Annual Fee Alert Service (AFAS)

“Finding simple and reliable solution to operation problem”

PT. Bank Mandiri (Persero) Tbk

Wholesale Credit Operations Group
Latar Belakang Perusahaan
Realisasi Pembayaran Annual Fee 2014-2020
• Annual Fee merupakan salah satu pendapatan Bank 90%
78% 79%
75%
Mandiri atas fasilitas kredit yang diberikan kepada 80% 69% 71%
70% 63%
debitur yang dibayarkan pada periode tertentu.
60%
45%
• Sejak tahun 2014 hingga tahun 2020 masih terdapat 50%
Annual Fee yang belum dibayarkan oleh Debitur. 40%
30%
20%
Annual Fee Yang Telah Jatuh Tempo (2014 – 2020) 10%
0%

Rp. 2,18 Miliar

2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020
*)
Progress Realisasi Annual Fee 2014-2020 Progress Realisasi Annual Fee 2021 sd. W4
(Rp.juta) Maret 2021 (Rp.juta)

Realisasi
Annual Fee Yang Akan Jatuh Tempo (2021) Gap ,- Rp.348,22,-
Rp.2.177,21,-

Rp. 1,87 Miliar

Gap
*) 1.869,30,-

Realisasi
Rp.4.662,62,-

*) Data CCLA Commercial 3 Dept – WCO Group sd W4 Maret 2021

Indikator Keberhasilan Proyek

On Schedule Reminder
Menurunkan durasi keterlambatan dari 85 hari menjadi
0 hari (pada tanggal jatuh tempo Annual Fee) dalam
melakukan reminder mulai Mei 2021.

AFAS Annual Fee Terbayar 90%

Target pembayaran Annual Fee yang akan jatuh
tempo di bulan Mei sd Agustus 2021 sebesar
90%.

Time-saving
Mengurangi waktu minimal sebesar 50 % dari
waktu proses pembuatan surat reminder
sebesar 72 menit menjadi 36 menit.
Struktur Team Proyek

RICKY RUSBI MULIA

Mentor

I WAYAN SUARJAYA THERESIA INESANTI C SEPTA PRADIPTA

Project Leader Data Analyst Planner & Implementor

KADEK SURYA ADI P JUSTIN CAHYANINGSARI MAHRITA

Developer Planner & Implementor Planner & Implementor
Perencanaan Proyek
W1 MARET 2021 W2 – W4 MARET 2021
START
1 2

Brainstorming and Data Analysis

Idea Generation
W4 APRIL 2021 W1 APRIL 2021

4 3

End of Start of
Development Development
W1 MAY 2021 W1 SEPTEMBER 2021

5 6
SOON
Launch Evaluation and
Improvement Project Location : CCLA Commercial 3 Dept
(Medan, Palembang, Banjarmasin,
Semarang, Surabaya, Denpasar, Makassar)
Analisa Masalah
Pain Point Monitoring belum optimal, reminder
masih manual & tidak efisien

WHOLESALE CREDIT
OPERATIONS

Tidak memiliki database Keterlambatan penyampaian

update & reminder tidak reminder kepada Business Unit
tersampaikan/terlambat

Debitur tidak terinformasi

adanya annual fee
BUSINESS UNIT
Debitur belum memiliki Menunggu reminder dari
dana Wholesale Credit
Operations

DEBITUR
Analisa Masalah
Root Cause

Terdapat Annual Fee yang

belum/tidak terbayar

THE ROOT CAUSE

Waktu Keterlambatan Reminder Waktu Proses Sarana

Ketelambatan penyampaian reminder
dari WCO kepada Business Unit dengan
rata-rata lag waktu keterlambatan
sebesar 86 hari.
Reminder
Sarana reminder berupa surat dan
email yang masih dikerjakan secara
manual membutuhkan waktu proses
72 menit/debitur
Solusi

AFAS
“Annual Fee Alert Service”
Reminder Annual Fee Layanan berupa reminder Reminder Annual Fee
yang Telah Jatuh Annual Fee yang dilakukan
yang Akan Jatuh
Tempo/Belum secara otomatis dan tepat
waktu dengan Tempo
Tertagih
Microsoft Office 365

