ETHEREAL HARMONY

Wedding Organizer

Dosen Pengajar: Wahyudi Utomo, S.Sos, M.Si

Disusun Oleh:
Della Amanda Putri 2105311066
Sharon Ruth Abigael 2105311068
Maytha Lidya Putri 2105311072
Meitha Devianka 2105311075
Davin Theodore Rahastya 2105311081
Putri Syaltis Azkiya 2105311085

Kelas AB4C
Program Studi D3 Administrasi Bisnis
Jurusan Administrasi Niaga
Politeknik Negeri Jakarta
2023
 KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur senantiasa kita panjatkan kepada Allah SWT yang Maha Esa
yang menguasai segala pintu hati manusia pembuka pikiran setiap hamba yang
dikehendaki-Nya. Kepada-Nya kami memohon nikmat, dan atas Ridho-Nya penulis
dapat menyelesaikan Proposal Bisnis “Ethereal Harmony”

Penulis berharap makalah ini dapat bermanfaat untuk menambah wawasan dan
pengetahuan bagi para pembacanya. Penulis juga berharap semoga nantinya proposal
bisnis ini dapat diwujudkan guna membantu mahasiswa yang mempelajari
Administrasi Kantor. Dengan terselesaikannya makalah ini, penulis mengucapkan
banyak terima kasih kepada:

1. Wahyudi Utomo, S.Sos, M.Si selaku dosen Mata Kuliah Administrasi

Kantor sebagai fasilitator yang memberikan banyak bimbingan dalam
penulisan proposal ini.
2. Kedua orang tua yang telah memberikan dukungan dengan baik sehingga
penulis dapat menyelesaikan makalah ini dan berjalan sesuai dengan
rencana.
3. Serta semua pihak yang telah membantu sehingga proposal bisnis ini dapat
selesai tepat waktu.

Penulis menyadari bahwa makalah ini masih banyak kekurangannya. Oleh karena itu
dengan segala kerendahan hati, penulis menerima kritik maupun saran dari semua
pihak demi terciptanya makalah yang lebih baik lagi di masa yang akan datang.

Depok, 17 Juli 2023

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................................... i

DAFTAR ISI ............................................................................................................................ ii
BAB I ........................................................................................................................................ 1
COMPANY PROFILE ........................................................................................................... 1
1.1 Company Profile ....................................................................................................... 1
1.2 Visi dan Misi ............................................................................................................. 2
1.3 Filosofi Logo............................................................................................................. 2
1.4 Peta Lokasi Perusahaan............................................................................................. 3
1.5 Analisis SWOT ......................................................................................................... 3
BAB II ...................................................................................................................................... 5
ORGANISASI KANTOR ....................................................................................................... 5
2.1 Struktur Organisasi ................................................................................................... 5
2.2 Prinsip Organisasi Ethereal Harmony ....................................................................... 9
2.3 Strategi Bisnis ......................................................................................................... 10
BAB III................................................................................................................................... 11
SISTEM PERKANTORAN ................................................................................................. 11
3.1 Sistem Tingkatan Manajemen ................................................................................. 11
3.2 Sistem Operasional Ethereal Harmony ................................................................... 12
3.3 Sistem Monitor Ethereal Harmony ......................................................................... 13
3.4 Sistem Pengendalian Persediaan Stok..................................................................... 14
BAB IV ................................................................................................................................... 16
KOMUNIKASI KANTOR ................................................................................................... 16
4.1 Komunikasi Kantor Ethereal Harmony................................................................... 16
4.2 Cara dan Alat yang digunakan ................................................................................ 17
4.3 Bentuk Komunikasi Kantor Ethereal Harmony ...................................................... 18
3.4.1 Komunikasi Internal ......................................................................................... 18
4.3.2 Komunikasi Eksternal ...................................................................................... 20
4.4 Hambatan Komunikasi dan Cara Mengatasinya ..................................................... 21
BAB V .................................................................................................................................... 25
MANAJEMEN KEARSIPAN .............................................................................................. 25
5.1 Manajemen Kearsipan............................................................................................. 25
5.2 Tujuan Manajemen Kearsipan ................................................................................ 26
5.3 Manajemen Kearsipan di Ethereal Harmony .......................................................... 27
5.3.1 Arsip Manual .................................................................................................. 28
5.3.2 Arsip Elektronik .............................................................................................. 31

ii
 5.4 Penyusutan Arsip .................................................................................................... 32
BAB VI ................................................................................................................................... 34
KONTROL PRODUKTIVITAS .......................................................................................... 34
6.1 Pengukuran Kerja.................................................................................................... 34
6.2 Teknik Pengukuran Kerja........................................................................................ 34
6.3 Indikator Kinerja Karyawan Ethereal Harmony ..................................................... 36
6.4 Standarisasi dan Penyusunan Karyawan Ethereal Harmony................................... 36
6.5 Tujuan Dibentuknya Standar Kinerja...................................................................... 38
BAB VII ................................................................................................................................. 39
LAPORAN MANAJERIAL ................................................................................................. 39
7.1 Laporan Manajerial ................................................................................................. 39
7.2 Jenis Laporan Manajerial Ethereal Harmony.......................................................... 41
BAB VIII ................................................................................................................................ 43
LAYOUT KANTOR ............................................................................................................. 43
BAB IX ................................................................................................................................... 49
LINGKUNGAN KANTOR .................................................................................................. 49
9.1 Lingkungan Kantor Yang Sehat .............................................................................. 49
9.1.1 Jenis-Jenis Lingkungan Kantor Yang Sehat di Ethereal Harmony.................. 49
9.2 Sistem Ventilasi Yang Baik ..................................................................................... 51
9.3 Sistem Pencahayaan ................................................................................................ 52
9.3.1 Sistem Pencahaayaan Umum .......................................................................... 52
9.3.2 Sistem Pencahayaan Alami ............................................................................. 53
9.3.3 Sistem Pencahayaan Lampu Fluorescent ........................................................ 53
9.3.4 Sistem Pencahayaaan Incasdent ...................................................................... 54
9.3.5 Sistem Pencahayaan Ambient Lightning ........................................................ 54
9.4 Sistem Temperatur Ruangan ................................................................................... 54
9.5 Sistem Keamanan Kantor Ethereal Harmony ......................................................... 56
BAB X .................................................................................................................................... 58
ANGGARAN BIAYA ............................................................................................................ 58
BAB XI ................................................................................................................................... 64
LAMPIRAN........................................................................................................................... 64
BAB XII ................................................................................................................................. 82
PENUTUP .............................................................................................................................. 82

iii
 BAB I
COMPANY PROFILE

1.1 Company Profile

Nama Perusahaan : Ethereal Harmony
Lokasi Perusahaan : Jl. Gatot Subroto No.Kav 99, RT.2/RW.4, Mampang
Prpt., Kec. Mampang Prpt., Kota Jakarta Selatan, Daerah
Khusus Ibukota Jakarta
Tanggal Berdiri : 30 Juni 2023
Bidang Usaha : Wedding Organizer
Jenis Produk : Paket Pernikahan
Alamat Email : etherealharmony@gmail.com
No. Telepon : (021) 4241276
Situs Website : www.etherealharmony.co.id
Bank Perusahaan : Mandiri Cabang Mampang, Jakarta Selatan
No. Rekening : 00127633-9870-6128
Sejarah : Ethereal Harmony adalah sebuah perusahaan wedding
organizer yang didirikan oleh para remaja muda milenial
yang kreatif. Mereka mendirikan usaha ini karena
mereka ingin menciptakan pengalaman yang indah
untuk orang-orang di sekitar mereka. Mereka juga
meyakini bahwa pernikahan adalah suatu momen yang
sangat berharga dan dengan pengalaman yang mereka
miliki dalam merencanakan suatu acara, maka mereka
mendirikan bisnis ini dengan tujuan untuk menciptakan
pernikahan yang memukau dan tak terlupakan bagi
pasangan yang menginginkannya.

1
1.2 Visi dan Misi
Visi
“Menciptakan pernikahan yang memukau dan tak terlupakan, menghadirkan
keharmonisan yang abadi”

Misi
1. Memberikan pengalaman pernikahan unik dan istimewa
2. Mengutamakan kepuasan pelanggan
3. Berkolaborasi dengan vendor terbaik
4. Mengedepankan kreativitas dan inovasi
5. Menjalankan bisnis dengan profesionalisme dan integritas

1.3 Filosofi Logo

a. Tulisan “Ethereal Harmony” menunjukkan nama toko

b. Gambar Daun
Gambar daun menunjukkan komitmen untuk menciptakan pernikahan yang
indah, berkelanjutan, dan penuh dengan keharmonisan bagi setiap pasangan.
c. Gambar Bersinar
Mewakili kehadiran “Ethereal Harmony” sebagai penyedia jasa wedding
organizer yang membawa sinar kebahagiaan dan keindahan dalam perjalanan
pernikahan pasangan, menambahkan sentuhan eksklusif dan memancarkan
keceriaan dalam setiap acara pernikahan.

2
1.4 Peta Lokasi Perusahaan

1.5 Analisis SWOT

Strengths (kelebihan)

1. Fokus pada desain yang kreatif dan inovatif untuk menciptakan pernikahan
yang unik dan tak terlupakan
2. Selalu mengikuti tren terbaru dan berusaha memberikan ide-ide segar kepada
pasangan
3. Memiliki jaringan luas dari vendor-vendor terpercaya dalam industri
pernikahan
4. Lokasi strategis

Weakness (kekurangan)
1. Belum memiliki cabang usaha
2. Karyawan Sedikit
3. Ethereal Harmony belum terlalu terkenal di daerah Jakarta Selatan

3
Opportunities (Peluang)
1. Memanfaatkan permintaan yang terus meningkat, karena industri pernikahan
terus berkembang dan menjadi lebih kompleks
2. Membantu para pasangan untuk mengurangi beban perencanaan, sehingga
Ethereal Harmony dapat memanfaatkan peningkatan kebutuhan tersebut dan
menawarkan layanan yang sesuai

Threats (Ancaman)
1. Banyaknya pesaing
2. Ethereal Harmony perlu menghadapi ketidakpastian dari keputusan pasangan
dalam anggaran pernikahan mereka dan menyesuaikan diri dengan situasi
ekonomi yang berubah-ubah.

SO Strategies
Mempertahankan serta mengembangkan keahlian dan kreativitas yang dimiliki,
membangun kemitraan dengan vendor terbaik, dan menciptakan paket pernikahan
khusus.
ST Strategies
Menciptakan layanan yang unik dan berbeda dari pesaing lain, memonitor
persaingan di industri pernikahan serta beradaptasi dengan perubahan yang terjadi.
WO Strategies
Menambah karyawan, meningkatkan pelayanan, dan melakukan promosi yang
gencar.
WT Strategies
Mengatasi berbagai layanan baru, seperti menawarkan paket pernikahan yang lebih
terjangkau atau mengembangkan layanan konsultasi pernikahan untuk pasangan
yang ingin merencanakan pernikahan sendiri, sehingga nantinya Ethereal Harmony
akan dikenal oleh orang banyak dan dapat membuka cabang.

4
 BAB II
ORGANISASI KANTOR

2.1 Struktur Organisasi

Sukarman Purba, d.k.k (2020:135), Struktur organisasi merupakan sistem berupa
jaringan kerja yang mencakup tugas-tugas, sistem pelaporan hingga komunikasi
yang mengaitkan pekerjaan secara individual bersama-sama dengan kelompok.

Berikut adalah struktur organisasi dari “Ethereal Harmony Wedding Organizer” :

5
Tanggung jawab dan tugas dari struktur organisasi di atas akan diuraikan sebagai
berikut:
1. CEO
Posisi ini adalah kepala perusahaan yang bertanggung jawab atas visi,
strategi, dan keputusan strategis. Mereka bertugas mengawasi keseluruhan
operasi perusahaan dan berinteraksi dengan klien dan mitra bisnis.

2. Bagian Konsultasi
Bagian konsultasi bertanggung jawab untuk memberikan konsultasi
pernikahan kepada pasangan yang akan menikah. Mereka bertugas untuk
mendengarkan kebutuhan dan preferensi pasangan, menyusun rencana
pernikahan yang terperinci, mengelola vendor, mengoordinasikan acara,
memberikan solusi masalah, memberikan saran dan rekomendasi, menjaga
hubungan dengan klien, dan menghadiri pertemuan yang terkait. Intinya,
mereka berperan sebagai penasihat dan koordinator dalam merencanakan
pernikahan yang sesuai dengan keinginan pasangan.

3. Bagian Pemasaran
Bagian pemasaran bertanggung jawab untuk merencanakan dan
melaksanakan strategi pemasaran, membangun citra merek,
mengembangkan hubungan dengan pelanggan dan mitra bisnis, serta
memonitor kinerja pemasaran untuk mendukung pertumbuhan dan
keberhasilan perusahaan wedding organizer. Kemudian bagian pemasaran
bertugas untuk mendapatkan klien baru, mempromosikan jasa wedding
organizer, mengembangkan hubungan bisnis dengan vendor dan mitra,
serta mengelola kegiatan pemasaran dan branding perusahaan.

6
4. Bagian Koordinasi Acara
Untuk bagian koordinasi acara, mereka akan bertugas untuk mengawasi
pelaksanaan acara pernikahan. Mereka akan bekerja dengan vendor,
melakukan koordinasi logistik, mengatur jadwal, dan memastikan acara
berjalan dengan lancar sesuai dengan rencana.

5. Bagian Keuangan
Bagian Keuangan bertanggung jawab atas pengelolaan keuangan
perusahaan, termasuk anggaran, pembayaran vendor, dan penagihan klien.
Mereka juga mengelola administrasi umum seperti administrasi kantor,
sumber daya manusia, dan sistem teknologi informasi.

