PENGADAAN SECARA

ELEKTRONIK
BUKU PANDUAN MENGENAI PENGADAAN
JUNI 2018

ASIAN DEVELOPMENT BANK

 PENGADAAN SECARA
ELEKTRONIK
BUKU PANDUAN MENGENAI PENGADAAN
JUNI 2018

ASIAN DEVELOPMENT BANK

  Lisensi Creative Commons Atribusi-NonKomersial-
TanpaTurunan 3.0 Organisasi Antarpemerintah (CC BY-NC-ND 3.0 IGO)

© 2018 Asian Development Bank

6 ADB Avenue, Mandaluyong City, 1550 Metro Manila, Philippines
Tel +63 2 632 4444; Faks +63 2 636 2444
www.adb.org

Beberapa hak dilindungi undang-undang. Diterbitkan pada 2018.

No. Stok Publikasi TIM190289-3
DOI: http://dx.doi.org/10.22617/TIM190289-3

Pandangan yang disampaikan dalam publikasi ini merupakan pandangan para penulisnya dan tidak
mencerminkan pandangan dan kebijakan Asian Development Bank (ADB) atau Dewan Gubernur
ADB atau pemerintah yang diwakili ADB.

ADB tidak menjamin keakuratan data dalam publikasi ini dan tidak bertanggung jawab atas segala
akibat yang timbul dari penggunaan data tersebut. Penyebutan perusahaan tertentu atau produk
tertentu dari produsen tidak berarti bahwa ADB lebih mendukung atau merekomendasikan
perusahaan atau produk tersebut dibandingkan dengan perusahaan atau produk sejenis lainnya
yang tidak disebutkan.

Dengan menyebut atau merujuk pada wilayah atau daerah geografis tertentu, atau dengan
menggunakan istilah “negara” dalam dokumen ini, ADB tidak bermaksud membuat penilaian apa
pun mengenai status hukum atau status lainnya atas suatu wilayah atau daerah.

Dokumen ini disediakan berdasarkan Lisensi Creative Commons Atribusi-NonKomersial-

TanpaTurunan 3.0 Organisasi Antarpemerintah (CC BY-NC-ND 3.0 IGO) http://
creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/igo/. Dengan menggunakan konten publikasi ini,
Anda setuju untuk terikat oleh ketentuan lisensi ini. Untuk atribusi dan izin, silakan baca syarat
dan ketentuan penggunaan di https://www.adb.org/terms-use#openaccess.

Lisensi CC ini tidak berlaku bagi materi berhak cipta non-ADB dalam publikasi ini. Jika materinya
diatribusikan ke sumber yang lain, silakan hubungi pemilik hak cipta atau penerbit sumber tersebut
untuk memperoleh izin memperbanyak materinya. ADB tidak dapat dimintai pertanggungjawaban
atas segala klaim yang timbul akibat penggunaan Anda atas materi tersebut.

Silakan hubungi pubsmarketing@adb.org jika ada pertanyaan atau komentar mengenai isi
publikasi ini, atau jika Anda ingin memperoleh izin hak cipta untuk maksud penggunaan yang tidak
tercakup dalam ketentuan ini, atau untuk izin menggunakan logo ADB.

Catatan:
Dalam publikasi ini, “$” mengacu pada dolar Amerika Serikat.
Daftar ralat berbagai publikasi ADB dapat dilihat di http://www.adb.org/publications/corrigenda.

Printed on recycled paper

 DAFTAR ISI

Daftar Tabel, Gambar, dan Kotak iv

Tentang Publikasi Ini v

Daftar Singkatan ix

Ringkasan Eksekutif x

I. Pendahuluan 1

II. Penggunaan Pengadaan Secara Elektronik dalam Proyek yang

Dibiayai ADB 6

III. Perencanaan untuk Pengadaan Secara Elektronik 9

IV. Investasi Bertahap 13

V. Pengembangan Sistem Pengadaan Secara Elektronik 16

Lampiran: Risiko dalam Tender Secara Elektronik dan Langkah Perbaikan 29

iv

DAFTAR TABEL, GAMBAR, DAN KOTAK

TABEL

Langkah Perbaikan untuk Ketidakpatuhan terhadap Persyaratan  29

Tender Secara Elektronik dari Bank Pembangunan Multilateral

DAFTAR GAMBAR

1. Pengadaan Secara Elektronik dalam Siklus Pengadaan ADB 2

2. Analisis SWOT terhadap Layanan Portal Elektronik Sederhana 23

KOTAK

Definisi Pengadaan Secara Elektronik 1

 v

TENTANG PUBLIKASI INI

Pada bulan April 2017, Asian Development Bank (ADB) mengesahkan kerangka
pengadaan yang baru, yaitu Kebijakan Pengadaan ADB: Barang, Pekerjaan, Layanan
Nonkonsultasi dan Konsultasi (2017, sesuai dengan perubahannya dari waktu
ke waktu); serta Peraturan Pengadaan untuk Peminjam ADB: Barang, Pekerjaan,
Layanan Nonkonsultasi dan Konsultasi (2017, sesuai dengan perubahannya dari
waktu ke waktu). Kedua dokumen tersebut menggantikan panduan sebelumnya,
yaitu Pedoman tentang Penggunaan Konsultan (2013, sesuai dengan perubahannya
dari waktu ke waktu) dan Pedoman Pengadaan (2015, sesuai dengan perubahannya
dari waktu ke waktu). Kebijakan serta peraturan pengadaan memberikan
pengaturan atas kegiatan-kegiatan pengadaan yang dilakukan oleh lembaga
penanggung jawab dan lembaga pelaksana proyek untuk proyek-proyek yang
dibiayai seluruhnya atau sebagian dari pinjaman atau hibah ADB, atau dari dana

Daftar Buku Panduan untuk Kebijakan dan Peraturan

Pengadaan ADB tahun 2017
1. Nilai Manfaat Uang (Value for Money)
2. Kerangka Kerja Risiko Pengadaan
(Procurement Risk Framework)
3. Perencanaan Pengadaan Strategis
(Strategic Procurement Planning)
4. Tinjauan Pengadaan (Procurement
Review)
5. Pengaturan Pengadaan Alternatif
(Alternative Procurement Arrangements)
6. Tender Kompetitif Terbuka
(Open Competitive Bidding)
7. Penyesuaian Harga (Price Adjustment)
8. Penawaran yang Terlalu Rendah
(Abnormally Low Bids)
9. Preferensi Domestik (Domestic
Preference)
10. Prakualifikasi (Prequalification)
11. Subkontrak (Subcontracting)
12. Layanan Konsultasi yang Dikelola oleh
Peminjam ADB (Consulting Services
Administered by ADB Borrowers)
13. Layanan Nonkonsultasi yang Dikelola
oleh Peminjam ADB (Nonconsulting
Services Administered by ADB Borrowers)
14. Teknologi Tingkat Tinggi
(High-Level Technology)
15. Kualitas (Quality)
16. Pengaduan Terkait Tender
(Bidding-Related Complaints)
17. Ketidakpatuhan dalam Pengadaan
(Noncompliance in Procurement)
18. Masa Sanggah (Standstill Period)
19. Badan Usaha Milik Negara
(State-Owned Enterprises)
20. Pengadaan Secara Elektronik
(E-Procurement)
21. Kesepakatan Kerangka Kerja untuk
Layanan Konsultasi (Framework
Agreements for Consulting Services)
22. Kerja Sama Pemerintah–Badan
Usaha (Public–Private Partnerships)
23. Manajemen Kontrak (Contract
Management)
24. Keadaan yang Rapuh, Terdampak
Konflik, dan Keadaan Darurat
(Fragile, Conflict-Affected, and
Emergency Situations)
vi Tentang Publikasi Ini

yang dikelola ADB. ADB menyusun kebijakan pengadaan tahun 2017 agar diperoleh
manfaat dan fleksibilitas yang signifikan dalam keseluruhan siklus pengadaan
proyek, serta untuk meningkatkan hasil penyelenggaraan proyek melalui fokus yang
diperbarui terhadap konsep kualitas, nilai manfaat uang (value for money - VFM)
dan kesesuaian dengan kebutuhan (fitness for purpose).

Buku panduan ini merupakan bagian dari serangkaian buku panduan yang
diterbitkan ADB di tahun 2018 untuk melengkapi kebijakan dan peraturan
pengadaan yang telah diterbitkan di tahun 2017. Masing-masing buku panduan
membahas isu per topik untuk peminjam (termasuk penerima hibah), peserta
tender, dan masyarakat madani berdasarkan kerangka kerja baru (lihat daftar di
bawah ini). Berbagai buku panduan ini akan banyak memuat referensi silang dengan
buku panduan lainnya dan hendaknya dibaca sebagai satu keterkaitan. Semua
referensi ke “buku panduan” merujuk pada buku dalam rangkaian panduan ini.
Buku-buku panduan ini dapat diperbarui, diganti, atau ditarik dari waktu ke waktu.

Reformasi pengadaan di ADB dimaksudkan untuk memastikan tercapainya VFM

dengan jalan meningkatkan fleksibilitas, kualitas, dan efisiensi di sepanjang siklus
pengadaan (lihat ilustrasi di bawah ini serta Buku Panduan Mengenai Nilai Manfaat
Uang). VFM merupakan bagian dari struktur pengadaan holistik dengan tiga pilar
pendukung: efisiensi, kualitas, dan fleksibilitas. Dua prinsip utama, yaitu transparansi
dan keadilan, menjadi ikatan yang menjalin keseluruhan unsur struktur tersebut.

Tra n s p a ra n s i
Nilai Manfaat Uang
Penggunaan sumber daya secara efektif, efisien, dan ekonomis, yang
mengharuskan adanya evaluasi atas biaya dan manfaat yang relevan,
sekaligus juga penilaian risiko, atribut non-harga, dan/atau biaya total
kepemilikan yang sesuai

Efisiensi Kualitas Fleksibilitas

• Biaya transaksi turun • Dukungan manajemen • Tender kompetitif
• Keterampilan kontrak terbuka
meningkat • Penyelesaian • Desentralisasi
• Penggunaan teknologi pengaduan dengan • Akreditasi untuk
tingkat tinggi meningkat cepat pengaturan pengadaan
• Perencanaan • Proses pengadaan yang alternatif
pengadaan yang lebih lebih baik di negara • Keputusan berbasis
baik berkembang anggota prinsip
• Bantuan dan dukungan ADB • Perencanaan
bagi sistem pengadaan • Perencanaan pengadaan yang lebih
secara elektronik pengadaan yang lebih baik
baik • Pelimpahan
• Tata kelola kewenangan
• Kontrak dengan kriteria • Penawaran dengan
kinerja yang jelas pembobotan untuk
• Jumlah pengaduan yang berbagai kriteria
sedikit proposal
• Proses ADB yang lebih
baik

Keadilan
 Tentang Publikasi Ini vii

Waktu
Waktu merupakan unsur penting dalam VFM. Ketika suatu proyek selesai tepat waktu
atau ketika suatu proses dapat diselesaikan dengan cepat, tercipta nilai yang lebih
besar bagi seluruh pemangku kepentingan. Misalnya, proyek pembangunan jalan yang
rampung lebih awal memberikan manfaat ekonomi, keamanan, atau nilai lainnya bagi
masyarakat pengguna. Rampungnya jalan tersebut meningkatkan imbal hasil investasi
bagi lembaga penanggung jawab serta mempercepat siklus proyek dan pembayaran
kepada peserta pemenang tender. Demikian pula proyek yang selesai terlambat akan
kehilangan nilai yang signifikan.

Pertimbangan tentang VFM dalam konteks pengadaan perlu memperhatikan hal-

hal yang (i) mempersingkat jangka waktu siklus pengadaan, atau (ii) mempercepat
penyelesaian proyek pembangunan.

Tujuan
Buku panduan ini dimaksudkan untuk membantu pembacanya dengan jalan
menjelaskan dan menguraikan kebijakan dan peraturan pengadaan ADB tahun 2017
bagi peminjam (termasuk penerima hibah).

Dokumen ini mengidentifikasi informasi tambahan untuk pertimbangan pembaca

dalam menerapkan kebijakan dan peraturan pengadaan ADB bagi keadaan masing-
masing pembaca.

Dokumen yang Terus Berkembang

Buku panduan ini dimaksudkan sebagai dokumen yang terus berkembang dan akan
direvisi sebagaimana diperlukan.

Pastikan mengecek situs web ADB Business Center untuk memperoleh versi terakhir
dan informasi terbaru, https://www.adb.org/business/main.

Pembaca
Di berbagai situasi dan kondisi, pembaca diharapkan menggunakan buku panduan ini
sesuai dengan kebutuhan masing-masing pembaca. Demi konsistensi dalam rangkaian
buku panduan ini, digunakan asumsi berikut ini tentang pembacanya:

Pembaca dokumen ini merupakan kalangan profesional yang terlibat dalam kegiatan-
kegiatan yang dibiayai seluruhnya atau sebagian dari pinjaman atau hibah ADB, atau
dari dana yang dikelola ADB.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Pertanyaan yang sering diajukan, klarifikasi, contoh, informasi tambahan, pranala (link)
ke pelatihan, serta sumber daya lain yang berguna akan tersedia di situs web ADB.

Pastikan Anda mengecek situs web ADB Business Center untuk mendapat informasi
lebih lanjut, https://www.adb.org/business/main.
viii Tentang Publikasi Ini

Urusan Hukum dan Prioritas Tata Urutan

Buku panduan ini menjelaskan dan menguraikan ketentuan-ketentuan pada Peraturan
Pengadaan untuk Peminjam ADB: Barang, Pekerjaan, Layanan Nonkonsultasi dan
Konsultasi (2017, sesuai dengan perubahannya dari waktu ke waktu) yang berlaku bagi
lembaga penanggung jawab (dan pelaksana) di bawah proyek sektor publik (termasuk
proyek daerah) yang dibiayai seluruhnya atau sebagian dari pinjaman investasi ADB (tidak
termasuk pinjaman ADB yang berbasis hasil atau berbasis kebijakan), hibah yang didanai
ADB (tidak termasuk bantuan teknis dan konsultasi staf yang dikelola ADB), atau dana
yang dikelola ADB.

