HOTEL TELEPHONE OPERATOR

ISTILAH-ISTILAH DALAM TELEPHONE

1. PERSON TO PERSON CALL
Permintaan percakapan telephone dengan pesan agar disambungkan dengan orang tertentu

2. STATION TO STATION
Permintaan percakapan telephone lewat nomor tertentu, tanpa menyebutkan nama orang yang
dipanggil

3. COLLECT CALL
Permintaan percakapan telephone yang pembayaran pulsanya ditanggung oleh si penerima
telephone

4. TOLL FREE CALL

Percakapan telephone luar negeri atau dalam negeri lewat sistim pelayanan otomatis, yang
biayanya dibebankan pada orang yang dipanggil. Nomor toll free call diedarkan secara umum
kepada publik yang membutuhkan, biasanya untuk keperluan bisnis.

5. FIX TIME CALL

Permintaan percakapan telephone yang waktunya ditentukan oleh si pemanggil dengan
persetujuan operator

6. CONFERENCE CALL
Permintaan percakapan telephone oleh tiga orang atau lebih, dengan menggunakan perlengkapan
tertentu

7. CREDIT CARD CALL

Permintaan percakapan telephone yang pembayaran pulsanya ditanggung oleh si pemegang kartu
kredit

8. INTERNATIONAL DIRECT DIAL

Hubungan lewat telephone otomat yang memungkinkan pemenggil disuatu negara menghubungi
nomor telephone di negara lain dengan memutar nomor awalan internasional, kode negara, dan
nomor nasional negara yang dipanggil

TATA CARA BERTELEPHONE YANG BAIK (TELEPHONE COURTESY)

LANGKAH-LANGKAH TATA CARA BERTELEPHONE ADALAH :
IDENTTITY YOURSELF ( PERKENALKAN DIRI ANDA )
1. PERSONAL SERVICE ( LAYANAN PRIBADI )
2. LISTEN CAREFULLY
3. TAKE A NOTE
4. GIVING MAGIG WORD

SEBAGAI TAMBAHAN, BISA KITA MENGGUNAKAN BEBERAPA UCAPAN TERIMA

KASIH DALAM BERBAGAI BAHASA
1. MENERIMA TELEPHONE DENGAN BAIK
a) Angkat gagang telephone sesegera mungkin. Maks. 3 X dering
b) Perkenalkan diri anda, salam, siap membantu anda
c) Dengarkan pesan-pesan atau permintaan tamu dengan baik
d) Selalu menyebut nama
e) Berjanji untuk menelphone kembali apabila pembicaraan belum tuntas
f) Letakkan gagang telephone dengan benar

1. MENELPHONE KELUAR
a) Susunlah dengan teratur pesan atau pembicaraan yang akan disampaikan
b) Putar/ tekan dengan seksama , bila sudah diangkat segera sebut jati diri anda/ lembaga/
instansi/ hotel anda
c) Sampaikan pembicaraan dengan ramah
d) Sebut nama lawan bicara sesering mungkin tapi seperlunya
e) Tutuplah pembicaraan dengan salam dan ucapan terima kasih

SISTEM SWITCHBOARD
1. PBX ( PRIVATE BRANCH EXCHANGE )
Switchboard yang dihubungkan dengan public exchange (pesawat transfer umum) dengan satu
atau lebih lines juga sambungan ke berbagai extention dalam hotel itu sendiri atau ke departemen
lain

2. PABX ( PRIVATE AUTOMATIC BRANCH EXCHANGE )

Sistim yang merupakan kombinasi exchange service ( pelayanan transfer) dengan fasilitas
komunikasi intern secara otomatis. Bisa tersambung ke extention lokal dan outside call

3. PMBX ( PRIVATE MANUAL BRANCH EXCHANGE )

Sistem komunikasi yang tidak otomatis dimana operator harus secara langsung menjalankan
sending out going dan internal connection incoming call

PAGING
Salah satu tugas operator untuk melakukan pemanggilan kepada seseorang/ tamu atas permintaan
seseorang / manajemen hotel disekitar lokasi hotel.
paging setidaknya harus diulang minimal 3 X atau yang dipanggil sudah melapor.

WAKE UP CALL
Adalah panggilan yang dilakukan untuk membangunkan tamu yang sedang tidur dalam kamar.
Layanan ini bisa karena pewrmintaan tamu itu sendiri atau ketua rombongan ( misalnya
rombongan tour ) agar bisa segera berkumpul untu melakukan aktifitas selanjutnya.

