masyarakat.

E. RUANG LINGKUP
Adapun ruang lingkup proyek perubahan ini yaitu:
1. Menentukan kesepakatan area proyek perubahan
2. Membentuk tim kerja
3. Melaksanakan rapat koordinasi dengan tim kerja
4. Melaksanakan koordinasi dengan stakeholder internal & eksternal
5. Menyiapkan sarana dan prasarana Simpandulu dengan
Programmer
6. Melaksanakan Pelatihan dan pembimbingan kepada Tim Kerja
7. Melaksanakan pengelolaan Administrasi Terpadu Kelurahan
berbasis Aplikasi
8. Melaksanakan Monitoring dan Evaluasi.

F. MILESTONE PROYEK PERUBAHAN

BREAKTHROUGH II

NO MILESTONE KEGIATAN WAKTU STAKEHOLDER

1. Terlaksananya a. Melakukan konsultasi September

Kesepakatan dengan mentor terkait 2019
Mentor
Area Proyek usulan gagasan proyek
Perubahan perubahan
b. Melakukan konsultasi September
dengan coach terkait 2019
area perubahan
c. Melakukan koordinasi September
dan konsultasi dengan 2019
mentor mengenai
rancangan kesepakatan
 area perubahan
d. Melakukan konsultasi September
dengan coach 2019
mengenai kesepakatan
area perubahan
2. Terbentuknya a. Melakukan konsultasi Minggu 1
tim kerja tentang pembentukan Oktober
tim kerja 2019
b. Membuat undangan Minggu 1
rapat pembentukan tim oktober
kerja 2019
c. Menyiapkan bahan Minggu 1
koordinasi (agenda oktober
Rapat) 2019
d. Melaksanakan rapat Minggu 1
pembentukan tim kerja oktober
2019
e. Menyusun draf surat Minggu 1
keputusan tim kerja oktober
2019
f. Melaksanakan proses Minggu 1
penandatanganan surat oktober
keputusan 2019
3. Terlaksananya a. Melakukan konsultasi Minggu 2
rapat dengan mentor oktober
koordinasi 2019
dengan tim b. Membuat undangan Minggu 2
kerja rapat koordinasi oktober
2019
c. Menyiapkan bahan Minggu 2
koordinasi (agenda oktober
rapat) 2019
 d. Melaksanakan rapat Minggu 2
koordinasi dengan oktober
maksud menyamakan 2019
persepsi
e. Penandatangan surat Minggu 2
pernyataan dukungan oktober
dan tim kerja 2019
4. Terlaksananya a. Melakukan konsultasi Minggu 3
rapat dengan mentor oktober
koordinasi 2019
dengan b. Membuat undangan Minggu 3
stakehlder rapat koordinasi oktober
internal dan 2019
eksternal c. Menyiapkan bahan Minggu 3
koordinasi (Agenda oktober
rapat) 2019
d. Melaksanakn rapat Minggu 3
koordinasi oktober
2019
e. Penandatangan surat Minggu 3
pernyataan dukungan oktober
dari stakeholder internal 2019
dan eksternal
5. Tersedianya a. Melakukan konsultasi Minggu 3
sarana dan dengan mentor oktober
prasarana 2019
Simpandulu b. Menyiapkan sarana Minggu 3
pendukung ( komputer, oktober
print, jaringan wifi, dll) 2019
c. Membuat Aplikasi Minggu 3
Simpandulu (sistem oktober
pengelolaan 2019
 administrasi terpadu
kelurahan)
6. Terlaksananya a. Melakukan konsultasi Minggu 4
pelatihan dan dengan mentor oktober
bimbingan 2019
pada tim kerja b. Menganalisa layanan Minggu 4
yang dibutuhkan oktober
Simpandulu 2019
c. Melaksanakan Minggu 4
pelatihan dan oktober
pembimbingan terkait 2019
pengoperasian
Simpandulu
7. Terlaksananya a. Melakukan konsultasi Minggu 1
layanan dengan mentor november
Simpandulu 2019
b. Adanya permintaan Minggu 1-3
pelayanan dari november
masyarakat 2019
c. Pengimputan data Minggu 1-3
potensi kelurahan november
2019
d. Pemberian layanan Minggu 1-3
kepada masyarakat november
melalui Simpandulu 2019
8. Terlaksananya a. Melakukan konsultasi Minggu 4
monitoring dengan mentor november
dan evaluasi 2019
b. Menyusun laporan hasil Minggu 4
pelaksanaan proyek november
perubahan 2019
c. Membuat surat Minggu 4
 kesepakatan november
keberlanjutan proyek 2019
perubahan

