Problem Solving &

Decision Making:
Root Cause Corrective
Action (RCCA) &
8 Disciplines Method

SRZ Consulting & Training

Seni Raftsan Zani, S.T., M.M.

Yang Akan Dibahas
Latar Belakang

Non-Conformance

Root Cause Corrective Action (RCCA)

8 Disciplines Method

Latihan

2
ASSALAMU'ALAIKUM!
Kami
SRZ Consulting & Training

Anda bisa menemukan kami di:

@srzconsulting @srz-consulting-training

3
Karena ada bumbu yang harus dibeli, Bu Fulanah
menitipkan ikan yang sedang digorengnya kepada
anaknya yang sedang santai di ruang keluarga.
Sesampainya kembali di rumah, Bu Fulanah
mendapati Anaknya tadi masih asyik dengan
gadget-nya.
Bersamaan dengan itu, tercium aroma gosong yang
menyengat dan asap mengepul dari dapur.
Alangkah kaget dirinya mendapati ikan menu
makan malam keluarganya tersebut telah gosong.

Silahkan coba susun tindakan perbaikannya!!

1 Latar Belakang
Landasan Referensi
ISO 9001:2015 Klausa 10.2: Non Conforming & Corrective Action

Bila ketidaksesuaian terjadi, termasuk yang timbul dari keluhan, organisasi harus:

a) bereaksi terhadap ketidaksesuaian dan, jika berlaku:

• 1) melakukan tindakan untuk mengontrol dan memperbaikinya
• 2) berurusan dengan konsekuensinya
b) mengevaluasi kebutuhan tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian, agar tidak terulang atau terjadi di tempat lain,
dengan:
• 1) meriviuw dan menganalisis ketidaksesuaian
• 2) menentukan penyebab ketidaksesuaian
• 3) menentukan apakah ketidaksesuaian serupa ada, atau berpotensi terjadi

c) menerapkan tindakan yang dibutuhkan

d) meriviuw efektifitas tindakan korektif yang diambil

e) memperbarui risiko dan peluang yang ditentukan selama perencanaan, jika perlu

f) membuat perubahan pada SMM, jika perlu

Tindakan korektif harus sesuai dengan dampak dari ketidaksesuaian yang dihadapi.
6
 ISO 9001:2015 Klausa 10.2 Non Conforming &
Corrective Action

Organisasi harus menyimpan informasi terdokumentasi

sebagai bukti:

a) kondisi ketidaksesuaian dan tindakan yang dilakukan selanjutnya

b) hasil tindakan perbaikan

7
2 Nonconformance (NCR)
 Non conformance (NCR)

Pernah membaca NCR?

Paham apa yang ditulis?

Apakah
Kita: Tahu dari mana persyaratan tersebut?

Berfikir mereka yang membuat NCR hanya berdasarkan

pengalaman atau pendapat mereka?
Berfikir bahwa tidak ada orang lain yang akan memahaminya
kecuali mereka hadir?
9
Non conformance (NCR)

Non conformance adalah

“kegagalan untuk
memenuhi persyaratan
yang ditentukan”.

10
Requirement / Persyaratan
Diantara Customer Specification
persyaratan Standar Industri
tersebut adalah:
Prosedur / Instruksi Internal

Kontrak / Purchase Order

Gambar Teknik (Drawing)

11
Apa dasar untuk sebuah NCR?

Reference Jelas Benar

NCR harus ditulis terhadap NCR harus secara jelas

requirement (pengalaman mengidentifikasi masalah, NCR harus benar
atau “best practice” merinci dengan tepat apa dan
bukanlah ketidaksesuaian) bagaimana persyaratan secara teknis
tersebut tidak dipenuhi

12
PLANES (CRITERIA)
Untuk membantu mengingat detail NCR yang
diperlukan, ingat akronim “PLANES”
• Location • Activity
• Procedure
P reference L where the
deficiency
was found
A or
process

• Scale of
N • Nature of
deficiency E • Evidence
S the
problem
13
PLOR (CRITERIA)
Untuk membantu mengingat detail NCR yang
diperlukan, ingat akronim “PLOR”

P L O R
Problem Location Objective Reference
14
 Root Cause Corrective
3 Action (RCCA)
Root Cause Corrective Action

RCCA for Non-

conformance: Keuntungan:
• Adalah proses untuk
menentukan penyebab Membantu penerimaan
terjadinya dari respon NCR Anda
ketidaksesuaian, dan
menerapkan tindakan • Mempersingkat waktu siklus
korektif untuk untuk akreditasi / persetujuan
mencegah • Memberi Kita alat perbaikan
ketidaksesuaian
berkelanjutan yang kuat
terulang.