6. Bagian Perencanaan Desain

Bagian Perencanaan Desain bertanggung jawab untuk bekerja dengan klien
dalam merencanakan detail acara pernikahan, mengembangkan konsep
dekorasi, pemilihan venue, desain undangan, dan mengkoordinasikan
seluruh aspek kreatif pernikahan. Maka dari itu pada bagian ini, para
karyawan dituntut untuk memiliki pemikiran yang kreatif dan cemerlang.

7. Leader Lapangan/Acara
Seorang leader lapangan/acara harus mampu memberikan keputusan dalam
hal-hal urgent. Biasanya seorang leader ini akan berpindah-pindah tugas
karena dia harus memastikan semuanya berjalan lancar. Selain itu, leader
ini juga akan terus berkoordinasi dengan pengantin untuk melaporkan
kondisi yang terjadi.

8. Pendamping Pengantin
Tugas utama seorang pendamping pengantin wedding organizer adalah
membantu pengantin dalam setiap acara dan akan menjadi asisten kamu di

7
 saat hari H. Biasanya pendamping pengantin ini sudah standby sejak pagi
hari saat make-up. Ia juga akan membantu fotografer saat mengambil
gambar di pagi hari.

Tak hanya itu saja, pendamping pengantin juga akan mengurus keperluan
pribadi kamu seperti makan dan minum. Kamu juga bisa menitipkan barang
pribadi seperti handphone dan dompet ke pendamping. Sebab, ia akan
selalu mengikuti kamu dan pasangan kemanapun pergi. Ia juga biasanya
akan membantu berkomunikasi dengan tim lain.

9. Konsumsi
Pada bagian konsumsi, tugasnya adalah memastikan jumlah porsi yang
dikeluarkan sudah sesuai dengan yang klien pesan. Berikutnya adalah
memastikan menu yang keluar juga sudah sesuai dengan yang klien pesan.
Ini juga berlaku untuk semua jenis makanan mulai dari prasmanan,
pondokan hingga dessert dan minuman.

10. Area Pelaminan

Seorang stopper/area pelaminan bertanggung jawab untuk menyusun dan
mendesain area pelaminan, mengatur tempat duduk tamu, bekerja sama
dengan tim desain dan acara, serta memastikan kebersihan dan kenyamanan
area tersebut selama acara pernikahan berlangsung.

11. Perlengkapan
Bagian perlengkapan bertanggung jawab untuk mengelola inventaris
perlengkapan perusahaan, melakukan persiapan perlengkapan untuk acara
pernikahan, menyusun jadwal penggunaan, melakukan perawatan dan
pemeliharaan perlengkapan, mengkoordinasikan dengan tim lain, mengatur

8
 pengembalian dan penyimpanan perlengkapan, serta berkomunikasi dengan
klien mengenai apa saja yang dibutuhkan.

12. Penerima Tamu

Penerima tamu bertugas untuk menyambut tamu dengan ramah,
mendaftarkan, dan mengelola data tamu, mengelola komunikasi, mengatur
jadwal pertemuan, memberikan informasi yang diperlukan, mengelola
pengiriman, menjaga kenyamanan ruang tunggu, berkoordinasi dengan tim
lain, dan menjaga kerahasiaan informasi tamu.

2.2 Prinsip Organisasi Ethereal Harmony

1. Menempatkan kepuasan pelanggan sebagai prioritas utama, dengan
memberikan layanan yang berkualitas tinggi, mendengarkan kebutuhan
mereka, dan berusaha memenuhi harapan mereka dalam perencanaan serta
pelaksanaan pernikahan akan membuat klien merasa senang sehingga
Ethereal Harmony bisa lebih dikenal oleh masyarakat luas karena memiliki
reputasi dan kinerja yang baik.
2. Menjalankan semua kegiatan dengan tingkat profesionalisme yang tinggi,
termasuk berkomunikasi dengan baik, menjaga integritas, dan
memperlakukan pelanggan dan mitra bisnis dengan rasa hormat.
3. Mendorong kolaborasi dan kerjasama yang erat antara anggota tim dalam
perusahaan. Memastikan komunikasi yang efektif, berbagi pengetahuan, dan
bekerja sama untuk mencapai tujuan perusahaan.
4. Mengedepankan inovasi dan kreativitas dalam mengembangkan konsep
pernikahan yang unik, menawarkan solusi kreatif, dan mengikuti tren terkini
dalam industri pernikahan.

9
 5. Mengejar kualitas tinggi dan keunggulan dalam semua aspek layanan
wedding organizer. Mengutamakan standar kualitas yang tinggi dalam setiap
detail pernikahan yang diorganisir.

2.3 Strategi Bisnis

1. Mengidentifikasi dan menargetkan segmen pasar yang tepat, seperti
pasangan yang sedang merencanakan pernikahan, keluarga, atau
perusahaan. Kemudian kita juga harus memahami kebutuhan, preferensi,
dan tren pasar untuk menawarkan layanan yang relevan dan menarik bagi
calon klien.
2. Mengembangkan keunikan dan nilai tambah yang membedakan perusahaan
dari pesaing, seperti menawarkan konsep pernikahan kreatif, layanan yang
personal, keunggulan kualitas, atau paket lengkap yang memenuhi
kebutuhan klien secara menyeluruh.
3. Membangun hubungan dengan vendor dan mitra bisnis terpercaya, seperti
penyedia tempat pernikahan, fotografer, perancang busana, dan katering.
4. Melakukan promosi melalui media sosial, situs web, blog, pameran
pernikahan, dan kolaborasi dengan influencer untuk mempromosikan
layanan wedding organizer serta memanfaatkan testimoni pelanggan dan
portofolio pekerjaan sebelumnya untuk membangun kepercayaan.
5. Terus mengembangkan ide-ide kreatif dan inovatif dalam perencanaan dan
pelaksanaan pernikahan dengan memberikan ide-ide untuk dekorasi sesuai
dengan tren terkini.
6. Dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya keuangan untuk mencapai
profitabilitas yang sehat.
7. Melakukan evaluasi berkala terhadap kinerja perusahaan, mendengarkan
umpan balik dari klien, dan melakukan perbaikan atau perubahan yang
diperlukan.

10
 BAB III
SISTEM PERKANTORAN

3.1 Sistem Tingkatan Manajemen

Manajemen operasional tidak dapat berhasil tanpa komunikasi dan sinergi antara
manajer dan anggota tim. Hal ini sesuai dengan konsep organisasi, yaitu
sekelompok orang yang berbagi tujuan dan bekerja sama. Maka, Ethereal Harmony
membutuhkan tingkatan manajemen atau level of management yang berjalan sesuai
perannya. Termasuk mengarahkan dan melakukan koordinasi agar tim bisa bekerja
optimal mencapai tujuan yang diharapkan.

Berikut adalah penerapan tingkatan manajemen di Ethereal Harmony:

2 Top Level of Management

Dalam level of management atas atau manajemen puncak, terdiri dari para
eksekutif atau pejabat organisasi yang berperan penting dalam pengambilan
keputusan. Dikenal juga dengan istilah Top Level Management. Dimana COO
(Chief Operating Officer), CFO (Chief Financial Officer), CEO (Chief
Executive Officer) berada pada tingkatan ini yang bertugas untuk memimpin
dan mengatur organisasi agar berjalan sesuai tujuannya.

11
3 Middle Level of Management
Pada tingkat manajemen menengah, manajer menengah menjalankan tugas dan
wewenangnya sesuai dengan etika profesinya. Umumnya, posisi yang ada pada
middle level ini seperti manajer umum, manajer regional, manajer divisi, dll.
Manajemen menengah memikul tanggung jawab langsung kepada atasan.
Oleh karena itu, sebagian besar tugasnya juga melaksanakan kebijakan atau
rencana yang ditetapkan oleh manajemen senior.

4 Low Level of Management

Tingkat manajemen ini merupakan tingkat manajemen yang paling dasar.
Sebagai manajemen menengah, tingkat manajemen ini menjalankan kekuasaan
sesuai dengan prinsip panduan. Peran penting manajemen tingkat bawah adalah
mengendalikan dan mengarahkan kegiatan operasional Ethereal Harmony
sehari-hari. Termasuk memantau karyawan untuk memproduksi barang, dll.
Posisi low level of management, contohnya: mandor, supervisor, department
manager, section manager, dan superintendent.

3.2 Sistem Operasional Ethereal Harmony

Manajemen operasional di Ethereal Harmony diperlukan untuk mengendalikan
proses produksi. Ethereal Harmony membutuhkan pemantauan terhadap beberapa
elemen yang mendukung operasinya. Seperti keuangan, pemasaran dan juga
produksi seperti segala peralatan yang digunakan untuk melaksanakan wedding
organization, meja, kursi, karpet, tenda, bunga, dll yang digunakan dalam kegiatan
operasional. Manajemen operasional Sumber daya manusia atau personel sangat
dibutuhkan dalam pengelolaan di Ethereal Harmony karena sistem sumber daya
manusia memudahkan Ethereal Harmony dalam mengelola sumber daya yang
diperlukan ketika melaksanakan kegiatan wedding organization. Hal penting
diperhatikan agar mampu menghemat waktu dan tenaga di perusahaan.

12
 Di Ethereal Harmony, inventory management diperlukan untuk mengelola
inventaris atau gudang perusahaan dengan cara yang lebih praktis. Tentu saja,
dibandingkan dengan manajemen inventaris manual, manajemen inventaris
berbasis teknologi lebih masuk akal dan lebih efisien. Ethereal Harmony tidak repot
mencantumkan daftar persediaan seperti biasa. Sistem penyimpanan ini dilakukan
secara otomatis dan real time. Perusahaan dapat dengan cepat mengisi kembali
barang dengan jumlah yang dibutuhkan. Manajemen inventaris yang tepat
memastikan kelancaran bisnis. Manajemen Inventaris di Ethereal Harmony dapat
meminimalkan kerugian, misalnya dengan bunga layu akibat sudah lama tidak
digunakan, meminjam terlalu banyak kursi dan meja, tirai atau tenda yang tidak
terpakai, atau bahkan kurang dari itu.

Implementasi manajemen operasional adalah manajemen yang penting di Ethereal

Harmony agar perencanaan yang berorientasi pada kegiatan produksi dapat
memastikan bahwa proses produksi tetap teratur dan berjalan dengan baik dan
lancar sesuai rencana.

3.3 Sistem Monitor Ethereal Harmony

Sistem pengendalian/monitoring system sangat penting untuk menjaga stabilitas
dan keberlanjutan bisnis Ethereal Harmony. Monitoring system memungkinkan
perusahaan untuk melacak dan memantau operasi dan memberikan informasi yang
akurat secara real time.

Ethereal Harmony terus menciptakan program baru terkait wedding organizer

untuk memenuhi kebutuhan klien. Maka dari itu Ethereal Harmony harus selalu
mengikuti segala tren secara rutin dengan melakukan monitoring system.
Monitoring yang dilakukan Ethereal Harmony demi menjangkau pelanggan adalah

13
 dengan membuka kolom pertanyaan di berbagai platform seperti Instagram,
Facebook, Twitter dan Youtube untuk mengetahui keinginan mereka.

Proses monitoring yang juga dilakukan Ethereal Harmony berupa laporan. Tujuan
pembuatan laporan perkembangan yang terjadi di Ethereal Harmony adalah untuk
mengetahui apakah program baru yang dibuat memberikan dampak yang
signifikan bagi perusahaan. Selain itu, laporan dibuat untuk memfasilitasi
pemantauan, mengidentifikasi kemajuan, dan menemukan hambatan, sehingga
karyawan mengetahui dampak dari tugas mereka dan dapat segera melakukan
perbaikan jika terjadi kesalahan.

3.4 Sistem Pengendalian Persediaan Stok

Kemajuan pembuatan sistem informasi saat ini semakin canggih. Terutama
pembuatan sistem informasi yang berkaitan dengan persediaan stok barang di
gudang untuk mengelola persediaan barang yang dimiliki oleh perusahaan,
sehingga dapat membantu pengelolaan stok barang-barang.

Ethereal Harmony merupakan salah satu perusahaan penyedia jasa wedding

organizer yang tentunya juga memerlukan teknologi sistem informasi persediaan
stok. Ethereal Harmony menggunakan sebuah aplikasi program web inventory
untuk mengetahui kebutuhan barang yang akan dipesan kepada supplier ketika
stoknya mulai menipis atau ditambah stoknya. Dengan menggunakan aplikasi
program web inventory akan mempermudah dan efisien waktu untuk mengetahui
data persediaan stok barang sehingga tidak akan mengganggu proses kelancaran
bisnis. Hanya dengan sign in pada program web inventory karyawan sudah dengan
mudah dapat mengakses web tersebut dan mendapatkan informasi persediaan stok
barang.

14
15
 BAB IV
KOMUNIKASI KANTOR

4.1 Komunikasi Kantor Ethereal Harmony

Komunikasi kantor dalam Ethereal Harmony dapat diartikan sebagai proses
penyampaian pesan atau informasi dari satu pihak ke pihak lainnya, baik secara
verbal maupun non-verbal, yang berlangsung dalam Ethereal Harmony. Semakin
efektif komunikasi kantor, semakin baik suasana kerja di kantor. Melalui
komunikasi, kinerja Ethereal Harmony dapat diperkuat dan mampu menjadi media
persatuan antar karyawan Ethereal Harmony yang saling bergantung satu sama
lain dan menciptakan model hubungan kerja yang baik.