Apabila terjadi perbedaan antara buku panduan ini dengan peraturan pengadaan,
yang dianggap berlaku adalah peraturan pengadaan. Perjanjian pembiayaan mengatur
hubungan hukum antara peminjam dan ADB. Hak dan kewajiban antara peminjam
dengan penyedia barang, pekerjaan, atau layanan diatur dalam dokumen pengadaan
spesifik yang dikeluarkan oleh pihak peminjam dan kontrak yang ditandatangani antara
peminjam dengan penyedia, dan bukan berdasarkan buku panduan ini.
 ix

DAFTAR SINGKATAN

ADB — Asian Development Bank

APP — annual procurement plan (rencana pengadaan

tahunan)

BDS — bid data sheet (lembar data penawaran)

e-GP — electronic government procurement

(pengadaan pemerintah secara elektronik)

e-RA — electronic reverse auction (lelang terbalik

secara elektronik)

IFB — invitation for bids (undangan pemasukan

penawaran)

IT — information technology (teknologi informasi)

MDB — multilateral development bank

(bank pembangunan multilateral)

RFP — request for proposals (permintaan proposal)

SWOT — strengths, weaknesses, opportunities, threats

(kekuatan, kelemahan, peluang, ancaman)

VFM — value for money (nilai manfaat uang)

x

RINGKASAN EKSEKUTIF

Buku panduan ini menjelaskan bagaimana ADB mendorong penggunaan

pengadaan secara elektronik (e-procurement) di berbagai tahap dalam proses
pengadaan. Panduan ini menjelaskan manfaat pengadaan secara elektronik
(e-procurement) dan perangkat-perangkat yang digunakan ADB dalam menilai
sistem untuk menyarankan beragam pendekatan bagi pelaksanaannya.

Kunci bagi keberhasilan pelaksanaan pengadaan secara elektronik adalah

fleksibilitas. Upaya untuk mereplikasi proses manual yang ada tanpa perubahan
akan menambah risiko dan kompleksitas pelaksanaan secara signifikan. Hal ini
juga akan menghilangkan peluang untuk merekayasa ulang proses bisnis guna
menjadikannya lebih efisien dan efektif. Pelaksanaan sistem pengadaan secara
elektronik perlu menjadi bagian dari strategi manajemen perubahan yang harus
dikembangkan dan dilaksanakan. Selain itu, yang juga sangat penting adalah
dukungan dan pengawasan dari pihak-pihak tingkat tinggi.

Pengadaan secara elektronik yang dilaksanakan dengan efektif dapat

Meningkatkan Efisiensi dan Mengurangi Waktu Pengadaan

• Mengurangi secara signifikan waktu pemrosesan dan komunikasi dalam
pengadaan, baik bagi pembeli maupun peserta tender, melalui sistem
elektronik otomatis, dibandingkan dengan sistem manual berbasis kertas.
• Menawarkan peluang untuk mengintegrasikan sepenuhnya proses
pengadaan dengan sistem lembaga yang lain seperti anggaran,
jurnal umum, daftar aset, inventaris, dan utang, sehingga menambah
fungsionalitas sistem-sistem tersebut dan meningkatkan efisiensi
keseluruhan.

Mengurangi Risiko
• Mendukung pengembangan mekanisme pelaporan yang dapat diandalkan
dan efektif untuk pemantauan dan umpan balik internal.
• Membangun dasar analitis untuk peningkatan kebijakan dan proses bisnis,
sehingga mengurangi risiko operasional.
• Proses otomatis mengurangi risiko kesalahan yang dapat mengganggu
pengadaan.
 Ringkasan Eksekutif xi

Meningkatkan Transparansi dan Keadilan

• Mendukung publikasi dan pengungkapan informasi online yang berkaitan
dengan rencana, peluang, proses, dan hasil pengadaan secara tepat waktu,
sehingga meningkatkan transparansi dan akuntabilitas proses pengadaan.
• Mendorong solusi sistem yang transparan, mudah diakses, dan aman
dengan fitur kerahasiaan yang sesuai guna menarik lebih banyak
persaingan dan membangun kepercayaan dengan para peserta proses
pengadaan.
• Mendukung pembuatan jejak audit guna meningkatkan integritas proses
pengadaan.
• Mendukung pembuatan fungsionalitas penanganan pengaduan
pengadaan, meningkatkan keadilan, integritas, dan akuntabilitas
pengadaan publik.

Memberikan Nilai Manfaat Uang

• Sistem pengadaan secara elektronik lintas bagian pemerintah akan
meminimalkan duplikasi proses, meningkatkan efisiensi pemasok,
menghilangkan duplikasi upaya dan biaya dari berbagai lembaga, serta
memanfaatkan daya beli pemerintah melalui kesepakatan kerangka kerja.
 I. Pendahuluan

A. Definisi
1.1 Kebijakan Pengadaan Asian Development Bank (ADB): Barang,
Pekerjaan, Layanan Nonkonsultasi dan Konsultasi (2017, sesuai dengan
perubahannya dari waktu ke waktu) dan Peraturan Pengadaan untuk Peminjam
ADB: Barang, Pekerjaan, Layanan Nonkonsultasi dan Konsultasi (2017, sesuai
dengan perubahannya dari waktu ke waktu) menggarisbawahi perlunya
transparansi dan efisiensi dalam pengadaan. ADB mendorong peminjam untuk
terus memodernisasi sistem pengadaannya, termasuk melaksanakan pengadaan
melalui cara-cara elektronik (e-procurement).

1.2 Buku panduan ini memiliki dua maksud. Pertama adalah untuk
menjelaskan bagaimana pengadaan secara elektronik dapat digunakan dalam
proyek-proyek yang dibiayai seluruhnya atau sebagian dari pinjaman atau hibah
ADB, atau dari dana yang dikelola ADB. Kedua untuk memberikan panduan bagi
peminjam (termasuk penerima hibah) dalam memperkenalkan atau memperluas
pengadaan secara elektronik pada sistem pengadaan tingkat nasional dan lembaga.
Peminjam ADB dianjurkan untuk menggunakan pengadaan secara elektronik, baik
untuk proyek yang dibiayai ADB maupun pengadaan yang dibiayai oleh peminjam.
Posisi dasar ADB adalah menerima penggunaan sistem peminjam tanpa modifikasi
atau dengan modifikasi minimum yang diperlukan guna memastikan kepatuhan
terhadap kebijakan yang disetujui Dewan Direktur ADB, seperti yang berkaitan
dengan kelayakan dan Kebijakan
Antikorupsi (1998, sesuai dengan Kotak
perubahannya hingga saat ini) Definisi Pengadaan Secara
dan Prinsip-Prinsip dan Pedoman Elektronik
Integritas (2015, sesuai dengan Pengadaan secara elektronik adalah
perubahannya dari waktu ke waktu). penggunaan teknologi informasi dan
Sistem pengadaan secara elektronik komunikasi oleh lembaga pemerintah,
dapat dirancang dan digunakan di komunitas tender, lembaga regulator dan
seluruh bagian siklus pengadaan pengawas, penyedia layanan pendukung
ADB (lihat Gambar), terutama dalam lainnya, serta masyarakat madani untuk
tahap-tahap perencanaan pengadaan, membantu pelaksanaan pengadaan
tender, evaluasi penawaran, pemberian barang, pekerjaan, dan layanan, dan dalam
manajemen kontrak, demi memastikan
kontrak, dan pelaksanaan kontrak
tata kelola yang baik dan nilai manfaat
(Gambar 1). uang (VFM) dalam pengadaan publik,
serta berkontribusi bagi pembangunan
1.3 Pengadaan secara elektronik sosioekonomi di negara yang bersangkutan.
adalah perangkat yang sangat berdaya
Sumber: Asian Development Bank.
guna (lihat Kotak). E-procurement
2 Pengadaan Secara Elektronik

Gambar 1: Pengadaan Secara Elektronik dalam Siklus Pengadaan ADB

Strategi Kemitraan Negara

Penilaian Risiko Pengadaan di
Tingkat Negara dan
Sektor/Lembaga

Umpan Balik atau Evaluasi Konseptualisasi Proyek

Laporan Penyelesaian Proyek
Bantuan Teknis Transaksi
Penutupan Kontrak
Keek Kategorisasi Risiko Pengadaan
s
lita
Pembelajaran o no
K ua m
i

an
Tran aransi
Perencanaan Pengadaan
Efisiensi

Manajemen Pelaksanaan Rencana Pengadaan

dan Kontrak SIKLUS

sp
Penilaian Risiko Pengadaan
Rencana Manajemen Kontrak
PENGADAAN Proyek
Manual Administrasi Proyek

ai
Ni

Ua M an la
n
l

di
n g fa a t
Ke a Tender
Pemberian Kontrak
Dokumen Tender

Evaluasi Penawaran
Laporan Evaluasi

Pengadaan Secara
Elektronik

Sumber: Asian Development Bank.

mendorong tata kelola yang baik, transparansi, nilai manfaat uang (dengan
menggabungkan berbagai kebutuhan dan mengurangi biaya dan waktu transaksi),
jejak audit, serta akses paling luas yang dimungkinkan ke berbagai pemasok.

1.4 Buku panduan ini tidak berupaya mencakup semua persoalan dan opsi
karena banyak dari antaranya telah dijelaskan secara menyeluruh dalam Pedoman
ADB untuk Pengadaan Pemerintah Secara Elektronik.1 Panduan ini ditujukan
untuk menyederhanakan berbagai persoalan agar pembuat keputusan dapat
memaksimalkan volume pengadaan yang didukung ADB, yang dapat dijalankan
melalui sistem pengadaan secara elektronik. Panduan ini juga dimaksudkan untuk
mendukung peningkatan sistem yang sudah ada dan mendorong diperkenalkannya
sistem baru jika sebelumnya tidak ada.

1
ADB. 2013. e-Government Procurement Handbook. Manila.
https://www.adb.org/documents/e-government-procurement-handbook.
 Pendahuluan 3

B. Lingkup Pengadaan Secara Elektronik

1.5 Selama 2 dekade terakhir, sistem pengadaan secara elektronik telah
berkembang sangat pesat. Dari titik awal berupa portal sederhana dan papan
pengumuman hingga pilihan yang ada saat ini. Berbagai pilihan tersebut mencakup
aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning) di
lokasi; aplikasi produktivitas tersendiri; solusi sumber terbuka yang dibangun
secara khusus dan hosting tersendiri; serta perangkat lunak sebagai layanan
(software as a service) berbasis langganan.

1.6 Dampak peningkatan VFM dalam pengadaan sektor publik sangat

berarti. Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD)
memperkirakan bahwa produk domestik bruto yang dibelanjakan melalui
pengadaan publik di negara-negara anggotanya umumnya mencapai 10%–20%.2
Penghematan dari pengadaan secara elektronik yang efektif dapat mencapai 10%
dari nilai pengadaan (catatan kaki 1). Hal ini belum memperhitungkan manfaat
lainnya seperti transparansi, efisiensi, tata kelola, dan akuntabilitas. Reformasi
pengadaan telah diidentifikasi sebagai faktor penting dalam pembangunan sebuah
negara. Tata kelola pengadaan sangat penting untuk mendapatkan kepercayaan
masyarakat dan berfungsi sebagai barometer kualitas administrasi publik. Hal ini
menjadikannya sebagai target prioritas untuk penguatan di banyak pemerintahan.

1.7 Penggunaan teknologi informasi (TI) secara efektif menjadi perangkat

yang luar biasa untuk memperkuat tata kelola dan efisiensi dalam segala bentuk
pengadaan. Keputusan yang perlu dibuat para peminjam dan lembaga penanggung
jawab serta lembaga pelaksana bukanlah apakah akan melaksanakan pengadaan
secara elektronik, tetapi kapan akan melaksanakannya. Pelaksanaan pengadaan
secara elektronik dapat langsung dijalankan dalam lingkungan baru (greenfield)
karena sistem tidak perlu diintegrasikan dengan sistem yang lain, atau dapat
menjadi kompleks karena sistem perlu berhubungan dengan berbagai sistem
yang lain, seperti bagan akun standar (chart of accounts), utang, atau daftar aset.
Kompleksitas akan bertambah karena adanya berbagai aturan dan peraturan
proses pengadaan yang harus dimasukkan ke dalam sistem agar ada kesamaan.
Aturan dan peraturan tersebut sering dibangun berdasarkan proses manual yang
tidak terlalu cocok dengan logika matematika sistem teknologi informasi (TI).

1.8 Sistem yang sudah tersedia luas (off-the-shelf) lebih disukai dibandingkan
dengan sistem yang dibangun secara khusus (bespoke) dan ada banyak pilihan yang
tersedia di pasar. Sistem yang tersedia luas sudah terbukti lebih tangguh daripada
sistem yang dibangun secara khusus, dan telah berisi sebagian besar proses dan
fungsionalitas pengadaan standar. Meskipun ada dorongan untuk membangun
sistem khusus—karena sistem seperti ini mungkin dipandang akan lebih cocok
dengan proses manual yang ada—hal ini perlu ditolak, kecuali jika skalanya cukup

2
Organisation for Economic Co-operation and Development. 2017. Public Procurement.
Government at a Glance: 2017 Edition. Paris. http://stats.oecd.org/Index.aspx?QueryId=78413.
4 Pengadaan Secara Elektronik

besar untuk mengimbangi biaya signifikan dalam pengembangan, implementasi,

dan pemeliharaan yang inheren dalam sistem khusus.

1.9 Pendekatan yang optimal adalah memilih sistem yang paling cocok
dengan proses manual dan infratruktur TI yang ada. Manakala memungkinkan,
proses yang ada harus ditelaah apakah dapat dimodifikasi agar cocok dengan
fungsionalitas standar dalam sistem. Pelanggan yang meyakini bahwa
kebutuhannya bersifat unik dan mengharuskan sistem TI standar dimodifikasi
agar cocok akan menghadapi biaya implementasi yang sangat tinggi untuk
pengembalian investasi yang kecil, atau malah negatif. Pesan utamanya adalah
untuk melakukan konfigurasi, bukan melakukan penyesuaian.

C. Memperkenalkan Pengadaan Secara Elektronik

1.10 Pengenalan pengadaan secara elektronik perlu disertai tinjauan aturan
bisnis di seputar proses pengadaan. Stabilitas, jejak audit, dan transparansi yang
inheren dalam sistem pengadaan secara elektronik yang berjalan dengan baik akan
menyebabkan berbagai titik kendali dan titik periksa dalam proses manual menjadi
sia-sia.

