PENJELASAN MATERI MATA KULIAH MANAJEMEN GUDANG

BERSAMA PRAKTISI MENGAJAR

Dosen Pengampu:
Nursiah Fitri S.E., M.Si

Praktisi Mengajar:
Edi Anto (Operasional Manager at PT. DSV Solutions Indonesia)

Putri Alyana Husnul Khuluqi

2005171010

MB 6A

JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA

PROGRAM STUDI MANAJEMEN BISNIS

POLITEKNIK NEGERI MEDAN

2023
 KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang. Puja dan puji
syukur dipanjatkan atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat-Nya sehingga tugas
yang berjudul Penjelasan Materi Mata Kuliah Manajemen Gudang bersama Praktisi
Mengajar dapat terselesaikan.
Tugas ilmiah ini telah disusun dengan maksimal dan mendapatkan bantuan dari berbagai pihak
sehingga dapat memperlancar penyusunan tugas ini termasuk pemaparan dari Praktisi yang
mengajarkan banyak hal mengenai Manajemen Pergudangan kepada Mahasiswa Politeknik
Negeri Medan khususnya mahasiswa program studi Manajemen Bisnis. Untuk itu, terima kasih
kepada seluruh pihak yang telah berkontribusi dalam pembuatan tugas ini.
Terlepas dari semua itu, kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan baik dari
segi penyusunan kalimat maupun penataan bahasa. Oleh karena itu, kami menerima segala
saran dan kritik agar dapat memperbaiki tugas ini.
Akhir kata, kami berharap semoga dengan disusunnya materi mengenai Manajemen
Pergudangan yang dipaparkan melalui program Praktisi Mengajar ini dapat membuka wawasan
dan bermanfaat terhadap pembaca.

Medan, 3 Juni 2023

Penulis
TOPIK 1. PERAN GUDANG DALAM RANTAI PASOK
1. Tren Rantai Pasok yang Mempengaruhi Gudang
Terdapat tiga tren rantai pasok yang muncul sebab perusahaan berusaha untuk mempertahankan
sistem rantai pasok yang terorganisir dan efisien, tujuannya adalah agar gudang tetap kompetitif di
pasar saat ini. Tiga tren rantai pasok tersebut adalah sebagai berikut:
a. Nimble Execution
Dengan adanya perkembangan tekonologi, maka seni dalam mempertahankan rantai pasok
juga harus berubah mengingat bahwa dalam pasar pasti terdapat penawaran dan permintaan
yang pastinya membutuhkan Gudang sebagai tempat penyimpanan barang/produk.
b. Data Links Provide Real-time Tracking
Gudang memiliki layanan untuk melacak paket dari fasilitas pabrikan hingga titik pengiriman
akhir. Sama halnya seperti ketika Anda mengorder barang via e-commerce. Dalam aplikasi
tersebut tersedia fitur yang dapat membantu customer untuk melacak keberadaan barang yang
telah di pesan. Tujuannya adalah untuk membangun kepercayaan kepada konsumen.
c. Knowledge Work Becoming More Globalized
Untuk bisa menjalankan bisnis pergudangan ini butuh knowledge. Harus paham apa itu gudang
dan apa saja hal yang mungkin timbul dalam pergudangan. Setelahnya mengetahui hal
tersebut, maka pekerjaan dalam gudang akan menjadi lebih praktis tanpa menggunakan banyak
tenaga kerja kasar dalam segala macam proses yang terjadi didalam gudang.

2. Manajemen Inventory Menjadi Tantangan Bagi Manajer Gudang

Manajemen inventori adalah proses pencarian, penyimpanan, dan menjual persediaan baik bahan
mentah dan barang jadi secara sistematis. Tujuannya adalah untuk mengetahui kebutuhan
inventaris kapan pun dibutuhkan. Barang bisa bergerak karena adanya inventori. Apabila inventori
itu baik maka gudang itu juga dapat dikatakan sebagi gudang yang sehat. Maka dari itu, akurasi
inventori harus berada diatas 90%.

Adapun tujuan lainnya dari inventori adalah sebagai berikut:

a. Stock Control
Kenapa stock dalam gudang itu perlu di kontrol? Karena untuk mencegah kebutuhan yang
over, sehingga dapat menjaga ketersediaan barang.
b. Peningkatan Efesiensi
Dengan inventori, kita akan mendapatkan informasi mengenai ketersediaan barang dengan
mudah. Karena customer pasti membutuhkan informasi yang cepat, maka Gudang sudah
seharusnya memiliki sistem yang memadai untuk melacak barang sehingga dapat dengan
mudah untuk mengetahui ketersediaan barang.
c. Pengoptimalan Produktivitas
Dengan kehadiran sistem yang ada serta teknologi yang memadai, maka gudang sudah tidak
lagi memerlukan banyak tenaga kerja kasar sehingga pekerjaan yang ada dapat terlaksana
secara lebih optimal dan efisien.
d. Penyimpanan Data Terpusat
Data yang ada disimpat secara terpusat, sehingga semua wilayah di Indonesia dapat melihat
data tersebut. Misalnya cabang Gudang yang ada di Kalimantan ingin melihat suatu data yang
terdapat di Gudang Medan, maka data tersebut dapat di akses karena penyimpanan data yang
di lakukan secara terpusat. Dalam prakteknya, pihak yang ingin melihat data tersebut harus
melawati SOP tertentu yang nantinya, apabila terjadi sesuatu maka orang yang bersangkutan
dapat dimintai pertanggungjawaban.
e. Peningkatan Kepuasan Pelanggan
Dengan inventori, pihak Gudang akan dapat dengan mudah menanggapi customer. Misal
“Medan, Saya butuh antena sekian. Ready ga?” Apabila dalam proses pencarian barang itu
tenaga kerja kasar harus mengelilingi Gudang terlebih dahulu untuk mengetahui ketersediaan
barang yang diinginkan konsumen, maka akan memakan banyak waktu. Tapi dengan adanya
sistem, maka akan memudahkan pekerjaan sehingga dapat lebih mengehemat waktu dan
memberikan informasi secara akurat.
f. Pengehamatan Biaya
Sistem yang ada dalam gudang ini selain dapat meningkatkan efisiensi dalam Gudang, juga
dapat menekan pengeluaran biaya sehingga lebih hemat. Karena mencari barang dan lain
sebagainya sudah dapat dilakukan hanya dengan mengeceknya melalui sistem yang ada,
sehingga tidak memakan banyak tenaga kerja kasar.
g. Perencanaan Akurat
Kehadiran sistem dalam Gudang dapat meningkatkan akurasi. Sehingga perencanaan pun
dapat terlaksana secara lebih akurat.

