Institut Transportasi Dan Logistik

Trisakti
( Era New Normal )

Pengetahuan kapal dan Keagenan

Oleh
Capt.Syahrial Nasution, Dipl.MS, MBA,Master Mariner.
 Pengetahuan Kapal dan Keagenan
• Contents :
• 1. The Ship
• 2. Ship Design and Construction
• 3. Ships and Stability
• 4. Ships measurement
• 5. Type of Ships
• 6. Manning of Vessel
• 7. Ship Documents
• 8. Ships Operation Costs
• 9. Charter Party
• 10.Freight Calculations
• 11. Demurrage and Despatch
• 12. Shipping Agents
• 13. Rute Pelayaran
• 14. Cargo Documents
• 15. Prosedure Impor dan Expor
• 16. Clearance In and Out
 1. The ship
• Ship atau kapal adalah kendaraan air dengan bentuk
dan jenis apapun, yg digerakkan dengan tenaga
mekanis,angin atau ditunda,termasuk kendaraan yang
berdaya dukung dinamis,kendaraan dibawah
permukaan air, serta alat apung dan bangunan
terapung yg tidak ber pindah pindah.
• Pelayaran adalah suatu kesatuan sistim yang terdiri
atas angkutan diperairan ,kepelabuhanan,keselamatan
dan keamanan ,serta perlindungan lingkungan maritim

Capt.Syahrial Nasution,Dipl.MS ,MBA.Mmar.

 2. Ship Design and Construction

• 2. Ship Design and Construction

1 Funnel 2 Bow 3 Bulbous bow 4 Stern
5 Propeller 6 Engine 7 Suprastructure 8 Hold
9 Cargo gear 10 Hatch 11 Hatch cover 12 Anchor
13 Tanks 14 Bridge 15 Double bottom 16 Rudder
SHIP DIMENSIONS & TERMINOLOGY
 Ships Dimension and Terminology
• LOA (Length overall )=Panjang yg diukur dari titik paling ujung di haluan kapal
sampai titik ujung di buritan kapal
• Breadth ( Beam/ Lebar )= lebar badan kapal yg terbesar.
• Draught/Draft /Sarat = adalah jarak tegak yg diukur dari garis alas rancangan
dipertengahan yang tenggelam diair.
• Net tonnage /berat kapal kosong =adalah berat benaman sebuah kapal yg
dinyatakan dalam ton tanpa muatan,bahan bakar,Muatan,air ballast,barang lain
dan awak kapal.
• Deadweight /bobot mati /DWT = Adalah jumlah muatan yg dapat diangkut
+bunker +perlengkapan lainnya yang dapat dibawa oleh kapal. sampai kapal
mencapai garis batas maksimum.
• LBP (Length Between Perpendicular ) =Panjang kapal yang diukur dari bagian tegak
dihaluan kapal sampai dengan bagian tegak di buritan kapal.
• LWL ( Length Water Line ) = Panjang kapal yang diukur dari batas benaman air di
haluan sampai batas benaman air di buritan kapal.
• Gross Tonnage (GT ) /Isi kotor = Isi seluruh kapal dikurangi isi ruangan(tangki
dasar berganda+ceruk depan dan belakang +shelter deck +dapur +anjungan
+ruangan kosong diatas ER dan kantor nakhoda .
• Displacement ( Isi tolak = jumlah berat air yg dipindahkan kapal atau berat kapal
seluruhnya.
Capt.Syahrial Nasution,Dipl.MS ,MBA
 Ship profile
Rudder Bow

Capt.Syahrial Nasution,Dipl.MS ,MBA

 3. Ship and Stability

TF =Tropical Fresh
Plimsoll mark F =Fresh Water
L = lumber T =Tropical
LTF = Lumber Tropical Fresh S = Summer
W = Winter
WNA =Winter North Atlantic

8 Capt.Syahrial Nasution,Dipl.MS ,MBA

 Ships Stability
• Isi tolak – Besarnya tekanan keatas sama besar dengan berat keseluruhan kapal, yakni
yang disebut dengan Isi tolak ( Displacement )------ Hukum Archimides.
• Garis muat (Load Lines ) ---- adalah batasan tinggi air yang dijadikan pedoman oleh
perwira kapal sebagai batas/tinggi maksimum gari s batas diatas air, kondisi tersebut
terdiri atas Freeboard ( lambung bebas ), atau jarak dari garis muat dilambung kapal
sampai pinggir lambung kapal yang terlihat .

Capt.Syahrial Nasution,Dipl.MS ,MBA

 4. Types and Methods of
Tonnage Measurement

Displace Net
Deadweight Cargo
ment Gross tonnage (
(Cargo+ (cargo
( Light (Vessel GT –
Bunker measure
and only ) space
+Fuel ) ment )
Loaded ) occupied)

Capt.Syahrial Nasution,Dipl.MS ,MBA

 5. Type of Ships

• Merchant ship non Merchant ship

•

General Cargo ( RO-

RO ,Container ,LASH ) War ship
Bulk Carrier (Tanker Survey ship
,LPG,LNG)
Special Cargo
Dredging ship
(Passenger, Cattle Search and Rescue
,Mobile /Car carrier )
Container and Gencar ship
Container ships design
Ship car Carrier
Bulker
Tanker
LPG Tanker
 6. Manning of Vessel
Manning of Vessel
• 3 elemen :
• A. Perangkat keras ,yaitu moda
transportasi laut atau kapal laut.
Hard Soft Brain
ware Ware Ware
• B. Perangkat lunak,yaitu
technologi,metode dan fasilitas
pengambil keputusan dalam
menjalankan roda bisnis
angkutan laut.

• C. Sumber daya manusia

,Brainware atau pengendali dari
kedua perangkat tsb.diatas.

