Storage & Purchasing
Storage & Purchasing
Kaos
Seragam
kaki
Absensi Tugas hitam
sesuai
Tidak
Rambut
berkumis
hitam &
rapi
dan
berjenggot
Kuku
pendek
dan tanpa Dasi
cat kuku
Bagian Pembelian
( Purchasing Department )
Chapter. 1
Bagian yang berperan dalam proses dan prosedur pembelian barang langsung pakai
ataupun untuk stock.
Aktif berinteraksi dengan perusahaan diluar hotel/ supplier/ vendor terkait pengadaan
barang.
Purchasing memiliki keterkaitan erat dengan bagian cost control, store dan kitchen.
Cost percentage tidak sesuai standar perusahaan karena kualitas tidak standar,
Perusahaan merugi
standar bahan diatas standar terjadi pemborosan/ cost naik harga tetap.
Jujur, adil dan anti kolusi dengan supllier, paham terkait jenis, karakteristik, cara penyimpana, cara memilih dan
memilah bahan dan paham spesifikasi bahan yg dibutuhkan.
Tersedia dan dipatuhinya terkait spesifikasi standar pembelian dalam hal kualitas barang, ukuran, berat dsb.
Purchasing
manager Bertanggung jawab pada
keseluruhan oprasional
purchasing
Asst. Purchasing
Mewakili purchasing manager Manager/
jika berhalangan hadir Secretary
Memudahkan komunikasi
dan koordinasi bagian
purchasing dengan
bagian lain di hotel
Memudahkan supplier
berinteraksi dengan
purchasing dept.
Komputer
Calculator
Purchase Requisition
Purchase Order
Purchase Order Control Sheet
Kerjasama Purchasing dengan Bagian Lain ( Close Cooperation)
Storeroom requisition yang diterima dari berbagai
department yang selanjutnya dibuat purchase
requisition untuk dilakukan pemeriksaan barang
Store untuk memutuskan perlu atau tidaknya dibuat
room purchase requisition.
Purchasing
Melakukan kontrol harga bahan baku yang akan
Melakukan kontrol dan evaluasi atas penerimaan dibuat sesuai dengan purchase requisition sebelum
barang sesuai dengan purchase order. dilakukan pembelian.
Cost
Receiving
control
Target Bagian Pembelian Barang
Analisa dan perhitungan yang matang matang dan selanjutnya secara transparan pula
diinformasikan halangan-halangan yang terjadi selama proses pembelian, kepada bagian-bagian
yang meminta barang.
Memastikan kesesuaian sejak pembuatan purchase requisition sampai menjadi purchase order, waktu
pengiriman (delivery date) dan berapa lama proses tersebut dilakukan.
Teknik Membeli Barang
Tujuan teknik
pembelian
barang ....
Mendapatkan harga beli barang yang paling murah dan
dengan kualitas barang yang paling baik.
Umpan Balik
Catatan : Berikan pendapat anda pada kolom komentar di google classroom, terimakasih
Sistem Pembelian Barang
Purchasing Department
Chapter. 3
Sistem Kontrak
Masa berlaku surat kontrak; 3 bulan atau 6 bulan.
Sistem harian & bulanan Tidak memerlukan analisa ketat terkait supplier
Harga fluktuatif
Pembelian secara cash atau kontan ( cash and carry )
Suatu cara pembelian barang/ bahan makanan yang pada umumnya dipergunakan untuk memesan
jenis makanan tertentu saja dan yang dipasok oleh supplier tertentu.
Jenis makanan yang dipesan adalah dairy product ; susu, produk pastry, yoghurt, ice cream, telur dsb.
Dengan hormat,
Mohon dikrimkan 30 kg telur setiap hari ( kecuali hari minggu) mulai tanggal 5 April 2023, sampai ada
pemberitahuan lebih lanjut.
Tertanda,
Executive Chef
Review
Menurut pengalaman anda , terkait cara pembelian barang , jenis pembelian apa saja yang
pernah anda lakukan ?
