PROPOSAL PENELITIAN

“ SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK

(STUDI KASUS BALAI PRASARANA PERMUKIMAN WILAYAH GORONTALO) ”

Disusun Oleh :
Nama : Dhea Ananda Suci
NIM : (941420083)

JURUSAN ADMINISTRASI PUBLIK

FAKULTAS ILMU SOSIAL
UNIVERSITAS NEGERI GORONTALO
TAHUN 2023

i
 LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

SISTEM INFORMASI TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK DI BALAI

PRASARANA PERMUKIMAN WILAYAH GORONTALO

PROPOSAL

Oleh

DHEA ANANDA SUCI

NIM. 941420083

Telah diperiksa dan disetujui untuk di uji

Gorontalo, Agustus 2023

Pembimbing I Pembimbing II

Rustam Tohopi, S.Pd, M.Si Romy Tantu, S.Sos, M.Si

NIP: 197903242008121001 NIP: 197401262006041001

Mengetahui,
Ketua Jurusan Administrasi Publik

Dr. Fenti Prihatini Dance TuI, S.Pd, M.Si.

NIP: 197802081999032001

i
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan
hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas proposal ini. Shalawat
dan salam tak lupa pula kita haturkan kepada junjungan kita Nabi Muhammad
SAW yang telah membawa kita dari alam kegelapan menuju alam terang-
benderang. Proposal ini disusun dengan berdasarkan hasil pengamatan awal pada,
Balai Prasarana Permukiman Wilayah Gorontalo.

Selama penulisan proposal ini, pada kesempatan yang sangat berharga ini
penulis menyampaikan ucapan terimaksih kepada pihak Balai Prasarana
Permukiman Wilayah Gorontalo, yang selama ini bersedia berbagi ilmu kepada
penulis dalam penyusunan proposa ini yang tidak bisa penulis ucapkan satu
persatu.

Semoga penelitian ini dapat menambah pengetahuan dan wawasan sesuai

dengan studi penulis tekuni. Penulis menyadari, proposal yang penulis tulis
ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh Karena itu, kritik dan saran yang
membangun sangat dibutuhkan demi kesempurnaan proposal ini.

Gorontalo, 20 Mey 2023

DHEA ANANDA SUCI

iv
 DAFTAR ISI
HALAMAN SAMPUL............................................................................................i
KATA PENGANTAR............................................................................................ii
DAFTAR ISI.........................................................................................................iii
BAB 1.........................................................................................................................
PENDAHULUAN...................................................................................................1
1.1 Latar Belakang............................................................................................1
1.2 Identifikasi Masalah....................................................................................3
1.3 Rumusan Masalah.......................................................................................3
1.4 Tujuan Penelitian........................................................................................3
1.5 Manfaat Penelitian......................................................................................4
1.6 Data Awal...................................................................................................4
BAB II.....................................................................................................................5
TINJAUAN PUSTAKA.........................................................................................5
2.1 Pengertian Tata Naskah Dinas Elektronik..................................................5
2.2 Pengertian Teknologi Informasi..................................................................6
2.3 Pengertian Pengelolaan Arsip Elektronik...................................................7
2.4 Pengertian Surat Masuk..............................................................................8
2.5 Pengertian Surat Keluar............................................................................10
2.6 Pengertian Disposisi Surat........................................................................12
2.7 Pengertian Internet....................................................................................12
2.8 Sistem Informasi.......................................................................................13
2.9 Penelitian Terdahulu.................................................................................14
2.10 Kerangka Pikir........................................................................................16
BAB III..................................................................................................................17
METODE PENELITIAN....................................................................................17
3.1 Jenis Penelitian..........................................................................................17
3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian....................................................................17
3.2.1 Lokasi Penelitian.............................................................................17
3.2.2 Waktu Penelitian.............................................................................17

iv
 3.3 Subjek Penelitian.......................................................................................18
3.4 Instrumen Penelitian.................................................................................18
3.5 Jenis dan Sumber Data..............................................................................18
3.5.1 Jenis Data........................................................................................18
3.5.2 Sumber Data....................................................................................19
3.6 Teknik Pengumpulan Data........................................................................19
3.7 Teknik Analisis Data.................................................................................21
Daftar pustaka......................................................................................................23

iv
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Terwujudnya sistem pemerintahan yang menggunakan pelaksanaan E-
Government untuk meningkatkan kinerja birokrasi, maka penggunaan Sistem
Informasi yang bersifat elektronik adalah penggunaan teknologi baru untuk
meningkatkan hubungan antara pemerintah dan masyarakat. Namun, upaya dalam
penerapan informasi menggunakan Sistem Informasi yang bersifat elektronik ini
masih menemui kendala. Penggunaan Sistem Aplikasi berbasis elektronik ini
bertujuan untuk memberikan pelayanan yang lebih ringkas dan efisien tanpa
menunggu waktu yang lama.
Di era modern ini, munculnya sistem operasi android juga sangat membantu
seseorang untuk berkomunikasi. Contoh dari aplikasi sosial media pada sistem
operasi android yaitu BlackBerry Messenger dan WhatsApp, dan selain itu
perangkat seluler pintar ini yang lebih sadar akan lokasi dan preferensi
penggunaanya. Membaca situasi dan kondisi mengenai kebutuhan masyarakat
khususnya para pegawai instansi dalam memperoleh informasi melalui sistem tata
naskah, maka untuk mendapatkan kemudahan tersebut, maka diperlukannya
sistem tata naskah dinas elektronik berbasis android.
Selain penyimpanan berkas yang masih menggunakan banyak kertas,
pencarian surat dasar yang sulit membuat para pegawai menjadi lambat dalam
bekerja. Penulis disarankan agar membuat suatu Sistem Informasi yang bisa
membuat pencatatan, pendataan, pengarsipan serta pengiriman surat masuk dan
surat keluar dengan cepat dan tidak hanya penyusunan file nya satu persatu.
Penulis disarankan untuk membuat pengarsipan agar surat-surat yang dibuat harus
ada arsip untuk disimpan agar pengelolaan dalam pengolahan surat masuk dan
pembuatan surat surat keluar dari dinas lebih terstruktur dan lebih rapi sehingga
lebih mudah dicari. Sistem Informasi yang dikembangkan sesuai dengan Pedoman
Tata Naskah Dinas Mentri Pekerjaan Umum Dan Perumahan Rakyat.

