PENANGANAN WAKTU HENTI SISTEM DATA (DOWNTIME) PADA PEMBUATAN SEP

PASIEN
BPJS DI SIM RS

NO. DOKUMEN NO. REVISI HALAMAN

011/ 12 / 2022 00 1/3
RUMAH SAKIT DAERAH KALISAT

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL TGL. TERBIT Ditetapkan oleh

(SPO) 01 Desember 2022 Direktur
dr. SAMSUL HUDA, Sp.B
NIP. 19621211 198901 0 003

Pengertian Suatu penanganan di saat terjadi henti sistem (downtime) pada pembuatan Surat Eligibilitas Peserta

(SEP) pasien BPJS pada SIM RS RSD Kalisat

Tujuan Tujuan utamanya adalah agar pelayanan kepada pasien peserta BPJS dapat tetap berjalan dengan

lancar

Kebijakan Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 dan Kebijakan Direktur Rumah Sakit Daerah Kalisat tentang

Rekam Medis Elektronik

Prosedur 1. Petugas Pendaftaran melapor kepada Penanggung Jawab Pendaftaran dan laporan diteruskan

kepada tim IT jika terjadi downtime pada pembuatan SEP pada SIM RS .

2. Tim IT melakukan pengecekan pembuatan SEP pada Aplikasi Virtual Claim (VClaim) BPJS

3. Apabila pembuatan SEP bisa dilakukan pada VClaim BPJS, tim IT menginstruksikan kepada

penanggung jawab pendaftaran untuk pembuatan SEP menggunakan VClaim BPJS

4. Tim IT menginstruksikan kepada Penanggung Jawab Pendaftaran untuk menunggu maksimal

15 menit, sesuai dengan Standar Pelayanan Minimal (SPM) Teknologi Informasi

5. Penanggung Jawab Pendaftaran menyampaikan kepada pasien untuk menunggu maksimal 15

menit.

PENANGANAN WAKTU HENTI SISTEM DATA (DOWNTIME) PADA PEMBUATAN SEP

PASIEN
BPJS DI SIM RS

NO. DOKUMEN NO. REVISI HALAMAN

011/ 14 / 2022 00 2/3
RUMAH SAKIT DAERAH KALISAT
 6. Apabila dalam 15 menit VClaim BPJS masih belum bisa diakses maka Penanggung Jawab

Pendaftaran melakukan pembuatan SEP manual.

7. Penanggung jawab pendaftaran berkoordinasi dengan bagian-bagian terkait ketika terbit SEP

manual :

a. Pasien Rawat Jalan

- Penanggung jawab pendaftaran menghubungi masing-masing poli Rawat Jalan jika akan terbit SEP

manual.

- Penanggung Jawab Pendaftaran menginformasikan kepada Petugas Pendaftaran Rawat Jalan untuk

membuat SEP manual

- Petugas Pendaftaran Rawat Jalan melakukan Pembuatan SEP manual dengan memastikan a) Masa

berlaku rujukan masih berlaku

- Kartu JKN pasien aktif melalui Aplikasi Saluran Informasi Penanganan Pengaduan (SIPP)

- Setelah VClaim BPJS kembali lancar, pasien rawat jalan yang menggunakan SEP manual

dibuatkan SEP pada hari itu juga.

PENANGANAN WAKTU HENTI SISTEM DATA (DOWNTIME) PADA PEMBUATAN SEP

PASIEN
BPJS DI SIM RS

NO. DOKUMEN NO. REVISI HALAMAN

011/ 14 / 2022 00 3/3
RUMAH SAKIT DAERAH KALISAT

b. Pasien Gawat Darurat/ Rawat Inap

- Penanggung jawab pendaftaran menghubungi Kepala Ruang Rawat Inap dan Koordinator Instalasi

Gawat Darurat (IGD) jika akan terbit SEP manual.

- Petugas Pendaftaran Gawat Darurat/ Rawat Inap membuat SEP kosong dengan memastikan Kartu

BPJS pasien aktif melalui aplikasi SIPP

- Setelah VClaim BPJS kembali lancar, Pasien Gawat Darurat dibuatkan SEP pada hari yang sama

dan Pasien Rawat Inap dibuatkan SEP maksimal 3x24 jam.

Unit Terkait 1. Instalasi Rekam Medis

2. Instalasi Rawat Jalan

3. Instalasi Teknologi Informasi (IT)

4. Instalasi Gawat Darurat

5. Ruang Rawat Inap