TATA KELOLA TI

DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN Pertemuan 2

Muhammad Basyier Ardima,S.Pd, M.Kom
Tata Kelola TI di Perusahaan Sukses
● Tata Kelola TI merupakan indicator terkuat dari tingginya nilai
manfaat TI suatu organisasi
● Efektivitas pemanfaatan TI jarang disebabkan oleh produktivitas
staf TI yang tinggi, tetapi lebih karena ketepatan keputusan-
keputusan TI, dengan:
○ Melibatkan pihak-pihak terkait (di luar bagian TI) dalam
pengambilan keputusan
○ Menggunakan prosedur yang tepat
○ Dengan tindak lanjut yang terencana
Tata Kelola TI di Perusahaan Sukses
● Karakteristik tata Kelola TI perusahaan yang sukses (Weill &
Ross, 2004)
○ Menyatakan dengan jelas strategi bisnis perusahaan dan peran TI
untuk mencapainya
○ Merencanakan investasi TI dan mengukur manfaat dari penerapan
hasil investasi tersebut
○ Menunjuk penanggung jawab perombakan bisnis untuk dapat
memanfaatkan keunggulan TI
○ Kesinambungan upaya: memanfaatkan hasil dari proyek
implementasi TI sebelumnya untuk membangun kemampuan baru
 Inti Tata Kelola TI
Fokus Tata Kelola TI bukan pada hasil keputusan, tetapi pada
siapa yang secara sistematis memutuskan dan memberikan
masukan pada pengambilan keputusan, serta mekanisme yang
dapat menjaga agar perilaku mereka selaras dengan misi, strategi,
dan nilai-nilai perusahaan
 Norma dan Budaya
● Perilaku organisasi seharusnya mencerminkan pernyataan
tentang nilai-nilai, prinsip, misi, dan strategi
● Tatakelola TI menerapkan norma untuk membentuk kultur
yang sesuai dengan misi, visi, dan strategi perusahaan
○ Norma: aturan, termasuk kewenangan dan akuntabilitas
dalam pengambilan keputusan
○ Kultur: perilaku dalam kenyataannya
 Kultur vs Norma
● Kultural: perilaku pengambilan keputusan dengan berbagai
kepentingan masing-masing
● Normatif: aturan (formal atau informal) yang membentuk pola
perilaku tersebut
● Contoh: inkonsistensi antara strategi rapid innovation oleh tiap
unit usaha dengan keengganan direksi untuk membiayai
investasi teknologi yang periode balik modalnya panjang
 Elemen Tatakelola TI
● Tatakelola TI yang efektif mengatur:
● What: bidang-bidang keputusan apa saja yang harus dikenai
tatakelola untuk memastikan pemanfaatan TI yang efektif
● Who: siapa yang memutuskannya
● How: bagaimana (prosedur) keputusan-keputusan tersebut
harus diambil dan dimonitor pelaksanaannya
Lima Bidang Keputusan Kunci
IT Principle Decision
Pernyataan tentang bagaimana
IT digunakan di bisnis
IT Infrastructure Decisions
Pelayanan IT yang menyediakan
fondasi untuk kapabilitas IT
perusahaan
IT Investment and
Prioritization Decisions
Keputusan tentang berapa banyak
dan mau investasi IT apa
Business Application
Needs
Menspesifikasi kebutuhan
bisnis untuk aplikasi IT
IT Architecture Decision
Mengorganisasi logika untuk
data, apllikasi, dan