1
 2

Dari latar belakang tersebut penulis mencoba mengangkat judul penelitian “

Sistem Informasi Pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik Pada Balai Prasarana
Permukiman Wilayah Gorontalo ” dengan harapan agar proses surat menyurat
bisa dapat diproses dengan cepat dan tersusun pengarsipannya Tata Naskah Dinas
yang berbasis Elektronik yang merupakan bagian dari egoverment akan membuat
suatu instansi dapat melaksanakan kegiatan administrasinya dengan lebih
mudah, cepat, transparan, tertib, terpadu, produktif, akurat, aman dan efisien.
Dalam rangka mendukung penyelenggaraan pemerintahan elektronik (e-
Government) di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan
Rakyat perlu suatu upaya diantaranya dengan menerapkan sistem yang
terintegrasi dengan memanfaatkan teknologi komputer yang telah terhubung
pada setiap unit organisasi/unit kerja untuk mendukung penyelenggaraan
administrasi pemerintahan guna mempercepat dan mempermudah arus
informasi tata naskah dinas.
Dengan semakin meningkatnya volume naskah dinas dari hasil kegiatan
yang dilakukan oleh Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat,
maka penanganannya perlu didukung dengan sistem administrasi yang
memadai, yaitu dengan mengubah sistem manual ke sistem komputerisasi
sehingga pengelolaan naskah dinas dapat dilakukan dengan cepat. Salah satu
diantaranya adalah dengan menerapkan Sistem Tata Naskah Dinas
Elektronik (TNDE) di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum dan
Perumahan Rakyat. Sistem TNDE Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan
Rakyat merupakan sistem yang dikembangkan dengan memanfaatkan teknologi
berbasisinternet dan aplikasi web based yang dapat memproses data naskah dinas
dalam program manajemen basis data.
Sebagai tindak lanjut dari Peraturan Presiden Republik Indonesia
Nomor 15 Tahun 2015 tentang Kementerian Pekerjaan Umum dan
Perumahan Rakyat sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Presiden
Republik Indonesia Nomor 135 Tahun 2018 tentang Perubahan atas
Peraturan Presiden Nomor 15 Tahun 2015 tentang Kementerian Pekerjaan
 3

Umum dan Perumahan Rakyat dan Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan
Perumahan Rakyat Nomor 03/PRT/M/2019 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat, maka Peraturan
Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Nomor 07/PRT/M/2016
tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Pekerjaan Umum dan
Perumahan perlu disesuaikan dan disempurnakan.

1.2 Identifikasi Masalah

Dengan melihat latar belakang yang ada diatas bahwa dalam penerepan
system informasi tata naskah dinas yang baik dan harus sesuai dengan prosedur
yang ada dan jelas, maka identifikasi masalah yang dapat saya angkat yaitu terkait
system informasi tata naskah dinas balai prasarana permukiman wilayah gorontalo
yaitu :
1. Bagaimana proses aplikasi TNDE.
2. Prosedur-prosedur menggunakan aplikasi.
3. Kemudahan-kemudahan dalam penggunaan aplikasi TNDE

1.3 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang dan identifikasi masalah yang ada diatas
maka rumusan masalah yang dapat penulis angkat yaitu :

1. Upaya apa sajakah yang dapat dilakukan untuk melestarikan arsip agar
tetap fisik dan informasinya terjaga ?
2. Bagaimana struktur aplikasi klasifikasi surat dinas sehingga dapat
mempercepat proses administrasi persuratan ?
3. Bagaimana pemanfaatan aplikasi tata naskah dinas elektronik ?

1.4 Tujuan Penelitian

1. Mengetahui cara kerja tata usaha balai prasarana permukiman wilayah

gorontalo dalam menggunakan aplikasi (TNDE).

2. Mengetahui kendala apa saja saat menggunakan aplikasi.

3. Mengetahui proses administrasi persuratan.

 4

1.5 Manfaat Penelitian

Manfaat yang penulis harapkan dalam penelitian ini yaitu :
1. Manfaat Teoritis
Dengan adanya penelitian ini untuk menambah wawasan penulis atau
mengembangkan wawasan baru yang berhubungan dengan surat
menyurat berbasis elektronik dan pedoman bagi peneliti berikutnya
menggunakan objek yang sama dengan permasalahan yang lebih
mendalam.
2. Manfaat Praktis
Bagi penulis, penelitian ini merupakan kesempatan bagi penulis untuk
menambah wawasan. Bagi lembaga, penelitian ini diharapkan dapat
sebagai masukan dan pertimbangan kepada lembaga terkait dalam upaya
peningkatan Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE).
3. Manfaat Bagi Akademis
Manfaat bagi akademis yang dimana dari adanya penelitian ini semoga
dapat memberikan ilmu pengetahuan mengenai system informasi tata
naskah dinas elektronik yang berstudi kasus di balai prasarana
permukiman wilayah gorontalo yang kemudian dapat dipelajari untuk
dijadikan bahan-bahan dalam pembelajaran elektronik.

