Panduan Lengkap Pergudangan untuk

Optimalkan Manajemen Stok

ByKanya Anindita

24/11/2021

3821

Facebook

Twitter

Pinterest

WhatsApp

Linkedin
Perusahaan tentu sudah biasa dengan istilah gudang atau pergudangan. Gudang identik dengan lokasi
di mana semua jenis barang produksi disimpan, baik bahan baku atau barang jadi. Untuk memastikan
bahwa semua pesanan di gudang terpenuhi, perusahaan memerlukan sistem manajemen, khususnya
manajemen pergudangan.

Manajemen pergudangan atau manajemen gudang adalah tindakan mengatur dan mengontrol seluruh
elemen yang ada di gudang dan memastikan semuanya berjalan secara optimal. Pengelolaan pada
gudang mencakup mulai dari pengaturan tata letak gudang, pengontrolan inventaris, pemeliharaan
peralatan, pengecekan barang yang masuk dan keluar, pengambilan, pengepakan, dan pengiriman
barang, hingga penggunaan sistem manajemen gudang otomatis.

Manajemen pergudangan memang melibatkan proses yang begitu banyak dan terkesan sangat
kompleks. Kali ini kami akan membantu Anda memahami aspek-aspek dan tips pengelolaan gudang
secara detail, namun lebih sederhana.
Daftar Isi
 Mengatur Tata Letak Gudang
o Apa Saja yang Perlu Dipertimbangkan
o Menentukan Nama Lokasi di Gudang
 Mengoptimalkan Manajemen Stok di Gudang
o Praktekan Analisis ABC
o Tips Menerima Stok Baru di Gudang
 Mempercepat Proses Pemenuhan Pesanan (Order Fulfillment)
o Pengambilan Barang
o Mengemas Pesanan Secara Efisien
o Kirim Pesanan Secara Cepat dan Akurat!
 Mengevaluasi dan Mengukur Performa Manajemen Pergudangan
o Proses Penerimaan
o Pengembalian Pesanan
o Proses Pengambilan
o Lead Time
 Memilih Sistem Manajemen Pergudangan yang Tepat
 Kesimpulan

Mengatur Tata Letak Gudang

Langkah pertama yang paling penting dalam mengoptimalkan manajemen pergudangan adalah
memastikan tata letak gudang yang efisien. Tata letak gudang atau warehouse layout adalah cara
untuk mengatur penempatan barang dengan metode tertentu untuk mendukung aktivitas pergudangan
agar menjadi efektif dan efisien. Menentukan jenis metode mengatur tata letak gudang merupakan
keputusan yang penting untuk mendukung aktivitas warehouse management.

Apa Saja yang Perlu Dipertimbangkan

Anda harus fokus pada dua hal, yakni memastikan ruang yang cukup untuk seluruh persediaan Anda
dan memastikan area yang cukup untuk memudahkan staf Anda bekerja dan berlalu lalang. Mengatur
tata letak gudang bisa menjadi sangat sulit apabila Anda memiliki keterbatasan area. Jadi, penting
untuk membuat sketsa sebelum Anda mengatur atau mengubah tata letak gudang Anda saat ini.
Sistem gridding dapat memudahkan pengaturan tata letak gudang Anda. Ini seperti membuat papan
catur. Satu grid biasanya berukuran 3m x 3m. Area yang memudahkan untuk berjalan cepat dan
mengambil barang adalah hal utama yang perlu diingat. Pengambil barang harus bisa berjalan
mondar-mandir di lorong tanpa saling menghalangi. 

Menggunakan sistem manajemen gudang dapat memudahkan Anda dalam mengatur tata letak

gudang salah satunya dalam menerapkan sistem gridding. Penggunaan sistem manajemen gudang
juga dapat mengkategorikan rak berdasarkan jenis dan fungsinya. Penomorannya pun dapat
dilakukan dengan mudah.

Menentukan Nama Lokasi di Gudang

Manajemen pergudangan yang efektif tidak dapat tercipta tanpa menentukan nama lokasi untuk stok
yang telah terlabel dengan jelas. Staf gudang Anda harus bisa mengetahui persis di mana produk-
produk Anda berada.