SISTEM WUC BISA MANUAL ; DENGAN LANGSUNG MENELPON KE KAMARTAMU

ATAU DI PROGRAM SECARA OTOMATIS DI MESIN SWICTHBOARD

Setelah kita mengetahui tugas dan tanggung jawab sebagai seorang operator telephone, kita juga
harus mampu untuk meminimkan cost dan meningkatkan revenue/ income dari telephone section
ini. Pada saat ini memang agak susah untuk dapat meningkatkan revenue telephone dari inhouse
guest karena begitu banyaknya operator telephone seluler menawarkan fasilitas yang begitu
murah sehingga ini menjadikan ponsel sebagai alat nomor satu bagi tamu untuk melakukan
komunikasi.

Namun demikian kita tidak perlu berkecil hati, Ada beberapa yang masih bisa kita lakukan
antara lain :

1. Selalu mengupdate data harga dari operator telephone

2. Selalu mengupdate harga dengan selalu memperhatikan range harga jual ke tamu
3. Bekerjasama dengan Room Division , Marketing membuat paket-paket promosi
4. Memberikan harga discount khusus untuk tujuan-tujuan dan jam-jam tertentu
5.

CAR RENTAL
 Salah satu fasilitas hotel yang juga bisa mendapatkan income adalah dengan menyediakan jasa
persewaan mobil untuk para tamu hotel. Biasanya tamu luar kota yang akan mengunjungi
clientnya akan memerlukan sarana transportasi mobil agar perjalanan bisnisnya dapat berjalan
lancer, pengguna yang lain adalah tamu yang melakukan perjalan wisata yang akan berkunjung
ke daerah pariwisata, tamu rombongan yang akan mengadakan ziarah, rombongan pesta
pernikahan, Rakor/ study banding bagi para pejabat pemerintahan, dll.

Pihak hotel tidak perlu harus memiliki armadanya sendiri cukup bekerjasama dengan
perusahaan persewaan mobil professional dengan menerapkan tarif yang telah disepakati untuk
masing-masing kota tujuan dengan menggunakan semacam tabel harga, hal ini untuk
mempermudah kita didalam menawarkan kepada client dalam negoisasi harga. Tabel biasanya
hanya berisi tujuan kota-kota besar dan tempat-tempat terkenal, untuk tujuan yang tidak ada di
dalam daftar/ tabel bisanya akan ada negoisasi khusus untuk penentuan tarifnya.Dari harga yang
ada di tabel tersebut pihak hotel sudah mendapatkan prosentase sebagai keuntungan / income
hotel.

Kerjasama dengan perusahaan persewaan mobil ini tentunya dengan suatu surat perjanjian
kerjasama yang didalamnya dituangkan semua ketentuan sistim kerjasamanya, tata tertib
penyewa, hak dan kewajiban masing-masing pihak agar dikemudian hari tidak ada yang merasa
dirugikan.

D. Pengetikan
Adalah salah satu fasilitas yang dimiliki oleh business center, membantu para tamu hotel yang
perlu jasa pengetikan biasanya para tamu yang mengadakan meeting di hotel atau mau membuat
suatu surat guna keperluan bisnisnya.
Tarif jasa pengetikan biasanya dihitung perlembar dengan ukuran kertas A4 atau folio.

E. Computer Rental & Internet Connection

Apabila tamu hotel memerlukan computer untuk keperluan bisnis mereka, tentunya tidak harus
pergi kemana-mana kalau di hotel juga menyediakan sarana ini. Di jaman sekarang semua
kegiatan bisnis bisa dilakukan hanya disatu tempat, dengan membuat surat atau mengirim e-mail
maka semua data yang diperlukan akan dengan singkat sampai tujuan bahkan sampai diluar
negeri hanya dalam hitungan detik secara aman dan yang pasti langsung ke alamat penerima.
Bahkan bila perlu mereka bisa mengadakan conference secara langsung dengan internet, dengan
video conference.
Tamu akan dikenakan biaya untuk fasilitas tersebut, tarifnya dihitung berdasarkan cost yang
ditimbulkan, misal nilai investasi, beaya internet, dll

F. DRUGSTORE
Drugstore ini adalah salah satu bagian dari business center yang menyediakan berbagai macam
kebutuhan tamu hotel, misalnya obat-obatan ringan, obat gosok, perlengkapan mandi seperti
sabun mandi, sampho, pasta gigi, alat cukur kumis/ jenggot, voucher pulsa, dll. Ada pula
sementara hotel yang melayani menjual berbagai cindera mata, souveneer, pakaian renang, batik,
handcraff dan lain sebagainya sesuai dengan daerah dimana hotel tersebut berada. Bagian ini
akan memperoleh income dari laba penjualan barang-barang tersebut diatas.

