MODUL III

INVENTORY DAN RATA-RATA HARGA

I. INVENTORY/ STOCK TAKING/ STOCK OPNAME

A. TUJUAN PEMBELAJARAN
1. Menjelaskan pengertian dan kegunaan inventory bagi perusahaan dengan benar
2. Menjelaskan cara inventory dengan benar baik dengan metode fisik, metode
periodik, maupun metode special.
3. Terangkan macam dan keguanaan alat kendali bahan (kartu) yang digunakan oleh
bagian gudang dengan benar.
4. Menjelaskan alasan terjadinya short over items, dan sanksi bagi karyawannya
dengan benar.

B. MATERI
1. Pengertian dan Istilah
Inventori (inventory) atau inventarisasi atau disebut juga stock taking, dan stock
opname. Inventori adalah suatu kegiatan mencatat jumlah atau saldo bahan/barang
persedian yang disimpan di dalam gudang. Inventori dilakukan dengan maksud untuk
mengetahui nilai dari saldo jenis barang yang disediakan, sehingga diketahui jumlah
pemakaiannya selama peride berjalan. Inventori dilakukan pada setiap akhir bulan
secara periodik dengan menggunakan metode tertentu.

2. Cara/Metode Inventori
Albert, dalam bukunya yang berjudul :Food & Beverages Ciontrols menyatakan
bahwa untuk melakukan pengecekan terhadap persediaan barang (inventori) baik
makanan maupun minuman dapat dilakukan dengan tiga cara, yaitu:
a. Metode Fisik (physical method)
Metode inventori fisik adalah inventori yang dilakukan dengan jalan
menghitung kenyataan fisik dari sisa barang persediaan di gudang. Dengan
demikian akan diketahui jumlah barang yang terpakai dalam satu bulan berjalan.
Caranya dengan menghitung jumlah barang yang masuk ke gudang (dibeli) sejak
awal bulan, kemudian dikurangkan dengan hasil inventori fisik pada akhir bulan,
hasil/nilai yang diperoleh adalah barang yang sudah terpakai (cost of goods
consummed) pada bulan berjalan tersebut.
Contoh Soal:
Diketahui saldo barang di gudang pada awal bulan Januari 2010 sebesar
12.000.000, dan diketahui pula pemasukan (pembelian) barang persedian selama
bulan Januari 2010, dan sesuai dengan laporan penerimaan barang (Daily
Receiving Report atau disingkat DRR) sebesar 10.000.000, dan setalah dilakukan

113
 inventori fisik pada akhir bulan Januari 2010 diketahui nilai saldo persediaan
barang sebesar 13.000.000.
Dengan demikian dapat dihitung pemakaian bahan selama bulan Januari
2010, yaitu saldo awal ditambah pembelian dikurangi saldo akhir sama dengan
jumlah barang yang terpakai. Jadi 12.000.000 + 10.000.000 – 13.000.000 =
9.000.000.
Secara ringkas perhitungan di atas dapat dijabarkan ke dalam bentuk rekonsiliasi
adalah sebagai berikut:
Opening Inventory = 12.000.000
Purchase Januari 2010 = 10.000.000 (+)
Total Available = 22.000.000
Closing Inventory = 13.000.000 (-)
Cost of Goods Consummed = 9.000.000

b. Metode Periodik (Perpetual method)

Metode ini disebut juga metode ”continues”, yaitu suatu metode/cara yang
dilakukan dengan mencatat setiap terjadi transaksi pembelian dan pengeluaran
barang dari gudang. Seluruh catatan transaksi tersebut dipegang dan
dipertanggungjawabkan oleh staf bagian pengendalian biaya (Food Controller)
dalam bentuk “bincards” yang disimpan dengan baik dalam gudang. Dengan cara
ini, saldo setiap jenis barang dapat diketahui setiap saat, sehingga nilai inventori
setiap saat dapat diketahui pula. Nilai setiap barang yang masuk ke dalam gudang
dan keluar gudang akan segera diketahui walaupun tanpa melihat kenyataan fisik
barang yang bersangkutan. Jadi, metode ini hanya semata-mata menitikberatkan
pada pencatatan tranksaksi saja tanpa memperdulikan jumlah fisik barangnya.

