Daftar pertanyaan Audit Internal OKTOBER TAHUN 2022

Stasiun Meteorologi RADIN INTEN II

(Silahkan ditambahkan lagi Pertanyaanya oleh seluruh auditor jika ada)

1. Tata Usaha
(1) Bagaimana Sasaran Mutu Yang Saat Ini Dijalankan, Apakah Sesuai Dengan Yang
Diharapkan? Jika Tidak, Apa Penyebab Ketidaksesuaiannya, Jika Ya Tunjukkan
Bukti Monitoringnya/Catatanya/Log Book Dan Bukti Tindakan Koreksinyanya Dari
Sasaran Mutu Tersebut.
(2) Apakah Dokument ISO Sudah Di TU Sudah diperbarui Hingga Oktober 2022
(Dokumen Yg Dibutuhkan Bisa Dilihat Dari Matriks Dokumentasi ISO 9001:2015).
Terutama Dokumen-Dokumen Terkait Tupoksi TU (Kepegawaian, Rumah Tangga,
Perlengkapan, BMN Dsb.). Jika Sudah Diperbarui, Mohon Disiapkan Dan
Diperlihatkan Keberadaannya.
(3) Bagaimana Dengan Monitoring Pencapaian Sasaran Mutu Pada TU? Apakah
Dievaluasi Setiap Bulannya? Perlihatkan Bukti Pencapaiannya Dan Jelaskan Jika
Terdapat Pencapaian Yang Dibawah Target, dan tindakan koreksinya.
(4) Apakah Ada Regulasi Dan Kebijakan Terbaru Dari Pusat? Jika Ada Apa Saja
(5) Apakah Daftar Dokumen Selalu Diperbarui? Jika Ya, Mohon Diperlihatkan bukti
pelaksanaannya.
(6) Apakah Dokumen Mengenai Pelatihan Serta Perubahan Kompetensi Personil
Dan Evaluasi Hasil Pelatihan Selalu Di Monitoring Dan Diperbarui? Jika Ya,
Mohon Perlihatkan Bukti Dokumentasinya. Jika Belum Hal Apa Saja Yang
Belum Diperbarui.
(7) Apakah Daftar Nominative Pegawai Selalu Diperbarui? (Mutasi, Rotasi,
Penambahan Pegawai, Pensiun, Tugas Diklat, Tugas Belajar, Dsb). Jika Ya,
Mohon Diperlihatkan Bukti Perubahannya. Jika Belum, Hal Apa Saja Yang
Belum Dilakukan Perubahan?
(8) Apakah Dokumentasi terkait diklat selalu di evaluasi dan diperbarui? (daftar diklat
yang dibutuhkan, daftar realisasi diklat, evaluasi hasil diklat, SOP terkait diklat,
masa berlaku sertifikat AMP, perpanjangannya, yang belum sertifikasi AMP, apa
yang dilakukan jika belum memiliki sertifikat dan bagaimana bukti-bukti
dokumentasi pendukung bagi pelaksana tugas yang belum memiliki sertifikat, dsb.)
(9) Apakah Daftar Risiko Diperbaharui? (Sesuai Perkembangan, Teknologi, Alat,
Peraturan, Dan Terkait Covid-19) Dan Status Risiko, Dan Kemungkinan Munculnya
Risiko Tersebut.
(10) Apakah Monitoring Rutin Dilakukan? Contoh Sasaran Mutu, Program Kerja Dsb.
(Proses-Proses Yang Membutuhkan Monitoring Dan Sudah Ada Tabel
Monitoringnya)
(11) Apakah Ditemukan Ketidaksesuaian Produk/Pelayanan Di TU? Untuk Semua Tugas,
Terutama Support Pelayanan Meteo Penerbangan.
(12) Apakah Sasaran Mutu Perlu Diubah/Ditingkatkan? (Terutama Jika Sudah Mencapai
