Warehouse Management System

Warehouse atau pergudangan merupakan area yang berfungsi menyimpan barang untuk
produksi atau hasil produksi dalam jumlah dan rentang waktu tertentu yang kemudian
didistribusikan ke lokasi yang dituju berdasarkan permintaan.
Warehouse Management System (WMS) atau Sistem Manajemen Pergudangan merupakan kunci
utama dalam supply chain, dimana yang menjadi tujuan utama adalah mengontrol segala proses
yang terjadi di dalamnya seperti shipping (pengiriman), receiving (penerimaan), putaway
(penyimpanan), move (pergerakan), dan picking (pengambilan). Saat ini, penggunaan teknologi
seperti WiFi LAN, Radio Frequency, Barcode Scanner, Email dan teknologi informasi lainnya
dapat digunakan untuk WMS. Tujuan dari WMS adalah untuk menyediakan satu set prosedur
komputerisasi untuk menangani penerimaan dan pengiriman barang, mengelola fasilitas
penyimpanan (misalnya racking, dll), mengelola stok barang untuk picking, packing dan shiping.
Keuntungan menggunakan WMS, diantaranya:
1. Speed Up Handling Process. Mempercepat lead time proses dengan cara komputerisasi /
otomatis.
2. Ensure Accurate Inventory Data. Mengetahui semua transaksi inventory dan jumlah stock
lebih cepat dan akurat dalam waktu kapan pun.
3. Optimize Your Warehouse Layout and Space Utilization. Mengatur lokasi penyimpanan
barang secara optimal dengan tool yang ada dalam system.
Dalam WMS, ada beberapa konsep yang bisa digunakan, yaitu :
1. FIFO (First In First Out), barang yang pertama kali masuk merupakan yang harus keluar
pertama kali. Yang pertama kali antri berarti harus pertama kali dilayani.
2. LIFO (Last In First Out), barang yang terakhir kali masuk harus pertama kali keluar.
Contohnya jika barang tersebut adalah pasir, otomatis yang harus dianbil duluan adalah
bagian atasnya.
3. FEFO (First Expired First Out), barang yang cepat kadaluarsa harus pertama kali keluar.
Contohnya obat-obatan, makanan, minuman.
Ada beberapa WMS yang dipakai oleh beberapa perusahaan yaitu Live Inventory (PT IMS
Logistics), FMGPro, Manhattan, dll.

Semua sistem ini memakai Barcode (berisi kode unik / packing list dan case dari barang tersebut
yang berfungsi sebagai identifikasi barang) sebagai sarananya dan terintegrasi di seluruh cabangcabang mereka. WMS ini akan memberitahu lokasi mana yang akan menjadi lokasi barang
tersebut atau PIC Gudang bisa menaruh di sembarang tempat karena perpindahan ataupun
penempatan akan direkam di system dengan scan barcode lokasi barang asalkan lokasi tersebut
di update di system. Jadi, tidak ada lagi barang yang terselip di dalam gudang.
Menurut saya, WMS akan mengoptimalkan tenaga kerja, mengurangi waktu proses, mengurangi
proses inventory yang tidak perlu yang pada akhirnya akan meningkatkan pelayanan kepada
customer. Perlu diingat pula bahwa tidak setiap gudang dapat atau harus menerapkan WMS
karena adakalanya suatu gudang cukup menerapkan system pergudangan yang sederhana saja,
misalnya untuk gudang dengan skala kecil. Oleh karena itu, penggunaan WMS perlu
dioptimalkan agar tidak merugikan pihak warehouse.

SISTEM MANAJEMEN PERGUDANGAN

Sistem Manajemen Pergudangan (SMP) merupakan salah satu hal yang utama dalam rantai
pengiriman barang , dimana yang menjadi tujuan utama adalah mengontrol segala proses yang
terjadi di dalamnya seperti shipping (pengiriman) , receiving (penerimaan) , putaway
(penyimpanan) , move (pergerakan) dan picking (pengambilan).
Paradigma baru yang terjadi sekarang ini adalah dengan integrasi proses-proses yang ada dengan
menggunakan suatu teknologi seperti robot / mesin yang bertugas menyusun barang di dalam rak
rak di dalam gudang . seperti yang pernah saya lihat dalam salah satu warehouse yang ada di
negara Singapore . Dengan SMP, kita dapat mengontrol proses pergerakan dan penyimpanan
hanya dengan memasukkan nomor invoicenya saja, pemakaian space gudang dengan lebih
optimal, meningkatkan efektifitas proses penerimaan dan pengiriman serta mengetahui jumlah
stok dengan lebih akurat pada setiap waktu.
Keuntungan :
Speed Up Handling Process. Penerapan WMS pada suatu pergudangan dapat mempercepat lead
time proses yaitu dengan adanya proses yang dilakukan secara komputerisasi atau otomatis yang
sebelumnya harus secara manual dan dilakukan banyak orang.
Ensure Accurate Inventory Data. Dengan WMS kita mengetahui semua transaksi inventory
dan jumlah stock dengan lebih cepat dan akurat dalam waktu kapan pun (real time).
Optimize Your Warehouse Layout and Space Utilization. Dengan WMS, kita dapat mengatur
lokasi penyimpanan barang dengan optimal. Jumlah dan tipe barang yang akan masuk ke gudang
akan dapat diatur penyimpanannya dengan tool yang ada dalam system.
FIFO Implementation. Alur distribusi barang dapat dilakukan dengan baik dan sesuai dengan
prisip FIFO (First In First Out), bahkan ada informasi terbaru bahwa software WMS saat ini
dapat menerapkan FEFO (first expired first out).
Automated Data Collection. Pengumpulan data dapat dilakukan secara otomatis dengan
menggunakan fasilitas radio-frequency portable data terminal (PDT) dan barcode scanner.
Cycle Counting. Penerapan WMS juga memberikan keuntungan dalam menghitung
waktu/siklus setiap proses atau lead time. Data tersebut dibutuhkan untuk menghitung
produktifitas gudang dan mempermudah upaya peningkatannya.
Jika pada penerapan SMP telah optimal maka keuntungan diatas dapat dicapai dan akhirnya
dapat memberikan keuntungan pada perusahaan karena secara prinsip SMP akan
mengoptimalkan tenaga kerja, menurangi waktu proses, mengurangi proses inventory yang tidak
perlu dan akhitnya akan meningkatkan pelayanan kita kepada customer selanjutnya.
Di lain pihak, penerapan SMP juga tidak mudah dan membutuhkan proses yang cukup matang.
Dari desain Bussiness Process sampai dengan teknis harus fix sehingga hasilnya sesuai dengan
yang diinginkan.

Selain itu, keinginan untuk berinvestasi dari perusahaan pun ikut berperan dalam penerapan SMP
Dana investasi SMP yang terbilang cukup besar, tentunya tidak ingin berakhir dengan sia-sia
tanpa hasil.