LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

(PKL)

PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI

DALAM MANAJEMEN KANTOR

Dibuat Untuk Memenuhi Syarat Mengikuti Uji Kompetensi

Disusun Oleh :
Nama : Budi Utomo
NIS : 222310111

DINAS PENDIDIKAN PROVINSI JAWA BARAT

SMKI HIRSHULFATA AL-GHINA
Jl. Jati-Sukarama Kp. Ciseupan Sindangreret-Sukajaya-Bojongpicung-Cianjur 43283
 LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN
(PKL)

PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI

DALAM MANAJEMEN KANTOR

Dibuat Untuk Memenuhi Syarat Mengikuti Uji Kompetensi

Disusun Oleh :
Nama : Budi Utomo
NIS : 232410111

TEKNIK KOMPUTER DAN JARINGAN

SMKI HIRSHULFATA AL-GHINA
2023
 LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN (PKL)
PEMBUATAN TEKNOLOGI INFORMASI
DALAM MANAJEMEN KANTOR

Dibuat untuk memenuhi syarat Mengikuti uji kompetensi

DISUSUN DAN DIAJUKAN OLEH:

BUDI UTOMO
NIS: 232410111

DISAHKAN
PADA TANGGAL 30 NOVEMBER 2023

Pimpinan Instansi Pembimbing Sekolah,

ASEP NASRUDIN, SH SITI ROHIMAH, S.Pd

Mengetahui, Ketua Jurusan

Kepala SMKI Hirshulfata Al-Ghina Teknik Komputer dan Jaringan,

YUS YUSUF, M.M.Pd RESTU PEBRIANA, ST

i
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT. Karena berkat Rahmat dan
Ridho-Nya penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktik Kerja Lapangan ini. selama
penulis mengikuti kegiatan PKL di Universutas Suryakancana Cianjur kurang lebih tiga
bulan, dari tanggal 4 September 2023 sampai dengan 30 November 2023, penulis
mendapat banyak pengetahuan baru. Dan dengan bersumber dari hal-hal tersebut, akhirnya
menjadi dasar bahasan dan referensi bagi penulis dalam penyusunan laporan Praktik Kerja
Lapangan ini. laporan PKL ini dibuat dengan maksud untuk melengkapi syarat kelulusan
PKL, dalam penyusunan laporan ini penyusun tidak terlepas dari berbagai kendala dan
hambatan. Namun berkat bantuan dan bimbingan dari banyak pihak, akhirnya laporan PKL
ini dapat diselesaikan.

Ucapan terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya penulis

sampaikan kepada semua pihak yang telah banyak membantu pemikiran dan dorongan
dalam proses pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan terutama kepada:
1. Kedua Orang Tua penulis yang telah memberikan bantuan spiritual dan material
sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan PKL ini.
2. Bapak ……………………….. selaku Kepala SMKI Hirshulfata Al-Ghina.
3. …………………………. selaku bapak Rektor Universitas Suryakancana.
4. Ibu ………………………………………… selaku Pengawas PKL di
Universitas Suryakancana.
5. Bapak ……………………………………. selaku Pembimbing PKL di
Universitas Suryakancana.
6. Bapak ………………………….. selaku Kajur TKJ SMKI Hirshulfata Al-Ghina,
sekaligus Pembimbing Sekolah Praktik Kerja Lapangan SMKI Hirshulfata Al-
Ghina
7. Ibu ……………………………. sebagai Ketua Panitia PKL SMKI Hirshulfata
Al-Ghina.
8. Bapak/Ibu guru di SMKI Hirshulfata Al-Ghina yang telah memberikan
dukungan, motivasi dan bimbingan kepada penulis.

ii
9. Teman-teman dan sahabat di SMKI Hirshulfata Al-Ghina yang selalu memberi
semangat dalam belajar.
10. Dan semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu demi satu yang
senantiasa memberikan dukungan baik moral maupun material.

Penulis menyadari bahwa pembuatan laporan ini masih banyak kekurangan,

walaupun penulis sudah berusaha untuk menyelesaikan sebaik-baiknya.
Kekurangan mungkin bersumber dari penulis, dan kesempurnaan hanya milik
Allah semata. Kritik dan saran sangatlah diharapkan untuk perbaikan laporan ini.

Akhir kata, semoga Allah Yang Maha Pengasih dan Maha Penyayang
melimpahkan berkah dan anugerah-Nya kepada semua pihak, dan membalas
semua amal ibadahnya. Penulis berharap semoga laporan ini dapat memberikan
manfaat bagi pihak yang memerlukan.

Cianjur, 30 November 2023

Penulis,

Budi Utomo

iii
 DAFTAR ISI

Lembar Pengesahan...............................................................................................................i
Kata Pengantar......................................................................................................................ii

Daftar Isi..............................................................................................................................iv

Daftar Gambar......................................................................................................................v

Daftar Lampiran...................................................................................................................vi

BAB I PENDAHULUAN

10.1...................................................................................................Latar Belakang
............................................................................................................................1

10.2..........................................................................................Identifikasi Masalah
............................................................................................................................2

10.3...........................................................................................Maksud dan Tujuan

............................................................................................................................2

10.4................................................................................................Batasan Masalah
............................................................................................................................2

10.5.......................................................................................Sistematika Penulisan
............................................................................................................................2