Capt.Syahrial Nasution,Dipl.MS ,MBA,Mmar.

 Nakhoda/Brainware

Owner Representative
Responsible Safe Navigation
Efficient Loading
Stowage and Discharge Cargo

Engine Dept.
Deck Dept.
KKM/Chief .E
Mualim I Masinis I
Mualim II Masinis II
Mualim III Masinis III
Mualim IV Masinis IV
Electricent
Bosun Foreman
Juru mudi Kepala Koki
Oiler/Wiper
Kelasi Koki /steward
 7. Ship Documents
• Certificate of Registry
• International Tonnage Certificate
• Cargo ship Safety certificate
• Cargo ship safety equipment
• Radio Telegraph certificate
• Safe manning certificate
• Hull classification certificate
• Machinery classification certificate
• Load Line certificate
• Oil book record
• Crew List
• Safety management certificate ( ISM Code )
• Ship security officer certificate ( SSO )
• Health certificate
• Port clearance ( In and Out )
Capt.Syahrial Nasution,Dipl.MS ,MBA
 Ships Document (con’d)
• Safety Management certificate (ISM Code )
• International ship Port security ( ISPS Code )
• Ships Security Officer certificate ( SSO )
• Health certificate
• Lift raft certificate
• Fire Extinguisher certificate
• Personnel effect list
• Dangerous goods manifest ( IMDG Code )
• Ships declaration
• Port clearance (in and out )

Capt.Syahrial Nasution,Dipl.MS ,MBA

 8. Ships Operations Costs

The costs of a ship can be

grouped in 3 clusters:
• Operating
• Voyage
• Capital

Remark: This graph shows the

principles. The amounts and
shares shall be disregarded.
 - Operating Costs ( 45 % )

Manning Costs 42 %

Operating Costs Stores and Lubricant 26 %

( Biaya tetap )

Repairs & Maintenance 12 %

Insurance 10 %

Administration 10 %
 - Voyage Costs ( 50 %)

Fuel Oil 80 %

Voyage Costs
(Variable Costs ) Diesel Oil 10 %

Port Costs 10 %
 - Capital Cost and Repayment ( 3-5 % )

Interest /Devident
( Bunga )

Capital Costs &

Repayment

Debt & Repayment ?

(Cicilan )
 Biaya perhitungan/unit costs
• C = OC + VC + CHC + K
• DWT
• C = biaya per DWT per tahun
• OC =biaya operasi kapal per tahun
• VC = biaya pelayaran per tahun
• CHC =biaya bongkar muat per tahun
• K = Biaya modal kapal
• DWT= Bobot mati kapal
 9. Persewaan kapal
(Charter Parties )

A charter party is the contract VOYAGE CHARTER

between the owner of a vessel
and the charterer for the use of
a vessel. The charterer takes
over the vessel for either a TIME CHARTER
certain amount of time (a time
charter) or for a certain point-
to-point voyage (a voyage
BARE BOAT CHARTER
charter), giving rise to these two
main types of charter
agreement.
Capt.Syahrial Nasution,Dipl.MS ,MBA,MMar
 Contract
The Contract (Charter)

The Ship Owner The Charterer or

(Needs Money) Shipper (Needs
Carriage or Needs
a Ship)
Capt.Syahrial Nasution,Dipl.MS ,MBA
 Time Charter
• Contract:
– Owner provides services
of vessel for an agreed time
– Charterer decides (within
terms of C/P) what use he
makes of the vessel
• Remuneration ( = “Hire”)
based on time
– typically rate per day
• Hire as a rule paid in
advance
Advantages (for the charterers):
They are in control of the
vessel
– The market may soar.
• Disadvantage (period charter):
The market may plummet
• Weather delay is charterers’
problem
• Laytime problems fall on
charterers
• Trading Limits (IWL, INL)
Capt.Syahrial Nasution,Dipl.MS ,MBA
 Time Charter
Owners remain responsible
for
1. Insurance pertaining to
the vessel
2. Crew/expenses (including
fuel used for the
“indulgences” of the crew)
3. Stores and provisions
4. Classification
requirements
5. Maintenance of the vessel
6. The navigation of the
vessel
Charterers are responsible for
1. Fuel oil for the vessel’s
consumption (bunkers)
2. Port expenses (which include
pilotage, tugs, port agency
remuneration = “usual
expenses”)
3. Expenses pertaining to
loading and discharging (and
related costs)
Capt.Syahrial Nasution,Dipl.MS ,MBA
 Voyage Charter
Charterers are
responsible for Ship owner responsible for :
1. A part all cargo holds 1. Preparation of cargo holds
responsible by charterer 2. Port expenses (which
2. Port activities expenses ( include pilotage, tugs, port
loading and unloading of agency remuneration =
cargo ) “usual expenses”)
3. Ship s for charter must be
3. Ports of Loading or ready and cleared ( fuel oil,
Discharging should be
diesel oil, Insurance and
declare and agreed
taxes.
4. Paid per voyage

Capt.Syahrial Nasution,Dipl.MS ,MBA

 Bareboat Charter
Ship owner responsible Charterer responsible for :
1. Operational and Voyage
for : costs of ship for certain
1. Preparation of ships time .
2. Preparation for recruitment
and cargo holds of ship crew
seaworthy. 3. Cost of Ship crew
2. Capital /Bank debt and 4. Port expences
interest 5. Chartere allow to recharter
the ship ,chareter as
Disponent Owner

