Tajuk Kursus/Kod:

Pengenalan Pengurusan
UFA 1001

Tajuk Tugasan:
Amalan Pengurusan

Tarikh: 21/11/2021
MINGGU KE-4

Pensyarah:
PUAN. SYAHIRAH BINTI MOHD BAKI

Nama Pelajar:

Nama No. Matrix

1.Mohd Fairuz Bin Mat UFA210239

2.Chindara A/P Nai Vee Shit UFF210025

3.Norliza Bt Hj Abdullah UFA210223

4.Masidayu Binti Mehat UFF210032

5.Mohammad Shahrul Bin Mohd Idris UFA210204

6.Siti Hummairah Bt Mohd Azmir UFB210048

 PENGHARGAAN

Kami ingin merakam setinggi-tinggi terima kasih kepada Pn. Syahirah Mohd Baki kerana
memberi peluang kepada kami untuk berkongsi kebolehan dalam memberi input untuk
tugasan topik mengenai amalan pengurusan dalam sesebuah organisasi.

Sehubungan itu, kami teruja kerana tugasan ini kami dapat mengenali dan
memahami fungsi-fungsi, penstrukturan dan peranan dalam sesebuah organisasi, dengan
membuat penyelidikan dan pemerhatian melalui sumber-sumber terdekat seperti di laman
sesawang, buku-buku berkaitan, rakan-rakan sekerja dan semua ahli kumpulan.

Melalui tugasan ini juga, kami dapat menambah ilmu bagaimana ingin
membangunkan dan merangka sesebuah organisasi dengan menggunakan pengurusan
yang betul. Sesebuah organisasi terdiri daripada manusia yang perlu berkerjasama dan
bergantung antara satu sama lain bagi mencapat matlamat individu, kumpulan dan
organisasi.

Akhir kata, sekali lagi kami merakamkan ribuan terima kasih yang tidak terhingga
terutama kepada ahli keluarga yang memberi sokongan moral, pensyarah yang
mencurahkan ilmu, membantu memberi ulasan dan cadangan, rakan-rakan sepasukan yang
menyokong antara satu sama lain dalam merealisasikan dan menjayakan tugasan ini.

Terima Kasih

2
 ISI KANDUNGAN

Muka surat

1.0 PENGENALAN............................................................................................................................................
2.0 PERANCANGAN........................................................................................................................................
2.1 VISI........................................................................................................................................................
2.2 MISI.......................................................................................................................................................
2.3 PERANCANGAN STRATEGIK..................................................................................................................
2.4 PERANCANGAN TAKTIKAL.....................................................................................................................
2.5 PERANCANGAN OPERASI......................................................................................................................
3.0 CARTA ORGANISASI.................................................................................................................................
3.1 CARTA ORGANISASI PONICSPACE SDN. BHD.........................................................................................
3.2 SKOP DAN TANGGUNGJAWAB.............................................................................................................
4.0 KEPIMPINAN..........................................................................................................................................
4.1 KEPIMPINAN / LEADERSHIP................................................................................................................
4.2 MOTIVASI............................................................................................................................................
4.3 KOMUNIKASI......................................................................................................................................
5.0 PENGAWALAN.......................................................................................................................................
5.1 KEPENTINGAN PENGAWALAN............................................................................................................
5.2 PROSEDUR OPERASI STANDARD/S.O.P (STANDARD OPERATING PROCEDURE).................................
5.3 KEY PERFORMANCE INDICATORS (KPI)..............................................................................................
6.0 ANALISIS SWOT.......................................................................................................................................
6.1 KEKUATAN..........................................................................................................................................
6.2 KELEMAHAN.......................................................................................................................................
6.3 PELUANG............................................................................................................................................
6.4 ANCAMAN..........................................................................................................................................
7.0 PENEMUAN DAN CADANGAN................................................................................................................
7.1 PERANCANGAN / PLANNING...............................................................................................................
7.2 PENGANJURAN / ORGANIZING...........................................................................................................
7.3 KEPIMPINAN / LEADING......................................................................................................................
7.4 PENGAWALAN / LEADING...................................................................................................................
8.0 KESIMPULAN..........................................................................................................................................

3
9.0 RUJUKAN................................................................................................................................................

1.0 PENGENALAN

PONICSPACE SDN BHD

PONICSPACE SDN. BHD. adalah sebuah syarikat pertanian dalam bandar Indoor Farming
yang ditubuhkan pada 28 Februari 2020 semasa Pandemik Covid’19 melanda negara.
Syarikat ini terletak di Medan Connaught, Cheras Kuala Lumpur. Kami menawarkan
perkhidmatan Farm as Service dalam bidang pertanian kepada pemilik hartanah yang ingin
melabur dalam bidang pertanian dalam bandar dengan menggunakan ruang bangunan yang
sedia ada.

Produk utama syarikat kami adalah membekalkan sayur-sayuran dan buah-buahan

tempatan yang bebas dari racun perosak dengan menggunakan teknologi hidroponik untuk
pasaran tempatan.

