Laporan Penanganan Barang Bawaan Tamu Chek in – Chek Out Indovidu

Dibuat oleh :
Nama : Ikadek Siman Ariputra
Nomor : 09
Kelas : XI PH 1

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 1 TAMPAKSIRING

2023
Pendahuluan.
Bell boy merupakan petugas yang bertanggung jawab atas penanganan barang bawaan
tamu, tugas dari seorang bellboy adalah mengantar tamu dan barang yang di bawa dari mobil
sampai ke kamarnya, menjaga keamanan barang tamu, dan menjaga kebersihan atau kerapian
Bellboy troly.

Laporan Penanganan Barang Bawaan Tamu Chek in dan chek out merupakan sebuah
laporan yang dibuat untuk memenuhi tugas projek Penilaian Akhir Semester 1 Front Office
Pilihan, Materi Conciarge, Tugas ini dibuat oleh :
Nama : Ikadek Siman Ariputra
Nomor : 09
Kelas. : XI PH 1

Di dalam laporan ini terdapat beberapa materi yang berkaitan dengan Penanganan
Barang Bawaan Tamu oleh Bell Boy seperti :
A. Grooming atau penampilan prima (beserta foto siswa)
B. Persiapan Alat (beserta foto alat)
C. Formulir Bell Boy yang di pakai saat menangani tamu Chek in (beserta foto Formulir
Bell Boy)
D. SOP kerja penanganan barang bawaan tamu chek in
E. Percakapan bahasa inggris penanganan barang bawaan tamu chek in bell boy dan
guest
F. Formulir Bell Boy yang di pakai saat menangani tamu Chek out (Beserta Foto
Formulir)
G. SOP kerja penanganan barang bawaan tamu chek out
H. Percakapan bahasa Inggris penanganan barang bawaan tamu chek out bell boy dan
guest
I. Foto pasca praktek.

Dengan demikian laporan ini menjadi sarana latihan bagi saya dalam mencapai
kompetensi pengetahuan dibidang Front Office. Semoga saja dalam laporan ini tidak ada
banyak kekeliruan, jika ada dimohon untuk memberikan kritik dan saran.
 Tampaksiring 17 November 2023
A. Grooming ( penampilan Prima)

Standar Grooming adalah salah satu syarat yang harus dilakukan pegawai hotel
(Bell boy). Karena penampilan adalah salah satu bentuk diri yang pertama kali dilihat
oleh tamu.

1. Kebersihan diri
A. Mandi setiap hari paling tidak sebelum bekerja
B. Menggunakan diodorant
C. Menggunakan parfum
D. Menyikat gigi setelah makan
E. Menggunakan obat kumur supaya tidak bau mulut
F. Mencuci tangan memakai sabun setelah menggunakan toilet
G. Kuku dipotong secara teratur

2. Rambut
A. Rambut seorang pegawai hotel (Bell boy) harus di atas kerah baju
dan panjangnya tidak menutupi telinga
B. Hindari penggunaan gell rambut berlebihan, namun boleh digunakan
untuk merawat kerapian rambut
C. Cukur kumis dan jenggot setiap hari
D. Hindari cukur raper dengan kerokan di atas telingga

3. Pakaian, perhiasan, dan sepatu

A. Pakian rapi sesuai uniform perusahaan
B. Jam tangan tidak mencolok
C. Kaos kaki warna gelap
D. Memakai sepatu pantofel
E. Tidak boleh memakai cincin, kecuali cincin pernikahan

Penampilan Grooming wajib diikuti oleh seluruh pegawai Hotel, guna memberikan
kenyamanan bagi tamu yang melihatnya. Penampilan juga dapat mencerminkan kepribadian
seseorang.
 B. Persiapan Alat Keja

Guna memperlancar saat melakukan aktivitas keja, seorang bellboy memerlukan alat keja
diantaranya:
1. Pesawat Telepon
Pesawat telepon berfungsi sebagai alat komunikasi seluruh staf dalam hal berkoordinasi
untuk memenuhi keinginan atau kebutuhan tamu

2. Duplikat Key Rack

Fungsi dari alat ini adalah untuk menyimpan kunci kamar tamu.
 3. Luggage (Bell boy trolley)

Berfungsi sebagai tempat untuk membawa barang-barang tamu dalam jumlah banyak.
Seorang Bell boy wajib menjaga kebersihan trolyy ini supaya tamu merasa nyaman

4. Paling board
Papan yang di fungsikan sebagai untuk mendapatkan tamu di sekitar lobby, atau restaurant,
apabila ada tamu yang mencarinya, atau ada telepon untuknya.
 5. Luggage room rack
Berfungsi sebagi tempat menyimpan barang bawaan tamu. Supaya tampak lebih rapu dan
Aman.