c. Metode Special (Special method)

Metode ini perlu dilakukan sebagai “spot check” yaitu cara pengecekan
barang ditempat/gudang yang dilakukan secara mendadak (spontanitas). Metode
ini dilakukan denga cara mencocokkan catatan transaksi pada setiap kartu barang
antara saldo akhir di bagian pengendalian biaya (cardex), dengan saldo akhir di
kartu barang yang ada di bagian gudang (bincard) kemudian baru dihitung jumlah
atau kenyataan fisik barangnya.
Inventori semacam ini perlu dilakukan secara periodik guna mengetahui
kebenaran pencatatan yang dilakukan oleh staf bagian gudang dan staf bagian
pengendalian biaya, dan juga untuk mengecek kebenaran saldo barang
persediaan (per-stock) yang seharusnya dari masing-masing item.

Dari ketiga cara di atas, yang paling sering dan tepat dipakai sebagai metode inventori
oleh kebanyakan hotel adalah campuran dari perpetual dan phisycal method, karena
disamping melihat catatan transaksi juga melihat kenyataan fisik barang. Di bawah ini
diberikan contoh cara inventori dengan mempergunakan kedua metode tersebut.

114
Contoh Inventori yang Benar:
Diketahui saldo akhir bulan Januari 2010 persediaan, misalnya Beras Pandan
Wangi Kualitas Tinggi, pada kartu barang (cardex) di bagian pengendalian biaya
menunjukkan saldo/sisa sebanyak 150 kg. Saldo akhir yang tercatat pada kartu
barang di bagian gudang (bincard) menunjukkan saldo/sisa sebanyak 150 kg. Setelah
dipastikan bahwa saldo akhir pada cardex dengan saldo akhir pada bincard
menunjukkan angka sama, barulah kemudian dilanjutkan dengan menghitung
kenyataan fisik atau jumlah actual dari beras Pandan Wangi tersebut.
Apabila kenyataan saldo fisik barangnya adalah sebanyak 150 kg, ini berarti
transaksi keluar masuknya beras yang dilakukan oleh bagian pengendalian biaya dan
bagian gudang, selama satu bulan adalan benar. Akan tetapi bila sisa fisik barangnya
tidak sesuai dengan catatan pada cardex maupun bincard (misal 120 kg), dan setelah
dilakukan pengecekan terhadap catatan atau transaksi requisition sejak awal bulan
sampai dengan akhir bulan, ternyata pada kedua kartu barang tetap menunjukkan
saldo sebanyak 120 kg, maka itu berarti bahwa transaksi keluar masuknya beras yang
dilakukan petugas gudang adalah salah, artinya gudang telah kehilangan (shortage)
beras, sebanyak 30 kg.
Jumlah barang yang masuk ke gudang sejak awal hingga akhir bulan, adalah
jumlah pembelian barang yang disimpan di gudang (stock items). Sedangkan jumlah
barang yang keluar sejak awal bulan sampai dengan akhir bulan yang bersangkutan
adalah merupakan pengeluaran atau pemakain barang (good consummed) yang
diproses/diolah oleh bagian dapur, untuk kemudian dijual kepada pelanggan atau
tamu di restoran. Pemakaian bahan makanan inilah yang dihitung oleh bagian
pengendalian biaya untuk dicari hasil FC Percentage ,dengan patokan antara 30-40%.
Sisa persediaan barang pada akhir bulan atau periode berjalan akan
merupakan saldo awal (opening inventory) pada bulan berikutnya sehingga pada saat
dilakukan inventori, baik di gudang maupun di setiap outlets harus dilakukan dengan
secermat-cermatnya. Jika sampai terjadi kesalahan dalam menghitung, menimbang,
dan mencatat semua trasaksi keluar atau masuk barang-barang persediaan tersebut,
akan sangat fatal akibatnya untuk bulan yang bersangkutan maupun untuk bulan-
bulan berikutnya, karena kesalahan itu akan terus berpengaruh terhadap jumalh/nilai
dari barang persediaan di gudang secara akumulasi yang sering disebut dengan
istilah : total month to date.
Contoh Inventory Sheet, Cardex dan Bin-card dan dapat dilihat pada tabel 3.1, 3.2,
dan 3.3.