Syarikat ini diasaskan oleh 2 individu pemegang saham yang berlatar belakang dari sektor
berlainan seperti reka bentuk dalaman, kejuruteraan dan perakaunan. Tujuan penubuhan
syarikat ini adalah untuk mewujudkan jaminan bekalan sayur-sayuran dan buah-buahan
yang berterusan untuk dipasarkan dalam bandar khasnya dan negara amnya, ia juga
memberi peluang pelaburan kepada pemilik hartanah. Di samping itu kami juga membuka
kepada pelawat dari dalam atau luar bandar untuk melihat proses penanaman dan juga
sistem hidroponik secara langsung.

4
Penubuhan konsep ini, syarikat berjaya menghasilkan produk sayuran bebas racun perosak
dalam kitaran kurang dari 30 hari matang untuk dituai dan dapat dihantar dalam masa 1 hari
selepas dituai kepada pelanggan yang melanggan. (Farm2Table)

Sepanjang tempoh operasi syarikat ini telah mengalami kekangan dari segi modal dan
sasaran pemasaran, kelemahan dalam mengendalikan teknologi sistem hidroponik yang
lebih cekap dan persaingan harga yang hebat dari pengimport sayur-sayuran dan buah-
buahan dari luar negara.

2.0 PERANCANGAN
Kami merancang untuk mengoptimumkan ruang-ruang hartanah yang tidak digunakan di
dalam bandar seperti bangunan berlebihan contoh pusat membeli belah, bangunan
komersial yang tiada penyewa dengan membuka lebih banyak cawangan pertanian dalam
bandar Urban Farming sebagai jaminan bekalan sayur-sayuran mencukupi di samping
membantu pelabur yang mempunyai modal tetapi tiada tanah/pemilik hartanah
memaksimumkan pulangan perniagaan dalam cabang yang berbeza. Strategi ini boleh
dilaksanakan melalui pewujudan rantaian perniagaan baru di mana komuniti di kawasan
bandar menyokong pengeluaran Home Garden Produce komuniti desa.

2.1 Visi

Membentuk jaminan rantaian pembekalan sayur-sayuran selamat dan mencukupi melalui

peningkatan pengeluaran dan produktiviti dibeli melalui konsep indoor farming.

2.2 Misi

Untuk mengubah landskap bandar melalui penanaman sayur-sayuran dan buah-buahan

dengan menggunakan sistem hidroponik dengan mengoptimumkan penggunaan ruang
bangunan yang tidak digunakan.

2.3 Perancangan Strategik

Matlamat kami untuk memberi kesedaran mengenai pertanian dalam bandar dengan
menggunakan bangunan yang sedia ada untuk menjalankan perniagaan dengan jaminan
pulangan yang lebih praktikal disamping dapat membantu menambah baik rantaian bekalan
sayur-sayuran dalam bandar dan menstabilkan harga jualan sayuran dalam negara.

5
2.4 Perancangan Taktikal

Kami yakin dengan konsep “farm as a service” dalam bidang pertanian dalam bandar yang
ditawarkan memberi penyelesaian menyeluruh kepada pemilik-pemilik hartanah untuk
memanfaatkan bangunan dan ruang kosong sedia ada disamping dapat membantu kami
membuka lebih banyak cawangan di Kuala Lumpur. Strategi ini diharap dapat diterjemahkan
dengan berpaksikan matlamat utama syarikat kami untuk memperkenalkan pertanian ini
dan di perluaskan lagi ke seluruh negeri di Malaysia.

2.5 Perancangan Operasi

Sepanjang tempoh Pendemik Covid’19 melanda negara, kami telah mengalami kekangan
untuk pembukaan cawangan baru kerana ketidakstabilan ekonomi, menangguh pelabur
untuk meneruskan perancangan pelaburan. Oleh itu kami telah mempertingkatkan
pendaftaran dalam talian untuk produk sayur-sayuran dan buah-buahan di platform seperti
GrabMart, Panda Mart, Facebook dan juga Instagram untuk pembelian terus dari pengguna.

Setelah negara berada di fasa pemulihan pandemik Covid’19, sasaran kami seterusnya
adalah mempercepatkan rancangan pembukaan cawangan-cawangan di dalam bandar dan
mendapat sokongan dari para pelabur agar syarikat dapat mencapai visi dan misi,
disamping dapat mengekalkan pekerja yang sedia ada. menjana lebih banyak peluang
perniagaan dan pekerjaan serta meningkatkan pulangan pelaburan.

3.0 CARTA ORGANISASI

Carta organisasi adalah suatu susunan komponen-komponen atau unit-unit kerja dalam
sesebuah organisasi. Struktur organisasi menunjukan bahawa adanya pembahagian kerja
dan bagaimana fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeza dikoordinasikan.

Kepentingan carta organisasi

1. Sebagai senarai rujukan untuk mengetahui kedudukan pangkat dan tanggungjawab

yang diamanahkan di dalam organisasi. selain itu, ia juga menggambarkan saiz dan
kemampuan pengurusan operasi dalam organisasi.

2. Membezakan jawatan, setiap jawatan dalam organisasi memegang tanggungjawab

yang berlainan dalam melancarkan pengurusan organisasi.