Masalah pada Manajemen Inventori yang menjadi Tantangan Manajer Gudang

Masalah terkait manajemen inventori dalam gudang adalah keberadaan stok barang. Apabila stok
barang tidak diatur, maka akan ada kesulitan dalam mecari barang sehingga akurasinya terganggu,
maka dari itu dalam gudang di perlukan mapping. Apabila lokasi stok barang tidak ada, maka akan
terjadi hal -hal berikut:
a. Akurasi stok barang yang rendah. Hal ini dapat terjadi apabila petugas Gudang lalai dalam
pengambilan barang. Misalnya, ada customer yang order kabel. Sedangkan dalam Gudang itu,
kabel disimpan dalam dua tempat berbeda. Apabila petugas gudang tersebut salah dalam
mengambil barang order sesuai dengan yang tertata dalam sistem, maka itu akan
 menggangungu akurasi meskipun barang yang diberikan kepada customer itu merupakan
barang yang sama.
b. Tata letak gudang yang tidak efisien. Apabila lokasi stok barang tidak disusun dengan
sedemikian rupa, maka tata letak Gudang menjadi tidak efisien. Maka dari itu,barang dalam
gudang biasanya diletakkan dengan racking, diatas palet dan lain sebagainya agar barang
dalam gudang lebih tersusun rapi.
c. Pengoptimalan proses picking pada inventori manajemen.
d. Kontrol kualitas stok barang rendah. Dalam proses mengirim atau pun menyimpan barang akan
ada potensi kerusakan produk. Apabila produk itu rusak karena pengiriman, maka itu akan
menjadi tanggung jawab pengirim.

3. Peran Gudang
Gudang merupakan tempat penyimpanan barang atau bahan, baik berupa bahan baku, bakan
setengah jadi, mapun barang jadi. Dalam gudang itu sendiri, terdapat berbagai macam kegiatan
seperti penerimaan, penyimpanan, dan pengiriman barang dari suatu tempat ke tempat berikutnya.

Gudang sebagai Terminal Konsolidasi

Artinya berfungsi sebagai tempat yang digunakan untuk mengumpulkan berbagai jenis produk dari
beberapa lokasi produksi yang selanjutnya didistribusikan kepada pelanggan secara bersama-sama.

Gudang sebagai Pusat Distribusi

Dalam hal ini berarti berfungsi sebagai tempat pengumpulan dan penyimpanan barang atau produk
sementara waktu dari suatu lokasi, untuk selanjutnya dikirimkan ke beberapa lokasi tujuan ketika
dibutuhkan.

Gudang sebagai Tempat Break-Bulk Operation

Gudang dapat dikatakan demikian karena fungsi gudang dalam sistem logistik dan rantai pasokan
adalah untuk memecahkan produk atau barang yang akan dikirmkan dalam volume besar menjadi
beberapa bagian dengan jumlah yang kecil.

Gudang sebagai Tempat In-Transit Mixing

Disini, gudang berfungsi sebagai tempat untuk mengkombinasikan barang atau produk yang akan
dikirim dari lokasi asal yang memproduksi barang yang berbeda ke beberapa pelanggan dengan
kebutuhan barang yang tidak sama.
 Gudang sebagai Tempat Cross-Dock Operation
Berarti bahwa Gudang berfungsi sebagai tempat untuk menerima barang dari lokasi asal dan
langsung mengirimkan barang tersebut ke lokasi tujuan.

4. Pergudangan Khusus
Gudang Climate-Controlled merupakan Gudang yang di rancang untuk produk yang memerlukan
penanganan khusus. Biasanya digunakan oleh perusahaan yang bergerak dibidang makanan dan
minuman.

5. Manajemen Energi dan Pemeliharaan Pabrik

Manajemen energi dalam logistik adalah progran terpadu yang direncanakan dan dilaksanakan
secara sistematis untuk memanfaatkan sumber daya energi dan energi secara efektif. Hal ini
berkaitan dengan manajemen lingkungan, produksi, logistik serta fungsi yang berhubungan dengan
bisnis lainnya.
Pemeliharaan pabrik merupakan segala hal yang berkaitan dengan praktik menjaga peralatan serta
mesin supaya tetap dalam kondisi baik.

6. Gudang Penyimpanan Produk Berbahaya

Ada persyatan tertentu yang harus dimiliki gudang agar dapat menyimpan produk berbahaya,
yaitu:
a. Letak Gudang
Gudang penyimpanan produk berbahaya ini, hendaknya berada pada lokasi yang terpisah
dengan kantor serta bangunan penting lainnya. Lokasi Gudang disarankan agar dekat dengan
laboratorium yang membutuhkan. Diperlukan juga penataan ruang tertentu yang dapat
memadahi produk berdasarkan sifat dan karakteristiknya.
b. Keamanan, Kenyamanan, dan Keselamatan
Gudang ini supaya dilengkapi dengan ventilasi udara yang cukup. Tujuannya adalah untuk
mengurangi kecelakaan kerja akibat kebocoran bahan kimia atau bahan berbahaya lainnya.

