ABSTRAK
Peranan seorang reservasi disebuah hotel untuk memberikan pelayanan kepada tamu agar tamu
mendapatkan segala sesuatu yang dijanjikan oleh pihak hotel dan mewujudkan tujuan sebuah hotel
bahwa tamu tersebut dapat datang kembali. Penelitian ini disajikan secara deskriptif untuk
memperoleh gambaran berbagai informasi yang berhubungan dengan pemberian pelayanan kepada
tamu hotel. Metode pengumpulan data menggunakan dokumentasi, observasi, wawancara dan studi
pustaka. Data yang diperoleh kemudian dianalisis dan disajikan secara deskriptif. Hasil penelitian
menunjukan bahwa seorang reservasi mempunyai peranan yang cukup besar dalam memberikan
pelayanan kepada tamu, karena departemen kantor depan yang mempunyai kontak langsung dan akan
memberikan kesan pertama dan terakhir kepada tamu yang datang. Seorang reservasi harus mampu
memberikan pelayanan yang baik kepada tamu, sehingga hotel tidak pernah sepi dan membuat
banyak tamu hotel yang merupakan langganan yang sudah bertahun-tahun dapat datang kembali ke
hotel.
Kata Kunci: Reservasi, Kantor Depan, Datang Kembali
ABSTRACT
The role of a reservation at a hotel to provide services to guests so that guests get everything promised
by the hotel and realize the purpose of a hotel that guests can come back. This research is presented
descriptively to obtain an overview of various information relating to the provision of services to
hotel guests. Data collection methods use documentation, observation, interviews and literature study.
The data obtained is then analyzed and presented descriptively. The results showed that a reservation
has a significant role in providing services to guests, because the front office department has direct
contact and will give first and last impressions to guests who come. A reservation must be able to
provide good service to guests, so that the hotel is never quiet and makes many hotel guests who are
customers who have been able to come back to the hotel for years.
memuaskan tamu tentunya akan menimbulkan sangatlah menentukan dalam menciptakan citra
citra hotel yang baik di mata tamu yang yang baik maupun kurang baik kepada para
menginap. Pada umunya semua hotel memiliki tamu hotel sebelum para tamu mendapatkan
prinsip dasar dalam melayani tamu yaitu sopan, pelayanan dari department lainnya.
santun, ramah dan perhatian mengenai Reservasi sendiri adalah suatu proses
kebutuhan tamu pada saat menginap di hotel. pemesanan kamar dan juga fasilitas lain yang
The first and the last impression of the guest dilakukan sebelum calon pelanggan tiba di
adalah slogan terkenal yang langsung suatu layanan jasa. Dan reservasi sendiri
menunjuk kepada departemen front office. memiliki manfaat seperti para tamu akan
Departemen front office adalah salah satu mendapat kepastian tentang kamar hotel yang
departemen yang berada dalam sebuah hotel ingin dipesan, dan calon pelanggan dapat
yang bertanggung jawab atas penjualan kamar memastikan dan mempea yang pasti
hotel berdasarkan cara yang tersusun mulai dari dikeluarkan ketika memesan kamar dan dapat
pembuatan reservasi, penyambutan tamu, membuat calon pelanggan mudah mendapatkan
registrasi tamu yang akan menginap, fasilitas.
penyerahan kunci kamar kepada tamu hotel, Sedangkan tugas menjadi seorang reservasi
menangani sistem pembayaran dan tidak hanya menangani tamu pada saat ingin
memberikan pelayanan informasi mengenai memesan kamar atau fasilitas lainnya yang ada
hotel kepada tamu selama tamu menginap di di hotel tersebut harus bisa melaksanakan
hotel. pekerjaan dari seksi-seksi front office lainnya
Di hotel Novotel Lampung sendiri, peran seperti membantu menjelaskan transaksi
departemen front office sangat penting. Karena pembayaran kamar tamu via cash, credit
departemen ini mempunyai target agar tingkat maupun transfer, membantu memberikan
hunian kamar tamu menjadi tinggi karena informasi kepada calon tamu yang bertanya
dengan tingkat hunian yang tinggi, maka tentang fasilitas yang didapatkan, menerima
pendapatan hotel juga akan semakin besar dan dan membuat panggilan telepon, menerima
hal ini secara langsung akan berpengaruh pada pemesanan kamar (reservasi) baik melalui
tingkat keuntungan perusahaan. Departemen telepon, online dan membuat laporan data tamu
front office juga memiliki peran sebagai tempat yang menginap bahkan menangani keluhan
di mana tamu mendapat pelayanan pada saat tamu pada saat menginap di hotel, membuat
tiba, menginap, dan pada waktu akan perbandingan harga antar hotel satu dengan
meninggalkan hotel kembali. Dengan kata lain, hotel lainnya yang dilaporkan kepada General
departemen front office menentukan Manager (GM) setiap waktu. Seorang reservasi
keberhasilan pelayanan karena kesan pertama yang baik juga harus memiliki pengetahuan
dan terakhir bagi tamu didapatkan dari mengenai industri hospitality yang
departemen front office. berhubungan dengan keramah-tamahan dalam
Salah satu seksi yang mempunyai peranan memberikan pelayanan yang baik, agar
penting dalam departemen front office yaitu pelayanan yang diberikan kepada tamu hotel
reservasi, pelayanan yang diberikan seorang bisa memuaskan para tamu dan citra hotel di
reservasi kepada tamu merupakan cermin dari mata tamu menjadi positif dan berkesan.