3. Mengenal pasti majikan dan pekerja, dapat membina satu pasukan yang mantap
dalam pengurusan organisasi apabila saling mengenali satu sama lain.

6
 4. Tidak melakukan tugasan yang melangkaui kuasa. Setiap pekerja mempunyai tugas
dan tanggungjawab yang perlu diselesaikan dan tidak melangkaui kuasa yang telah
ditetapkan

3.1 Carta Organisasi Ponicspace Sdn. Bhd.

7
3.2 Skop Dan Tanggungjawab

3.2.1. Shareholder

Tanggungjawab utama:

1. Mereka harus memikirkan dan membuat keputusan kuasa yang akan diberikan
kepada Ketua Pegawai Eksekutif, Mereka juga mempunyai kuasa untuk melantik dan
memecat dari jawatan agar operasi syarikat PONICSPACE SDN. BHD
sentiasa berada dalam keadaan baik.

2. Mereka juga boleh menentukan jumlah gaji yang diterima oleh Ketua Pegawai
Operasi. Shareholder harus memastikan jumlah perbelanjaan dan pendapatan
adalah seimbang tanpa menjejaskan pendapatan syarikat

3. Mereka juga boleh membuat sebarang perubahan pada perlembagaan syarikat.

4. Memeriksa dan membuat kelulusan penyata kewangan syarikat pada setiap tahun
kewangan.

3.2.2. Ketua Pegawai Eksekutif

Tanggungjawab utama:

1. Berkomunikasi, bagi pihak syarikat, dengan pemegang saham, entiti kerajaan, dan
orang ramai

2. Memimpin, merangka strategi jangka pendek dan jangka panjang syarikat

3. Membuat dan melaksanakan visi dan misi syarikat

4. Mengekalkan kesedaran mengenai landskap pasaran yang kompetitif, peluang

pengembangan, perkembangan industri

3.2.3. Pentadbiran Dan Perakaunan

Tanggungjawab utama:

1. Berusaha meningkatkan sistem pentadbiran dan pengurusan bagi mencapai

kecekapan dan keberkesanan.

8
 2. Menyelaras dan menyusun tugas dan tanggungjawab pegawai dan kakitangan
dalam Syarikat.
3. Mempertingkatkan dan memperbaiki sistem, kaedah, peraturan serta prosedur kerja
bagi mencapai kecemerlangan.
4. Sentiasa berusaha bagi mempertingkatkan sistem maklumat, pengurusan fail serta
dokumen-dokumen terbuka dan terperingkat, sistem rekod perkhidmatan dan
sebagainya.
5. Menyediakan perkhidmatan pengurusan kewangan yang menepati keperluan dan
kehendak syarikat.
6. Memberi perkhidmatan pengurusan perolehan dan aset yang cekap serta
menguntungkan syarikat mengikut prosedur kewangan yang ditetapkan.
7. Menyedia, memantau dan mengawal peruntukan perbelanjaan tahunan agar
mencapai penggunaan secara optima.
8. Meningkatkan kompetensi dan kecekapan kakitangan syarikat dalam pengurusan

3.2.4. Pemasaran dan Teknologi Maklumat

Tanggungjawab utama:

1. Bertanggungjawab Untuk Membangunkan Rancangan Pemasaran

2. Analisis Pasaran
3. Analisis Daya Saing
4. Perancangan Promosi
5. Strategi Pameran Perdagangan
6. Kewangan Menerusi Latihan yang Berterusan.
7. Menggunakan teknologi yang sedia ada bagi meningkatkan pengeluaran hasil
tanaman.
8. Tenaga buruh dapat dikurangkan. Ia juga memudahkan proses penanaman dan
pemungutan hasil.
9. Meningkatkan penggunaan teknologi dan inovasi dalam proses penanaman,
pembungkusan dan pemasaran.
10. Memperluaskan aplikasi penggunaan teknologi maklumat (ICT) dalam pengurusan
perladangan seperti smart farming, smart greenhouse,dan smart irrigation

9
3.2.5. Pengurus projek dan penyertaan

Tanggungjawab utama :

1. Bertanggungjawab di atas keseluruhan sesuatu projek.

2. Memastikan permulaan projek, perancangan, reka bentuk, pelaksanaan, semakan,
kawalan dan penutupan sesuatu projek tersebut berjaya.
3. Bertanggungjawab membuat sebarang keputusan.
4. Pengurus projek harus memastikan dan mengawal risiko serta meminimumkan
ketidakpastian.
5. Setiap keputusan yang diambil harus memberi manfaat kepada syarikat.
6. Menggunakan seluruh sumber fizikal dan material secara optimum.