infrastruktur untuk mencapai
kebuthan bisnis
 Prinsip-prinsip TI
● Prinsip TI merupakan arahan strategis bidang TI dalam
menjawab tujuan bisnis dalam pemanfaatan TI
● Perusahaan sukses dalam penerapan Tinya mengeksplisitkan
prinsip-prinsip kunci tentang bagaimana perusahaan
memanfaatkan TI
● Prinsip-prinsip TI diterjemahkan dari prinsip-prinsip bisnis yang
merupakan inti sari dari strategi organisasi
 Dari Prinsip Bisnis ke TI
● Contoh prinsip-prinsip (maxims)
Sampel bisnis maxims
Menyediakan semua informasi untuk
melayani klien
Mengurangi biaya dan mendorong skala
ekonomi denga nmenerapkan best practice
Mendeteksi dan merespon perubahan
pasar
Budaya manajemen dalam berbagi
informasi untuk membuat bisnis baru
Kemampuan untuk mengembangkan
sumber daya untuk produk baru dengan
cepat
Sampel TI maximx
CS harus memiliki akses ke dokumen lengkap dari tiap
pelanggan yang berhubungan dengan perusahaan
Menekankan standar pemilihan hardware dan software untuk
mengurangi biaya
Mengkoordinasi pembelian ke vendor besar untuk
meminimalkan pengeluaran dan menekankan konsistensi
Mengkoordinasi aliran informasi untuk bisa membuat tren
pada setiap bagian untuk keuntungan perusahaan
Data harus bisa dimanfaatkan dan dipertanggungjawabkan
sehingga tidak hilang/rusak
Harus ada system baru yang menyediakan pondasi bagi
produk/layanan baru yang bisa ditambahkan tanpa banyak
modifikasi/perubahan
 Infrastruktur TI sebagai Investasi
● Perusahaan dengan kemampuan infrastruktur TI tinggi:
○ Memiliki time to market, tingkat pertumbuhan, tingkat penjualan
dari produk baru yang tinggi
○ Walaupun investasi awalnya lebih besar
● Keputusan-keputusan tentang infrastruktur TI:
○ Siapa pemilik layanan infrastruktur, pusat atau unit usaha
○ Apakah layanan infrastruktur di-outsource
○ Kapan layanan infrastruktur perlu di-upgrade
 Investasi TI dan Prioritasi
● Tiga issue utama keputusan investasi:
○ Berapa total investasi yang harus dikeluarkan?
○ Investasi untuk apa saja?
○ Bagaimana mengakurkan kebutuhan investasi unit yang
berbeda?
● Berapa besar alokasi?
○ Dengan melakukan benchmarking di sektor industri
○ Perusahaan yang berhasil: anggaran disesuaikan dengan peran
strategis TI bagi perusahaan
§ Apakah pelatihan mengenai IT terhadap karyawan merupakan
investasi IT?
 Portfolio Investasi TI
● Penerapan manajemen portfolio dalam mengelola investasi TI
○ Kategorisasi proyek-proyek TI berdasarkan dukungannya
pada kelompok (klasifikasi) tujuan:
■ Strategis – penciptaan keunggulan kompetitif
■ Informasional – penyediaan informasi
■ Transaksional – pemrosesan dan otomasi transaksi
■ Infrastruktur – layanan umum dan integrasi
○ Tiap kelompok memiliki profil resiko vs tingkat
pengembalian (return) yang berbeda
 Portfolio Investasi TI
● Profil typical resiko vs pengembalian