Terget Dan Konsisten (Bukti Dari Monitoring Sasaran Mutu).
(13) Apakah Sudah Dilakukan Tinjauan Perjanjian Kerjasama/Mou Dengan Pihak
Berkepentingan/Stakeholder (Persyaratan), Terutama Untuk Yang Sudah Atau
Mendekati Jatuh Tempo Masa Perjanjiannya. Jika Ada Mohon Ditunjukkan Bukti-
Bukti Pelaksanaannya.
(14) Apakah Sudah Dilakukan Evaluasi Terhadap SOP? (Kesesuaiannya, Apakah Perlu
SOP Baru Untuk Kegiatan Yang Belum Ada SOP Nya, Dsb.).
2. Data dan Informasi
1. Bagaimana Sasaran Mutu Yang Saat Ini Dijalankan, Apakah Sesuai Dengan
Yang Diharapkan? Jika Tidak, Apa Penyebab Ketidaksesuaiannya, Jika Ya
Tunjukkan Bukti Monitoringnya/Catatanya/Log Book Dan Bukti Tindakan
Koreksinyanya Dari Sasaran Mutu Tersebut.
2. Apakah Dokument ISO Sudah Di Unit Data dan Informasi Sudah diperbarui Hingga
Oktober 2022 (Dokumen Yg Dibutuhkan Bisa Dilihat Dari Matriks Dokumentasi ISO
9001:2015).
3. Bagaimana Dengan Monitoring Pencapaian Sasaran Mutunya? Apakah
dilakukan Dievaluasi Setiap Bulannya? Perlihatkan Bukti Pencapaiannya Dan
Jelaskan Jika Terdapat Pencapaian Yang Dibawah Target.
4. Apakah Ada Regulasi Dan Kebijakan Terbaru Dari Pusat, Terkait proses-proses Data
dan Informasi, Jika Ada Apa Saja (bukti-bukti peraturan yang sudah disimpan/di
dokumentasikan).
5. Apakah Daftar Dokumen Selalu Diperbarui? Jika Ya, Mohon Diperlihatkan
6. Apakah Daftar Risiko Diperbaharui? (Sesuai Perkembangan, Teknologi, Alat,
Peraturan, Dan Terkait Covid-19) Baik Status Risiko, maupun Kemungkinan
Munculnya Risiko Tersebut.
7. Apakah Monitoring Rutin Dilakukan? Contoh Sasaran Mutu, Program Kerja Dsb.
(Proses-Proses Yang Membutuhkan Monitoring Dan Sudah Ada Tabel
Monitoringnya)
8. Apakah Ditemukan Ketidaksesuaian Produk/Pelayanan Di Data dan Informasi? Untuk
Semua Tugas-Tugas di Data dan Informasi, Terutama Pelayanan Meteo Penerbangan.
9. Apakah Sasaran Mutu Perlu Diubah/Ditingkatkan? (Terutama Jika Sudah Mencapai
Terget Dan Konsisten (Bukti Dari Monitoring Sasaran Mutu).
10. Apakah sudah dilakukan Survey Umpan balik pemangku kepentingan/kepuasan
pelanggan (SKM) dan tindakan yang diambil terhadap keluhan pihak yang
berkepentingan, Perubahan persyaratan pelanggan
11. Apakah sudah dilakukan evaluasi terhadap SOP, Ik dan TTP? Jika sudah mohon
diperlihatkan bukti pelaksanaannya.
12. Apakah logbook monitoring kegiatan/proses di pelayanan meteo penerbangan sudah
dilakukan dengan rutin? Jika ya, mohon perlihatkan bukti pelaksanaannya. Apakah
ada ketidak sesuaian yang terjadi selama proses pelaksanaannya, jika ya, terjadi
tanggal dan jam berapa?