BAB II UNIVERSITAS SURYAKANCANA

2.1. Sejarah...............................................................................................................4
2.2. Profil..................................................................................................................7
2.3. Visi dan Misi.....................................................................................................9
2.4. Struktur Organisasi.........................................................................................11
BAB III HASIL KEGIATAN PKL
3.1 Dasar Teori.......................................................................................................12
3.2 Komponen Utama Sistem Teknologi Informasi Komputer............................13
3.3 Peranan Teknologi Informasi.......................................................................... 17
3.4 Pengaruh Teknologi Informasi Terhadap Perkantoran...................................19
3.5 Otomatisasi Kantor.......................................................................................... 21
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan......................................................................................................26
4.2 Saran................................................................................................................27
iv
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN

v
 DAFTAR GAMBAR

2.1. Struktur Organisasi Universitas Suryakancana...............................................12

vi
 DAFTAR LAMPIRAN

1. Identitas Peserta
2. Identitas Perusahaan
3. Absensi PKL
4. Jurnal Kegiatan
5. Daftar Nilai PKL
6. Surat Izin Orang Tua
7. Surat Pernyataan Siswa
8. Foto Kegiatan Selama di Tempat PKL

vii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kemajuan teknologi informasi pada saat ini terus berkembang seiring

dengan kebutuhan manusia yang mengiginkan kemudahan, kecepatan, dan

keakuratan dalam memperoleh informasi. Oleh karena itu kemajuan teknologi

informasi harus terus ditingkatkan kualitas dan kuantitasnya. Salah satu manfaat

dari kemajuan teknologi informasi yaitu di bidang Manajemen Kantor.

Manajemen Kantor adalah rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan,

mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga penyelenggaraan terhadap

suatu hal berjalan tertib. Dalam Kantor modern segala kegiatan manajemen

Kantor dikerjakan dengan menggunakan alat-alat Otomatisasi Kantor, diantaranya

adalah perangkat komputer dengan berbagai software yang dibutuhkan untuk

menjalankan kegiatan-kegiatan perkantoran, perangkat komunikasi yang memadai,

Kantor virtual, organisasi virtual, dan lain-lain.

Sistem informasi teknologi saat ini sangat berperan besar dalam sebuah

perkantoran modern dalam menjalankan aktivitasnya, yaitu untuk mencatat segala

transaksi yang terjadi dalam kegiatan perkatoran tersebut, selain itu juga untuk

mengolah data-data transaksi tersebut sehingga menjadi informasi yang lebih

berguna berbentuk laporan.

Informasi dalam perkantoran merupakan informasi yang selalu bisa

digunakan oleh pelaku atau personel yang beraktivitas didalam Kantor tersebut

1
ataupun berupa informasi yang sifatnya untuk umum. Dengan berbagai macam

jenis maupun tingkat pentingnya suatu informasi yang harus disampaikan antara

sumber-sumber informasi dengan penerima informasi, maka perlu adanya

pengaturan sistem didalam pengelolaan informasi tersebut, yang biasa disebut

sebagai Sistem Informasi Manajemen Perkantoran. Sistem tersebut bejalan

dan berkembang didalam perkantoran dan merupakan Sumber daya konseptual

sangat penting untuk mendukung berlangsungnya aktivitas perkantoran.

Berdasarkan pemaparan tersebut, penulis tertarik untuk mengkaji lebih dalam

mengenai Pemanfaatan Teknologi Informasi pada suatu Kantor.

1.2 Identifikasi Masalah

Kemajuan teknologi informasi saat ini sangatlah pesat, tidak terkecuali

pada perkembangan Manajemen Kantor. Saat ini, teknologi informasi sangat

bermanfaat hampir dalam semua bidang, salah satunya yaitu dibidang Manajemen

Kantor. Untuk itu penulis mengambil judul tersebut.

1.3 Maksud dan Tujuan

1. Menambah pengetahuan bagi para siswa/i tentang pemanfaatan

teknologi informasi dalam bidang Manajemen Kantor.
2. Meningkatkan dalam penyerapan sesuatu hal yang baru dalam globalisasi.
3. Sebagai referensi bagi siswa/i untuk lebih mengenal sistem
Teknologi Informasi.

2
1.4 Batasan Masalah

Adapun batasan masalah pada laporan ini, yaitu hanya membahas tentang

Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Manajemen Kantor.

1.5 Sistematika Laporan

Cover Luar Cover

Dalam Lembar

Pengesahan

Daftar Isi

Daftar Gambar

Daftar Lampiran

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

1.2. Identifikasi Masalah

1.3. Maksud dan Tujuan

1.4. Batasan Masalah

1.4. Sistematika Penulisan

BAB II UNIVERSITAS SURYAKANCANA

2.1. Sejarah

2.2. Profil

2.3. Visi dan Misi

2.4. Struktur Organisasi

BAB III HASIL KEGIATAN PKL

3.1 Dasar Teori

3.2 Komponen Sistem Teknologi Komputer

3
 3.3 Peranan Teknologi Informasi

3.4 Pengaruh Teknologi Informasi Terhadap Perkantoran

3.5 Otomatisasi Kantor

BAB IV PENUTUP

4.1 Kesimpulan

4.2 Saran

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

4
 BAB II
UNIVERSITAS SURYAKANCANA

2.1 Sejarah

Pada saat mengawali berdirinya Universitas Suryakancana Cianjur

memiliki 2 (dua) Fakultas yakni Fakultas Hukum dan Fakultas Ekonomi dengan

aktivitas akademiknya dimulai pada tanggal 11 September 1964.

