Sistem Distribusi, Logistik dan Supply Chain dengan

Metode Lean Distribution

Basuki Arianto, ST, MM

ABSTRAKSI
Fungsi distribusi memiliki dua tanggung jawab yang bertentangan yaitu
meningkatkan pelayanan pelanggan sekaligus menekan biaya dan sediaan.
Tanggung jawab distribusi semakin sulit dan rumit ketika rantai pasokan (supply
chain) merentang ke seluruh dunia. Meskipun ada jarak yang jauh, zona waktu, dan
kendala-kendala lain, distribusi tetap ditekan untuk mengurangi biaya dan sediaan.
Lean Distribution memberikan manfaat-manfaat antara lain : penurunan-penurunan
biaya di sepanjang rantai pasokan sebagai tahanan dialokasikan dan dikelola
dengan strategis, penurunan-penurunan biaya distribusi seperti pengisian ulang
pelanggan dan pusat distribusi menjadi pipa distribusi yang dirancang dengan
menggunakan biaya-biaya yang diterima, pelayanan pelanggan siap diukur dengan
kebijakan-kebijakan dan harapan-harapan yang tersegmentasi, dan kestabilan
jadwal operasi diukur dengan menggunakan gangguan-gangguan jadwal dalam
kerangka waktu untuk operasi spesifik.

1. PENDAHULUAN teknik dan konsep untuk

Setiap perusahaan penanganan komponen-
dihadapkan pada persaiangan dan komponen berdasarkan suatu
realitas pasar global, distribusi basis yang terpadu. Teknologi
yang sangat sensitif harga ini sistem memberikan kerangka
harus berubah mengikuti untuk menilai alternative-alternatif
perkembangan pasar. Proses disain logistic atas basis total
distribusi yang masih biaya. (Bowersoc, 2006, 72).
mengandalkan pada ramalan Manajemen distribusi dan
pesanan pelanggan untuk transportasi pada umumnya
mendapatkan rencana yang paling melakukan sejumlah fungsi dasar
efektif biaya, dirasakan yang terdiri dari : melakukan
keakuratannya sulit didapatkan, segmentasi dan menentukan
sehingga rencana yang berbasis target service level, menentukan
ramalan menjadi kurang andal, mode transportasi yang akan
yang berakibat pada pengurangan digunakan, melakukan konsolidasi
biaya lebih sulit dilakukan. informasi dan pengiriman,
(Zylstra, 2006,1). melakukan penjadwalan dan
Lima komponen yang penentuan rute pengiriman,
tergabung untuk membentuk memberikan pelayanan nilai
sistem logistik, yaitu (1) struktur tambah, menyimpan persediaan,
lokasi fasilitas, (2) transportasi, (3) dan menangani pengembalian
persediaan (inventory), (4) (return). (Pujawan,2010,193-194)
komunikasi, dan (5) penanganan Pendekatan Lean
(handling) dan penyimpanan Distribution meningkatkan
(storage).(Bowersoc,2006,63) fleksibilitas dan kesederhanaan,
Kekuatan utama logistic sehingga mengurangi
terletak pada pengembangan pengandalan pada ramalan dan