115
The Radien Hotel & Spa
Surabaya, Jawa Timur, Indonesia

Tabel 3.1. INVENTOTRY SHEET

Location: ………. Date:…….
Unit
Total
No Items Qty Unit Price Remark
(Rp)
(RP)
1 Beras Pandan 25 Kg 10.000 250.000 Gudang 1
Wangi

Inventory by :
Cost Control

Tabel 3.3 Contoh Bincard

BIN-CARD
: Beras Pandan Wangi
ITEM KW.1
MIN :5
CARD No.
MAX : 200 FD.010
Date Description Transaction Balance
In Out
31/12/09 Inventory 60
01/01/10 Req.Kit 0123 10 50
02/01/10 Req.Kit 0128 15 35
04/01/10 Req.Kit.0130 5 30
08/01/10 DRR.010 100 130

116
The Radien Hotel & Spa
Surabaya, Jawa Timur, Indonesia
Tabel 3.2. CARDEX

ITEM : Beras Pandan wangi Kualitas Tinggi CODE : 010

Date Description Unit Price Transaction Balance Date Description Transaction Balance
Unit Price(Rp)
(Rp) In Out (kg) In Out (kg)

31/12/09 Inventory 8.500,00 60

01/01/10 Req.Kit 0123 10 50
02/01/10 Req.Kit 0128 15 35
04/01/10 Req.Kit.0130 5 30
08/01/10 DRR.010 8.692.3077 100 130

dst.

117
3. Kekurangan Dan Kelebihan Barang (Short/Over Items)
Kekurangan dan kelebihan barang (short/over items) persediaan barang di
gudang akan diketahui setelah inventori pada akhir bulan selesai dilaksanakan, oleh
staf bagian pengendalian biaya dan oleh staf bagian gudang sendiri. Apabila terjadi
“short/over”, maka bagian pengendalian biaya akan membuat sebuah laporan yang
ditunjukan kepada Manajer Akunting. Laporan itu disebut dengan Short/Over Report
sebagai proses verbal/tindak lanjut atas kelalaian petugas gudang dalam merawat dan
menyimpan barang persediaan milik perusahaan.
Contoh Kasus:
Setelah selesai dilakukan inventori pada akhir bulan Januari 2010 didapatkan
beberapa barang yang short atau over. Adapun barang-barang yang short/over
tersebut adalah:
a. Beras Pandan Wangi Kualitas Tinggi, kode barang FD 010, harga satuan Rp.
8.500/kg, short sebanyak 30 kg.
b. Kecap Manis ABC, kode barang FD 021, harga satuan Rp. 15.000/btl short
sebanyak 4 botol/600 ml.
c. Kecap Asin ABC, kode barang FD 023, harga satuan Rp. 11.000/btl short
sebanyak 1 botol/…….
d. Tepung Terigu, kode barang FD 030, harga satuan Rp. 9.500/pck, short sebanyak
6 pack (6 kg)
e. Mie Telor, kode barang FD 035, harga satuan Rp 6.500/bks, short sebanyak 6 bks
f. Tomato Ketchup D/M 600 ml, kode barang FD 048, harga satuan Rp. 12.300/btl,
short sebanyak 2 botol.
Apabila petugas gudang (storekeeper) tidak bisa lagi memberikan penjelasan,
kenapa sampai terjadi short/over pada barang-barang persediaan tersebut, maka
petugas bagian pengendalian biaya segera membuat laporan “short/over” kepada
Manajer Akunting yang bentuknya dapat dilihat pada halaman berikut.
Tujuan dibuatnya laporan ini adalah agar petugas gudang bisa lebih berhati-hati
lagi dalam melakukan pecatatan transaksi yang berhubungan dengan barang
persediaan. Di beberapa hotel berbintang yang sudah memiliki aturan yang pasti,
jumlah/nilai dari barang yang hilang tersebut akan dibebankan kepada semua staf
bagian gudang dengan memotong gaji mereka pada bulan berikutnya. Contoh formulir
laporan “short/over” dapat dilihat pada gambar 3.4
Perlu diperhatikan bahwa inventori setiap akhir bulan sangat penting dan
sebaiknya dilaksanakan secara kontinyu. Untuk menghindari gangguan pada saat
dilaksanakan inventori dari departemen lain, maka pihak gudang berkerjasama dengan
bagian pengendalian biaya membuat sebuah pengumuman yang ditujukan kepada
seluruh departemen, yang isinya memberitahukan bahwa pada akhir bulan dan pada
tanggal yang telah ditentukan, akan dilaksanakan inventori di area gudang dan di
setiap outlets