7. Lokasi Gudang
Lokasi Gudang sangat menentukan besaran biaya dan keuntungan yang akan diperoleh nantinya.
Jika Gudang penyimpanan produk semakin banyak, maka biaya operasional juga ikut meningkat.
Namun kelebihannya adalah prduk akan sampai lebih cepat ke tangan konsumen sehingga tercipta
rasa kepercayaan.
TOPIK 2. PROSES WAREHOUSING
Dalam Gudang terdapat proses warehousing, yaitu:

1. Proses/Tugas Inbound
A. Notifikasi Inbound.
Dalam proses ini, Gudang akan mendapatkan notifikasi informasi sistem. Informasi tersebut
dapat diterima via email atau media lainnya yang telah menjadi ketentuan warehouse. Adapun
informasi yang diterima itu terdiri dari shipping line, yaitu mengenai kendaraan pengangkut
barang, sampai dengan informasi tracker website yang dapat memudahkan sebagai media
pelacakan barang order.
B. Unloading
Disini akan ada pemeriksaan armada, security akan melihat data yang terdapat pada sistem
untuk memastikan bahwa kendaraan pengangkut barang yang datang, memang ditujukan tepat
kepada Gudang tujuan. Kemudian security juga bertugas untuk memeriksa segel serta nomor
container pengangkut barang dan mencocokannya dengan dokumen yang ada. Apabila semua
sudah sesuai, maka segel sudah dapat dibuka untuk melihat barang yang ada didalamnya.
Setelah itu, dilakukan dokumentasi berupa foto keadaan barang yang telah sampai. Apabila
setelah segel dibuka terdapat kerusakan barang, maka dapay dibuat surat acara. Dan apabila
barang dalam kondisi aman, maka barang tersebut sudah bisa dibongkar dan diturunkan,
C. Pemeriksaan Barang
Dalam hal ini, checker bertugas untuk memeriksa visual fisik barang yang telah diturunkan.
Kemudian menghitung jumlahnya serta memeriksa kualitas barang tersebut. Apakah barang
yang datang sudah sesuai dengan pesanan atau tidak, laporan harus sesuai dengan aktual fisik.
Selain pemeriksaan fisik, dalam pemeriksaan kualitas juga dilihat berdasarkan kuantiti dan
SKU. Apabila terjadi cacat barang atau terdapat ketidaksesuaian, maka barang tersebut harus
di karantina. Tunggu informasi selanjutnya dari pihak terkait mengenai barang yang di
karantina tersebut, barulah gudang dapat kembali memproses barang tersebut sesuai dengan
permintaan.
D. Putaway-Storage
Barang yang terdapat pada lokasi penyimpanan sementara akan dipindahkan ke tempat
penyimpanan sesungguhnya. Dalam proses ini, barang akan dimasukkan kedalam grup-grup
tertentu berdasarkan kategorinya. Dapat juga dilakukan wrapping apabila ada request khusus
dari customer, hal ini dilakukan karena dalam prosesnya membutuhkan biaya yang nantinya
juga akan memperngaruhi cost. Setelah itu semua dilakukan, barulah barang dapat dipindahkan
ke lokasi. Setelah itu barang di scan dan masukkan ke sistem sehingga customer dapat melihat
barang yang disimpan melalui sistem yang ada.
 E. Close System
Hal ini dilakukan dengan memverifiksi dokumen yang ada. Setelah semua terverifikasi, maka
sudah bisa dilakukan close system inbound. Kemudian konsfirmasikan penerimaan barang
tersebut, lalu mendokumentasikannya setelah itu arsip.