6. Time and date stamping

Berfungsi untuk memberikan cap tanggal, dan jam pada surat regristation
 7. Bel
Untuk memanggil Bell Boy/Bell maid, alat ini ditelakan di counter dan untuk membunyikan
cukup menekan bagian atasnya saja. Sembari berkata (Bell boy/maid please)

8. Komputer
Untuk menginfut data tamu Reservasi yang masuk melalui jaringan komputer.
 C. Persiapan Formulir Bell boy chek in
Dalam mendukung kegiatan kerja seorang Bell boy menggunakan beberapa Formulir
diantaranya :
1. Luggage tag

Pengguna Luggage tag berfungsi untuk digantungkan pada barang bawaan tamu supaya tidak
tertukar, adapun cara pengisian formulir ini adalah
A. Name (diisi nama Guest)
B. Room ( diisi nomor kamar Guest )
C. Kemudian isi tanda (√) pada jenis barang bawaan tamu.

2. Bell boy Errand Card

Bell Boy Errand Card berfungsi untuk mencatat kegiatan dalam penanganan barang bawaan
tamu, saat tiba, pindah kamar, dan chek out. Pada form ini petugas boleh mencatst seluruh
barang tamu. Cara mengisi formulir ini adalah
A. Bell Boy No (disi no bell boy)
B. Room No ( diisi nomor kamar)
C. Guest Name ( diisi nama tamu)
D. No Of peces ( diisi banyak barang yang di bawa tamu)
E. Beri tnada (√) pada Arrival
F. Isi berala Pcs pada jenis barang tamu
G. Isi nama bellboy/maid pada tulisan Bellboy di bawa
H. Date (diisi tanggal formulir diisi)
I. Kemudia serahkan pada bell captain maka bell captain akan mengisi tanda tangan
pada tulisan bell captain.

3. Bell Boy Control sheet

Lembar formulir pengawasan di pakai oleh bell captain untuk mencatat kegiatan bell boy
dalam menangani barang bawaan tamu. Formulir ini diisi oleh Bell Captain. Disi pada chec
in, Nomor Kamar, Be Boy, dan Jam.
D. Standar Opracing prosedure penanganan barang bawaan tamu chek in
Individu

1. Alat kerja
A. Luggage tag
B. Bell Boy Errand Card
C. Bell Boy Control sheet
D. Bell Boy Troley
E. Time Stamp
2. Prosedur
A. Membuka pintu mobil dan memberikan salam (Greeting)
B. Turunkan barang bawaan tamu
C. Bawa masuk barang tamu dari main entrance ke lobby beri luggage tag
pada masing-masing barang tamu
D. Letakan barang-barang dekat dengan tamu pada saat tamu regristasi
E. Isi Bell Boy Errand Card
1. Beri tanda (√) pada kolom arrival
2. Uraikan barang dan jumlah barang
3. Time stamp (tanggal,bulan,tahun,jam)
4. Catet nomor mobil atau taxi yang dipakai tamu
F. Setelah menerima kunci kamar reception perhatikan nomor kamar dan
nama tamu
G. Antarkan tamu ke kamar sambil menjelaskan fasilitas hotel
H. Ketuk pintu kamar sebanyak tiga kali kemudian cek keadaan kamar
I. Persilahkan tamu masuk ke dalam kamar
J. Letakan barang di Luggage rack
K. Jelaskan fasilitas kamar seperti Ac, Tv, Minibar, dan lainya
L. Ucapkan selamat beristirahat kepada tamu dan berjalan mundur
sembari menutup pintu kamar
M. Lengkapi Bell Boy Control sheet pada kolom Chek in, nomor kamar,
nama Bell Boy, jumlah tamu, dan Jam
N. Lengkapi Bell Boy Errand Card, serahkan ke Bell Captain
O. Tunggu Assisment berikutnya dari Bell Captain
 E. Percakapan Bell Boy and Guest saat check in

Keterangan
B : Bell Boy/Bell Mind
G : Guest

B : Good Afternoon, Wellcome to Smakta Hotel. My i assist you?