118
The Radien Hotel & Spa
Surabaya, Jawa Timur, Indonesia
SHORT/ OVER REPORT
Month of : Januari 2010

Item
Code Description Unit Qty Unit Price Total Remark

FD.010 Beras Pandan Wangi kg 30 8,500.00 255,000.00 KW.1

FD.021 Kecap Manis btl 4 15,000.00 60,000.00 ABC
FD.023 Kecap Asin btl 1 1,100.00 1,100.00 ABC
FD.030 Tepung Terigu kg 6 9,500.00 57,000.00
FD.035 Mie Telor bks 6 6,500.00 39,000.00
FD.048 Tomato Ketchup btl 2 12,300.00 24,600.00 D/M, 600 ml

TOTAL 436,700.00

Explanation:
Laporan ini dibuat karena petugas gudang tidak punya alasan mengapa terjadi shortage. Mohon
kepada bagian payroll untuk memotong gaji yang bersangkutan, dicicl 2 kali.

Prepared by: Aknowlage by:

Cost Control Store Manager

Ditegaskan pula oleh karena selama periode inventori gudang akan ditutup,
maka dianjurkan bagi setiap bagian atau departemen untuk meminta (request) barang-
barang keperluan operasional mereka, sejak dua hari atau sehari sebelum dan
sesudah tanggal inventori dilaksanakan.
Hasil dari inventori bulanan akan dicatat ke dalam sebuah buku, yang sering
diistilahkan dengan buku biru (Storeroom Inventory Book) yang memuat keterangan
tentang: nama barang (articles), jumlahkan barang (quantity), harga satuan barang
(Unit price), dan total dari nilai barang hasil inventory (amount). Kemudian dari total
nilai ini akan dijumlahkan secara keseluruhan untuk mendapatkan nilai harga pokok
makanana yang dipakai dalan satu bulan untuk kemudian dicocokkan dengan hasil
penjualan dalam bulan yang sama dan dihitung dalam persentase.
Namun saat ini sejak semakin meningkatnya kemajuan teknologi di bidang
computer, pencatatan hasil inventori setiap bulan ke dalam buku secara manual sudah
jarang dilakukan karena proses kerja manual sudah dianggap ketinggalan jaman.
Semua hasil inventori barang persedian di gudang sudah bisa dicatat atau di program
langsung ke dalam komputer dengan hasil yang lebih akurat.
C. LATIHAN
Guna mengetahui pemahaman Saudara terhadap materi pada Hand Out III ini,
maka kerjakan soal latihan berikut ini. Jika belum memahaminya dapat Saudara baca
ulang dan pahami dengan baik materi ini.