Dalam perkembangannya Fakultas Hukum merupakan salah satu fakultas di

Universitas Suryakancana yang bertahan sampai dengan tahun 1975, dan

kemudian atas masukan dan saran dari koordinator Perguruan Tinggi Swasta

Wilayah IV Fakultas Hukum Universitas Suryakancana dikukuhkan menjadi

Sekolah Tinggi Hukum Suryakancana melalui Surat Keputusan Koordinator

Perguruan Tinggi Swasta Wilayah IV Jawa Barat Nomor 75 Tahun 1975, tanggal

12 November 1975.

Sekolah Tinggi Hukum Suryakancana selanjutnya mendapatkan perolehan

status akademik secara bertahap sebagai berikut:

TERDAFTAR, dalam menyelenggarakan pendidikan sampai Sarjana Muda

Lengkap, didasarkan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu

Pengetahuan (sekarang Menteri Pendidikan Nasional) Nomor 132/B-SWT/P/65

tanggal 18 Oktober 1965.

RE STATUS TERDAFTAR, untuk menyelenggarakan pendidikan Sarjana Muda

Lengkap dengan surat pengukuhan kembali oleh Menteri Pendidikan dan
5
Kebudayaan RI Nomor 024/0/1981. TERDAFTAR, untuk menyelenggarakan
pendidikan sampai “Sarjaan Lengkap”
berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI
Nomor 0367/0/1/1984 tanggal 27 November 1984.

TERDAFTAR, untuk Jurusan Hukum Perdata berdasarkan Surat Keputusan

Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 084/0/1992 tanggal 31 Januari 1992.

Sedang Jurusan Hukum Pidana memperoleh status DIAKUI berdasarkan Surat

Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi, Departemen Pendidikan dan

Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 74/DJ/Kep/1992, tanggal 03 Februari

1992.

DIAKUI, untuk Jenjang S-1 Program Studi “Ilmu Hukum” berdasarkan Surat

Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan dan

Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 60/DIKTI/Kep/1994, tanggal 03 Februari

1994.

TERAKREDITASI, berdasarkan Keputusan Badan Akreditasi Nasional

Perguruan Tinggi Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia

Nomor 002/BAN- PT/Ak-II/XII/1998 tentang Hasil Peringkat Akreditasi Program

Studi untuk Program Sarjana di Perguruan Tinggi, tanggal 22 Desember 1998.

Dalam bagian lain, atas prakarsa PGRI Kabupaten Cianjur bekerja sama

dengan Yayasan Pembina Suryakancana – Cianjur serta didukung oleh Pemerintah

Daerah Kabupaten Cianjur maka pada tanggal 18 Juli 1981 didirikan Sekolah

Tinggi Ilmu Keguruan dan Ilmu Pendidikan (STKIP) yang disebut STKIP

Suryakancana dibawah naungan Yayasan Pembina Perguruan Suryakancana

6
berdampingan dengan Sekolah Tinggi Hukum Suryakancana (STH Suryakancana).

Dalam perjalanannya STKIP Suryakancana memiliki perolehan Status Akademik

sebagai berikut:

TERDAFTAR dan DIKTI dan mendapat kewenagan menyelenggarakan

pendidikan Jenjang S-1 dan D-3 (Jurusan Pendidikan Bahasa dan Seni Program

Studi Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia) dan (Jurusan Pendidikan Ilmu

Pengetahuan Sosial Program studi Pendidikan Moral Pancasila dan

Kewarganegaraan) melalui keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaaan

Nomor 031/1985 tanggal 21 Februari 1985 Jo. Keputusan Dirjen DIKTI

Depdikbud Nomor: 121/DIKTI/Kep/1992.

RE STATUS TERDAFTAR dari Dirjen DIKTI, Nomor 30/DIKTI/ Kep/1998 dan

Nomor 30/DIKTI/Kep/1998 STKIP Suryakancana berhak menyelenggarakan

pendidikan Jenjang S-1 (Jurusan Pendidikan Bahasa dan Seni Program

Studi Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia) dan Jurusan Pendidikan Ilmu

Pengetahuan Sosial Program Studi Pendidikan Moral Pancasila dan

Kewarganegaarn.

TERAKREDITASI, melalui keputusan BAN-PT Depdiknas No.10/BAN/

Ak/IV/VI/2000 tanggal 23 Juni 2000, mendapat status “Terakreditasi” dan

memiliki wewenang menyelenggarakan pendidikan Jenjang S-1 untuk Program

Studi Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia dan Program Studi Pendidikan

Moral Pancasila dan Kewarganegaraan.

7
2.2 Profil

Pada tahun 2000 dengan embrio Sekolah Tinggi Hukum (STH) dan Sekolah

Tinggi Keguruan dan Ilmu Pendidikan (STKIP), diwujudkan Universitas

Suryakancana di bawah naungan Yayasan Pembina Perguruan Suryakancana-

Cianjur. Seiring berjalannya waktu Universitas Suryakancana terus berkembang

dan telah mempunyai 5 Fakultas dan 2 Program Pascasarjana dengan 16 Program

Studi:

1. Fakultas Hukum memiliki 1 (satu) program studi yaitu Ilmu Hukum dengan

Akreditasi BAN PT Nomor 011/Ban-PT/Ak-XII/S1/V/2009, tanggal 29 Mei

2009, dengan peringkat Akreditasi B.

2. Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan memiliki 4 (empat) program studi

yaitu:

 Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia dengan Akreditasi BAN PT

Nomor 028/BAN-PT/AK/XIII/S1/XI/2010, tanggal 26 November

2010, peringkat B.

 Pendidikan Pancasila dan Kewarganegaraan dengan Akreditasi

BAN PT Nomor 043/BAN-PT/Ak-XIII/S1/I/2011, tanggal 28 Januari

2011, peringkat B.

 Pendidikan Matematika dengan Akreditasi BAN-PT Nomor 001/BAN-

PT/Ak-X/S1/I/2007, tanggal 13 Januari 2007, dengan peringkat

Akrediatsi C.

8
 Pendidikan Jasmani, Kesehatan & Rekreasi dengan Akreditasi BAN

PT No. 001/BAN-PT/Ak-X/S1/I/2007, tanggal 13 Januari 2007,

dengan peringkat Akreditasi C.

9
  Pendidikan Bahasa Inggris (S-1) Nomor 40/E/O/2012, tanggal 31
Januari

2012.

3. Fakultas Pertanian ada 3 (tiga) program studi yaitu :

 Agribisnis dengan Akreditasi BAN PT Nomor 031/BAN-PT/AK-

X/S1/XII/2007, tanggal 29 Desember 2007, dengan peringkat B.

 Agroteknologi dengan Akreditasi BAN PT Nomor 032/BAN-PT/AK-

X/S1/XII/2007, tanggal 29 Desember 2007, peringkat C.

 Pemanfaatan Sumber Daya Perikanan Akreditasi BAN PT Nomor

032/BAN-PT/AK-X/S1/XII/2007, tanggal 29 Desember 2007, peringkat C.

4. Fakultas Teknik ada 3 (tiga) program studi yaitu :

 Teknik Sipil dengan Akreditasi BAN BT Nomor 023/BAN-PT/Ak-

XII/S1/VIII/2009, tanggal 13 Agustus 2009, dengan peringkat Akreditasi C.

 Teknik Lapangan dengan Akreditasi BAN BT peringkat C.

 Teknik Informatika dengan Akreditasi BAN BT Nomor 019/BAN-PT/AK-

XIV/S1/VIII/2011, tanggal 12 Agustus 2011, dengan peringkat Akreditasi

C.

5. Fakultas Agama Islam ada 2 (dua) program studi yaitu :

 Manajemen Pendidikan Islam Nomor. Dj.I/924/2010, tanggal 20 Desember

2010.

 Ekonomi Syariah Nomor. Dj. I/867/2010, 6 Desember 2010.

10
6. Program Pascasarjana ada 2 (dua) program studi yaitu :

 Pascasarjana Ilmu Hukum.

 Pascasarjana Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia Akreditasi BAN BT

Nomor 004/BAN-PT/AK-VIII/S2/VI/2010, tanggal 11Juni 2010 peringkat

Akreditasi C.

2.3 Visi dan Misi

Visi

”Pada Tahun 2031 Universitas Suryakancana Menjadi Perguruan Tinggi yang

Berstandar Internasional, Unggul, Mandiri Dalam Ilmu Pengetahuan dan Teknologi,

Beriman dan Bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa serta Membawa Kesejahteraan

Bagi Masyarakat”.

Misi

1. Berstandar internasional, berarti segala proses pelaksanaan Tridharma Perguruan

Tinggi memperhatikan dan mengikuti perkembangan dan kebutuhan internasional;

2. Unggul, berarti menghasilkan sumber daya manusia yang memiliki daya saing, baik

di tingkat nasional maupun internasional. Dengan keunggulan ini, maka UNSUR

menjadi lembaga penyelenggara pendidikan yang terdepan, dalam pendidikan,

penelitian dan pengabdian kepada masyarakat;

3. Mandiri, berarti UNSUR memiliki kemampuan yang tangguh, percaya diri, dan cerdas

serta mampu bersaing dalam meningkatkan kualitas institusi secara mandiri; dan

4. Beriman dan bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, berarti UNSUR mampu

mengembangkan kemampuan dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa, yang

11
bertujuan untuk mengolah segenap potensi peserta didik agar menjadi manusia yang

beriman dan bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, berakhlak mulia, sehat jasmani

dan rohani, berilmu, cakap, kreatif dan mandiri.

12
 2.4 Struktur Organisasi
Universitas Suryakancana

SENAT YPS
REKTOR UNSUR
AKADEMIK CIANJUR

WAKIL WAKIL WAKIL

REKTOR I REKTOR II REKTOR III

BADAN LPPM
KUI-K
PENJAMINAN MUTU

Kepala Kepala Biro Kepala Biro KEepala Biro Kepala Biro Humas & Kepala Biro Adm. Kepala
Perpustakaan Adm. Akademik Adm. Keuangan Adm. Umum Kerjasama Kemahasiswaan IT

Staf Staf Adm. Staf Adm. Staf Staf Adm. Staf Humas & Staf Adm.
Perpustakaan Akademik Keuangan Rektor Umum Kerjasama Kemahasiswaan

Fakultas Fakultas Fakultas Fakultas

FKI Pascasarjana
Hukum Pertanian Teknik Agama Islam
P

Keterangan : = Garis Perintah

Program S2 Program S2
: ---------------- = Garis Koordinasi
Ilmu Hukum Bahasa Indonesia

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Universitas Suryakancana

11
 BAB III
HASIL KEGIATAN PKL

3.1 Dasar Teori

Teknologi Informasi (TI), atau dalam bahasa Inggris dikenal dengan istilah

Information technology (IT) adalah istilah umum untuk teknologi apa pun yang membantu

manusia dalam membuat, mengubah, menyimpan, mengomunikasikan dan/atau

menyebarkan informasi. TI menyatukan komputasi dan komunikasi berkecepatan tinggi

untuk data, suara, dan video. Contoh dari Teknologi Informasi bukan hanya berupa

komputer pribadi, tetapi juga telepon, TV, peralatan rumah tangga elektronik, dan telepon

genggam modern (ponsel).