1.11 Sistem pengadaan secara elektronik apa pun harus memiliki tujuan
yang jelas. Proses, alur kerja, ambang persetujuan, dan persyaratan aturan yang
ada perlu diidentifikasi dan dipetakan. Pengadaan secara elektronik berpotensi
mengatasi berbagai persoalan yang inheren dalam proses pengadaan secara
manual. Hal ini termasuk pelaporan manajemen secara real-time atas pengeluaran
dan anggaran, pencabutan prosedur yang rangkap dan tidak efisien, pengurangan
biaya transaksi bagi pembeli dan pemasok, kepatuhan yang dihasilkan sistem
melalui aturan bisnis, jejak audit yang baik, dan transparansi. Sebaliknya, proses
pengadaan berbasis kertas dapat menimbulkan:

(i) pembelian tanpa koordinasi dari berbagai bagian pemerintah dengan

kontrak yang berbeda-beda dan harga yang berlainan untuk barang
yang sama;
(ii) biaya proses yang tinggi dalam kaitannya dengan menguji pasar;
(iii) transparansi yang buruk;
(iv) tidak ada pengendalian anggaran;
(v) pengeluaran secara terpisah-pisah, sehingga menyebabkan
biaya pembelian yang lebih tinggi dan, dalam kasus tertentu,
penyimpangan dalam pengendalian;
(vi) intelijen pasar yang sudah ketinggalan;
(vii) pengeluaran yang tidak biasa (di luar kontrak);
(viii) proses pembayaran yang tidak efisien;
(ix) informasi audit yang sudah usang; dan
(x) pelacakan manajemen kontrak yang rentan kekeliruan.
 Pendahuluan 5

1.12 Penggunaan TI secara efektif akan meningkatkan kinerja pengadaan. Jika

dikonfigurasikan dengen efektif, pengadaan secara elektronik akan merampingkan
semua aspek proses pengadaan (dari ujung ke ujung, mulai sejak perencanaan
hingga pemantauan kontrak, pembayaran, layanan pasca-penjualan, pelacakan
aset dan depresiasi, dll.). Secara bersamaan, pengadaan secara elektronik juga
menerapkan kendali yang lebih kuat terhadap pengeluaran dan preferensi
produk. Pelaksanaan pengadaan secara elektronik akan mengotomatiskan proses
internal dan eksternal yang berkaitan dengan proses pengadaan, termasuk seleksi
pemasok. Salah satu manfaat yang paling penting adalah bahwa pengadaan secara
elektronik sangat cocok untuk pembuatan kesepakatan pasokan jangka panjang
dan penyertaannya di dalam katalog.

1.13 Diperkenalkannya pengadaan secara elektronik juga memfasilitasi

perkenalan lelang terbalik secara elektronik (e-reverse auction). Metode ini
merupakan perangkat yang sangat berdaya guna bagi pengadaan komoditas
dan barang standar yang sudah tersedia luas (off-the-shelf). Lelang terbalik ini
biasanya dijalankan selama beberapa jam (waktu yang lebih panjang mungkin akan
mendorong praktik-praktik kolusi). Semua peserta lelang terbalik dapat melihat
penawaran terendah saat ini dan diundang untuk memberi penawaran yang lebih
lebih rendah lagi sedikit demi sedikit. Pada akhir proses, peserta lelang dengan
penawaran terendah akan terpilih sebagai pemenang lelang.3

1.14 Pengadaan secara elektronik tidak berarti semua aspek pengadaan akan
diotomatiskan. Profesional di bidang pengadaan dan proyek akan tetap mengelola
pengadaan, merancang kontrak, mengembangkan rencana pengadaan, strategi
kontrak, serta kriteria evaluasi dan spesifikasi.

1.15 Potensi dan keterbatasan pengadaan secara elektronik sering

disalahpahami. Sebuah sistem pengadaan secara elektronik bukan obat mujarab
dan efektivitasnya akan bergantung pada sebagus apa kualitas rancangannya dan
sebanyak apa penggunaannya. Mengotomatiskan proses yang cacat dan tidak
efisien, serta pilihan strategis yang buruk, hanya akan menjadikan pengadaan yang
jelek berjalan lebih cepat.

1.16 Ada risiko bahwa sistemnya sendiri yang akan “menjadi” prosesnya. Hal
ini dapat menghambat inovasi dan perbaikan karena kendala dan konfigurasi
sistem. Secara de facto, sistemnya “menjadi” kebijakan aktual karena prosesnya
tidak dapat dipisahkan. Hal ini terutama menjadi masalah pada sistem yang
dibangun secara khusus (bespoke) karena besarnya investasi yang sudah
dikeluarkan (sunk cost) untuk sistem tersebut. Selanjutnya, persoalan ini dapat
menghambat reformasi dan inovasi lebih lanjut.

3
Untuk perincian lebih lanjut, lihat: World Bank et al. 2005. E-Reverse Auction
Guidelines for MDB Financed Procurement. Washington, DC. (sampai dengan
bulan Juni 2018, sedang dalam proses revisi) http://siteresources.worldbank.org/
INFORMATIONANDCOMMUNICATIONANDTECHNOLOGIES/Resources/e-reverse_
auction-requirements.pdf.
 II. Penggunaan Pengadaan Secara
Elektronik dalam Proyek yang
Dibiayai ADB

A. Ketentuan Umum
2.1 Peminjam diwajibkan menggunakan Sistem Manajemen Konsultan ADB
untuk mengiklankan semua peluang layanan konsultasi yang tercantum agar dapat
dilakukan seleksi kompetitif berdasarkan rencana pengadaan untuk proyek yang
dibiayai seluruhnya atau sebagian dari pinjaman atau hibah ADB, atau dari dana
yang dikelola ADB. Akses peminjam ke Sistem Manajemen Konsultan diberikan
melalui aplikasi di http://cms.adb.org. Buku Panduan Mengenai Layanan Konsultasi
yang Dikelola oleh Peminjam ADB berisi perincian lebih lanjut.

2.2 Untuk barang, pekerjaan, dan layanan nonkonsultasi, peminjam

didorong untuk menggunakan pengadaan secara elektronik untuk semua metode
pengadaan (misalnya tender kompetitif terbuka dengan iklan internasional
atau nasional, tender kompetitif terbatas, permintaan penawaran/request for
quotations). Paling tidak, peminjam diwajibkan menerbitkan pemberitahuan
pengadaan di muka dan rencana pengadaan di situs web ADB, dan juga
mengiklankan semua kontrak pengadaan yang menggunakan tender kompetitif
terbuka dengan iklan internasional di situs tersebut. Buku Panduan Mengenai
Tender Kompetitif Terbuka berisi perincian lebih lanjut tentang berbagai persyaratan
tersebut.

2.3 Penilaian risiko pengadaan proyek harus memverifikasi dan

mengonfirmasi usulan penggunaan pengadaan secara elektronik atau pengaturan
terkait, yaitu bahwa pengadaan secara elektronik tersebut dapat dianggap
memadai, efisien, dan aman, dan tidak mencegah keikutsertaan calon peserta
tender.

2.4 Penjelasan mengenai penggunaan pengadaan secara elektronik serta

pengaturan dan keputusan spesifik yang terkait harus disampaikan dalam
rencana pengadaan proyek yang sudah disetujui sebelum pelaksanaan. Untuk
perinciannya, lihat Buku Panduan Mengenai (i) Kerangka Kerja Risiko Pengadaan dan
(ii) Perencanaan Pengadaan Strategis.

2.5 Modul untuk lelang atau tender secara elektronik di dalam pengadaan
secara elektronik yang diadakan peminjam akan diverifikasi kepatuhannya
terhadap versi terbaru persyaratan tender secara elektronik dari bank
 Penggunaan Pengadaan Secara Elektronik dalam Proyek yang Dibiayai ADB 7

pembangunan multilateral (MDB), seperti yang diadopsi oleh ADB.4 Penggunaan

modul untuk lelang terbalik secara elektronik (e-RA) dalam pengadaan secara
elektronik akan diverifikasi kepatuhannya terhadap versi terbaru pedoman e-RA
dari MDB, seperti yang diadopsi oleh ADB (catatan kaki 2). Modul pengadaan
secara elektronik yang lain, seperti manajemen katalog atau pasar elektronik
(e-marketplace) akan diverifikasi kepatuhannya terhadap acuan dalam prinsip-
prinsip inti pengadaan ADB dan persyaratan yang ditetapkan dalam peraturan
pengadaan 2017 ADB (dalam paragraf 1.34–1.36).

2.6 Setelah ADB menyetujui penggunaan sistem pengadaan secara

elektronik, peminjam akan memantau erat dan mencatat pengalaman pelaksanaan
pengadaan secara elektronik, serta membagikan dengan ADB segala tantangan
yang dihadapi dalam pengadaan, terutama mengenai sistem pengadaan secara
elektronik yang digunakan. Umpan balik seperti ini akan memungkinkan ADB
untuk mengembangkan langkah perbaikan yang cocok guna mengatasi tantangan
tersebut dan mengoordinasikan harmonisasi pendekatan untuk pemecahan
masalah dengan bank pembangunan multilateral yang lain.

B. Cara Akreditasi Sistem Pengadaan Secara Elektronik

2.7 Akreditasi sistem pengadaan secara elektronik oleh ADB tidak
diperlukan jika penggunaannya hanya terbatas untuk mengiklankan peluang dan
mengumumkan pemberian kontrak.

2.8 ADB akan mengizinkan penggunaan sistem pengadaan secara

elektronik, kecuali jika ditemukan adanya ketidakpatuhan berat dalam sistem
tersebut terhadap kebijakan pengadaan dan/atau peraturan pengadaan 2017.
Jika ketidakpatuhan dapat diperbaiki melalui ketentuan penggunaan dokumen
tender standar, atau melalui langkah-langkah seperti yang ditentukan dalam
Lampiran 1 buku panduan ini, lembaga penanggung jawab yang melaksanakan
proyek bersangkutan akan diminta untuk menerapkan langkah-langkah perbaikan
ini saat menggunakan sistem pengadaan secara elektronik tersebut. Manakala
memungkinkan, ADB akan menghindari untuk mengharuskan perubahan terhadap
fungsionalitas dan proses standar sistem tersebut.

2.9 Jika sebuah sistem pengadaan secara elektronik sudah pernah

diakreditasi oleh ADB, atau oleh MDB yang lain, dan sistem tersebut belum pernah
mengalami modifikasi besar sejak akreditasi, ADB akan mengizinkan penggunaan
sistem tersebut bila sistem mematuhi prinsip-prinsip inti pengadaan ADB. Jika
sistem tersebut belum pernah diakreditasi oleh ADB atau oleh MDB yang lain,
atau sistem pernah mengalami modifikasi besar sejak diperkenalkan, sistem
tersebut akan dinilai kembali oleh konsultan atau staf yang ditunjuk ADB selama

4
World Bank et al. 2009. E-Tendering Requirements for MDB Financed Procurement.
Washington, DC. (sampai dengan bulan Juni 2018, sedang dalam proses revisi)
http://siteresources.worldbank.org/INTPROCUREMENT/Resources/E-Tendering_
Requirements_for_MDB_Loans-Grants_and_Credits_November_2009.pdf.
8 Pengadaan Secara Elektronik

tahap perencanaan pengadaan. Lembaga penanggung jawab diwajibkan untuk

memfasilitasi penilaian sistem pengadaan secara elektronik tersebut oleh staf atau
konsultan ADB yang ditempatkan di lokasi. Lingkup penilaiannya akan ditentukan
oleh kompleksitas pengadaan dan kematangan sistem.

2.10 Lembaga penanggung jawab diminta untuk menyerahkan pernyataan

bahwa sistem pengadaan secara elektroniknya sudah mematuhi persyaratan
pengadaan secara elektronik dari ADB, sehubungan dengan kepatuhan terhadap
pedoman tender secara elektronik atau lelang terbalik secara elektronik (e-RA),
sesuai yang berlaku. ADB dapat meninjau sistem di lokasi untuk memverifikasi
kepatuhan. Jika ada ketidakpatuhan, ADB akan mengidentifikasinya dan
menganalisis risiko dan dampaknya. Jika risiko dan dampaknya dipandang
material, akan direkomendasikan langkah-langkah perbaikan guna mengatasi
ketidakpatuhan. Jika rekomendasi ini disetujui dan ketidakpatuhannya diatasi,
ADB akan mengizinkan penggunaan sistem.

2.11 Apa pun hasil penilaiannya, kemungkinan akan direkomendasikan

penggunaan persyaratan spesifik tertentu bagi pengadaan secara elektronik, yang
akan dimasukkan ke dalam dokumen tender untuk pengadaan yang diproses
menggunakan sistem pengadaan secara elektronik.

2.12 Pendekatan saat ini untuk menilai dan mengakreditasi sistem pengadaan
secara elektronik yang akan digunakan dalam operasi ADB diperoleh dari survei
ADB baru-baru ini mengenai sistem pengadaan secara elektronik, penilaian
independen terhadap sistem pengadaan secara elektronik, laporan dari ADB
dan Bank Dunia mengenai pengembangan pengadaan secara elektronik di
negara-negara berkembang anggota ADB, serta pengalaman ADB sendiri dalam
pelaksanaan sistem pengadaan secara elektronik. Pendekatannya akan diperbarui
dari waktu ke waktu guna memastikan agar pendekatan ADB tetap dinamis dan
fleksibel, bergantung pada kebutuhan dan evolusi dalam praktik pengadaan secara
elektronik.

2.13 ADB dapat memilih untuk menilai kembali sistem pengadaan secara
elektronik yang sudah diakreditasi jika terjadi hal-hal berikut:

(i) pengaduan yang bersifat fundamental mengenai sistem pengadaan

secara elektronik yang sudah diakreditasi, seperti sistem tidak dapat
diakses, atau ada modifikasi, atau timbulnya korupsi data pada
penyerahan ke sistem tersebut;
(ii) sistem pengadaan secara elektronik yang sudah diakreditasi telah
mengalami perubahan material sejak akreditasi oleh ADB; dan/atau
(iii) jangka waktu yang panjang (5 tahun) sudah berlalu sejak sistem
tersebut diakreditasi oleh ADB atau sejak penggunaan sistem
tersebut diizinkan oleh ADB.
 III. Perencanaan untuk Pengadaan
Secara Elektronik

3.1 Persoalan inti mengenai prakarsa pengadaan secara elektronik yang

signifikan adalah memastikan bahwa semua manfaat yang diantisipasi dapat
terealisasi saat beralih dari yang lama ke yang baru, terutama jika sponsor proyek
mengharapkan sistem baru tersebut cocok dengan proses manual yang sudah ada.