3.2.6. Pengurus Perladangan

Tanggungjawab utama :

1. Mengawal selia operasi ladang secara efektif dengan pematuhan disiplin kerja dan
meningkatkan kesedaran terhadap keselamatan setiap peringkat pekerja.
2. Berbelanja secara berhemah dalam semua aktiviti untuk mengawal kos pengeluaran
bagi memaksimumkan keuntungan ladang.
3. Merancang operasi perladangan dengan mengoptimumkan penggunaan input
pertanian, tenaga, kerja, peralatan serta jentera dan mengurangkan kehilangan hasil.
4. Melaksanakan dan mengawal sistem keselamatan hasil dan harta ladang dengan
efektif serta berkesan.
5. Mengaplikasikan teknik dan teknologi perladangan terkini yang bersesuaian supaya
pengurusanladang mampu meningkatkan produktiviti dan mencapai tahap daya maju
yang tinggi.

10
4.0 KEPIMPINAN
Memimpin adalah fungsi asas dalam sesebuah pengurusan yang melibatkan pengaruh
sosial untuk memotivasi dan mempengaruhi pekerja untuk terus bersemangat dan komited
untuk mencapai matlamat utama organisasi.

4.1 Kepimpinan / Leadership

Di Ponicspace, pemimpin/leader memainkan peranan penting dan harus mempunyai

personaliti yang menarik dan seimbang untuk memimpin sesebuah jabatan/kumpulan untuk
melaksanakan tugasan masing-masing mengikut peraturan yang ditetapkan dalam
mencapai visi organisasi.

Teori kepemimpinan fokus kepada beberapa aspek seperti kontingensi/contingency,

situasi/situational, tingkah laku/behavior, penyertaan/participate, pengurusan/management
dan hubungan/relationship.

Ciri-ciri keperibadian pemimpin di atas dapat menentukan corak kepimpinan yang

membantu membina teras kepercayaan pekerja untuk terus komited dalam merealisasikan
matlamat utama syarikat.

Sebagai contoh situasi yang berlaku dalam Ponicspace, Cik Aisha sebagai pembantu tadbir
kepada jabatan pengangkutan & logistik belum mahir menggunakan sistem komputer untuk
menguruskan penghantaran ke Pasaraya di kawasan Cheras, En. Afiq selaku pengurus
telah membantu menunjuk ajar cara-cara kepada Cik Aisha. Melalui situasi penyertaan En.
Afiq membantu menyelesaikan masalah ini telah menginspirasi dan mempengaruhi Cik
Aisha untuk terus komited mempelajari menguasai kemahiran komputer dengan lebih
cekap.

4.2 Motivasi

Keperluan motivasi dalam sebuah organisasi adalah asas untuk merangsang pekerja dari
segi moral supaya dapat membina kekuatan dan kecekapan setiap pekerja dalam mencapai
matlamat. Ia tergolong dalam dua kategori iaitu motif dan insentif. Motif adalah galakan
moral seperti memberi rangsangan dalam bentuk kata-kata semangat, dan insentif pula
lebih kepada memberi ganjaran.

Malah dengan sikap saling membantu satu sama lain dalam menangani masalah dapat
mempengaruhi pekerja mempercayai dan membangkitkan semangat yang tinggi untuk
menjayakan sasaran bersama. Sebagai contoh di Ponicpace Sdn Bhd, sifat positif dan
prihatin En.Hisyam mempengaruhi kakitangan terus memberi yang terbaik dalam

11
menjalankan tugas. Selain itu ganjaran seperti insentif elaun untuk pekerja terbaik setiap
bulan sebagai penghargaaan and galakan kepada semua pekerja.

4.3 Komunikasi

Komunikasi merupakan satu proses pertukaran maklumat, idea-idea, pemikiran, perasaan

dan emosi melalui ucapan, isyarat, penulisan atau tingkah laku.

Terdapat lima langkah proses komunikasi iaitu, pengirim membentuk idea, pengirim
merekodkan idea tersebut dalam satu mesej, mesej akan melalui saluran komunikasi,
penerima merekodkan mesej tersebut dan Maklum balas dihantar kepada pengirim.

Selain itu, Terdapat 3 model komunikasi iaitu:-

1. Linear ialah proses komunikasi satu hala iaitu pengirim menghantar mesej
kepada penerima.
2. Interaksional proses komunikasi dua hala antara para peserta komunikasi.
Elemen yang penting ialah maklum balas. Pengirim dan penerima mesej
akan saling memberi tindak balas dalam bentuk verbal, tidak verbal atau
kedua-duanya sekali
3. Transaktional iaitu pengiriman dan penerimaan mesej yang berlangsung
secara berterusan dalam satu episod komunikasi. Kedua-dua pengirim boleh
menghantar dan menerima mesej secara serentak.

Kepentingan kemahiran komunikasi terbahagi kepada 3 :

1. Hubungan insan atau lebih tepat kemasyarakatan. Apabila berinteraksi

dengan orang, kita perlu cuba menyelidiki mengapa seseorang memiliki
tingkah laku yang tertentu. Salah satu daripada konteks penting yang
mempengaruhi tingkah laku seseorang ialah aspek budaya.
2. Akademik, kemahiran ini amat penting dalam hubungan dengan pensyarah
khususnya apabila berinteraksi dengan mereka untuk menyiapkan kerja
kursus. Mahasiswa juga perlu menguasai teknik penulisan akademik,saintifik
atau ilmiah untuk menyiapkan kerja kursus yang diberikan oleh pensyarah.
3. Kerjaya pula anda mesti belajar menguasai cara menulis surat tawaran
pekerjaan yang baik, dapat merangka kurikulum vitae yang menarik dan
lengkap untuk diri anda dan dapat merangka kurikulum vitae yang menarik
dan lengkap untuk diri anda. Anda hendaklah sentiasa beretika ketika
berkomunikasi.