Dengan mengembangkan komunikasi di kantor dapat memberikan banyak

manfaat, yaitu:
1. Peningkatan produktivitas
Untuk meningkatkan produktivitas, setiap karyawan Ethereal Harmony harus
meningkatkan komunikasi yang efektif, termasuk kepada atasan, bawahan, atau
dengan sesama karyawan Ethereal Harmony. Untuk fokus pada peningkatan
keterampilan komunikasi, produktivitas dapat ditingkatkan dengan
berkomunikasi di luar kantor, seperti berkomunikasi dengan client Ethereal
Harmony, supplier barang dan juga pihak-pihak lain yang berhubungan dengan
kegiatan wedding organizer.
2. Peningkatan moral karyawan
Moral karyawan Ethereal Harmony yang diterima klien dapat memberikan
gambaran lengkap tentang keyakinan, sikap, kepuasan, dan kepercayaan diri
karyawan Ethereal Harmony kepada klien. Melalui komunikasi kantor yang
efektif, karyawan Ethereal Harmony dapat meningkatkan pengetahuan dan
pemahamannya tentang cara-cara yang tepat dan berguna untuk meningkatkan

16
 semangat kerja, menciptakan kepuasan dan mengembangkan kepercayaan diri
klien kepada jasa Ethereal Harmony.
3. Kerja tim yang lebih besar
Saat karyawan Ethereal Harmony mengerjakan project, atau tugas pekerjaan
lainnya secara berkelompok, yang terdiri dari dua orang atau lebih. Agar dapat
menjalankan tugasnya dengan baik, sangat penting bagi setiap karyawan untuk
mengembangkan keterampilannya yaitu dengan mencari informasi tambahan
seperti penggunaan teknologi, material, peralatan dan perlengkapan, serta
pengetahuan tentang kondisi lingkungan internal dan eksternal kantor
4. Memperkuat partisipasi karyawan
Setiap karyawan harus berpartisipasi aktif dalam berbagai tugas dan aktivitas
di kantor. Selain memenuhi tugasnya, karyawan Ethereal Harmony akan selalu
diberi kesempatan untuk mengungkapkan pikiran dan pendapatnya. Ketika
karyawan Ethereal Harmony mengembangkan keterampilan komunikasinya
dan diberi kesempatan untuk berkomunikasi secara bebas, karyawan Ethereal
Harmony dapat secara efektif mempengaruhi penguatan partisipasi karyawan.
5. Pengembangan budaya organisasi yang lebih kuat
Ethereal Harmony memandu perilaku karyawan untuk mengembangkan
budaya organisasi terhadap system, nilai, dan keyakinan di perusahaan. Budaya
organisasi di Ethereal Harmony juga didasarkan pada sikap, simbol, norma,
nilai, keyakinan, prinsip, dan norma Bersama. Sehingga ketika karyawan
Ethereal Harmony dapat berkomunikasi secara efektif satu sama lain, maka
dapat mengembangkan budaya Ethereal Harmony yang lebih kuat.

4.2 Cara dan Alat yang digunakan

Alat komunikasi memudahkan setiap karyawan Ethereal Harmony untuk
berkomunikasi dengan karyawan lainnya. Atau saat Ethereal Harmony
berkomunikasi dengan perusahaan lain yang bekerja dengan Ethereal Harmony.

17
 Agar komunikasi berjalan efektif, komunikasi Ethereal Harmony dilakukan
melalui berbagai alat komunikasi kantor, seperti:
1. Telepon
2. Email
3. Media cetak (buku, koran, majalah, surat, dll.)
4. Laporan
5. Rapat

Harapannya akan ada umpan balik atau jawaban setelah proses komunikasi ini.
Karena pentingnya peran alat komunikasi ini, Ethereal Harmony memiliki lebih
dari satu alat komunikasi. Karena Ethereal Harmony tidak ingin kehilangan klien
atau membuat klien merasa kecewa dan kurang puas atas pelayanan yang diberikan
Ethereal Harmony hanya karena komunikasi yang tidak berjalan dengan lancar.

4.3 Bentuk Komunikasi Kantor Ethereal Harmony

Sebagai makhluk sosial, penting bagi setiap orang untuk terlibat dalam
komunikasi, tentunya juga bagi karyawan Ethereal Harmony. Untuk memahami
semua informasi yang dibutuhkan, karyawan Ethereal Harmony perlu menjalin
hubungan dan komunikasi yang baik dengan karyawan lain atau pihak yang
bersangkutan dengan Ethereal Harmony, baik di dalam perusahaan maupun diluar
perusahaan. Bentuk komunikasi di Ethereal Harmony bisa dilakukan secara lisan
maupun lewat tulisan. Tujuan utamanya untuk meningkatkan kinerja
EtherealHarmony.

3.4.1 Komunikasi Internal

Komunikasi internal merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan di
dalam internal perusahaan atau kantor. Komunikasi ini dapat dilakukan
secara formal maupun informal. Komunikasi internal di Ethereal Harmony
dilakukan secara efektif untuk memberikan peningkatan kepuasan tingkat
kerja masing-masing karyawan Ethereal Harmony, meningkatkan

18
produktivitas dan efisiensi karyawan dengan adanya pengurangan turnover,
mengatasi segala keluhan, serta memberikan peningkatan keuntungan
sebuah perusahaan.

Terdapat dua jenis komunikasi internal yakni komunikasi internal ke atas

dan komunikasi internal ke bawah.
1. Komunikasi Internal Keatas/Upward
Komunikasi internal ke atas/upward mencakup semua informasi yang
mengalir dari karyawan Ethereal Harmony kepada manajer atau atasan
di Ethereal Harmony. Tanpa jenis komunikasi ini, sistem kerja Ethereal
Harmony tidak akan berjalan dengan baik dan lancar karena pesan atau
informasi tidak akan tersampaikan dengan baik.

Manfaat dari komunikasi internal upward di Ethereal Harmony adalah:

1. Sebagai sarana bertukar informasi.
2. Berbagi ide atau saran.
3. Meningkatkan kepuasan karyawan Ethereal Harmony.

Berbagai bentuk komunikasi ke atas dapat berupa laporan, template,

atau dokumen tertulis yang dapat memberikan cara bagi karyawan
Ethereal Harmony untuk menerima semua jenis informasi terperinci.

2. Komunikasi Internal kebawah/Downward

Komunikasi internal ke bawah, yaitu komunikasi yang mulai dari level
manajemen tertinggi seperti (COO (Chief Operating Officer), CFO
(Chief Financial Officer), CEO (Chief Executive Officer) hingga ke
karyawan Ethereal Harmony. Komunikasi downward akan berupa
perintah atau arahan kepada karyawan Ethereal Harmony untuk
menjalankan tugasnya. Tujuan dari komunikasi ini adalah untuk

19
 memastikan bahwa informasi dan instruksi yang relevan dapat
dikomunikasikan dengan baik kepada karyawan.

Komunikasi internal downward yang dilakukan dalam Ethereal

Harmony adalah:
1. Menyampaikan informasi yang penting.
2. Menyampaikan instruksi.
3. Meningkatkan kerja sama.
4. Memotivasi para karyawan.

Secara umum, komunikasi internal downward dapat berbentuk surat

edaran, memo, atau email yang dikirimkan kepada karyawan oleh
manajer Ethereal Harmony.

4.3.2 Komunikasi Eksternal

Di Ethereal Harmony komunikasi eksternal membahas mengenai produk
serta pelayanan perusahaan. Biasanya dilakukan dengan klien yang ingin
menggunakan jasa wedding organizer, masyarakat ketika ingin survey
venue, ataupun stakeholders eksternal EtherealHarmony.
Komunikasi eksternal di Ethereal Harmony juga melingkupi penyebaran
informasi yang efektif kepada calon klien terkait jasa yang Ethereal
Harmony sediakan, pemasok/supplier peralatan dan perlengkapan yang
Ethereal Harmony gunakan, distributor, dan pihak-pihak lain yang terikat
dalam Ethereal Harmony.

Komunikasi eksternal secara umum dikategorikan menjadi dua jenis, yaitu

komunikasi bisnis formal dan komunikasi bisnis informal:
1. Komunikasi Bisnis Formal
Komunikasi bisnis formal lebih menekankan pada elemen awal
membangun citra Ethereal Harmony kepada klien yang sesuai dengan

20
 visi dan misi Ethereal Harmony. Biasanya termasuk penggunaan
berbagai macam surat formal, laporan, atau presentasi yang akan
ditampilkan Ethereal Harmony kepada perusahaan lain untuk menjaring
keuntungan. Tujuan utama Ethereal Harmony dalam membangun
komunikasi bisnis formal adalah untuk mendekatkan sebuah jasa dan
kualitasnya ke lingkungan eksternal.
2. Komunikasi Bisnis Informal
Salah satu contoh yang bisa dilihat dari jenis komunikasi bisnis informal
adalah penggunaan media komunikasi eksternal untuk mempromosikan
produk/jasa yang Ethereal Harmony ditawarkan. Seperti penggunaan
media berupa iklan dan surat kabar yang menunjukkan keunggulan jasa
wedding organizer, berbagai penawaran promosi menarik, diskon untuk
klien yang menggunakan paket jasa wedding organizer, dan berbagai
macam bentuk jasa yang Ethereal Harmony sediakan.

4.4 Hambatan Komunikasi dan Cara Mengatasinya

Hambatan komunikasi adalah segala sesuatu yang merintangi komunikasi yang
efektif. Hambatan komunikasi dapat menyebabkan sulitnya penyampaian pesan
yang jelas, sulitnya memahami pesan yang dikirimkan, dan sulitnya merespon
dengan tepat baik dari luar maupun dari dalam Ethereal Harmony.

Ada beberapa jenis hambatan komunikasi yaitu:

1. Hambatan pribadi
Hambatan pribadi adalah hambatan yang dihadapi oleh karyawan Ethereal
Harmony pada dirinya sendiri. Hambatan komunikasi pribadi meliputi sikap,
perasaan, stereotype, prasangka, prasangka dan lain-lain. Hambatan budaya
Berkomunikasi dengan karyawan Ethereal Harmony yang pastinya berasal
dari budaya dan latar belakang yang berbeda membuat karyawan Ethereal

21
 Harmony perlu memahami perbedaan nilai, keyakinan, dan sikap dari
karyawan lainnya. Hambatan budaya meliputi bahasa, dan keyakinan.
Hambatan bahasa muncul ketika berkomunikasi dengan karyawan yang tidak
menggunakan bahasa yang sama. Hal tersebut dapat menimbulkan
miscommunication atau penyampaian informasi yang sulit untuk dipahami.
2. Hambatan lingkungan
Tidak semua hambatan komunikasi disebabkan oleh orang yang
berkomunikasi. Ada beberapa faktor lingkungan yang mempengaruhi proses
komunikasi yang efektif. Pesan yang disampaikan oleh media dapat menemui
kendala yang dipicu oleh faktor lingkungan, terutama latar belakang fisik atau
situasi di mana komunikasi itu berlangsung. Hambatan lingkungan ini meliputi
tingkat aktivitas, tingkat kenyamanan, gangguan, dan waktu.

Berbagai hambatan komunikasi kantor yang dapat menimbulkan inefisiensi, dan

dapat diatasi dengan memperhatikan hal-hal berikut:
1. Pengirim pesan
Komunikasi adalah proses dua arah dan diprakarsai oleh pengirim pesan.
Pengirim pesan harus membentuk informasi untuk mencapai tujuan
komunikasi. Pengirim pesan harus proaktif agar lawan bicara dapat mengerti
dan memahami pesan yang disampaikan.
Untuk menghindari hambatan tersebut, Ethereal Harmony menetapkan untuk:
a. Sajikan satu ide atau pemikiran pada satu waktu.
b. Mengungkapkan ide atau pemikiran secara singkat.
c. Berikan penjelasan jika perlu.
d. Ulangi jika perlu.
e. Menerima dan memberikan umpan balik.
f. Pilih kata, suara, dan bahasa tubuh yang tepat.
g. Mengembangkan sikap empati terhadap lawan bicara untuk mengatasi
hambatan budaya atau budaya komunikasi

22
2. Pesan/informasi
Pesan atau informasi sederhana yang ingin disampaikan dapat berupa verbal
atau nonverbal. Untuk mengurangi kemungkinan masalah, pengirim harus
melakukan hal berikut:
a. Menggunakan terminologi yang benar.
b. Bicaralah dengan jelas.
c. Waktu pengiriman pesan tergantung pada kemauan penerima untuk
mendengarkan atau menerima pesan.
d. Gunakan volume yang sesuai.
e. Pesan yang akan dikirim harus komprehensif dan informatif. Berarti bahwa
pesan mencakup semua yang dibutuhkan penerima pesan untuk memahami
maksud pengirim.
3. Penerima
Penerima pesan memerlukan informasi untuk memenuhi kebutuhannya. Oleh
karena itu, penerima pesan harus mengontrol seluruh proses komunikasi. Untuk
mengontrol penerima pesan, penting bagi penerima pesan untuk memastikan
bahwa pengirim pesan memahami apa yang diinginkan penerima pesan dan
mengapa menginginkannya. Mendengarkan aktif adalah proses yang digunakan
oleh penerima pesan untuk memfasilitasi komunikasi dan meningkatkan
kinerja. Sampai batas tertentu, penerima pesan secara aktif terlibat dalam proses
komunikasi. Agar penerima pesan dapat mendengarkan secara aktif, yang
dilakukan Ethereal Harmony yaitu:
a. Menarik perhatian pada pesan yang disampaikan dengan mengidentifikasi
momen-momen penting. Jika memungkinkan, lihat atau lakukan kontak
mata dengan pengirim pesan.
b. Mendengar dan melihat isi pesan tidak langsung atau non-verbal sama
baiknya dengan mendengar kata-katanya. Memahami isyarat nonverbal
yang menyampaikan informasi berdasarkan apa yang ingin disampaikan
oleh pengirim. Persepsi pesan oleh penerima pesan dan pengirim mungkin

23
 berbeda. Pilihan kata, nada suara, postur, gerak tubuh, dan gerakan mata
mencerminkan perasaan di balik kata-kata yang diucapkan
c. Berpikiran terbuka dan menghindari penghakiman.
d. Verifikasi apa yang didengar atau dikomunikasikan. Jangan berasumsi
bahwa persepsi pesan mewakili kesesuaian apa pun dengan maksud
pengirim pesan. Berikan pengirim pesan balasan yang sesuai.
4. Umpan Balik Pesan
Penerima informasi yang efektif memastikan bahwa penerima dapat memahami
pesan yang dikirim oleh pengirim. Saat memberikan umpan balik, perhatikan
kata-kata, nada suara, dan bahasa tubuh. Bentuk umpan balik yang diberikan
dapat berupa ucapan terima kasih, pengulangan dan susunan kata. Memberikan
informasi yang mudah dipahami penerima pesan memungkinkan penerima
pesan untuk memastikan bahwa sudah memahami pesan dan menunjukkan
kepada pengirim bahwa penerima pesan mendengar pesan dengan benar.

