BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

TÜV Rheinland AG adalah perusahaan berskala global dibidang Testing,

Inspection, Certification, Consultation dan Training yang berdiri tahun 1872.

Berpusat di Cologne, Jerman, TÜV Rheinland AG memiliki lebih dari 19,300

karyawan di 69 negara. Pelayanan yang ditawarkan oleh TÜV Rheinland terbagi

dalam 6 Divisi (Business Stream) yaitu Industrial Service, Mobility, Products,

Academy & Life Care, ICT & Business Solution, dan Systems. PT TUV Rheinland

Indonesia adalah anak perusahaan TÜV Rheinland AG yang telah beroperasi di

Indonesia sejak 1996, dengan kantor pusat di Jakarta dan memiliki jaringan di 6

cabang di seluruh Indonesia yaitu di Jakarta, Medan, Surabaya, Bali, Batam,

Bandung, Balikpapan and Yogyakarta. Sejak didirikan tahun 1996, klien PT TUV

Rheinland Indonesia berjumlah lebih dari 1700 perusahaan yang tersebar di

seluruh Indonesia di berbagai bidang. Divisi Sisitem PT TUV Rheinland

Indonesia memberikan jasa sertifikasi untuk beragam sistem manajemen yang

mengacu pada standar nasional dan internasional. Beberapa sertifikasi sistem

manajemen yang ditawarkan meliputi Manajemen Mutu ISO 9001:2015;

Manajemen Lingkungan ISO 14001:2015; Manajemen Kesehatan & Keselamatan

Kerja ISO 45001:2018; Manajemen Kesehatan & Keselamatan Kerja (SMK 3);

Manajemen Keamanan Pangan (ISO 22000); HACCP (Hazard Analysis and

Critical Control Point); LSU (Lembaga Sertifikasi Usaha) Hotel Star Rating.

1
 2

Jumlah klien PT TUV Rheinland Indonesia untuk divisi sistems sendiri

saat ini mencapai 4000 klien lebih, sehingga membuat proses reminder

penjadwalan audit yang saat ini masih menggunakan sistem yang

konvensional yakni menggunakan Microsoft excel menjadi lambat, dimana

Admin penjadwalan harus melihat terlebih dahulu data duedate audit setiap

klien kemudian Admin akan duedate propose jadwal tersebut kepada klien

sesuai dengan ketersediaan auditor.

Begitupun jika ada klien baru yang tertarik dengan sistem yang kami

tawarkan dan berniat mendaftar maka klien tersebut diharuskan menghubungi

PT TUV Rheinland melalui telepon atau duedate. Baru kemudian akan

direspon oleh tim sales dengan mengirimkan kuisioner untuk dilengkapi klien.

Kemudian setelah kuisionernya kembali, tim sales baru akan membuatkan

penawaran untuk klien tersebut.

Hal ini tentunya akan membutuhkan waktu yang cukup lambat karena

ada beberapa loop yang sebenarnya kurang efisien dan terkadang adanya

beberapa data klien yang terlewat duedate penjadwalannya oleh Admin

penjadwalan. Sehingga sistem yang masih manual ini tentu saja menimbulkan

komplain dari berbagai pihak.

Salah satu solusi untuk mengatasi permasalahan tersebut diperlukan

adanya suatu perancangan sistem penjadwalan. Perancangan sistem artinya

membangun sistem yang lebih baru dan lebih baik dari kondisi saat ini guna

mengatasi permasalahan yang ada dan diharapkan terjadi peningkatan dalam

hal kinerja, informasi, pengendalian, efisiensi dan pelayanan.

 3

Setelah sistem tersedia, tentunya diperlukan sebuah program yang akan

digunakan untuk menampilkan sistem tersebut kedalam sebuah interface, bisa

berupa desktop, maupun Website. Program berbasis desktop mengharuskan

penggunanya untuk melakukan installasi pada perangkat komputer yang akan

kita gunakan, Sedangkan program berbasis Web dapat diinstall hanya ada satu

server yang sudah kita siapkan pada sebuah jaringan serta nantinya dapat

diakses dengan browser melalui berbagai macam perangkat.

Dengan pertimbangan diatas, penulis tertarik mengambil judul skripsi

“Sistem Informasi Penjadwalan Audit ISO PT TUV Rheinland Indonesia

Berbasis Web”. Kedepan dengan sistem ini diharapkan dapat memberikan

masukan dan kemudahan bagi klien dan Admin penjadwalan dalam

memberikan informasi dan layanan penjadwalan audit ISO untuk klien lama,

serta mampu memberikan respon yang jauh lebih cepat kepada klien baru.