Perlu diketahui bahwa pada masa lalu penanganan informasi mengandalkan pada

kertas, artinya semakin banyak informasi semakin banyak kertas yang dibutuhkan atau

disimpan. Sedangkan sekarang, hal itu beralih kepada elektrik yang berukuran mini

dengan kemampuan simpan lebih besar dibandingkan kertas; misalnya disket/floppy.

Yang dapat memuat atau diisi sejumlah informasi dari satu buku berukuran sedang. Tidak

dipungkiri bahwa peranan kertas akan tetap penting sebagai media penyajian informasi

atau tukar menukar informasi antar manusia atau oragnisasi (sering diistilahkan sebagai

“hardcopy”).

Kantor adalah tempat dan proses penanganan informasi. Dari pengertian ini dapat

dipahami bahwa pekerjaan Kantor adalah semua kegiatan yang bertalian dengan

penanganan informasi yang berkaitan dengan bidang tugas dari Kantor/instansi yang

bersangkutan. Pengertian teknologi Informasi yang mudah dipahami adalah: “perolehan,

12
pemprosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf,

gambar, maupun suara dengan suatu alat electronics berdasarkan kombinasi antara

perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh (telecomunications)”.

3.2 Komponen Utama Sistem Teknologi Informasi Komputer

 Perangkat Keras (hardware)

 Perangkat Lunak (software)

 Orang (User)

3.2.1. Perangkat Keras (Hardw are)

a. Komponen utama perangkat keras sistem komputer :

 Unit masukan : berfungsi sebagai alat untuk memasukkan data / perintah ke

dalam komputer. Contoh : keyboard, mouse, scanner, dll.

 Unit Pusat Pengolah (Central Processing Unit) : merupakan otak sistem komputer.

Terdiri atas komponen aritmatika dan logika (Arithmatic and Logical Unit), Unit

Kontrol (Control Unit / CU) dan Main Memory.

 Unit Keluaran : berfungsi untuk menampilkan/mencetak keluaran sebagai

hasil pengolah data. Contoh : printer, monitor, plotter, speaker, dll.

 Media Penyimpanan (Memory) : digunakan untuk menyimpan data, informasi

dan program pengolah.

13
b. Komponen pendukung perangkat keras sistem komputer :

 I/O ports : digunakan untuk menerima atau mengirim data keluar sistem.

Dihubungkan melalui I/O ports.

 Data Bus : merupakan jalur perpindahan data antar modul dalam sistem komputer.

 Address Bus : digunakan untuk memberikan tanda lokasi sumber ataupun

tujuan dalam proses transfer data.

 Control Bus : Digunakan untuk mengontrol penggunaan serta akses ke data

bus dan address bus.

3.2.2. Perangkat Lunak (Software)

Merupakan serangkaian instruksi dengan aturan terntentu yang mengatur operasi

perangkat keras.

Perangkat lunak terdiri atas 4 Kelompok :

a. Sistem Operasi (Operating System)

Adalah perangkat lunak yang digunakan untuk mengendalikan resources selama

proses berlangsung. Fungsi sistem operasi adalah mengalokasikan memori dan

pekerjaan serta penjadwalan pekerjaan. Contoh : DOS, UNIX, Windows, Linux,

dsb.

b. Bahasa Pemrograman (Programming Language)

Digunakan sebagai alat untuk mengembangkan program aplikasi.

Level/generasi bahasa pemrograman komputer (4 GL = 4 Generation Language) :

14
 1. Bahasa mesin (machine language).

2. Bahasa rakitan (assembly language).

3. Bahasa pemrograman tingkat tinggi (programming language).

4. Aplikasi (application).

c. Bahasa Query (Query Language)

Merupakan perangkat lunak bahasa tingkat sangat tinggi yang dapat digunakan

untuk menampilkan informasi-informasi yang diinginkan hanya dengan sedikit

perintah saja. contoh : SQL (Structured Query Language).

d. Aplikasi (Application)

Merupakan perangkat lunak yang dikembangkan untuk digunakan pada

kegiatan/pekerjaan tertentu. contoh : SPSS, Ms. Office, Photoshop, dll.

3.2.3. Pengguna (User)

Merupakan personal-personal yang terlibat dalam sistem komputer, yaitu meliputi

operator programmer, system analis, manajer sistem informasi, manajer pada tingkat

operasional, manajer pada tingkat manajerial, manajer pada tingkat strategis, teknisi,

administrator database (DBA), serta personal lain yang menggunakan Komputer.

15
3.3 Peranan Teknologi Informasi

Adanya kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi mempunyai

pengaruh yang besar terhadap pekerjaan Kantor. Pekerjaan Kantor dapat dilaksanakan

dengan mudah dan cepat. Berikut dapat dilihat bagaimana teknologi informasi dapat

membantu masing-masing pekerjaan Kantor.