12
Sementara itu, anda juga perlu memahami kemahiran berkomunikasi. Yang pertama
pesanan verbal iaitu pesanan yang disampaikan secara ringkas dan tersusun,bebas
daripada jargon dan tidak menimbulkan rintangan kepada pendengar.Yang kedua ialah
pesanan paraverbal.Pesanan yang sampai melalui nada, intonasi dan suara bukan apa
yang kita sebut. Pesanan verbal juga ialah pesanan yang boleh diterima dengan makna
yang berbeza-beza jika disampaikan dalam nada dan intonasi yang berbeza-beza.Yang
ketiga, Pesanan bukan verbal iaitu pesanan yang sampai melalui mimik muka yang betul
serta gaya yang sesuai.

Dalam pada itu, ada tiga jenis komunikasi. Pertama, komunikasi lisan melalui kata-kata.
Kedua, komunikasi bukan verbal iaitu komunikasi bukan lisan.Dan terakhir, komunikasi
bertulis yang berdasarkan komunikasi melalui penulisan.

Selain daripada itu, Terdapat dua jenis teks komunikasi bertulis iaitu, karangan berformat
khusus dan karangan berformat umum. Contoh karangan berformat khusus ialah surat
rasmi, memo, emel dan tulisan ilmiah. Seterusnya, terdapat beberapa bentuk komunikasi
yang terdiri daripada komunikasi intrapersonal, interpersonal,
berkumpulan,organisasi ,awam ,silang budaya dan berasaskan teknologi.

Komunikasi juga terdapat banyak halangan seperti,halangan persekitaran,sikap

penghantar,sikap penerima,dari segi bahasa dan maklumat yang kurang tepat dan jelas.

Akhir sekali, ialah aspek yang memungkinkan keberkesanan berkomunikasi yang terdiri
daripada,latar belakang penghantar dan penerima maklumat, dapat mendengar dengan baik
dan efektif dan bersikap positif.

Komunikasi merupakan satu proses pertukaran maklumat, idea-idea, pemikiran, perasaan

dan emosi melalui ucapan, isyarat , penulisan atau tingkah laku.

Mengambilkira kepentingan komunikasi dalam pengurusan pihak syarikat telah mengambil

beberapa langkah dalam usaha merealisasikan visi dan misi syarikat, diantaranya:-

i) Program Sembang Teh Tarik

1. Sesi ini diadakan bagi mengeratkan lagi hubungan antara ahli peserta program dan
pihak pengurusan.
2. Ia merupakan platform komunikasi dua hala antara ahli peserta program dengan
pengurusan syarikat untuk mereka bertukar pandangan dan juga berkongsi
pengalaman di tempat kerja.

13
 3. Sesi Teh Tarik bersama ini telah dihadiri oleh pihak syarikat dari pelbagai jabatan
dan peserta program. Sebagai inisiatif baharu, program ini diharap dapat
dilaksanakan secara berterusan, bagi mengekalkan kesejahteraan dan mengeratkan
perpaduan antara satu sama lain.
4. Program ini akan terus dilaksanakan kerana ia memberi impak yang sangat baik
kepada kedua-dua pihak.

ii) Town Hall Meeting

1. Setiap bulan kami juga mengadakan Town Hall Meeting di mana semua pekerja dari
semua jabatan akan berkumpul untuk menyampaikan isu semasa, perkembangan
syarikat serta info-info terkini dari syarikat.

2. Selain itu, melalui Town Hall Meeting pekerja-pekerja bebas memberi pendapat,
membentangkan idea, bertanyakan soalan dan majikan dapat mendengar masalah
yang dihadapi oleh pekerja.

3. Hasil kajian Hawthorne, produktiviti boleh ditingkatkan sekiranya pekerja dibenarkan

bercakap dengan bebas. Kami percaya melalui cara ini, komunikasi antara pihak
atasan dan pihak bawahan boleh membuatkan pekerja gembira dan rasa dihargai
seterusnya meningkatkan produktiviti pekerja dan syarikat.

5.0 PENGAWALAN
Pengawalan adalah berfungsi mengawal peranan atau tugas setiap pekerja dalam jabatan-
jabatan berkaitan untuk mencapai matlamat sesebuah organisasi. Dengan pengawalan juga
adalah langkah paling asas yang dapat memastikan perancangan,penggunaan
sumber,prestasi pekerja dan kualiti produk menepati standard yang ditetapkan. Sekiranya
ada kesilapan atau masalah berlaku, langkah pengawalan ini dapat memastikan pembetulan
dilakukan dengan segera. Oleh itu jawatan pengurus dalam organisasi yang akan
memastikan aspek ini dikawal dengan cekap.