B. Identifikasi Masalah

Berdasarkan topik dan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka

teridentifikasi masalah yang mucul adalah sebagai berikut :

1. Penjadwalan audit ISO klien lama yang sedang berjalan masih

menggunakan sistem konvensional Microsoft Excel.

2. Kendala bagi klien baru untuk memperoleh respon dan penawaran yang

cepat dari tim sales karena adanya beberapa loop yang kurang efisien.

3. Adanya beberapa data klien yang terlewat duedate penjadwalannya oleh

Admin penjadwalan.
 4

C. Batasan Masalah

Agar pembahasan masalah yang dilakukan dalam penelitian ini dapat

terarah dengan baik dan tidak menyimpang dari pokok permasalahan, maka

penulis perlu mengambil langkah dengan membatasi pembahasan masalah.

Pembatasan masalah yang penulis lakukan adalah terfokus pada proses

penjadwalan audit untuk klien Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja

ISO 45001:2018 dan Manajemen Keamanan Pangan ISO 22000:2005 di PT

TUV Rheinland Indonesia.

D. Rumusan Masalah

Berdasarkan identifikasi masalah yang telah diuraikan di atas, maka

diperoleh perumusan masalah sebagai berikut :

1. Bagaimana supaya sistem penjadwalan yang masih konvensional ini dapat

diubah menjadi sistem informasi berbasis Website?

2. Bagaimana sistem informasi ini bisa mempermudah klien lama untuk

mendapatkan informasi mengenai duedate sertifikat perusahaannya?

3. Bagaimana agar loop yang kurang efisien antar klien dan tim sales saat

mengisi kuisioner dapat dipersingkat?

4. Bagaimana sistem informasi ini bisa mempermudah klien baru untuk

mendapatkan informasi mengenai penawaran harga dari tim sales?

5. Bagaimana agar tampilan serta fungsi dari aplikasi ini dapat diterima user?

6. Bagaimana agar aplikasi ini dapat digunakan langsung oleh seluruh user

tanpa harus melibatkan bantuan dari Admin?

 5

E. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian untuk penulisan tugas akhir ini adalah sebagai

berikut :

1. Menjadikan sistem penjadwalan yang sebelumnya masih konvensional

menjadi sistem informasi berbasis Website.

2. Mempermudah klien lama untuk mendapatkan informasi mengenai

duedate sertifikat perusahaannya.

3. Mempersingkat loop yang kurang efisien antar klien dan tim sales saat

mengisi kuisioner.

4. Mempermudah klien baru untuk mendapatkan informasi mengenai

penawaran harga dari tim sales?

5. Merancang User interface dan User Experience yang mudah diterima oleh

pemakai aplikasi Website.

6. Merancang aplikasi yang dapat digunakan langsung oleh seluruh user

tanpa harus melibatkan bantuan dari Admin.

F. Kegunaan Penelitian

Kegunaan penelitian ini secara garis besar dapat dibagi menjadi 2

(dua) kegunaan, yaitu :

1. Bagi PT TUV Rheinland Indonesia berguna untuk mempermudah banyak

klien baru mendaftar dan mempertahankan klien lama agar tidak terlewat

penjadwalannya.
 6

2. Bagi penulis berguna untuk dijadikan tempat dalam menyalurkan ilmu

pengetahuan yang didapat dari tempat perkuliahan atau kampus.

3. Bagi pengunjung maupun member Website untuk memperoleh informasi

dari Website tanpa menunggu respon yang lama.

G. Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan dibuat untuk mempermudah pembaca agar

mengerti maksud dan tujuan dari pada isi per bab secara detail.

Adapun sistematika penulisan laporan tugas akhir ini adalah sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini akan menguraikan tentang latar belakang masalah,

identifikasi masalah, pembatasan masalah, perumusan masalah,

tujuan penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI, PENELITIAN YANG RELEVAN DAN

KERANGKA BERPIKIR

Bab ini akan menjelaskan tentang landasan teori, kerangka berpikir

dan teori-teori yang berkaitan dengan topik yang dilakukan serta

hal-hal yang berguna dalam proses pembuatan aplikasi tersebut.

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

Pada bab ini berisi tentang metodologi penelitian yang membahas

waktu dan tempat penelitian, metode penelitian, metode

pengumpulan data serta langkah-langkah pengembangan sistem.

 7

BAB IV RANCANGAN SISTEM, HASIL, DAN UJI COBA

Dalam bab ini berisikan tentang membahas definisi masalah dan

penyelesaiaannya, gambaran algoritma secara flowchart dan

pseudocode, rancangan layar, pembahasan hasil uji coba, serta

penjelasan kelebihan dan kelemahan sistem yang dibuat.

BAB V SIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini berisi tentang simpulan dan saran sebagai penutup

laporan tugas akhir ini.