3.3.1. Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan

Dengan diciptakannya mikro komputer yang sekaligus dapat berfungsi sebagai

Pengolah Kata (word processor), maka dengan menggunakan komputer semacam ini

penyelesaian surat-surat dan laporan sangat dipermudah, cepat, dan cermat.

Ada tiga jenis dasar word processor :

 Word-processor yang berperan sendiri dalam hal ini sifat penggunaan word

processor independen, dan hanya digunakan untuk pengolahan teks, terdiri atas

keyboard, processor, memory layar,dan printer.

 Beberapa word processor digunakan secara bergabung sebagai suatu sistem, terdiri

atas beberapa keyboard dan layarnya yang dihubungkan dengan komputer sentral

yang berfungsi sebagai pusat pengolahan, penyimpanan dan pencetakan.

 Beberapa micro computer dengan tujuan umum di mana digunakan program

pengolahan kata (a word-processing program).

16
Terdapat beberapa keuntungan dari penggunaan word-processor :

 Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen, laporan atau surat, dan

sebagainya.

 Menambah kepuasan kerja

 Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output)

 Menghemat tenaga

 Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat

 Mempermudah memperoleh kembali data yang tersimpan

 Kemampuan untuk mengintegrasikan wordprocessor dengan komputer-komputer

lainnya.

Beberapa kerugian juga ada dalam penggunaan word-processor.

 Memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun prosedur kerja yang ada

 Memerlukan pelatihan yang memadai

 Menimbulkan gangguan pada mata karena terlalu banyak di muka layar

 Mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan kesekretariatan.

3.3.2. Komunikasi Perkantoran

Komunikasi dapat diartikan sebagai proses penyampaian pesan dari seseorang

kepada orang lain melalui saluran. Komunikasi merupakan sarana yang menghubungkan

orang-orang dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Dengan pesatnya

kemajuan teknologi modern, alat-alat komunikasi beraneka-ragam, sarana komunikasi

semakin canggih yang kita kenal dengan telekomunikasi (telecommunication) berasal

17
dari kata tele artinya jauh dan communication yang berarti hubungan. Dalam pengertian

yang sederhana, telekomunikasi adalah cara penyampaian informasi jarak jauh melalui

kabel/kawat listrik atau melalui gelombang radio. Telepon dan telegram merupakan

telekomunikasi yang cukup tua.

Dengan kemajuan teknologi informasi, maka telekomunikasi makin dipermudah

dan dipercepat. Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam bentuk kata-kata dan sandi-

sandi seperti halnya dapat dilakukan melalui telepon dan telegram, tetapi dapat dikirim

dalam bentuk tulisan, angka, maupun gambar. Berkat kemajuan teknologi informasi

tersebut, sekarang jenis komunikasi yang termasuk ke dalam telekomunikasi makin

bertambah jumlahnya.

3.3.3. Pengiriman Surat

Setelah berkembangnya teknologi informasi yang diterapkan pada telekomunikasi,

pengiriman surat, terutama pengiriman surat jarak jauh, dilakukan dengan pesawat

elektronik, karena itu dikenal nama Pos Elektronik (Electronic Mail). Karakteristik utama

dari electronic mail adalah transmisi informasi dari satu tempat ke tempat lain atau dari

seseorang kepada orang lain dengan menggunakan metode elektronik penangkapan,

pentransmisian, dan penyampaian informasi. Karena informasi disampaikan secara visual,

maka teks aslinya tidak perlu dikirimkan. Yang termasuk ke dalam pos elektronik adalah

teleks, faksimile, dan komunikasi antar komputer.

18
3.3.4. Tata laksana Arsip/Filing

Komputer mikro sangat membantu dalam hal pelaksanaan pekerjaan

mengarsip/filing warkat-warkat. Arsip yang semula berupa tumpukan kertas dan

disimpan di gedung arsip, sekarang arsip dapat disimpan di dalam disket-disket, CD,

flashdisk. Dengan demikian penyimpanan arsip sekarang beralih kepada penyimpanan

dan pemeliharaan yang memerlukan tempat jauh lebih sedikit dari pada gudang arsip

dalam bentuk kertas.

3.4 Pengaruh Teknologi Informasi Terhadap Perkantoran

Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran ada

beberapa perspektif (harapan) yang perlu dipertimbangkan:

3.4.1. Implikasi umum (aspek sosial, ekonomi, dan sebagainya)

 Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalan-persoalan

seperti kebosanan, keterampilan berulang-ulang yang digunakan, serta kehilangan
kepuasan kerja.

 Pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan.

 Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin.

 Proses dan pengiriman informasi akan semakin cepat.

 Pekerjaan rutin Kantor akan lebih efektif.

 Keluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan karena ditunjang oleh berbagai

variasi peralatan yang tersedia.

19
  Komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh Kantor-Kantor kecil
sekalipun.

3.4.2. Implikasi terhadap karyawan Kantor

a. Keuntungan:

 Mendorong untuk belajar keterampilan baru.

 Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin- mesin.

 Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi.

 Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.

 Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan

elektronik, programmer dan rekayasa software.

 Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu.

 Lebih sedikit pekerjaan

b. Kerugian:

 Cenderung karyawan menjadi “machine-minders”.

 Masalah kesehatan sebagai akibat penggunaan peralatan seperti layar, printer,

dan sebagainya.

 Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin.

 Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem elektronik.

 Menimbulkan keresahan sementara karyawan pada tahap penerapan.

 Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi kebutuhan.

20
Jadi secara keseluruhan keuntungan yang dapat dperoleh Kantor atau Kantor dengan

adanya teknologi perkantoran adalah :

 Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang dibutuhkan.

