Habis Pakai
Sistem Jaminan Mutu Lab
Organisasi Staf Perlengkapan
2
Tujuan Pembelajaran
Tujuan Pembelajaran Umum
Mampu melakukan pengelolaan logistik dan bahan habis pakai.
3
Pokok Bahasan
1. Cara Pengaturan Stok.
2. Perencanaan Perhitungan Kebutuhan Stok
3. Penerimaaan dan Penyimpanan Stok Reagen dan Bahan
Habis Pakai dengan benar.
4. Pencatatan dan Pelaporan Pemakaian Reagen dan bahan
habis pakai serta Pencatatan Masa Kadaluwarsa.
5. Pengelolaan logistik reagen dan bahan habis pakai
Pengaturan Stok Berarti…
6
Pengaturan Stok Meningkatkan Mutu Pemeriksaan
kadaluarsa
Mengurangi pemborosan
Bagaimana Anda Mengatur Stok?
Anda memiliki toko sembako.
Anda membeli kebutuhan toko
dari distributor dan menjualnya
untuk mendapatkan keuntungan.
Untuk membuat bisnis untung,
Anda harus selalu mempunyai
barang yang tepat untuk dibeli
pelanggan setiap harinya.
“Apa yang harus Anda lakukan
untuk menjaga ketersediaan
barang memadai?“
8
Pengaturan Stok berarti mengetahui…
Apa dan berapa banyak stok yang diperlukan ?
Kapan melakukan pemesanan bahan?
Jumlah barang yang dipesan?
Apa dan berapa banyak bahan dan alat yang telah dipesan
siapa ?
9
Pengaturan Stok Mencakup …
Melakukan “penghitungan stok”
Memelihara inventarisasi pencatatan yang tepat
Menentukan kapan pemesanan
Menentukan jumlah pemesanan yang tepat
Menentukan tempat pemesanan dengan tepat
Memeriksa pesanan ketika diterima
Memastikan bahan tersimpan dengan tepat
10
Perencanaan
Proses Perencanaan meliputi penilaian kebutuhan,
penentuan sasaran, penetapan tujuan dan target serta
strategi dan sumber daya yang digunakan.
Pengelola Program Logistik HIV membuat perencanaan
11
Hal- hal yang perlu diperhatikan dalam perencanaan kebutuhan
reagen Rapid Tes HIV :
Dasar perhitungan jumlah reagen Rapid Tes HIV
o Jumlah Target
o Jumlah Aktual Konsumsi Penggunaan Reagen Rapid Tes HIV
o Data Statistik Pelayanan
o Data Demografi atau Morbiditas
17
Memelihara Inventarisasi Pencatatan
Kartu Stok Buku Stok
18
Contoh Kartu Stok Reagen Rapid Tes HIV
(Satu Kartu Stok untuk Satu Jenis Barang)
Merek Reagensia : ……………………………….
Satuan : ………. Kit …………..Tes
20
Memeriksa Stok dengan Pencatatan
barang
Pemakaian maksimum - jumlah bahan dan reagensia yang
Tentukan :
• Berapa stok minimal?
• Jumlah kotak Pemeriksaan yang Anda harus punya di awal
setiap siklus pemesanan
Melakukan pemesanan dengan tepat
Ikuti sistem pemesanan yang berlaku di Indonesia
Berikan petunjuk spesifik untuk melakukan pemesanan
Berikan petunjuk tentang bagaimana cara mengisi lembar
pencatatan terkait inventarisasi/pengaturan stok.
Pastikan Anda memahami rencana cadangan ketika stok tidak
tersedia.
◦ rencana cadangan nasional
◦ rencana cadangan setempat
Memahami komunikasi atau sistem rujukan ke tingkat pusat
tentang
◦ bagaimana cara menghentikan pengiriman
◦ mengapa harus Anda menghentikan pesanan
◦ keterangan apa yangharus diberikan ke pusat, contoh, memperbarui
pemakaian rata-rata
Contoh : Surat Permintaan Reagensia
...................................... 2011
Kepada Yth.
Nomor : ........... Sifat : Penting
Penanggung Jawab Program Logistik Laboratorium HIV Lampiran : Laporan Pemakaian Reagen Bulan Mei
2 lembar
Subdit AIDS &PMS/ Dinkes Provinsi/Kab/Kota)* Hal : Permintaan reagen Rapid Tes HIV
Di Tempat
Dengan Hormat,
Sehubungan dengan telah menipisnya stok persediaan reagen HIV di tempat kami untuk.................diProvinsi/Kabupaten/Kota/RS/
PKM /UPK ...................... maka dengan ini kami mengajukan permintaan reagen Rapid Tes HIV, Adapun rinciannya sebagai berikut :
No Nama Reagen (Merk) Jumlah permintaan ( Jumlah Tes) Keterangan
1 Mohon disertai kelengkapan yang lain......
2
3
Demikian permohonan ini kami sampaikan,Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terimakasih.
Hormat Kami,
Nama Jelas
NIP/Jabatan & Instansi
Tembusan :
1. .....................................................
2. .....................................................
Keterangan )* Coret salah satu
Mengawasi penerimaan stok reagen
dan bahan habis pakai
Pada saat menerima pesanan:
1.Melakukan Pemeriksaan Visual
Verifikasi isi dari pesanan yang diterima dengan daftar permintaan
A. Reagen HIV
1
2
3
4
5
B. Alat dan Reagen CD4
1
2
3
C.
Alat dan Reagen PCR DNA
1
2
3
Kartu Pemantauan Kadaluwarsa Reagen HIV
Ringkasan
Apa arti pengaturan inventarisasi?
Informasi apa yang harus dicatat di dalam lembar pencatatan?
Bagaimana Anda menentukan stok minimal?
Bagaimana Anda menentukan tingkatan pesanan penuh?
Apa yang dimaksud dengan “Yang Pertama Kadaluarsa, yang
Pertama Keluar”?
Prosedur apa yang harus Anda ikuti ketika menerima
perlengkapan baru?
Bagaimana seharusnya perlengkapan disimpan?
Pesan Kunci
Pelihara inventarisasi yang adekuat setiap saat untuk
memastikan pelayanan tidak terputus.
Jangan biarkan barang habis sebelum pemesanan
berikut.
Jangan pernah memesan lebih dari kapasitas ruang
penyimpanan. Jangan pernah memesan perlengkapan
lebih dari yang Anda butuhkan karena bisa kadaluarsa.
Semua barang yang diinventarisasi harus dihitung dan
dicatat.
Selalu mengawasi pengiriman yang datang sebelum
diterima.
TERIMA KASIH