1.6 Data Awal

Tabel I.1 Surat Masuk Dan Keluar

No Tahun Surat Masuk Surat Keluar
1.2019 770 247
2 2020 651 110
3.2021 771 220
4.2022 889 237
5.2023 770 423
Jumlah 3.851 1.237
Sumber : Penulis 2023

Dari tabel di atas aplikasi ini digunakan dari tahun 2019 sampai dengan
sekarang ini masih digunakan, Dari tabel tersebut bisa dilihat juga ada
peningkatan penggunaan aplikasi ini dari tahun ke tahun
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

3.1 Pengertian Tata Naskah Dinas Elektronik

Naskah Dinas Elektronik adalah informasi yang terekam dalam media
elektronik sebagai alat komunikasi kedinasan, yang dibuat dan atau diterima
oleh pejabat/ pimpinan yang berwenang di lingkungan kementrian pekerjaan
umum dan perumahan rakyat.Tata Naskah Dinas Elektronik yang selanjutnya
disingkat TNDE adalah pengelolaan naskah dinas elektronik dengan
memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi. Sistem TNDE adalah
kesisteman pengelolaan naskah dinas secara elektronik yang meliputi
aplikasi perangkat lunak dan databasenya yang terhubung dengan jaringan
serta dapat diakses oleh semua pengguna Aplikasi TNDE adalah perangkat
lunak beserta databasenya yang digunakan untuk pngelolaan naskah dinas
secara elektronik. Dalam rangka mendukung penyelenggaraan pemerintahan
elektronik(e-Government) dilingkungan Kementrian Pekerjaan Umum dan
Perumahan Rakyat perlu suatu upaya diantaranya dengan menerapkan
system yang terintegrasi dengan memanfaatkan teknologi computer yang telah
terhubung pada setiap unit organisasi/unit kerja untuk mendukung
penyelenggaraan administrasi pemerintah guna mempercepat dan
mempermudah arus informasi tata naskah dinas.
Dengan semakin meningkatnya volume naskah dinas dari hasil kegiatan
yang dilakukan oleh Kementrian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat,
maka penanganannya perlu didukung dengan system administrasi yang
memadai, yaitu dengan mengubah system manual ke system komputerisasi
sehingga pengelolaan tata naskah dinas dapat dilakukan dengan cepat.Salah
satunya diantaranya adalah dengan menerapkan Sistem Tata Naskah Dinas
Elektronik (TNDE) dilingkungan Kementrian Pekerjaan Umum dan
Perumahan Rakyat. Sistem TNDE Kementrian Pekerjaan Umum dan Perumahan
Rakyat merupakan system yang dikembangkan dengan memanfaatkan teknologi

5
 6

berbasis internet dan aplikasi web baset yang dapat memproses data naskah dinas
dalam program manajemen basis data.

3.2 Pengertian Teknologi Informasi

Teknologi Informasi adalah segala bentuk teknologi yang diterapkan untuk

memproses dan mengirimkan informasi dalam bentuk elektronis,
mikrokomputer, computer mainframe, pembaca barcode, perangkat lunak,
pemroses transaksi, perangkat lunak lembar kerja (worksheet) serta peralatan
komunikasi dan jaringan. Teknologi informasi mengandung dua kata teknologi
dan informasi, yang masing-masing artinya berbeda satu dengan yang lain saat ini
teknologi informasi telah menjadi satu makna. Walaupun demikian arti
teknologi adalah suatu alat yang mampu untuk mempermudah atau memperlancar
suatu pekerjaan. Alat dalam suatu teknologi dapat berupa perangkat,baik
perangkat keras maupun perangkat lunak. Perangkat keras dapat berupa
mesin, alat, computer dan lain sebagaianya.Sedangkan perangkat lunak
dapat berupa software maupun prosedur-prosedur atau aturan-aturan yang ada.
Teknologi yang digunakan dalam teknologi informasi adalah teknologi
komputer, teknologi telekomunikasi dan teknologi yang mampu memberikan
nilai tambah untuk suatu organisasi (Hastha Dewa Putranta, 2004 : 24).
Sedangkan informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang
berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat
ini atau mendatang (Aji Supriyanto, 2005 : 243). Selanjutnya definisi
teknologi informasi adalah seperangkat alat yang membantu anda bekerja
dengan informasi dan melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan
pemrosesan informasi (Haag dan Keen, 1996) dan teknologi informasi adalah
tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (perangkat keras dan perangkat
lunak) yang digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi,
melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirim informasi
(Martin, 1999) serta Teknologi infromasi adalah teknologi yang
menggabungkan komputasi (komputer) dengan jalur komunikasi berkecepatan
tinggi yang membawa data, suara dan video (Williams dan Sawyer, 2003)
 7

dalam (Abdul Kadir dan Terra, 2003 : 2).