25
 rencana yang kaku. Perbaikan bisnis, operasional, dan finansial.
proses dan kinerja difokuskan Pengambil keputusan sangat sulit
pada pengurangan lead time, menentukan ramalan sebagai
pengurangan ukuran lot, dan perkiraan terbaik untuk
peningkatan keandalan, sehingga menentukan arah, volume, dan
menghasilkan fleksibilitas dan harga pasar yang diperlukan untuk
kesederhanaan yang diperlukan mengambil keputusan pada bisnis
untuk mencapai hasil yang apa pun. Komitmen terhadap
konsisten. Lean Distribution pemasok, penetapan tingkat
menggunakan sebuah pendekatan operasi, dan proyeksi hasil
yang sangat berbeda dengan keuangan seluruhnya digerakkan
pendekatan optimalisasi dan dari ramalan. Keputusan-
perencanaan yang didasarkan keputusan ini mensyaratkan
atas lead time dan ukuran lot yang tinjauan ulang, revisi, dan
tetap. Optimalisasi berbasis perubahan manakala ramalan
ramalan berusaha menjadwalkan diperbarui dan direvisi. (Zylstra,
ulang pesanan dan sediaan yang 2006,3).
ada dalam rencana guna Perubahan ramalan
mengurangi biaya, sedangkan menimbulkan pertikaian dalam
Lean berusaha menciptakan hubungan antara pemasok dan
operasi distribusi yang fleksibel pelanggan. Para pemasok
untuk merespon kebutuhan pasar mengharapkan kepastian jadwal
yang berubah-ubah (Zylstra, pembelian, dan pelanggan
2006,2). mengharapkan fleksibilitas untuk
Ramalan pesanan berubah sesuai dengan tuntutan
pelanggan adalah titik awal bagi pasar. Pertikaian ini seperti terlihat
hampir semua perencanaan dalam gambar 1.1.
Lean Distribution
 Fleksibilitas
 Operasi yang sederhana dan efektif biaya
 Keandalan untuk pelaksanaan secara
sempurna

Pelanggan Mengharapkan Fleksibilitas Pemasok Mencari Kepastian

 Kepemilikan minimum atas sediaan barang  Pelanggan berkomitmen terhadap sediaan
jadi Gambar 1.1 Merencanakan Tindakan dalamPengimbang
proses
 Kemudahan perubahan ramalan  Perubahan ramalan secara terbatas
Sumber (Zylstra, 2006,5).

 Lead time yang singkat Lead time yang lama

2. TANTANGAN FUNGSI (bulk), palet, dan kemasan (case

DISTRIBUSI pack) yang siap dikirim untuk
Pada awalnya, fungsi memenuhi pesanan pelanggan
distribusi terutama difokuskan individual. Distribusi berperan
pada penyimpanan sediaan curah langsung sebagai sediaan dan

26
penyangga (buffer) antara Tekanan pelanggan dalam
produksi dalam jumlah besar dan hal menurunkan biaya yang
proses produksi yang panjang di semakin besar, menyebabkan
pabrik dengan jumlah pesanan berpindahnya pabrik dan pasokan
yang lebih sedikit. Sekarang, jauh ke luar menuju ke lokasi-
fungsi distribusi tradisional telah lokasi dengan biaya lebih rendah.
digugurkan oleh perubahan Hal tersebut menempatkan sistem
lingkungan bisnis dan persaingan distribusi dalam posisi yang kritis
yang muncul. Pembelian online bagi keberhasilan suatu bisnis.
saluran penjualan menjadi lebih Sediaan dan fleksibilitas distribusi
luas. Saluran pengiriman langsung harus dapat mengakomodasi
telah menaikkan tingkat pesanan, keragaman permintaan dan juga
menurunkan kuantitas per besarnya aliran masuk dari luar
pesanan, dan mengubah bauran negeri berdasarkan musiman dan
pengiriman dan transportasi. ukuran container pengiriman via
(Zylstra, 2006,33). kapal. (Zylstra, 2006,35).
Peran distribusi tradisional
telah berubah karena adanya
persaingan, di mana pelanggan 3. MENGOPTIMALKAN
berhasil menurunkan harga dan DISTRIBUSI
mendapatkan kebijakan Fungsi distribusi harus
pelayanan yang lebih mampu mencapai beragam
menguntungkan. Hal tersebut sasaran, yang terkadang
didukung juga oleh teknologi bertentangan. Pelayanan
informasi yang dapat menciptakan pelanggan, manajemen sediaan,
cara baru untuk meningkatkan dan pengurangan biaya
operasi, terutama yang merupakan sasaran utama dalam
menguntungkan pelanggan. Cara- fungsi distribusi. Untuk mencapai
cara penyimpanan dan pengiriman sasaran distribusi yang beragam
dalam fungsi distribusi telah ini, pendekatan yang harus
berubah menjadi lebih cepat, lebih digunakan adalah strukturisasi
murah, dan pelayanannya lebih aset jaringan, penerapan teknologi
menyesuaikan dengan kebutuhan otomasi, dan menjalankan proses
pelanggan (customized). bisnis dengan baik setiap hari.
Beberapa metode yang Strukturisasi dan optimasi
digunakan pelanggan untuk jaringan dapat dilakukan dengan
menurunkan biaya dirasakan menentukan jumlah lokasi, di
kurang kooperatif. Sebagian mana, dan berapa luas yang
pelanggan besar sangat ahli untuk dibutuhkan agar produk sampai
membuat satu pemasok bersaing pada pembeli, menggunakan
dan berperang dengan pemasok peramalan dan parameter kunci
lainnya. Negosiasi antara untuk setiap produk dan
pelanggan besar dan pemasok demografi.
yang dilakukan bertujuan untuk Solusi teknologi mencakup
memperoleh harga serendah banyak jenis sistem, mulai dari
mungkin. Sebagian pemasok penanganan material hingga
mengunakan setiap peluang untuk otomasi proses bisnis sampai
memperbaiki dan menghilangkan optimasi yang kompleks. Untuk
biaya-biaya sebanyak mungkin. operasi, setiap jenis teknologi
harus dapat bekerja bersama-