Di Ponicspace, pengurus bertugas untuk memastikan sayur-sayuran hidroponik dapat

dihasilkan mengikut jadual ditetapkan. Pengurus akan melakukan pemeriksaan dengan
pekerja di bahagian operasi supaya penanaman sayuran dilakukan mengikut tempoh
supaya tidak berlaku kekurangan produk untuk dipasarkan mengikut permintaan.

Malah pengurus akan memeriksa laporan perkembangan tanaman harian dari yang bekerja
supaya hasil tanaman menepati standard kualiti untuk pemasaran dalam bandar.

14
5.1 Kepentingan Pengawalan

Kenapa pengawalan penting di dalam pengurusan? Pengawalan dapat membantu

organisasi mencapai matlamat yang telah ditetapkan. Pengawalan juga memastikan semua
operasi organisasi berjalan dan dilaksanakan dengan cekap dan semua sumber digunakan
dengan sebaik mungkin. Disamping itu, pengawalan memastikan semua projek atau
tatacara kerja yang dirancang berjalan seperti yang diinginkan. Pengawalan membantu
pengurus mengenalpasti aktiviti yang bermasalah dan mengambil tindakan pembetulan.
Dengan kata lain, pengawalan membantu organisasi menghindari kesilapan lalu.

5.2 Prosedur Operasi Standard/S.O.P (Standard Operating Procedure)

Setiap badan usaha apapun jenisnya, pasti memiliki SOP (Standard Operating Procedure)
yang membantu mengatur kelancaran kegiatan operasional. Istilah ini juga tidak asing bagi
setiap pekerja. SOP adalah sistem pengaturan atau prosedur yang penting dalam sesebuah
organisasi terstruktur.

5.2.1. Pentadbiran

SOP merekod dan menyimpan stok

1. Pekerja kumpulan bahagian penjagaan tanaman harus mematuhi peraturan dalam

pengambilan stok baja di dalam bilik stor.

2. Setiap pengambilan akan melalui penyelia dengan rekod dikemaskini dalam sistem
supaya tidak berlaku pembaziran atau penyalahgunaan bahan.

3. rekod masuk dan keluar perlu dikemaskini dari masa ke semasa.

5.2.2. Sumber Manusia

SOP kedatangan pekerja

1. Pekerja perlu mendapatkan kelulusan terlebih dahulu dari Pegawai Penyelia

sebelum meninggalkan pejabat dan memohon kelulusan dengan menggunakan
borang yang disediakan.

2. Tempoh maksimum yang dibenarkan ialah 4 jam. Jika tempoh meninggalkan pejabat
lebih dari 4 jam pekerja perlu memohon cuti rehat atau cuti lain yang berkelayakan.

15
 3. Pekerjaf yang mendapatkan rawatan untuk diri sendiri perlu mengemukakan time-
slip atau laporan perubatan sebagai bukti.

SOP memohon cuti

1. Setiap permohonan cuti tahunan harus mendapat kelulusan dari penyelia jabatan
seawal 7 hari bekerja supaya tidak berlaku kegagalan fungsi setiap jabatan.

2. Sekiranya seseorang pekerja mengambil masa yang lama lebih dari 5 jam waktu
bekerja, cuti tahun akan ditolak.

5.2.3. Kewangan

SOP rekod hasil jualan

1. Setiap dengan pembelian barangan dan penjualan barangan hasil pertanian yang
dikeluarkan perlulah direkod auto sistem dan manual yang telah disediakan.

2. Setiap jualan perlu disertakan dengan invois jualan yang disahkan oleh pegawai
jualan.

3. Stok barang masuk dan keluar perlu direkodkan bagi memastikan stok jualan tidak
melebihi stok masuk.

SOP mengurus tuntutan / claim/ gaji

1. Di Ponicspace, ketua jabatan kewangan memproses setiap pembayaran dalam atau

luar hanya sekiranya mempunyai invois yang sah.

2. Contohnya sekiranya pembelian baja haruslah diproses dengan pesanan pembelian

dikeluarkan dari sistem syarikat yang diluluskan oleh pengurus besar supaya tidak
berlaku penyelewengan.

5.2.4. Pemasaran

SOP penulisan artikel/content /update gambar/video di Facebook atau Instagram / Blog

1. Kumpulan yang bertugas untuk membuat kandungan pemasaran akan memastikan

platform sosial media seperti Facebook,Instagram dikemaskini untuk promosi terkini
setiap minggu supaya dapat mencapai sasaran jualan.

2. Malah jabatan pemasaran harus merujuk kepada penyelia jabatan tanaman supaya
sayur-sayuran sedia-ada mencukupi untuk promosi mingguan.

16
 3. Memastikan setiap tulisan perlu mematuhi undang-undang yang telah ditetapkan
dalam penerbitan setiap iklan yang hendak dipasarkan.

