NOTE SHARING

GUGUS KENDALI MUTU CONTINOUS IMPROVEMENT

Date : 07 September 2023

Time : 09:00 – 11:20
Location : Zoom Meeting Room

Kesimpulan PPT yang diberikan saat sharing

Selebihnya tidak jauh berbeda apa yang dikatakan saat penjelasan slide-per
slide nya, sama dengan materi yang diberikan di grup, tapi ada 2 point yang saya
rasa mesti digaris bawahi pada saat penulisan makalah, yaitu :
1. Pada saat penulisana makalah penjelasan mengenai alat yang di-improve
atau dibuat tidak perlu terlalu teknis atau terlalu ribet, karena juri atau audience
tidak terlalu mengerti.
2. Mitigasi harus dilakukan saat proses penilalian atau alat sudah berjalan,
entah saat stop produksi dan lainnya, harus dihitung dan dimitigasi.Setelahnya
harus dilakukan sosialisasi dengan tim yang bersangkutan ( kalau dikita tim
Teknik dan produksi ) supaya saat terdapat kendala atau kerusakan dapat
ditangani langsung.

Sesi Q & A

1. Apa aitu HIRADC ?

Hazard Identification Risk Assesment and Determining Controlatau biasa
disingkat dengan HIRADC, merupakan suatu metode yang digunakan untuk
melakukan identifikasi terhadap bahaya, risiko dan penentuan pengendalian
atas suatu bahaya yang terdapat di lingkungan kerja.
2. Apa background secara metodologi dari 5 langkah ke-8 langkah dan mana
yang lebih efektif ?
- Kita mengganti ke-8 langkah karena mengikuti standar nasional, bagian
mana yang lebih efektif dari 5 atau 8, jelas yang 8.
3. Apakah proses sertifikasi terhadap problem solving yang dipakai ?
- Belum ada
4. Untuk penentuan tema berarti sudah tidak menentukan judul ? dan berarti
target bisa diartikan sebagai intial goall ?
- Tema dan judul itu sama saja, initial goall bisa diartikan sebagai target
yang dituju dan ada referensinya.
5. Bagaiman metode cost saving yang dicapai dari program KKM dan apakah
semua masalah di proses ke 5W + 1H ?
- Biasanya akan di audit internal , kemudian akar penyeba yang sudah
divalidasi, jadi harus dicari solusi perbaikan, jadi tidak semua
dimasukan.
6. Setrategi Boga Sari untuk menggerakan tim semua layer untuk aktif
- Karena banyak generasi muda yang masih mau berkembang dan juga
mau berkembang dan juga mereka memiliki target.
7. Seberapa besar pengaruh cost saving dengan penelitian di Boga Sari ?
 - Tidak hanya cost saving, tapi dilihat dari 8 langkah serta masuk akal
atau tidak.Dari sisi perbaikan dan kompleksitas perbaikan, semakin
kompleks, maka akan semakin dilihat dan juga penggunaan teknologi
terkini sebagai penunjang.
8. Yang dipakai untuk tools itu, apa 7 Tools?
- Ya.
9. Target KKM 100/Tahun ?
- Untuk Langkah 8 kita menentukan tema untuk tahun berikutnya, apakah
CIT benar melakukan pengechekan tema di Langkah 8 sebelumnya atau
KKM baru jadi, kita harus melakukan justifikasi lagi terhadap Langkah
1 – 8.
10. Untuk yang diangkat menjadi judul apakah terbatas yang pure dikerjakan
sendiri atau bisa melibatkan vendor pak?
- Bisa saja dilakukan oleh vendor luar selama nanti perhitungan nilai
project dimasukan, dan apa tugas masing – masing anggota.Bila 100%
vendor tidak boleh, tapi bila hanya terlibat tidak apa-apa.
11. Utk Jumlah GKM di Bogasari Div. masing - masing plant cukup banyak,
Apakah di Bogasari Div. tema yg sama sudah diangkat oleh GKM