24
 BAB V
MANAJEMEN KEARSIPAN

5.1 Manajemen Kearsipan

Arsip memerlukan sebuah penanganan agar tetap awet dan mudah digunakan.
Diperlukan manajemen yang baik dalam mengelola arsip yang ada. Pekerjaan
atau kegiatan yang berkaitan dengan pengurusan arsip disebut manajemen
kearsipan. Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi
pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan,
pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan. (Zulkifli Amsyah, 2005:4)

Menurut E. Martono (1987), Manajemen kearsipan sering disebut juga

manajemen warkat, tata kearsipan, atau dalam bahasa Inggrisnya disebut
“Record Management”. Pengertian Manajemen kearsipan pada prinsipnya adalah
pengelolaan arsip dari sejak pembuatan sampai tidak digunakan lagi.

Dari beberapa pendapat ahli mengenai pengertian manajemen kearsipan tersebut

diperoleh kesimpulan bahwa manajemen kearsipan adalah proses yang melibatkan
pengumpulan, pengorganisasian, penyimpanan, pemeliharaan, serta pemusnahan
arsip, dokumen, atau warkat.

5.2 Fungsi Arsip

Menurut UU No. 7 Tahun 1971, fungsi arsip dibedakan atas dua yaitu arsip statis
dan arsip dinamis.
1. Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang memiliki nilai sejarah, administratif, atau
hukum yang tinggi dan biasanya tidak lagi digunakan secara aktif dalam
kegiatan operasional organisasi. Jenis arsip ini cenderung disimpan untuk

25
 jangka waktu yang panjang karena nilainya sebagai bukti sejarah atau
referensi masa lalu organisasi. Contoh arsip statis termasuk dokumen-
dokumen seperti perjanjian penting, keputusan-keputusan penting, laporan
tahunan, dan catatan-catatan penting lainnya.
2. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang masih sering digunakan dalam kegiatan
operasional organisasi atau masih berada dalam alur aktif kerja. Arsip jenis ini
mencakup dokumen-dokumen yang diperlukan untuk proses-proses kerja
sehari-hari dan sering kali disimpan dalam kantor atau area akses yang mudah
bagi personel yang membutuhkannya. Contoh arsip dinamis termasuk surat-
menyurat, catatan rapat, formulir, dan dokumen-dokumen lain yang
diperlukan untuk menjalankan tugas-tugas rutin.

Dalam manajemen kearsipan, pengelompokan arsip menjadi statis dan

dinamis membantu dalam pengaturan dan pemeliharaan arsip yang lebih
efisien. Arsip statis yang memiliki nilai sejarah atau penting sebagai referensi
masa lalu perlu disimpan dan dijaga dengan baik, sedangkan arsip dinamis
harus tetap mudah diakses dan dikelola selama masih diperlukan dalam proses
operasional.

5.2 Tujuan Manajemen Kearsipan

Tujuan dari kearsipan berdasarkan UU No. 7 Tahun 1971 adalah untuk menjamin
keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan,
pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk
menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
Dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan,
penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk:

26
 1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh Lembaga
negara, pemerintahan daerah, Lembaga Pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai
penyelenggara kearsipan nasional.
2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti
yang sah.
3. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
4. Menjamin pellindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat
melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
5. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem
yang komprehensif dan terpadu.
6. Menjamin keselamatan dan keamanan arisp sebgai bukti pertanggungjawaban
dalam kehiudpan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
7. Menjamin keselamatan asset nasional dalam bidang ekonomi, social, politik,
budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa, dan
8. Meningkatkan kualitas pelayanan public dalam pengelolaan dan pemanfaatan
arsip yang autentik dan terpercaya.

Dapat disimpulkan bahwa manajemen kearsipan bertujuan untuk mengatur dan

menyelenggarakan kegiatan pengelolaan arsip agar informasi dapat diandalkan
dan bermanfaat bagi organisasi dan masa depannya.

5.3 Manajemen Kearsipan di Ethereal Harmony

Sistem kearsipan bertujuan untuk menciptakan tata kelola yang efisien dan efektif
terhadap arsip, memastikan informasi tetap terjaga integritasnya, serta mudah
diakses dan dikelola oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Menurut Gie (Sukoco,
2007:88) sistem penyimpanan arsip meliputi sistem alfabetis (alphabetical filling

27
 system), sistem nomor (numeric filling system), sistem subjek, sistem geografi, dan
sistem kronologis.

Wedding Organizer Ethereal Harmony akan menggunakan dua bentuk manajemen

kearsipan yaitu arsip manual dan arsip elektronik. Dengan menerapkan arsip
manual dan arsip elektronik akan meningkatkan kehandalan dan aksesibilitas
informasi yang optimal, serta menyesuaikan sistem kearsipan dengan kebutuhan.

5.3.1 Arsip Manual

Arsip manual merupakan salah satu aspek yang penting dalam sebuah sistem
kearsipan. Dokumen-dokumen penting seperti kontrak dengan klien, proposal
acara, dan dokumen legal disimpan dengan rapi dalam folder dan kotak arsip.
Dengan pendekatan ini, akan memastikan keamanan dan ketertiban dalam
pengaturan dokumen fisik yang berharga dan memastikan kemudahan akses
ketika dibutuhkan.

Dalam penerapan sistem kearsipan Etheral Harmony menggunakan sistem

kronologis yang dikombinasikan dengan sistem abjad. Kombinasi kedua sistem
ini dapat meningkatkan efisiensi dan aksesibilitas dalam pengelolaan arsip,
terutama dalam konteks bisnis yang fokus pada perencanaan dan
pengorganisasian.
1. Sistem kronologis memudahkan untuk mencari dokumen berdasarkan
rentang tanggal tertentu, dan dapat dengan cepat menemukan dokumen dari
pelaksanaan acara klien yang diadakan pada periode tertentu.
2. Sistem abjad, memungkinkan dokumen-dokumen yang terkait dengan
topik atau subjek tertentu dikelompokkan bersama berdasarkan alfabet.
Pengelompokan ini mempermudah dalam mencari dokumen berdasarkan
nama klien, vendor, atau topik tertentu.

28
Peralatan yang digunakan dalam pelaksanaan manajemen kearsipan manual
Ethereal Harmony:
1) Filling Cabinet

2) Guide

2022 Ma

3) Perforator

4) Hanging Folder

29
5) Kartu Indeks

Ma

Nama : Ayunda, Maudy

Nomor Surat : 94/V/2022
Tanggal Surat : 22 Mei 2022
Kode Surat : Ma

6) Ordner

7) Alat Sortir

Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan arsip Ethereal Harmony adalah

sebagai berikut:
1. Memeriksa Surat: Memeriksa surat-surat yang masuk atau keluar. Dan
memastikan surat-surat bersih dari cacat dan dalam keadaan baik sebelum
diindeks dan dikodekan.
2. Sortir dan Kategorisasi: Menyortir surat-surat berdasarkan jenis atau
kategori tertentu, seperti surat masuk, surat keluar, surat internal, atau surat
dari vendor tertentu. Pengelompokan membantu dalam mengidentifikasi
kelompok surat yang sama untuk pengindeksan lebih lanjut.

30
 3. Pengindeksan: Berikan nomor indeks atau kode pada setiap surat
berdasarkan urutan masuk atau tanggal surat tersebut. Pengindeksan ini
berupa huruf yang berfungsi sebagai identifikasi unik untuk setiap surat.
4. Pengkodean: Berikan kode atau tanda khusus pada setiap surat berdasarkan
kategori atau jenis surat tersebut. Pengkodean berupa huruf yang
menunjukkan kategori atau departemen yang berkaitan dengan surat
tersebut.
5. Labeling: Beri label pada setiap folder atau map sesuai dengan sistem abjad
dan kronologis.
6. Menempatkan surat/berkas: Simpan surat-surat/berkas dalam lemari arsip
atau perangkat penyimpanan yang telah disiapkan. Pastikan surat-surat
tersimpan dengan rapi dan mudah diakses jika diperlukan.

5.3.2 Arsip Elektronik

Selain arsip manual, Wedding Organizer Ethereal Harmony juga memiliki
sistem kearsipan berbasis elektronik. Dalam sistem ini dengan menggunakan
perangkat lunak manajemen dokumen digital yang terintegrasi dengan baik.
Semua dokumen dan informasi yang terkait dengan setiap acara akan
terorganisir dengan baik dalam format digital. Dengan menggunakan sistem
kearsipan berbasis elektronik, dapat dengan mudah mencari, mengelola, dan
berbagi informasi penting dalam waktu singkat.

Dengan menggunakan arsip elektronik, perusahaan dapat mengurangi

ketergantungan pada arsip fisik dan menghemat ruang penyimpanan. Ini berarti
lebih sedikit lemari arsip atau rak arsip fisik yang diperlukan, sehingga ruang
kantor bisa digunakan lebih efisien.

31
 Peralatan yang digunakan dalam pelaksanaan manajemen kearsipan elektronik
Ethereal Harmony:
1. Komputer: perangkat utama yang digunakan untuk mengelola dan
mengakses dokumen dalam sistem arsip elektronik. Komputer bisa berupa
laptop, desktop, atau perangkat komputasi lainnya.
2. Perangkat Penyimpanan: Hard drive eksternal, server berbasis cloud, atau
perangkat penyimpanan lainnya.
3. Scanner: Digunakan untuk mengubah dokumen fisik menjadi format
digital. Dokumen yang telah discan akan disimpan dalam sistem arsip
elektronik dalam bentuk file elektronik.
4. Perangkat Keamanan: Seperti firewall, antivirus, dan sistem otorisasi,
diperlukan untuk melindungi dokumen dalam sistem arsip elektronik dari
akses tidak sah atau ancaman keamanan lainnya.

5.4 Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip melibatkan identifikasi, seleksi, dan pemindahan arsip yang
sudah tidak lagi dibutuhkan secara rutin ke dalam penyimpanan jangka panjang
atau penghapusan sesuai dengan kebijakan retensi yang telah ditentukan. Tujuan
dari penyusutan arsip adalah untuk memastikan bahwa hanya arsip yang masih
relevan dan penting yang disimpan, sementara arsip yang sudah tidak diperlukan
akan dibuang atau diarsipkan secara permanen.

Prosedur penyusutan arsip yang diterapkan adalah sebagai berikut:

1. Identifikasi Kriteria Penyusutan: Tentukan kriteria yang digunakan untuk
menyusutkan arsip. Misalnya, dokumen yang sudah berumur tertentu, dokumen
yang sudah tidak lagi digunakan atau yang sudah memiliki salinan digital.

32
2. Pengklasifikasian Arsip: Kelompokkan dokumen-dokumen berdasarkan
kategori atau jenisnya. Misalnya, kelompokkan dokumen pernikahan, kontrak
vendor, atau laporan keuangan.
3. Penentuan Batas Retensi: Tetapkan batas waktu atau periode retensi untuk
setiap kategori dokumen berdasarkan aturan hukum, kebijakan perusahaan,
atau kebutuhan bisnis. Dokumen yang melewati batas retensi akan disusutkan.
4. Pemilihan Dokumen untuk Disusutkan: Peninjauan dan evaluasi dokumen-
dokumen dalam setiap kategori berdasarkan kriteria penyusutan yang telah
ditetapkan. Identifikasi dokumen-dokumen inaktif atau relevan.
5. Pengarsipan atau Penghapusan: Dokumen yang sudah tidak diperlukan dapat
dipindahkan ke penyimpanan jangka panjang, diarsipkan secara permanen,
atau dihapus sesuai dengan kebijakan retensi yang telah ditentukan.

33
 BAB VI
KONTROL PRODUKTIVITAS

6.1 Pengukuran Kerja

Pengukuran kerja merupakan proses mengumpulkan dan menganalisis data terkait
kinerja dan produktivitas dalam penyelenggaraan suatu acara. Tujuan utamanya
adalah untuk memantau sejauh mana Ethereal Harmony mencapai target,
mengidentifikasi potensi perbaikan, dan meningkatkan efisiensi operasional.

Pengukuran kerja bertujuan untuk memberikan gambaran yang jelas tentang sejauh
mana perusahaan wedding berhasil mencapai visi dan misi perusahaan, dengan
meningkatkan kualitas layanan, dan memastikan kepuasan klien. Dengan data
pengukuran kerja, wedding organizer dapat mengidentifikasi potensi perbaikan dan
pengembangan dalam proses kerja, manajemen acara, dan pelayanan. Hal ini
membantu organisasi untuk terus meningkatkan kinerja dan dapat mengidentifikasi
area yang perlu ditingkatkan dan memastikan bahwa kebutuhan dan harapan klien
terpenuhi.