 Harga teknologi baru ini relatif murah.

 Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpangan data di-disk

tidak memerlukan ruang seluas filing cabinet.

 Untuk pengambilan keputusan, data dapat diperoleh, diproses, disimpan, dan

dicari secara cepat.

 Produktivitas meningkat secara cepat.

 Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan untuk

berbagai keperluan.

 Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dari Kantornya.

3.5 Otomatisasi Kantor

Otomatisasi Kantor (Office Automation) adalah Penggunaan alat elektronik untuk

memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi

informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar Kantor untuk meningkatkan

produktivitas.

Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi

tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktivitas

pekerjaan. Asal mula otomatisasi Kantor di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan

istilah word processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin tik listriknya. Bukti

nyata, pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic

21
Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata

yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.

3.5.1 Para pengguna Otomatisasi Kantor :

 Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya Kantor,

terutama SDM.

 Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan

sekertaris dan pegawai administrasi.

 Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas

seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal
pertemuan.

 Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris, seperti

mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dll.

3.5.2 Tujuan Otomatisasi Kantor

Otomatisasi Kantor dimaksudkan untuk mempermudah pekerjaan dan memperpendek

jarak dan waktu. Untuk lebih jelasnya, tujuan otomatisasi Kantor adalah:

1. Pemanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga kerja, material, waktu dan

mesin atau alat-alat kerja.

2. Pemeliharaan kecepatan dan ketepatan prosedur kerja.

3. Meningkatkan produksi.

22
3.5.3 Aplikasi Otomatisasi Kantor

 Pengolahan Kata (word Processing).

Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas- tugas

yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak.

contoh: Microsoft Word, Word Perfect, Open Office, dll

 Surat Elektronik (electronik mail).

Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim,

meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan

alat penyimpanan.

contoh: yahoo mail, gmail, dll.

 Voice Mail.

Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk

digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.

 Kalender Elektronik (electronik calendaring)

Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender

pertemuan manajer. Manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan

pertemuan-pertemuan, membuat perubahan, meneelaah kalender itu dengan

menggunakan terminal keyboard. Kalender elektronik sangat bermanfaat bagi

manajer tingkat atas yang yang memiliki jadwal pertemuan yang sangat padat.

23
 Transmisi Faximile (facsimile transmission)

Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu ujung

saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain. FAX

berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada

para anggota timpemecah masalah secara mudah dan cepat.

 Konfrensi Audio

Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio

diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk melaksanakan

konferensi. Conference call merupakan bentuk pertama konfrensi audio yang

masih digunakan.

 Konfrensi Video

Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang

tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan

video.

 Konfrensi Komputer

Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecah

masalah bertukar informasi mengenai masalah yang akan dipecahkan.

 Videotext

Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan grafik yang

tersimpan.

24
  Desktop Publishing

Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat

baik. Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh

printer laser.

3.5.4 Faktor-faktor yang mempengaruhi pilihan aplikasi Otomatisasi Kantor

1. Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diKantor dengan satu lokasi tidak akan

mempertimbangkan konferensi audio dan video.

2. Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik

pada konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.

3. Sumber daya Otomatisasi Kantor yang tersedia panduan manajer dibatasi oleh

sumber daya Otomatisasi Kantor yang tersedia dalam Kantor.

25
 BAB IV
PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Sistem teknologi informasi adalah serangkaian proses untuk memperoleh,

mengolah dan menyebarluaskan informasi dalam satu lingkungan sistem organisasi.

Teknologi informasi sendiri dewasa ini sangat dibutuhkan dalam pengelolaan Kantor

yang modern, bahkan bukan hanya dalam Kantor saja, semua bidang sudah banyak

membutuhkan. Ada tiga komponen utama teknoloogi informasi, yaitu komputer, mikro

elektronik, dan telekomunikasi. Peran teknologi informasi dalam pekerjaan Kantor

diantaranya sangat membantu dalam hal penanganan surat dan pembuatan laporan,

komunikasi perkantoran, pengiriman surat maupun tata laksana arsip/filing.

Oleh karena itu mau tidak mau teknologi informasi pasti berpengaruh terhadap

manajemen perkantoran, setidaknya pengaruh tersebut bisa terlihat secara umum dari

aspek sosial, ekonomi, dan lainnya, serta membawa dampak yang positif maupun negatif

terhadap karyawan Kantor sendiri. Teknologi imformasi dalam manajemen perkantoran

erat kaitannya dengan Otomatisasi Kantor, pekerjaan Kantor yang mengalami otomatisasi

dengan teknologi informasi diantaranya pengolahan kata (word processing), surat

elektronik (electronik mail), voice mail, kalender elektronik (electronik calendaring),

konfrensi audio. konfrensi video, konfrensi komputer, transmisi faksimile (faximile

transmission), dan juga desktop publishing.

26
4.2 Saran

1. Kepada manajer Kantor untuk lebih mengefektifkan penggunaan teknologi

informasi yang lebih efektif, karena penggunaan TI tergantung pada penggunanya

sendiri. TI akan sangat membantu dalam pekerjaan Kantor dan mengelola Kantor

secara lebih efektif dan efisien.

2. Kepada para pengguna TI secara umum, untuk lebih bijak dalam menggunakan

TI, jadikan TI sebagai lahan potensial untuk bisa membangun kapasitas diri yang

lebih baik, bahkan untuk dewasa ini tidak ada hal yang tidak mungkin dengan

penggunaan TI.