2. Proses/Tugas Outbound
A. Notifikasi Outbound.
Dalam proses ini, Gudang akan mendapatkan notifikasi informasi sistem terkait dengan order
yang diajukan oleh customer. Informasi tersebut dapat diterima via email atau media lainnya
yang telah menjadi ketentuan warehouse. Adapun informasi yang diterima itu terdiri dari
shipping line yaitu mengenai kendaraan pengangkut barang, sampai dengan informasi tracker
website yang dapat memudahkan sebagai media pelacakan barang order.
B. Perisapan Barang.
Allocate barang dengan melibatkan pemilihan barang yang sesuai dari gudang. Setelah itu
dilakukan pick barang dan harus dihitung akurasinya sesuai PTP yaitu lokasi, SKU, dan
kuantitas. Kemudian dilakukan pemeriksaan kualitas barang, apabila terdapat barang yang
cacat maka barang tersebut akan di karantina.
C. Checker Outbound.
Dalam hal ini, checker bertugas untuk memeriksa visual fisik barang sesuai dengan kuantitas,
SKU, dan kualitasnya. Setelah pengecekan selesai maka barang sudah bisa dikemas dan diberi
label. Kemudian pindahkan barang yang sudah dikemas dan diberi label ke staging-ready to
delivery.
D. Loading
Pada proses ini dilakukan pemeriksaan armada, apakah kendaraan pengangkut barang sudah
sesuai dengan yang tercatat pada sistem atau tidak. Setelah itu, barang diproses angkut masuk
kedalam armada kemudian barang yang sudah tertata harus di foto dan container di segel. Hal
yang dilakukan selanjutnya adalah serah terima barang dengan sopir untuk diantarkan ke
tempat yang diinginkan customer.
E. Closes System.
Ketika barang sudah masuk truk pengangkut, maka disitulah sudah bisa mulai dilakukan
proses close sistem. Hal ini dilakukan dengan memverifikssi dokumen yang ada. Setelah
semua terverifikasi, maka sudah bisa dilakukan close system outbound. Kemudian
konsfirmasikan penerimaan barang tersebut, lalu mendokumentasikannya setelah itu arsip.
3. Proses/Tugas Inventory
A. Audit Putaway
Berarti harus ada kesesuaian penyimpanan. Hal-hal seperti SKU, kuantitas, dan lokasi harus
benar tujuannya adalah untuk menjaga akurasi. Contoh apabila tidak ada kesesuaian
penyimpanan: Secara sistem, barang tersebut terdapat pada racking level 3, tapi secara actual
justru terletak pada racking level 2, jika hal itu terjadi berart akurasi gudang sudah terganggu.
Setelah itu dilakukan pemeriksaan kualitas kemudian melakukan cut off time. Cut off time
adalah waktu dimana pergerakan barang dihentikan untuk memproses dokumen dan
menematkan barang ke lokasi yang tepat. Cut off time biasanya ditetapkan pada akhir periode
laporan keuangan. Kemudian material telah siap pakai.
B. Audit Picking
Pengambilan barang dilakuakn sesuai dengan yang tedapat disistem, setelahnya dapat
melakukan pengecekan stok akhir barang dan material yang tersisa. Pastikan tidak ada satu
pun yang terlewat untuk menjaga akurasi Gudang.
C. Audit Movement
Dalam hal ini berarti terdapat perpindahan barang yang dilakukan. Maka gudang harus
memastikan akurasi penempatan barang yang ada digudang. Catat semua jenis perpindahan
barang dilakukan. Biasanya ini karena ada pengelompokkan barang tertentu yang bertujuan
untuk meningkatkan efektifitas serta produktifitas dalam gudang. Setelah terjadi movement,
jangan lupa untuk tetap melakukan pemeriksaan fisik barang, kemudian cek transaksi sistem.
D. Cycle Count
Melakukan penghitungan fisik barang yang ada. Setelah itu sesuaikan dengan lokasi, SKU,
serta kuantiti yang terdapat disistem. Pengecekan seperti ini dapat dilakukan secara harian,
seingga apabila terjadi suatu kesalahan atau masalah tertentu, maka bisa dilacak dan tidak
terlalu jauh untuk melakukan pengecekan. Lihatlah, apakah akurasinya sesuai atau tidak, baik
dari segi lokasi, SKU dan kuantitas. Apabila salah satu saja terdapat ketidaksesuaian, maka
akan menjadi isu dan tim inventori harus memeriksa dimana kesalahannya.
E. Stock Opname
Agenda ini biasanya dilakukan setahun sekali atau dua kali. Dilakukan inventarisasi stok dan
penghitungan nilai. Setelah itu lakukanlah adjusment system yaitu merupakan teknik untuk
menyesuaikan stok barang dalam gudang agar sesuai dengan data yang ada disistem. Hal ini
dilakukan untuk memastikan bahwa stok yang tercatat dalam sistem akurat dan sesuai dengan
stok fisik yang ada di gudang.
TOPIK 3. AKTIVITAS PENYIMPANAN BARANG DAN LAYOUT GUDANG
1. Kriteria Memilih Metode Penyimpanan Barang di Gudang
a. Level Penyimpanan
Level penyimpanan khususnya pada tipe racking dilakukan dengan dasar dimensi berat produk
dan lain sebagainya. Apabila dimensi ini tidak diperhatikan dalam level penyimpanan, maka
akan mempengaruhi umur daya guna rak tersebut.
b. Bagaimana Aktivitas Output dan Input Barang
Barang disimpan di rak tertentu berdasarkan pergerakannya dalam gudang. Apakah barang
dengan jenis tersebut sering keluar/masuk gudang atau tidak. Apabila suatu barang jarang
mengalami movement, maka barang tersebut dapat diletakkan pada sudut ruangan maupun
pada racking paling atas, mengingat bahwasannya barang tersebut jarang mengalami
perpindahan, berlaku pula sebaliknya.
c. Jarak untuk Tiap Rak
Besar kecilnya barang juga berpengaruh terhadap alat apa yang akan digunakan untuk
pengambilannya. Maka dari itu, jarak untuk tiap rak disesuaikan dengan dimensi barang dan
tipe alat yang dapat digunakan untuk mengangkut barang tersebut. Hal ini dilakukan agar ruang
dalam gudang tak banyak mengalami kekosongan sehingga efektivitas penyimpanan maupun
pergerakan dalam gudang tetap terjaga.
d. Kriteria Pengambilan
Barang diletakkan berdasarkan dengan pengambilannya. Apabila barang tersebut sering
mengalami output, maka biasanya diletakkan dalam ruang yang mudah dijangkau agar
kegiatan dalam gudang dapat berjalan lebih efektif. Berlaku pula sebaliknya.

2. Tipe Penyimpanan Barang di Gudang

a. Pallet Racking
Pallet racking merupakan sistem penyimpanan bahan atau barang yang digunakan untuk
menyimpan palet dengan menggunakan rak-rak khusus yang dirancang untuk menahan beban
yang berat. Sistem ini biasanya digunakan untuk menyimpan barang dalam jumlah besar dan
memudahkan pengambilan barang dengan menggunakan forklift. Pallet racking tersedia dalam
berbagai jenis dan ukuran, termasuk teardrop pallet racking, metal pallet racking, dan lain-
lain.
b. Single Stacking
Single stacking adalah cara penyususnan barang diatas palet atau rak dengan hanya satu tingkat
atau lapisan. Palet akan disimpan dan langsung ditangani di lantai dan dapat dipindahkan
dengan mudah. Biasanya single stacking bertujuan untuk menyimpan beberapa macam barang
bernilai tinggi dan membutuhkan perhatian khusus selama periode penyimpanan guna
 mencegah terjadinya kerusakan atau hal-hal yang tidak terduga yang dapat menyebabkan
terjadinya kerugian.
c. Double Stacking
Double stacking adalah cara penyusunan barang diatas palet atau rak dengan dua tingkat atau
lapisan. Palet atau barang ditempatkan diatas palet atau barang lainnya untuk memaksimalkan
penggunaan ruang penyimpanan. Double stacking dapat dilakukan dengan menggunakan rak
khusus yang dirancang untuk menahan beban yang berat.
d. Pallet Less Stacking
Pallet less stacking adalah metode penyimpanan barang di Gudang yang tidak menggunakan
palet sebagai alas penyimpanan. Dalam metode ini, barang disusun secara vertical dan
disimpan dalam bentuk blok atau baris. Metode ini dapat membantu meningkatkan efisisensi
ruang Gudang dan memaksimalkan penggunaan ruang penyimpanan.