sebelumnya kemudian bisa diangkat / dibahas lg oleh Team yg baru ??..
Karena di NDL DIv tema yg sama tdk bisa diangkat lg oleh Team GKM yg
lain.
- Jika sudah pernah diangkat sebelumnya seharusnya tidak boleh diangkat
Kembali.
12. Apakah boleh dijelaskan kembali tentang ANAKONDA terimakasih..
- Penjelasan sama denga napa yang ada di slide PPT.
Genba, kita harus memetakan penyimpanan alat
Gembutsu, Mengamati dan memperhatikan kondisi yang sedang
berjalan di lapangan
Genjitsu, akan dijadikan tulang besar untuk diagram fish bone.
13. A. Berdasarkan history berapa % rasio biaya terhadap potensial cost saving?
B. Berdasarkan pengalaman KKM Bogasari di TKMPM, Apakah
perbaikan itu harus dikuatkan dengan didaftarkan PATEN? dan minta
sharing bagaimana cara pendaftaran PATEN nya.
- 0,89%
- Bila sudah dipastikan maka tidak diragukan lagi untuk fungsinya, dari
yang sederhana sampai yang kompleks.Sederhana ini singkatnya hanya
memodifikasi, bila kompleks memunculkan hal baru dan didaftarkan
hak patennya.800K pendaftaran dan selanjutnya penanaman hak paten
1,350 K
14. Izin bertanya dari Erni IKSM : Di Slide tadi dijabarkan bahwa penetapan
Target selalu diukur secara Kuantitatif, apakah tidak bisa menggunakan
Kualitatif juga?
- Sebisa mungkin kuantitatif, karena kualitatif masih ada unsur penilaian
moral yan dinilai, jadi di kuantitatifkan.
15. Pertanyaan:
A. Berapa estimasi jumlah karyawan Bogasari All Branch?
B. Organisasi QIT apakah Independen atau diisi oleh orang2 dengan jabatan
yg overlapping?
C. Rata-rata waktu pengerjaan 1 Cycle di Bogasari itu berapa lama?
D. Siapa juri yang dipilih saat Konvensi Bogasari, dan apakah
kompetensinya, jika dari internal Bogasar training apa saja yang diberikan
ke juri tersebut?
E. Kalau tidak salah di Bogasari menerapkan SS, apakah S di Bogasari
connect dengan QCC nya atau berjalan sendiri-sendiri?
-.
- Kalau di QIT tidak hanya mengerjakan QIT saja tetapi yang lainnya juga.
- 1 tahun untuk saat ini, tapi dilihat juga dari KKM nya
- 3 Juri dan 1 dari eksternal atau bisa jadi 2, jadi gabungan dengan internal,
bila nasional diambil dari luar.
- SS ( Sumber Sarat )
16. Dlm team GKM di Bogasari, apakah terdiri dari beberapa Dept / hanya
terdiri dari 1 Dept saja???. Umumnya di Bogasari Ndl Div. keanggotaannya
seperti apa bapak?
- Anngota dapat lintas divisi dan departemen jadi dapat cross function
tergantung dari masalah yang diangkat
17. Mengapa metode Brainstorming tidak disarankan utk menjadi Metode akar
masalah yang dominan??
- Saat pertama penentuan tema sebisa mungkin tidak mengangkat dari
brainstorming agar tidak subjective dan daya lingkupnya pun kecil.
18. A.Bogasari memiliki banyak plant, apakah perbaikan yang dilakukan di 1
plant akan diterapkan di plant lain? Misal perbaikan yang dilakukan oleh
tim CI di Cibitung, apakah akan di aplikasikan juga di plant Surabaya?
B.Khas dari CI tim Bogasari adalah selal menyertakan Paten dari HAKI
pada saat standarisasi, apakah boleh share bagaimana tahapan dan cara
mengajukan Paten ke HAKI? Apakah ada tips n trik khusus? Karena tim
kami pernah coba untuk mengajukan Paten, terhambat masa tunggu sekitar
24 bulan sampai dengan sertifikat paten itu keluar.
