SISTEM KEARSIPAN

A. PENGERTIAN ARSIP

Arsip adalah suatu tanda bukti, dokumen, atau warkat yang bertalian dengan bukti keterangan suatu
keluarga, perusahaan, masyarakat, atau bangsa.

Kearsipan adalah segala kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip-arsip, baik arsip dinas
maupun arsip pribadi, dari mulai penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran maupun
pemusnahan surat menyurat atau berbagai macam warkat lainnya.

Sedangkan pengertian arsip menurut para ahli :

1. The Liang Gie mengartikan arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana,
karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

2. Atmosudirdjo mengartikan arsip, yaitu : Wadah, tempat, map, order, doos, kotak, almari kabinet, dan
sebagainya yang dipergunakan untuk menympan nahan-bahan arsip.

B. TUJUAN KEARSIPAN

- Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman

- Jika dibutuhkan bisa ditemukan dengan cepat dan tepat

- Menghemat waktu dan tenaga

- Menghemat tempat penyimpanan

- Menjaga rahasia arsip

- Menjaga kelestarian arsip

- Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan

kemasyarakatan.

C. FUNGSI ARSIP

- Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam penyusunan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau digunakan dalam penyelenggaraan
pelayanan ketatausahaan dalam ruang lingkup administrasi negara.

- Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak digunakan lagi secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan
kegiatan tugas pokok ataupun dalam penyelenggaraan kegiatan tatausahaan dan kehidupan kebangsaan
pada umumnya dan penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.