3. Cara Penyusunan Barang di Gudang agar Lebih Efisien dan Tertata

a. Buat Forecast Persediaan
Forecast persediaan adalah metode untuk melakukan perencanaan dan pengendalian produksi
yang efektif dan efisien. Hal ini berguna untuk mengetahui data dari periode sebelumnya,
menentukan perkiraan output yang akan terjadi serta ramalan input pada periode saat ini.
b. Pastikan Penyimpanan Inventaris Rapi
Hal ini lakukan dengan tujuan untuk memudahkan pengecekan dan pengelolaan inventaris
barang yang beragam dan berjumlah banyak. Dengan pengelolaan inventaris yang baik, tata
letak barang dan produk yang berbeda dapat diatur sehingga memudahkan dalam mengawasi
ribuan barang tersebut.
c. Periksa Stok Gudang Secara Berkala
Gudang harus memeriksa stok secara berkala karena hal ini penting untuk menghindari
kekurangan stok. Dengan memeriksa stok secara berkala, gudang dapat mengetahui jumlah
stok yang tersedia dan memastikan bahwa stok yang ada selalu mencukupi kebutuhan
pelanggan. Selain itu, dengan memeriksa stok secara berkala, gudang dapat mengetahui
barang-barang yang perlu diisi ulang dan barang-barang yang perlu dihapus dari inventaris.
Dengan demikian, gudang dapat mengoptimalkan pengelolaan stok barang dan menghindari
kerugian akibat kekurangan stok atau stok yang berlebihan.
d. Menerapkan Analisis ABC
Dalam analisis ABC, barang-barang diidentifikasi berdasarkan nilai investasi dan kemudian
dikelompokkan menjadi tiga kategori, yaitu A, B dan C. Barang-barang kategori A memiliki
nilai investasi yang tinggi tetapi jumlahnya sedikit, sedangkan barang-barang kategori C
memiliki nilai investasi paling rendah tetapi jumlahnya banyak. Dengan menerapkan analisis
ABC, gudang dapat memprioritaskan pengelolaan stok barang yang memiliki nilai investasi
 tinggi dan menghindari kerugian akibat kelebihan atau kekurangan stok. Selain itu, analisis
ABC juga dapat membantu gudang dalam menentukan tata letak penempatan barang di
Gudang.
e. Beri label/kode pada Setiap Barang
Level/kode yang terdapat pada barang digudang berfungsi untuk memudahkan staff dalam
melakukan pelacakan dan pengambilan barang. Label atau kode ini dapat berupa kode SKU
atau barcode masing-masing tanpa ada yang sama.
f. Pisahkan Barang Lama dan Barang Baru
Pemisahan stok lama dan stok baru dapat membantu dalam pengecekan barang dan mencegah
barang yang cacat atau rusak bercampur dengan barang yang bagus. Selain itu, pemisahan stok
ini juga dilakukan untuk mengetahui barang mana yang perlu didistribusikan terlebih dahulu
dan barang mana yang perlu disimpan lebih lama.

4. Layout Gudang
Layout gudang adalah tata letak atau desain ruang Gudang yang dirancang untuk penerimaan,
penyortiran, memaksimalkan penggunaan ruang, sampai dengan pengiriman barang ke berbagai
lokasi tujuan. Terdapat beberapa aspek yang harus dipertimbangkan dalam penyusunan layout
gudang, diantaranya:
a. Space/tempat perawatan berbagai sumber daya Gudang
b. Space/tempat bongkar muat barang dan tempat parker
c. Space/area untuk menyimpan produk/barang yang rusak atau harus di retur
d. Space/area istirahat bagi personal Gudang
e. Ruang kegiatan pelayanan administrasi
f. Space/area Gudang lainnya yang menunjang

5. Pertimbangan yang Dapat Diperhatikan dalam Membuat Perencaan Gudang

a. Ukuran penyimpanan barang
b. Ukuran area penerimaan barang
c. Ukuran area pengiriman barang
d. Ukuran area pemilihan/pemilahan/sortir barang
e. Aliran barang dan tata letak dalam gudang

6. 3 Pilihan Utama Tata Ruang

a. Tata Ruang Gudang Bentuk U-flow
Konsep ini melibatkan penggunaan jalur yang membentuk huruf U untuk mengalirkan barang
dari area penerimaan ke area penyimpanan dan kemudian ke area pengiriman. Kelebihan dari
tata ruang ini adalah ruang Gudang dapat dimanfaatkan secara leluasa karena letak posisi area
 penerimaan dan pengiriman berada disisi yang berbeda. Selain itu, konsep ini juga dapat
meminimalkan waktu dan jarak pergerakan barang digudang sehingga dapat meningkatkan
efisiensi dan produktivitas pergudangan.
b. Tata Ruang Gudang Bentuk Through-flow
Through-flow adalah tata ruang dimana barang mengalir melalui gudang dalam satu garis
lurus, dari area penerimaan ke area pengiriman. Tata letak ini memungkinkan area
penyimpanan yang lebih besar atau lebih luas.
c. Tata Ruang Gudang L-flow
L-flow mengacu pada desain tata letak khusus untuk gudang dimana aliran barang mengikuti
jalur berbentuk L. Tata letak L-flow dirancang untuk mengoptimalkan aliran barang dan
meminimalkan jarak tempuh, yang dapat meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya.
Dalam tata letak ini, barang biasanya masuk ke gudang disalah satu ujungnya dan mengikuti
jalur yang berbelok di sudut kanan sebelum keluar diujung lainnya. Desain spesifik tata letak
L-flow dapat bervariasi tergantung pada ukuran dan bentuk gudang, serta kebutuhan spesifik
bisnis.