Kepraktisan adalah yang utama di sini. Menggunakan kombinasi alfanumerik sederhana akan
memudahkan pengambil barang. Misalnya, Anda dapat memulai dengan menyertakan label untuk
baris rak, rak, dan wadah penyimpanan:

Sebagai contoh, Anda dapat menyimpan baju wanita berwarna hitam berukuran medium di baris A,
rak A, dan wadah penyimpanan 2. Baju pria berwarna hitam di baris B, rak B, dan wadah
penyimpanan 1, dan seterusnya.
Gudang yang lebih besar membutuhkan nama lokasi yang lebih detail.

Penentuan nama lokasi sangat tergantung pada ukuran fasilitas, kompleksitas operasional gudang
Anda, dan faktor-faktor lainnya. Tetapi intinya, semakin besar fasilitas gudang Anda, semakin detail
Anda harus melabeli setiap lokasi di gudang Anda.

Baca juga: Kelebihan Menerapkan Manajemen Gudang Cloud pada Bisnis Anda

Mengoptimalkan Manajemen Stok di Gudang

Nah, pada tahap ini Anda sudah mengatur tata letak gudang Anda dengan strategis. Kemudian akan
timbul pertanyaan, bagaimana sebaiknya saya menaruh produk-produk saya? Jawabannya
sederhana: taruh barang-barang yang paling laku di lokasi yang paling dekat dengan area
pengemasan barang!

Praktekan Analisis ABC

Jadi, cari tahu produk yang paling laris di antara seluruh produk jualan Anda dan taruh sedekat
mungkin dengan meja pengemasan barang untuk mengurangi waktu berjalan. Strategi ini
adalah analisis ABC. Bagi produk Anda ke dalam tiga kategori atau kelas:

1. Kategori A: Produk-produk yang frekuensi penjualannya paling tinggi, 20% dari produk-
produk ini berkontribusi pada 70-80% penjualan tahunan.
2. Kelas/kategori B: Produk-produk yang frekuensi penjualannya sedang, 30% dari produk-
produk ini berkontribusi pada 15-25% penjualan tahunan.
3. Kategori C: Produk-produk yang frekuensi penjualannya paling rendah, 50% dari
produk-produk ini hanya berkontribusi pada 5% penjualan tahunan.
Jadi, Anda dapat menaruh produk-produk dalam kategori A paling dekat dengan meja pengemasan,
sementara produk-produk dalam kategori C dapat terletak pada posisi paling jauh dari meja
pengemasan.

Anda bahkan bisa menaruh barang-barang yang berukuran kecil, namun banyak dibeli bersamaan
dengan produk-produk yang paling laku, di samping meja pengemasan untuk menghemat waktu
pengambilan barang.

Saran: Jangan takut untuk mengubah penyimpanan produk Anda. Produk-produk dalam kategori A
tidak akan selalu sama. Bisa jadi produk-produk yang paling banyak terjual di pertengahan tahun
malah menjadi tidak laku di akhir tahun. Jadi, sebaiknya Anda mengganti tata letak produk
berdasarkan musim, tren, dan faktor-faktor lain juga.

Tips Menerima Stok Baru di Gudang

Untuk manajemen pergudangan yang optimal, Anda harus dapat memastikan bahwa staf dapat
menerima, membongkar, menyimpan, dan memesan stok baru seefisien mungkin. Semakin cepat ini
terjadi, semakin cepat stok tersedia untuk dijual.

Kesalahan atau inefisiensi dalam proses ini akan memengaruhi seluruh rantai pasokan. Jadi,
sebaiknya Anda menggunakan solusi yang mendukung efisiensi. Penggunaan sistem warehouse
management yang menyediakan fitur mobile scanner adalah salah satunya.
Dengan sistem manajemen pergudangan otomatis, penanganan barang yang masuk ke gudang akan
menjadi jauh lebih cepat dan akurat. Daripada harus duduk di depan komputer dan secara manual
mencari dan memperbarui setiap produk, Anda cukup memindai produk atau purchase order,
memperbarui jumlah stok, dan memasukkannya dalam lokasi tertentu di gudang
melalui smartphone Anda.

