IAMPI

Ikatan Ahli Manajemen Proyek Indonesia

(Indonesian Society of Project Management Professionals)

Project Resource Management

PELATIHAN DAN SERTIFIKASI

MANAJEMEN PROYEK
SKK Khusus : Mengelola Sumberdaya Proyek
SKK Khusus : Mengelola Sumberdaya Proyek
 Project Success

Safe Legal

“ Meet stakeholder’s expectations and satisfied “

 Project Mgr

Leadership

‘ Saya tahu ‘
PEOPLE ‘ Saya bisa ‘
‘ Saya mau ‘

Project Success

SYSTEM
 Pemahaman

PROJECT RESOURCE MANAGEMENT

Merupakan proses-proses identifikasi, mendapatkan, dan

mengelola sumberdaya yang diperlukan untuk menyelesaikan
suatu proyek dengan sukses

Proses-proses ini untuk memastikan bagi proyek bahwa

sumberdaya yang dibutuhkan itu tersedia sesuai waktu dan
tempatnya
 What are Resources ?

PM
Human
Resource (SDM) Team
Non Physical Resources

Sumber Material
Daya Alat
Non HC Vendor
Physical Resources

Labour

Facilities
 The Project Resource Management process

Plan Resource Management Develop Team

1
9 Proses menyusun Bagaimana dalam
defining how to estimate, acquire, manage,
melakukan estimasi, pemenuhan, mengelola
and utilize physical and team resources.
dan pemanfaatan sumberdaya
improving competencies,
Proses Pengembangan
interaction,
untuk
SDM (Tim team
and thekompetensi
meningkatkan overall teamdan
member
Proyek)
environment
skill
to enhance project performance
4
Estimate Activity Resources Manage Team
2 Proses
(SDM
mengestimasi
estimating
dan SD fisik)
kebutuhan
team resources sumberdaya
and the type and
quantities of material, equipment, and supplies
Proses pelaksanaan
tracking
(Perfomance
system
team member
Management
feedback, resolving
manajemenproviding
performance,
System
issues,
kinerja
) bagi SDM)
and managing team
changes
5
Acquire Resources Control Resources

3 Proses pemenuhan
Obtaining
sumberdaya (SDM
atas kebutuhan
team members,
dan SD
facilities, equipment,
fisik)
materials, supplies, and other resources
ensuring that the physical resources assigned
Proses Kontrol untuk memastikan penempatan
and allocated to the project are available as
dan alokasi SD terpenuhi sesuai rencana
planned,
6
10
Project Resources Overview
Project Resources Overview
Resources Management Process
 Key Concepts Sumber DayaManusia

✓ Team Proyek merupakan kumpulan individu dengan job desc yang bekerja
kolektif untuk mecapai tujuan proyek
✓ Manajer Proyek berperan aktif dalam :
- Rekrutmen (aquire), mengelola, memotivasi dengan memberdayakan
team proyek
- Berperan sebagai Leader dan Manager
- Mengembangkan kompetensi baik hard maupun yang soft
- Membentuk tim yang solid dengan mengembangkan team building
- Berkolaborasi dalam memecahkan masalah
 Key Concepts Sumber Daya Fisik

✓ Dalam menentukan kebutuhan SD Fisik berbasis skope, waktu dan biaya

✓ Bagaimana cara Pengadaannya, Logistik dan Penyimpanannya
✓ Metoda manajemen sumberdaya fisik antara lain :
- Lean Management
- Just in time (JIT)
- Offsite Construction
- Kaizen
- Total Productivity Maintenance
Trends and Emerging Practices
PENDEKATAN MANAJEMEN INDUSTRI

➢ JIT : Just In Time

➢ Lean Management System
➢ Offsite Construction
➢ Total Productivity Maintenance (TPM)
➢ E-Commerce

➢ EmotionaI Inteligence, Social InteIigence

➢ New Normal Business Activity
➢ Organization : Virtual Team,
Self Organization
 1. Merencanakan Manajemen Sumberdaya
Adalah Proses Bagaimana (how) atau approach dalam memperkirakan, memperoleh, mengelola, dan
memanfaatkan sumberdaya tim (HC) dan sumberdaya fisik
 1.1 Input

✓ Project Charter : - high-level project description and requirements.