Capt.Syahrial Nasution,Dipl.MS ,MBA

 10. Freight Calculations
• Dasar dasar Perhitungan

• Struktur biaya :
• 1. Ballast ( ballast port ke loading port )
• 2. Trip voyage ( pelabuhan muat – bongkar – muat )
• 3. Port stay ( muat & bongkar )
• 4. Port dues ( Labuh, Pandu ,Tunda ,Tambat )
• 5. Bunkering ( MFO & MDO /HSD)
• 6. Miscellaneous
• Referensi adalah freight market price berdasarkan market pada
• saat kontrak ditandatangani atau kesepakatan.
• Catatan :
• • Usia kapal
• • Posisi kapal
• • Fasilitas kapal ( gear no gearless )
• Akan mempengaruhi harga sewa / charter
 Freight Charter calculations
• Contoh :

• MV.Sea Voyage Dwt 40.000

• 1. Ballast Singapore Port ( 900 sea
miles ) ke Bunyu ( Distance : 24 :
12.5 ) = 3 hari
• 2. Trip voyage = 3 hari
• 3. Muat = 7 hari
• 4. Bongkar = 3 hari
• 5. Misc ( Dll ) = 2 hari

• Total durasi ( Voyage ) = 18 hari

 Freight Charter Calculations

• Freigft charter :
• 1. MFO 24 t / hari : 24 x US 301 / ton x 6 hari = US $ 43.344
• 2. MDO 2 t / hari : 2 x US 529 / ton x 18 hari = US $
• 3. Charter hire : 35.000 US / day x 18 hari = US $ 630.000
• 4. Port dues ( loading & disch port ) = US $ 7.500
• 5. Misc = US $ 2.500
• Total Costs = US $ 689.692

• Freight charter : 689,692 / 40.000 = US $ 17,242

• Pph pasal 23 ( 1.26 % ) x 8.749 = US $ 0,110
• =US $ 17,352
 11. Demurrage & Despatch
• Demurrage /gencon Ten running days on demurrage at the
rated at in box 18 per day or pro rata for any part of a day
,payable day by day ,to be allowed Merchants at ports of
loading and discharging

• Demurrage adalah denda yang dibebankan kepada

Charterer ,karena kegiatan bongkar muat barang melebihi
/melewati waktu (laytime ) yang telah disepakati( tertulis
)bersama Shipper .

• Despatch adalah besaran pengembalian biaya oleh shipper

,karena pencharter dapat bekerja atau bongkar muat barang
lebih cepat dari waktu ( laytime )yang telah disepakati
bersama shipper .

Capt.Syahrial Nasution,Dipl.MS ,MBA ,MMar

 Laytime ,Demurrage and Despatch

• A practical seminar complete with a "hands-on" full-day Workshop

• The Law Relating to Laytime and Demurrage

• The shipping adventure, namely the voyage performed for the

carriage of cargo, involves four separate parts: the loading voyage
(ie the passage in ballast to the port of loading); the loading
operation;
• the carrying voyage; and the discharging operation. The two voyage
stages require acts of performance by the shipowner alone and do
not concern the charterer — it is the shipowner that bears the
primary risk.
• The other two stages in the loading and discharging ports require
acts of performance by both the shipowner and the charterer, and
it is the interplay of these which has given rise to so many disputes
under the general heading of laytime and demurrage.

Capt.Syahrial Nasution,Dipl.MS ,MBA

 Lay Time
• Lay time adalah waktu yang
disepakati antara Pencharter
(Charterer) dan Pemilik kapal (Ship
Owner )untuk kegiatan bongkar muat
barang di pelabuhan.
• Lay time diperhitungkan berdasarkan
beberapa pertimbangan :
• 1. Kemampuan /kinerja buruh dalam
bongkar muat barang pelabuhan ( T/G/H )
• 2.Kelengkapan peralatan yang digunakan
• 3.Jumlah kekuatan buruh yang digunakan
• 4.Jumlah Palka yang akan dikerjakan
• 5.Kesiapan kapal tersebut
• 6.Kondisi cuaca dipelabuhan
 Perhitungan Lay time ( soal )
• Sebuah kapal berukuran
• Dwt = 12.000 Ton
• Bendera = Indonesia
• LOA = 150 M
• Breadth = 20 M
• Draft = 8,5 M
• Palka = 4 (empat )
• akan melakukan kegiatan bongkar beras ( in bag )dipelabuhan tanjung Emas Semarang sebanyak
= 8000 ton dengan menggunakan buruh ( TKBM ) ,disepakati TKBM bekerja malam sd jam 2400 di
4 palka tersebut.
• Kinerja bongkar muat = 40 T/G/H.
• Hitung : Laytime kapal tersebut ?
• Dalam pelaksanaan pekerjaan bongkar beras tersebut ,pada hari kesatu bongkar beras
berlangsung dengan lancar,namun pada hari kedua terjadi hujan dari jam 0700 sd jam 1500 kapal
tidak dapat membongkar, dan setelah itu kapal mulai bekerja kembali pada shift berikutnya.
• Pertanyaan :
• 1. Apakah telah terjadi Demurrage dan siapa yang bertanggung jawab ?
• 2. Berapa lama kapal tersebut dalam melakukan kegiatan bongkar sampai dengan selesai ?
 Perhitungan Laytime (jawaban )
• Dwt = 12.000 Ton
• Bendera = Indonesia
• LOA = 150 M
• Breadth = 20 M
• Draft = 8,5 M
• Palka = 4 (empat )
• akan melakukan kegiatan bongkar beras ( in bag )dipelabuhan tanjung Emas Semarang sebanyak
= 8000 ton dengan menggunakan buruh ( TKBM ) ,disepakati TKBM bekerja malam sd jam 2400
di 4 palka tersebut.
• Kinerja bongkar muat = 40 T/G/H.
• Hitung :
• 1. Kapal bongkar beras 1 hari/palka = (0800 -2400)=16 X 40 t X 4 palka = 2560 ton
• 2. Laytime = 8000 : 2560 = 3,125 hari = 3 hari + 3 jam
• Apakah telah terjadi Demurrage dan siapa yang bertanggung jawab ?,karena kelambatan
disebabkan akibat adanya hujan (0700 -1500 ) ini dikatakan hujan (Act Of God ),maka tidak terjadi
Demurrage,dan kapal selesai bongkar menjadi = 3 hari +3 Jam + 8 jam =3 hari 11 jam
 Notice of Readiness( NOR ) and Laytime
• General contract (GENCON)
• Commencement of Laytime (loading and
Discharging)