3.3 Pengertian Pengelolaan Arsip Elektronik

Sebelum membahas arsip elektronik perlu kiranya untuk mengetahui

perbedaan antara dokumen, arsip dan arsip elektronik. Pengertian dokumen
menurut ISO 15489-1 (Record Management- art 1: General) adalah unit informasi
terekam yang terstruktur, secara logis atau fisik, not fixed as record. Sedangkan
arsip adalah dokumen yang dibuat, diterima, dan disimpan sebagai bukti dan
informasi oleh sebuah badan, organisasi, atau orang, untuk memenuhi kewajiban
hukum atau dalam transaksi bisnis. Arsip elektronik adalah arsip yang terdapat
pada media penyimanan elektronik, yang dihasilkan, dikomunikasikan, disiman
dan/atau diakses dengan menggunakan peralatan elektronik.
Pada dasarnya arsip elektronik (electronic record) merupakan catatan yang
dibuat atau disimpan dalam bentuk elektronik, baik analog atau digital. Arsip
elektronik menurut NARA (National Archives and Record Administration) adalah
arsip-arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format dimana hanya mesin
komputer yang dapat memprosesnya. Oleh karena itu arsip elektronik seringkali
dikatakan sebagai machine readable records (arsip yang hanya bisa dibaca melalui
mesin). Rekod elektronik merupakan informasi yang terkandung dalam file dan
media elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun
perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan. ARMA Standards
Program: Glossary of Records Management Terms, 1984, mendefinisikan arsip
elektronik sebagai “Machine-Readable Record: Coded information which to be
understood, must be translated by a computer”, (Arsip terbacakan mesin:
Informasi dalambentuk kode yang untuk memahaminya harus diterjemahkan
terlebih dahulu dengan komputer). Menurut Read & Ginn menyatakan
bahwa“electronic records may contain quantitative data, text, images, or sounds
that originate as an electronic signal”. artinya adalah bahwa arsip elektronik dapat
berisi data kuantitatif, teks, gambar, atau suara yang bersumber dari sinyal
elektronik.
 8

Standards of Electronic Records Filing and Management China

mendefinisikan arsip elektronik sebagai dokumen yang diciptakan oleh perangkat
digital, dalamlingkup digital dan format digital, mengandalkan perangkat digital
seperti komputer untuk membaca dan pemrosesan, dan dapat didistribusikan
melalui jaringan komunikasi. Sedangkan menurut Australia archieve dalam buku
managing electronic record, arsip elektronik adalah arsip yang tercipta dan
terpelihara sebagai bukti dari transaksi, aktivitas dan fungsi lembaga atau individu
yang di trasfer dan diolah didalam dan diantara sistem komputer. Pendapat senada
disampaikan oleh Wallace yang mengatakan arsip elektronis terdiri dari himpunan
informasi yang terekam dalam bentuk kode yang dapat dibaca dan disimpan pada
beberapa media sehingga dapat ditemukan kembali, dibaca dan digunakan.

3.4 Pengertian Surat Masuk

Surat masuk adalah naskah yang berisi informasi yang diterima oleh unit
organisasi/unit kerja dalam rangka penyelenggaraan kedinasan Pengelolaan surat
masuk menurut Dr. Durotul Yatimiah, M.Pd dalam buku Kesekretarisan Modern
& Administrasi Perkantoran (2013) Setiap surat yang masuk ke perusahaan tentu
sangat berharga, karena surat dapat menjadi bahan otentik sekaligus landasan bagi
oraganisasi tersebut melakukan kegiatannya. Oleh karena itu, harus ada
pengelolaan yang setepat-tepat nya agar surat masuk tersebut dapat diperlakukan
sebagaimana mestinya.Dalam menangani surat masuk terdapat beberapa kegiatan
yang dilakukan. Hal tersebut adalah sebagai berikut :

1. Penerimaan Surat
Kegiatan yang harus dilakukan dalam penerimaan surat antara lain :
- Mengumpulkan dan menghitung surat yang masuk. - Memeriksa
kebenaran alamatnya. Apabila salah alamat, surat segera dikembalikan
pada pengirimnya.
 9

- Menandatangani bukti pengiriman pada kartu atau buku sebagai bukti

bahwa surat telah diterima. Biasanya penerimaan dicatat pada buku
penerimaan surat.
- Memisahkan surat berdasarkan alamat yang dituju (unit pengolah/nama
pejabat).
- Membuka surat (kecuali surat rahasia) dan memeriksa kelengkapannya
(Bila ada lampirannya, kalau lampiran tidak lengkap, buat catatan
seperlunya).

2. Penyortiran Surat
Penyortiran surat adalah kegiatan memisahkan mengelompokkan surat-surat
menurut jenis dan golongannya. Kegiatan Penyortiran surat
dimaksudkan,antara lain untuk beberapa hal berikut :
- Mengetahui banyak dan seringnya surat masuk.
- Mengelompokkan/memisahkan surat untuk memudahkan pengelolaan
surat sebagaimana mestinya.
- Mempermudah pengawasan.
- Membaca surat.

3. Pencatatan Surat
Pencatatan surat masuk dapat dilakukan dengan menggunakan buku
catatan harian atau agenda dan kartu tertentu. Agenda berfungsi sebagai
pencatat surat, sedangkan pencatatan kartu berarti sekertaris mencatat surat
sesuai dengan jenis surat yang masuk. Untuk surat penting, pengurusannya
dicatat pada kartu kendali. Jumlah kartu kendalil yang dipergunakan
biasanya rangkap tiga dengan warna yang berbeda. (putih = lembar I,
kuning = lembar II, merah = lembar III) untuk memudahkan pengendalian.