G. Notulis
Salah satu fasilitas dari hotel, dimana biasanya diperlukan oleh tamu yang sedang mengadakan meeting
di hotel, tetapi mereka tidak mengikut sertakan sekretarisnya sehingga butuh person yang akan
mencatat serta membuat notulen rapat sehingga langsung dapat dibaca dan dipelajari oleh peserta
rapat setelah selesainya rapat. Tarif notulis bisa berdasarkan per-section atau perjam. Seorang yang
akan diberikan tugas sebagai seorang notulis sebaiknya adalah seorang yang cakap, mempunyai
wawasan yang luas, karena para pengguna jasa ini berasal dari berbagai macam disiplin ilmu yangh
masing-masing mempunyai istilah yang sangat specific dimasing-masing bidangnya yang tidak lazim
dipergunakan pada percakapan sehari-hari, misal : istilah di ilmu kedokteran, sipil, IT, dll.

Apa Itu PABX dan

Bagaimana Kerjanya

PABX merupakan singkatan dari Private

Automatic Branch eXchange. Sebuah PABX pada dasarnya adalah sebuah sistem telepon yang
biasa disebut juga dengan switchboard yang digunakan sebagai sistem telepon internal di kantor.

 
Gambaran Sederhana Sistem PABX

Sistem PABX memiliki beberapa/ banyak sambungan kabel yang mengarah pada sebuah
switchboard. Itulah sebabnya mengapa ada istilah "branch" dalam kepanjangan PABX, karena
"branch" atau cabang ini mengacu kepada banyaknya sambungan yang dihubungkan ke PABX.
Alat PABX merupakan teknologi yang canggih karena dapat digunakan sebagai telepon, modem
dan mesin fax, serta bisa digunakan sebagai alat komunikasi internal karyawan di kantor.

Cara kerja PABX adalah bahwa sesungguhnya perangkat ini merupakan modem yang berfungsi
sebagai control station pusat. Setiap kali ada telepon baru yang masuk, maka telepon tersebut
akan di-routing (diarahkan) melalui control station ini. Karena di dalam sistem PABX tersebut
telah dimasukan kode tertentu untuk masing-masing nomor telepon di kantor, atau untuk masing-
masing extension, maka telepon masuk tersebut akan diarahkan ke tujuan yang tepat dengan
menggunakan kode tersebut.

Contoh Kegunaan PABX di Kantor

PABX juga dapat diprogram sehingga akan muncul greeting otomatis setiap kali ada telepon
masuk sebelum diarahkan ke tujuan yang bersangkutan. Untuk tujuan fungsi fax, Anda dapat
memprogram sambungan yang melalui control station tersebut menuju ke sebuah mesin fax, atau
bahkan ke berbagai nomor tujuan fax.

PABX modern bahkan dapat diprogram dengan sistem komputer untuk melacak setiap telepon
masuk dan telepon keluar. Sistem ini bahkan bisa diatur siapa saja yang boleh melakukan
hubungan telepon ke tujuan tertentu. PABX juga bisa digunakan untuk mengetahui penggunaan
telepon karyawan yang tidak semestinya.

PABX juga dapat digunakan sebagai Auto Attendant, yaitu fitur yang mengarahkan penelepon
masuk ke tujuan tertentu secara otomatis. Fitur ini terutama sangat cocok untuk bisnis skala besar
yang selalu menerima telepon masuk dalam jumlah besar setiap harinya. Anda juga dapat
melakukan conference call menggunakan PABX.

Sudahkah Kantor Anda Dilengkapi PABX?

Kesimpulannya, PABX sangat penting untuk kebutuhan bisnis jaman sekarang, terutama untuk
efisiensi telekomunikasi. Jika Anda berencana memasang sistem PABX di kantor Anda, pastikan
skala kebutuhan Anda terlebih dahulu. Anda dapat mengkonsultasikan kebutuhan PABX Anda
dan peralatan telekomunikasi kantor lainnya dengan menghubungi Indocomm disini.