• Laytime for loading and discharging shall

commence at 1 pm.if notice of readiness is
given before noon,and at 6 am.next NOR (Notice Of
workingday if notice of readiness given Readiness)
durinh office hours after noon.Notice of Pernyataan dari
loading port to given to the shippers name
in box 17.Time actually used before Nakhoda kapal bahwa
commencement of laytime shall kapalnya sudah siap
account.Time lost in waiting for berth to untuk melaksanakan
count as loading or discharging time ,as the
case maybe. kegiatan muat barang
• Laytime means the period of time agreed
between the parties during which the
owner will make and keep the ship
available for loading/discharging without
payment additional to the freight Capt.Syahrial Nasution,Dipl.MS ,MBA
 Fixture Notes
• FIXTURE NOTEDATED:
• 7TH SEP, 2011IT IS ON THIS DAY MUTUALLY CONFIRMED BY AND BETWEEN
THEUNDERSIGNEDPARTIES THE FIXTURE NOTE, THE PARTY B WILL ARRANGE AN
SPACE ANDTHESHIPPER SHALL LOAD THEIR CARGO UNDER THE TERMS AND
CONDITIONS:PARTER A ( CHARTERER ):PARTER B( ONWER ):
• 1] PERFORMING VESSEL :04] Cargo & Quantity: 5000 mt 5% molco (Steel billets in
bulk - 700kgs/per pcs )05] Loading port: 1sbp, hai phong06] Discharging port:
manila.philipine07] Laycan: 15 Sept - 23 Sept, 2011 (weather permitting)08]
Freight rate: USD 19.00 per metric ton on FILO CQD . Freight remittance within
3workingdays after loading completion sign Bills of lading marked “Freight
prepaid”, “Clean on board”and always before break bulk, freight deem earned on
vessel's completion of loading, nonreturnable whether vessel and/or cargo lost or
not lost.Freight calculated on the intaken quantity of cargo.09] Owner guarantee
vessel's derrick in good working order and have proper stowage for above cargo to
load and discharge smoothly. In case of vessel's gear breakdown, shorecrane to be
for owner's account both ends.10] In case of remarks on mate's receipt, owner to
issue clean BL against shipper's LOIformat, sample given to you or base on owners
LOI subject to shipper's approval.11] Dunnage/Separations/Lashing/Securing if any
to be for charterer's account.12] Any taxes/dues on cargo to be for charterer's
account, the same on ship/freight to before Oners accounts
 12. Shipping Agents /Keagenan kapal
• Apabila suatu kapal berlabuh di suatu pelabuhan maka kapal tersebut
memerlukan pelayanan dan mempunyai berbagai keperluan yang harus
dipenuhi. Untuk memenuhi berbagai kebutuhan tersebut perusahaan
pelayaran yang tidak mempunyai cabang disuatu pelabuhan akan menunjuk
perusahaan pelayaran lain yang berada di pelabuhan tersebut sebagai agen.

• Menurut Peraturan Pemerintah (PP) No. 82 tahun 1999 dan Keputusan Menteri
Perhubungan No. KM.33 tahun 2001, perusahaan pelayaran asing yang mengoperasikan
kapalnya ke pelabuhan Indonesia, wajib menunjuk perusahaan pelayaran nasional sebagai
agen umum.
Menurut Peraturan menteri perhubungan No: KM. 21 Tahun 2007 tentang Sistem dan
Prosedur Pelayanan Kapal, Barang, dan Penumpang pada Pelabuhan Laut yang di
selenggarakan oleh oleh unit Pelaksana Teknis (UPT ) kantor Pelabuhan: Agen umum
(General Agent) adalah perusahan angkutan laut nasional /penyelenggara kegiatan
angkutan laut khusus yang di tunjuk oleh perusahaan angkutan laut asing di luar negeri
untuk mengurus segala sesuatu yang berkaitan dengan kepentingan kapalnya (baik kapl
milik, kapal charter maupun kapal yang dioperasikannya.

Capt.Syahrial Nasution,Dipl.MS ,MBA

 Jenis Keagenan/Agency type
• 3 jenis agen yaitu :
• General Agent (Agen Umum)
Adalah suatu perusahaan pelayaran nasional yang ditunjuk oleh perusahaan
pelayaran asing untuk melayani kapal-kapal miliknya selama berlayar dan
singgah di pelabuhan di Indonesia.
- Persyaratan sebagai General Agent (KM 33 Tahun 2001, Bab V, Pasal 45 Ayat
(1) s.d (4). :
a. Perusahaan Pelayaran Indonesia yang memiliki kapal berbendera Indonesia
berukuran minimal 5.000 GRT baik secara kumulatif.
b. Memiliki bukti Perjanjian Keagenan Umum (Agency Agreement) atau Surat
Keagenan Umum (Letter of Appointment)

• Sub Agent atau Agen Adalah suatu perusahaan pelayaran yang ditunjuk oleh
General Agent untuk melayani kebutuhan kapal di suatu pelabuhan.
Sub agen ini sebenarnya berfungsi sebagai wakil atau agen dari general agent.