16
Persyaratan Corrective Action

Containment
Problem
definition
• Hentikan terjadinya Analysis
ketidaksesuaian
• Menilai kerusakan /
• Bentuk tim
dampaknya (apa? berapa • Identifikasi
banyak? seberapa sering?)
• Sebutkan semua efeknya masalah • Metode
(cegah & tentukan berapa
banyak yang “lolos”) • Kumpulkan dan “5-Why“
• Notifikasi sesuai keperluan verifikasi data

17
Persyaratan Corrective Action (Lanjutan)

Solution Assessment
• Preventive actions of • Follow-up of implementasi
the root cause tindakan perbaikan
• Fokus pada perubahan • Penilaian efektivitas
/ modifikasi system tindakan perbaikan dalam
• Jangan fokus pada pencegahan terulang
kesalahan individu / kembalinya
pribadi ketidaksesuaian

18
4 METODELOGI 8D
METODELOGI 8D

Metode penyelesaian masalah langkah demi

langkah untuk menemukan akar penyebab
masalah dan memastikan bahwa tindakan
perbaikan dan pencegahan yang dilakukan
akan menghilangkan masalah dan mencegah
terjadinya kembali masalah yang sama.

20
 D1 – Create a Team

D2 – Describe the Problem

METODELOGI 8D

D3 – Interim Containment
Action

D4 – Identify the Root Cause

D5 – Developing Permanent
Corrective Actions

D6 – Implementing Permanent
Corrective Actions

D7 – Preventive Measures
21
D1 – Create a Team

Hindari penugasan pada personil yang tidak sesuai. Tim yang berisikan pemilik
masalah serta stakeholder lainnya harus dilibatkan.

Tim yang dibentuk adalah tim multifungsi. Sebagai fungsi masalah, beberapa
fungsi berikut ini dapat termasuk Quality, Production, Maintenance, Engineer dll.

Jumlah anggota tim tergantung kompleksitas masalah

22
D1 – Create a Team
No Nama Departemen Fungsi dalam Tim 8D
D2 – Describe the Problem
Gambarkan masalah dengan jelas

Mengumpulkan dan Verikasi Data,

• Diantaranya: Lokasi, Nama Personil, Tanggal dan Waktu,
Spesifikasi, Kondisi operasi & lingkungan, Peralatan,
Bukti fisik, Recent Changes, Training, Kasus lainnya, dll.

24
“ Jika Kita tidak bisa
menjelaskannya secara
sederhana, maka Kita tidak
mengerti masalahnya

25
 D2 – Describe the Problem
Question Answer
What?
Who?
Where
When?
Why?
How?
How Many?
 D2 – Describe the Problem
Question Keterangan
What? Apa masalahnya (termasuk data dan bukti), pada produk / jasa yang mana? Teliti
semua elemen untuk menggambarkan masalah.
Who? Siapa yang bersangkutan / terkena dampak masalah: Siapa yang melaporkan
masalah? Siapa yang meluruskan masalah? Siapa yang mempengaruhi masalah?
Where Dimana masalah terjadi? Dimana masalah terlihat? Darimana masalah berasal?
When? Kapan masalah terjadi (Waktu, Tanggal, Tahapan produk / siklus proses, lamanya)
Why? Mengapa masalah terjadi? Mengapa masalah tidak terdeteksi sebelumnya?
How? Bagaimana kita tahu bahwa kita mempunyai masalah? Bagaimana masalah
diperbaiki? Bagaimana efek dari masalah yang diukur? Bagaimana masalah
terdeteksi?
How Many? Berapa banyak produk yang terdampak?
D3 – Interim Containment Action
Hentikan terjadinya ketidaksesuaian

• Jika kasusnya mendesak (berkaitan dengan keamanan) tindakan-tindakan dapat diluncurkan sebelum
mendefinisikan tim

Menilai kerusakan / dampaknya (apa? berapa banyak? seberapa sering?)

Sebutkan semua efeknya (cegah & tentukan berapa banyak yang “lolos”),
apakah pelanggan internal / eksternal terpengaruh masalah.

Notifikasi sesuai keperluan

Verifikasi efisiensi containment action dilakukan untuk memastikan perlindungan

terhadap pelanggan telah memadai dan efektif.

28
D3 – Interim Containment Action

No. Action Responsible Deadline Progress

 D4 – Identify the Root Cause

RCA adalah proses yang digunakan untuk menentukan alasan mendasar terjadinya suatu masalah.

Setelah akar penyebab masalah teridentifikasi, sumber (akar penyebab) masalah tersebut kemudian dapat
diperbaiki. Identifikasi sumber masalah menghilangkan semua hambatan lain yang diciptakan oleh masalah.