27
 sama guna mempercepat aliran
produk dan mempertahankan
biaya tetap rendah.
Operasionalisasi proses
dan jaringan dapat dilakukan
dengan mengembangkan dan
mengatur proses bisnis serta
operasi fisik pusat distribusi dan
logistik.
4. PENDEKATAN LEAN
Logika Lean mirip dengan
logika titik pesan ulang (Reorder
Point/ROP), namun ada
perbedaan di antara keduanya.
Ada hubungan langsung antara
permintaan dan pengisian ulang
yang disebut kanban.
Kanban adalah suatu alat
untuk mencapai produksi Just in
Time (JIT). Kanban berupa suatu
kartu yang biasanya ditaruh dalam
amplop vinil berbentuk empat
persegi panjang. Dua jenis
Kanban yang sering digunakan
adalah Kanban pengambilan dan
Kanban perintah produksi.
(Monden, 2000, 23). Sistem
Kanban adalah suatu sistem
informasi yang secara serasi
mengendalikan produksi produk
yang diperlukan dalam jumlah
yang diperlukan pada waktu yang
diperlukan dalam setiap proses
pabrik dan juga di antara
perusahaan. (Monden, 2000, 21)
Proses dan kebijakan Lean
dikembangkan untuk
mengoptimasi biaya-biaya di
banyak dimensi, tidak hanya
transportasi, dan memerlukan
sedikit pengesampingan pada
proses hariannya. Perbedaan
antara metode Lean dan ROP,
dapat dilihat pada tabel 5.1.

Tabel 5.1 Perbedaan antara Pendekatan Lean dan Titik Pesan Ulang
(Reorder Point/ROP).
Titik Pesan Ulang Sistem Tarik
(Reorder Point/ROP) Berbasis Lean
Tingkat Sediaan Berdasarkan rata-rata Berdasarkan rata-rata
penggunaan, jumlah penggunaan, variasi
pesanan, lead time, permintaan, frekuensi
cadangan sedian. pengisian ulang.
Pendorong Pemesanan Ketika sediaan berada di Setiap siklus (waktu)
Ulang bawah titik pesan ulang. pengisian ulang.
Jumlah Pemesanan Jumlah pemesanan Permintaan aktual
Ulang ulang tetap. selama siklus pengisian
ulang terakhir.
Hubungan Antar Pusat Setiap level diatur Siklus pengisian ulang
Distribusi masing-masing. sama untuk kelompok
atau beberapa item.
Asumsi-asumsi Lead time pengisian Siklus pengisian ulang
“Stabilitas” Kunci ulang Peramalan terus gelombang kapabilitas.
menerus.
Sumber : (Zylstra, 2006,96).