• Branch Agent
• Adalah cabang dari General Agent di suatu pelabuhan tertentu

Capt.Syahrial Nasution,Dipl.MS ,MBA

 Tugas General Agent
• 1. Tugas General Agent
- Tugas Keagenan Perizinan
Mengurus semua ijin-ijin di Dirjen Perhubungan
Laut Jakarta, dikantor adPel dan PT. Pelindo c. Penunjukan Sub Agent atau Agen
sehubungan dengan penunjukan keagenan. Untuk pelaksanaan tugas tertentu atau di
Tugas Koordinasi yang meliputi : pelabuhan tertentu, General Agent tidak
• melakukannya sendiri. General Agent akan
a. Koordinasi Operasi dan Pemasaran
- Memastikan waktu sandar, lama B/M, estimasi memerintahkan cabangnya atau
keberangkatan dan melaporkan saat setelah perusahaan lain sebagai agennya.
sandar dan kegiatan B/M serta keberangkatan
dengan jumlah muatannya.
- Mencarikan muatan atau bila principal yang d. Mengumpulkan disbursement
cari muatan maka Agen koordinasi dengan
Shipper untuk mengatur semua keperluan yang pengeluaran kapal
berhubungan dengan muatan. Mengumumkan Bagian disbursement mengumpulkan
kedatangan kapal dan rencana berangkat semua tagihan selam kapal di pelabuhan
dengan tujuan kemana saja, serta melaporkan
kondisi muatan tersebut kepada principal. sampai dengan berangkat beserta bukti-
b. Koordinasi Keuangan bukti notanya, harus berkoordinasi
Mengumpulkan dan mencatat semua
pengeluaran biaya dan tagihan kapal selama denagn operasi dan keuangan.
berada di pelabuhan. Karena tagihan dari e. Koordinasi lain yang berkaitan dengan
pelabuhan sering terlambat, maka bagian muatan dan dokumentasi.
Disbursement bertugas menyelesaikan tagihan-
tagiahan yang belum selesai. Oleh karena itu
agen memerlukan Advance Money yang cukup,
terutama untuk kapal-kapal tramper sebab
mungkin tidak singgah lagi.
Capt.Syahrial Nasution,Dipl.MS ,MBA
 Tugas General Agent
• Tugas General Agent
- Tugas Keagenan Perizinan
Mengurus semua ijin-ijin di Dirjen Perhubungan Laut Jakarta, dikantor adPel dan PT. Pelindo
sehubungan dengan penunjukan keagenan.
Tugas Koordinasi yang meliputi :
a. Koordinasi Operasi dan Pemasaran
- Memastikan waktu sandar, lama B/M, estimasi keberangkatan dan melaporkan saat setelah sandar
dan kegiatan B/M serta keberangkatan dengan jumlah muatannya.
- Mencarikan muatan atau bila principal yang cari muatan maka Agen koordinasi dengan Shipper untuk
mengatur semua keperluan yang berhubungan dengan muatan. Mengumumkan kedatangan kapal dan
rencana berangkat dengan tujuan kemana saja, serta melaporkan kondisi muatan tersebut kepada
principal.
b. Koordinasi Keuangan
Mengumpulkan dan mencatat semua pengeluaran biaya dan tagihan kapal selama berada di
pelabuhan. Karena tagihan dari pelabuhan sering terlambat, maka bagian Disbursement bertugas
menyelesaikan tagihan-tagiahan yang belum selesai. Oleh karena itu agen memerlukan Advance
Money yang cukup, terutama untuk kapal-kapal tramper sebab mungkin tidak singgah lagi.
c. Penunjukan Sub Agent atau Agen
Untuk pelaksanaan tugas tertentu atau di pelabuhan tertentu, General Agent tidak melakukannya
sendiri. General Agent akan memerintahkan cabangnya atau perusahaan lain sebagai agennya.
d. Mengumpulkan disbursement pengeluaran kapal
Bagian disbursement mengumpulkan semua tagihan selam kapal di pelabuhan sampai dengan
berangkat beserta bukti-bukti notanya, harus berkoordinasi denagn operasi dan keuangan.
e. Koordinasi lain yang berkaitan dengan muatan dan dokumentasi.
 Tugas sub agent
• Tugas Sub Agent atau Agen
•
- Pelayanan Kapal (Ship’s Husbanding) yang meliputi :
Pelayanan ABK, perbaikan atau pemeliharaan kapal, pemuatan kapal. (bunker air / BBM, spare part, dll)
• - Operasi Keagenan (Cargo Operation) yang meliputi :
Clearance in-out, tambat, tunda, pandu tiba berangkat, pengawasan bongkar / muat, dokumen muatan
(shipping documents).

• Tugas Operational Agent dalam kegiatan pelayaran meliputi : Clearance in-out

• Mencari tambatan dan proses sandar kapal sampai dengan keberangkatannya

• Melayani permintaan kapal air, ransum, BBM, perbaikan dan keperluan kapal yang lain ke Rumah Sakit bila
ada crew yang sakit.
• Memberikan supervisi kepada PBM dan mengontrol pelaksanaan bongkar atau muat
• Membuat D.A. (Disbursement Account) dan laporan ke agency pusat dan principal.
• PBM dapat ditunjuk oleh principal, cargo owner atau agen.
• Bagian keuangan meneriama Advance dari principal, mengeluarkan biaya-biaya selama dipelabuhan.
• Memverifikasi atas nota disbursement dan mengirim ke principal.
• Membayar kekurangan disbursement ke agen yang ditunjuk (MAP).
• Bila agen ditugaskan untuk mencari muatan maka bagian keuangan melaksanakan freight Collection dan
mengirimkan ke principal.
•
Capt.Syahrial Nasution,Dipl.MS ,MBA
 Tugas sub Agent
• Tugas Sub Agent atau Agen
- Pelayanan Kapal (Ship’s Husbanding) yang meliputi :
Pelayanan ABK, perbaikan atau pemeliharaan kapal, pemuatan kapal. (bunker air / BBM,
spare part, dll)
- Operasi Keagenan (Cargo Operation) yang meliputi :
Clearance in-out, tambat, tunda, pandu tiba berangkat, pengawasan bongkar / muat,
dokumen muatan (shipping documents).
Tugas Operational Agent dalam kegiatan pelayaran meliputi : Clearance in-out