Menentukan akar penyebab masalah juga meminimalisir penggunaan waktu, uang, dan frustrasi yang tidak perlu.
Ada banyak metode yang digunakan untuk menentukan akar penyebab masalah.

Tidak ada metode yang benar atau salah. Meskipun, beberapa metode dapat mencapai akar penyebab lebih
cepat daripada yang lain.

Untuk itu kita rekomendasikan menggunakan 5 Why’s

30
 Contributing Root Cause
Direct Cause(s)
Cause • Penyebab yang • Alasan mendasar
berkontribusi pada untuk masalah
• Masalah yang suatu masalah tetapi tersebut. Jika
terlihat yang dengan sendirinya diperbaiki akan
mengakibatkan tidak akan mencegah
masalah menyebabkan terulang kembali
masalah tersebut.
masalah tersebut.

Tindakan korektif untuk penyebab langsung

atau berkontribusi biasanya tidak efektif dan
tidak mencegah terulangnya kembali.

31
D4 – Identify the Root Cause

Memberikan pendekatan terstruktur untuk tindakan perbaikan

Dapat menjadi dasar untuk perbaikan berkesinambungan yang

luas dan preventive action plan
Penyebab dari setiap pertanyaan “why - why” membentuk
rangkaian yang mengarah pada akar penyebab utama
Jawaban dari Why pertama adalah penyebab langsung

32
D4 – Identify the Root Cause

Setiap tahapan why memiliki penyebab masalahnya sendiri. Dan penyebab diantara
masing-masing why adalah penyebab permasalahan yang terkontribusi. Kontribusi
antara Why 1, Why 2, Why 3 dst., dapat dimasukkan untuk memperjelas proses
analisis.
Mungkin ada penyebab masalah yang tidak berkontribusi, tetapi selalu ada akar
penyebab utama yang dianggap terbaik dan terlogis sebagai tempat berhenti
bertanya ”why?”

Tempat ini adalah tempat di mana terus bertanya “why?” tidak menambah nilai untuk
pencegahan pengulangan ketidaksesuaian, pengurangan variabilitas, atau
penghematan biaya

33
Contoh 1 – Penggunaan 5 Whys

No. Why? Because ...

1 Fulan cedera, karena terjatuh ... lantainya basah
2 Kenapa lantainya basah? ... terdapat keran yang bocor
3 Kenapa ada keran yang bocor? ... ada seal yang rusak
4 Kenapa ada seal yang rusak? ... tidak adanya perawatan

5 Kenapa tidak ada perawatan --- karena belum ada prosedur

mengenai preventive maintenance
34
Contoh 1 – Penggunaan 5 Whys

Fulan cedera, karena terjatuh (Why?) Event

Lantainya basah (Why?) Direct Cause

Ada keran yang bocor(Why?) Contributing

Causes

Kenapa ada seal yang rusak(Why?) Contributing

Causes

Tidak adanya perawatan (Why?) Contributing

Causes

Karena belum ada prosedur mengenai

Root
preventive maintenance Cause

35
Contoh 2 – Penggunaan 5 Whys

Contoh lain (jika terjadi):

• Prosedur tidak ada atau perlu revisi - Mengapa tidak ada?

(menyatakan bahwa “seseorang tidak tahu” maka tidak dapat
diterima) – Pertanyaannya: Apa alasan sistemik dari
kurangnya pengetahuan?
• Operator tidak dilatih dan / atau tidak terkualifikasi - Mengapa
operator tidak dilatih? (menyatakan bahwa pelatihan tidak
dilakukan hanya menyatakan kembali temuan) dan Mengapa
operator yang tidak terkualifikasi melakukan pekerjaan

36
 Contoh 3 - Penggunaan 5 Whys
No. Why?
1 Terjadi keterlambatan Delivery Produk
ke Customer
2 Kenapa terjadi kerusakan pada mesin
di area produksi hingga 1 pekan
3 Kenapa suku cadang mesin tidak
tersedian di gudang?
4 Kenapa kerusakan mesin dan
kebutuhan suku cadang tidak
terprediksi?
5 Kenapa selama ini hanya ada
corrective maintenance?
Because ...
Sebelumnya terjadi kerusakan mesin di area produksi
yang menyebabkan job stop selama 1 pekan.
Karena tidak tersedia suku cadang di Gudang
Karena tidak terprediksi sebelumnya akan terjadi
kerusakan pada mesin.
Karena selama ini tindakan maintenance hanya
berupa corrective maintenance
Belum ada prosedur mengenai preventive &
predictive maintenance
37
D4 – Identify the Root Cause

No. Why? Because ...