- Jika capable diterapkan maka tidak masalah harus kita yang pro active
karena verifikasi ini lama dan massive, lebih baik datang langsung
ketempatnya.
19. Bagaiamana idealnya untuk pembagian waktu kerja produktif dengan waktu
ber GKM bagi karyawan yang notaben nya punya target kerja harian, dan
berapa lama waktu yg di alokasikan untuk ber GKM kalo di Bogasari
- Tidak ada pemberian waktu khusus, karena ini sifatnya diluar pekerjaan,
jadi diatur masing – masing untuk tiap pertemuannya.
20. Analisa root cause, apakah mempertimbangkan possible root cause atau
kemungkinan penyebab untuk problem solving? dan dalam menentukan
target menggunakan metode apa?
- Kita belum tau problem solving , sebelumnya kita Analisa lapangan
terlebih dahulu, jadi belum menentukan problem solving.
- Menggunakan metode smart , jadi semua unsur bedah terlebih dahulu
baru dikerucutkan agar menjadi tujuan yang diinginkan.
21. Tadi disebutkan dalam slide bahwa untuk menentukan akar penyebab
masalah dominan harap menghindari metode Brainstorming dan NGT, yang
kami tanyakan metode apa saja yang layak untuk menetukan akar penyebab
masalah itu.
- Jika pengukuran sudah dengan kuantitatif maka dapat digunakan
diagram scatter dan dibuat validasi.
22. Dari pengalaman di Bogasari, bagaimana tips untuk mengubah KKM dari
kegiatan yang bersifat event menjadi culture?
- Pemberian pengarahan dan pemahaman untuk kegiatan KKM, untuk
kemajuan perusahaan.
23. Bagaimana penentuan materi / proyek yang kuat pada aspek QCDPSEM ?
- QCPDESM, semakin materi cukup luas, maka semakin kuat.Tapi tidak
aka nada penyajian yang lengkap, pasti akan terdapat kekurangan pada
tiap pembuatan project dan pasti juga terdapat satu kelebihan.
24. Apakah metode ini bisa dipakai untuk improvement yang sifat nya bukan
perbaikan masalah, misalkan project yang meningkatkan standar yang
sudah ada dan sudah baik namun hendak dijadikan lebih baik..?
- Tidak hanya penyelesaian masalah saja tapi juga dapat meningkatkan
standar.
25. Tips dan trik untuk membudayakan KKM di shopfloor dan bagaimana
metode mendevelop people nya.
- Harus ada komitment dari atasan ke tim penyuluhan dari seluruh bagian
tim agar menyelesaikan masalah yang berdasar data – data yang
ada.Sehingga bila sudah dibiasakan membaca data pembuatan data
untuk KKM akan lebih muda.
26. A.Bolehkah dishare tentang 7 tools dan New 7 tools yang dipakai di KKM
Bogasari? Kemudian bolehkah dipetakan/dijelaskan di masing-masing
langkah (8 langkah), biasanya pakai tools-tools apa saja?
B.Untuk tindakan perbaikan dari masing-masing group KKM yang sudah
dilakukan di beberapa tahun yang berlalu (tahun 2016-2023), apakah ada
monitoring keefektifan tindakan perbaikannya pak?
- Share Materi
- Monitoring dilakukan pada department yang terkait.
27. Jika dalam step 1 (analisa akar penyebab masalah) diketahui ada 5 masalah
yang terjadi, namun secara pareto masalah keempat tertinggi merupakan
keputusan manajemen (bukan lingkup KKM). Apakah boleh kami langsung
fokus untuk menyelesaikan masalah yg kelima (meskipun secara pareto
terendah)?
- Harusnya tidak diperbolehkan karena ini unsurnya kuantitatif, jadi harus
di urut pada presentase yang lebih tinggi.