119
1. Terangkan dengan jelas pengertian dan kegunaan inventory bagi perusahaan
dengan bena !
2. Jelaskan cara inventory baik dengan metode fisik, metode periodik, maupun
metode special dengan benar !
3. Terangkan macam dan kegunaan alat kendali bahan (kartu) yang digunakan oleh
bagian gudang dengan benar !
4. Terangkan dengan jelas alasan terjadinya short over items, dan sanksi bagi
karyawannya dengan benar !
Kasus.
Saudara bekerja pada sebuah perusahaan Catering bertaraf Internasional sebagai
Petugas Bagian Gudang. Saudara pada bulan Mei 2010 dihadapkan pada kenyataan
bahwa :
1. Pada akhir bulan April 2010 hasil inventory menunjukkan data bahan dengan nilai
Rp. 16.500.000,-.
2. Pada tanggal 2/5/10 terdapat Daily Receiving Report (DRR) senilai Rp.
25.000.000,-, diantaranya adalah:
 Beras KW.1, kode FD.010 sebanyak 75 kg dengan harga satuan Rp. 8.000,-
 Tepung Terigu, kode barang FD 030, sebanyak 25 kg dengan harga satuan
Rp. 9.500/pck/kg.
 Mie Telor, kode barang FD 035, sebanyak 30 bks, dengan harga satuan Rp
6.500/bks
 Daging sapi, kode barang FM.020, sebanyak 40 bks/kg, dengan harga satuan
Rp. 60.000/bks/kg,-.
 Ayam potong (poultry), kode barang FM.023, sebanyak 30 ekor/1.2 kg, dengan
harga satuan Rp. 20.000/kg.
3. Pada tgl. 2,6,8,11 dan 14 Mei 2010 terdapat permintaan beras dari dapur yang
ditulis dalam kode Req. Kit.0123; 0129; 031; 033; 036 masing-masing sebanyak
10 kg dan 15 kg.
4. Pada tanggal 2, 4, 8, 10, dan 11 Mei 2010 terdapat permintaan daging (FM.020)
dan mie telor (FD.035) masing-masing 5 kg dan 3 bks; 4 kg dan 4 bks; 5 kg dan 3
bks; 5 kg dan 8 bks; dan 5 kg dan 5 bks.
5. Pada tgl. 12 Mei 2010 terdapat DDR berupa berupa beras (FD.010) sebanyak 25
kg dengan harga satuan Rp. 8.500,-/kg; dan daging sapi (FM.020) sebanyak 30 kg
dengan harga satuan Rp.62.500,-/kg.
6. Pada akhir bulan Mei 2010, setelah dilakukan inventori didapatkan beberapa
barang yang short atau over, antara lain:
 Beras KW.1 (FD 010), harga satuan Rp. 8.000/kg, short sebanyak 5 kg.
 Mie Telor (FD.035), dengan harga satuan Rp. 6.500,-/bks, short sebanyak 3
bks
 Tepung Terigu (FD 030), harga satuan Rp. 9.500/pck/kg, short 4 kg
 Poultry (FM.023), harga satuan Rp. 22.000,-. Short 3 kg.
Perintah:

120
Buatlah laporan pengendalian bahan atas kasus tersebut di atas dengan
menggunakan program excel !.

121
II. HARGA RATA-RATA (AVERAGE COST)
A. TUJUAN PEMBELAJARAN
1. Menjelaskan pengertian mengenai harga rata-rata dan apa kegunaannya terutama
untuk bagian pengendalian biaya
2. Menjelaskan langkah-langkah yang dilakukan bagian pengendalian biaya untuk
mengendalikan harga bahan makanan yang dibeli perusahaan.
3. Menerangkan manfaatnya bagian pengendalian biaya melakukan penelitian harga
pasar bersama-sama dengan bagian dapur dan bagian gudang.
4. Menjelaskan Siapa yang berhak menentukan harga beli bahan makanan yang
ditawarkan oleh para rekanan/pedagang dan menerangkan alasanya.

