LAPORAN FAILURE MODE

AND EFFECT ANALYSIS (FMEA)

Identifikasi Masalah dalam Persiapan Mengganti Manual
Claim Menjadi Virtual Claim (V-claim) di
RS PKU Muhammadiyah Sruweng

Disusun Oleh:
20171030007 – Belva Prima Geniosa
20171030009 – Cornel Anggara
20171030016 – Dimas Rachmat Budi P.
20171030018 – Fitri Faiza Rachmawati
20171030039 – Rudi Ilhamsyah

PROGRAM STUDI MANAJEMEN RUMAH SAKIT

PROGRAM PASCASARJANA
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA
2018
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

BPJS Kesehatan (Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Kesehatan)

merupakan Badan Hukum Publik yang bertanggung jawab langsung

kepada Presiden dan memiliki tugas untuk menyelenggarakan jaminan

Kesehatan Nasional bagi seluruh rakyat Indonesia, terutama untuk Pegawai

Negeri Sipil, Penerima Pensiun PNS dan TNI/POLRI, Veteran, Perintis

Kemerdekaan beserta keluarganya dan Badan Usaha lainnya ataupun

rakyat biasa.

Berdasarkan Peta Jalan JKN dan Perpres Nomor 12 tahun 2013, BPJS

Kesehatan mengklasifikasi penggunanya ke dalam 2 kategori besar, yaitu:

1. Non Penerima Bantuan Iuran (non-PBI) merupakan golongan

masyarakat mampu yang bisa membayar premi secara mandiri.

2. Penerima Bantuan Iuran (PBI) merupakan golongan masyarakat

tidak mampu yang preminya dibayarkan oleh negara.

Berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 111 Tahun 2013 tentang

jaminan kesehatan, jenis iuran atau premi yang wajib dibayar dalam BPJS

Kesehatan terbagi menjadi tiga jenis, yaitu:

 Iuran Jaminan Kesehatan untuk penduduk miskin dan tidak

mampu yang didaftarkan oleh Pemerintah daerah

 Iuran Jaminan Kesehatan untuk Pekerja Penerima Upah

(PNS, Anggota TNI atau POLRI, pejabat negara, serta

 pegawai pemerintah non pegawai negeri dan pegawai

swasta)

 Iuran Jaminan Kesehatan untuk Pekerja Bukan Penerima

Upah (pekerja di luar hubungan kerja atau pekerja mandiri)

dan Peserta Bukan Pekerja (investor, perusahaan, penerima

pensiun, veteran, perintis kemerdekaan, janda, duda, anak

yatim piatu dari veteran atau perintis kemerdekaan)

Setiap rumah sakit yang bekerja sama dengan BPJS perlu

mengumpulkan berkas perawatan berupa dokumentasi dan aspek-aspek

lain kepada BPJS untuk melalui proses verifikasi, sehingga bisa dibayarkan

Mulai 1 Mei 2018, BPJS Kesehatan menerapkan implementasi

verifikasi digital klaim (Vedika) bagi fasilitas kesehatan rujukan tingkat

lanjutan (FKRTL). Perkembangan teknologi informasi nyatanya lebih

memudahkan berbagai hal termasuk dapat dimanfaatkan dalam proses

verifikasi klaim tagihan pelayanan kesehatan Program Jaminan Kesehatan

Nasional - Kartu Indonesia Sehat (JKN-KIS).

Vedika adalah proses verifikasi terhadap klaim yang diajukan oleh

rumah sakit menggunakan aplikasi verifikasi digital yang dilakukan di

Kantor Cabang/Kantor Kabupaten Kota BPJS Kesehatan.

 Implementasi Vedika ini bisa meningkatkan kepuasan peserta

melalui peningkatan pelayanan di fasilitas kesehatan, meningkatkan

kepuasan fasilitas kesehatan terhadap proses administrasi klaim BPJS

Kesehatan dan simplifikasi proses klaim pelayanan di Fasilitas Kesehatan

Tingkat Lanjut (FKRTL). Implementasi ini memungkinkan sentralisasi

data dan peningkatan akurasi data pelayanan serta digitalisasi proses

penjaminan pelayanan di Fasilitas Kesehatan.

B. Tujuan

Tujuan analisis modus kegagalan dan dampaknya adalah:

1. Mempermudah proses pemberkasan untuk claim pengguna BPJS

2. Mempercepat waktu pembayaran claim pengguna BPJS

C. Manfaat

1. Bagi RS PKU Muhammadiyah Sruweng: Untuk mempercepat

claim pengguna BPJS

 BAB II
FAILURE MODE EFFECT ANALYSIS (FMEA)

A. Definisi

Failure Mode Effect Analysis (FMEA) adalah suatu alat mutu untuk

mengkaji suatu prosedur secara rinci, dan mengenali model-model

kemungkinan adanya kegagalan atau kesalahan pada suatu prosedur,

melakukan penilaian terhadap tiap model kesalahan atau kegagalan dengan

mencari penyebab terjadinya, mengenali akibat dari kegagalan atau

kesalahan dan mencari solusi dengan melakukan perubahan desain atau

prosedur.