• Mencari tambatan dan proses sandar kapal sampai dengan keberangkatannya

• Melayani permintaan kapal air, ransum, BBM, perbaikan dan keperluan kapal yang lain ke
Rumah Sakit bila ada crew yang sakit.
• Memberikan supervisi kepada PBM dan mengontrol pelaksanaan bongkar atau muat
• Membuat D.A. (Disbursement Account) dan laporan ke agency pusat dan principal.
• PBM dapat ditunjuk oleh principal, cargo owner atau agen.
• Bagian keuangan meneriama Advance dari principal, mengeluarkan biaya-biaya selama
dipelabuhan.
• Memverifikasi atas nota disbursement dan mengirim ke principal.
• Membayar kekurangan disbursement ke agen yang ditunjuk (MAP).
• Bila agen ditugaskan untuk mencari muatan maka bagian keuangan melaksanakan freight
Collection dan mengirimkan ke principal.
 Istilah keagenan( lainnya )
• Istilah di keagenan Kapal :
1. Booking Agent
Adalah perusahaan pelayaran atau forwarding yang ditunjuk untuk mengurusi
muatan kapal dengan sistem liner
2. Special Agent (Agen Khusus)
Adalah perusahaan pelayaran yang ditunjuk untuk melayani kapal dengan sistem
tramper pada saat Charter di suatu pelabuhan untuk kegiatan bongkar-muat.
3. Port Agent
Adalah perusahaan pelayaran yang ditunjuk untuk melakukan tugas-tugas di suatu
pelabuhan. Port Agent dapat menunjuk Sub Agent di pelabuhan lainnya untuk
mewakilinya. Port Agent tetap bertanggung jawab terhadap principalnya.
4. Protectual Agent / Protecting Agent
Adalah agen yang ditunjuk oleh pencharter yang tercantum dalam Charter Party
untuk mewakili kepentinganannya.
5. Husbandry Agent
Adalah agen yang ditunjuk oleh principal untuk mewakili diluar kepentingan B/M,
umpama hanya mengurus ABK, Repair, Supplier dll.
6. Boarding Agent
Adalah petugas dari keagenan yang selalu berhubungan dengan pihak kapal.
Biasanya Boarding Agent yang pertama naik ke kapal waktu kapal tiba dan terakhir
meninggalkan kapal ketika kapal akan berangkat. (Dinas Luar Operasi)
7. Cargo Handling Agent
Adalah Perusahaan Bongkar Muat (PBM) yang ditunjuk untuk melayani kegiatan
bongkar-muat di pelabuhan.
 13. Jenis Pelayaran /Shipping Routes

• Secara garis besar dalam usaha pelayaran niaga :

• Sistem pelayaran yaitu liner Pelayaran liner (Liner Services ) akan
menunjuk general atau booking agent untuk mengurus muatan dan
kapalnya.
• is a service that operates within a schedule and has a fixed port rotation
with published dates of calls at the advertised ports.. A liner service
generally fulfils the schedule unless in cases where a call at one of the
ports has been unduly delayed due to natural or man-mad causes..

• Sistim pelayaran Tramper(Tramp services ), Sedangkan tramper akan

menunjuk agen khusus(special agent) karena hanya di pakai pada saatnya
kapal miliknya di-carter di suatu pelabuhan dimana kapal melakukan
bongkar ataupun muat.
•
or tramper, on the other hand, is a ship that has no fixed routing or
itinerary or schedule and is available at short notice (or fixture) to load
any cargo from any port to any port..