B. MATERI
1. Pengertian
Harga rata-rata atau average cost adalah harga yang terjadi karena adanya
perbedaan harga beli atau harga perolehan dari satu jenis barang. Untuk lebih mudah
dimengerti ikuti contoh kasus berikut ini.
Misalnya pada saat membeli barang pertama kali, harga 1 Kg Beras Pandan
Wangi KW.1 adalah Rp 8.500 Selang beberapa hari/minggu harga beras tersebut
mengalami kenaikan menjadi Rp 8.750/kg. Oleh karenanya bagian pengendalian
biaya, perlu melaukan perhitungan rata-rata harga beras, yang kemudian dicatat
langsung pada lembar kartu barang (cardex).
Harga rata-rata ini perlu dihitung untuk memberikan laporan yang akurat
kepada manajemen tentang harga pokok makanan atau minuman yang dijual
sehingga dapat diperoleh cost percentage yang actual dan benar pula.
Harga pokok bahan makanan dan minuman yang dijual di restoran dan di
bar sangat dipengaruhi oleh fluktuasi harga pasar dari setiap jenis barang atau
jenis barang persedian tersebut. Untuk itulah pengendalian harga harus dilakukan
secara berkesinambungan dan tidak boleh lengah terhadap situasi pasar yang
terjadi.
Untuk bahan makanan jenis perishable seperti daging ayam, daging babi, daging
sapi, sayur-mayur, bumbu-bumbu segar, dan buah-buahan, volume perubahan
harganya dalam seminggu bisa mencapai 2 kali karena sangat bergantung dengan
musim dan keadaan cuaca alam sekitar dari tempat bahan tersebut dihasilkan.
Berbeda dengan bahan makanan jenis groceries, dimana volume perubahan
harga jenis bahan makanan ini bisa dikatakan agak jarang sebab masih
tergantung dari keadaan atau situasi yang agak mengkhusus seperti daya saing
antar pedagang yang tinggi, situasi politik, kemampuan/daya beli masyarakat dan
peraturan pemerintah tentang perekonomian dalam negeri.

a. Menghitung Harga Rata-Rata

Harga rata-rata dapat dihitung dengan cara mengalikan harga perolehan atau
harga beli yang terdahulu dengan sisa barang terdahulu/awal, kemudian ditambah
dengan perkalian harga perolehan barang baru dengan jumlah barang yang baru
dibeli, dan dibagi dengan jumlah atau saldo barang paling akhir.
122
 Apabila diketahui harga perolehan terdahulu untuk 1 Kg Beras Pandan wangi
KW.1 adalah Rp 8.000 dan sisa/saldo minimal pada kartu sejumlah 30 kg,
kemudian dibeli lagi sebanyak 100kg dengan harga beli yang baru Rp 8.500/kg,
maka harga rata-ratanya dapat dihitung.dalam bentuk rumus sebagai berikut

Harga Rata-rata = (HBL x SSA) + (HBB x JBD)

JBK

= (8.500 x 30) + (8.750 x 100) = 8692.3077

130

Jadi, Harga Rata-rata adalah = Rp 8.692.307//kg

HBL = harga beli lama

SSA = sisa saldo akhir
HBB = harga beli baru
JBD = jumlah baru dibeli
JBK = jumlah barang keseluruhan

Cara menghitung harga rata-rata ini berlaku untuk semua jenis barang persediaan
yang disimpan di dalam gudang. Lebih jelasnya harga rata-rata semua jenis
barang, dapat dilihat pada formulir kartu barang yang ada di bagian pengendalian
biaya (cardex). Contoh harga rata-rata yang dibuat pada cardex (Tabel 3.2).

b. Mengendalikan Harga

Bagian pengendalian biaya, dapat mengendalikan harga beli barang atau bahan
keperluan operasional hotel dengan melakukan beberapa kegiatan, antara lain:

1) Perbandingan Harga Antar Rekanan

Sejak dibuat formulir Purchase Requisition (PR) oleh staf bagian
bagian gudang, dan oleh departemen lain yang memerlukan barang, maka
pada saat itu pula staf bagian pengendalian biaya memulai aktivitasnya.
Sebagai awal dari aktivitas tersebut adalah mendapatkan price list
dari beberapa rekanan yang sudah menjadi langganan pihak hotel. Rekanan
ini tentunya sudah diketahui kredibilitasnya sebagai rekanan yang mampu
pada beberapa hotel berbintang disekitar hotel yang bersangkutan berada..
Price list yang dicari minimal dari tiga rekanan atau lebih, yang
tujuannya untuk bisa dipakai pembanding (comparison), dan sebagai dasar
dalan menetapkan rekanan sebelum surat kontrak berlangganan dibuat. Dari
ketiga daftar harga ini, bagian biaya memasukkan harga-harga tersebut,
sesuai dengan jenis barang yang akan dibeli, di kolom-kolom yang telah
disediakan pada formulir purchase requisition.
Contoh: pada kolom pertama price comparison” dicantumkan ketiga nama
rekanan, misalnya Toko Rahayu, UD. Sian Cai, Toko Emanuel, dan ditulis