4. Pengarahan Surat
Dalam menentukan arah surat, perlu dipertimbangkan surat mana yang
harus disampaikan kepada pimpinan tertinggi dan surat yang disampikan
 10

kepada pengolah. Surat yang disampaikan langsung pada pimpinan tertinggi

adalah surat yang berisi masalah-masalah yang berkenaan dengan
kebijaksanaan dan hal lain yang ditentukan oleh pimpinan. Adapun surat
yang berkenaan dengan pekerjaan yang sifatnya rutin disampaikan
langsungkepada pengolah.
Untuk menyerahkan surat kepada yang berhak mengolah, terlebih
dahulu perlu dilengkapi lampiran berupa lembar disposisi pada surat
tersebut.Lembar disposisi berguna sebagai tempat pimpinan memberikan
tanggapan atas isi surat dengan menegaskan berupa instruksi atau informasi.
Instruksi diberikan terutama kepada bawahan atau staf pimpinan, sedangkan
informasi diberikan kepada para pimpinan yang sederajat.

5. Penyimpanan Surat
Penyimpanan surat memiliki beberapa tujuan diantaranya :
- Sebagai referensi bila organisasi memerlukan keterangan tertentu.
- Memberikan data/informasi kepada pimpinan yang bisa dijadikan dasar
dalam mengambil keputusan.
- Memberikan keterangan-keterangan vital, misalnya sebagai bukti dengan
ketentuan hukum.

3.5 Pengertian Surat Keluar

Surat keluar adalah surat bersifat kedinasan yang dibuat oleh organisasi atau
perusahaan yang dikirim atau ditujukan kepada pihak lain di luar organisasi atau
perusahaan. pengertian surat keluar adalah Surat – surat yang dikirimkan oleh
organisasi terkait, baik sebagai jawaban maupun tanggapan atas isi surat masuk
yang diterima dari suatu organisasi kantor atau perorangan, agar terjalin rangkaian
hubungan timbal balik yang serasi serta kedua belah pihak menurut Gina Madina
(2004 : 57). Kemudian ada langkah-langkah pengelolaan surat keluar yang baik
yaitu :
1. Pembuatan Konsep Surat
 11

Konsep surat disebut juga dengan istilah draft. Konsep surat disusun dan
dibuat sesuai bentuk surat yang benar atau dikehendaki pimpinan.

2. Pengetikan
Apabila konsep surat telah mendapatkan persetujuan dan memperoleh kode
atau nomor surat,diserahkan kepada unit pengolah.Kemudian kepala unit
pengolah harus tekun dan teliti dalam memeriksa hasil pengetikan
konsep surat tersebut hingga konsep suart tersebut menjadi bentuk surat
yang sesuai dengan ketentuan yang ada,setelah melalui koreksi kesalahan.

3. Mengetik Surat Dalam Bentuk Akhir

Konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk akhir
pada kertas berkepala surat tau kop surat.

4. Penandatanganan
Surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan,atau pejabat yang
berwenang untuk menandatangani.

5. Pencatatan
Dalam pencatatan ini kegiatan-kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai
berikut :

- Surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan lainnya

seperti lampiran dan amplop.
- Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam agenda oleh petugas
yang disebut agendaris.
- Surat dinas telah selesai dicatat dalam buku agenda, kemudian surat
tersebut siap dikirim.

6. Pengiriman Surat
Pengiriman surat dapat dilakukan dengan dua macam cara yaitu
dikirim secara langsung atau melalui pos.
 12

7. Penyimpanan Surat
Lembar utama dikirim ke alamat yang dituju, sedangkan lembar
kedua disimpan dengan menggunakan system kearsipan yang dipakai oleh
suatu organisasi.

3.6 Pengertian Disposisi Surat

Disposisi surat merupakan tanggapan atau intruksi yang diberikan oleh

atasan kepada bawahannya untuk segera di tindak lanjuti. Dalam sebuah alur
disposisi surat menyurat diawali dengan adanya surat masuk yang ditujukan
kepada pimpinan. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), disposisi
adalah pendapat seorang pejabat mengenai urusan yang termuat dalam suatu surat
dinas. Ini kemudian langsung dituliskan pada surat yang 11 bersangkutan atau
bisa juga dalam sebuah lembar khusus. Kemudian itu ada yang namanya aplikasi
e-Disposisi adalah aplikasi pengelolaan surat masuk pada sebuah instansi atau
perusahaan, surat masuk akan di kirimkan ke atasan, untuk selanjutnya oleh atasan
didisposisikan ke bawahan.

3.7 Pengertian Internet

Secara keseluruhan Internet adalah jaringan besar yang saling berhubungan

dari jaringan-jaringan komputer yang menghubungkan orang-orang dan
komputer-komputer diseluruh dunia, melalui telepon, satelit dan sistem-sistem
komunikasi yang lain. Manfaat internet adalah untuk sarana konektivitas dan
komunikasi; akses informasi, pengetahuan, dan edukasi; alamat dan pemetaan;
kemudahan bisnis; serta hiburan. Onno W. Purbo yang dikenal sebagai tokoh dan
pakar di bidang teknologi informasi mengartikan internet sebagai media yang
memungkinkan sebuah proses komunikasi yang bisa berjalan secara efisien
dengan tersambungnya perangkat ke beragam aplikasi.
Internet dipakaiuntuk mengefisiensikan proses komunikasi yang
disambungkan lewat berbagai aplikasi, seperti Web, VoIP, dan email. Kemudian
 13

internet juga ada dampak negatif yaitu seperti banyak konten illegal kejahatan
internet adalah kejahatan cyber. Tak hanya kriminalitas di dunia nyata, tindak
kejahatan juga menyasar dunia maya atau internet. Biasanya, pelaku kejahatan
cyber akan menyasar orang-orang yang lugu atau sering membagikan data-data
pentingnya di internet. Berbagai kejahatan cyber, seperti hacking, cracking,
maupun spamming. Internet yang seharusnya memberi Anda kemudahan malah
menjadi tempat melakukan kejahatan di tangan orang yang tidak bertanggung
jawab.

