MJU 2 – K3 - 020

SELEKSI & EVALUASI

Rev :
SUBKONTRAKTOR Tanggal :
11 DES 2017 00

SELEKSI & EVALUASI SUBKONTRAKTOR

LEMBAR PENGESAHAN
Disusun oleh Disetujui oleh

Halaman A1

AKBARULAH BUMI AJI, ST HAPPY KURNIA SARI, SE

MR Direktur
PT. MATRIX JAYA UNGGUL
MASTER DOCUMENT
 MJU 2 – K3 - 020
SELEKSI & EVALUASI
SUBKONTRAKTOR Tanggal :
11 DES 2017
Rev :
00

1.0 DAFTAR ISI

Judul & Lembar Pengesahan A1

1.0 Daftar Isi B1

2.0 Catatan Perubahan C1
3.0 Daftar Distribusi Dokumen D1
4.0 Tujuan E1
5.0 Ruang Lingkup E1
6.0 Tanggung Jawab & Wewenang E1
7.0 Definisi E2
8.0 Rincian Prosedur
8.1 Seleksi Sub Kontraktor F1
8.2 Evaluasi Sub Kontraktor F2

Halaman B1
Prosedur
Level 2
PT. MATRIX JAYA UNGGUL
MASTER DOCUMENT
 MJU 2 – K3 - 020
SELEKSI & EVALUASI
SUBKONTRAKTOR Tanggal :
11 DES 2017
Rev :
00

2.0 CATATAN PERUBAHAN

No. No. Lembar Tanggal Halaman Isi Perubahan
Perubahan Terbit
1 -- 11 DES 2017 Baru

Halaman C1
Prosedur
Level 2
PT. MATRIX JAYA UNGGUL
MASTER DOCUMENT
 MJU 2 – K3 - 020
SELEKSI & EVALUASI
SUBKONTRAKTOR Tanggal :
11 DES 2017
Rev :
00

3.0 DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN

1. Direktur (DIR)

2. Management Representative (MR)

3. Teknik (TEK)

4. Proyek (PRO)

5. Logistik (LOG)

6. Administrasi (ADM)

7. Keuangan (KEU)

Halaman D1
Prosedur
Level 2
PT. MATRIX JAYA UNGGUL
MASTER DOCUMENT
 MJU 2 – K3 - 020
SELEKSI & EVALUASI
SUBKONTRAKTOR Tanggal :
11 DES 2017
Rev :
00

4.0 TUJUAN
Untuk memastikan bahwa produk/jasa yang dibeli sesuai dengan persyaratan dan
kebutuhan yang ditetapkan oleh organisasi.

5.0 RUANG LINGKUP

Manager SDM

6.0 TANGGUNG JAWAB & WEWENANG

Manager SDM Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan prosedur ini

7.0 DEFINISI
Supplier terpilih adalah pihak ketiga yang memasok barang/produk yang telah lulus
penilaian yang dilaksanakan oleh bagian pengadaaan/pihak yang berwenang PT.
Matrix Jaya Unggul.
Sub kontraktor (Outsource) terpilih adalah pihak ketiga yang memasok
jasa/pelaksana pekerjaan atas nama PT. Matrix Jaya Unggul yang telah lulus
penilaian yang dilaksanakan oleh bagian yang berwenang.

Pekerjaan yang disubkonkan adalah pekerjaan yang tidak dapat dikerjakan sendiri
oleh PT. Matrix Jaya Unggul karena ketiadaan/ketidaklengkapan sumberdaya atau
karena pertimbangan lain seperti : Banyaknya proyek yang harus dikerjakan sehingga
dapat menimbulkan penurunan kualitas pekerjaan, dan tuntutan penyelesaian
pekerjaaan yang sangat cepat.

Seleksi adalah : Tahapan untuk menilai kompetensi subkontraktor pada tahap awal
sebelum ditetapkan sebagai Subkon terpilih
Evaluasi yaitu suatu cara penilaian dari kinerja subkon untuk menetapkan peringkat
subkon yang memenuhi persyaratan sebagai supplier/pemasok terseleksi atau
memiliki sistem manajemen yang mampu untuk menghasilkan atau memberikan
produk yang kita harapkan

Halaman E1
Prosedur
Level 2
PT. MATRIX JAYA UNGGUL
MASTER DOCUMENT
 MJU 2 – K3 - 020
SELEKSI & EVALUASI
SUBKONTRAKTOR Tanggal :
11 DES 2017
Rev :
00

8.0 RINCIAN PROSEDUR

SELEKSI SUB KONTRAKTOR
8.1 Sebelum menentukan dan memutuskan bahwa supplier/subkontraktor yang
akan dipanggil lulus/tidak lulus seleksi, maka terlebih dahulu harus melalui
penyeleksian dan di catat dalam formulir Seleksi dan Evaluasi Supplier (MJU4-K3-
020-F). Apabila proses seleksi tidak sesuai, maka proses pembelian tidak dapat
dilanjutkan.