3.2 Pelaksanaan sering kali memerlukan waktu bertahun-tahun lebih lama

daripada yang diperkirakan dan dengan biaya yang lebih tinggi. Pendekatan
pelaksanaan yang iteratif, dengan kesediaan untuk mengubah proses agar cocok
dengan fungsi akan mengurangi baik biaya maupun waktu pelaksanaan. Di
setiap tahap proses pelaksanaan, jika ada fungsionalitas sistem yang tidak cocok
dengan prosesnya, nilai yang diberikan oleh proses tersebut perlu ditelaah dan
dipertimbangkan terhadap biaya membangun fungsionalitas yang bersangkutan.

A. Pengembangan Strategi
3.3 Rencana untuk memperkenalkan atau memperluas pengadaan secara
elektronik akan bersifat unik bagi setiap negara, karena masing-masing negara
memiliki lingkungan peraturan yang berbeda-beda. Jika ada hukum pengadaan
yang mencakup seluruh sektor publik, beberapa negara mungkin memilih untuk
mengembangkan sistem sentral tunggal (atau terdesentralisasi). Yang lain lagi,
seperti negara federal, mungkin memilih untuk satu sistem federal, dan beberapa
sistem negara bagian atau provinsi. Dalam beberapa kasus, badan usaha milik
negara yang besar tunduk pada rangkaian peraturan yang spesifik dan terpisah dari
sektor publik yang lebih luas. Dengan demikian, sistem tersebut mungkin berada di
tingkat negara, federal, atau lembaga.

3.4 Titik awal pengembangan strategi seharusnya adalah analisis kekuatan,

kelemahan, peluang, ancaman (strengths, weaknesses, opportunities, threats -
SWOT) atas keadaan saat ini di dalam lingkungan perubahan pemerintah. Hal ini
akan mengidentifikasi persoalan yang mungkin perlu diperhatikan seiring gerak
maju pemerintah menuju pengadaan secara elektronik.

3.5 Faktor utama yang menentukan keberhasilan adalah budaya dan

wewenang pada entitas pelaksana. Jika entitas pelaksana memiliki tekad kuat dan
sumber daya yang memadai, serta diberdayakan untuk meluncurkan pengadaan
secara elektronik, tersedia solusi untuk hampir semua jenis hambatan. Sebaliknya,
jika tidak ada tekad kuat, peluncurannya kemungkinan tidak akan mencapai
keberhasilan penuh, seberapa pun keadaannya mendukung.
10 Pengadaan Secara Elektronik

3.6 Perencanaan untuk memperkenalkan atau memperluas pengadaan

secara elektronik akan berjalan dengan cara yang sama seperti perencanaan
untuk semua kegiatan pengadaan yang kompleks, yaitu dengan penelaahan
(i) kebutuhan, (ii) pemangku kepentingan, (iii) pasar pasokan (penyedia
dan pengembang sistem), serta (iv) infrastruktur dan ekosistem TI yang ada.
Pengabaian hal-hal tersebut dapat menimbulkan risiko tinggi terhadap proyek, baik
selama pelaksanaan maupun selama operasi berjalan.

3.7 Pengembangan strategi pengadaan secara elektronik seharusnya

memperhatikan pula peraturan di tingkat nasional, struktur kelembagaan publik,
pengalaman internasional, dan analisis pasar sisi pasokan. Kumpulan metrik
kinerja dan faktor keberhasilan yang jelas seharusnya ditentukan pada titik ini.
Karena pada saat inilah, pertanyaan mendasar mengenai apakah akan membuat
sendiri atau membeli perlu diputuskan. Rencana strategis untuk pengadaan secara
elektronik adalah untuk solusi dari ujung ke ujung yang menjawab

(i) tujuan;
(ii) analisis pemangku kepentingan;
(iii) identifikasi kebutuhan (spesifikasi dan/atau kerangka acuan);
(iv) identifikasi wewenang untuk melakukan perubahan dan apa saja
kendala terhadap laju perubahan. Kedua hal ini akan mempengaruhi
pasar yang akan dinilai dan rekayasa ulang proses bisnis, serta
sejumlah persoalan pemangku kepentingan;
(v) penilaian pasar (pengembang dan vendor sistem dengan kriteria
seleksi yang sesuai);
(vi) rekayasa ulang proses bisnis dan pelatihan;
(vii) manajemen kontrak dan sistem;
(viii) model bisnis, berkaitan dengan siapa yang akan mengembangkan,
memiliki, dan menunjang sistemnya;
(ix) peta jalan pelaksanaan; serta
(x) dukungan teknis (operasi dan pemeliharaan) dan manajemen risiko.

3.8 Persoalan utamanya bukanlah teknologi yang akan digunakan, meskipun

teknologi apa pun yang terpilih tentu akan berdampak jangka panjang karena akan
digunakan untuk waktu yang lama. Pemilihan teknologi adalah bagian termudah
dari upaya ini. Tujuan strategi biasanya disebutkan dari segi efisiensi, waktu siklus,
kompetisi, transparansi, manajemen keuangan, dan integritas. Pengadaan secara
elektronik yang efektif akan memberi manfaat lebih dari sekadar “penghematan”
dan sebuah sistem tidak seharusnya dinilai semata-mata berdasarkan
kemampuannya untuk menghasilkan hal yang sama seperti sebelumnya.

3.9 Strategi pengadaan secara elektronik perlu juga mengidentifikasi dan

menjawab kebutuhan pemangku kepentingan sebagai bagian dari penilaian.
Beberapa mungkin menolak karena tidak ingin berubah sama sekali, sedang yang
lain lagi akan berupaya mengendalikan fungsionalitas (seperti pelaporan keuangan
dan kewajiban audit). Yang lain lagi mungkin resisten terhadap perubahan karena
punya kepentingan tertentu, alasan tidak sah untuk mempertahankan status quo,
termasuk resistensi terhadap transparansi dan kompetisi yang lebih besar. Akan
 Perencanaan untuk Pengadaan Secara Elektronik 11

ada kekhawatiran yang sah mengenai keamanan data dan kecurangan, walaupun
persoalan-persoalan tersebut jauh lebih banyak terjadi dalam sistem manual, yang
sulit untuk dilacak atau dicegah.

3.10 Pertimbangan penting pada titik ini juga termasuk kapasitas untuk
melaksanakan, mengelola, dan memelihara sistem. Hal ini juga berkaitan dengan
kemudahan untuk menggunakan sistem. Sistem terbaik di kelasnya akan memiliki
persyaratan tata kelola dan kepatuhan yang sudah terpasang dan akan mudah
digunakan. Makin kompleks sistemnya (dari perspektif pengguna), akan makin
banyak pula sumber daya yang diperlukan untuk peluncuran dan penggunaan
sistem.

B. Sistem Sentral
3.11 Ada alasan yang kuat untuk sistem sentral pengadaan secara elektronik
yang berlaku di seluruh bagian pemerintah. Skala keekonomian dan manfaat yang
diperoleh dari platform tunggal secara nasional di seluruh bagian pemerintah akan
signifikan. Tentu saja, hal ini akan menambah kompleksitas, waktu, dan biaya. Di
tingkat lembaga, sebuah sistem pengadaan secara elektronik dapat diidentifikasi,
diadakan, dan diluncurkan dalam waktu beberapa bulan, sementara jika di
tingkat nasional, proses tersebut akan membutuhkan beberapa tahun. Di tingkat
nasional, kebutuhan berbagai pemangku kepentingan yang memiliki kuasa besar
akan perlu dijawab, dan banyak dari antara pemangku kepentingan tersebut perlu
fleksibel mengenai bagaimana kebutuhannya akan dipenuhi. Prasyarat bagi upaya
melaksanakan hal ini dalam skala nasional adalah kemauan politik dan dukungan
yang harus diberikan dari tingkat tertinggi. Tanpa kemauan dan dukungan tersebut,
pelaksanaannya akan terhambat oleh kompromi yang tidak optimal.

3.12 Sistem tunggal menggunakan teknologi secara lebih baik dan

meminimalkan duplikasi proses-proses seperti manajemen keamanan, manajemen
katalog, dan daftar pemasok, serta persoalan interoperabilitas. Sistem tunggal
memberikan satu saja titik hubungan bagi pemasok, sehingga dengan demikian,
mendorong efisiensi pemasok yang lebih besar. Sistem tunggal mendorong
penggabungan kebutuhan, memanfaatkan daya beli melalui kesepakatan kerangka
kerja. Yang terakhir, sistem tunggal menghilangkan duplikasi upaya dan biaya
pencarian, perancangan, dan pelaksanaan lintas-lembaga. Contoh sistem tunggal
yang digunakan di negara anggota ADB, termasuk Layanan Pengadaan Publik di
Republik Korea, Portal Pusat Pengadaan Publik untuk Lembaga Federal di India,
dan Sistem Pengadaan Pemerintah Secara Elektronik di Georgia.

3.13 Jika tidak ada kemauan politik, selera, atau anggaran yang tersedia untuk
melaksanakan pengadaan secara elektronik di tingkat nasional, pendekatan di
tingkat lembaga mungkin lebih masuk akal. Hal ini sering terjadi di perekonomian
maju. Berbagai departemen dan lembaga mengembangkan sistemnya sendiri
secara terpisah satu sama lain.
12 Pengadaan Secara Elektronik

3.14 Sistem tunggal sering disalahartikan sebagai upaya pengendalian dari

pusat sehingga mencegah pelimpahan kewenangan. Kenyataannya, sistem
tunggal mewakili infrastruktur informasi yang terpadu untuk pengadaan, bukan
tersentralisasi. Setiap entitas dan tingkatan pemerintahan tetap memegang
tanggung jawab penuh dan mengendalikan apa yang dibeli, seberapa banyak
pembeliannya, dan kapan membeli. Pengadaan masih tetap terdesentralisasi,
tetapi dilakukan melalui infrastruktur bersama, seperti halnya infrastruktur
bersama untuk perdagangan di tingkat nasional, seperti mata uang nasional,
hukum nasional, dan sistem perbankan nasional.

C. Kepemimpinan
3.15 Kepemimpinan politik dan kelembagaan adalah unsur terpenting dalam
strategi pengadaan secara elektronik. Diperlukan sebuah lembaga tingkat pusat yang
memimpin pengadaan (terlepas dari apakah ada kata “pengadaan” dalam nama
lembaga tersebut). Lembaga ini harus memiliki kompetensi, amanat, dan wewenang
untuk menggerakkan reformasi pengadaan. Tanpa hal-hal tersebut, pengadaan
secara elektronik hanya akan menghasilkan nilai yang terbatas. Reformasi mencakup
dokumen standar, lembar isian kontrak, keseluruhan kesepakatan kerangka kerja
pemerintah, kebijakan seputar penggunaan tender elektronik dan e-RA, serta
kebijakan yang berlaku di seluruh bagian pemerintah terkait katalog dan keamanan
online.
 IV. Investasi Bertahap

A. Pendekatan Bertahap untuk Pengadaan Secara

Elektronik
4.1 Salah satu tantangan pertama dalam pelaksanaan sistem pengadaan
secara elektronik adalah menentukan seberapa banyak yang dapat dicapai dalam
jangka waktu horizon perencanaan yang tersedia. Berinvestasi sejak awal dalam
sistem yang sudah tersedia luas (off-the-shelf) dengan fungsionalitas penuh
memang sangat menarik dan akan paling cepat pelaksanaannya. Namun, sistem
off-the-shelf (dan memang ada beberapa sistem yang sangat bagus) mengharuskan
pemerintah untuk mengadaptasi prosesnya agar sesuai dengan sistem.
Mendapatkan persetujuan untuk perubahan seperti itu mungkin sangat sulit,
dan bisa jadi ada persyaratan hukum dan peraturan yang mencegah perubahan
tersebut.

4.2 Perlu diambil pendekatan bertahap untuk pelaksanaan. Model

pendekatannya dijabarkan di bagian V, dimulai dengan portal yang tidak
memerlukan investasi besar perangkat lunak atau perangkat keras. Langkah ini
berisiko rendah, tetapi memiliki serangkaian fungsi yang berguna, baik bagi pembeli
maupun pemasok. Portal tersebut dapat diperoleh dari pasar atau dibangun
secara in-house oleh entitas yang melakukan pengadaan dengan menggunakan
programer setempat dan anggaran kecil. Jika dibangun secara in-house, portal itu
kemungkinan tidak akan dapat diintegrasikan dengan sistem off-the-shelf yang
paling baik di kelasnya, sehingga investasinya perlu dijaga hanya secukupnya agar
besarnya investasi yang sudah dikeluarkan (sunk cost) nantinya tidak mencegah
pergantian di masa depan. Tidak diperlukan pusat data, dan manfaatnya besar,
termasuk transparansi dalam mengiklankan peluang penawaran dan pemberian
kontrak, pendaftaran pemasok untuk distribusi informasi, dll. Manfaat lainnya
termasuk memperoleh pengalaman dalam rekayasa ulang proses bisnis dengan
tingkat risiko yang rendah dan aspek perubahan budaya.

4.3 Jangka waktu pengenalan bertahap akan tergantung pada prioritas politik
dan eksekutif, terutama jika dibutuhkan undang-undang baru atau perubahan
terhadap undang-undang yang sudah ada. Periode pengenalan selama 2–4 tahun
adalah periode yang tipikal, meskipun langkah besar dapat dilakukan dalam jangka
waktu 6–12 bulan. Program yang dipercepat tanpa membutuhkan perubahan
legislatif dapat memberikan hasil signifikan dalam waktu 6 bulan. Penentuan
prioritasnya perlu dicocokkan dengan kebutuhan politik dan, karena itu,
seharusnya diprioritaskan pada sisi fungsionalitas yang tampil ke publik (front end).
14 Pengadaan Secara Elektronik

Jika pengembangannya berjalan di sisi back end, seperti penyerahan penawaran

secara online, visibilitas politiknya tidak besar.