kualitas hotel untuk pertama kali bagi tamu saat Kepercayaan dan citra yang baik di mata
hendak memesan kamar. Oleh karena itu tamu hotel merupakan salah satu yang
peranan reservasi sangat penting, karena dalam terpenting bagi eksistensi sebuah perusahaan,
menjalankan fungsi dan tugas tanggung jawab karena pada era persaingan sekarang ini bukan
publik yang membutuhkan perusahaan justru jenis akomodasi yang menyediakan sebagian
sebaliknya perusahaanlah yang membutuhkan atau seluruh bangunan untuk menyediakan jasa
publik. Selama ini, upaya yang telah dilakukan penginapan, makanan dan minuman serta jasa
seorang reservasi untuk meningkatkan citra lainnya bagi umum, yang dikelola secara
hotel Novotel Lampung yaitu dengan menjadi komersial (Krestanto, 2019).
petugas reservasi yang cerdas dan dapat Hotel adalah sebagai suatu usaha jasa yang
berpikir cepat sehingga mampu menjalankan merupakan sarana pendukung kegiatan
tugas dan tanggung jawab dengan baik. pariwisata, dimana pengelolaannya dilakukan
Disamping itu juga petugas reservasi dituntut secara professional dan didukung oleh tenaga
untuk memiliki kondisi yang prima agar bisa kerja yang memiliki keterampilan baik dalam
tampil ramah, sopan dan efisien dalam bidang perhotelan (Pradiatiningtyas, 2017).
melakukan semua kegiatan sesuai dengan tugas Ivanovic (2009) Hotel merupakan sarana
reservasi. persinggahan sementara bagi wisatawan
termasuk diantaranya memberikan pelayanan
2. TINJAUAN PUSTAKA kamar serta pelayanan makanan dan minuman,
2.1. Pengertian Hotel maka hal yang paling penting dari suatu produk
Kata “HOTEL”berasal dari kata hotel yaitu faktor manusia berupa jasa
HOSPITIUM (bahasa Latin), artinya ruang pelayanannya. Gunn (2002) Dengan kata lain
tamu. Dalam jangka waktu lama kata hospitium hotel dapat dikatakan sebagai atraksi wisata,
mengalami proses perubahan pengertian dan karena produk utama hotel berupa jasa
untuk membedakan antara Guest House dengan pelayanannya ikut berperan dalam menentukan
Mansion House (rumah besar), maka rumah- seluruh pengalaman wisatawan, sehingga dapat
rumah besar disebut dengan HOSTEL. Hostel diklasifikasikan sebagai daya tarik wisata
ini disewakan kepada masyarakat umum untuk manusia. Menurut Sujatno (2008), Selain itu
menginap dan beristirahat sementara waktu, wisatawan yang berkunjung ke hotel tidak
yang selama menginap, para penginap sekedar menginap, tetapi juga melakukan
dikoordinir oleh seorang host, dan para tamu berbagai kegiatan seperti rekreasirelaksasi,
yang (selama) menginap harus tunduk kepada kuliner, melihat pertunjukan seni budaya,
peraturan yang dibuat atau ditentukan oleh host belanja hingga aktivitas pendidikan. Bahkan
(HOST HOTEL). Sesuai dengan kecenderungan bisnis hotel saat ini yaitu
perkembangan zaman dan tuntutan permintaan menawarkan produknya yang terintegrasi
orang-orang yang ingin mendapatkan dengan pusat perbelanjaan, kesehatan,
kepuasan, tidak suka dengan aturan atau pendidikan serta central park serta produk hotel
peraturan yang terlalu banyak sebagaimana yang berbasis pada budaya lokal, sehingga
dalam hostel, dan kata hostel mengalami hotel mampu mewakili suatu destinasi wisata
perubahan. Huruf “s” pada kata hostel tersebut (Ivanovic, 2009; Gunn, 2002; Sujatno, 2008
menghilang atau dihilangkan orang, sehingga dalam Sinangjoyo, 2013).