8.2 Untuk pengadaan barang/jasa yang diperlukan, supplier/subkontraktor dipilih

apabila mempunyai barang yang dipersyaratkan dan penawaran yang disampaikan
oleh supplier/pemasok yang diundang melalui form permintaan penawaran (MJU4-
K3-020-B). Supplier/subkon yang diundang dan diseleksi tersebut dicatat dalam
formulir Evaluasi Penawaran (MJU4-K3-020-D).

8.3 Untuk bahan seleksi, sub kontraktor diminta mencamtumkan/mengirimkan

persayaratan atas barang/jasa yang ditawarkan, diantaranya sebagai berikut:
a. Company Profile/Legalitas Perusahaan
b. Spesifikasi teknis
c. Harga Penawaran
d. Waktu penyerahan
e. Cara pembayaran
8.4 Subkon yang dinyatakan menang/terpilih kecuali Subkon Jasa Pengiriman
harus menyertakan copy dokumen, sekurang-kurangnya (minimal 4 dokumen) yaitu :
a. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)
b. NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak)
c. SPPKP (Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak)
d. Akte Perusahaan
e. Surat keterangan domisili perusahaan
f. Tanda daftar perusahaan
g. Company Profile

Halaman G1
Prosedur
Level 2
PT. MATRIX JAYA UNGGUL
MASTER DOCUMENT
 MJU 2 – K3 - 020
SELEKSI & EVALUASI
SUBKONTRAKTOR Tanggal :
11 DES 2017
Rev :
00

8.5 Sedangkan untuk Jasa Pengiriman Barang dan subkontraktor lain (Outsource)
dicatat pada daftar subkon terseleksi berdasarkan :
a. Company Profile
b. Kualitas Pekerjaan(termasuk keutuhan barang yang dikirim)
c. Ketepatan Waktu Penyelesaian Pekerjaan
d. SDM dan Peralatan
e. Jaminan asuransi apabila diperlukan (sesuai perjanjian/kesepakatan)
f. Harga
g. Syarat pembayaran
h. HSE
I. Kepatuhan terhadap statutory dan regulatory terkait pelayanan

Persayaratan diatas menjadi hal yang wajib dipenuhi kecuali ada kebijakan
tersendiri yang ditetapkan oleh organisasi.

8.6 Seleksi Pemasok pengadaan barang / jasa dengan nilai diatas Rp. 50.000.000.-
(Limapuluh juta rupiah) harus dilakukan oleh Tim Negosiasi dan Tenaga ahli (jika
diperlukan).

8.7 Untuk pengadaan barang yang sifatnya rutin, Manager SDM memilih pemasok
sesuai yang tercatat pada Daftar Pemasok Terseleksi. Yang disusun dan dievaluasi
setahun sekali.

Halaman G2
Prosedur
Level 2
PT. MATRIX JAYA UNGGUL
MASTER DOCUMENT
 MJU 2 – K3 - 020
SELEKSI & EVALUASI
SUBKONTRAKTOR Tanggal :
11 DES 2017
Rev :
00

EVALUASI SUPPLIER/SUBKONTRAKTOR

8.8 Subkontraktor yang terseleksi kemudian dicatat dalam

Daftar Supplier/Subkontraktor Terseleksi sesuai dengan produk / jasanya.
8.9 Daftar Supplier/Subkon terseleksi (F05/PM.15) kemudian
Manager SDM melakukan evaluasi terhadap kinerja supplier dengan
kriteria minimal yaitu :

• Kualitas/Spesifikasi teknis,
• Delivery (Waktu penyerahan)

8.10 Untuk evaluasi Subkontraktor Jasa dilakukan terhadap kriteria :

• Kualitas Pelayanan
• Waktu penyelesaian pekerjaan

8.11 Pemasok yang akan dievalusi diprioritaskan pada pemasok

yang mempengaruhi terhadap kinerja operasional.

8.12 Daftar pemasok terseleksi harus disahkan oleh Manager SDM.

8.13 Perubahan terhadap isi kontrak dengan pemasok apabila

dipandang perlu maka dapat dibahas dalam rapat yang
diadakan oleh Manager SDM.

9.0 Lampiran
: A. Formulir Daftar Calon Subkontraktor (MJU4-K3-020-A)
B. Formulir Permintaan Penawaran (MJU4-K3-020-B)
C. Formulir Kuisioner Calon Subkontraktor (MJU4-K3-020-C)
D. Formulir Laporan Seleksi dan Evaluasi (MJU4-K3-020-D)
F. Formulir Catatan Kinerja Subkontraktor (MJU4-K3-020-E)

Halaman G3
Prosedur
Level 2
PT. MATRIX JAYA UNGGUL
MASTER DOCUMENT
 MJU 2 – K3 - 020
SELEKSI & EVALUASI
SUBKONTRAKTOR Tanggal :
11 DES 2017
Rev :
00

Halaman G4
Prosedur
Level 2
PT. MATRIX JAYA UNGGUL
MASTER DOCUMENT