B. Manajemen Risiko
4.4 Dalam pengembangan, penyesuaian, dan operasi berjalan sistem
apa pun, salah satu bidang risiko tertinggi melibatkan tata kelola, bukan
teknologi. Penggunaan pihak ketiga, yang memiliki keterampilan dan keahlian
yang diperlukan, dapat membantu menghindari risiko yang berkaitan dengan
manajemen dan retensi sumber daya, dan juga risiko yang berkaitan dengan
teknologi yang terus berevolusi. Namun, meskipun isu-isu ini adalah tanggung
jawab pemasok, risikonya tetap ditanggung bersama dengan pemerintah dan
manajemen kontrak pemerintah dengan pemasok.

4.5 Kuncian pemasok. Risiko terjadinya kuncian pemasok (supplier lock-in)

tidak terhindarkan dengan sistem off-the-shelf dan risiko ini juga signifikan dengan
sistem yang dibangun khusus, bergantung pada platform apa yang dipilih. Karena
itu, sangatlah penting untuk mengambil sudut pandang jangka panjang. Ada risiko
signifikan untuk terkunci dalam sistem yang buruk atau tidak optimal akibat proses
seleksi yang lemah dalam tahap awal pelaksanaan. Ada kebutuhan untuk membuat
rencana transisi sistem yang pada akhirnya akan terjadi. Isu-isu yang perlu dikelola
termasuk kepemilikan kekayaan intelektual, data, dan perangkat lunak. Tidaklah
realistis untuk berasumsi bahwa pemasok yang baru akan mampu mengambil
alih dari pemasok sebelumnya sambil tetap memastikan kontinuitas bisnis, tanpa
dukungan apa pun, bahkan saat beralih ke platform baru. Upaya memahami
kode perangkat lunak serta sistemnya akan memakan waktu, dan penyedia yang
akan diganti tak memiliki banyak insentif untuk membantu, kecuali jika memang
diwajibkan sebagai bagian dari kesepakatan awal.

4.6 Klausul yang ditetapkan dalam kontrak untuk transisi dan penghentian
harus kuat karena keadaan yang menimbulkan pemutusan kontrak secara inheren
adalah pertentangan. Pemasok tahu bahwa ketersediaan sistem adalah hal yang
sangat penting dan mungkin memanfaatkan fakta ini secara oportunis. Pemerintah
dan lembaga harus menerapkan kendali kontrak dan proses standar yang tepat,
sama halnya dengan penyampaian layanan dan dukungan dalam kesepakatan
layanan secara elektronik apa pun, guna memastikan bahwa hak milik tertentu
(proprietary right) pemerintah atas sistem dan data sudah didefinisikan dengan
jelas dan bahwa kesepakatannya mencakup rencana transisi setelah pemutusan
kesepakatan. Risiko terjadinya kuncian pemasok (supplier lock-in) umumnya
diremehkan.

4.7 Ada berbagai risiko sistem dan operator yang berkaitan dengan
kontinuitas bisnis, berhenti beroperasinya (downtime) perangkat lunak dan
perangkat keras, serta keamanan. Lisensi dan model distribusi “perangkat lunak
sebagai layanan (software as a service)” akan meminimalkan risiko-risiko tersebut,
tetapi model ketangguhan organisasi setiap pemasok harus ditinjau. Biasanya,
pemasok yang terbaik di kelasnya akan memiliki jaminan tingkat layanan operasi
 Investasi Bertahap 15

berjalan (uptime) atau ketersediaan sistem 99,9%. Isu-isu seperti biasanya masuk
dalam lingkup audit sistem, yang seharusnya dilaksanakan setidaknya secara
tahunan, terlepas dari operatornya atau model kepemilikan yang digunakan.
Selain itu, terlepas dari model bisnis yang dipilih, pemerintah pada akhirnya tetap
bertanggung jawab atas manajemen layanan bisnis yang sedang disampaikan,
dan akan memerlukan unit manajemen operasi yang bertanggung jawab untuk
mengelola operasi layanan, bahkan jika layanan dialihdayakan secara penuh ke
pihak ketiga.

4.8 Selain berbagai risiko operasional dan kontrak tersebut, akan diperlukan
penilaian risiko terperinci dan rencana manajemen risiko jika ingin mengembangkan
sistem pengadaan secara elektronik, atau jika ingin menyesuaikan secara signifikan
sistem off-the-shelf. Risiko dan biaya dalam model portal sederhana akan relatif
minor jika dibandingkan dengan pengembangan atau penyesuaian sistem secara
lengkap.
 V. Pengembangan Sistem Pengadaan
Secara Elektronik

5.1 Terdapat dua opsi pengembangan atau fungsional yang dapat

dipertimbangkan untuk sebuah sistem pengadaan secara elektronik: pendekatan
konservatif langkah demi langkah atau pendekatan terima jadi (turnkey) yang lebih
ambisius. Pilihan di antara kedua opsi tersebut yang dibahas dalam bagian ini,
terutama berkaitan dengan kepemimpinan politik dan birokrasi, wewenang, dan
kapasitas untuk mengelola perubahan.

5.2 Di dalam kedua opsi tersebut pun masih ada beberapa opsi lagi untuk
cara pengembangannya. Tahap pertama dapat berupa rintisan oleh lembaga
tunggal dan konsolidasi dalam bentuk portal elektronik/e-portal (dengan
fungsionalitas back end yang minimal), beserta fungsi informasi dan beberapa
fitur lainnya yang dibahas dalam bagian ini, ditambah undang-undang baru jika
diperlukan. Tahap portal elektronik (e-portal) tersebut selanjutnya akan diikuti
dengan sistem pengadaan secara elektronik yang sepenuhnya interaktif, yang berisi
berbagai mode manajemen pengadaan dan transfer dana.

5.3 Dengan demikian, pendekatan yang konservatif adalah pembuatan portal

pengadaan secara elektronik, yang merupakan penyempurnaan dari portal yang
ada, kemudian diikuti dengan sistem pengadaan secara elektronik berspesifikasi
lengkap yang nantinya akan menggantikan portal tersebut. Tahap pertama dari
pengembangan portal akan berisiko relatif rendah dari segi biaya dan perubahan
proses. Portal sederhana tersebut seharusnya tidak digunakan sebagai dasar
untuk menciptakan sistem lengkap, melainkan akan diganti oleh operasi turnkey.
Pendekatan ini dapat memperlambat transformasi penuh hingga sekitar 2 tahun.

5.4 Jalan kedua yang lebih maju akan berupa perkenalan operasi turnkey yang
lengkap dan menyeluruh sejak awal. Jalan ini akan berisiko relatif tinggi dari segi
biaya dan reformasi. Opsi ini akan mendorong perubahan teknologi dan budaya
di dalam banyak operasi pemerintah dan di dalam pengadaan publik negara yang
bersangkutan serta sektor bisnisnya.

5.5 Layanan portal elektronik (e-portal) pengadaan sederhana sebaiknya

terdiri atas bagian informasi dan bagian interaktif. Sebuah model portal elektronik
akan dibahas di subbagian berikutnya, yang mengidentifikasi fungsionalitas yang
diinginkan bagi implementasi baru atau yang sudah ada. Idealnya, portal elektronik
akan memasukkan bagian dan fungsi informasi sejak tahap awal modernisasi
pengadaan, sebelum beralih menuju sistem pengadaan secara elektronik yang
interaktif, transaksional, dari ujung ke ujung. Tahap awal ini dapat dibeli off-the-
shelf atau dibangun secara khusus, biasanya oleh ahli di tingkat lokal atau nasional,
 Pengembangan Sistem Pengadaan Secara Elektronik 17

dengan biaya kurang dari $100.000. Portal elektronik tersebut dapat memberi
manfaat nyata sambil menunggu berjalannya persyaratan lainnya, seperti undang-
undang, agar terbangun lingkungan yang memberdayakan sistem pengadaan
secara elektronik dengan fungsi penuh.

5.6 Model portal elektronik, seperti yang dijelaskan dalam subbagian A dan
B pada bagian ini, bukanlah sistem pengadaan secara elektronik yang berfungsi
penuh. Portal tersebut tidak memiliki banyak fungsi, tetapi dapat menjadi upaya
awal yang efektif untuk menjadikan online pemasok dan pembeli dalam waktu
singkat, serta dengan biaya dan risiko yang rendah. Meskipun portal ini bukan
sistem pengadaan secara elektronik yang berfungsi lengkap, portal tetap mampu
menjadikan online sektor publik dan swasta, serta memiliki fungsionalitas yang
berguna bagi keduanya.

A. Portal Elektronik Sederhana Langkah 1:

Bagian Informasi
5.7 Bagian informasi di dalam model layanan portal elektronik akan
mencakup hal-hal berikut:

(i) informasi mengenai lembaga yang memimpin dan strukturnya,

peran, amanat, serta perincian kontak;
(ii) dokumen yang dapat diunduh, termasuk hukum pengadaan publik
dan peraturan yang relevan, surat edaran, dan instruksi;
(iii) manual dan panduan pengadaan yang dapat diunduh;
(iv) dokumen tender standar yang dapat diunduh untuk pengadaan
barang, pekerjaan, dan layanan;
(v) format standar yang dapat diunduh untuk laporan wajib dan
ad hoc, serta format pengumpulan data untuk pengukuran dan
pemantauan kinerja pengadaan publik;
(vi) rencana pengadaan tahunan dari lembaga atau entitas yang
melakukan pengadaan publik;
(vii) daftar per kategori undangan pemasukan penawaran (invitation for
bids - IFB), permintaan proposal (request for proposals - RFP), iklan
pengadaan, dll., yang dikeluarkan oleh lembaga atau entitas yang
melakukan pengadaan publik menurut jenis pengadaan, geografi,
atau klasifikasi lainnya;
(viii) daftar kesepakatan kerangka kerja aktif yang akan digunakan oleh
entitas pengadaan publik;
(ix) laporan tahunan pengukuran dan pemantauan kinerja pengadaan
publik yang dapat diunduh;
(x) informasi mengenai peserta tender yang menerima evaluasi terbaik
dan pemberitahuan pemberian kontrak;
(xi) penjelasan singkat mengenai kontrak yang diberikan;
(xii) daftar hitam pihak-pihak yang dilarang menjadi peserta tender;
(xiii) kasus-kasus tinjauan administratif terhadap pengaduan (opsional);
(xiv) statistik analitis mengenai pengadaan dan kontrak (opsional);
18 Pengadaan Secara Elektronik

(xv) berita dan acara (opsional);

(xvi) daftar rencana program pelatihan mengenai pengadaan publik
(opsional); dan
(xvii) pertanyaan yang sering diajukan dan forum diskusi publik mengenai
proses pengadaan.

B. Portal Elektronik Sederhana Langkah 2:

Bagian Interaktif
5.8 Bagian interaktif di dalam model layanan portal elektronik akan
mencakup hal-hal berikut:

(i) Daftar Peserta Tender

(a) Peserta tender seharusnya diberikan cara untuk mendaftarkan
diri di portal informasi pengadaan dengan memasukkan
informasi mengenai kompetensi, geografi operasi, ketersediaan,
dll.
(b) Peserta tender seharusnya diberikan cara untuk mengunggah
salinan hasil pemindaian kredensialnya (seperti akta pendirian
perusahaan, izin perdagangan, surat keterangan fiskal, dll.).
(c) Peserta tender seharusnya diberikan cara untuk memperbarui
profil dan dokumennya sesuai kecepatan masing-masing
dari dasbor pribadinya. Bagian profil peserta tender dapat
memasukkan pengalaman lampau, informasi pemegang saham,
omzet tahunan, dll.
(d) Lembaga atau entitas pengadaan publik seharusnya dapat
mencari basis data profil peserta tender menurut kompetensi,
geografi, dan faktor-faktor lainnya.
(e) Profil peserta tender seharusnya dalam bentuk yang cocok
untuk persiapan prakualifikasi atau daftar pendek (short list)
untuk prosedur tender kompetitif terbatas.
(ii) Rencana Pengadaan Tahunan
(a) Cara untuk menyiapkan, memperbarui, dan menerbitkan
rencana pengadaan tahunan (APP) melalui lembar isian online.
(b) Cara untuk menyiapkan APP secara offline dengan format
standar Microsoft Excel yang diberikan oleh portal elektronik,
kemudian mengunggahnya ke portal elektronik. Data yang
diunggah dalam bentuk berkas Microsoft Excel harus dibaca
oleh portal elektronik, selanjutnya diisikan ke dalam basis data.
(iii) Persiapan, Publikasi, dan Perubahan terhadap Undangan
Pemasukan Penawaran, Permintaan Proposal, dll.
(a) Lembar isian online seharusnya tersedia untuk menyiapkan
IFB, RFP, permintaan penawaran (requests for quotations),
dll., termasuk untuk kesepakatan kerangka kerja. Harus
dimungkinkan untuk memverifikasi, memperbarui, menyimpan
sebagai draf, dan menjadwalkan tanggal publikasi—atau
 Pengembangan Sistem Pengadaan Secara Elektronik 19

langsung mempublikasi—atau memperoleh izin untuk

mempublikasi.
(b) Harus tersedia lembar isian online untuk perubahan.
Perubahannya harus dipublikasikan bersama-sama dengan
undangan awal.
(c) Harus dimungkinkan untuk melampirkan berkas PDF dokumen
tender atau dokumen perubahan.
(iv) Publikasi Peserta Tender yang Menerima Evaluasi Terbaik
dan Pemberitahuan Pemberian Kontrak. Setelah evaluasi,
entitas pengadaan publik seharusnya sudah dapat mengunggah
pemberitahuan peserta tender yang diunggulkan (preferred bidder),
termasuk untuk kesepakatan kerangka kerja, dan hal ini harus
ditampilkan dalam jangka waktu tertentu guna mengakomodasi
segala pengaduan dan klarifikasi dari para peserta tender jika berlaku
masa sanggah (biasanya dalam 10 hari kerja).
(v) Publikasi Penjelasan Singkat Mengenai Kontrak yang Diberikan
dan Variasi
(a) Lembar isian online seharusnya tersedia bagi entitas yang
melakukan pengadaan publik untuk menyiapkan dan
menerbitkan lembar fakta mengenai kontrak yang diberikan,
yang berisi informasi mengenai pemenang kontrak, nilai kontrak
yang dimenangkan, tanggal penandatanganan kontrak, rencana
tanggal dimulainya kontrak, dan perkiraan tanggal selesainya
kontrak.
(b) Lembar isian online seharusnya tersedia untuk variasi kontrak
atau permintaan berulang (repeat order). Jika terjadi variasi
kontrak selama eksekusi kontrak, informasi mengenai kontrak
yang telah diberikan perlu diperbarui dengan informasi yang
memperlihatkan perubahan lingkup, biaya, jangka waktu, dan
berbagai ketentuan kontrak lainnya.
(vi) Laporan Pengukuran dan Pemantauan Kinerja
(a) Lembar isian online seharusnya tersedia untuk memasukkan
data yang berkaitan dengan pengadaan pada saat selesainya
sejumlah tahapan spesifik pengadaan atau kontrak.
(b) Perlu dimungkinkan untuk menghasilkan laporan mengenai
berbagai indikator kinerja kontrak.
(c) Perlu dimungkinkan untuk menghasilkan laporan tahunan
pengukuran dan pemantauan kinerja pengadaan dan
mempublikasikan laporan tersebut dalam portal elektronik
informasi pengadaan.
(d) Perlu dimungkinkan untuk menghasilkan laporan mengenai
kriteria yang berbeda-beda, seperti laporan mengenai berbagai
indikator kinerja, lembaga pengadaan publik, jenis pengadaan,
item pengadaan, sektor pengadaan, nilai pengadaan, dll.
(e) Perlu dimungkinkan untuk mengunduh data dalam format
Microsoft Office dan format berkas PDF.
20 Pengadaan Secara Elektronik