Periodic Reminder Payment Notification

• Setiap bulan pada tanggal 5 (Annual Fee yang telah jatuh Email konfirmasi atas pembayaran Annual Fee kepada
tempo) Business Unit
• Sebanyak 3 kali yaitu H-30, H-7, dan H0 Due Date (Annual Availability of Attachment
Fee akan jatuh tempo) Attachment pada email berupa Surat Reminder
Generated Automatically by Power Automate App On Schedule
Proses reminder menggunakan Power Automate App yang Reminder kepada Business Unit dikirimkan secara berkala
berbasis pada Microsoft Office 365 secara otomatis
Solusi
Merupakan salah satu produk
dari Microsoft untuk
memudahkan konsumen untuk
dalam berbisnis, dan
merupakan pilihan tepat untuk
kebutuhan bisnis tertentu.
Keamanan Microsoft Office 365:
Keamanan Fisik:
1 Office 365 melakukan pengamanan selama 24 Jam pada data pribadi pengguna.
Keamanan Logis:
2 Server office 365 hanya mengoperasikan laman terpercaya untuk mengurangi risiko
serangan malware berbahaya.
Keamanan Data:
3 Terdapat Enkripsi dalam ruang penyimpanan sebagai proteksi utama Ofice 365 dan
juga terdapat Exchange Protection yang merupakan proteksi pada email pengguna.
Kontrol Pengguna:
Office 365 memungkinkan pengguna utk mengirimkan email terenkripsi kepada
4 siapapun. Terdapa Right management yang digabungkan dengan enkripsi pesan
untuk mencegah data pengguna hilang.
Kontrol Admin:
5 Akses melalui ponsel atau tablet dan dilindungi oleh multi factor authentification
pada office 365
Baseline Performance dan Keberhasilan Proyek

On Schedule Pembayaran Time Saving

Reminder Annual Fee

Baseline 85 hari Rp.1.469.367.522,- 72 menit

Target 0 hari Rp.1.322.430.760,- 36 menit
% Target 100% 90% 50%

Realisasi 0 hari Rp.1.469.367.522,- 1 menit

% Realisasi 100% 100% 99%
Tingkat Keberhasilan 100% 111,11% 198%
*)Berdasarkan Data CCLA Commercial 3 Dept – WCO Group Periode Mei – Agustus 2021
Hasil Monitoring Penerimaan Reminder

Penerimaan Email & Surat Reminder Annual Fee by AFAS

Periode Mei – Agustus 2021
(Start Project 02 Mei 2021)

MEI JUNI JULI AGUSTUS

100% 100% 100% 100%

Realisasi Pembayaran Annual Fee 2021

• Data Bulan Mei 2021 – Agustus 2021 terbayar 100% sebesar Rp.1.469.367.522,- dari Rp.1.469.367.522,-

1,00 5,00 25,00 125,00 625,00 3.125,00

Rp.522.842.750,-

May-21

Rp.819.576.250,-

Jun-21

Rp.121.948.522,-

Jul-21

Rp.5.000.000,-

Aug-21

Estimasi (Rp.) Gap (Rp.)

Efisiensi Waktu Proses Reminder

MANUAL VS AFAS

5 Debitur 21.600 Detik (360 Menit) 120 Detik (2 Menit)

10 Debitur 43.200 Detik (720 Menit) 240 Detik (4 Menit)

30 Debitur 129.600 Detik (2160 Menit) 780 Detik (13 Menit)

50 Debitur 216.000 Detik (3600 Menit) 1.200 Detik (20 Menit)

100 Debitur 432.000 Detik (7200 Menit) 2.820 Detik (47 Menit)

ANDA HEMAT 429.180 DETIK (7.153 MENIT / 119 JAM / 15 HARI KERJA)
*) asumsi 100 Debitur

Rata-rata efisiensi waktu untuk satu kali reminder = 71 MENIT/ debitur

Dampak Keberhasilan Proyek
TANGIBLE INTANGIBLE
Kontribusi dalam pendapatan Annual Fee
sebesar 1,46 miliar (100% s.d Agustus
2021) atas potensi Rp 2,2 Miliar (s.d Awareness pegawai Credit
FINANCIAL Desember 2021) Operations terhadap peran sebagai
PERSPECTIVE Zero Cost – Memanfaatkan fitur MS Office business enabler dalam support
365 yang sudah tersedia profit Bank Mandiri
Menekan Biaya Operasional hingga Rp.500
juta/tahun

Proses kerja yang lebih efektif dan Paperless Documentary (Program

efisien hemat 71 menit/ debitur Mandirian ber-NYALI – Go Green)
OPERATIONAL
PERSPECTIVE Business Unit dan Debitur Pegawai dapat memanfaatkan
mendapatkan reminder tepat efisiensi waktu selama 71 menit
waktu untuk melakukan pekerjaan lain.
Peluang Improvement Selanjutnya

Integrated System based on Diaplikasikan di Core System Bank Mandiri

Microsoft 365 Pada tahap improvement selanjutnya diharapkan sistem
Dengan menggunakan software yang reminder dapat diaplikasikan dan terintegrasi ke core system
berlisensi dan tidak menambah sistem EUC, Bank Mandiri seperti Integrated Processing System (IPS) dan
diharapkan dapat dikembangkan untuk sistem Branch Delivery System (BDS).
reminder sehari-hari seperti Asuransi, Notaris,
Agunan yang akan jatuh tempo, dan
monitoring lainnya dengan membangun satu
Integrated Processing System dengan Direct Reminder ke Debitur
Microsoft 365. Pada tahap improvement selanjutnya akan
dilakukan direct reminder kepada debitur melalui
email dengan bekerjasama dengan Business Unit
pairing sehingga tidak terdapat lag waktu
keterlambatan informasi reminder Annual Fee
sampai kepada debitur.
TERIMA KASIH