5.3 Key Performance Indicators (KPI)

KPI atau Key Performance Indicators (Petunjuk Prestasi Utama) adalah satu sistem
pengukuran yang mudah, berkesan dan membantu organisasi menjelaskan dan mengawal
tahap kemajuan sesuatu proses perkhidmatan yang disampaikan kepada pelanggan selaras
dengan misi dan visi sebuah organisasi

BI PERANAN
L UTAMA STRATEGI KPI SASARAN JABATAN
SYARIKAT

1 Tadbir Urus Menambahkan Piagam 90% mencapai Unit

Yang Baik keupayaan dan Pelanggan objektif Yang pentadbiran
kapasiti organisasi Ditetapkan
untuk meningkatkan
kecekapan dalam
sistem penyampaian
perkhidmatan

2 Memperkasa tadbir Kepuasan i) Penilaian Unit

urus organisasi Pelanggan prestasi Pentadbiran
untuk meningkatkan perkhidmatan
kecemerlangan
ii) Soal selidik
penyampaian
tahap kepuasan
perkhidmatan
pelanggan

iii) 80% Respon

kepada aduan

iv)Tempoh yang
diambil untuk
memberi akuan
penerimaan

17
 aduan

v) 1 hari bekerja

3 Pengawalan Sasaran jualan Sasaran RM350,000 Pemasaran

pencapaian ditetapkan untuk keuntungan dalam tempoh
sasaran dicapai mengikut jualan sebulan
penjualan. jangkaan

4 Garis Memberi Minimum 5 Teknologi

panduan pengetahuan pengiklanan Maklumat
pengiklanan kepentingan produk/promosi
pengambilan sayur melalui social
yg bebas racun. media dalam
tempoh sebulan

5 Produk Menyelia Produk Mengawal selia Pengurus

berkualiti pertumbuhan berstandard pertumbuhan Perladangan
mengikut sayuran mengikut premium dengan
standard garis panduan dan selamat peraturan &
teknologi.

Struktur organisasi yang kukuh dan perancangan yang rapi Ponicspace Sdn Bhd.
mensasarkan dapat menarik lebih ramai pelabur untuk membuat pelaburan. Matlamat
Ponicspace Sdn Bhd membuka sebanyak 30 buah cawangan di dalam kawasan Lembah
Klang dan dapat memasarkan produk ke pasaraya-pasaraya ternama dalam tempoh masa 5
tahun akan datang di dalam negara akan tercapai.

6.0 ANALISIS SWOT

Apakah maksud SWOT?

SWOT diambil daripada perkataan Bahasa Inggeris yang bermaksud Strengths (Kekuatan),
Weakness (kelemahan), Opportunities (peluang) dan Threats (ancaman). SWOT dapat
menganalisis kelebihan dan kekurangan yang terdapat dalam organisasi dengan cepat
secara dalaman dan luaran. SWOT juga dijadikan sebagai suatu model dalam menganalisis

18
suatu organisasi yang bersifat profit dan non-profit dengan tujuan utama untuk mengetahui
keadaan organisasi tersebut secara lebih komprehensif.

6.1 Kekuatan

Kekuatan perlu wujud di dalam organisasi untuk membantu mencapai objektif organisasi.
Kekuatan atau kelebihan pertanian dalam bandar adalah hasil pertanian mudah didapati
kerana ia ditanam di bandar. Di Ponicspace Sdn Bhd., kami menjalankan pertanian di dalam
ruang bangunan dan menggunakan sistem hidroponik. Melalui kaedah hidroponik, tanaman
lebih segar dan berzat serta penumbuhan sehingga 50% lagi cepat dari menggunakan
medium tanah. Ini dapat memastikan bekalan hasil pertanian seperti sayur-sayuran dan
buah-buahan akan berterusan di pasaran dan hasilnya juga segar dan berkualiti untuk dijual
kepada pelanggan.

6.2 Kelemahan

Kelemahan adalah faktor negatif yang wujud dalam organisasi seperti kekurangan bahan
atau harga bahan mentah mahal yang membawa kelemahan kepada pencapaian
organisasi. Kelemahan di Ponicspace Sdn Bhd. adalah modal yang digunakan untuk sistem
hidroponik sangat besar terutamanya jika ingin dilaksanakan dalam skala yang besar. Selain
itu, penjagaan dan rawatan tanaman hidroponik sangat rumit untuk memastikan hasil yang
berkualiti.

6.3 Peluang

Peluang adalah faktor luaran yang memberikan peluang kepada organisasi untuk mencapai
objektif organisasi yang telah ditetapkan. Ponicspace Sdn Bhd. sentiasa mencari peluang
untuk memajukan syarikat. Kami menjalankan pertanian dalam bandar di dalam ruang
bangunan bagi memudahkan proses pemantauan. Selain itu, ini juga memudahkan para
pemborong mencari pembekal sayur-sayuran untuk dipasarkan di pasaraya atau pasar
borong. Kemudahan mendapatkan bahan mentah ini dapat mencapai objektif syarikat iaitu
untuk mendidik masyarakat mengamalkan makanan yang berkhasiat dan selamat.