B. Langkah-langkah FMEA

Langkah 1 : Mencari proses yang berisiko tinggi dan membentuk tim

Langkah 2 : Menyusun flow-chart pelayanan

Langkah 3 : Identifikasi efek kegagalan (failure mode)

Langkah 4: Menetapkan tingkat keparahan dan efek kegagalan dengan

skoring (Risk Priority Number)

Langkah 5 : Melakukan Root Cause Analysis (RCA) dan melakukan

Identifikasi masalah dengan fishbone

Langkah 6 : Desain ulang

Langkah 7 : Ujicoba desain ulang

Langkah 8 : Evaluasi
C. Proses Analisis Modus Kegagalan dan Dampaknya

Langkah 1: Pilih Proses yang Berisiko Tingi dan Membentuk Tim

Judul Proses: Persiapan Mengganti Manual Claim Menjadi Virtual Claim

Alasan Memilih Topik: Dalam waktu dekat, Rumah Sakit PKU

Muhammadiyah Sruweng akan melakukan penggantian proses claim

layanan BPJS menggunakan virtual claim, dimana dilakukan untuk

mencapai Efisiensi, Efektivitas dan Otomasi Proses Bisnis 100% pada BPJS

Kesehatan. Otomasi proses bisnis (BPA) merupakan strategi mengeliminasi

kegiatan yang dioperasikan secara manual, memakan waktu dan berbiaya

tinggi dalam sebuah organisasi. Hal ini dilakukan dengan merestrukturisasi

sumber daya manusia dan mengintegrasikan aplikasi dengan menggunakan

sistem komputer dan piranti lunak. BPA memberikan manfaat terutama

untuk menyediakan layanan yang efisien, menekan tingkat kesalahan dan

memperbaiki masalah pembayaran. Strategi ini telah diterapkan untuk

mendukung kelangsungan skema jaminan sosial di berbagai negara, salah

satunya untuk proses claim review.

Pembentukan Tim FMEA:

Ketua : dr. Diah Fitriana

Sekretaris : Hayyu Perwita Sari, AMK

Anggota : Yeni

Retno

Wina

Annisa

Belva Prima Geniosa (Notulen)

Cornel Anggara

Dimas Rachmat B.

Fitri Faiza

Rudi Ilhamsyah

Dalam tim tersebut, semua area telah terwakili (admin, SEP,

verifikator Internal, Coder rawat inap, coder rawat jalan) dengan berbagai

tingkat pengetahuan, yang dilaksanakan mulai Mei 2018

Langkah 2: Menyusun Flow Chart Pelayanan

Berkas dilengkapi di
Bangsal (+ 1 jam)
Pasien pulang kemudian berkas di kasir
dan diambil oleh petugas
BPJS setiap shift pagi di
kasir

 SEP
Pemberkasan  Surat rujukan/surat
keterangan emergensi
 Informed Consent rawat
inap
 Surat perintah rawat
Pemeriksaan kelengkapan inap
resume RM  Hasil pemeriksaan
penunjang
 Billing
 Obat-obatan

Melengkapkan RM oleh
Coding
administrasi

Lembar INA CBGs Input Data

Data belum lengkap

Verifikasi Internal

Data Lengkap

Pengiriman berkas ke BPJS

dengan kardus-kardus
 Langkah 3: Identifikasi efek kegagalan (failure mode)

No. Fase/Tahap Failure Mode Potential Effect Potential Cause

1. Pelengkapan Berkas di Bangsal
Pengambilan berkas di Kasir
2. Pemberkasan

3. Pemeriksaan resume

4. Melengkapi RM oleh
administrasi

5. Lembar INA CBGs

6. Verifikasi Internal
Langkah 3: Menetapkan Tingkat Keparahan dari Efek Kegagalan dengan Skoring (Risk Priority Number)

No Failure Mode Occurrence Severity Detection RPN Prioritas

Langkah 5: Identifikasi Akar Penyebab Masalah (Fish-Bone Methods)
Langkah 6: Desain / Rancangan Ulang Proses

No Failure Mode Prioritas Rancangan Ulang Proses Target Waktu Penanggung Jawab
Langkah 7: Uji Coba Desain Ulang
Langkah 8: Implementasi dan Monitoring Desain / Rancangan Baru

Failure Mode Prioritas Perbaikan RPN Sebelum Desain Ulang RPN Setelah Desain Ulang