MILESTONE JANGKA MENENGAH

NO MILESTONE KEGIATAN WAKTU STAKEHOLDER

1. Terintegrasinya Mengintegrasikan 6-12 bulan

sistem pengelolaan Sistem Pengelolaan
administrasi Administrasi Terpadu
terpadu kelurahan Kelurahan antar
antar kelurahan, kelurahan, kecamatan
kecamatan, dan dan kebutuhan SKPD
SKPD lainnya lainnya.

MILESTONE JANGKA PANJANG

NO MILESTONE KEGIATAN WAKTU STAKEHOLDER

1. Terciptanya sistem Menyediakan aplikasi >1

pengelolaan Sistem Pengelolaan tahun
administrasi Administrasi Terpadu
terpadu kelurahan Kelurahan yang
berbasis online dan berbasis online secara
menjadikannya menyeluruh.
bank data potensi
kelurahan
 G. TATA KELOLA PROYEK PERUBAHAN
STRUKTUR TATA KELOLA PROYEK PERUBAHAN

MENTOR COACH
H. SOPPE, S. Sos KARYADI KADAR,S,Sos,MM

REFORMER
Khusnul Fatoni, S.IP, M.A.P

TIM KERJA STAKEHOLDER INTERNAL STAKEHOLDER EKSTERNAL

1. Kasi Pemerintahan 1. Lurah Karuwisi 1. Dinas Kominfo Kota

dan Pengelolaan 2. Kasi Pemerintahan Makassar
Jaringan RT/RW dan Pengelolaan 2. Programmer
2. Kasi Ekbang dan Jaringan RT/RW 3. Ketua RW Ketua RT
Gerakan Sentuh Hati 3. Kasi Ekbang dan 4. Masyarakat
3. Kasi Kebersihan dan Gerakan Sentuh Hati
Pertamanan 4. Kasi Kebersihan dan
4. Staf Kelurahan Pertamanan
Karuwisi 5. Staf Kelurahan
Karuwisi

Adapun tugas dan fungsi dari masing-masing tim dalam tata kelola proyek
perubahan adalah sebagai berikut :
1. Mentor, dengan tugas sebagai berikut :
a. Membimbing, memberikan petunjuk, arahan dan masukan
terhadap pelaksanaan proyek perubahan;
b. Memberikan ide dan gagasan yang terkait dengan pelaksanaan
proyek perubahan;
c. Memberikan motivasi kepada reformer dalam melaksanakan
proyek perubahan.
2. Pembimbing / Coach, dengan tugas sebagai berikut :
a. Melakukan bimbingan teknis penyusunan rancangan proyek
perubahan;
b. Memberikan petunjuk, arahan dan masukan terkait penulisan
proyek perubahan;
c. Melakukan koreksi terhadap perancangan proyek perubahan;
d. Mengesahkan proyek perubahan
3. Reformer, dengan tugas sebagai berikut :
a. Membangun struktur organisasi tata kelola proyek perubahan;
b. Mengkoordinasikan, mengelola dan melaksanakan
proyek perubahan.
4. Tim Kerja, dengan tugas sebagai berikut :
a. Membantu reformer dalam pelaksanaan proyek perubahan;
b. Membantu reformer dalam melakukan rapat – rapat terkait proyek
perubahan;
c. Menyiapkan data, dokumentasi dan bahan – bahan yang
berkaitan dengan proyek perubahan.
 H. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER DAN STRATEGI KOMUNIKASI
Identifikasi stakeholder baik internal maupun eksternal,
dapat digambarkan sesuai dengan indikator penilaian stakeholder
sebagaimana yang terlihat pada tabel berikut ini :
DEFENISI DEFENISI OPERASIONAL
PREFERENSI
KONSEP 1 2 3 4
POWER Kewenang Tidak Kewenan Kewenan berwenang
(kekuatan an formal Memiliki gan gan pada penuh
/pengaruh) untuk Kewenan Terbatas beberapa pada
mengambil gan hanya fungsi semua
keputusan pada 1 fungsi
fungsi
saja