Capt.Syahrial Nasution,Dipl.MS ,MBA

 Liner Conference and Tramper

• One of the main differences between Liner and Tramp

would be in the type of contract of carriage and Bill of
Lading used..
• In the case of a Liner, generally the shipping line operating
the liner service will have their own pre-printed bill of
lading or use a BIMCO ConLineBill, whereas in the case of a
Tramp service (which may be covered by a Charter Party), a
bill of lading like the BIMCO ConGenBill will be used
depending on the cargo, charter party etc..
• Independently owned ships that transit from port to port
based on the cargo that they can get paid for delivery. They
have no fixed schedule.
• Independently owned ships that transit from port to port
based on the cargo that they can get paid for delivery. They
have no fixed schedule.
 14. Cargo Documents
• 1. Bill of Lading
Bill of Lading(B/L) atau konosemen adalah dokumen yang 4. Shipping Note
dikeluarkan oleh perusahaan pelayaran dan mempunyai fungsi
sebagai berikut: Shipping note merupakan dokumen yang dibuat
a. Bukti bahwa barang telah dimuat di kapal oleh shipper dan dialamatkan kepada carrier untuk
b. Dokumen hak milik dari pemilik barang (document of title).
c. Kontrak angkutan(contract of affreightment). meminta ruangan untuk muatannya. Shipping note
d. Dokumen jual/beli (transferable document).
e. Bila hanya ditujukan kepada penerima maka B.L ini termasuk merupakan tanda komitmen shipper untuk
Non Negotiable, sedangkan bila diperdagangkan B.L ini disebut mengapalkan muatannya dan juga digunakan untuk
Negotiable.
• mempersiapkan B/L muatan keluar.
2 . Sea waybills
Sea waybills adalah pengganti ocean B/L yang saat ini sudah
dianggap tidak memadai lagi. Waybill adalah dokumen yang tidak
dapat diperdagangkan atau non-negotiable dan dibuat untuk 5. Delivery Order
consignee yang disebut didalamnya. Penerima barang dapat
mengambil barang dengan menunjukan waybill ini. Meskipun Delivery Order(DO) adalah sebuah dokumen yang
demikian , tanpa waybill,asal dapat menunjukan identitasnya
penerima barang bias mengambil barangnya. dikeluarkan oleh pihak yang berkuasa menyimpan
Keuntungan memakai waybill adalah : barang. Untuk mengeluarkan barang itu dari tempat
· Consignee yang ada, tanpa waybill dapat mengambil barangnya.
Memakai B/L yang tradisional tidak akan mungkin , hal ini penyimpanannya terdapat catatan ‘fiat keluar’,
menimbulkan komplikasi dengan B/L tradisional karena artinya yang empunya barang sudah menyelesaikan
keterlambatan pengiriman.
· Dapat dilakukan dalam pengiriman antar kenalan , dimana tidak kewajibannya terhadap yang dikuasakan atas
ada resiko financial. barang itu. Dalam DO perusahaan perusahaan
· Juga dapat dilakukan bila ada saling kepercayaan dalam
pengiriman barang dagangan. pelayaran telah melunasi freight,bea-masuk,ongkos
•
storage, dan lain-lain.
3. Cargo Manifest
Cargo manifest merupakan dokumen yang berisiinformasi tentang 6. Mate’s Receipts
muatan di atas kapal. Freight manifest memberikan keterangan
mengenai freight,surcharges,rabat dll. Manifest disiapkan oleh Mate’s Receipts adalah dokumen tanda terima dari
agen/perwakilan pengangkut. Namun dapat juga dikerjakan oleh
freight forwarder bila harus berhubungan dengan bea-cukai dan pengangkut untuk menyatakan bahwa barangnya
pejabat pelabuhan. telah di terima di atas kapal(muatan ekspor) di
•
mana mate’s receipt ini dig anti dengan B/L dari
carrier.
Capt.Syahrial Nasution,Dipl.MS ,MBA,MMar
 Cargo Documents
• Destination control statement. This statement appears on the
commercial invoice, ocean or air way-bill of lading, and SED to notify
the carrier and all foreign parties that the item may be exported only
to certain destinations.
• * Insurance certificate. If the seller provides insurance, the insurance
certificate states the type and amount of coverage. This instrument is
negotiable.
• * Export license. (when needed).
• * Export packing list. Considerably more detailed and informative than
a standard domestic packing list, an export packing list itemizes the
material in each individual package and indicates the type of package:
box, crate, drum, carton, and so on. It shows the individual net, legal,
tare, and gross weights and measurements for each package . Package
markings should be shown along with the shipper's and buyer's
references. The packing list should be attached to the outside of a
package in a waterproof envelope marked "packing list enclosed." The
list is used by the shipper or forwarding agent to determine (1) the
total shipment weight and volume and (2) whether the correct cargo is
being shipped. In addition, customs officials (both local and foreign)
may use the list to check the cargo.
 Cargo Documents
• Certificate of origin. Certain nations require a signed
statement as to the origin of the export item. Such
certificates are usually obtained through a semiofficial
organization such as a local chamber of commerce. A
certificate may be required even though the
commercial invoice contains the information.
• * Inspection certification. Some purchasers and
countries may require a certificate of inspection
attesting to the specifications of the goods shipped,
usually performed by a third party. Inspection
certificates are often obtained from independent
testing organizations.
• * Dock receipt and warehouse receipt. These receipts
are used to transfer accountability when the export
item is moved by the domestic carrier to the port of
embarkation and left with the international carrier for
export.
 Cargo Document
• Commercial invoice. As in a domestic transaction, the commercial
invoice is a bill for the goods from the buyer to the seller. A
commercial invoice should include basic information about the
transaction, including a description of the goods, the address of the
shipper and seller, and the delivery and payment terms. The buyer
needs the invoice to prove ownership and to arrange payment.
Some governments use the commercial invoice to assess customs
duties.
• * Bill of lading. Bills of lading are contracts between the owner of
the goods and the carrier (as with domestic shipments). There are
two types. A straight bill of lading is nonnegotiable. A negotiable or
shipper's order bill of lading can be bought, sold, or traded while
goods are in transit and is used for letter-of-credit transactions. The
customer usually needs the original or a copy as proof of ownership
to take possession of the goods.
• * Consular invoice. Certain nations require a consular invoice,
which is used to control and identify goods. The invoice must be
purchased from the consulate of the country to which the goods
are being shipped and usually must be prepared in the language of
that country.
 Documents of Stevedoring
• Untuk Stevedoring
1. Formulir Pre Arrival Meeting (PAM) untuk melaporkan pelaksanaan dan
kesimpulan hasil meeting
2. Laporan evaluasi operasional per-kapal
3. Laporan Bongkar/muat per-kapal
4. Laporan operasional kapal-kapal
5. Statement of Facts (SOF)
6. Notice of Readiness (NOR)
7. Laporan Claim (jika ada)
8. Laporan Over carried Cargo dan Shortage Cargo (bukan partai) (jika ada)
9. Tally Sheet B/M, Stowage Plan, Bay Plan.
b. Untuk Pergudangan
1. Formulir-formulir yang sudah ditetapkan oleh PT. Pelindo (PPKB, SPKBM,
KUB dll).
2. CLL / CDL, EIR, Tally Sheet keluar/masuk barang, Surat Jalan.
3. Statement of Damaged Cargo, List of Short / Over Landed Cargo