(vii) Pemantauan Rencana Pengadaan Tahunan

(a) Lembaga yang memimpin perlu memiliki fungsi untuk mencetak
daftar entitas yang melakukan pengadaan publik yang tidak
menerbitkan APP atau yang terlambat menerbitkan APP, dan
memberi tahu entitas tersebut.
(b) Lembaga yang memimpin perlu memiliki fasilitas untuk melihat
status kontrak yang diberikan dari APP dan pengadaan yang
tertunda.
(viii) Pemasukan dan Penerbitan Kasus Tinjauan Administratif
Lembaga yang memimpin perlu memiliki lembar isian online
untuk pengajuan pengaduan dan tinjauan administratif terhadap
pengaduan yang diajukan oleh peserta tender, yang akan dikelola dan
diterbitkan dalam portal elektronik informasi pengadaan.
(ix) Sanksi
(a) Lembaga yang memimpin perlu memiliki lembar isian online
untuk menyebutkan peserta tender, periode daftar hitam, dan
alasan dimasukkan ke dalam daftar hitam setelah menyelesaikan
proses yang diperlukan untuk daftar hitam.
(b) Lembaga yang memimpin perlu memiliki fasilitas untuk
mencabut peserta tender dari daftar hitam.
(x) Umum
(a) Fungsionalitas pencarian dan pencarian tingkat lanjut perlu
tersedia untuk IFB, APP, daftar hitam, dan bagian lainnya.
(b) Perlu ada aturan untuk mengarsipkan catatan lama setelah masa
tertentu, dan cara untuk mengambilnya lagi saat diperlukan.

C. Spesifikasi Teknis
5.9 Portal elektronik dan/atau sistem pengadaan secara elektronik yang
lengkap perlu memiliki kemampuan single sign-on agar pengguna cukup masuk
sekali saja dan sudah bisa mengakses seluruh layanan yang sesuai dalam
sistem, berdasarkan izin yang dibuatkan untuk pengguna tersebut. Sistem
perlu memfasilitasi akses ke konten dan layanan yang berkaitan dengan peran
pengguna. Antarmuka pengguna untuk sistem seperti itu perlu dijadikan intuitif
dan operasional di semua browser internet yang populer, seperti Internet Explorer,
Google Chrome, dan Safari, sambil tetap memperhatikan bahwa teknologinya
dinamis dan browser baru kemungkinan akan muncul seiring waktu. Prasyarat
teknis untuk aksesibilitas tidak boleh menimbulkan pembatasan signifikan bagi
pemasok.

5.10 Untuk sistem yang dibangun khusus, sistem tersebut seharuskan

dikembangkan dalam platform sumber terbuka, misalnya PHP dalam kombinasi
dengan JavaScript, HTML, Ajax, dll.5 Seperti halnya dengan browser, platform lain
mungkin akan muncul. Antarmuka pengguna harus dapat ditampilkan dalam lebih

5
PHP, JavaScript, dan HTML adalah bahasa yang digunakan untuk pengembangan web,
sedangkan Ajax adalah kumpulan teknik pengembangan untuk membuat aplikasi web.
 Pengembangan Sistem Pengadaan Secara Elektronik 21

dari satu bahasa, sehingga memungkinkan pengguna untuk menentukan bahasa

yang disukai dari layar profil pengguna. Tanggal harus dapat ditampilkan dalam
format kalender Hijriah dan Masehi.

5.11 Manajemen profil pengguna melibatkan penyimpanan detail pribadi

pengguna secara aman dan menetapkan tingkat izin yang sesuai untuk aktivitas
pengguna yang diperbolehkan di dalam sistem. Tingkat izin ditentukan baik pada
taraf sistem maupun pada taraf proses spesifik berbasis alur kerja. Semua aktivitas
alur kerja harus disimpan dalam log audit. Kredensial pengguna dan profil harus
diwajibkan untuk disimpan dengan cara yang terenkripsi dan aman, yang tidak
dapat didekripsi oleh administrasi basis data. Sistem harus dapat mendukung ID
dan sandi pengguna, dan/atau metode autentikasi biometrik.

5.12 Sistem harus dapat menerima upaya akses dari banyak pengguna dan
tangguh terhadap peristiwa gangguan, seperti kegagalan sambungan internet,
serangan berniat jahat pada sistem, kegagalan listrik, kegagalan perangkat lunak
atau perangkat keras sistem, dll. Pemasok harus memastikan bahwa sistem
yang dipasoknya mampu menangani masalah-masalah tersebut. Sasaran titik
pemulihan harus ditetapkan pada 1 jam atau kurang—misalnya, jika terjadi
kegagalan sistem secara penuh, data yang hilang tidak melampaui data dari satu
jam terakhir. Portal elektronik harus dapat ditingkatkan lagi skalanya agar mampu
memenuhi beban transaksi yang lebih tinggi daripada persyaratan awalnya.

D. Pelaksanaan Portal Elektronik

5.13 Lembaga yang memimpin akan menetapkan pendekatan dan
peraturan, menghimpun keahlian teknis, dan memantau berbagai isu. Lembaga
yang memimpin akan memerlukan wewenang untuk memastikan pendekatan
yang seragam terhadap portal elektronik dan kemudian, sistem pengadaan
secara elektronik, karena tanpa wewenang semacam itu, ada risiko bahwa hasil
pengembangannya tidak akan diadopsi oleh semua entitas pengadaan atau
mungkin tidak sesuai dengan proses dan fungsi pengadaan di berbagai entitas
tersebut. Dalam beberapa kasus, fragmentasi telah menyebabkan beberapa
entitas membuat sendiri portalnya masing-masing, sehingga memperparah risiko
keamanan, menambah biaya pengembangan dan pemeliharaan, serta membebani
sektor swasta dengan inefisiensi.

5.14 Sebuah portal elektronik, sebagai tahap pertama menuju sistem

pengadaan secara elektronik, akan mendorong standardisasi sejumlah
dokumentasi pengadaan dan beberapa proses. Pada awalnya, standardisasi akan
berbentuk pemberitahuan iklan dan sejumlah dokumentasi, serta daftar pemasok.
Perkembangan tersebut akan diberlakukan pada semua entitas sektor publik
yang berpartisipasi. Iklan dan informasi yang diberikan melalui portal elektronik
seharusnya sudah lengkap dan mewakili pemberitahuan resmi atas semua
kesempatan pengadaan, sedemikian rupa sehingga para pemasok nantinya akan
bergantung pada portal tunggal ini, bukannya mencari informasi dari berbagai
sumber.
22 Pengadaan Secara Elektronik

5.15 Penggunaan portal oleh entitas sektor publik dalam pemerintah adalah
hal yang dianjurkan, dan perlu diamanatkan oleh lembaga yang memimpin.
Lembaga yang memimpin juga akan perlu mengatasi perbedaan antara
pemberitahuan pengadaan berbasis kertas dengan pemberitahuan elektronik
di portal, serta persoalan transisi yang berkaitan. Perlu diberikan periode transisi
pendek (misalnya 1 bulan) untuk berbagai entitas dalam mengadopsi portal
elektronik jika sebelumnya tidak terhubung.

5.16 Pengembangan portal elektroniknya sendiri akan berjalan seperti

penjelasan di subbagian A dan B pada bagian ini. Portal elektronik akan
memerlukan fungsionalitas agar lembaga yang terdesentralisasi dapat mengunggah
rencana pengadaan, iklan dan pemberitahuan pengadaan, pemberitahuan
pemberian kontrak, dll. Pada tahap awal, aktivitas unggahan ini mungkin dalam
beberapa kasus akan dilakukan dari pusat, tetapi entitas-entitas tersebut perlu
diwajibkan untuk melakukan sendiri fungsi ini sejak dini demi mendorong
peningkatan kapasitas entitas yang bersangkutan. Pelaksanaan langkah pertama
portal elektronik jangan sampai menimbulkan kesulitan bagi kebanyakan entitas.
Analisis SWOT pendekatan model sederhana ditampilkan pada Gambar 2.

E. Manajemen Proyek
5.17 Terlepas dari apakah portal elektronik akan diperoleh secara off-the-shelf,
atau dikembangkan atau dikontrak secara internal atau eksternal, perlu dibentuk
tim manajemen proyek untuk memastikan kepatuhan terhadap spesifikasi, operasi
sistem, dan pemeliharaan. Tim tersebut harus dibentuk secara permanen, guna
mengelola operasi jika dijalankan di dalam pemerintah, dan guna mengelola
kontrak jika operasinya dialihdayakan. Diperlukan pula pengawasan untuk menjaga
arah strategis dan memastikan bahwa tujuan akan tercapai.

5.18 Akan diperlukan pelibatan para pemangku kepentingan utama dari

berbagai kelompok pengguna yang berlainan di antara organisasi pembeli dan
pemasok. Hal ini demi memperoleh masukan dari para pemangku kepentingan
tersebut dalam perencanaan dan penerimaan fitur dan fungsi baru portal
elektronik, dan nantinya, dalam sistem pengadaan secara elektronik yang lengkap.
Rasa memiliki dari para pemangku kepentingan utama akan memfasilitasi
peralihan ke sistem dan proses yang baru. Masukan dan umpan balik dari para
pemangku kepentingan tersebut juga membantu dalam pengembangan strategi
komunikasi dan pelatihan untuk peluncuran portal elektronik, serta untuk fitur-
fitur baru ke depannya.

5.19 Seharusnya ada pusat bantuan (help desk) yang berfungsi mendukung
semua pemangku kepentingan, termasuk sektor swasta. Kontrak pengembangan
portal mungkin memerlukan alih keterampilan kepada personel nasional, jika
pengembangannya dilakukan oleh kontraktor asing. Spesifikasi teknis portal
elektronik seharusnya bersifat bukan hak milik tertentu (nonproprietary).
 Pengembangan Sistem Pengadaan Secara Elektronik 23

Gambar 2: Analisis SWOT terhadap Layanan Portal Elektronik Sederhana

Kekuatan Kelemahan
––Langkah pertama atau peningkatan ––Akan memperlambat pelaksanaan
situs web yang ada, yang berisiko sistem lengkap
rendah ––Tidak ada penyerahan penawaran
––Biaya rendah online
––Peningkatan fungsional yang ––Tidak ada sistem informasi
signifikan manajemen proyek
––Keahlian domestik ––Fungsionalitas utama lainnya tidak
––Pelaksanaan yang cepat ada
––Tidak memerlukan pusat data ––Tidak menjadi insentif untuk
perbankan online

Peluang
––Dapat mendorong perubahan
budaya di entitas yang membeli
––Menjadi barometer kesiapan sektor
swasta
––Mengurangi biaya transaksi
––Akan mendorong rekayasa ulang
sejumlah proses bisnis
Ancaman
––Dapat melemahkan dukungan
politik atau dapat melewatkan
peluang politik dan donor
––Dapat meningkatkan fragmentasi
pengembangan sistem di antara
entitas yang melakukan pengadaan

SWOT = kekuatan, kelemahan, peluang, ancaman (strengths, weaknesses, opportunities, threats)

Sumber: Asian Development Bank.

F. Kebijakan dan Peraturan

5.20 Portal elektronik tersebut perlu menerbitkan kebijakan atau peraturan
penggunaan yang mencakup klausul mengenai pembatasan kewajiban. Portal
tersebut juga perlu memasukkan kebijakan mengenai inkonsistensi apa pun antara
dokumentasi elektronik dengan dokumentasi cetak dari lembaga pemerintah.
Praktik yang umum jika terjadi inkonsistensi seperti itu adalah berpegang pada
versi elektronik, tetapi selama tahap penggunaan portal saja, perlu diberlakukan
hal sebaliknya karena keamanan online belum berkekuatan lengkap dan hukum
mengenai dokumen elektronik mungkin belum ada. Perlu diterbitkan pernyataan
kebijakan secara jelas yang mewajibkan penggunaan portal elektronik bagi entitas
sektor publik untuk iklan dan pemberitahuan. Untuk meningkatkan akses, akan
lebih baik pula jika diadopsi kebijakan yang mengakomodasi akses pengadaan
secara elektronik melalui warung internet dan telepon seluler. Persyaratan ini
mungkin akan berpengaruh terhadap metode autentikasi.

5.21 Layanan portal elektronik belum tentu memerlukan undang-undang baru

sebelum diluncurkan. Namun, undang-undang baru kemungkinan akan diperlukan
24 Pengadaan Secara Elektronik

sebelum memperkenalkan sistem pengadaan secara elektronik yang menyeluruh.