PROXIMITY Keterlibata Tidak Terlibat Terlibat Terlibat

(keterlibatan) n secara Terlibat hanya bebera pada
langsung Secara pada 1 pa setiap
pada PP Langsung tahap tahap tahapan
saja

INTEREST Kepenting Tidak Memiliki Memiliki memiliki

(kepentingan) an Memiliki hanya 1 beberapa kepentinga
terhadap Kepenting kepenting kepenting n penuh
PP an an an

Berdasarkan tabel indikator penilaian stakeholder diatas, makaperan

masing-masing stakeholder dapat digambarkan sebagai berikut :

MATRIKS PENILAIAN
STAKEHOLDER
Power Proximity Interest
SRATEGI
NO STAKEHOLDER SCORE
KOMUNIKASI
Kekuatan Keterlibatan Kepentingan

INTERNAL
1. Lurah Karuwisi 4 4 4 1
2. Kasi pemerintahan 2 3 4
3. Kasi ekbang & SH 2 3 4
4. Kasi Kebersihan 2 3 4
5. Staf Kelurahan 1 4 2
 EKSTERNAL NILAI
1. Camat
2 2 3
Panakkukang
2. Dinas Kominfo 2 2 2
3. Programmer 1 2 1
4. Ketua RT/RW 1 2 1
5. Masyarakat 1 2 2

Selanjutnya, setelah kita melihat peran masing-masing

stakeholder sebagaimana yang digambarkan diatas, maka masing-masing
stakeholder dapat digambarkan sebagai berikut :

Pengaruh ( Influence ) :

T
I LATENS : 7-9 PROMOTERS : 10 - 12
N (PENGARUH BESAR (PENGARUH BESAR
,KEPENTINGAN KECIL) ,KEPENTINGAN BESAR)
G
G 1. Camat 1. Lurah Karuwisi
I 2. Kasi Pemerintahan 2. .
3. Kasi Ekbang 3. .
4. Kasi Kebersihan 4. .
5. Staf Kelurahan
6. Dinas Kominfo
7. Programmer

APTHETICS : 1-3 DEFENDER : 4- 6

(PENGARUH KECIL
,KEPENTINGAN BESAR)
1. Ketua RT/RW
2. Masyarakat
3. .
4. .
5. .
6. .

RENDAH TINGGI
I. IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH DAN CARA MENGATASINYA

NO POTENSI MASALAH STRATEGI MENGATASINYA

1. Biaya pembuatan Aplikasi Menggunakan Sistem Aplikasi

Free sebelum
mengkoordinasikan ke kepala
SKPD untuk dimasukkan di
anggaran untuk tahun
selanjutnya
2. Mutasi Stakeholder Internal / Melaksanakan koordinasi dengan
Eksternal pejabat baru untuk keberlanjutan
RPP.
3. tidak adanya Staf yang Membuat Jadwal Piket terhadap
standby di depan komputer tim kerja untuk menjalankan
pelayanan aplikasi SimpanDulu.

J. IDENTIFIKASI KEBERHASILAN
Keberhasilan Implementasi proyek perubahan dapat dilihat

jika indikator Sistem Pengelolaan Administrasi Terpadu

Kelurahan (SimpanDulu) dapat terlaksana yaitu :

a. Meningkatnya kualitas layanan pengurusan dokumen

administrasi di Kelurahan Karuwisi Kecamatan
Panakkukang Kota Makassar.
b. Terciptanya perubahan layanan pengurusan dokumen
adminstrasi di Kelurahan Karuwisi Kecamatan
Panakkukang Kota Makassar.
c. Memudahkan pencarian dan Tertatanya penyusunan arsip
dan potensi kelurahan yang ada di Kelurahan Karuwisi
Kecamatan Panakkukang Kota Makassar.
K. ADOPSI HASIL BENCHMARKING

NO HASIL BENCHMARKING ADOPSI

1. Inovasi yang dikembangkan

oleh pemerintahn Kota
Yogyakarta adalah:
a. JSS SAKUNTALA,
Sistem yang
dikembangkan oleh
Pemerintah Kota
Yagyakarta;
b. Dinas Penanaman
modal dan perizinan
membuat sistem untuk
perizinan yang belum
dikelola OSS
c. Sumbangan buku
2. Pelayanan terpadu yang
dilaksanakan dinas PTSP Kota
Yogyakarta juga
mengakomodir pelayanan
pajak, kependudukan dan
pelayanan jaminan kesehatan.

L.