G : I want to check in please!
B : I’m Siman, I’m Bell Boy staf in our hotel, my i know your name, Miss?
G : Yes, My name is Yuliani
B : Do you have any luggage, Ms. Yuliani?
G : Yes, I have one suitecase please!
B : My I bring your luggage, Ms. Yuliani?
G : Yes Please
B : Thank you
G : You are wellcome
B : The reception in the way, please follow me!
G : oky
B : Ms. Yuliani this is our reception, please regristation here
G : Alright Thank you
B : you are wellcome Ms. Yuliani and I’ll waiting you in Bell desk
G: oky

Bell Boy mengantarkan Tamu ke kamar

B : Excuseme Ms. Yuliani, Are you ready to go to your room now?
G : yes, I’m Ready
B : Alright Ms. Yuliani, my I borrow your room key, please?
G : Yes, please
B : Thank you
G : You are wellcome
B : And Wait a moment please, I’will take your luggage
G: Alright
B : Thank you for waiting Ms. Yuliani, the room this way, please follow me
G : Alright

Dalam perjalanan menuju kamar hotel

B : How Are you Ms. Yuliani?
G : I’m fine, How about you?
B : I’m fine thaks, So Where are you from Ms. Yuliani?
G : I’m from Malaysia
B : My I explain about our hotel facilities?
G : Yes, please
B : In our hotel, we have two restaurant, there are Smakta resto and uma resto, we have spa
and body treatment, free wifi, swimming pool, and transport service, and Our Hotel Open 24
hours
G : Alirght
B : Any question, Ms?
G : No thank you

Sesampainya di depan kamar

B : Excuseme Ms. Yuliani this is your room, your room number is 204.
G : Alirght
B : please wait a moment, I want to check it first
G : Alright, thankyou
B : (Mengetuk pintu) Bell Boy please, Good Afternoon, Bell Boy please, Excuseme
B : Thanks For waiting Ms. You room is clean and ready, please come in
G : yes tankyou

Menjelaskan Room Facilities

B : Excuseme Ms. Yuliani, My I explain about your room facilities?
G : yes please
B : Ms. Yuliani, this is your Bed complate with bed side table and ADD phone system, if you
want some information please trunt 0 for Housekeeping, 1 for Fornt office, and 2 For
Restaurant.
The switch is here, and the Air Conditioning. And this is remote control, please push minus
sign it you want to your room mor could, and please push pluse sign if you want to your room
is warmer.
This is your televition with 20 channel, lokal, national, and international channel. This is
remote control please satting the program as you like,
This is your writing table, and this your miny bar If you would like to have some drink
don’tforget sign the bill.
And cofe maker, if you want to make a caffe this is sugar, coffe, cremer, mineral whater,
coffe glass, and spon.
G : Alright
B : This is your wadrobe complate with extra fillow, sheet, laundry list, and Laundry bag,
hanger, bathrobe, and slipper
Those one are laundry bag and laundry list. Please fill out the laundry list and than put it
together with dirty clothes in the laundry bags and call the valet to pick them up
G : Alright
B : And this is your Batroom, please follow me
G : In Batroom we have a Shower, and bath tab complate with hot and cold water, the blue
tab for cold water and the red tab for a hot water, please be carful to make a red tab because
the water is very hot. Thi is the Whasbesin complate with table, mirror, tootbrush, two
mineral water, and this is toilet bool.
Please follow me
G : Alright
B : Any question Ms. Yuliani?
G : No thank you
B : Excuseme Ms. Yuliani, would you like to sign here, please and this is your pen
G : (menandatangani)
B : Thank you very much
G : You are wellcome
B : Thank you Ms. Yuliani we hope you will enjoy stay in our hotel, have a nice day and have
a nice stay.
G : Alright thankyou
B : You are wellcome, Good Bay.

F. Persiapan Formulir Bell Boy Check out

Untuk memperlancar tugas seorang Bell Boy, maka ia memerlukan beberapa formulir kerja
antara lain :

1. Bell Boy Errand Card

Pada saat Chek Out, Bell Boy Errand Card di berikan kepada Front Office Cashier untuk
menginformasikan petugas Cashier. Kemudian Bell Boy Errand Card akan di cap Paid
apabila tamu telah melakukan transaksi, dan mengembangkan kunci kamar.

2. Bell Boy Control sheet

Lembar formulir pengawasan di pakai oleh bell captain untuk mencatat kegiatan bell boy
dalam menangani barang bawaan tamu. Formulir ini diisi oleh Bell Captain Bell Boy Control
sheet di isi pada kolom chek out, nomor kamar, bell boy, dan jam.