kemudian kata hostel berubah menjadi Hotel
seperti apa yang kita kenal sekarang (Toha & 2.2 Pengertian Reservasi
Miyanto, 2015). Reservasi adalah suatu permintaan untuk
Hotel adalah suatu industri atau usaha jasa memperoleh sejumlah kamar yang dilakukan
yang dikelola secara komersial. Sedangkan beberapa waktu sebelumnya melalui berbagai
pengertian Hotel menurut SK Menparpostel sumber dengan menggunakan berbagai cara
No. KM/37/PW/304/MPPT-86 adalah suatu pemesanan untuk memastikan bahwa tamu
https://jurnal.akparda.ac.id/ Nina Noviastuti, Desy Agustina Cahyadi 33
Jurnal Nusantara (Jurnal Ilmiah Pariwisata dan Perhotelan) – Vol.3 No.1 Februari 2020 – ISSN (Online) 2597-5323
akan memperoleh kamar tersebut pada waktu dan tidak mengakibatkan kepemilikan apapun.
kedatangannya atau check-in. Bagian reservasi Collier (1987 dalam Yamit, 2005 ) pengertian
merupakan salah satu bagian yang terpenting kualitas jasa atau pelayanan yaitu lebih
pada kantor depan (front office) hotel, sebab menekankan pada kata pelanggan, pelayanan,
tinggi rendahnya pemesanan kamar atas kamar- kualitas, dan level atau tingkat (Kotler, 2008;
kamar hotel tergantung pada bagian ini. Hal ini Collier,1987 dalam Arianto & Muhammmad,
disebabkan pihak hotel tidak mengharapkan 2018).
jumlah tamu yang sebanyak-banyaknya dari
tamu yang walk-in. Tindakan menerima 2.4 Pengertian Kualitas
reservasi dinamakan sebagai tindakan menjual Menurut Hariyanto (2014 dalam
kamar, dimana sebelum tamu datang atau tiba Indriastuty, 2019) Kualitas yang dihasilkan
di hotel maka tamu terlebih dahulu harus oleh barang atau jasa sangat erat kaitannya
melakukan reservasi guna mendapatkan dengan kepuasan konsumen. Kualitas dapat
kepastian akan tersedianya kamar. Pemesanan memberikan dorongan kepada pelanggan
kamar dapat dilakukan tamu beberapa hari atau untuk menjalin hubungan yang kuat dengan
beberapa minggu sebelumnya (Maita & perusahaan. Dalam jangka panjang hubungan
Adawiyah, 2017). yang terjalin dapat memungkinkan
Reservasi adalah pemesanan atau perusahaan untuk memahami dengan
permintaan akan kamar pada waktu yang akan seksama harapan pelanggan serta kebutuhan
datang yang dilakukan oleh berbagai sumber mereka.
untuk memastikan apakah masih tersedia kamar Kotler dan Keller (2012) menjelaskan
dan informasi mengenai fasilitas yang bahwa kualitas merupakan keselurugan fitur
dibutuhkannya dengan menggunakan berbagai dan karakteristik dari sebuah produk atau jasa
media/cara pemesanan kamar sehingga yang dapat memenuhi keinginan dan kepuasan.
berharap tersedia kamar pada saat tiba di hotel Chinh & Anh (2008) Kualitas sebagai
(M. Shodiq Bimo Sakti, 2016). keunggulan, nilai, kesesuaian untuk digunakan,
Pengertian reservasi menurut bagyono (2006 penghindaran kerugian dan pertemuan atau
dalam ) berasal dari kata to reserve yang artinya melebihi harapan pelanggan. Lovelock & Wirtz
memesan. Dalam konteks hotel, maksudnya (2011) kualitas jasa merupakan harapan
adalah suatu kegiatan pemesanan kamar. konsumen yang terpenuhi secara terus menerus
Reservasi juga berarti salah satu bagian (Kotler dan Keller,2012; Chinh & Anh, 2008;
dikantor depan hotel yang bertanggung jawab Lovelock & Wirtz, 2011 dalam Simarmata et
atas kegiatan pemesanan kamar (Lestari, 2016). al., 2017).