Mempercepat Proses Pemenuhan Pesanan

(Order Fulfillment)
Mampu memenuhi pesanan dengan cepat dan akurat adalah salah satu tanda dari manajemen
pergudangan yang baik. Lagipula, untuk alasan inilah manajemen pergudangan ada. Ada tiga aspek
yang penting ketika berbicara tentang pemenuhan pesanan: pengambilan, pengemasan atau
pengepakan, dan pengiriman barang.

Pengambilan Barang
Pengambilan barang memang tampak mudah, tetapi ini akan berbeda ketika Anda memiliki ratusan
atau bahkan ribuan barang dengan jenis yang berbeda di gudang Anda. Faktanya, sebagian besar
waktu pemenuhan order terbuang hanya untuk mencari barang. Jadi, penting bagi Anda untuk
menerapkan strategi pengambilan barang yang tepat. Berikut ini adalah empat metode pengambilan
barang yang paling umum:

1. Single Order
Metode single order merupakan metode pengambilan yang paling dasar, biasanya digunakan
oleh retailer atau wholesaler yang baru memulai bisnisnya. Sederhananya, pengambil barang akan
memilih satu pesanan pada satu waktu secara keseluruhan sebelum pindah ke yang berikutnya.
Sebaiknya hindari metode ini jika Anda mengirim lebih dari 20 pesanan pelanggan sehari.

2. Batch Picking
Pengambil barang diberikan batch yang berisi daftar pesanan, lalu ia mengambil semuanya sekaligus,
dan kemudian kembali ke meja pengepakan. Ia kemudian akan diberikan batch baru untuk
mengambil barang-barang lain. Jumlah pesanan yang dialokasikan untuk setiap batch biasanya antara
10 dan 30, tergantung pada ukuran fisik produk Anda dan jumlah pesanan rata-rata.

Gunakan metode ini jika Anda memiliki jumlah pesanan tinggi dengan jumlah produk satuan atau
sedikit per pesanan. Tetapi, jika Anda memiliki banyak produk per pesanan, maka metode ini kurang
cocok diimplementasikan.
Baca juga: 5 Tips Mempercepat Pengambilan Barang untuk Meningkatkan Produktivitas di
Gudang

3. Zone Picking
Dalam metode ini, pengambil barang ditugaskan untuk mengambil produk yang disimpan di dalam
zona tertentu dalam satu waktu. Ia harus melalui semua area yang berisi barang-barang yang dipesan,
mengambilnya dan menaruhnya ke wadah, kemudian kembali ke meja pengepakan.

Metode ini sangat bagus untuk mencegah para pengambil barang menghalangi satu sama lain dan
cocok digunakan oleh pengecer yang biasa memiliki banyak pesanan dengan beberapa jenis produk.
Hindari metode ini jika Anda hanya mengirim pesanan tunggal atau hanya memiliki sedikit staf
pengambil barang.

4. Wave Picking
Mirip dengan zone picking, tetapi pengambil barang ditugaskan untuk mengambil barang dari
beberapa zona sekaligus dalam satu waktu. Kemudian, pengemas barang harus menggabungkan
seluruh barang yang terpisah untuk setiap pesanan.

Metode ini lebih cepat dari zone picking, tetapi waktu pengemasan menjadi agak lama, karena
pengemas perlu menghabiskan lebih banyak waktu menggabungkan pesanan sebelum dikirim.
Metode ini cocok digunakan oleh pengecer yang biasa mengirimkan banyak pesanan dengan banyak
jenis barang dan membutuhkan proses pengambilan yang super cepat.

Catatan: Dengan sistem manajemen inventaris otomatis, proses wave picking bahkan dibuat lebih
cepat lagi, karena pengambilan dijadwalkan secara otomatis. Penugasan dibagi dalam beberapa sesi
(wave) berdasarkan tanggal, SKU, metode pengiriman, dan lain-lain. Sistem ini mengurangi human
error dengan membantu pengambil barang menargetkan barang mana yang akan diambil berikutnya.