G. Standar Opracing prosedure penanganan barang bawaan tamu chek out

1. Alat kerja :
A. Bell Boy Errand Card
B. Bell Boy Control Sheet
C. Time stamp
D. Bell Boy Trolley

2. Prosedur
A. Bell Boy Captain mengintruksikan untuk mengambil barang di kamar
dengan memberikan bell boy Errand card
B. Errand card diberikan kepada front office Cashier untuk
menginformasikan petugas Cashier. Bell Boy menuju kamar
C. Isilah Bell Boy Control Sheet pada kolom chek out, nomor kamar, Bell
Boy, dan jam
D. Tekan Bel atau ketuk pintu kamar (Greeting)
E. Pastikan sekali lagi bahwa tamu akan chek out
F. Bila barang tamu sudah siap, luangkan waktu untuk mengecek keadaan
kamar dan laci-laci untuk memastikan tidak ada barang hotel yang
dibawa tamu, dan tidak ada barang tamu yang tertinggal.
G. Bell Boy membawa tamu ke front office Cashier
H. Bell Boy Errand Card di cap “paid” bila tamu sudah melakukan
transaksi dan mengembalikan kunci kamar
I. Bell Boy memasukkan barang-barang tamu ke mobil, bila Bell Boy
Errand Card sudah di cap “Paid” bila belum barang-barang tetap di
letakkan di counter
J. Beri tau untuk cek kembali barang-barang yang sudah masuk ke mobil,
ucapkan selamat jalan selamat sampai tujuan
 K. Berikan Bell Boy Errand Card pada Bell Captain
L. Masukan Bell Boy Errand Card dan Bell Boy Control Sheet ke time
stamp oleh Bell Captain
M. Bell Boy Menunggu Assisment berikutnya dari Bell Captain

H. Percakapan bahasa Inggris Bell Boy dan Guest Chek out

Keterangan
A. BC : Bell Captain
B. G : Guest
C. B : Bell Boy

Tamu menelepon Bell Captain Desk

BC : Good Morning, Conciarge desk, Siman’s speaking, How May assist you?
G : I Will Chek Out Now
BC : sure, May I Know your name, and your room number please
G : yes, I’m Arianta in room #101
Bc : Alirght, Mr. Arianta May I Know How Many Luggage do you have?
G : Just one Suitecase
Bc : What time use to pic up your luggage?
G : Now, At 10 Am
Bc : well, Mr. Arianta May I repeat your request?
G : yes Please
Bc : Well Mr. Arianta, so your room is #101, you have one Luggage, and the time to pic up
your luggage is 10 Am, that’s correct?
G : yes correct
Bc : Alright Mr. Arianta thank you for calling the Bell Boy service, I Will send Bell Boy at 10
Am to pick up your luggage, have a nice day.

Ketuk pintu, sampai Tamu membuka pintu

B : Bell Boy Please
G : Come in please
B : Good Morning sir, How was your stay?
G : it was Good
B : I heard that you’re leaving now, to day it’s right?
G : yes that right
B : well, Are you ready with your luggage?
G : yes
B : may I check your luggage?
G : yes please
B : well sir, after I check, i found one Suitecase with good condition is that right?
G : yes that right
B : Mr. Arianta may i check your room, to mekesure nothing left behind
G : yes please
B : Mr. Arianta after I check nothing left behind in your room. Are you ready to go to the
lobby?
G : yes I’m ready
B : Alirght, please follow me

Di Lobby
B : Well Mr. Arianta, please have a seat, I will take care your luggage
B : Excuseme Mr. Arianta are you finis with your settle account?
G : No
B : Alirght Mr. Arianta over there is our receptionist desk. Take your time.wenever you ready
i will back around is minutes and i will take your luggage
G : Thank you

Tamu melakukan transaksi di FO Cashier

B : Excuseme Mr. Arianta have you finish with your settle account
G : yes, I’m finish
B : Are you ready with your transportation?
G : yes, my transportation already in the front of there.
B : Well Mr. Arianta I will escort you to the main entrance area
G : Alirght
B : follow me please, this a way please. Well Mr. Arianta may I double check your luggage?
G : yes please
B : so you have one Suitecase with good condition, is that right?
G : yes that right
B : please wait a moment, I will load your luggage to the car
G : yes
B : Alright Mr. Arianta, mind your stap please. Thank you for staying at our hotel, and wish
you have safe flight, good bay
G : Good Bay to

I. Foto Praktek Penanganan Barang Bawaan Tamu Chek in dan Chek out