28
 ROP berbasis pada (stock keeping unit/SKU)
pemikiran-pemikiran dan asumsi- didasarkan pada optimasi
asumsi dalam jumlah pesan pelayanan, sediaan dan biaya
ekonomis (economic order pesan untuk item tersebut.
quantity/EOQ). Ada tiga asumsi Pendekatan Lean
kunci dalam EOQ, yaitu : memandang bahwa seluruh aliran
a. Permintaan berkelanjutan. berfokus pada seluruh SKU atau
Pola permintaan adalah aliran setidaknya pada kelompok-
berkelanjutan, yang berarti kelompok SKU yang ditempatkan
tidak memisahkan menjadi dalam siklus pengisian ulang yang
biner dan titik-titik yang tidak sama. Penggunaan siklus
terhubung. pengisian ulang yang sama
b. Biaya-biaya pesan yang meningkatkan frekuensi pengisian
berubah-ubah. Biaya-biaya ulang, sehingga memaksimalkan
dihubungkan dengan sebuah pelayanan pelanggan di mana
pesanan dapat dihemat jika pada saat yang sama biaya dan
pesanan dihindari dengan sediaan juga dikendalikan.
memesan lebih dalam satu (Zylstra, 2006,97-98)
periode dan kemudian tidak Lean Distribution berusaha
melakukan pemesanan di mencari hubungan langsung
periode berikutnya. antara para pemasok dan
c. Biaya modal. Adanya pelanggan dengan jalan saling
pengurangan pendapatan menguntungkan. Praktek-praktek
karena menggunakan aset. Lean didesain untuk
menjembatani permintaan
Pendekatan Lean pelanggan dengan kapabilitas
menggunakan asumsi yang lebih operasi internal. Komponen dasar
sedikit dan lebih memperhatikan jembatan tersebut adalah strategi
kenyataan struktur biaya saat ini. penahan yang mengidentifikasi
Perbedaan utama antara ROP bagaimana kebutuhan-kebutuhan
dan Lean adalah asumsi biaya dapat dipenuhi walaupun variasi
tetap dan variabel dan hal-hal permintaan dan lainnya terjadi di
yang mempengaruhi lead time. seluruh rantai pasokan, seperti
ROP memandang bahwa titik terlihat pada gambar 5.1.. (Zylstra,
pesan terbaik dan jumlah 2006,142)
pengisian ulang untuk masing-
masing cadangan unit sediaan

Kebijakan Pelayanan
Pelanggan

Strategi buffer Siklus

Pendekatan Pull
Replenishment

Kemampuan Operasi &

Sourcing

Gambar 5.1 Kerangka Lean Distribution

Sumber (Zylstra, 2006,143).