High risk Low risk

High return Strategis Transaksional
Low return Infrastruktur Informasional

● Investasi dikelola sebagai suatu komposisi (portfolio)

● Keputusan diambil dengan mempertimbangkan profil kinerja
(historis) dari tiap kelompok
 Prioritasi Kebutuhan Investasi
● Cara tradisional: penjatahan anggaran dan otonomi prioritas
pembelanjaan untuk masing-masing unit usaha
● Tatakelola yang baik:
○ Mengklasifikasikan semua usulan berdasarkan kontribusinya
pada pencapaian target pertumbuhan dan strategi
perusahaan
○ Adanya komite eksekutif untuk menegosiasikan portfolio
investasi sesuai target-target perusahaan dan pagu anggaran
TI
 Prinsip Tatakelola TI Efektif
● Tatakelola TI memfasilitasi wacana tentang cara baru dalam
memanfaatkan kemampuan TI
○ Memfasilitasi proses belajar melalui formalisasi proses
penanganan exception (penyimpangan terhadap kebijakan
TI)
○ Untuk menjaga agar kebijakan TI selalu update dengan
perkembangan
● Nilai tambah TI tidak selalu ditentukan oleh kecanggihan
teknologi, tapi ketepatan pemilihannya
○ Melibatkan semua pihak yang berkepentingan, sehingga
pilihan semakin strategis dan implementasinya mendapat
dukungan luas
 Prinsip Tatakelola TI Efektif
● Pucuk pimpinan tidak mungkin terlibat dalam semua
keputusan terkait TI sehingga harus ada pendelegasian
○ Tatakelola TI menetapkan proses pengambilan keputusan
yang baku dan transparan, dipandu oleh arahan dari
pimpinan
○ Pendelegasian juga memberdayakan kreativitas bawahan
● Tatakelola TI mengakomodasi secara transparan dilemma
dalam keputusan-keputusan TI, misalkan: desentralisasi
(revenue-growth orientation) vs sentralisasi (cost/profit
orientation)
Rangkuman Topik Keputusan
Bidang keputusan Pertanyaan
Prinsip-prinsip TI 1. Bagaimana model bisnis organisasi
2. Bagaimana peran TI dalam mendukung
tujuan-tujuan bisnis organisasi
3. Fitur-fitur apa yang harus dimiliki TI
organisasi
4. Biaya TI apa saja yang akan ditanggung
organisasi
Rangkuman Topik Keputusan
Bidang keputusan Pertanyaan
Arsitektur TI 1. Seperti apa proses-proses bisnis
organisasi dan kesaling-terhubungan di
antaranya
2. Informasi apa yang dibutuhkan tiap
proses bisnis tersebut dan bagaimana
sebaiknya data organisasi diintegrasikan
3. Aspek teknologi apa yang perlu
distandarkan untuk meningkatkan
efisiensi dan memudahkan integrasi
4. Aktivitas apa yang perlu distandarkan
untuk memudahkan integrasi
Rangkuman Topik Keputusan
Bidang keputusan Pertanyaan
Infrastruktur TI 1. Layanan infrastruktur apakah yang paling
penting bagi pencapaian tujuan-tujuan
strategis organisasi
2. Layanan infrastruktur apa yang harus
disediakan untuk umum atau Bersama
seluruh organisasi, dan berapa tingkat
layanannya
3. Berapa biaya pengoperasian infrastruktur
TI
4. Seperti apa rencana peremajaan
teknologi yang akan dilakukan
5. Layanan infrastruktur apa yang harus di-
outsource
Rangkuman Topik Keputusan
Bidang keputusan Pertanyaan
Kebutuhan aplikasi 1. Seperti apa tingkat kebutuhan dan
potensi suatu aplikasi bisnis
2. Bagaimana mengukur tingkat
keberhasilan aplikasi tersebut
3. Seberapa besar kebutuhan binsis dapat
diakomodasi oleh standar arsitektur,
kapan kebutuhan bisnis dapat
menjustifikasi penyimpangan dari standar
4. Siapa yang bertanggungjawab terhadap
keberhasilan proyek pengembangan dan
pelaksanaan manajemen perubahan
untuk memastikan keberhasil
implementasi aplikasi tersebut
Rangkuman Topik Keputusan
Bidang keputusan Pertanyaan
Investasi TI 1. Perubahan atau perbaikan proses bisnis
apa yang secara strategis penting bagi
organisasi
2. Bagaimana komposisi investasi TI saat
ini dan yang diusulkan, apakah portfolio
ini mendukung pencapaian tujuan
strategis organisasi
3. Bagaimana perbedaan tingkat prioritas
antara investasi tingkat unit vs tingkat
organisasi, apakah ini tercermin pada
portfolio investasi saat ini
 Siapa Berwenang Memutuskan?
● Dalam hal kewenangan, tarik-menariknya adalah antara:
○ Manajemen bisnis vs teknologi informasi
○ Desentralisasi (unit) vs sentralisasi (korporat)
● Well & Ross menggunakan archetype (pelabelan) politis:
Archetype Perumpamaan
Business monarchy Tahta bisnis
IT monarchy Tahta TI
Feudal Penguasa daerah
Federal Federasi
IT duopoly Koalisi bisnis dan TI
Anarchy Individual
 Keanggotaan Tiap Archetype
C-Level executives Corporate IT Business unit leaders

Business monarchy ✓
IT monarchy ✓
Feudal ✓
Federal ✓ ✓ ✓
✓ ✓
IT duopoly ✓ ✓
anarchy ✓ ✓
Terima Kasih