Hal ini akan bergantung pada seberapa permisif undang-undang yang ada.
Negara mungkin perlu memprioritaskan undang-undang mengenai tanda tangan
elektronik dan dokumen elektronik, tak hanya untuk memfasilitasi pengadaan
secara elektronik, tetapi juga untuk mengurangi ketidakpastian dalam hal transaksi
elektronik modern lainnya.

5.22 Sebuah sistem pengadaan secara elektronik perlu menghindari

persyaratan sertifikat digital dan infrastruktur kunci publik (public key
infrastructure) untuk autentikasi pemasok karena persyaratan tersebut hanya
bernilai tambah kecil dan berbiaya cukup besar. Penyaringan pemasok,
pendaftaran, serta ID pengguna dan sandi akan lebih efektif.

5.23 Portal elektronik dan/atau sistem pengadaan secara elektronik akan

memberi akses yang sesuai bagi semua pemangku kepentingan dalam proses
pengadaan, dengan menggunakan nama pengguna dan kode akses yang aman,
serta dasbor kerja pribadi yang aman. Pengguna langsung sistem tersebut dapat
mencakup entitas yang melakukan pengadaan, lembaga yang memimpin,
pemasok, dan entitas bisnis lainnya, dan juga penyedia layanan pemeliharaan dan
masyarakat umum.

G. Rekayasa Ulang Proses Bisnis

5.24 Peluncuran portal elektronik tidak akan memerlukan rekayasa ulang
proses bisnis secara besar-besaran, karena rekayasa ulang baru diperlukan untuk
sistem pengadaan secara elektronik yang menyeluruh. Namun, akan lebih baik
jika ada standardisasi beberapa pemberitahuan dan lembar isian agar pemasukan
data standar dapat konsisten. Dokumen berikut yang digunakan dalam proses
pengadaan akan distandarkan dalam portal:

(i) APP;
(ii) pemberitahuan informasi;
(iii) iklan (RFP, IFB, dll.);
(iv) pemberitahuan rangkuman penawaran;
(v) pemberitahuan diberikannya kontrak; dan
(vi) laporan evaluasi.

5.25 Proses standardisasi ini adalah sumber penting bagi efisiensi dan
transparansi yang menyertai pengadaan secara elektronik. Portal elektronik harus
menyediakan format-format terstandar tersebut. Direkomendasikan agar lembaga
yang memimpin mengembangkan versi format standar lembar isian yang dapat
diunduh6 selama pengembangan portal dan mengamanatkan penggunaannya
sebagai salah satu langkah menuju efisiensi dan transparansi.

6
Lembar isian yang dapat diunduh tersebut akan digantikan oleh lembar isian interaktif online
dalam sistem pengadaan secara elektronik yang lengkap.
 Pengembangan Sistem Pengadaan Secara Elektronik 25

H. Kekayaan Intelektual
5.26 Dalam kasus sistem pengadaan secara elektronik yang sudah ada,
manakala timbul kebutuhan untuk menambah fungsionalitas, jika peningkatannya
bersifat besar, mungkin akan lebih baik berinvetasi saja dalam sistem yang
baru. Terlepas dari apakah pengguna sudah memiliki atau belum memiliki
sistem pengadaan secara elektronik yang terpasang, akuisisi sistem off-the-shelf
hampir pasti akan memerlukan penyesuaian. Perlu dilakukan segala upaya demi
meminimalkan penyesuaian tersebut, karena pesan utamanya adalah untuk
melakukan konfigurasi, bukan melakukan penyesuaian. Setiap lapisan penyesuaian
akan menambah ketidakstabilan dan biaya. Harus ada keseimbangan antara
kebutuhan dan harapan pengguna sektor publik dan sektor swasta, dengan biaya
untuk memodifikasi sistem off-the-shelf. Pemerintah harus melakukan segala
upaya agar tidak sampai membayar biaya pengembangan yang berkaitan dengan
penyesuaian penting, melainkan membayar untuk kapasitas fungsional atau kinerja
fungsional, dengan catatan bahwa akses ke perangkat lunak sudah dipastikan.
Biaya pengembangan tetap menjadi beban pemasok dan kekayaan intelektual
masih milik pemasok, yang selanjutnya dapat menjual penyempurnaan ke klien lain
sebagai pengganti biayanya.

5.27 Ada yang menyebutkan bahwa pemerintah harus mengklaim kepemilikan

atas segala perangkat lunak yang dikembangkan mewakili pemerintah bagi segala
aspek penyelenggaraan pemerintahan secara elektronik (e-government), termasuk
pengadaan secara elektronik—tetapi ini bukanlah keharusan. Sama halnya
seperti dalam kontrak yang lain, keputusannya harus bergantung pada penilaian
biaya–manfaat. Jika pengembangan atau peningkatan perangkat lunak diminta
oleh pemerintah, pihak yang melakukan pengembangan nantinya mungkin dapat
menyediakannya bagi klien yang lain, dan pengembangan seperti itu mungkin
tersedia dengan harga yang jauh lebih rendah atau bahkan tanpa biaya. Namun,
jika pemerintah bersikeras untuk mempertahankan kepemilikan, pengembang
akan mengenakan seluruh biaya pengembangan.

5.28 Lebih lanjut lagi, terkait hak kekayaan intelektual dalam kasus paket off-
the-shelf yang disesuaikan dan komponen pendukung lainnya dalam pelaksanaan
bersama, pemerintah kemungkinan tidak akan dapat mengklaim hak kekayaan
intelektual. Dalam kasus seperti itu, sebagian besar dari kekayaan intelektual
untuk produk atau solusi perangkat lunak kemungkinan dipegang pemasok
dan, karena itu, masih akan tetap berada di tangan pemasok setelah kontraknya
selesai. Yang perlu dipastikan pemerintah bukanlah kepemilikan, melainkan hak
penggunaan dan akses untuk setiap komponen pelaksanaan sistemnya, yaitu
bahwa hak penggunaan dan akses tersebut dapat dialihkan kepada pemerintah jika
pemerintah memutuskan untuk mengambil alih pengoperasiannya.

I. Pelatihan
5.29 Pelatihan mengenai fitur portal elektronik perlu menjadi bagian dari
pengaturan kontrak untuk lembaga yang memimpin, atau pengembang atau
26 Pengadaan Secara Elektronik

pemasok sistem. Pelatihan untuk penggunaan portal elektronik sifatnya sederhana,

tetapi akan menjadi penting ketika tahap portal dilanjutkan dengan pelaksanaan
sistem pengadaan secara elektronik sepenuhnya.

5.30 Lembaga yang memimpin hendaknya membangun kesadaran dan

ekspektasi seputar pengenalan pengadaan secara elektronik. Di beberapa negara,
lembaga atau kementerian pelaksananya menerbitkan buletin untuk menjelaskan
kemajuan dan jangka waktu yang diharapkan, serta bagaimana pengadaan
secara elektronik mempengaruhi pekerjaan berbagai individu. Sebagai contoh, di
Bangladesh dan Kazakhstan, pengumuman pengadaan secara elektronik dilakukan
di tingkat presiden atau perdana menteri. Pelatihan yang tersedia dijelaskan dalam
publikasi tersebut. Biasanya, pesan yang sama diulangi lagi beberapa kali dalam
berbagai buletin tersebut, yang ditargetkan ke berbagai kamar dagang, lembaga
pelaksana, dan media.

J. Evaluasi Kinerja
5.31 Target dan hasilnya perlu diidentifikasi dan dikuantifikasi di muka
dengan jelas, sehingga prosesnya dapat dikelola secara efektif. Umumnya, metrik
keberhasilan akan berada di seputar nilai pengadaan yang dikelola oleh sistem;
jumlah pemasok yang terdaftar; jumlah lembaga yang mengadopsi sistem; dan
lingkup transaksi yang ditangkap sistem (permintaan pesanan, permintaan
pembayaran, dll.). Perlu ditetapkan tanggal target pelaksanaan untuk setiap metrik
tersebut.

5.32 Hal ini akan memungkinkan kemajuan untuk diukur dan dikelola. Hal ini
juga akan memastikan bahwa tujuan sistem pengadaan sudah dinyatakan dengan
jelas, dipahami, dan dipenuhi. Metrik keberhasilan sering disebut sebagai indikator
kinerja utama (key performance indicator).

5.33 Indikator kinerja utama dapat mencakup hal-hal berikut:

(i) Transparansi
(a) Jumlah dan nilai pemberitahuan yang dipublikasikan di dalam
sistem, dibandingkan dengan angka dasar (baseline);
(b) jumlah dan nilai transaksi pengadaan yang diunggah ke dalam
sistem;
(c) jumlah hasil pengadaan kompetitif yang dipublikasikan di dalam
sistem;
(d) nilai kontrak yang disampaikan ke dalam sistem;
(e) jumlah pengaduan yang diterima dan diselesaikan;
(ii) Efisiensi
(a) taraf persaingan peserta tender dibandingka dengan angka dasar
(baseline);
(b) pengurangan biaya dan waktu transaksi;
(c) persentase rata-rata penurunan harga;
 Pengembangan Sistem Pengadaan Secara Elektronik 27

(d) jumlah dan nilai pesanan dengan menggunakan kerangka kerja

kontrak yang sudah dinegosiasikan sebelumnya;
(e) jumlah dan nilai kontrak dan pesanan yang dihasilkan di dalam
sistem;
(f) lamanya waktu untuk menyiapkan dokumen tender;
(g) lamanya waktu untuk menghasilkan pesanan pembelian
(kontrak);
(h) lamanya waktu untuk meninjau invois dan pengaruh
pembayaran;
(iii) Integritas
(a) pelacakan hubungan pembeli–pemasok;
(b) profil harga untuk item yang biasa dibeli;
(c) catatan kontrak dan perubahannya;
(d) pelacakan kinerja kontrak;
(e) pelacakan pengaduan dan analisis tren;
(iv) Pengembangan sektor swasta
(a) survei kepuasan pemasok;
(b) memperluas keterlibatan sektor swasta dalam pengadaan
publik;
(c) penurunan biaya sisi pasokan;
(d) tingkat keberhasilan badan usaha berukuran kecil dan
menengah;
(v) Kinerja sistem
(a) pelacakan dan pelaporan aktivitas pusat bantuan (help desk);
dan
(b) lamanya sistem beroperasi terus-menerus (uptime) dan
berhenti beroperasi (downtime).

5.34 Banyak dari antara metrik tersebut, mungkin bahkan semuanya, dapat
dibangun ke dalam sistem dan dihasilkan melalui pelaporan standar. Laporan
dapat dihasilkan baik secara berkala atau melalui dasbor informasi manajemen
real-time.

K. Opsi Lebih Lanjut

5.35 Jika dibutuhkan fungsionalitas lebih besar daripada yang diberikan oleh
portal elektronik sederhana, atau jika dikehendaki opsi fungsional lengkap yang
dapat ditawarkan oleh pengadaan secara elektronik, berbagai persoalan, fungsi,
dan rekayasa ulang proses bisnis akan perlu ditangani. Langkah yang lebih besar ini
berisiko lebih tinggi karena lebih kompleks dan biayanya jauh lebih signifikan. Juga
akan diperlukan infrastruktur lebih banyak, seperti pusat data, pusat pemulihan
bencana, dll. Fungsionalitas tambahan akan mencakup, sebagai contoh, sistem
informasi manajemen proyek, yang akan menambahkan fungsi pelaksanaan
analisis data intelijen ke dalam sistem.
28 Pengadaan Secara Elektronik

L. Sistem Informasi Manajemen Proyek

5.36 Portal elektronik dan/atau sistem pengadaan secara elektronik akan
melacak atau mencatat sejumlah besar informasi untuk setiap transaksi atau
aktivitas, termasuk

(i) tanggapan pemasok terhadap informasi yang diterbitkan online,

seperti pernyataan minat, RFP, IFB, dll.;
(ii) publikasi pembelian online, perubahan, pemberitahuan, dll.;
(iii) data pemasok, seperti riwayat, konsorsium, dll.;
(iv) pemberian kontrak ke masing-masing pemasok oleh masing-masing
entitas yang melakukan pengadaan;
(v) pengaduan oleh pemasok ke entitas yang melakukan pengadaan;
(vi) nilai transaksi masing-masing pemasok;
(vii) keterlambatan kontrak oleh pemasok dan perpanjangan kontrak;
(viii) kontrak yang diberikan oleh entitas yang melakukan pengadaan;
(ix) kode klasifikasi setiap katalog, untuk setiap pemasok; dan
(x) harga kontrak.

5.37 Suatu pemerintah mungkin dapat mengantisipasi seperti apa pelaporan

rutin yang diperlukan dan dapat menetapkannya dapat spesifikasi sistem. Namun,
kemungkinan pula akan ada persyaratan pelaporan ad hoc yang sulit diantisipasi.
Sistem informasi manajemen proyek seharusnya dirancang untuk memberi label
setiap titik data yang dimasukkan ke dalam bidang apa pun dan memungkinkan
setiap variabel untuk direferensi silang atau dikorelasi dengan setiap bidang atau
kumpulan bidang lainnya. Karena itu, sistem seharusnya mampu melaksanakan
setiap analisis secara agregat atau dari segi kontrak individual menurut setiap
faktor, seperti tahun, nilai, dll., sesuai dengan halaman konfigurasi pengguna.
Beberapa analisis mungkin dikenakan pembatasan komersial atau privasi, dan
karenanya, hanya dapat diakses dengan izin yang sesuai dengan keamanan
yang tepat. Namun, terdapat sejumlah analisis yang tidak memiliki sensitivitas
keamanan, seperti rangkuman data untuk laporan tahunan, media, dll.

M. Penyerahan Penawaran Online

5.38 Fungsi lainnya yang tidak tersedia pada model portal elektronik
sederhana adalah penyerahan penawaran online dari pemasok. Fungsi tersebut,
bersama dengan banyak fungsi lainnya seperti perbankan, akan diberikan dalam
peningkatan ke sistem pengadaan secara elektronik yang berfungsi lengkap, yang
akan menggantikan model sederhana.
 Lampiran: Risiko dalam Tender Secara
Elektronik dan Langkah Perbaikan

A1 Ketidakpatuhan terhadap persyaratan tender secara elektronik dari

bank pembangunan multilateral (MDB)1 yang teridentifikasi selama penilaian
sistem pengadaan secara elektronik harus diperbaiki oleh lembaga penanggung
jawab, idealnya melalui modifikasi perangkat lunak. Namun untuk ketidakpatuhan
yang berisiko sedang dan rendah, Asian Development Bank (ADB) mungkin
mempertimbangkan sejumlah langkah perbaikan prosedural, termasuk perubahan
dalam perangkat lunak. Ketidakpatuhan berisiko sedang dan rendah, serta langkah
perbaikannya yang terkait, dijelaskan dalam tabel berikut ini.