3.8 Sistem Informasi

Sistem Informasi adalah suatu sistem yang menyediakan infromasi untuk

manajemen dalam pengambilan keputusan. Dimana sistem tersebut merupakan
kombinasi dari orang – orang yang menggunakan, teknologi informasi dan
prosedur – prosedur yang terorganisasi. Batas sistem merupakan daerah yang
membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan
lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang
sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari
sistem tersebut. Komponen sistem merupakan bagian-bagian dari sistem yang
saling berhubungan dan menjadi satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau
subsub sistem ini memiliki karakteristik tersendiri dan menjalankan suatu fungsi
tersendiri. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang
disebut dengan supra system. Misalnya 12 sekolah dapat disebut sebagai sistem
dan pendidikan yang merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut sebagai
supra system.
 14

3.9 Penelitian Terdahulu

Adapun hasil penelitian yang relevan dengan penelitian ini yaitu :

Tabel II.2 Hasil Penelitian Relevan

No Nama Judul Metode Hasil Pembahasan
Penelitian
1. Mustawa Pengelol Kualitatif Di dalam kantor
Mizan aan Tata Kementrian Agama
Naskah Aceh Barat Daya
Dinas khususnya pada ruang
Sub tata usaha proses
Bagian pengeleloaan dokumen
Tata yang dilakukan pada
Usaha Di ruang tata usaha
Kantor tersebut sudah efesien.
Kemente Setiap naskah yang
rian masuk atau keluar
Agama tersimpan di sub
Aceh bagian tersendiri dan
Barat pengelolaan dokumen
Daya. sudah dikatakan
berjalan dengan baik.
2. Eka Sistem Kualitatif Banyaknya jumlah
Susanti informasi
dan Dwi pengelolaa surat yang dibuat dan
Nurul n tata diterima dibagian
Huda naskah Sekretariat sehingga
dinas proses surat menyurat
elektronik menjadi lambat dalam
pada hal waktu dan tenaga
 15

pemerintah dengan menggunakan

kota sistem lama. Untuk
tanjung menyikapi hal tersebut
pinang. maka akan di rancang
dan dibuat sebuah
aplikasi disposisi surat
yang terkomputerisasi
untuk mengelola
pencatatan surat masuk
agar dapat membantu
dalam pelayanan
publik dengan cepat.
Perangkat lunak yang
digunakan untuk
membuat sistem
informasi ini adalah
PHP yang berbasis web
dengan database SQL
Server Berdasarkan
pengujian yang
dilakukan aplikasi yang
akan dibuat dapat
membantu
menyelesaikan masalah
yang ada pada sistem
yang lama.
Sumber : Penulis, 2023
 16

3.10 Kerangka Berpikir

Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) Balai Prasarana Permukiman

Wilayah Gorontalo sudah dilakukan dari tahun 2019 sampai dengan saat ini
sangat banyak manfaatnya dalam menggunakan aplikasi ini dari surat masuk
surat keluar dan bahkan pengarsipan surat terlaksana dengan baik. Berikut
kerangka berpikir :

Gambar II.1 Kerangka Pikir Penelitian

Sistem Informasi Pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik Di Balai

Prasarana Permukiman Wilayah Gorontalo

Sistem Informasi adalah suatu system yang terdiri dari kumpulan komponen
system, yaitu software, hardware dan brainware yang memproses informasi
menjadi sebuah output yang berguna untuk mencapai suatu tujuan tertentu
dalam suatu organisasi

Sumber : Mulyanto, kusmana (2017:18)

Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) dengan semakin meningkatnya

volume naskah dinas dari hasil kegiatan yang dilakukan oleh Kementrian
Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat, maka penanganannya perlu
didukung dengan system administrasi yang memadai, yaitu dengan
mengubah system manual ke system komputerisasi sehingga
pengelolaan tata naskah dinas dapat dilakukan dengan cepat.Salah
satunya diantaranya adalah dengan menerapkan Sistem Tata Naskah
Sumber
Dinas: Penulis, 2023
Elektronik (TNDE

Sumber : Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat

 BAB III
METODE PENELITIAN

3.1 Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang akan peneliti gunakan adalah penelitian kualitatif.

Penelitian kualitatif adalah penelitian yang bermaksud memahami fenomena
tentang apa yang dialami oleh subjek penelitian misalnya prilaku, persepsi,
motivasi, tindakan dan lain-lain (Mustawa, 2020). Jenis metode kualitatif
merupakan prosedur penelitian yang menghasilakan data deskritif berupa kata-
kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan pelaku yang diamati. Dalam
penelitian ini tujuan yang ingin dicapai penulis adalah untuk mengetahui
sistem informasi pengelolaan tata naskah dinas elektronik di balai prasarana
permukiman wilayah gorontalo yang meliputi :
- Cara kerja tata usaha balai prasarana permukiman wilayah
gorontalo dalam menggunakan aplikasi (TNDE).
- Kendala apa saja yang dialami saat menggunakan aplikasi.
- Proses administrasi dalam persuratan.