- key stakeholder list,
- summary milestones
✓ Quality management plan : level of resources, level of quality
✓ Scope baseline identifies the deliverables → the types & quantities
of resources.
✓ Project schedule shows the timeline for needed resources.
✓ Requirements : the type and amount of resources needed
✓ Risk register contains information on threats and opportunities that
may impact resource planning
✓ St.holder Reg. identifying those stakeholders who have a particular
interest in or an impact on resources needed
✓ EEF : Organizational culture and structure, Geographic distribution of
facilities and resources, Marketplace conditions
(EEF) ✓ OPA : HR policies and procedures, Physical resource management
policies and procedures, Safety policies, Templates for the resource
(OPA) management plan, Historical information for similar projects
 PROJECT CHARTER OUTLINES

• Harus dikeluarkan oleh PIC eksternal yang Business Needs

levelnya disesuaikan dengan kebutuhan proyek. Tujuan proyek

Output dari Inisiasi Persyaratan (high level)

Diskripsi proyek (high level)
Tanda tangan perjanjian , Pernyataan pekerjaan
Risiko (high level)
Ringkasan Milestone
Ringkasan Anggaran Biaya
FUNCTION: Penugasan Manajer proyek
Tanggung jawab dan kewenangan manajer
Serah terima proyek
Penugasan terhadap Project Manager dan to use approved budget
Penetapan Organisasi (SK Organisasi & SK PM ) to use organizational resource
to find project resource
Mendefinisikan kategori proyek
to negotiate with appointed vendor, etc
Penjelasan saat Kick Off Person(s) who authorize project charter
• Manajemen Sumberdaya Manusia Proyek merupakan bagian dari
Manajemen Sumberdaya Proyek yang meliputi proses-proses
yang diperlukan untuk menyusun organisasi & jobdesc, pemenuhan
sumber daya manusia, mengelola team dan pengembangan SDM
Menyusun Organisasi

Pemenuhan SDM

Mengelola SDM

Mengembangkan SDM

Mengendalikan SDM
Bagaimana menyusun Organisasi Proyek

INPUT :
- PROSES BISNIS & SOP PERUSAHAAN
- SCOPE BASELINE
- TIME SCHEDULE
- METHODE STATEMENT
- CONTRACT AGREEMENT REQUIREMENTS
- POLA ‘BELANJA’ PROYEK (Make or Buy)
1.2 Tools and Techniques (TnT)
Expert Judgement : Expertise should be considered from
individuals or groups with specialized knowledge

Hierarchical charts. The traditional organizational chart structure can be

used to show positions and relationships in a graphical, top-down format.

RAM shows the project resources assigned to each work package.

RAM can define the responsibilities of a project team → RACI chart

Text-oriented Formats : these documents provide information such

as responsibilities, authority, competencies, and qualifications.
Dikenal juga sebagai Job Desc
 Job Description /
A 1 Text Oriented Format

Garis Struktural
Kewenangan,
2 Atasan Bawahan
Koordinasi, Komando

B C

B1 B2 C1
 Organizational Breakdown Structure (OBS)
Merupakan salah satu bentuk Hierarchical Charts untuk kebutuhan organisasi berdasarkan
WBS dari Scope Baseline dan disesuaikan dengan SOP Perusahaan