3. Observasi dan Teknisi

 1. Bagaimana sasaran mutu yang saat ini dijalankan, apakah sesuai dengan yang
diharapkan? Jika tidak, apa penyebab ketidaksesuaiannya, jika ya tunjukkan bukti
catatan/log book nya dari sasaran mutu tersebut. Apabila sudah berjalan dg baik
Apabila sudah tercapai, konsisten dan sudah lebih dr 2 tahun apakah ada keinginan
untuk menaikkan nilai dr sasaran mutu tersebut? Terutama jika ada nilai target yang
diatur dalam peratruran dari pusat.
2. Apakah Dokumen ISO sudah di perbarui hingga oktober 2022?
3. Apakah terdapat perubahan atau pembaharuan hingga oktober 2022 atau selama
semester I?
4. Apakah sasaran mutu pada obstek telah diukur / dihitung / dievaluasi setiap
bulannya? Jika Ya, mohon perlihatkan bukti pelaksanaannya.
5. Apakah ada Regulasi dan Kebijakan terbaru dari Pusat terkait Unit Observasi dan
teknisi? Jika ada mohon diperlihatkan bukti-bukti pelaksanaannya.
6. Apakah Daftar dokumen selalu diperbarui? Jika ya, mohon diperlihatkan daftar
dokumen terkini.
7. Apkah Daftar Risiko sudah dilakukan evaluasi dan diperbaharui? (sesuai
perkembangan, teknologi, alat, peraturan, dan terkait Covid-19). Daftar risiko di
evaluasi sesuai kemungkinan kemunculannya dan status risikonya (tingkat keparahan)
8. Apakah monitoring rutin dilakukan? Jika ya, mohon perlihatkan bukti logbook/tabel
monitoring yang ada (proses-proses yang membutuhkan monitoring dan sudah ada
tabel monitoringnya)
9. Apakah ditemukan ketidaksesuaian produk/pelayanan selama dalam proses?
10. Apakah dilakukan evaluasi terhadap Penyedia eksternal terkait Barang habis pakai
operasional
11. Apakah ada daftar inventaris peralatan, dan status peralatan yang terkini? Jika ada
mohon diperlihatkan bukti-bukti pelaksanaannya.
12. Apakah ada jadwal pemeliharaan harian, mingguan, bulanan yang terkini? Jika ada
mohon diperlihatkan bukti dokumentasinya.
13. Apakah ada jadwal Kalibrasi alat ukur dan dokumentasinya? Apakah kalibrasi alat
sudah dilakukan? Jika belum apakah sudah di informasikan ke pihak yang berwenang
melakukan? (Balai, Pusat).
14. Apakah evaluasi SOP sudah dilakukan? Jika Ya mohon perlihatkan bukti
pelaksanaannya.

4. Wakil Manajemen Mutu/MR:

(1) Apakah WMM melapor ke Pimpinan untuk efektivitas sistem mutu? Bagaimana
WMM mengukur efektivitas sistem di Organisasi WMM? Bagaimana WMM
mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk hal yang sama? Apakah WMM
mendapatkan informasi untuk tindakan korektif dan tindakan preventif yang diambil
dan efektivitas untuk pembahasan dalam Rapat tinjauan manajemen?
(2) Bagaimana WMM merencanakan pertemuan tinjauan manajemen dan siapa saja
peserta rapat? Apakah WMM mengedarkan agenda untuk Rapat Tinjauan manajemen
terlebih dahulu? Apakah WMM mempersiapkan risalah rapat tinjauan manajemen
dengan tindakan yang diputuskan dalam Rapat tinjauan manajemen? Bagaimana
WMM memonitor efektivitas sistem? Apakah WMM memiliki tujuan yang dapat
diukur untuk tinjauan manajemen? Kapan WMM meninjau itu?.
(3) Apakah WMM melakukan tindak lanjut untuk menyelesaikan tindakan yang
diputuskan dalam Rapat tinjauan manajemen? Bagaimana? Apa yang dimaksud
dengan masukan dan keluaran dari Rapat tinjauan manajemen?
(4) Apakah daftar Master untuk mutu manual, prosedur, instruksi kerja, pameran dan
format dengan revisi yang dibuat & dikomunikasikan kepada orang yang
berkepentingan? Perlihatkan kepada kami revisi terbaru dari manual mutu dan
prosedur? Bagaimana WMM menginformasikan semua orang untuk perubahan dalam
dokumen apapun? Siapa yang bertanggung jawab untuk persetujuan dan kontrol dari
berbagai jenis dokumen? Bagaimana WMM mendapatkan informasi untuk perubahan
dalam prosedur/mutu manual? Bagaimana WMM menginformasikan kepada semua
orang yang bersangkutan?
(5) Bagaimana dokumen diidentifikasi untuk kontrol/tidak terkendali & kadaluarsa?
(6) Apakah WMM menyimpan dokumen kadaluarsa? Di mana WMM memeliharanya?
(7) Apakah WMM memiliki daftar auditor terlatih? Siapa yang telah memberikan
pelatihan kepada mereka sesuai ISO 9001? Apakah WMM telah membuat rencana
audit & Jadwal audit? Selama audit melakukan pemeriksaan auditor dan memantau
hasil dari kriteria kuantitatif dilaporkan oleh kepala fungsional? Apakah semua NCR
(non conformity, ketidaksesuaian) dikomunikasikan kepada kepala fungsi masing-
masing? Apakah mereka ditutup? Apakah WMM siap rencana untuk audit mutu
internal untuk seluruh tahun? Bagaimana auditor melaksanakan audit mutu internal?
Jelaskan kepada kami bagaimana WMM menggunakan daftar periksa audit? Apakah
WMM telah melakukan ringkasan audit untuk temuan audit
Departemen-bijaksana/klausul-Wise? Bagaimana WMM menutup NCR?