Menurut pendapat anda, mengapa dalam suatu perusahaan atau usaha harus ada patty cash ?
Siklus Dokumen Bagian Pembelian
(Document Flow Chart)
Purchasing Department
Chapter. 4
Pembelian Barang
dokumen Diterima
Purchase Purchase Dikirim ke staff
yang Dikirim ke Purchasing Requisition
digunakan Requisition. purchasing
gudang untuk
Purchase Order
Dept dikirim ke konfirmasi barang
dalam dept yg diminta
Cost control
proses
pengadaan
barang Ditandatangani Konfirmasi terakhir
Ditandatangani oleh adalah ACC dari
oleh store cost control
manager GM
Form Purchase Requisition
Survey Harga Pasar ( Market Survey )
➢ Survey pasar dilakukan untuk mengetahui harga pasar sebenarnya ( actual price)
➢ Bahan yang disurvey terdiri dari kebutuhan sehari-hari seperti ; sayur mayur, daging sapi, ikan, bahan
rempah, dan bahans egar lainnya.
➢ Survey dilakukan untuk acuan dalam pembuatan kontrak pembelian dengan supplier
Market Survey Form & Price List Comparison
Memilih Rekanan (Supplier)
➢ Bagian pembelian ( purchasing ) bersama dengan F&B Dept dan Cost Control secara berkala
melakukan market survey.
➢ Hasil market survey dibuat rekapitulasi dalam bentuk market price list
➢ Market price list digunakan sebagai acuan dalam penentuan kontrak harga dengan supplier.
Deskripsi Jabatan Bagian Pembelian ( Job Description )
Terlampir
Feedback
Menurut anda kenapa Purchase Reqisition sangat diperlukan dalam kegiatan perencanaan
pembelian barang ?
Menerima Barang
(Receiving)
Purchasing Department
Chapter. 5
lembar
purchase order
Lembar
memorandum
invoice
Receiving
clerk
Lembar daily
receiving
report
Lembar
spesifikasi
bahan yang
akan diterima
Selain hal diatas seorang receiving clerk harus paham peralatan utama seperti timbangan besar,
timbangan elektrik, kerangjang plastik besar dan troli besar.
Contoh kasus
Pada tanggal 3 Mei 2023 diterima dari Toko Abadi, Jalan Gajahmada No. 2000 X, Denpasar dengan nota no.22, sesuai dengan order
pembelian ( Purchase Order) No. 0018, bahan makanan jenis groceries berupa :
Pada tanggal yang sama, 3 Mei 2023, diterima lagi barang/bahan makanan jenis groceries dari UD Surya,
alamat : Jalan Pasar Gede, Blok D/14 Surakarta, dengan nota no. 32 sesuai dengan order pembelian
( Purchase Order) No. 00025, bahan makanan jenis groceries sebagai berikut :
Buatlah Purchase Order (PO), Nota Rekanan (NR) , Memorandum Invoice (MI) dan Daily Receiving Report
(DRR)
Hasil Latihan ditulis tangan dan dikumpullkan dalam bentuk foto ke gogle clasroom, terimakasih.
Bahan Makanan Jenis Perishable dan Dairy Product
Attention :
1. Ketika receiving clerk menerima sayuran dan buah, harus diperiksa kondisi fisik (segar)
2. Memperhatikan kondisi barang jenis dairy product ( fresh cream, fresh milk, yoghurt, cheese dll) terkait expired date
3. Ketika menerima barang dalam jumlah besar seperti daging, receiving clerk harus membuatkan “meat tag”
Meat Tag
Slow Moving Items
Slow moving Item
Beberapa faktor yang dapat menyebabkan barang menjadi slow-moving antara lain:
Permintaan rendah: Jika ada permintaan yang rendah atau sedikit pelanggan yang tertarik pada produk
tersebut, barang akan mengalami rotasi yang lambat.
Musiman: Barang-barang yang terkait dengan musim tertentu, seperti pakaian musim dingin atau
peralatan olahraga musim panas, mungkin mengalami rotasi yang lambat di luar musimnya.