1 Why 1
2 Why 2

3 Why 3

4 Why 4

5 Why 5
D5 – Developing Permanent Corrective Actions

Identifikasi tindakan perbaikan untuk menghilangkan akar penyebab.

Selalu respon setiap penyebab permasalahan (Tidak hanya penyebab

yang berimbas langsung )

Jangan menggunakan asumsi sebagai fakta tanpa data.

Tidak ada solusi yang mutlak benar.

Mengelompokkan tindakan menurut prioritas.

• Dalam menentukan solusi perbaikan dan dalam memperioritaskannya dapat melihat halaman
selanjutnya

39
 D5 – Developing Permanent Corrective Actions
Effectiveness: memiliki probabilitas menyelesaikan masalah.

Budget: Biaya sesuai dengan anggaran perusahaan

Feasibility: Sesuai sumber daya dan jadwal perusahaan.

Employee Involvement: Departemen dan personel yang terkena masalah harus dilibatkan

Focus on Systems: Solusi harus difokuskan pada masalah sistemik.

Contingency Planning : Semua solusi dikembangkan dengan harapan pasti berhasil. Elemen-elemen
penting dari solusi harus memiliki rencana cadangan untuk mencegah kegagalan seluruh solusi.

40
D5 – Developing Permanent Corrective
Actions
No. Action Efficiency Cost Time Total Priority
D5 – Developing Permanent Corrective
Actions
No. Action Efficiency Cost Time Total Priority
1 Action 1 2 3 2 12 2
2 Action 2 1 4 4 16 3
3 Action 3 4 5 3 60 5
4 Action 4 5 2 5 50 4
5 Action 5 3 1 1 3 1
D6 – Implementing Permanent Corrective
Actions

Lakukan tindakan perbaikan yang telah ditentukan

pada tahap D5

Validasi tindakan untuk dilaksanakan

Follow-up

• Seluruh tindakan perbaikan yang telah disebutkan harus

dipastikan telah dilaksanakan

43
D6 – Implementing Permanent Corrective
Actions
No. Action Responsible Deadline Progress
D7 – Preventive Measures

Assessment

Setelah tindakan perbaikan dilaksanakan, harus ditentukan

apakah tindakan perbaikan yang diambil efektif?
• Tentukan kriteria dan frekuensi evaluasi
• Evaluasi
• Tutup, atau kembali pada identifikasi permasalahan

45
D7 – Preventive Measures
Assessment
No. Problem Plan Verification Plan Verification Plan Verification
Date Date Date Date Date Date
D8 – Congratulate the team

Menetapkan perpaduan 8D

Menjamin pengakuan atas usaha tim oleh tim lain

dan para manager.
Berbagi pelajaran dan pengalaman.

47
5 LATIHAN
 Contoh Kasus

No. NCR: SRZ-NCR-001-XII-21

Pada saat dilakukan audit tanggal 1 Desember 2021, di
Area Pemesinan ditemukan dimensi produk (part number: Proses: Pemesinan
SRZ.702-01) yang telah diproses dan dirilis (siap dikirim ke
proses selanjutnya) dengan batch number 12252021 tidak
sesuai dengan persyaratan pelanggan. Referensi:
Persyaratan yang tertera pada technical drawing No. Drawing No. DRW- SRZ.702-01 Rev. 0
DRW- SRZ.702-01 Rev. 0; Tebal produk 15 mm (±1mm),
sedangkan tebal aktual 13.0 mm. ISO 9001:2015 Klausa 8.5.1 & 8.6

Requirement Actual

13 mm
15mm

49
 Fakta yang Diperoleh
Alat ukur yang digunakan untuk memeriksa dan merilis produk adalah Jangka sorong dengan Identitas
Metrologi No. 8-5051. Yang diketahui alat ukur tersebut telah lewat masa kalibrasinya saat digunakan.
(Masa kalibrasi berakhir pada 31 Oktober 2021)

Setelah dilakukan kalibrasi pada alat ukur tersebut, diperoleh data bahwa alat ukur tersebut out of
tolerance.
Selain digunakan untuk memeriksa dan merilis produk terdampak saat audit, alat ukur ini juga digunakan
untuk memeriksa produk lainnya
Produk-produk yang diperiksa dan dirilis menggunakan alat ukur tersebut ada yang telah dikirim ke next
process (masih di area produksi), dan ada yang telah dikirim pada pelanggan
Selain alat ukur tersebut, ditemukan alat ukur lain di area produksi yang kalibrasinya out of date

Perusahaan belum memiliki recall system untuk alat ukur yang masa kalibrasinya habis.

50
THANKS!

Any questions?
You can find us at:
@srzconsulting

@srz-consulting-training

51