SENTOSA ADICAHYO_80000310

SUMMARY
WAREHOUSE BEST PRACTICE OPERATION TRAINING AND COACHING
DAY-2, WAREHOUSE PERFORMANCE

Ketika kita berbicara tentang warehouse performance maka biasanya kita

membahas tentang upaya untuk maintain dan improve. Dengan kata lain menyusun
parameter improvement yang terukur dala aktivitas yang terjadi di dalam warehouse.
Ada berbagai macam cara atau upaya yang dapat dilakukan yang biasanya
terangkum dalam sebuah sistem yaitu Warehouse Management System.
Warehouse Management System adalah sebuah sistem yang dibuat dengan tujuan
memudahkan proses kegiatan dalam warehouse.
Nantinya dari sistem ini dapat digunakan sebagai pendorong proses supply
chain. Jika menerapkan sistem ini tentu bisa membantu perusahaan dalam
meminimalisir risiko yang terjadi seperti human error serta meningkatkan efisiensi
kerja dan produktivitas.
Dalam lingkaran atau arus barang di dalam gudang, WMS kemudian terbagi jadi
tiga sistem besar. Pertama adalah FIFO (first in first out), LIFO (last in first out), dan
juga FEFO (first expired first out). Ketiga konsep ini digunakan dalam industri yang
berbeda, sesuai dengan peruntukannya.

Konsep FIFO
Konsep ini biasa digunakan di industri makanan dan minuman, yang memiliki
batas pemakaian jelas. First in first out menekankan pada barang yang masuk
pertama di gudang harus keluar terlebih dahulu, sebelum tanggal kadaluarsa atau
risiko kerusakan meningkat.
Konsep ini juga awam digunakan untuk menekan biaya gudang, karena ketika
barang rusak di gudang perusahaan harus menanggungnya dan menjadi
pengeluaran tambahan.

Konsep LIFO
Penerapan last in first out umum digunakan di industri material, dimana produk
yang dimilikinya tak memiliki batas kadaluarsa atau batasnya sangat panjang.
Tujuan utamanya adalah memudahkan pembongkaran, karena barang yang berada
SENTOSA ADICAHYO_80000310

di depan, yang notabene datang paling akhir, adalah barang yang paling mudah
diambil.
Meski demikian penerapan konsep ini tak terbatas pada industri material saja,
tapi juga bisa diterapkan di industri-industri lain.

Konsep FEFO
Sedikit memiliki kemiripan dengan konsep FIFO di poin pertama, namun untuk
yang satu ini acuannya benar-benar pada tanggal kadaluarsa atau expired. First
expired first out mengedepankan produk dengan tanggal expired terlebih dahulu
untuk dikeluarkan agar risiko kerusakan barang menurun.
Selain itu, hal ini juga menghindari produk tak lagi bisa diedarkan, sebab ketika
tanggal kadaluarsa terlewati otomatis produk jadi barang mati yang tak bisa dilepas
ke pasar.
Setelah mengetahui ketiga konsep besar tersebut, mari kita melangkah ke
kelebihan penggunaan Warehouse Management System dalam praktik pengelolaan
gudang yang sesungguhnya.
Pada dasarnya WMS harus menggunakan barcode atau kode unik yang mana
fungsi utamanya adalah untuk mengidentifikasi barang dan barang yang sudah
terintegrasi di seluruh cabang. WMS akan mampu memberikan lokasi barang dan
penempatan barang yang selanjutnya akan direkam dengan menggunakan sistem
scan barcode lokasi agar tidak ada lagi barang yang tertinggal.
Terdapat beberapa keuntungan yang bisa Anda rasakan ketika menggunakan
Warehouse Management System, beberapa diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Efisiensi waktu proses manajemen
Keuntungan pertama dari penerapan Warehouse Management System
adalah kecepatan dalam proses manajemen gudang. Selain itu implementasi
WMS juga akan membuat seluruh transaksi dan pergudangan bisa dilakukan
secara lebih cepat dan akurat.
Implementasi sistem pada gudang mampu mempersingkat waktu
penyortiran, pendataan serta packing stok barang untuk dikirim. Karena
seluruh proses manajemen secara terkomputerisasi, yang mana sebelumnya
proses ini dilakukan dengan cara manual.
SENTOSA ADICAHYO_80000310