3. Kepada para siswa untuk lebih mengingkatkan lagi penguasaan dalam bidang

teknologi informasi, hal ini akan sangat berguna pada kompetensi diri secara baik

sebagai bekal untuk mengahadapi dunia kerja.

Demikian kesimpulan dan saran-saran yang penulis kemukakan, semoga adanya

saran-saran ini dpat dijadikan bahan masukan untuk meningkatkan nprestasi sebagai

cermin instansi dan sekolah.

27
 DAFTAR PUSTAKA

1. http://hyrra.wordpress.com

2. http://yaqinov.wordpress.com

3. https://goenable.wordpress.com

4. http://debockem.blogspot.co.id

5. https://id.wikipedia.org
LAMPIRAN-LAMPIRAN
 IDENTITAS SISWA

Nama Siswa :

Tempat dan Tanggal Lahir :

Jenis Kelamin :

Golongan Darah :

Nomor Induk Siswa :

Sekolah :

Kelas / Jurusan :

Alamat :

Nomor Telepon / HP :

Catatan Kesehatan :

Nama Orang Tua / Wali :

Alamat Orang Tua / Wali

: Nomor Tlp/HP Orang Tua/Wali :

Cianjur, 20 Desember 2023

Peserta PKL,
 IDENTITAS DUNIA USAHA/LAPANGAN/INSTANSI

1. Nama Perusahaan/Instansi : Universitas Suryakancana

2. Jenis Usaha/Bidang Pekerjaan :

3. Alamat : Jl. Dr. Muwardi Kmplek Pasir Gede

Raya Cianjur 43216

4. Nomor Telepon/Fax : (0263) 262284

5. Nama Pimpinan : …………………………………….

6. Nama Pembimbing : …………………………………….

Cianjur, 20 Desember 2023

Pembimbing Perusahaan
 SURAT IZIN ORANG TUA

Cianjur, Agustus 2023

Kepada Yth.
Kepala SMKI Hirshulfata Al-Ghina
Di
Sukajaya

Hal : Izin Orang Tua/Wali

Untuk Melaksanakan
PKL

Dengan Hormat,

Saya yang bertanda tangan dibawah ini:

Nama Lengkap : ………………
Umur............................................Tahun
Pekerjaan : Ibu Rumah Tangga
Alamat : ………………….

Adalah orang Tua/Wali dari:

Nama Lengkap : ……
NIS : ……
Kelas/Jurusan : ……

Memberikan izin kepada anak saya tersebut untuk melaksanakan Praktik Kerja
Lapangan (PKL) pada DU/DI selama kurang lebih 3 (tiga) bulan sejak tanggal 4
September s.d 30 November 2023 di Universitas Suryakancana.
Demikianlah surat izin ini saya buat agar dapat dipergunakan sebagaimana
mestinya, dan segala sesuatu yang berhubungan dengan keperluan yang berkenaan dengan
praktik anak saya ini menjadi tanggung jawab saya.

Yang Memberikan Izin

Orang Tua/Wali
 SURAT PERNYATAAN SISWA

Saya yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama Lengkap : ………

Tempat, Tanggal Lahir : …………………….

NIS : .…………………..

Kelas/Jurusan : ……………………

Dengan sungguh-sungguh dan penuh kesadaran menyatakan bahwa selama

melaksanakan Praktik Kerja Lapangan (PKL), saya :
1. Akan melaksanakan semua tugas yang diberikan kepada saya dengan beik dan
penuh tanggung jawab.
2. Akan mematuhi dan melaksanakan semua peraturan/ketentuan yang berlaku
baik disekolah maupun di dunia Lapangan dan ketentuan lain yang berlaku dalam
masyarakat,
3. Akan menjaga nama baik diri sendiri, keluarga, serta sekolah dan dunia
Lapangan/kerja,
4. Apabila saya tidak mentaati dan melaksanakan ketentuan/peraturan yang
berlaku baik disekolah, maupun di dunia Lapangan, maka saya bersedia/sanggup
menerma sanksi yaitu:
a. Tidak lagi meneruskan dan melaksanakan praktik kerja Lapangan, dan
b. Dikembalikan kepada orang tua/wali saya dengan arti kata dikeluarkan
dari sekolah.

Demikian saya buat penyataan ini dengan sebenar-benarnya, dengan penuh rasa
tanggung jawab serta diketahui oleh orang tua/wali saya.

Cianjur, Agustus 2023

Mengetahui,
Orang tua/wali, Yang membuat pernyataan,

Materai 3000
 Penilaian Peserta PKL

Nama Peserta : ..........................................................................

Tempat/ Tanggal Lahir : ..........................................................................
Bidang Studi Keahlian : Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK)
Program Studi Keahlian : Teknik Komputer dan Informatika
Kompetensi Keahlian : Teknik Komputer dan Jaringan (TKJ)
Tempat PKL : ..........................................................................
NO KRITERIA PENILAIAN NILAI KET.
A. Penilaian Kepribadian -
1 Disiplin
2 Tanggung Jawab
3 Inisiatif
4 Kejujuran
5 Kerjasama
B. Penilaian Keahlian -
1 Kemampuan Mengoperasikan Komputer
2 Kemampuan Merawat dan Memperbaiki
Komputer

Bojongpicung, 2023
Pimpinan Instansi/Perusahaan

.........................................................
FOTO -FOTO KEGIATAN
SELAMA DI TEMPAT PKL