29
a. Strategi penahan (Buffer 1) Pipa-pipa distribusi
Strategy) 2) Waktu pengisian ulang
Strategi-strategi penahan adalah 3) Biaya pengiriman
mata rantai penting dalam 4) Pola-pola permintaanbuffer
mempertahankan kehalusan aliran
ke pelanggan. Variasi dalam Praktek-praktek Lean harus
permintaan pasar, konsumsi digunakan untuk menambah
pelanggan, operasi-operasi fleksibilitas dan mengurangi lead
internal, dan pengantaran dari time pengisian ulang dari sumber
pemasok akan semakin banyak, ke setiap titik distribusi maupun
yang semuanya membutuhkan lokasi pelanggan, segera setelah
penahan. Penahan-penahan ini kebijakan-kebijakan penahan dan
dapat berupa sediaan, kapasitas, layanan dipasangkan di tempat
atau waktu (Zylstra, 2006,142) masing-masing. Sejalan dengan
Strategi penahanan harus dimulai dikuranginya lead time dan
dengan ekspektasi-ekspektasi meningkatnya fleksibilitas, tibalah
pelanggan terhadap respond an kita pada titik di mana kepercayaan
lead time internal. Penempatan pelanggan dalam responya
penahan sediaan yang bertujuan mencapai tingkat pasti. Kepastian
menghapus atau mengurangi lead pengisian ulang dimungkinkan oleh
time pelanggan akan diterima. pendeknya lead time serta
Sediaan berfungsi sebagai pengantaran yang konsisten.
pengaman terhadap variasi. (Zylstra, 2006,176)
Sumber variasi antara lain Waktu yang telah lewat
permintaan, produksi, transportasi untuk mengisi kembali sediaan
dan lain-lain. Variasi-variasi ini pada titik tertentu di dalam jaringan
dapat diakomodasikan menurut distribusi adalah penggerak
lead time yang cukup, tetapi oleh penting keberhasilan sistem tarik.
karena adanya hambatan pada Semakin lama waktu yang
lead time, maka sediaan perlu dibutuhkan untuk mengisi ulang
ditahan. (Zylstra, 2006,169) maka semakin tinggi pula penahan
yang akan terjadi di dalam
b. Sirkulasi Ulang (Siklus jaringan, di samping semakin
Replenishment) banyak fluktuasi yang bias terjadi.
(Zylstra, 2006,180).
Siklus pengisian ulang
adalah hubungan antara penahan c. Pendekatan Tarik (Pull System)
() tertentu dan permintaan actual Sistem tarik (pull system)
pelanggan. Pengisian ulang dapat didefinisikan sebagai suatu
haruslah ditetapkan pada taraf system pengendalian yang tidak
terbaik yang dapat memenuhi terpusat. Jumlah produski tiap
kebutuhan pelayanan pelanggan tahap proses ditentukan oleh
serta melanjutkan pengurangan jumlah nyata yang dipakai proses
biaya naupun pemborosan. tahap selanjutnya. (Kusuma,
Komponen siklus pengisian ulang 2002, 232)
yang harus ditetapkan dan Pendekatan sistem tarik
dispesifikasikan meliputi: (Zylstra, adalah penghubung terakhir
2006,175) antara persyaratan pelanggan,
operasi internal, dan para
pemasok. Penghubung ini