2. Kemudahan saat menata letak penyimpanan

Warehouse Management System dapat mempermudah bisnis anda
dalam mengatur lokasi penyimpanan barang yang lebih optimal. Area
penyimpanan gudang akan lebih maksimal dengan sistem layout-ing,
sehingga peletakan dan lokasi barang dapat dilacak melalui sistem. Jumlah
barang yang masuk ke gudang akan sesuai dengan penyimpanannya dengan
menggunakan peralatan yang terdapat di dalam sistem.
Selain itu, Warehouse Management System juga akan memudahkan
Anda dalam menerapkan metode First In First Out (FIFO). Penataan letak
penyimpanan sangat membantu proses arus barang dan sesuai dengan
metode FIFO. Dengan begitu, kualitas barang yang akan diterima konsumen
terjamin dan menekan angka stok mati.
3. Menjamin K3 dan Lingkungan Hidup
Dengan diterapkannya Warehouse Management System maka
perusahaan juga siap untuk memperhatikan aspek K3 dan Lingkungan Hidup.
Dengan keteraturan yang dibuat sedemikian rupa, membuat lingkungan kerja
menjadi kondusif sehingga dapat menciptakan lingkungan kerja yang aman,
efisien dan produktif. Salah satu penerapannya dapat berupa 5R (Ringkas,
Rapi, Resik, Rawat dan Rajin) dimana setiap barang/alat/komoditi sudah
ditetapkan tempat penyimpanan dan ruang geraknya masing-masing.
Sehingga telah tercipta batasan dimana area tertentu boleh ada orang dan
dimana area tertentu perlu izin atau akses khusus agar bisa berada di area
tersebut. Hal ini dapat meminimalkan risiko terjadinya kecelakaan kerja.
Tidak kalah penting, dengan menerapkan Warehouse Management
System maka perusahaan juga berkontribusi terhadap kelestarian lingkungan.
Dengan adanya sistem informasi dalam bentuk software, setiap aktivitas
pergudangan dipantau dan dilaksanakan melalui software tersebut sehingga
kegiatan bersifat paperless.
4. Menekan biaya pembelian dan pemeliharaan perangkat
Menggunakan Warehouse Management System tidak memerlukan
investasi perangkat keras yang besar. Sebagian besar teknologi pada WMS
menggunakan sistem cloud yang mudah untuk dikelola dari mana saja.
SENTOSA ADICAHYO_80000310

Sebagai aset digital, WMS terhitung terjangkau, mudah untuk digunakan dan
memiliki fleksibilitas yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis anda.
Sistem WMS yang dilakukan secara terkomputerisasi akan memudahkan
perusahaan dalam mengolah berbagai data yang berhubungan dengan stok
barang yang ada di dalam gudang. Hal tersebut akan mengurangi
ketergantungan perusahaan terhadap sistem manual.
5. Kinerja dan Produktivitas karyawan yang lebih efektif
Menerapkan sistem manajemen gudang yang tepat akan meningkatkan
kinerja dan produktivitas dari karyawan gudang. Sistem WMS menyediakan
informasi pada karyawan sesuai dengan akses yang diberikan.
Seluruh karyawan dapat meningkatkan kinerjanya dengan adanya
informasi jadwal inbound dan outbound, proses sorting stok barang, labeling
menggunakan RFID/Barcode, packing dan pekerjaan lain dalam gudang.
Sehingga, tidak ada lagi waktu terbuang saat proses manajemen di dalam
gudang.

6. Peningkatan akurasi inventory gudang dan mempersingkat proses

pengiriman
Proses pengambilan, packing dan pengiriman stok barang akan jauh
lebih cepat dengan implementasi Warehouse Management System. Selain
beberapa hal tersebut, penerapan WMS juga dapat mengurangi kesalahan
dan retur stok. Fitur RFID Barcode dapat mengelompokkan stok barang
berdasarkan spesifikasi dan letak penyimpanan dalam gudang.
Fitur ini mempermudah karyawan untuk pengambilan dan
mempersiapkan stok barang sebelum pengiriman dalam waktu yang singkat.
Proses outbound lebih mudah, terutama dalam penjadwalan dan persiapan
armada pengiriman. Sehingga perusahaan dapat meningkatkan pelayanan
para konsumen.
7. Proses Inbound
Dengan menerapkan Warehouse Management System, permintaan
inbound barang akan terintegrasi dengan sistem manajemen inventaris dan
juga database stok barang. Dengan begitu, proses permintaan inbound
SENTOSA ADICAHYO_80000310

barang akan sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan, dan juga dapat
meminimalisir terjadinya kelebihan stok dan juga stok yang berumur lama.
Penataan barang tidak hanya penting untuk stok yang telah masuk dalam
gudang. Stok dari permintaan inbound juga perlu diurutkan berdasarkan jenis
dan dilakukan pelabelan dengan fitur Barcode/RFID. Sehingga usia barang,
jumlah pada database stok dan lokasi barang tercatat dengan lengkap.
8. Proses dalam Gudang
Dengan menerapkan Warehouse Management System, salah satu
kelebihan yang akan didapat yaitu adanya sistem pemberitahuan dan jadwal
kedatangan stok untuk pekerja pada gudang, sehingga proses penerimaan
dan pendataan barang lebih cepat dan sesuai dengan jadwal.
Proses pencatatan barang semakin cepat dan mudah menggunakan
RFID/Barcode, dan juga langsung terintegrasi dengan database stok barang.
Lokasi penyimpanan pada gudang juga diberi tanda agar mempermudah
pengambilan dan penyortiran stok barang. Sehingga, stok barang inbound
dapat dipantau jumlah dan lokasinya secara real-time.
9. Proses Outbound
Penerapan WMS membantu integrasi data pada proses supply chain
management, sehingga tiap proses dapat dipantau secara menyeluruh.
Ketika ada permintaan outbound stok barang, data akan masuk dalam sistem
dan mencocokkan dengan jumlah stok barang pada gudang. Dengan begitu,
perusahaan akan dapat memenuhi permintaan pengiriman maupun
meningkatkan penjualan.
Dengan bantuan Warehouse Management System, penjadwalan
pengiriman stok dapat dilakukan. Saat permintaan pengiriman disetujui,
armada pengiriman sudah terjadwal secara otomatis. Sehingga proses
outbound stok berjalan dengan efisien.

Warehouse Management System (WMS) memang sudah menjadi suatu

kebutuhan bagi sebagian besar bisnis saat ini. Selain agar dapat bersaing dalam
kecepatan layanan, sistem ini juga dapat membuat pelaksanaan bisnis menjadi lebih
efisien.