3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian

3.2.1 Lokasi Penelitian

Penelitian ini akan dilaksanakan di balai prasarana permukiman

wilayah gorontalo provinsi gorontalo. Pemilihan lokasi penelitian didasarkan atas
beberapa pertimbangan yaitu :
- Balai prasarana permukiman wilayah gorontalo merupakan salah satu
pusat yang mempunyai tugas dalam melaksanakan tugas pengelolaan tata
naskah dinas elektronik.
- Lokasi penelitian yang mudah dijangkau oleh peneliti sehingga
memberikan efesiensi waktu bagi peneliti dalam melaksanakan kegiatan
penelitian.

3.2.2 Waktu Penelitian

Adapun mengenai waktu dalam penelitian ini yang diawali pada bulan mey
sampai 2023 sampai dengan februari 2024.

17
 18

3.3 Subjek Penelitian

Subjek dalam penelitian ini meliputi : Pertama, Kepala Tata Usaha balai
prasarana permukiman wilayah gorontalo alasan peneliti menjadikan Kepala Tata
Usaha balai prasarana permukiman wilayah gorontalo sebagai subjek dalam
penelitian ini karena Kepala Tata Usaha merupakan pemimpin yang berperan dan
bertanggung jawab langsung di ruang tata usaha. Kedua, bagian staf tata usaha
alasan peneliti memilih sebagai subjek ini karena merupakan pihak yang sangat
berperan dalam pelaksanaan pengelolaan tata usaha tersebut.

3.4 Instrumen Penelitian

Menurut Suharsimi Arikunto tahun 2002 menyatakan bahwa instrumen

penelitian adalah alat atau fasilitas yang digunakan oleh peneliti dalam
mengumpulkan data agar pekerjaannya lebih mudah dan hasilnya lebih baik
dalam arti lebih cermat, lengkap dan sistematis sehingga lebih mudah diolah
(Aliyas, Kasmilani, 2022). Instrumen penelitian yang digunakan oleh peneliti
dalam penelitian ini yaitu meliputi : - Alat tulis menulis merupakan alat yang
digunakan untuk mencatat hal-hal yang dianggap penting dalam melakukan proses
penelitian. - Handphone merupakan alat yang digunakan untuk melakukan
pengambilan data berupa rekaman audio dari wawancara di instansi yang
berhubungan dengan proses penelitian yang dilakukan. Selain itu handphone juga
dapat digunakan untuk melakukan pengambilan gambar yang berkaitan dengan
data dokumentasi yang dibutuhkan dalam penelitian. - Laptop merupakan alat
yang digunakan untuk mencari dan mengolah hasil data yang sudah diperoleh
yang berhubungan dengan penelitian yang dilakukan.

3.5 Jenis Dan Sumber Data

3.5.1 Jenis Data

Jenis data yang akan diperoleh dalam penelitian ini dapat digolongkan ke
dalam dua jenis yaitu :
 19

a. Data Primer
Data primer merupakan data yang diperoleh secara langsung dari
sumber data asli. Data primer dapat berupa opini subyek (Orang) secara
individual atau kelompok. Data primer ini dapat dikumpulkan melalui dua
metode yaitu observasi lapangan dan interview (Wawancara) sebagai data
primer untuk memperoleh data dari informan. Data primer yang dimaksud
adalah : Sistem informasi pengelolaan tata naskah dinas elektronik di
balai prasarana permukiman wilayah gorontalo.

b. Data Sekunder
Data sekunder merupakan data penelitian yang diperoleh secara tidak
langsung melalui media perantara. Data sekunder diperoleh dari riset
perpustakaan dengan mengumpulkan, membaca dan memahami teori-
teori dari buku artikel, jurnal, majalah dan data dari teori internet serta
data yang diperoleh dari instansi pemerintah atau swasta yang
berhubungan dengan judul penelitian yaitu meliputi : Aspek fisik
wilayah, data kependudukan dan kebijakan-kebijakan terkait sistem
informasi pengelolaan tata naskah dinas elektronik di balai prasarana
permukiman wilayah gorontalo.

3.5.2 Sumber Data

Data yang berkaitan dengan penelitian ini bersumber dari kepala kantor,
kepala staf tata usaha dan staf tata usaha bagian dalam pengelolaan tata
naskah dinas elektronik di balai prasarana permukiman wilayah gorontalo
untuk mengetahui bagaimana sistem informasi pengelolaan tata naskah dinas
elektronik di balai prasarana permukiman wilayah gorontalo.

3.6 Teknik Pengumpulan Data

Untuk terlaksananya penelitian dengan baik maka penulis

menggunakan teknik pengumpulan data sebagai berikut :
 20

1. Observasi
Observasi (observation) atau pengamatan merupakan suatu
teknik atau cara mengumpulkan data dengan jalan mengadakan
pengamatan terhadap kegiatan yang sedang berlangsung. Jenis observasi
yang dilakukan dalam penelitian ini untuk menjawab rumusan masalah
tentang :
- Upaya yang dapat dilakukan untuk melestarikan arsip agar tetap fisik
dan informasinya terjaga.
- Struktur aplikasi klasifikasi surat dinas sehingga dapat
mempercepat proses administrasi persuratan.
- Pemanfaatan aplikasi tata naskah dinas elektronik.
Observasi dilakukan kepada kepala kantor, kepala staf tata usaha
dan staf tata usaha bagian dalam pengelolaan tata naskah dinas
elektronik di balai prasarana permukiman wilayah gorontalo.