Langkah Perbaikan untuk Ketidakpatuhan terhadap Persyaratan Tender Secara

Elektronik dari Bank Pembangunan Multilateral
Nomor Persyaratan Tender Secara
Bagiana Baba Elektronik dari MDB
1 1.1 Akses ke sistem harus terbuka,
setara, dan tidak dibatasi bagi
semua calon peserta tender
atau konsultan, dan anggota
masyarakat. Pihak-pihak yang
ingin menyerahkan informasi
atau menerima pengingat atau
pemberitahuan online mengenai
perubahan atau klarifikasi harus
ditawari fasilitas pendaftaran
online.
2 1.3 Sistem harus berupa pendekatan
berbasis internet yang dapat
diakses pengguna melalui
perangkat lunak browser yang
tersedia luas dan umum
digunakan.
Langkah Perbaikan
Jika peserta tender diwajibkan
membayar biaya untuk
mendaftar atau mengunduh
dokumen tender, hal tersebut
harus diklarifikasi di bagian BDS
yang relevan.
Dalam sistem yang dapat diakses
hanya oleh satu browser yang
umum digunakan, nama dan versi
browser yang dapat digunakan
untuk mengakses sistem harus
ditetapkan di bagian BDS yang
relevan.
Bersambung di halaman berikutnya

1
World Bank et al. 2009. E-Tendering Requirements for MDB Financed Procurement.
Washington, DC. (sampai dengan bulan Juni 2018, sedang dalam proses revisi)
http://siteresources.worldbank.org/INTPROCUREMENT/Resources/E-Tendering_
Requirements_for_MDB_Loans-Grants_and_Credits_November_2009.pdf.
30 Lampiran
Sambungan
Nomor Persyaratan Tender Secara
Bagiana Baba Elektronik dari MDB
3 4.2 Perubahan atau penggantian oleh
pejabat mana pun akan dilacak
dan dicatat untuk audit. Sistem
harus memastikan bahwa hanya
perubahan yang diizinkan yang
dapat dilakukan.
4 4.3 Otoritas yang mengontrak
harus melacak tanda terima dari
peserta tender atau konsultan
saat menyebarkan perubahan,
penggantian, dan klarifikasi pra-
tender secara online.
5 5.4 Otoritas yang mengontrak harus
memastikan bahwa tanggal
dan waktu penutupan otomatis
tenggat penawaran elektronik
hanya dapat ditetapkan oleh
orang yang sudah diizinkan.
Harus ada pula prosedur yang
aman guna memastikan bahwa
setelannya sudah sesuai dengan
standar zona waktu internasional.
Log yang aman untuk proses-
proses ini harus tersedia untuk
audit jika diperlukan.
6 6.3 Jika jaminan penawaran
diwajibkan dalam format kertas,
salinan pindai jaminan tersebut
dapat diterima pada saat
penyerahan penawaran, dan
lembar aslinya harus diserahkan
pada saat pasca-kualifikasi.
Langkah Perbaikan
Jika sistem tidak memberikan
jenis verifikasi untuk pemeriksaan
secara online oleh pembuatnya
dalam publikasi perubahan
atau penggantian, lembaga
penanggung jawab disarankan
untuk menyimpan catatan
manual berbagai izin untuk
perubahan atau penggantian.
Jika tidak ada cara untuk melacak
tanda terima perubahan,
penggantian, dan klarifikasi
dari peserta tender, BDS harus
mengingatkan bahwa tanggung
jawabnya berada di pihak peserta
tender untuk mengunjungi situs
web pengadaan secara elektronik
agar dapat mempelajari tentang
perubahan, penggantian, dan
klarifikasi.
Jika pemeriksaan secara
online oleh pembuatnya tidak
tersedia dalam penetapan
waktu penutupan otomatis
tenggat penawaran elektronik,
lembaga penanggung jawab
disarankan untuk memperoleh
persetujuan yang diperlukan guna
menetapkan tenggat penyerahan
penawaran secara offline dalam
sistem manual. Salinan berbagai
catatan manual tersebut
harus tersedia untuk audit jika
diperlukan.
Jika jaminan penawaran
diwajibkan dalam format
kertas, pemimpin tim proyek
(dalam diskusi dengan lembaga
penanggung jawab) harus
menetapkan hal-hal berikut:
Opsi 1: Peserta tender wajib
menyerahkan lembar asli
jaminan penawaran ke alamat
kantor pemberi pekerjaan pada
atau sebelum tenggat tanggal
dan waktu untuk penyerahan
penawaran. Salinan pindai
jaminan penawaran yang sesuai
Bersambung di halaman berikutnya
 Lampiran 31

Sambungan
Nomor Persyaratan Tender Secara
Bagiana Baba Elektronik dari MDB Langkah Perbaikan
dengan aslinya harus diunggah
ke platform pengadaan secara
elektronik selama penyerahan
penawaran online. Penawaran
akan dianggap tidak lengkap
apabila lembar asli jaminan
penawaran tidak sampai
ke alamat kantor pemberi
pekerjaan sebelum tenggat
tanggal dan waktu untuk
penyerahan penawaran. Jika
ada perbedaan antara salinan
pindai jaminan penawaran
yang diunggah peserta tender
ke platform pengadaan secara
elektronik dengan lembar
asli yang diserahkan peserta
tender, pemberi pekerjaan akan
memverifikasi kepatuhan jaminan
penawaran terhadap persyaratan
penawaran sesuai jaminan
penawaran asli yang diserahkan
oleh peserta tender.
Opsi 2: Peserta tender wajib
menyerahkan lembar asli
jaminan penawaran ke alamat
kantor pemberi pekerjaan pada
atau sebelum tenggat tanggal
dan waktu untuk pembukaan
penawaran. Salinan pindai
jaminan penawaran yang sesuai
dengan aslinya harus diunggah
oleh peserta tender ke platform
pengadaan secara elektronik
selama penyerahan penawaran
online. Penawaran akan dianggap
tidak lengkap apabila lembar
asli jaminan penawaran tidak
sampai ke alamat kantor
pemberi pekerjaan sebelum
tenggat tanggal dan waktu
untuk pembukaan penawaran.
Jika ada perbedaan material
antara salinan pindai jaminan
penawaran dengan lembar asli
yang diserahkan peserta tender,
pemberi pekerjaan tidak akan
mempertimbangkan penawaran
tersebut untuk evaluasi.
Bersambung di halaman berikutnya
32 Lampiran
Sambungan
Nomor Persyaratan Tender Secara
Bagiana Baba Elektronik dari MDB
7 9.2 Tidak boleh ada permasalahan
audit yang belum terselesaikan
yang merupakan risiko material
terhadap integritas atau
keamanan proyek apa pun.
8 9.3 Otoritas yang mengontrak harus
sudah memiliki prosedur yang
akan diikuti jika terjadi segala
kegagalan, gangguan, atau
kerusakan sistem elektronik
yang digunakan selama proses
pengadaan. Otoritas yang
mengontrak tidak akan menerima
segala tanggung jawab atas
kegagalan atau kerusakan selain
daripada yang terjadi pada sistem
yang berada dalam tanggung
jawab langsungnya.
9 11.3 Peserta tender harus ditawari
fasilitas pembayaran elektronik
(misalnya cek elektronik, kartu
kredit) untuk menghindari
keadaan ketika peserta tender
dikenakan biaya online, tetapi
harus mengunjungi suatu kantor
untuk membayarnya. Peserta
tender dapat diminta untuk
memiliki akun dan akan ditagih
oleh sistem untuk biaya yang
timbul dari jumlah penawaran
yang diserahkan atau kontrak
yang diberikan selama periode
tertentu (misalnya selama
sebulan atau setahun).
Langkah Perbaikan
Sistem sesuai yang diluncurkan
pada URL yang disebutkan
(yaitu instalasi pengadaan secara
elektronik) harus sudah diaudit
setidaknya satu kali. Untuk tujuan
operasional, sertifikat audit satu
kali yang sudah kedaluwarsa akan
dianggap sebagai risiko sedang.
ADB akan merekomendasikan
agar lembaga penanggung
jawab melakukan audit berkala
terhadap instalasi pengadaan
secara elektroniknya dan,
setelah audit dilakukan, akan
mengizinkan penggunaan sistem
tersebut, dengan catatan tidak
ada ketidakpatuhan berisiko
tinggi yang lain.
Jika otoritas yang mengontrak
tidak memiliki prosedur
gangguan sistem yang sudah siap,
penyebutan singkat prosedur
seperti itu akan dimasukkan di
dalam BDS.
Dalam sistem yang peserta
tendernya diminta menyerahkan
perincian biaya pemrosesan
penawaran sebagai salinan
pindai, pemimpin tim proyek,
dalam diskusi dengan lembaga
penanggung jawab, perlu
menyetujui prosedur yang akan
diikuti untuk penyerahan biaya
pemrosesan penawaran tersebut:
Opsi 1: Sebagai bagian dari
penawarannya, peserta tender
diwajibkan untuk mengunggah
salinan pindai biaya pemrosesan
penawaran seperti diwajibkan
dalam dokumen tender selama
Bersambung di halaman berikutnya
 Lampiran 33

Sambungan
Nomor Persyaratan Tender Secara
Bagiana Baba Elektronik dari MDB Langkah Perbaikan
penyerahan penawaran online.
Selain itu, peserta tender harus
menyerahkan lembar asli
biaya pemrosesan penawaran
ke alamat kantor pemberi
pekerjaan pada atau sebelum
tenggat tanggal dan waktu
untuk pembukaan penawaran.
Penawaran akan dianggap tidak
lengkap apabila lembar asli
biaya pemrosesan penawaran
tidak sampai ke alamat kantor
pemberi pekerjaan sebelum
tenggat tanggal dan waktu untuk
pembukaan penawaran. Jika ada
perbedaan antara salinan pindai
biaya pemrosesan penawaran
yang diunggah peserta tender
ke platform pengadaan secara
elektronik dengan lembar
asli yang diserahkan peserta
tender, pemberi pekerjaan akan
memverifikasi kepatuhan biaya
pemrosesan penawaran terhadap
persyaratan penawaran sesuai
biaya pemrosesan penawaran
asli yang diserahkan oleh peserta
tender.
Opsi 2: Sebagai bagian dari
penawarannya, peserta tender
diwajibkan untuk mengunggah
salinan pindai biaya pemrosesan
penawaran seperti diwajibkan
dalam dokumen tender selama
penyerahan penawaran online.
Selain itu, peserta tender harus
menyerahkan lembar asli
biaya pemrosesan penawaran
ke alamat kantor pemberi
pekerjaan pada atau sebelum
tenggat tanggal dan waktu
untuk pembukaan penawaran.
Penawaran akan dianggap tidak
lengkap apabila lembar asli biaya
pemrosesan penawaran tidak
sampai ke alamat kantor pemberi
pekerjaan sebelum tenggat
tanggal dan waktu untuk
Bersambung di halaman berikutnya
34 Lampiran

Sambungan
Nomor Persyaratan Tender Secara
Bagiana Baba Elektronik dari MDB Langkah Perbaikan
pembukaan penawaran. Jika
ada perbedaan material antara
salinan pindai biaya pemrosesan
penawaran dengan lembar asli
yang diserahkan peserta tender,
pemberi pekerjaan tidak akan
mempertimbangkan penawaran
tersebut untuk evaluasi.
ADB = Asian Development Bank, BDS = lembar data penawaran (bid data sheet), MDB = bank
pembangunan multilateral (multilateral development bank).
a
 Kolom-kolom tersebut mengacu pada nomor bagian dan bab yang relevan dari Persyaratan
Tender Secara Elektronik untuk Pengadaan yang Dibiayai MDB (2009).
Sumber: World Bank et al. 2009. E-Tendering Requirements for MDB Financed Procurement.
Washington, DC.
Pengadaan Secara Elektronik
Buku Panduan Mengenai Pengadaan

Buku panduan ini menjelaskan bagaimana ADB mendorong penggunaan pengadaan

secara elektronik (e-procurement) di berbagai tahap dalam proses pengadaan. Panduan
ini menjelaskan manfaat pengadaan secara elektronik (e-procurement) dan perangkat-
perangkat yang digunakan ADB dalam menilai sistem untuk menyarankan beragam
pendekatan bagi pelaksanaannya. Pengadaan secara elektronik adalah perangkat yang
sangat berdaya guna untuk mendorong tata kelola yang baik, transparansi, nilai manfaat
uang, jejak audit, serta akses paling luas yang dimungkinkan ke berbagai pemasok.
Kunci bagi keberhasilan pelaksanaan pengadaan secara elektronik adalah fleksibilitas.
Pelaksanaan sistem pengadaan secara elektronik perlu menjadi bagian dari strategi
manajemen perubahan yang harus dikembangkan dan dilaksanakan. Selain itu, yang
juga sangat penting adalah dukungan dan pengawasan dari pihak-pihak tingkat tinggi.

Tentang Asian Development Bank

Visi ADB adalah kawasan Asia dan Pasifik yang bebas dari kemiskinan. Misinya adalah
menolong negara-negara berkembang anggotanya mengurangi kemiskinan dan
meningkatkan kualitas hidup rakyatnya. Meski Asia dan Pasifik tampak menuai banyak
keberhasilan, sebagian besar populasi kelompok miskin dunia masih tinggal di kawasan
ini. ADB berkomitmen mengurangi kemiskinan melalui pertumbuhan ekonomi yang
inklusif, pertumbuhan yang mempertahankan kelestarian lingkungan, dan integrasi
kawasan.

ADB yang berbasis di Manila dimiliki oleh 67 anggota, termasuk 48 dari kawasan Asia
dan Pasifik. Instrumen utama ADB untuk membantu negara berkembang anggotanya
adalah dialog kebijakan, pinjaman, investasi saham, jaminan, hibah, dan bantuan teknis.

ASIAN DEVELOPMENT BANK

6 ADB Avenue, Mandaluyong City
1550 Metro Manila, Philippines
www.adb.org