Mengemas Pesanan Secara Efisien

Mengemas pesanan bukan hanya tentang memasukkan barang ke kardus atau membungkus secara
cepat. Ini adalah momen untuk memastikan bahwa Anda mengirim produk yang tepat, kepada
pelanggan yang tepat, dengan cara yang paling efisien. Dua hal yang harus Anda perhatikan di sini
adalah ukuran kemasan dan bahan kemasan.

Ukuran kotak Anda dapat berpengaruh besar pada biaya operasional. Semakin besar ukuran kotak
Anda, semakin banyak juga biaya yang keluar untuk membayar kurir. Memiliki terlalu banyak
pilihan ukuran kotak juga akan membingungkan staf pengepakan, jadi sebaiknya pilih beberapa
ukuran saja berdasarkan ukuran barang yang sering terjual.

Selanjutnya, perhatikan juga bahan kemasan yang Anda gunakan. Pastikan bahan-bahan yang
digunakan benar-benar melindungi barang Anda ketika diantar dan pada saat transit, tetapi juga tidak
terlalu menambah berat produk dan menyebabkan tingginya biaya pembelian serta pengirimannya.
Penting untuk melakukan evaluasi menyeluruh pada hal ini sehingga Anda akan dapat mengeliminasi
yang tidak perlu dan mengganti kemasan produk Anda dengan bahan-bahan yang lebih efisien

Baca juga: 5 Manfaat Utama Aplikasi Gudang untuk Perusahaan Dagang

Kirim Pesanan Secara Cepat dan Akurat!

Beberapa langkah yang harus dilalui dalam proses pengiriman pesanan adalah:

1. Menimbang paket
2. Mencetak label pengiriman yang relevan (dan faktur, jika belum melakukannya)*
3. Tandai status pesanan sebagai ‘Dikirimkan’ pada sistem
4. Kirim email ‘konfirmasi pengiriman’ ke pelanggan (Sistem manajemen inventaris yang
terintegrasi dengan sistem manajemen penjualan dapat melakukan ini untuk Anda secara
otomatis)
*EQUIP Inventory memudahkan Anda untuk mencetak label dan dokumen-dokumen keperluan
pengiriman lainnya secara instan

Mengevaluasi dan Mengukur Performa

Manajemen Pergudangan
Evaluasi sangat penting untuk mewujudkan manajemen pergudangan yang optimal. Berikut ini
adalah beberapa indikator yang harus Anda cek ketika mengukur kesuksesan pengelolaan gudang
Anda:

Proses Penerimaan
Cek berapa lama waktu yang biasanya habis untuk menerima barang, termasuk bagaimana staf Anda
mencatat barang yang masuk dan bagaimana mereka menaruh barang-barang yang baru datang. Cara
manual biasanya menyebabkan proses pencatatan dan pembaruan inventaris menjadi sangat lama.
Oleh karena itu, penting untuk mengadopsi sistem manajemen gudang otomatis.

Pengembalian Pesanan
Ketahui alasan-alasan mengapa pesanan pelanggan kembali ke gudang Anda. Ini bisa saja karena
kesalahan produk, kesalahan alamat, keterlambatan pengiriman, kerusakan pada saat transit, dan lain-
lain. Menganalisis masalah ini akan membantu meningkatkan kinerja pergudangan Anda secara
signifikan.

Proses Pengambilan
Mengukur ketepatan proses pengambilan dapat memberikan wawasan pada Anda mengenai kinerja
pengambilan barang di gudang Anda. Berikut ini adalah formula untuk mengukurnya:

Lead Time
Lead time adalah waktu yang dibutuhkan pelanggan untuk menerima pesanan, disebut juga sebagai
waktu tunggu pesanan. Semakin singkat waktu tunggu pesanan, semakin senang pelanggan Anda
menerima produk Anda. Pastikan bahwa pengiriman yang cepat tetap tidak mengurangi kondisi
produk Anda sedikit pun.