Pimpinan
MPproyek
Unit she
Unit pengelola
konstruksi

Unit pelaksana
Seksi enjiniring

Seksi quality
assurance

Seksi komersial

Seksi pengadaan
dan peralatan

Seksi keu dan

administrasi
Pengembangan Organisasi Proyek di Lapangan
MANAJER KONSTRUKSI

A
Unit Unit Unit Unit
Pelaksana Pelaksana Pelaksana Pelaksana

B A B C D

D
 ORGANIZATION MATRIX
BOD

Program MGR Pimpinan

MPproyek
Unit she
Unit pengelola
konstruksi

Unit pelaksana
Eng Mgr Seksi enjiniring
Functional

QA Mgr Seksi quality

assurance

Ev & Cont Mgr Seksi komersial

Proc. Mgr Seksi pengadaan

dan peralatan

Finance Mgr Seksi keu dan

administrasi
 Macam Type ORGANISASI

Organisasi Matrix → tantangannya bhw team proyek seolah punya ‘atasal lain” selain MP nya yaitu manajer fungsinya
Organisasi Matrix Projectized memudahkan dalam proses jenjang karir
VARIAN TYPE ORGANISASI PROYEK
 Responsibility Assignment Matrix (RAM)

Matrix RACI adalah suatu bentuk Matrix penentuan tanggung jawab

(Responsibility Assignment Matrix/ RAM) yang dapat dipergunakan
secara sistematis untuk mengelola suatu proyek atau proses.

RACI adalah singkatan

- Responsible (penanggung jawab)
- Accountable (pengambil persetujuan tindakan)
- Consulted (pemberi saran/supervisi)
- Informed (harus diberi tahu)

RAM ini memudahkan MP dalam mengelola proyek berdasarkan tingkat tanggung jawab personil dalam organisasi
.
 CONTOH MATRIX RACI

- Responsible (penanggung jawab)

- Accountable (pengambil persetujuan tindakan)
- Consulted (pemberi saran/supervisi)
- Informed (harus diberi tahu)
Job Description/ Job
Requirement

Pemenuhan S D M
Teori Organisasi
Tuckman’s Team Building
Aktivitas Team Building
MASLOW (Needs Theory)
Situational Leadership Theory

( by Blancard & Paul Hersey)

➢ Tidak ada hanya satu Gaya Leadership yg terbaik → tergantung

kebutuhan dan situasi

➢ Merupakan bagian dari cara pengembangan team proyek

1.3 Output
Resource Management Plan guidance on how project resources
should be categorized, allocated, managed, and released.
▪ Identifikasi S.Daya : identifikasi dan menghitung kebutuhan SD
▪ Acquiring S.Daya : Guidance recruitment dan pengadaan
▪ Role & Responsibility : Fungsi, Otoritas, Tgg Jawab, Syarat
Kompetensi
▪ Project Organization Chart : Hierarchical type chart
▪ Rencana Pengembangan Team
▪ Kontrol Sumberdaya
▪ Perfomance Management : Sistem Manajemen Kinerja

The team charter is a document that establishes the team

values, agreements, and operating guidelines for the team.
 1.3 Output

Fungsi yang harus dilakukan oleh anggota tim

proyek

Tanggung jawab pekerjaan tertentu yang

dilakukan oleh anggota tim proyek

Persyaratan kompetensi yang harus dimilki

untuk menghasilkan kinerja

Kewenangan yang diberikan seperti supervisi,

persetujuan, otorisasi dll yang diberikan pada
jabatan tertentu
 1.3 Output

Rencana rekrutmen SDM sesuai kebutuhan

organisasi dan timelinenya

Jadwal kerja SDM, termasuk kapan masuk

kapan leave

Grafis yang menggambarkan manhour atau

manmionth setiap fungsi dalam periode
proyek
1.3 Output

Kapan dan mekanisma tim direleased (PHK) atau

dipindahkan ke tempat lain sesuai prosedur atau
kontrak kerja

Rencana pelatihan (training) tim sesuai hasil pemetaan

kompetensi

Mekanisma pemberian pengharkatan dan penghargaan

sesuai manajaemen kinerja (Perfomance Management
System)