6.2 Teknik Pengukuran Kerja

Teknik pengukuran kerja adalah metode atau pendekatan yang digunakan untuk
mengumpulkan data dan informasi mengenai kinerja organisasi dalam mencapai
tujuan tertentu. Teknik ini memainkan peran penting dalam mengidentifikasi
kekuatan dan kelemahan, mengukur efisiensi, dan memastikan pencapaian target
yang telah ditetapkan.

Berikut teknik pengukuran kerja Ethereal Harmony, berdasarkan prinsip-prinsip

manajemen acara dan organisasi:

34
1. Kuesioner Kepuasan Klien; Menggunakan kuesioner atau survei untuk
mengumpulkan umpan balik dari klien tentang pengalaman mereka dengan
layanan wedding organizer yang diberikan. Pertanyaan dalam kuesioner dapat
mencakup aspek-aspek seperti kepuasan terhadap rencana acara, komunikasi
dengan tim, kualitas pelayanan, dan kepuasan akhir terhadap hasil acara.
2. Pengukuran Keberhasilan Acara; Menilai keberhasilan acara berdasarkan
kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya, seperti sejauh mana acara berjalan
sesuai rencana, mencapai tujuan yang ditetapkan, dan mengukur tingkat
partisipasi atau kehadiran tamu.
3. Efisiensi Penggunaan Sumber Daya; Mengukur efisiensi penggunaan sumber
daya, seperti waktu, tenaga kerja, dan anggaran, dalam menyelenggarakan
acara. Pemantauan efisiensi ini membantu dalam mengidentifikasi potensi
pemborosan dan peningkatan produktivitas.
4. Pengukuran Kepatuhan Terhadap Jadwal; Mengukur tingkat ketepatan waktu
dalam menyelesaikan tugas-tugas terencana dalam persiapan dan pelaksanaan
acara. Tingkat ketepatan waktu adalah faktor kritis untuk memberikan
pengalaman sukses bagi klien.
5. Analisis Umpan Balik Vendor; Melakukan analisis umpan balik dari vendor
atau pemasok yang bekerja sama dalam acara untuk menilai kualitas kerjasama
dan layanan yang diberikan.
6. Monitoring dan Evaluasi Tim; Evaluasi kinerja tim dalam mengelola acara dan
memberikan layanan. Melalui observasi langsung dan umpan balik dari klien,
perusahaan dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan tim serta
memberikan pelatihan dan pengembangan yang sesuai.

Teknik pengukuran kerja tersebut dapat membantu wedding organizer dalam

mengoptimalkan operasional dan mencapai tujuan bisnis yang telah ditetapkan.

35
6.3 Indikator Kinerja Karyawan Ethereal Harmony
Indikator kinerja karyawan dalam meningkatkan nilai usaha Ethereal Harmony
yaitu:
1. Kualitas, kualitas kerja diukur dari persepsi karyawan terhadap kualitas
pekerjaan yang dihasilkan serta kesempurnaan tugas terhadap keterampilan
dan kemampuan karyawan.
2. Kuantitas, merupakan jumlah yang dihasilkan dinyatakan dalam istilah seperti
jumlah unit, jumlah siklus aktivitas yang diselesaikan.
3. Ketepatan waktu, merupakan tingkat aktivitas diselesaikan pada awal waktu
yang dinyatakan, dilihat dari sudut koordinasi dengan hasil output serta
memaksimalkan waktu yang tersedia untuk aktivitas lain.
4. Efektivitas, merupakan tingkat penggunaan sumber daya organisasi (tenaga,
uang, teknologi, bahan baku) dimaksimalkan dengan maksud menaikkan hasil
dari setiap unit dalam penggunaan sumber daya.
5. Kemandirian, merupakan tingkat seorang karyawan yang nantinya akan dapat
menjalankan fungsi kerjanya
6. Komitmen kerja, merupakan suatu tingkat dimana karyawan mempunyai
komitmen kerja dengan instansi dan tanggung jawab karyawan terhadap tugas
dan pekerjaannya.

6.4 Standarisasi dan Penyusunan Karyawan Ethereal Harmony

Dalam suatu kegiatan harus memiliki sebuah acuan. Akibat jika tidak memiliki
acuan dalam pelaksanaan pekerjaan akan membuat organisasi tidak berfungsi
dengan baik, misalnya pihak manajemen jadi tidak mempunyai pedoman dalam
pengambilan keputusan, sehingga jika terjadi suatu kesalahan atau kekeliuran
tidak bisa dianalisis karena tidak memiliki alur pedoman yang jelas.

36
Menurut Atmoko (2011:2) standar kerja adalah pedoman atau acuan untuk
melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja
instansi/perusahaan berdasarkan indikator-indikator teknis, administrative dan
procedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja pada unit kerja
yang bersangkutan. Tujuan standar kerja adalah menciptakan komitmen mengenai
apa yang dikerjakan oleh satuan unit kerja instansi/perusahaan.

Sebelum melakukan penetapan standar kerja langkah awal yang harus dilakukan
yaitu melakukan penyusunan yang sistematis terhadap standar kinerja oleh
pemimpin dan personel perusahaan. Berikut bagan proses penyusunan standar
kinerja yang dapat dilakukan oleh pemimpin dan karyawan di dalam organisasi.

Hasil analisis pekerjaan Job Description

Analisis Pekerjaan Untuk Menyusun Untuk Menyusun

dimensi & indikator dimensi & indikator
pekerjaan pekerjaan

Alat, biaya, dan resiko untuk Hasil digunakan untuk Menyusun standar
melaksanakan pekerjaan kinerja dan indicator pekerjaan.

Gambar Proses Penyusunan Standar Kerja

(Wirawan, Evaluasi Kinerja SDM, (Salemba Empat Jakarta), h.72)

Penyusunan standar kinerja dimulai dengan analisis pekerjaan yang merupakan

rumusan indikator– indikator kerja karyawan dan menghasilkan job description.
Faktor lain yang perlu dipertimbangkan adalah alat, biaya, dan resiko dalam
melaksanakan dimensi pekerjaan. Tujuannya agar standar kerja yang disusun

37
 bukan untuk menguntungkan satu pihak, tetapi semua elemen pelaksana merasakan
dimudahkan pekerjaannya dengan penyusunan standar kerja.

6.5 Tujuan Dibentuknya Standar Kinerja

Secara umum tujuannya adalah untuk menciptakan budaya para individu

(karyawan) dan kelompok (unit-unit kerja) untuk memikul tanggung jawab bagi
usaha peningkatan proses kerja dan kemampuan yang berkesinambungan. secara
khusus tujuannya adalah sebagai berikut:
1. Memperoleh peningkatan kinerja yang berkelanjutan
2. Mendorong perubahan yang lebih berorientasi kinerja
3. Meningkatkan motivasi dan komitmen karyawan
4. Mendorong karyawan untuk mengembangkan kemampuan, meningkatkan
kepuasan kerja, dan memanfaatkan potensi pribadi bagi perusahaan.
5. Membangun hubungan yang terbuka dan konstruksif antara karyawan dan
manajer dalam proses dialog yang berkesinambungan berkenaan dengan
pekerjaan yang dilakukan dalam organisasi.
6. Membangun kesepakatan sasaran dalam bentuk target dan standar kinerja
untuk meningkatkan pencapaian sasaran.
7. Memfokuskan perhatian kepada kompetensi yang diperlukan sehingga dapat
meningkatkan kinerja.
8. Menghargai dan mempertahankan karyawan yang berprestasi dan berkualitas.

38
 BAB VII
LAPORAN MANAJERIAL

7.1 Laporan Manajerial

Laporan Manajerial adalah adalah sejenis laporan yang bertalian dengan suatu
urusan tertentu dalam lingkungan suatu organisasi formal yang dibuat untuk
keperluan pimpinan organisasi itu membuat keputusan dan selanjutnya melakukan
tindakan.

Tujuan umum setiap laporan manajerial adalah menyampaikan informasi dalam

lingkungan suatu organisasi. Penyampaian informasi itu merupakan suatu prosedur
tetap dalam organisasi atau berdasarkan sesuatu penugasan dari pimpinan
organisasi. Laporan manajerial merupakan suatu dokumen yang menyajikan
keterangan mengenai suatu hal tertentu kepada pimpinan organisasi.

Secara terperinci laporan manajerial pada pokoknya mempunyai berbagai peranan

yang berikut:
a. Bagi organisasi sebagai suatu kebulatan, laporan manajerial dapat memberikan
gambaran menyeluruh mengenai perkembangan organisasi serta kelebihan dan
kekurangannya.
b. Bagi pelaksanaan sesuatu tugas dalam organisasi, laporan manajerial dapat
menunjukkan sesuatu segi yang perlu disempurnakan untuk kelancaran tugas
organisasi itu.
c. Bagi manajer organisasi sebagai pimpinan, laporan manajerial dapat
menyediakan berbagai data untuk pembuatan keputusan pimpinan yang tepat
serta tindakan lanjutan yang jitu.

39
d. Bagi petugas organisasi sebagai pelaksana, laporan manajerial dapat menjadi
'sarana' untuk menyampaiķan kesimpulan penting atau gagasan baru kepada
atasannya.

Ciri-ciri khusus yang perlu terdapat pada laporan demikian Itu untuk
membedakannya dengan naskah tertulis lainnya ialah:

a. Mengandung semua fakta yang berkaitan.

b. Menyampaikan kesimpulan atau rekomendasi tertentu yang dibuat
berdasarkan fakta-fakta yang diungkapkan.
c. Mempunyai suatu bentuk yang tersendiri.
d. Mengandung suatu gaya tulis yang serasi dengan pengungkapan fakta.
e. Menampilkan suatu tata wajah yang mencerminkan pembuatan laporan
dengan penuh kesungguhan.

Suatu laporan manajerial yang baik hendaknya memenuhi syarat-syarat mengenai

mutu yang berikut

a. Kecermatan (Accuracy); Sebuah laporan manajerial harus memuat data yang

cermat.
b. Ketepatan waktu (Timeliness); Sebuah laporan manajerial harus
mengindahkan faktor waktu yang meliputi penyampaian laporan pada saat
yang tepat, kesempatan pemanfaatannya pada waktu yang dibutuhkan, sedang
datanya berlaku dalam rangka keadaan sekarang yang sedang berjalan.
c. Kemadaian (Adequacy); Sebuah laporan manajerial harus berisi informasi
yang memadai dalam volumenya dan lengkap mengenai berbagai segi
cakupannya.
d. Kesederhanaan (Simplicity); Sebuah laporan manajerial harus dapat
menyederhanakan persoalan dengan bahasa yang mudah dimengerti.
e. Kejelasan (Clarity); laporan manajerial harus ditulis dengan bahasa tulis yang
jelas, penyajian yang tepat, juga perlu ringkas.

40
7.2 Jenis Laporan Manajerial Ethereal Harmony
Laporan manajerial dalam konteks perusahaan wedding organizer adalah dokumen
yang disusun oleh manajemen atau tim manajemen perusahaan untuk memberikan
informasi penting yang terkait dengan operasional dan kinerja bisnis wedding
organizer. Laporan ini membantu manajemen dalam memantau dan mengelola
berbagai aspek dalam penyelenggaraan pernikahan klien.

Berikut adalah beberapa jenis laporan manajerial Ethereal Harmony:

1. Laporan Rencana Pernikahan: Laporan yang memuat informasi terkait dengan
rencana dan detail pernikahan yang akan diselenggarakan, termasuk tanggal,
lokasi, tema, dan anggaran. Contoh: Laporan rencana pernikahan yang
mencakup preferensi pasangan, konsep dekorasi, dan daftar vendor yang akan
digunakan.
2. Laporan Anggaran Pernikahan: Laporan yang menggambarkan rencana
anggaran pernikahan, mencakup estimasi biaya untuk berbagai aspek seperti
dekorasi, catering, hiburan, dan transportasi. Contoh: Laporan anggaran
pernikahan yang menyajikan estimasi biaya untuk masing-masing elemen
pernikahan dan total anggaran keseluruhan.
3. Laporan Penjadwalan: Laporan yang menyajikan jadwal kegiatan yang harus
dilakukan sepanjang persiapan pernikahan, termasuk pertemuan dengan klien,
kunjungan ke lokasi pernikahan, dan pembayaran ke vendor. Contoh: Laporan
penjadwalan pernikahan yang mencakup tanggal dan waktu setiap pertemuan,
tenggat waktu pembayaran, dan jadwal kunjungan ke lokasi pernikahan.
4. Laporan Vendor: Laporan yang memuat informasi tentang vendor yang bekerja
sama dengan Ethereal Harmony Wedding Organizer, termasuk detail kontak,
harga, dan ulasan tentang pelayanan mereka. Contoh: Laporan vendor yang
mencakup daftar vendor potensial, penilaian kualitas layanan, dan harga yang
ditawarkan oleh masing-masing vendor.

41
5. Laporan Rencana Promosi: Laporan yang menggambarkan strategi pemasaran
dan promosi yang akan dilakukan oleh Ethereal Harmony Wedding Organizer,
untuk meningkatkan visibilitas dan menarik klien baru. Contoh: Laporan
rencana promosi yang mencakup strategi digital marketing, kehadiran di
pameran pernikahan, dan kerjasama dengan mitra promosi.
6. Laporan Kepuasan Pelanggan: Laporan yang menyajikan umpan balik dan
penilaian dari klien terkait dengan layanan Ethereal Harmony Wedding
Organizer. Contoh: Laporan kepuasan pelanggan yang berisi testimonial dari
pasangan yang telah menggunakan jasa perusahaan, serta analisis kepuasan
pelanggan berdasarkan survei yang dilakukan.
7. Laporan Keuangan: Laporan yang menggambarkan kondisi keuangan Ethereal
Harmony Wedding Organizer, termasuk pendapatan, biaya operasional, dan
laba bersih. Contoh: Laporan keuangan bulanan yang menyajikan rincian
pemasukan dan pengeluaran, serta analisis keuangan yang meliputi margin
keuntungan dan proyeksi pendapatan.