Memilih Sistem Manajemen Pergudangan yang

Tepat
Warehouse Management System (WMS) pada dasarnya dapat mengambil alih sebagian besar proses
pergudangan. Alat ini akan mengotomatiskan dan mendigitalkan berbagai proses.

Dengan sistem manajemen gudang otomatis, Anda dapat memastikan semuanya agar lebih
terorganisir, terlacak dan terdokumentasi dengan baik. WMS dapat meminimalisir Human
error sehingga akurasi menjadi optimal. Serta operasional menjadi lebih cepat dan sederhana.
Namun, menemukan sistem manajemen pergudangan yang tepat bisa sedikit membingungkan.
Untuk memudahkan perjalanan Anda mendapatkan WMS yang terbaik untuk bisnis Anda, cari tahu
jawaban dari beberapa pertanyaan berikut ini:

 Bagaimana tingkat akurasi proses pengambilan Anda saat ini?

 Apa saja KPI pergudangan Anda? Dan seberapa menguntungkan bila Anda
mengoptimalkan masing-masing KPI tersebut?
 Berapa banyak anggota tim yang dibutuhkan untuk menjalankan operasional Anda saat
ini? Akankah lebih ekonomis bila Anda mengganti sebagian dari mereka dengan sistem
otomatis?
 Berapa banyak pesanan yang Anda tangani setiap hari? Dan berapa banyak omset yang
Anda hasilkan setiap tahunnya?
 Sudahkah Anda mencapai target pertumbuhan? Seberapa cepat Anda merencanakan
pencapaian pertumbuhan bisnis Anda?
Dan berikut ini adalah beberapa aspek penting yang harus Anda pertimbangkan dari sebuah WMS.

1. Kemampuan mengorganisir gudang: Membantu mempercepat penomoran, pelabelan,

penyimpanan, pengambilan, pengepakan, dan pengiriman
2. Integrasi dengan barcode scanner: Menggunakan pemindai seluler dan dapat
diintegrasikan dengan barcode scanner untuk meminimalkan kebutuhan kertas dan
mengoptimalkan akurasi saat pengambilan dan pengepakan
3. Kemudahan dalam pengelolaan multi-warehouse: Memudahkan Anda mengelola seluruh
cabang toko atau gudang yang tersebar di berbagai lokasi
4. Kemudahan penggunaan: Platform sederhana yang dapat dipelajari dan dioperasikan
dengan mudah oleh setiap pengguna
5. Integrasi dengan sistem otomatis lain: Memungkinkan Anda untuk mengintegrasikannya
dengan sistem lain yang Anda gunakan untuk hasil yang optimal, seperti sistem
manajemen inventaris, sistem manajemen penjualan, sistem akuntansi, dan lain-lain
6. Pelaporan real-time: Memberikan kemudahan bagi setiap orang untuk melacak informasi
secara real time dan mencatat setiap aktivitas di gudang seperti masuk dan keluarnya
barang, jumlah persediaan, dan lain-lain

Kesimpulan
Pergudangan adalah tugas yang sangat kompleks, khususnya pada perusahaan besar. Meski begitu
strategi dan implementasi solusi otomatis yang tepat dapat membuat kegiatan ini menjadi jauh lebih
sederhana. Menggunakan Warehouse Management Software dapat mengoptimalkan efisiensi multi-
gudang sekaligus memaksimalkan penggunaan ruang.

Semuanya bermuara pada pengaturan tata letak gudang yang baik, manajemen stok barang yang
efisien, evaluasi dan pengukuran performa manajemen gudang, dan penggunaan WMS yang tepat.
Penempatan dan pendataan barang yang sistematis membuat pengambilan barang menjadi lebih cepat
& efisien. Hasilkan penghematan biaya penyimpanan akibat pemborosan pemakaian rak. Sistem
WMS dari HashMicro terintegrasi penuh dengan modul manajemen pembelian, manajemen
inventaris, dan sistem akuntansi untuk menunjang bisnis Anda.