6.4 Ancaman

Ancaman boleh memberi kesan negatif kepada organisasi. Ancaman boleh hadir dalam
pelbagai bentuk dan aspek secara sedar atau tidak sedar. antara ancaman di Ponicspace
Sdn Bhd.adalah pesaing. Salah satu pesaingnya adalah Top Green Enterprise. Mereka
menggunakan teknologi yang lebih canggih dan menggunakan kawasan penanaman yang

19
lebih besar dan luas, seterusnya dapat menghasilkan tanaman yang lebih banyak. Selain
pesaing, masalah kewangan juga merupakan ancaman utama kerana kos untuk
menggunakan hidroponik sistem adalah sangat tinggi.

7.0 PENEMUAN DAN CADANGAN

7.1 Perancangan / Planning

Ponicspace Sdn Bhd. merancang langkah pertama dengan membuat penyelidikan hartanah
tidak berpenyewa secara dalam talian melalui iproperty, propertyguru dengan lebih spesifik
mengikut kemudahan bangunan yang sesuai untuk urban farming sekitar dalam Kuala
Lumpur.
Melalui maklumat ini, Ponicspace Sdn Bhd. akan terus menghubungi ejen ataupun pemilik
hartanah untuk membincangkan lebih lanjut pelan pelaburan yang bersesuaian.
Malah Ponicspace Sdn Bhd. juga terbuka untuk pelaburan bersama dengan kontrak yang
dipersetujui dengan pemilik bangunan supaya dapat merealisasikan rancangan utama untuk
membuka lebih banyak cawangan mengikut sasaran yang ditetapkan.

7.2 Penganjuran / Organizing

Penstrukturan kumpulan/jabatan rujuk kepada carta organisasi 3.1 mengikut skop dan
tanggungjawab setiap pekerja akan membantu melancarkan operasi harian. Pengagihan
mengikut kepakaran dapat membina kekuatan setiap jabatan dalam menangani isu-isu
dengan cekap dan teratur.

7.3 Kepimpinan / Leading

Dengan inisiatif mendaftar di bawah Kementerian Pertanian, Ponicspace Sdn. Bhd. sentiasa
memastikan pekerja-pekerjanya tidak ketinggalan untuk menyertai kursus supaya dapat
menambah pengetahuan dan meningkatkan kemahiran dalam bidang berkenaan untuk
menguasai pengendalian tugas masing-masing.

7.4 Pengawalan / Leading

Keberkesanan process pengawalan di Ponicspace Sdn. Bhd. akan dapat dinilai melalui
penilaian prestasi tahunan terhadap setiap pekerja oleh ketua jabatan yang bertugas.
Melalui penilaian prestasi Ponicspace Sdn Bhd. dapat memastikan kededikasian dan
komitmen pekerja dalam menjalankan tugas mengikut piawaian yang ditetapkan dan berada
diparas standard. Penghargaan dalam bentuk bonus atau kenaikan pangkat diberikan untuk

20
memotivasi pekerja untuk terus berusaha dan memberikan perkhidmatan yang cemerlang.

8.0 KESIMPULAN

Ponicspace Sdn Bhd. adalah sebuah perniagaan yang maju ke hadapan. Selari dengan
masalah wabak Covid 19 yang melanda negara, perniagaan ini dapat memudahkan
pengguna memperoleh sumber bahan mentah di bandar atau di kawasan yang berhampiran
khususnya pengguna di bandar. Selain itu, Ponicspace Sdn Bhd. dapat membantu pemilik
tanah yang terkesan disebabkan pandemik mendapat hasil pendapatan dengan menyewa
ruang bangunan atau membuat pelaburan pertanian bersama kami. Kaedah ini dapat
meningkatkan pengeluaran dan produktiviti hasil pertanian.

Untuk mencapai Visi dan Misi, syarikat mengadakan kempen atau iklan untuk
menggalakkan masyarakat makan makanan yang berzat dan berkhasiat seperti sayur-
sayuran dan buah-buahan yang bebas dari bahan kimia. Bersesuaian dengan konsep
pertanian dalam bandar, pengguna akan lebih mudah terpengaruh untuk makan sayuran
dan buahan kerana ia mudah diperolehi seterusnya dapat mendidik masyarakat agar
mengamalkan pemakanan yang sihat dan selamat.

Akhir kata, untuk menjalankan sesuatu perniagaan berteraskan makanan kita

perlulah mempunyai produk yang berkualiti dan selamat untuk dimakan. Perancangan yang
teliti untuk memasarkan produk. POLC sangat penting dalam pengurusan sesebuah syarikat
untuk mencapai matlamat sesebuah organisasi.

21
 9.0 RUJUKAN

1. https://www.academia.edu/39899926/
DEFINISI_KEPENTINGAN_CARTA_ORGANISAS
2. http://www.dvs.gov.my/dvs/resources/auto%20download%20images/
58f49b36129cf.pdf
3. https://ms.wikipedia.org/wiki/Pemegang_saham
4. The Major Leadership Theories (verywellmind.com)
5. https://ms.livingeconomyadvisors.com/252-what-is-a-shareholder
6. https://malay.wiki/content/Ketua%20pegawai%20eksekutif/Tanggungjawab.html
7. Teori motivasi dalam pengurusan Herzberg, Maslow, McClelland dan Freud
(tierient.com)

22