7. Asas Tata Ruang/Layout Gudang

a. Asas kemudahan berhubungan dengan pihak luar
b. Asas fleksibilitas
Artinya dalam gudang itu terdapat ruang yang fleksibel. Misalnya, dalam Gudang itu terdapat
pintu inbound dan pintu outbound. Apabila suatu hari terdapat 2 truck inbound yang terjadwal
untuk masuk sedangkan aktifitas outbound tidak ada, maka staff dapat memanfaatkan pintu
outbound agar proses inbound dapat berjalan lebih cepat. Tentu saja hal ini memerlukan
koordinasi antara staff inbound dan outbound gudang. Dan hal ini juga tak dapat dilakukan
apabila di hari yang sama itu terdapat kegiatan inbound dan outbound sekaligus.
c. Asas kemudahan pengawasan
Semua barang yang ada di gudang itu harus bisa diawasi. Hal ini dapat dilakukan dengan
menggunakan teknologi seperti CCTV disetiap sudut ruangan. Pastikan bahwa CCTV dapat
menangkap seluruh ruangan sehingga semua barang bisa tercapture oleh CCTV.
d. Asas mengalirnya kegiatan
Ada banyak hal yang harus di cek di lapangan. Jangan sampai dalam ruangan itu ada hambatan
yang dapat mengganggu segala proses pergudangan.
e. Asas jarak terpendek
Perumpamaannya seperti ini, apabila suatu Gudang itu memiliki luas 2 hektar, otomatis apabila
staff mencari barang dengan cara mengelilingi isi gudang pastinya akan membutuhkan banyak
tenaga kerja kasar dan waktu yang lama. Maka untuk memudahkan prepare dan lainnya,
dibuatlah sistem dan analisis ABC agar berjalan lebih efisien.
8. Aspek Denah
a. Fisik gudang jangan disekat-sekat sehingga barang dapat leluasa bergerak, kecuali jika
memang diperlukan. Biasanya dalam gudang untuk membatasi area satu dengan area lainnya
dibuat garis kuning/yellow marking sebagai tanda pembatas lokasi dengan lokasi lainnya.
b. Sesuai arah arus produk/barang masuk dan keluar termasuk peralatan, maka ruang gudang
perlu disediakan lorong sehingga memudahkan penataan gudang berdasarkan sistem.
c. Selalu memperhatikan sirklus udara yang diatur dengan baik dalam ruang gudang termasuk
memperhatikan pencahayaan dan kelembaban.
d. Rak barang serta palet apabila ditempatkan secara proporsional dapat melindungi kondisi
produk/barang dari berbagai gangguan (binatang&hama) serta yang diakibatkan oleh bencana.
e. Ruang penyimpanan khusus.
TOPIK 4. PROSES PENERIMAAN BARANG, PUTAWAY, DAN EQUIPMENT DI GUDANG
1. Penerimaan Barang
Penerimaan barang adalah proses kegiatan Gudang dalam penerimaan dalam kuantitas tertentu
yang sesuai dengan bukti dokumen dan persyaratan yang sah dari pihak terkait dengan aktivitas
yang terkendali.

2. Hal yang Harus Dilakukan dalam Proses Pengelolaan Produk/Barang yang Masuk
a. Bentuk Produk atau Barang
Gudang harus mengetahui produk/barang apa yang mau disimpan, tujuannya adalah untuk
memudahkan staff dalam memilih tempat penyimpanan. Contoh, apabila barang yang akan
disimpan adalah es krim, artinya gudang harus memiliki ruang dingin yang dapat menyimpan
produk tersebut.
b. Dokumentasi
Dalam gudang, dokuemn merupakan salah satu hal terpenting. Bagaimana cara staff dapat
mengatakan barang yang ada di Gudang itu benar atau tidaknya didasari oleh dokumen yang
ada. Sehingga setiap barang masuk perlu dokumen-dokumen tertentu yang berfungsi untuk
memastikan bahwasannya barang yang akan diterima masuk ke gudang memang benar.
c. Cara Pengangan Barang
Bagaimana barang itu harus ditangani. Seperti halnya es krim tadi, dalam muatan apa yang
harus di persiapkan agar es krim tersebut tidak meleleh. Dan sopir armada itu juga memiliki
surat jalannya. Nah dari dokumen tersebut juga dapat terlihat, apakah barang yang diangkut
itu legal atau tidak.

3. Bagian Penerimaan Barang

Tahapan ini dilakukan dengan menerapkan beberapa langkah tertentu, tujuannya adalah untuk
memastikan seriap penerimaan barang telah sesuai dengan standar. Hal ini juga dilakukan untuk
mengantisipasi kesalahan seperti:
a. Adanya kerusakan barang ditempat penerimaan sementara
b. Barang menjadi berkurang ketika dilakukan bongkar muat barang atau terjadi pengurangan
kuantitas selama proses pengangkutan
c. Volume dan ukutan barang tidak sesuai
d. Spesifikasi barang yang diterima tidak cocok berdasarkan hasil uji kimia uji teknis lainnya.