42
 BAB VIII
LAYOUT KANTOR

Gedung Kantor Ethereal Harmony

43
Receptionist

44
Office Room 1

Consultation Area

45
Meeting Room

CEO Room

46
Pantry

Musholla

47
Toilet

48
 BAB IX
LINGKUNGAN KANTOR

9.1 Lingkungan Kantor Yang Sehat

Sebuah lingkungan kerja yang sehat merupakan salah satu faktor kunci dalam
meningkatkan kesejahteraan dan produktivitas karyawan. Kantor yang dirancang
dengan mempertimbangkan elemen-elemen ini dapat memberikan manfaat yang
signifikan bagi kesehatan, kenyamanan, dan kepuasan kerja karyawan. Sebuah
lingkungan kerja yang sehat melibatkan banyak faktor, seperti pencahayaan yang
baik, ventilasi yang cukup, ergonomi yang tepat, kebersihan yang terjaga, dan
keamanan fisik yang memastikan bahwa semua orang berada di tempat kerja
mereka.

Ethereal Harmony menyadari betapa pentingnya memperhatikan elemen

lingkungan yang berkontribusi terhadap kesejahteraan dan kesehatan karyawan
saat menciptakan lingkungan kerja yang produktif dan sehat. Salah satu alat yang
dapat digunakan untuk meningkatkan kenyamanan dan kesehatan di tempat kerja
adalah bagan lingkungan kantor yang sehat. Bab ini akan membahas berbagai
elemen yang harus dipertimbangkan saat membuat bagan lingkungan kantor yang
sehat untuk Ethereal Harmony. Kami juga akan membahas bagaimana
mempertimbangkan elemen-elemen ini dapat membantu meningkatkan
produktivitas dan kualitas hidup karyawan Ethereal Harmony.
9.1.1 Jenis-Jenis Lingkungan Kantor Yang Sehat di Ethereal Harmony
1. Desain Ergonomis
Mengarah pada perancangan dan pengaturan ruang kerja dan peralatan
dengan mempertimbangkan kenyamanan, efisiensi, dan keselamatan
kerja. Tujuannya adalah untuk mengurangi stres dan kelelahan fisik
yang disebabkan oleh posisi kerja yang tidak nyaman. Menurut

49
International Ergonomics Association (IEA, 2010), mendefinisikan
ergonomic merupakan studi anatomis, fisiologi dan psikologi dari aspek
manusia dalam bekerja di lingkungannya. Konteks ini, memiliki kaitan
dengan efisiensi, kesehatan, keselamatan, dan kenyamanan dari orang-
orang di tempat kerja.
a. Smart Office
Ethereal Harmony sudah mengaplikasikan penggunaan Kantor
pintar atau smart office gagasan yang menggabungkan teknologi
canggih dan sistem cerdas untuk meningkatkan efisiensi,
produktivitas, dan kenyamanan di tempat kerja. Tujuan dari kantor
pintar adalah untuk membuat tempat kerja menjadi lebih efisien,
inovatif, dan berkelanjutan yaitu peralatan dan perangkat terhubung
seperti peralatan kantor, termasuk AC, suhu, kunci pintu, dan
lampu, dapat dihubungkan ke jaringan dan dikendalikan secara
sentral. Misalnya, suhu dan pencahayaan dapat diatur secara
otomatis sesuai dengan preferensi pengguna atau kondisi
lingkungan. Selain itu, pengguna dapat mengontrol perangkat
melalui aplikasi yang ada di smartphone atau perangkat lainnya.
b. Smart wired telecommunication system
Ethereal Harmony menggunakan teknologi ini untuk
memungkinkan transfer data, suara, video, dan informasi lainnya di
dalam perkantoran. Dengan menggunakan standar seperti Ethernet
sistem ini memungkinkan perangkat-perangkat di dalam
perkantoran terhubung dengan cepat dan aman.
c. Small Zone Areas
Ethereal Harmony mempunyai Small Zone Areas untuk pegawai
untuk beristirahat sejenak dari aktivitas kerja. Ruang ini dapat
dilengkapi dengan kursi yang nyaman, sofa, atau bahkan fasilitas
seperti permainan atau televisi. dengan otomatisasi sensor gerak

50
 dan otomatisasi pendingin untuk menangkap pergerakan dari
pegawai yang masuk kedalam area ini. Fungsi utamanya adalah
memberikan tempat bagi pegawai untuk bersantai, mengembalikan
energi, dan mengurangi stres di tengah kesibukan kerja.
d. Green Office Management
Perusahaan kami juga menerapkan Green Office Management
dengan adanya hal ini pegawai kami dapat membantu mengurangi
jejak karbon dari perkantoran. Misalnya mendorong penggunaan
energi yang lebih efisien dengan menerapkan kebijakan yang
mengurangi penggunaan energi, menggunakan kertas yang lebih
hemat, dan mengurangi limbah. Orang-orang di kantor dapat
membantu mengurangi konsumsi listrik dengan mematikan
perangkat elektronik yang tidak digunakan, menggunakan peralatan
yang hemat listrik mereka juga dapat membantu mengurangi
penggunaan bahan-bahan sekali pakai dengan memisahkan dan
mendaur ulang limbah sesuai dengan kebijakan yang berlaku.
Melibatkan karyawan dalam praktik pengelolaan limbah yang
bertanggung jawab adalah tujuan utamanya.

9.2 Sistem Ventilasi Yang Baik

Ethereal Harmony memiliki sistem ventilasi yang baik untuk menjamin sirkulasi
udara yang sehat. Udara segar dapat meningkatkan kualitas udara dalam ruangan
dan mengurangi risiko terpapar polusi dan kuman.
Ada bermacam-macam sistem ventilasi yang digunakan di Ethereal Harmony
a. Ventilasi alami adalah pilihan yang baik untuk mengintegrasikan udara segar
ke dalam ruangan kantor. Ini melibatkan penggunaan jendela yang dapat
dibuka atau ventilasi alami lainnya untuk memungkinkan aliran udara segar
masuk ke ruangan dan mengeluarkan udara kotor.

51
 b. Sistem Ventilasi Mekanik untuk mengatur sirkulasi udara di dalam ruangan,
sistem ventilasi mekanik menggunakan perangkat mekanis, seperti kipas atau
unit pendingin. Sistem ini dapat memastikan pasokan udara segar yang
konsisten dan pengeluaran udara kotor secara efisien
c. Filtrasi udara yang efisien untuk mendapatkan kualitas udara terbaik, filter
udara harus dipilih dan diperiksa secara teratur. Penggunaan filter udara yang
baik dalam sistem ventilasi menghilangkan partikel debu, alergen, dan polutan
lainnya dari udara dalam ruangan.

9.3 Sistem Pencahayaan

Sistem pencahayaan yang tepat dapat sangat membantu menciptakan tempat kerja
yang menyenangkan. Sistem pencahayaan yang efektif harus mempertimbangkan
kualitas dan kuantitas cahaya yang sesuai dengan tugas, ruangan, dan pegawai.
Pencahayaan terbaik adalah cahaya matahari, yang membuat kesan kantor lebih
alami. Untuk melakukan pekerjaan dengan baik, pencahayaan yang baik
memungkinkan orang untuk bekerja dengan lebih efisien dan menghemat energi.
Oleh karena itu, Ethereal Harmony mempertimbangkan jumlah cahaya yang
diperlukan untuk permukaan meja. Orang membutuhkan 300-500 lux cahaya
untuk membaca, dan 400 lux untuk kantor dan 150 lux untuk ruang

9.3.1 Sistem Pencahaayaan Umum

Ethereal Harmony mengaplikasikan lampu langit-langit dengan lampu LED
dan mendistribusikan cahaya secara merata dan menghindari bayangan yang
mengganggu. Lampu ini juga mencahayai seluruh area kantor. Pencahayaan
utama yang memberikan cahaya yang merata di seluruh ruangan. Lampu
gantung atau lampu langit-langit biasanya digunakan di tengah ruangan.
Pencahayaan umum harus cukup terang untuk memberikan visibilitas yang
jelas tanpa mengganggu. Kami menggunakan sensor gerak di area kantor
yang tidak sering digunakan untuk meningkatkan efisiensi energi. Sensor

52
 gerak ini secara otomatis menghidupkan atau mematikan lampu ketika ada
atau tidak ada kehadiran di area tersebut.

9.3.2 Sistem Pencahayaan Alami

Kami memaksimalkan pemanfaatan cahaya alami dengan meletakkan meja
kerja dekat jendela dan memastikan tirai atau gorden terbuka untuk
membiarkan sinar matahari masuk ke ruangan. Ini membantu meningkatkan
mood dan kesejahteraan karyawan. Saat kami merancang kantor kami, kami
mempertimbangkan tata letak ruangan untuk memanfaatkan cahaya alami
sebanyak mungkin. Meja kerja yang terletak dekat dengan jendela atau area
yang memiliki akses langsung ke cahaya matahari memungkinkan cahaya
alami masuk ke area kantor sebanyak mungkin. Kami menggunakan furnitur
yang terbuka atau transparan untuk memaksimalkan aliran cahaya dan
memastikan bahwa partisi dan furnitur di kantor kami tidak menghambat
cahaya alami ke area kerja.

9.3.3 Sistem Pencahayaan Lampu Fluorescent

Di Ethereal Harmony kami memilih lampu ini karena umumnya dipilih
karena efisiensinya yang tinggi dan memberikan pencahayaan yang cukup
terang di area kantor. Namun, kami juga menggabungkannya dengan
pencahayaan alami melalui jendela besar yang memungkinkan cahaya
matahari masuk ke dalam ruangan. Kombinasi ini membantu menciptakan
lingkungan kerja yang terang dan nyaman bagi karyawan kami. Selain itu,
kami juga memastikan bahwa sistem pencahayaan kami sesuai dengan
standar keamanan dan kenyamanan yang berlaku untuk mencegah kelelahan
mata dan memastikan kesejahteraan karyawan.

53
 9.3.4 Sistem Pencahayaaan Incasdent
Kami menggunakan pencahayaan incandescent sebagai salah satu pilihan
pencahayaan di dalam ruangan. Lampu incandescent sering dipilih karena
memberikan cahaya yang hangat dan lembut. Namun, kami juga
memperhatikan efisiensi energi dan lingkungan, sehingga kami
mengkombinasikan pencahayaan incandescent dengan lampu LED yang
lebih efisien dan tahan lama. Dengan menggunakan kombinasi ini, kami
dapat menciptakan lingkungan kerja yang nyaman dan hemat energi.

9.3.5 Sistem Pencahayaan Ambient Lightning

Di kantor kami, kami menggunakan pencahayaan ambient lighting sebagai
bagian dari sistem pencahayaan kami. Pencahayaan ambient lighting
biasanya mengacu pada pencahayaan umum yang menciptakan suasana
yang terang dan merata di seluruh ruangan. Ini dapat dicapai dengan
menggunakan lampu langit-langit atau lampu yang dipasang di sekitar
ruangan untuk memberikan cahaya yang merata dan tidak terlalu terang.
Pencahayaan ambient lighting membantu menciptakan lingkungan kerja
yang nyaman, mengurangi kelelahan mata, dan memberikan suasana yang
hangat dan menyenangkan bagi karyawan. Ini juga dapat membantu
menciptakan suasana yang lebih produktif dan menyegarkan.

9.4 Sistem Temperatur Ruangan

Di kantor kami, kami sangat memperhatikan sistem suhu yang nyaman untuk
menciptakan lingkungan kerja yang optimal bagi karyawan kami, secara harfiah
Temperatur tubuh setiap orang berbeda. Yaitu tubuh tidak dapat menyesuaikan diri
dengan perubahan suhu lebih dari 20% dalam kondisi panas dan 35% dalam
kondisi dingin. Hal ini juga berlaku untuk karyawan yang dapat menyesuaikan diri
dengan suhu di kantor. Sirkulasi Udara yang terlalu panas atau dingin bahkan

54
pengap akan mengganggu peredaran darah, yang akhirnya mengganggu
konsentrasi dan kerja otak manusia. Bila kekurangan udara dapat memicu orang
menjadi stress. Suhu udara yang cukup untuk bekerja berkisar antara 20C – 25 C
(Chaniago, 2013).

1. Zonasi Area Kerja. Kami mengatur suhu di area kerja utama sesuai dengan
kebutuhan karyawan sehingga mereka dapat fokus pada pekerjaan mereka
tanpa merasa terlalu panas atau terlalu dingin. Suhu yang nyaman biasanya
berkisar antara 20 dan 24 derajat Celcius.
2. Zona Ruang Rapat. Ruang rapat seringkali memiliki kebutuhan suhu yang
berbeda dari area kerja. Untuk mendorong kegiatan kolaborasi dan pertemuan
yang produktif, kami mengatur suhu yang sedikit lebih rendah di ruang rapat,
sekitar 18°C hingga 22°C. Suhu yang lebih rendah ini membantu menjaga
kenyamanan ketika ruangan penuh dengan orang dan meningkatkan
kewaspadaan.
3. Zona Area Perangkat Elektronik. Di kantor kami, ada juga area yang
digunakan untuk peralatan elektronik seperti server. Karena peralatan ini
membutuhkan suhu yang lebih rendah untuk menjaga kinerjanya, kami
mempertahankan suhu di zona ini di sekitar 16°C hingga 20°C. Suhu yang
lebih rendah membantu mendinginkan peralatan dan menjaga agar suhu di
area tersebut tetap stabil.
4. Zona Area Istirahat. Kami juga memiliki area istirahat di kantor kami yang
dirancang untuk karyawan beristirahat dan bersantai. Di area ini, kami
cenderung menjaga suhu sedikit lebih nyaman dan lebih hangat, berkisar
antara 22°C hingga 26°C. Suhu yang lebih hangat membantu menciptakan
suasana yang nyaman dan santai bagi karyawan ketika mereka beristirahat
atau berinteraksi secara informal.