Penempatan yang buruk: Jika barang ditempatkan di lokasi yang kurang terlihat atau sulit dijangkau oleh
pelanggan potensial, itu bisa mengakibatkan penjualan yang rendah.
Kelebihan persediaan: Jika ada terlalu banyak persediaan untuk suatu barang dan permintaan tidak
sebanding, barang tersebut mungkin akan tetap lambat terjual.
Harga yang tidak kompetitif: Jika harga barang terlalu tinggi dibandingkan dengan pesaing sejenisnya,
pelanggan mungkin akan memilih alternatif yang lebih murah.
Menyimpan Barang (Storing)
Store room adalah ruangan atau area yang digunakan untuk menyimpan atau menyimpan barang, persediaan, atau
inventaris dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Store room biasanya dirancang secara khusus dengan sistem
penataan dan penempatan yang terorganisir untuk memudahkan penemuan, pengecekan, dan pengambilan barang
yang diperlukan.
❑ Penyimpanan barang: Store room berfungsi sebagai tempat untuk menyimpan barang-barang yang diperlukan
dalam operasional perusahaan
❑ Manajemen persediaan: Store room berperan dalam mengatur dan mengelola persediaan perusahaan
❑ Pengamanan barang: Store room memberikan tempat yang aman untuk menyimpan barang.
❑ Organisasi dan pemeliharaan: Store room dirancang agar barang-barang tersusun dengan rapi dan terorganisir.
Rak, lemari, atau sistem penyimpanan lainnya digunakan untuk mengelompokkan dan mengatur barang agar
mudah ditemukan dan dicek
Persyaratan Gudang/ Storeroom
Ruangan yang memadai ; Pastikan storeroom memiliki ukuran yang cukup untuk menampung semua barang yang
perlu disimpan.
Keamanan ; Storeroom harus memiliki sistem keamanan yang memadai, seperti pintu yang terkunci dengan aman
dan kontrol akses terbatas.
Pencahayaan yang baik ; astikan storeroom memiliki pencahayaan yang memadai agar barang-barang dapat dilihat
dengan jelas dan mudah diidentifikasi.
Ventilasi yang memadai ; Pastikan storeroom memiliki ventilasi yang baik untuk menjaga lingkungan yang tepat bagi
barang-barang yang disimpan
Organisasi yang teratur ; Penting untuk memiliki sistem penataan dan penempatan barang yang terorganisir di
storeroom
Pemeliharaan rutin ; Lakukan pemeliharaan rutin untuk memeriksa kondisi rak, lemari, atau sistem penyimpanan
lainnya
Klasifikasi/ Jenis Gudang
Daily Store (atau kadang-kadang disebut Convenience Store) adalah jenis storeroom yang khusus
untuk menyimpan barang-barang yang dibutuhkan dalam operasi sehari-hari suatu organisasi atau
Daily Store
perusahaan. Biasanya, Daily Store terletak dekat dengan area kerja atau produksi dan menyimpan
persediaan yang diperlukan dalam jumlah kecil atau untuk penggunaan segera.
General Store adalah jenis storeroom yang lebih luas dalam cakupan dan menyimpan berbagai
jenis barang yang diperlukan untuk operasi umum perusahaan atau organisasi. General Store
General Store
seringkali lebih besar dan dapat menyimpan persediaan dalam jumlah yang lebih besar
dibandingkan dengan Daily Store.
Write off items
Adalah tindakan atau proses untuk menghapuskan atau mencatat sebagai rugi atau kerugian suatu barang atau aset dari catatan atau buku akuntansi
perusahaan. Write off item biasanya dilakukan ketika barang tersebut tidak dapat lagi digunakan, memiliki nilai yang sangat rendah, atau telah
mengalami kerusakan yang tidak dapat diperbaiki.
Ruang pendingin
Chiller : suhu ( 10-15 derajat celcius) Freezer : suhu ( 0 – 10 minus derajat celcius) Deep Freezer : suhu minus 10 – 30 derajat celcius)
Bersambung ke Mengatur Barang Persediaan