4. Membokar Muatan
Dalam pelaksanaanya diperlukan alat-alat yang relevan sehingga proses bongkar muat barang
dilakukan secara cepat dan tepat.
5. SOP Penerimaan Barang di Gudang
Berikut ini 4 tahapan pengurusan setiap produk/barang yang masuk:
Tahap 1. Menerima informasi barang masuk.
Sama halnya yang terjadi pada inbound, ketika ada barang yang akan dikirimkan ke gudang, maka
terlebih dahulu terdapat notifikasi/informasi tertentu yang dikirimkan ke gudang.
Tahap 2. Memastikan barang masuk siap diterima.
Warehouse tujuan telah melakukan pengecekan terkait ketersediaan ruang untuk menerima barang
yang akan masuk. Apabila setelah mendapatkan notifikasi inbound tetapi ruang di Gudang tidak
mencukupi kapasitas penyimpanan, maka pihak Gudang akan memberikan informasi
bahwasannya kondisi Gudang saat ini tidak siap untuk menerima barang. Dan berlaku sebaliknya
apabila ruang penyimpanan ada, staff Gudang dapat memberikan informasi kepada customer
bahwa Gudang telah siap menerima pesanan.
Tahap 3. Penerimaan dan pengecekan barang masuk.
Seteleh barang sampai maka selanjutnya adalah penerimaan dengan terlebih dahulu memeriksa
surat jalan dan dokumen pendukung lainnya.
Tahap 4. Membuat dokumen serah terima barang.
Ketika barang telah diterima pihak gudang dan sudah storing by system, maka sudah bisa
mengeluarkan GR (Good Receiving).

6. Putaway
Putaway merupakan kegiatan menempatkan barang yang telah selesai dilakukan pengecekan
dokumennya serta sudah dicatat pada sistem yang selanjutnya barang tersebut disimpan sesuai
prosedur untuk menjaga kondisi tetap baik dan aman. Ada beberapa hal yang tidak boleh dilakukan
dalam proses putaway di Gudang yaitu: jarak area penempatan anatar lokasi berjauhan, palet tidak
beraturan, picking face penuh, tidak dilengkapi dengan sarana forklift.

7. Langkah Putaway Secara Manual

a. Menentukan lokasi/tempat barang yang akan disimpan menurut kelompok atau jenisnya.
Misalnya, pihak Gudang memisahkan antara produk home care dengan produk yang berupa
makanan/minuman. Pemisahan ini berfungsi untuk menjaga kualitas masing-masing produk.
b. Menempatkan barang dengan intensitas masuk dan keluar barang yang tinggi pada area dekat
pintu keluar. Staff gudang perlu meramal mobilitas barang yang ada di Gudang. Tujuannya
agar barang yang sering mengalami mobilitas dapat keluar dengan mudah sehingga kegiatan
dalam gudang menjadi lebih efektif.
c. Dilakukan pencatatan lokasi dimana barang telah disimpan. Movement apapun yang dilakukan
oleh petugas Gudang terhadap produk/barang yang ada digudang itu perlu dicatat untuk
menjaga akurasi Gudang.
 d. Membagi setiap personal Gudang dalam penganganan barang sesuai kelompok/jenisnya.
Misalnya, setiap orang bertugas untuk mengawasi satu lorong dalam Gudang. Tujuannya
supaya ada rasa tanggung jawab terhadap area kejadian.
e. Ruangan Gudang dilengkapi dengan pest control dan monitor suhu untuk menjaga keamanan
barang. Dalam Gudang itu terdapat petugas yang memang tugasnya adalah untuk mengecek.
Pest control itu sendiri adalah suatu proses usaha untuk mengurangi dan mematikan berbagai
jenis hama yang dapat merusak barang-barang yang disimpan didalam Gudang.

8. System Racking
System racking menjadi solusi atas semakin mahalnya space atau ruang pergudangan. Hal ini
karena cara penyimpanan barang tidak hanya dilakukan secara horizontal, melainkan juga vertical
ke atas.

9. Metode Penyimpanan Berdasarkan Kelompok

Pada dasarnya kelompok material bisa dikelompokkan menjadi tiga macam yakni kelompok
barang-barang besar (bulky parts), barang-barang kecil (small parts), dan kelompok bahan kimia
(Chemical parts).

10. Karakteristik Penyimpanan Barang di Gudang

Barang disimpan berdasarkan karakteristik barang tersebut. Misalnya gudang menyimpan bahan
makanan yang mudah busuk seperti buah dan sayuran, maka berarti gudang perlu ruang dingin
yang dapat mempertahankan kualitas barang tersebut.

11. Material Handling Equipment (MHE)

Mesin pemindah barang (MHE) adalah peralatan yang digunakan untuk memindahkan muatan
berat dari tempat satu ke tempat lain dalam jarak yang tidak jauh.

12. Jenis-jenis Material Handling Equipment

a. Peralatan pengangkat (lifting device) yaitu alat yang digunakan untuk mengangkat
barang/objek yang berat.
b. Peralatan pengangkut (conveyor) adalah peralatan mekanis yang digunakan untuk
memindahkan material dari satu lokasi ke lokasi lainnya.
c. Peralatan permukaan dan overhead adalah peralatan pengangkat yang digunakan untuk
mengangkat barang berat dan memindahkannya dari satu tempat ke tempat lain dalam gudang
dengan efisien dan aman.
13. Pemilihan MHE
Ada beberapa faktor teknis yang perlu diperhatikan dalam pemilihan jenis pemindah bahan antara
lain:
a. Jenis dan sifat bahan yang ditangani
b. Kapasitas per jam yang dibutuhkan
c. Arah dan jarak pemindahan
d. Cara menyususn muatan pada tempat asal, akhir, dan antara
e. Karateristik proses produksi yang terlibat dalam pemindahan muatan
f. Kondisi lokasi yang spesifik
g. Jangka waktu penggunaan alat
TOPIK 5. AKTIVITAS PICKING
1. Tahapan Penyiapan Barang (Picking)
Dalam tahapan ini, gudang perlu menyiapkan dokumen picking list karena pada dasarnya picker
tidak dapat bekerja jika dokumen tersebut tidak ada. Setelah itu, staff gudang perlu menetapkan
prioritas picking. Adapun salah satu cara menentukan prioritas picking adalah dengan mengurutkan
waktu order. Misalnya, order pada tanggal 29 masih ada yang belum terlaksana, sedangkan di
tanggal 30 sudah ada order lagi, maka yang menjadi prioritas adalah order yang terlebih dahulu
masuk. Kemudian perlu mencatat hasil pekerjaan dan waktu yang dibutuhkan. Hal ini perlu
dilakukan agar order dapat diproses sesuai dengan targetnya, apabila terjadi selisih, bisa saja hal
itu akan mengganggu proses output. Selanjutnya memilih peralatan untuk penyiapan barang,
apakah barang itu harus di siapkan dengan hand pallet dan lain sebagainya.