55
9.5 Sistem Keamanan Kantor Ethereal Harmony
Kantor kami menggunakan sistem keamanan untuk melindungi karyawan dan aset
perusahaan. Sistem keamanan yang efektif membantu menciptakan lingkungan
kerja yang aman dan nyaman bagi karyawan, mencegah potensi ancaman dan
kekerasan di tempat kerja. Dengan adanya sistem keamanan yang terpasang,
kantor kami dapat mencegah pencurian, kerusakan, atau akses yang tidak sah
terhadap aset perusahaan, seperti peralatan, inventaris, dan informasi rahasia.
Karena menurut (Putri, 2017) Untuk menjaga lingkungan kerja yang aman dan
memberikan ketenangan bagi karyawan, diperlukan adanya petugas keamanan
yang siap sedia di perusahaan. Tetapi menurut kami tidak cukup bila hanya ada
petugas keamanan. Ethereal Harmony juga perlu memerlukan tenaga dari
teknologi untuk memastikan keamanan di kantor kami. Kantor Ethereal Harmony
menggunakan :

1. CCTV (Closed-Circuit Television). Kamera CCTV kami terpasang di lokasi

strategis di seluruh kantor kami. Kamera ini merekam aktivitas di dalam dan
di luar kantor untuk membantu memantau dan mendokumentasikan kejadian.
2. Sistem Alarm. Kantor kami memiliki sistem alarm yang terpasang. Sistem ini
terdiri dari sensor gerak, sensor pintu dan jendela, dan detektor asap dan
panas. Jika terjadi situasi darurat seperti kebakaran, intrusi, atau bahaya
lainnya, sistem akan mengeluarkan peringatan suara atau notifikasi kepada
staf keamanan atau pihak berwenang.
3. Keamanan Akses. Kami menggunakan sistem keamanan akses yang meliputi
penggunaan kartu akses, sensor sidik jari, atau kode pengaman untuk
mengontrol akses ke area tertentu di kantor kami. Setiap karyawan diberikan
kartu akses atau metode identifikasi unik yang memberikan mereka akses ke
area yang relevan dengan tanggung jawab dan peran mereka.

56
4. Sistem Keamanan Elektronik. Kami juga menggunakan berbagai sistem
keamanan elektronik tambahan, seperti sistem deteksi kebocoran air, sistem
pemantauan suhu dan kelembaban, atau sistem deteksi serangan siber. Alat-
alat ini membantu memastikan keamanan secara keseluruhan dan melindungi
kami dari risiko yang mungkin timbul.
5. Penggunaan Pengaman Komputer. Penggunaan ini sangat penting di kantor
kami, kami membuat pengaman komputer maupun laptop dengan membuat
rantai pengaman yang terbuat dari besi tentunya agar sulit dipotong sehingga
keamanannya tidak perlu diragukan kembali, rantai ini memiliki panjang 1,5
meter untuk pergerakan mobilitas laptop dan komputer menjadi lebih luas
untuk mengatur posisi yang diinginkan si pekerja.

57
 BAB X
ANGGARAN BIAYA

Anggaran Biaya Office Room 1

No Jenis Biaya Qty Merek Harga Satuan Jumlah
1. Kursi 10 IKEA Rp 300.000 Rp 3.000.000
2. Meja Kerja Sharing 2 IKEA Rp 3.500.000 Rp 7.000.000
3. Komputer 5 LG Rp 7.400.000 Rp 37.000.000
4. Laptop 3 Asus Rp 5.000.000 Rp 15.000.000
5. ATK No brand Rp 300.000 Rp 300.000
6. Cabinet 1 IKEA Rp 3.500.000 Rp 3.500.000
7. Pot Bunga Sedang 2 IKEA Rp 200.000 Rp 400.000
8. Printer 1 HP Rp 2.600.000 Rp 2.600.000
TOTAL Rp 68.800.000

Anggaran Biaya Office Room 2

No Jenis Biaya Qty Merek Harga Satuan Jumlah
1. Kursi Kerja 6 IKEA Rp 300.000 Rp 6.000.000
2. Meja Kerja dengan 3 IKEA Rp 4.500.000
Rp 13.500.000
Cabinet
3. Komputer 5 LG Rp 7.400.000 Rp 37.000.000
4. ATK No brand Rp 300.000 Rp 300.000
5. Sofa 1 Informa Rp 3.500.000 Rp 3.500.000
6. Meja Kecil 1 Informa Rp 400.000 Rp 400.000
7. Kursi Tambahan 2 ACE Rp 400.000 Rp 800.000
8. Pot Bunga Sedang 3 IKEA Rp 200.000 Rp 600.000
9. Lukisan Dinding Kecil 3 IKEA Rp 170.000 Rp 510.000
TOTAL Rp 62.610.000

Anggaran Biaya Meeting Room

No Jenis Biaya Qty Merek Harga Satuan Jumlah
1. Kursi 6 IKEA Rp 300.000 Rp 2.400.000
2. Meja Besar 1 ACE Rp 7.500.000 Rp 7.500.000
3. Proyektor 1 Epson Rp 8.600.000 Rp 8.600.000
4. TV 1 Samsung Rp 3.000.000 Rp 3.000.000
5. Pot Bunga Kecil 5 ACE Rp 78.000 Rp 390.000
TOTAL Rp 21.890 .000

58
 Anggaran Biaya CEO Room
No Jenis Biaya Qty Merek Harga Satuan Jumlah
1. Meja 1 IKEA Rp 3.000.000 Rp 3.000.000
2. Kursi 3 IKEA Rp 500.000 Rp 1.500.000
3. Komputer 1 Apple Rp 25.500.000 Rp 25.500.000
4. Cabinet 2 Informa Rp 4.000.000 Rp 8.000.000
5. Lukisan Dinding 1 IKEA Rp 300.000 Rp 300.000
6. Pot Bunga Sedang 1 Informa Rp 200.000 Rp 200.000
TOTAL Rp 38.500 .000

Anggaran Biaya Resepsionis

No Jenis Biaya Qty Merek Harga Jumlah
1. Kursi 2 IKEA Rp 400.000 Rp 800.000
2. Meja Resepsionis 1 Custom Rp 4.000.000 Rp 4.000.000
3. Telepon 1 Panasonic Rp 200.000 Rp 200.000
4. Komputer 1 LG Rp 7.400.000 Rp 7.400.000
5. Pot Bunga Besar 1 Informa Rp 400.000 Rp 400.000
6. Pot Bunga Sedang 4 Informa Rp 200.000 Rp 100.000
7. Pot Bunga Kecil 2 Informa Rp 70.000 Rp 140.000
8. Meja Kecil 1 IKEA Rp 200.000 Rp 200.000
9. Lampu Meja 1 IKEA Rp 300.000 Rp 300.000
10. Cabinet 1 Informa Rp 4.000.000 Rp 4.000.000
11 Alat Tulis 1 Joyko Rp 100.000 Rp 100.000
TOTAL Rp 17.640.000

Anggaran Biaya Pantry

No Jenis Biaya Qty Merek Harga Jumlah
1. Kitchen set 1 Modena Rp 92.000.000 Rp 92.000.000
2. Meja 2 IKEA Rp 1.700.000 Rp 3.400.000
3. Kursi 24 IKEA Rp 300.000 Rp 7.200.000
4. Tableware set 3 Custom Rp 280.000 Rp 840.000
5. Tong Sampah 1 Custom Rp 100.000 Rp 100.000
6. Cabinet Dapur 1 Infroma Rp 2.800.000 Rp 2.800.000
7. Dispenser 1 Sanken Rp 1.400.000 Rp 1.400.000
TOTAL Rp 107.740.000

59
 Anggaran Biaya Toilet
No Jenis Biaya Qty Merek Harga Jumlah
1. Sabun 1 Dettol Rp 20.000 Rp 20.000
2. Pengharum Ruangan 1 Stella Rp 40.000 Rp 40.000
3. Pembersih Toilet 1 Custom Rp 50.000 Rp 50.000
4. Pengharum Toilet 1 Glade Rp 20.000 Rp 20.000
5. Pot Tanaman 1 ACE Rp 100.000 Rp 100.000
6. Antiseptic 1 Dettol Rp 30.000 Rp 30.000
7. Tisu 1 Passeo Rp 20.000 Rp 20.000
TOTAL Rp 280.000

Anggaran Biaya Musholla

No Jenis Biaya Qty Merek Harga Jumlah
1. Karpet Sajadah 1 Custom Rp 700.000 Rp 700.000
2. Al-Qur’an 3 Gramedia Rp 360.000 Rp 1.080.000
3. Dudukan Al-Qur’an 1 ACE Rp 100.000 Rp 100.000
4. Mukena Set 6 Zoya Rp 250.000 Rp 1.500.000
5. Rak Penyimpanan Mukena 1 ACE Rp 1.500.000 Rp 1.500.000
TOTAL Rp 4.880.000

Anggaran Biaya Kendaraan Kantor

No Jenis Biaya Qty Merek Harga Jumlah
1. Mobil Pick Up 1 Mitsubishi Rp 173.000.000 Rp 173.000.000
2. Mobil Kantor 2 Avanza Rp 185.000.000 Rp 370.000.000
3. Motor Kantor 3 Honda Rp 21.100.000 Rp 42.200.000
TOTAL Rp 585.200.000

60
 Anggaran Biaya Administrasi
No Jenis Biaya Harga Jumlah
1. Gaji Karyawan Rp 5.000.000/bulan Rp 5.000.000 x 10 orang =
Rp 50.000.000
2. Sewa Gedung Rp 7.000.000/bulan Rp 7.000.000
3. Biaya Transportasi Perjalanan Rp 250.000/meeting Rp 250.000 x 20 kali meeting =
luar kantor Rp 5.000.000
(asumsi menggunakan
transportasi online dan perkiraan
meeting diluar kantor dalam
sebulan)
4. Biaya Keamanan dan Rp 2.000.000/bulan Rp 2.000.000
Kebersihan
5. Biaya Percetakan Proyek Rp 5.000/brosur Rp 5.000 x 100 brosur = Rp
500.000
(perkiraan brosur dalam setahun)

6. Telepon, Internet, Listrik, Air Rp 2.700.000/bulan Rp 2.700.000

61
 Ethereal Harmony
Neraca
Per 31 Desember 2022

Nama Akun
Jumlah
Aktiva Lancar
Kas 180.000.000
Bank 680.000.000
Piutang Usaha 63.900.000
Perlengkapan 129.000.000
Total Aktiva Lancar 1.052.900.000
Aktiva Tetap
Kendaraan 585.200.000
Peralatan Kantor 21.000.000
Total Aktiva Tetap 606.200.000
Total Aktiva 1.659.100.000
Kewajiban Lancar
Utang Usaha 9.000.000
Utang Lain-Lain 3.000.000
Total Kewajiban Lancar 12.000.000
Ekuitas
Modal 289.000.000
Laba Tahun Berjalan 1.880.000.000
Total Ekuitas 1.892.000.000

62
 Ethereal Harmony
Laporan Laba Rugi
Per 31 Desember 2022
Pendapatan Jumlah
Pendapatan Usaha 200.000.000
Biaya Operasional
Gaji Karyawan 50.000.000
Biaya ALT dan Internet 2. 700.000
Biaya ATK 200.000
Biaya Transportasi Perjalanan 5.000.000
Biaya Pemeliharaan Kendaraan 2.000.000
Biaya Sewa Gedung 7.000.000
Biaya Keamanan dan Kebersihan 2.000.000
Biaya Percetakan Proyek 500.000
Total Biaya Operasional 69.400.000
Laba Operasional 130.600.000
Pendapatan (Beban) Diluar
Operasional
Pendapatan Bunga Bank 3.000.000
Beban Pajak Bunga Bank (670.000)
Beban Administrasi Bank (400.000)
Total Pendapatan (Beban) Diluar
Operasional 1.930.000
Laba Bersih 132.530.000

63
 BAB XI
LAMPIRAN

ETHEREAL HARMONY
Jl. Gatot Subroto Kav 99, Mampang, Jakarta Selatan
Telp: (021) 4241276 E-mail: etherealharmony@gmail.com
Website: www.etherealharmony.co.id

5 Juli 2023
Nomor: 16/EH-UR/VII/2023

Yth.
Seluruh Karyawan
Ethereal Harmony
Di tempat

Perihal: Undangan Rapat

Dengan hormat,

Mengingat akan diadakannya Pembukaan Kantor Cabang Baru Ethereal Harmony,

sehubungan dengan surat ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam rapat
ini yang akan dilaksanakan pada:
Hari, tanggal : Senin, 10 Juli 2023
Waktu : 09.30 – selesai
Tempat : Meeting Room, Main Office Ethereal Harmony

Demikian surat penawaran ini kami sampaikan, kami sangat mengharapkan

kehadiran Bapak/Ibu. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih

Hormat kami

Dimas Alfiansyah
CEO Ethereal Harmony

64
 DAFTAR HADIR RAPAT
ETHEREAL HARMONY

Hari, Tanggal : Senin 10, Juli 2023

Waktu : Pukul 09.30 – 12.00
Tempat : Main Office Ethereal Harmony, Meeting Room

No Nama Jabatan Tanda Tangan

1. Dimas Alfiansyah CEO
2. Alika Amelia Konsultasi
3. Owen Pramudya Pemasaran
4. Madhava Leroy Koordinasi Acara
5. Elena Putri Keuangan
6. Sarah Haura Perencanaan Desain
7. Davin Theodore Rahastya Leader Lapangan/Acara
8. Meitha Devianka Acara
9. Putri Syaltis Azkiya Acara
10. Maytha Lidya Putri Acara
11. Della Amanda Acara
12. Sharon Ruth Abigael Acara
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.