30
berfungsi untuk menyalurkan
informasi dan menyelaraskan
operasi. Penghubung ini harus
dibangun di atas data yang solid
yang mencerminkan permintaan
dan karakteristik aliran sehingga
proses pengisian kembali berjalan
lebih efektif.
Titik awal dari data sistem
tarik adalah permintaan yang
berhubungan dengan konsumsi
nyata produk. Namun seringkali
data konsumsi dicampuradukkan
dengan data pengiriman.
Beberapa kondisi yang
membutuhkan penyesuaian
pendekatan sistem tarik dapat
menyertakan (Zylstra, 2006,203).:
a. Komitmen. Kebijakan
pelayanan untuk pelanggan
tertentu dapat membatasi
komitmen mengenai volume
yang harus dimasukkan dalam
proses dan membatasi total
kuantitas pengisian kembali
dalam jangka waktu tertentu.
b. Kendala sediaan. Pelanggan
mungkin tidak memiliki ruang
penyimpanan sediaan yang
cukup untuk memenuhi variasi
permintaan sepanjang waktu
pengisian kembali. Situasi ini
membuat aktivitas pengisian
kembali yang lebih sering.
c. Hubungan-hubungan
permintaan. Permintaan
kemungkinan terkait dengan
proses-proses lain di antara
pelanggan, yang memberikan
masukan bahwa sediaan
harus dipesan berdasarkan
jadwal operasi arus utama
mereka. Hal ini menentukan
apakah pengisian kembali
ditentukan berdasarkan
proses awal produksi atau
setelah konsumsi.
Sistem tarik (pull
system) dapat didefinisikan
sebagai suatu system
31
pengendalian yang tidak
terpusat. Jumlah produski tiap
tahap proses ditentukan oleh
jumlah nyata yang dipakai
proses tahap selanjutnya.
(Kusuma, 2002, 232)
Pendekatan sistem tarik
adalah penghubung terakhir
antara persyaratan pelanggan,
operasi internal, dan para
pemasok. Penghubung ini
berfungsi untuk menyalurkan
informasi dan menyelaraskan
operasi. Penghubung ini harus
dibangun di atas data yang
solid yang mencerminkan
permintaan dan karakteristik
aliran sehingga proses
pengisian kembali berjalan
lebih efektif.
Titik awal dari data
sistem tarik adalah permintaan
yang berhubungan dengan
konsumsi nyata produk.
Namun seringkali data
konsumsi dicampuradukkan
dengan data pengiriman.
Beberapa kondisi yang
membutuhkan penyesuaian
pendekatan sistem tarik dapat
menyertakan (Zylstra,
2006,203).:
a. Komitmen. Kebijakan
pelayanan untuk pelanggan
tertentu dapat membatasi
komitmen mengenai volume
yang harus dimasukkan dalam
proses dan membatasi total
kuantitas pengisian kembali
dalam jangka waktu tertentu.
b. Kendala sediaan. Pelanggan
mungkin tidak memiliki ruang
penyimpanan sediaan yang
cukup untuk memenuhi variasi
permintaan sepanjang waktu
pengisian kembali. Situasi ini
membuat aktivitas pengisian
kembali yang lebih sering.
 c. Hubungan-hubungan Manfaat-manfaat Lean
permintaan. Permintaan antara lain : penurunan-penurunan
kemungkinan terkait dengan biaya di sepanjang rantai pasokan
proses-proses lain di antara sebagai tahanan dialokasikan dan
pelanggan, yang memberikan dikelola dengan strategis,
masukan bahwa sediaan penurunan-penurunan biaya
harus dipesan berdasarkan distribusi seperti pengisian ulang
jadwal operasi arus utama pelanggan dan pusat distribusi
mereka. Hal ini menentukan menjadi pipa distribusi yang
apakah pengisian kembali dirancang dengan menggunakan
ditentukan berdasarkan biaya-biaya yang diterima,
proses awal produksi atau pelayanan pelanggan siap diukur
setelah konsumsi. dengan kebijakan-kebijakan dan
harapan-harapan yang
5. KESIMPULAN tersegmentasi, dan kestabilan
Lean distribution jadwal operasi diukur dengan
merupakan perjalanan dari menggunakan gangguan-
kompleksitas dan kekakuan gangguan jadwal dalam kerangka
optimasi berbasis peramalan waktu untuk operasi spesifik.
menuju pada kesederhanaan dan
fleksibilitas system tarik berbasis
pasar. Manfaat lean adalah DAFTAR PUSTAKA
membuat biaya total lebih rendah Bowersox, Donald J.”Manajemen
dalam eksekusi pelayanan Logistik : Integrasi Sistem-Sistem
pelanggan dan pengisian ulang Manajemen Distribusi Fisik dan
setiap hari dari peramalan jangka Manajemen Material” Penerbit Bumi
panjang. Lean berfungsi untuk Aksara, Jakarta, 2006.
menciptakan fleksibilitas dan Kusuma, Hendra, “ Perencanaan dan
kemampuan untuk melakukan Pengendalian Produksi”, Penerbit
pengurangan infrastruktur Andi, Yogyakarta, 2002.
sebagaimana biaya-biaya operasi Monden, Yasuhiro, “ Sistem Produksi
dari pada hanya melakukan Toyota : Suatu Ancangan Terpadu
penurunan biaya untuk jangka untuk Penerapan Just In Time”,
waktu pendek. Penerbit PPM, Jakarta, 2000.
Praktek-praktek lean dalam Pujawan,I Nyoman dan
distribusi menghubungkan Mahendrawathi, “Supply Chain
pemicu-pemicu operasi seperti Management”, Penerbit guna
tingkat pelayanan, waktu siklus, Widya, Surabaya, 2010.
fleksibilitas, dan ukuran lot ke Zylstra, Kirk D,” Lean Distribution :
dalam pengisian ulang, tarik, Menciptakan Jalur distribusi,
tahanan sediaan, dan kebijakan Logistik dan Supply Chain yang
pelayanan pelanggan, Ramping, Hemat Biaya, efektif dan
memampukan untuk memiliki Responsive terhadap Kebutuhan
sudut pandang yang baru ke Pelanggan”,Penerbit PPM, Jakarta,
dalam pendorong-pendorong 2006.
biaya, utilisasi asset, dan sediaan.

32