2. Persyaratan Penanganan Penyiapan Barang Sesuai Permintaan

a. Picking per palet. Dengan mengambil per palet, pekerja Gudang dapat dengan mudah
mengidentifikasi dan menemukan barang yang dibutuhkan untuk setiap pesanan, sehingga
mengurangi waktu dan tenaga yang dibutuhkan untuk persiapan pesanan. Selain itu,
pengambilan per palet dapat membantu meminimalkan kesalahan dan mengurangi risiko
kerusakan barang selama penanganan, karena barang cenderung tidak salah tempat atau salah
penanganan.
b. Pengumpulan hasil picking. Proses ini memastikan bahwa semua barang yang telah diambil
dicatat dan barang yang benar dimasukkan ke dalam setiap pesanan. Selain itu, mengumpulkan
barang yang diambil dapat membantu meningkatkan efisiensi dan akurasi persiapan pesanan
di Gudang.
c. Untuk memastikan barang yang akan dikirim sesuai pesanan, maka barang harus di periksa
ulang dan bila ada perbedaan perlu dikonfirmasikan ulang dengan pertimbangan.
d. Penyelesaian akhir dari kegiatan picking adalah melakukan legalitas dengan bukti tanda tangan
antara bagian yang menyiapkan barang dan memeriksa barang untuk dikirim/staff administrasi
yang bertugas memasukkan dalam sistem.

3. Metode Picking
a. Pick to Order
Metode pick to order adalah proses pengambilan produk dari Gudang untuk memenuhi
pesanan pelanggan. Dalam metode ini, setiap pesanan diproses secara terpisah dan picker
hanya mengambil produk yang dibutuhkan untuk satu pesanan pada satu waktu.
 b. Batch Picking
Dalam metode ini, beberapa pesanan yang memiliki produk serupa dikelompokkan menjadi
satu batch, dan picker mengambil produk yang dibutuhkan untuk beberapa pesanan sekaligus
pada satu waktu.
c. Zone Picking
Pada metode ini, Gudang dibagi menjadi beberapa zona, dan setiap picker bertanggung jawab
untuk mengambil produk dari zona tertentu sesuai dengan pesanan yang diterima. Metode ini
memungkinkan untuk memproses pesanan dengan lebih cepat dan efisien karena picker hanya
perlu fokus pada zona tertentu dan tidak perlu berkeliling ke seluruh Gudang.
d. Cluster Picking
Dalam metode ini, picker mengambil beberapa produk dari beberapa pesanan dalam satu
perjalanan dan meletakkannya di wadah yang berbeda. Metode ini memungkinkan untuk
memproses pesanan dengan lebih cepat dan efisien karena picker hanya perlu berkeliling
Gudang satu kali untuk mengambil beberapa produk dari beberapa pesanan.
e. Automated Picking
Pada metode ini, picker digantikan oleh sistem otomatis seperti conveyor belt, robot, atau
sistem penyimpanan otomatis yang dapat mengambil produk dengan cepat dan akurat. Metode
ini memungkinkan untuk memproses pesanan dengan lebih cepat dan efisien, serta mengurangi
kesalahan manusia dalam proses pengmabilan produk.

4. Meningkatkan Efisiensi Pengambilan Pesanan

a. Pilih beberapa pesanan sekaligus
b. Mempertahankan penempatan/slotting
c. Melepaskan pesanan dengan cerdik
d. Hilangkan baris pesanan yang tak terpakai
e. Pengambilan penempatan barang yang dinamis dan mengabang

5. Metode pengambilan otomatis

Metode pengambilan secara otomatis dengan menggunakan bantuan mesin statis dibagi menjadi
beberapa bagian, yaitu:
a. Robotics
b. Carousels
c. Convenyors/Sorters
TOPIK 6. REPLENISHMENT
1. Definisi Replenishment
Replenishment adalah proses memasok kembali, mengisi ulang, atau memperbarui invertaris atau
stok. Tujuannya adalah untuk menjaga agar inventaris tetap mengalir melalui rantai pasok dengan
mempertahankan tingkat pemesanan dan pengisian item yang efisien. Dalam Gudang
replenishment berarti memindahkan barang dari lokasi bulk ke lokasi pick face dengan tujuan agar
lokasi pick face agar tidak kosong dan selalu terisi untuk kebutuhan proses picking.

2. Prosedur Replenishment – DSV PDU

a. Tim operasional melakukan pemeriksaan jumlah stok yang ada di lokasi picking untuk
memastikan jumlah stok tidak kurang dari jumlah minimum yang telah ditentukan.
b. Apabila ditemukan jumlah stok kurang dari stok minimum, maka tim operasional akan
menerbitkan Form Movement.
c. Sebelum proses penerbitan Form Movement, tim operasional akan menarik data dari sistem
WMS. Barang dipindahkan ditentukan berdasarkan tanggal kadaluarsa yang paling dekat.
d. Form Movement di terbitkan untuk nomor LOT. Apabila terdapat barang yang lebih dari nomor
LOT maka tim operasional akan menerbitkan lebih satu Form Movement.
e. Setelah Form Movement di keluarkan tim operasional mengemabil dan memindahkan barang
sesuai dengan jumlah yang diminta pada Form movement. Produk dengan HALAL MUI akan
diambil terlebih dahulu. Informasi produk Halal MUI terlampir dalam bentuk lampiran.
f. Proses move atau pemindahan secara sistem akan dilakukan setelah barang dipindahkan secara
fisik dan menerima laporan dari tim operasional.