.
2.3 Pengertian Pelayanan 3. METODE PENELITIAN
Pelayanan mengandung pengertian 3.1. Metode Analisis Data
pelayanan yaitu setiap tindakan atau kegiatan Metode yang digunakan dalam penelitian ini
yang dapat ditawarkan oleh satu pihak kepada adalah deskriptip kualitatif. Metode ini
pihak lain pada dasarnya tidak berwujud dan digunakan dengan cara mendeskripsikan tugas
tidak mengakibatkan kepemilikan apapun. yang harus dilakukan oleh reservasi, dengan
Kotler (2008) Pelayanan mengandung menggambarkan keadaan subjek atau objek
pengertian pelayanan yaitu setiap tindakan atau tanpa bermaksud membuat kesimpulan.
kegiatan yang dapat ditawarkan oleh satu pihak
kepada pihak lain pada dasarnya tidak berwujud
2) By-Phone atau By–Email pekerjaan ini maka akan merasa mudah lelah
Disaat tamu melakukan by-call atau dan frustasi. Hal tersebut dapat diperbaiki
melakukan by-email maka reservasi akan dengan cara mendengar setiap teguran dari
mendapatkan bukti melalui tulisan yang atasan.
tertera sesuai dengan keinginan customer 2) Seorang reservasi yang baik harus siap siaga
mengangkat telephon yang bordering dan
4.3. Penanganan Reservasi Tamu mengangkatnya dengan maksimal deringan
Member/Non-Member ke-3 tidak boleh lebih, agar penelpon tidak
1) Penanganan Untuk Tamu Member menunggu terlalu lama.
Untuk tamu yang sudah memiliki 3) Seorang reservasi harus dapat mempelajari
member Accor group maka akan bagaimana menjadi seorang yang harus
mendapatkan penghargaan khusus disaat dapat stand-by di telephon tanpa harus
check-in yaitu dapat melakukan proses bertemu tamu secara langsung, dan dapat
check-in dimeja khusus dengan GRO yang menjadi ujung tombak sebuah hotel agar
stand-by, mendapatkan buah selamat datang tamu dapat kembali lagi ke hotel.
atau satu slice kue yang sudah disediakan 4) Seorang reservasi harus terus belajar dan
didalam kamar. belajar bagaimana caranya menjadi seorang
Dan akan mendapatkan penghargaan reservasi yang terbaik.
khusus yaitu dapat mengupgrade kamar,
memilih untuk check-out atau check-in 5.2. Saran
terlambat. Dapat meredeem point yang Bagi staff reservasi di hotel Novotel
sudah dimiliki dengan fasilitas yang tersedia Lampung diharapkan dapat meningkatkan
2) Penanganan Untuk Tamu Non Member pelayanannya yang sudah baik dengan
menambah wawasan seperti mengadakan
Untuk tamu yang belum memiliki
training antar departmen yang lebih sering lagi,
member berbayar hanya dapat penanganan sehingga dapat belajar lebih banyak lagi tentang
seperti tamu pada umumnya. Tetapi tamu reservasi hotel.
non member dapat kita ajak untuk menjadi
tamu member dengan memberi tahu benefit
apa saja yang akan didapatkan saat beliau DAFTAR PUSTAKA
mendaftarkan diri menjadi member club
accor Arianto, N., & Muhammmad, J. (2018).
Pengaruh Fasilitas dan Pelayanan
5. KESIMPULAN DAN SARAN Terhadap Kepuasan Pengunjung Pada
5.1. Kesimpulan Hotel Dharmawangsa. Jurnal Ilmiah
Bagian reservasi di Hotel Novotel Lampung Semarak, 1(1), 107–115.
telah melakukan tugasnya dengan baik sesuai Indriastuty, N. (2019). Kualitas Pelayanan
dengan SOP yang berlaku di hotel, sehingga Hotel Le Grandeur Balikpapan Terhadap
dapat membuat tamu merasa nyaman dan Kepuasan Pelanggan. Jurnal
melakukan penginapan yang berulang. GeoEkonomi, 10(September), 260–270.
1) Untuk menjadi seorang reservasi yang baik Krestanto, H. (2019). Strategi Dan Usaha
adalah dengan cara mempelajari apa yang Reservasi Untuk Meningkatkan Tingkat
belum diketahui secara terus menerus tanpa Hunian Di Grand Orchid Hotel
mengenal kata lelah, karena disaat seorang Yogyakarta. Jurnal Media Wisata, 17(1),
reservasi sudah merasa bosan akan 1–8.