Pemastian pemenuhan proses sesuai kebijakan,

prosedur SDM Perusahaan dan peraturan ketenaga
kerjaan

Kebijakan dan prosedur perlindungan tenaga kerja

terhadap Keselamatan dan Kesehatan Kerja
1.3 Output
Team Charter
2. Estimasi Kebutuhan Sumberdaya
Proses menghitung kebutuhan SD Manusia & SD Fisik ( type dan
kuantitas material, alat , subkon/supplier dan pekerja )
2.1 Input : Estimasi Kebutuhan Sumberdaya
2.1 Input : Estimasi Kebutuhan Sumberdaya

Lihat di Time Management

Lihat di Time Management

2.1 Input : Estimasi Kebutuhan Sumberdaya

Lihat di Cost Management

2.1 Input : Estimasi Kebutuhan Sumberdaya
2.1 Input : Estimasi Kebutuhan Sumberdaya

Lihat di Risk Management

2.1 Input : Estimasi Kebutuhan Sumberdaya

(Kontrak atau tetap)

2.2 TnT : Estimasi Kebutuhan Sumberdaya

BOTTOM-UP EST Estimasi di mulai dari level kegiatan kemudian

digabung ke level paket pekerjaan s/d level
ringkasan/summary.

ANALOGOUS EST Estimasi dengan menggunakan referensi proyek

sejenis sebelumnya

PARAMETRIC EST Estimasi menggunakan cara statistik terhadap data

historis dan data variable lainnya

DATA ANALYSIS Estimasi dengan mengolah data dengan memilih

opsi-opsi (alternatif-alternatif pilihan)

PMIS Estimasi menggunakan software sejenis project

management information system
2.3 Ouput : Estimasi Kebutuhan Sumberdaya
❖ Tipe dan kuantitas sumberdaya setiap kegiatan dalam work package
❖ Kemudian digabung menjadi estimasi sdaya work package

Basis of Estimates

❖ Metoda yg dipakai dalam estimasi

❖ Sumber-sumber data dan informasi
❖ Asumsi-asumsi
❖ Kendala yang dihadapi
❖ Jangkauan estimasi
❖ Tingkat keyakinan
❖ Risiko teridentifikasi
2.3 Ouput : Estimasi Kebutuhan Sumberdaya

❖ Penampilan sdaya secara hirarki sesuai tipe dan kategori

❖ Sangat berguna digunakan dalam manajemen schedule lengkap
dengan sdya yang dibutuhkan
2.3 Ouput : Estimasi Kebutuhan Sumberdaya
 3. Pemenuhan SUMBERDAYA
Proses memperoleh SDM Team , & Sdaya Fisik (Peralatan, Material,
Supplier, Labour dan sdaya lainnya) yang dibutuhkan
3.1 Input : Pemenuhan Sumberdaya
 3.1 Input : Pemenuhan Sumberdaya

Yang sering menjadi constraint dalam Aqcuire SDM adalah

prosedur rekrutmen dari perusahaan (OPA)
3.2 TnT : Pemenuhan Sumberdaya

❖ Ketersediaan (Availability)
❖ Biaya
❖ Kapabilitas
❖ Pengalaman
❖ Pengetahuan dan disiplin keakhlian
❖ Hard Competency
❖ Soft Competency
❖ Faktor Internasional
3.2 TnT : Pemenuhan Sumberdaya

❖ Proses penyelesaian keperbedaan para pihak yg

terlibat
❖ Kemampuan ini dibutuhkan bagi Project Manager
3.2 TnT : Pemenuhan Sumberdaya
3.3 Output : Pemenuhan Sumberdaya
3.3 Output: Pemenuhan Sumberdaya
Seluruh dokumen Sdaya Fisik setelah proses pengadaan lengkap
dengan spesifikasi, kuantitas, lokasi dan jadwal pendatangan