2. Wawancara
Dalam penelitian ini penulis mengolah data yang berasal dari hasil
wawancara dengan menggunkan teknik analisi data wawancara artinya
setiap data dari hasil wawancara dimasukkan dalam tulisan ini
menurut apa adanya “ Wawancara adalah salah satu teknik pengumpulan
informasi yang dilakukan dengan cara mengadakan tanya jawab baik
secara langsung maupun tidak langsung ”. Wawancara dalam penelitian ini
untuk menjawab rumusan masalah tentang :
- Upaya yang dapat dilakukan untuk melestarikan arsip agar tetap fisik
dan informasinya terjaga.
- Struktur aplikasi klasifikasi surat dinas sehingga dapat
mempercepat proses administrasi persuratan.
- Pemanfaatan aplikasi tata naskah dinas elektronik.
Wawancara dilakukan kepada kepala kantor, kepala staf tata usaha
dan staf tata usaha bagian dalam pengelolaan tata naskah dinas
elektronik di balai prasarana permukiman wilayah gorontalo.
 21

3. Dokumentasi
Dokumentasi merupakan suatu data yang digunakan untuk
melengkapi penelitian baik berupa sumber tertulis, film, gambar (foto),
karya-karya, monumental yang semuanya itu memberikan informasi untuk
proses penelitian.

3.7 Tehnik Analisis Data

Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah

menggunakan langkah-langkah seperti yang dikemukakan oleh Burhan Bungin
(2003:70) yaitu sebagai berikut :

1. Pengumpulan Data (Data Collection)

Pengumpulan data merupakan bagian integral dari kegiatan analisis data.

Kegiatan pengumpulan data pada penelitian ini adalah dengan menggunakan
observasi, wawancara dan dokumentasi.

2. Reduksi Data (Data Reduction)

Reduksi data diartikan sebagai proses pemilihan, pemusatan perhatian pada

penyederhanaan dan transformasi data kasar yang muncul dari catatan-catatan
tertulis dilapangan. Reduksi dilakukan sejak pengumpulan data dimulai dengan
membuat ringkasan, mengkode, menelusur tema, membuat gugus-gugus, menulis
memo dan sebagainya dengan maksud menyisihkan data atau informasi yang
tidak relevan.

3. Display Data

Display data adalah pendeskripsian sekumpulan informasi tersusun yang

memberikan kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan
tindakan. Penyajian data kualitatif disajikan dalam bentuk teks naratif.
Penyajiannya juga dapat berbentuk matrik, diagram, tabel dan bagan.
 22

4. Verifikasi Dan Penegasan Kesimpulan

(Conclution Drawing And Verification) Merupakan kegiatan akhir dari

analisis data. Penarikan kesimpulan berupa kegiatan interpretasi yaitu menemukan
makna data yang telah disajikan. Antara display data dan penarikan kesimpulan
terdapat aktivitas analisis data yang ada. Dalam pengertian ini analisis data
kualitatif merupakan upaya berlanjut, berulang dan terus-menerus. Masalah
reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan atau verifikasi menjadi
gambaran keberhasilan secara berurutan sebagai rangkaian kegiatan analisis yang
terkait. Selanjutnya data yang telah dianalisis dijelaskan dan dimaknai dalam
bentuk kata-kata untuk mendeskripsikan fakta yang ada dilapangan, pemaknaan
atau untuk menjawab pertanyaan penelitian yang kemudian diambil intisarinya
saja.
 DAFTAR PUSTAKA

Aji Supriyanto. (2005). Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta: Salemba Infotek.

Aliyas, Kasmilani, M. W. M. (2022). BAB III METODE PENELITIAN. 43–51.

Arikunto, Suharsimi. 2002. Prosedur Penelitian, Suatu Pendekatan Praktek.

Jakarta : PT Rineka Cipta.

Bungin, Burhan. 2003. Analisis Data Penelitian Kualitatif. Jakarta : PT Raja.

Grafindo Persada.

Haag dan Keen. 1996.Information Technology: Tomorrow’s Advantage

Today.Hammond: Mcgraw-Hill College.

Madina. 2004. Mengerjakan Pengarsipan Surat dan Dokumen Kantor. Bandung:

CV Armico.

Martin, E.1999. Managing Information Technology What Managers Need to

Know. 3rd ed. New Jersey:Pearson Education International.

Mustawa, M. (2020). No Title. Skripsi Pengelolaan Tata Naskah Dinas Sub

Bagian Tata Usaha Di Kantor Kementerian Agama Aceh Barat Daya.

Putranta, Hastha Dewa. (2004).Pengantar Sistem dan Teknologi Informasi.

Yogyakarta : Ames.

Williams dan Sawyer. 2003.Using Information Technology: A Practical

Introduction to Computers and Communications.London: CareerEducation.

Yatimah, Durotul, Dr., M.Pd. 2013. Kesekretarisan Modern dan Administrsi

Perkantoran. Jakarta: Pustaka Setia.

23
Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Republik Indonesia

Nomor 16/PRT/M/2019 Tentang Tata Naskah Dinas.

Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 06/PRT/M/2013 Tentang Petunjuk

Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Elektronik Kementerian Pekerjaan Umum.

24