123
pula harga masing-masing bahan makanan sesuai namanya pada kolom
yang tersedia.
Selanjutnya oleh food controller, dari ketiga daftar ini diseleksi dan
dipilih harga yang paling murah dengan tanpa memandang rekanan
darimana dan siapa, kemudian diberikan tanda khusus dengan tinta stabilo
merah, biru, atau kuning. Apabila sudah dipilih harga yang paling murah
untuk satu jenis barang, misalnya pada daftar harga dari UD. Sian Cai, maka
baru menghubungi rekanan lainnya, yaitu Toko Rahayu dan Toko Emanuel
dengan pemberitahuan bahwa UD. Sian Cai telah sanggup memberikan
harga lebih murah daripada mereka.
Hal ini dilakukan dengan harapan nantinya Toko Rahayu dan Toko
Emanuel akan menyesuaikan harga barangnya menjadi sama dengan Toko
Rama, namun apabila Toko Aman dan Toko Lestari ingin mendapatkan
kontrak kerja dari pihak hotel, bisa saja mereka memberikan harga yang
lebih murah dari Lestari, begitu juga sebaliknya. Tidak tertutup kemungkinan
apabila ketiga rekanan tersebut sudah lama menjadi langganan atau sudah
menjadi partner baik pihak hotel, maka distribusi order pasti akan dibagi-bagi
kepada ketiganya, namun tetap berpatokan kepada harga yang paling
rendah. Untuk mendapat gambarang yang lebih jelas mengenai
perbandingan harga antar rekanan, maka akan dipergunakan formulis
purchase requisition yang sudah dilengkapi dengan harga-harga sesuai
daftar harga yang didapat oleh bagian pembelian dan sudah dilakukan cross
check oleh bagian pengendalian biaya.
Melalui cara kerja yang demikian membuktikan bahwa bagian pengendalian
biaya adalah sebagai bagian dari system pengendalian intern, yang
menjalankan fungsinya sebagai pengendali terhadap harga beli barang-
barang persediaan keperluan perusahaan. Dengan adanya seleksi harga
dan seleksi rekanan seperti ini akan sangat membantu bagian pembelian
purchasing) untuk mencari rekanan yang baik dengan harga yang berani
bersaing dan dengan itikad saling menguntungkan (contoh Tabel 3.5).

124
 Tabel 3.5 Seleksi Rekanan
The Radien Hotelm& Spa
Surabaya, Jawa Timur, Indonesa

PURCHASE REQUISITION

Depart. : Storeroom (For Stock) Date: 01/05/2010

Kode Description Unit Qty Suppliers Price Comparation Remark
Tk. Rama Tk. Aman Tk. Lestari
FD.004 Tomato Ketchup D/M 330 ml Btl 20 10,800.00 10,700.00 .10,550.00
FD.006 Lea & Perin Sauce Btl 12 12,750.00 12,650.00 12,550.00
FD.008 Cuka DIXI Btl 12 5,500.00 5,300.00 5,250.00
FD.010 Beras Pandn Wangi KW.1 Kg 100 8,500.00 8,400.00 8,300.00
FD.012 Gula pasir Kg 12 11,250.00 11,350.00 11,200.00
FD.025 Minyak Bimoli 1000 ml Pack 12 18,500.00 18,350.00 18,250.00
FD.035 Mie Telor 300 gram Pack 24 6,500.00 6,400.00 6,300.00

Dsb

P.R. dibuat rangkap 3:

Copy pertama un/ arsip yang meminta
Copy kedua un/ bag.pembelian
Asli untuk Cost Control

Prepared by : Approved by Price Checked and Approved by:

Cost Controller Financial
Store Keeper Store Manager Controller

2) Membadingkan Harga Antar Hotel

Selain membandingkan harga antar rekanan, bagian pengendalian
biaya juga melakukan perbandingan harga antar hotel yang berkelas sama.
Apabila perbandingan dilakukan dengan hotel yang berbeda kelas, maka
dipastikan perbandingannya tidak cocok dan memadai. Hal ini disebabkan
standard dan kualitas barang, servis/pelayanan, alat-alat table manner,
harga jual dan fasilitas yang berbeda dari hotel yang diperbandingkan.
Apabila harga dari satu atau beberapa jenis barang pada hotel
pembanding menunjukkan harga lebih murah dari barang yang kita beli pada
saat ini, maka bagian pengendalian biaya harus segera mencari informasi
dari hotel tersebut, tentang dimana mereka membeli barang itu dan nama
rekanannya. Bagian pengendalian biaya dengan kapasitasnya berhak dan
wajib memberikan usulan atau informasi ke bagian pembelian agar segera
membeli jenis barang yang dimaksud melalui rekanan yang menjadi
langganan hotel pembanding. Melalui cara ini, selanjutnya dapat
mengusulkan kepada bagian pembelian untuk bernegosiasi dengan rekanan

125
 yang sudah menjadi langganan agar menyesuaikan harganya dengan harga
rekanan yang dipakai hotel pembanding tadi.
3) Mengamati Harga Pasar (Market Survey)
Mengamati/meneliti harga pasaran (market survey) secara periodik
perlu dilakukan yang diprakarsai oleh bagian pengendalian biaya, sesuai
dengan kapasitasnya dan fungsinya sebagai pengendali biaya dan
pengendali harga beli barang persediaan. Pengamatan terhadap harga pasar
dapat dilakukan tiap minggu sekali atau 2 minggu sekali, atau dapat pula
sebulan sekali tergantung dari situasi dan kondisi hasil laporan food cost
percentage (daily flash food cost) atau laporan bulanan pada Food Cost
Reconciliation. Meneliti harga pasar dilakukan untuk mendapatkan informasi
tentang keberadaan bahan makanan pokok dan untuk mengetahui informasi
mengenai harga pasar yang paling akhir atau yang nyata berlaku saat ini,
terutama untuk bahan makanan jenis perishable yang harganya sering
bervariasi dan berubah-ubah.
Berdasar hasil dari penelitian harga pasar, selanjutnya bagian
pengendalian biaya akan mengolahnya menjadi sebuah laporan khusus
tentang daftar harga bahan yang berlaku di pasaran, kemudian dibandingkan
dengan harga beli makanan dari satu atau dua hotel yang berkelas sama.
Setelah diperoleh harga yang terendah, maka bagian pengendalian
biaya mengusulkan kepada bagian pembelian untuk membuat surat kontrak
harga kepada rekanan yang sudah dipilih. Lamanya kontak tergantung dari
jenis bahan makanan yang akan dibeli dan kesepakatan pihak hotel dengan
pihak pemasok. Kontrak harga bahan makanan jenis perishable lama
kontraknya biasanya bekisar antara 1-3 bulan, sedangkan kontrak harga
bahan makanan jenis groceries, lama kontrak harga bisa mencapai 3-6
bulan. Apabila masa kontrak harga sudah habis, maka pihak hotel kembali
melakukan penelitian harga pasar untuk mendapatkan harga yang paling
akhir.
Laporan hasil penelitian harga pasar ini oleh manajemen hotel dipakai
sebagai patokan mengendalikan harga jual bahan makanan oleh semua
rekanan yang menjadi langganan hotel. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi
perbedaan harga jual barang yang terlalu mencolok antara rekanan yang
satu dengan rekanan yang lainnya, selain itu untuk menjaga agar tingkat cost
percentage tetap dalam keadaan stabil.

C. LATIHAN
1. Apa pengertian Saudara mengenai harga rata-rata dan apa kegunaannya
terutama untuk bagian pengendalian biaya?
2. Langkah-langkah apa saja yang dilakukan oleh bagian pengendalian biaya untuk
mengendalikan harga bahan makanan yang dibeli pihak hotel?
3. Apa manfaatnya bagian pengendalian biaya melakukan penelitian harga pasar
bersama-sama dengan bagian dapur dan bagian gudang?
Jelaskan jawaban Saudara?
4. Siapa yang berhak menentukan harga beli dari bahan makanan yang ditawarkan
oleh para rekanan/pedagang?

126
Kenapa?

127