Capt.Syahrial Nasution,Dipl.MS ,MBA

 15. Prosedur Import dan Export
• Prosedur Pemuatan dan Pembongkaran Muatan :
Untuk kapal-kapal keagenan perlakuannya sama dengan
prosedur melayani kapal milik didalam pelaksanaan kegiatan
B/M. Namun harus koordinasi dengan Principal / Charterer serta
mengikuti petunjuknya. Untuk keagenan kapal asing dan kapal-
kapal yang muat barang export / import mengikuti peraturan
Bea Cukai.
1. Prosedur Bongkaran (Import)
Dokumen barang bongkaran / import : manifest, copy B.L.,
Discharging List, Bay Plan / Stowage Plan.
Atas dasar dokumen tersebut, maka agen akan melakukan
sebagai berikut:
a. Memberitahu kepada para consignee; ETA kapal, kapan mulai
/ selesai bongkar. Tuntutan claim diajukan paling lambat 3 hari
setelah selesai bongkar.
b. Melaporkan kepada Bea Cukai.
c. Consignee / EMKL mulai mengurus dokumen bongkaran
terkait dan memproses D.O.
d. Consignee / EMKL menyelesaikan kewajiban terhadap
pelayaran seperti : freight, jaminan peti-kemas, doc. fee, THC
dan biaya lainnya kalau ada. Kemudian D.O. diterim
•
• an mengurus kewajiban di Bea Cukai mendapatkan Surat Jalan
dari Bea Cukai.
e. Mengurus proses pengeluaran barang di PBM atau gudang.
 Prosedur Import dan Export
• Persiapan Barang Export :
•
Shipper menyerahkan Shipping Instruction (S.I.) kepada agen.
S.I. memuat data sebagai berikut :
a. Nama shipper, consignee dan notify address.
b. Pelabuhan muat dan bongkar.
c. Merk dan no. serta barang sesuai packing list, jumlah muatan,
colli, berat dan volume.
d. Nama kapal yang akan mengangkut.
e. Pembayaran freight prepaid atau collect.
f. Jumlah original dan copy B.L. yang dikehendaki.
g. Copy Pemberitahuan Export Barang (PEB).
Atas data-data tersebut agen membuat draft B.L disampaikan ke
Shipper, bila sudah disetujui maka dibuat B.L asli.

Capt.Syahrial Nasution,Dipl.MS ,MBA

 16. In /Out Clearance
• Document For In / Out Clearance
•
a. Sebelum kapal tiba di pelabuhan, agen menyiapkan
dokumen-dokumen sebagai berikut :
1. PKKA (Pemberitahuan Keagenan Kapal Asing)
2. PPKB (Permohonan Pelayaran Kapal dan Barang)
3. RKSP (Rencana Kedatangan Sarana Pengangkut)
4. Memorandum pemeriksaan dokumen kapal
5. Letter of Appointment dari owners / kapal
6. Master Cable
7. ISSC (International Ship Security Certificate) dari kapal
8. Ship Particulars dari owners / kapal
9. Crew List dari kapal
10. Manifest dan copy B.L.

Capt.Syahrial Nasution,Dipl.MS ,MBA

 Clearance In
• Dokumen yang
disiapkan pada saat
kapal tiba di
pelabuhan :
•
1. Crew List
2. Crew Personal Effect
3. Voyage Memo
4. Ammunition List atau
Dangerous Cargo List
5. Store List dan
Provision List

Capt.Syahrial Nasution,Dipl.MS ,MBA

 Clearance Out

• Dokumen yang disiapkan

pada saat keberangkatan
kapal :
1. Sailing Declaration dari
karantina dan Quarantine
Clearance
2. Cargo Manifest dan copy B.L.
3. Port Clearance Out (SIB)
4. Immigration Clearance
5. Custom Clearance

September ,2020 Capt.Syahrial Nasution,Dipl.MS ,MBA

 Daftar Riwayat Hidup
• Daftar Riwayat Hidup.
• H.Syahrial Nasution,Dipl.MS,MBA ,Master Marine ,lahir di Jakarta 1951, Lulus dari
Akademi Ilmu Pelayaran ( AIP ) tahun 1975 dengan Ijazah MPB III dan selesai MPB I
tahun 1982.sejak lulus dari AIP bekerja diatas kapal niaga sebagai Perwira /Mualim I
sd tahun 1980.setelah itu mengikuti pendidikan Pandu Laut 1981 dan bekerja di BPP
tahun 1982,Perum Pelabuhan dan PT.Pelabuhan Indonesia II pel.Tg.Priok,pel.Panjang
sebagai Manajer Terminal Petikemas sejak 1999-2003 ,kembali ke Pelabuhan Tg.Priok
dikantor pusat dan pensiun tahun 2007 sebagai Senior Manager Operasi PT.Pelabuhan
Indonesia II Mengikuti pendidikan di Belgia (1989 )mendapatkan Diploma Management
and Shipping dan Pasca Sarjana ( MBA /S2) di Masstricht University (Netherland ) in
Port and Shipping dan Pasca Sarjana S2 Master Marine ( 2002 ).
• Mengajar di STIP,Pasca Sarjana S2 di PKSPL –IPB ,Pengajar di Ditjen Hubla ,Pengajar Ahli
Kepelabuhanan ( PKSPL –IPB ) dan Institut Transportasi dan Logistik Trisakti.
•
• Konsultan:
• 1.PT.Bumi Laut Shipping (Shipping Consultant 2009-2011 )
• 2. PT.Private Shipping Company (Shipping Consultant 2011 -2012)
• 3.PT.Indonesia Power (PT.Artha daya Coalindo) (Port and Management Operations
2012 -2014)
• 4.PT.ASDP (Berth Development Consultant 2015 -2016 )
• 5.Kementrian Perhubungan /DITJENHUBLA .Pilotage consultant (2012 -2017 )
• 6. Shipping Company (Port Captain )