Catatan:

Jakarta, 10 Juli 2023

65
 NOTULENSI RAPAT
PEMBUKAAN KANTOR CABANG BARU ETHERAL HARMONY
DI BANDUNG

Hari, Tanggal : Senin 10, Juli 2023

Waktu : Pukul 09.30 – 12.00
Tempat : Main Office Ethreal Harmony, Meeting Room
Agenda Rapat : Pemantauan Persiapan Pembukaan Kantor Cabang Baru
Isi Rapat :

1. Pembukaan Rapat
Rapat dibuka dan dimulai oleh Dimas Alfiansyah selaku CEO Etheral Harmony,
CEO mengajak seluruh rekan-rekan untuk fokus pada tujuan dalam persiapan
pembukaan kantor cabang baru Etheral Harmony. CEO menjelaskan bahwa
pembukaan cabang baru adalah langkah strategis yang akan membawa Etheral
Harmony lebih dekat kepada kesuksesan jangka panjang. Oleh karena itu,
persiapan yang matang sangatlah penting. CEO berharap agar setiap bagian terkait
dapat mempresentasikan persiapan mereka dengan detail dan jelas. Dengan saling
berbagi informasi dan memastikan kesiapan masing-masing aspek, akan dapat
memastikan bahwa cabang baru akan berjalan lancar dan memberikan pengalaman
terbaik bagi pelanggan. CEO mengajak rekan-rekan untuk bersama-sama,
mencapai visi jangka panjang perusahaan dan menjadi mitra terpercaya dalam
mewujudkan pernikahan impian setiap pasangan.
2. Pemaparan Presentasi Oleh Alika Amelia dari Divisi Konsultasi
Alika selaku manajer tim konsultasi menjelaskan persiapan pembukaan kantor
cabang baru Etheral Harmony di Bandung, bagian konsultan telah melakukan
analisis pasar yang mendalam. Alika menjelaskan bahwa bahwa persaingan di pasar
ini cukup ketat, dengan adanya pemain yang sudah mapan. Oleh karena itu, Etheral
Harmony harus berinovasi dan menawarkan nilai tambah yang unik untuk
membedakan diri kami dari pesaing. Selain itu, tantangan lain yang dihadapi adalah
membangun hubungan yang kuat dengan vendor lokal. Etheral Harmony perlu
membangun jaringan mitra vendor yang dapat mendukung operasional cabang baru
dan memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan.

66
3. Pemaparan Presentasi Oleh Owen Pramudya dari Divisi Pemasaran
Owen Pramudya selaku manajer tim pemasaran berbagi tantangan yang di hadapi
dalam mempersiapkan pembukaan kantor cabang baru. Tim pemasaran
menjelaskan bahwa persaingan di industri pernikahan dan acara di Bandung
sangatlah ketat. Banyak pemain yang sudah mapan dan memiliki basis pelanggan
yang loyal. Oleh karena itu, Etheral Harmony perlu menemukan cara untuk
membedakan diri kami dengan menawarkan nilai tambah yang unik dan
pengalaman yang tak terlupakan kepada calon pelanggan kami. Selain itu,
pemasaran juga menghadapi tantangan dalam membangun kesadaran merek
Etheral Harmony di pasar yang relatif baru. Owen menjelaskan bahwa tim
pemasaran sedang fokus pada strategi pemasaran yang efektif, termasuk
penggunaan media sosial, kampanye iklan yang terarah, dan kolaborasi dengan
influencer lokal untuk meningkatkan eksposur merek.
4. Pemaparan Presentasi Oleh Owen Pramudya dari Divisi Koordinasi
Acara
Madhava Leroy selaku manajer tim koordinasi acara membagikan perkembangan
terkini dalam persiapan acara pembukaan. Tim koordinasi menghadapi tantangan
dalam mengorganisir acara pembukaan yang berkesan dan sesuai dengan citra dan
nilai-nilai Etheral Harmony. Divisi koordinasi perlu memastikan bahwa setiap
detail acara, mulai dari tema, dekorasi, hingga jadwal kegiatan, berjalan dengan
sempurna. Tim koordinasi menghadapi tantangan dalam mencari vendor lokal yang
dapat menyediakan layanan berkualitas sesuai dengan standar perusahaan kami.
Selain itu, perlu untuk memperhatikan aspek logistik dan koordinasi tim untuk
memastikan kelancaran acara tersebut. Meskipun tantangan ini ada, divisi
koordinasi acara berkomitmen untuk memberikan pengalaman yang tak terlupakan
bagi tamu yang hadir.
5. Pemaparan Presentasi Oleh Elena Putri dari Divisi Keuangan
Elena Putri selaku manajer divisi keuangan membagikan perkembangan terkini
dalam persiapan pembukaan kantor cabang baru. Ia menjelaskan tantangan dalam
mengalokasikan dana dengan efisien untuk investasi awal, biaya operasional, dan
pengembangan cabang baru. Tim keuangan perlu memastikan bahwa anggaran
yang telah ditetapkan dapat mencakup semua kebutuhan dan mengoptimalkan
penggunaan sumber daya yang ada. Selain itu, tim keuangan juga harus
memastikan bahwa Etheral Harmony memiliki sumber pembiayaan yang cukup,
baik melalui modal internal perusahaan maupun melalui pinjaman dari lembaga

67
keuangan yang dapat mendukung ekspansi. Tim keuangan memperhatikan risiko
dan tantangan yang terkait dengan pengelolaan keuangan dalam pembukaan kantor
cabang baru, termasuk perubahan regulasi dan fluktuasi pasar. Meskipun tantangan
ini ada, Tim keuangan berkomitmen untuk menjaga keseimbangan keuangan
perusahaan dan mencapai keberhasilan dalam pembukaan cabang baru kami di
Bandung.
6. Pemaparan Presentasi Oleh Sarah Haura dari Divisi Perencanaan Desain
Sarah Haura selaku manajer divisi perencanaan desain membagikan perkembangan
terkini dalam persiapan desain interior. Tim perencanaan menghadapi tantangan
dalam menciptakan konsep desain yang mencerminkan identitas dan nilai-nilai
Etheral Harmony, sambil mengikuti tren dan kebutuhan pasar di Bandung. Tim
perencanaan perlu memastikan bahwa desain interior kantor cabang baru
menciptakan atmosfer yang menyenangkan, elegan, dan sesuai dengan kebutuhan
operasional kami. Tim perencanaan juga perlu memperhatikan pemilihan warna,
tema, dan dekorasi yang akan menciptakan kesan yang tak terlupakan bagi klien
kami. Tantangan lain yang dihadapi adalah memastikan penggunaan teknologi dan
perangkat keras yang mendukung kegiatan perencanaan dan desain secara efisien.
7. Pemaparan Presentasi Oleh Davin Theodore Rahastya dari Divisi
Lapangan dan Acara
Davin Theodore Rahastya selaku manajer divisi lapangan dan acara membagikan
perkembangan terkini dalam persiapan pelaksanaan acara pembukaan. Tim
lapangan dan acara menghadapi tantangan dalam mengorganisir acara yang
memenuhi standar kualitas tinggi dan mencerminkan citra Etheral Harmony. Tim
lapangan dan acara perlu memastikan bahwa setiap detail acara, mulai dari
penjadwalan, pengaturan ruang, hingga koordinasi dengan vendor dan penyedia
layanan, berjalan dengan lancar dan sesuai dengan harapan. Tantangan lain yang
dihadapi adalah menyesuaikan acara pembukaan dengan tema dan konsep yang
telah ditetapkan, sambil tetap mempertimbangkan anggaran dan waktu yang
terbatas. Meskipun tantangan ini ada, tim lapangan dan acara berkomitmen untuk
memberikan pengalaman yang tak terlupakan bagi tamu yang hadir dalam acara
pembukaan cabang baru kami di Bandung.

68
8. Tindak Lanjut dan Tanggung Jawab sebagai Penutup Rapat:
1. Bagian Konsultan:
a. Melakukan riset lebih lanjut tentang pasar pernikahan di Bandung,
termasuk tren terkini, preferensi konsumen, dan pesaing terkait.
b. Menyusun strategi pemasaran yang lebih spesifik dan efektif, termasuk
segmentasi pasar yang lebih terperinci dan pengembangan kampanye
khusus untuk menarik pelanggan potensial.
c. Membangun hubungan yang erat dengan vendor lokal melalui
kolaborasi dan kerjasama yang saling menguntungkan.

2. Bagian Pemasaran:
a. Mengoptimalkan penggunaan media sosial dan platform online untuk
meningkatkan eksposur merek Etheral Harmony di wilayah Bandung.
b. Melakukan riset pasar yang lebih mendalam dan melakukan survei
kepuasan pelanggan untuk terus memperbaiki dan meningkatkan
layanan.
c. Mengembangkan program loyalitas pelanggan yang menarik untuk
mempertahankan pelanggan yang ada dan menarik pelanggan baru.

3. Bagian Keuangan:
a. Melakukan perencanaan keuangan yang lebih terperinci dan
pemantauan secara rutin untuk memastikan alokasi dana yang efisien
dan menghadapi fluktuasi keuangan yang mungkin terjadi.
b. Mencari sumber pembiayaan yang alternatif dan mempertimbangkan
investasi jangka panjang untuk memperkuat posisi keuangan
perusahaan.
c. Melakukan evaluasi terhadap perkiraan pendapatan dan biaya
operasional untuk memastikan keseimbangan anggaran yang sehat.

4. Bagian Perencanaan Desain:

a. Menyempurnakan desain interior kantor cabang baru dengan
memperhatikan detail dan kebutuhan operasional.
b. Berkoordinasi dengan vendor dan pihak terkait untuk memenuhi
kebutuhan perencanaan dan desain yang tepat waktu.
c. Memastikan penggunaan teknologi yang relevan dan efisien dalam
perencanaan dan desain kantor cabang baru.

69
 5. Bagian Lapangan dan Acara:
a. Melakukan persiapan logistik dan teknis untuk acara pembukaan kantor
cabang baru, termasuk koordinasi dengan vendor, penyedia layanan,
dan pemantauan timeline acara.
b. Mengorganisir dan melaksanakan acara pembukaan dengan lancar
sesuai dengan konsep dan tema yang telah ditetapkan.
c. Mengevaluasi dan menyusun laporan pasca-acara untuk pembelajaran
dan perbaikan di masa depan.

Jakarta, 10 Juli 2023

Mengetahui,
Pemimpin Rapat Notulis,

Dimas Alfiansyah Sharon Ruth Abigael

CEO Etheral Harmony Divisi Acara

70
 AGENDA RAPAT
PEMBUKAAN KANTOR CABANG BARU ETHERAL HARMONY
DI BANDUNG

No Waktu Acara Keterangan

Meeting Room,
1. 09.00-09.25 Registrasi peserta rapat
Main Office
Sambutan dan pembukaan
CEO Etheral
2. 09.30-09.40 Pengantar tujuan rapat dan agenda yang
Harmony
akan dibahas
Presentasi dan persiapan dari masing- Manajer masing-
3. 09.40-11.00
masing divisi masing divisi
Diskusi dan tanya jawab serta penjelasan
4. 11.00-11.30 tambahan dan klarifikasi masing-masing Seluruh anggota rapat
bagian terkait
CEO Etheral
5. 11.30-12.00 Penetapan tindak lanjut dan tanggung jawab
Harmony
6. 12.00-12.10 Pembacaan notulensi Notulis
CEO Etheral
7. 12.10-12.20 Penutup
Harmony

Jakarta, 10 Juli 2023

Dimas Alfiansyah
CEO Etheral Harmony

71
Brosur Ethereal Harmony
Halaman Depan

72
Brosur Ethereal Harmony
Halaman Belakang

73
Flyer Ethereal Harmony

74
Price List Ethereal Harmony Wedding Package

75
76
77
Hasil Dekor Panggung Pengantin

78
Hasil Dekor Meja Akad Nikah

79
Hasil Dekor Venue Tamu

80
Hasil Dekor Photo Wall

81
 BAB XII
PENUTUP

Demikian proposal ini kami buat dengan harapan dapat memberikan gambaran yang
jelas tentang bisnis Ethereal Harmony Wedding Organizer. Sebagai tugas dalam mata
kuliah Administrasi Kantor, kami telah menyajikan informasi yang komprehensif
mengenai bisnis ini. Ethereal Harmony adalah sebuah perusahaan wedding organizer
yang mengutamakan pengalaman pernikahan yang indah dan tak terlupakan. Melalui
proposal ini, kami ingin menunjukkan bahwa Ethereal Harmony memiliki tim yang
ahli dan berpengalaman dalam menghadirkan pernikahan yang elegan dan berkesan.
Kami siap memberikan pelayanan yang personal, memahami keinginan klien, dan
mewujudkannya menjadi perayaan pernikahan yang memukau. Apabila terdapat
kesalahan yang terdapat dalam proposal ini kami memohon maaf. Kritik dan saran akan
selalu kami terima. Akhir kata kami ucapkan terima kasih.

82