Penugasan setiap personal dengan Surat Tugas Penempatan

dilengkapi dengan Job Desc
3.3 Output: Pemenuhan Sumberdaya
 PERAN MANAJER PROYEK

PM

Bukan hanya

Menyelesaikan Pekerjaan

Melainkan

Menyelesaikan Bisnis
 PERAN MANAJER PROYEK

PM

Leader Manager

People Work
 PERAN MANAJER PROYEK

manajer leader

WORK PEOPLE
 PERAN MANAJER PROYEK

manajer leader
3 Kompetensi MP

10 CE 13 CE

49 KCI 60 KCI

5 CE
24 KCI
 Soft Competency

ELEMENT PERFOMANCE
19 COMPETENCE UNIT COMPETENCE CLUSTER
(BEHAVIOUR) CRITERIA
10
ACHIEVEMENT ORIENTATION
1.Ma na ge Project i n *
ACHIEVEMENT & CONCERN FOR ORDER
ordered a ccura te wa y *
2.Provi de a ccura te *
ACTION truthful l i nforma tion *
INITIATIVE
INFORMATION SEEKING
HELPING & CUSTOMER SERVICE ORIENTATION
HUMAN SERVICE INTERPERSONAL UNDERSTANDING
IMPACT & INFLUENCE
IMPACT &
ORGANIZATION AWARENESS
INFLUENCE
RELATIONSHIP BUILDING
TEAMWORK & COOPERATION
DEVELOPING OTHERS
MANAGERIAL
TEAM LEADERSHIP
DIRECTIVENESS & ASSERTIVENESS
ANALYTICAL THINKING
COGNITIVE
CONCEPTUAL THINKING
SELF CONTROL
PERSONAL SELF CONFIDENCE
EFFECTIVENESS FLEXIBILITY
ORGANIZATION COMMITMENT
 SOFT COMPETENCY MANAJER PROYEK

1. Bussiness Acumen
• Beorientasi terhadap kepentingan bisnis perusahaan
• Kreatif dan Innovatif serta mampu menciptakan peluang
• Mampu ‘melihat’ risiko jauh ke depan dan mampu memitigasinya

2. Achievement Orientation
• Fokus terhadap TARGET dan HASIL
• Menetapkan standar yang tinggi terhadap perfomance
• Gigih untuk mencapai Sasaran / Target
• Menantang kepada diri sendiri untuk mencapai hasil di atas Sasaran

3. Concern for Order

• Mengelola dengan Patuh dan Konsisten terhadap UU/Peraturan/Prosedur
• Mampu mengelola isu dan informasi yang berpengaruh terhadap perfomance
 4. Customer Service Orientation
• Fokus kepada ekpektasi Pelanggan
• Sebagai ‘wakil’ Perusahaan ke dalam Proyek
SOFT COMPETENSI MP

• Mampu memahami dan memenuhi kebutuhan, keluhan pelanggan

• Proaktif menjalin engagement /keterikatan dengan pelanggan

5. Analytical & Conseptual Thinking,

Problem Solving –Decision Making
• Bekerja dan mengambil keputusan berdasarkan data dan informasi
• Mampu menganalisa terhadap Data dan Informasi
• Mampu menganalisa problem secara komprehensip dari berbagai faktor
• Mampu membuat alternatif2 keputusan dengan risikonya
• Mampu mengambil keputusan dan bertanggung jawab terhadap keputusannya

6. Self Control & Self Confidence

• Menjaga emosi dan temperamen ketika berhadapan pada sesuatu yg
berbeda dengan keinginan
• Mampu mengelola stress
• Mampu menunjukkan rasa percaya diri
• Selalu menunjukkan optimisme
 SOFT COMPETENCY MANAJER PROYEK

7. Impact Influence & Developing Others

• Mampu memberikan pemahaman dan mempengaruhi berbagai pihak
untuk mendukung anda /proyek yang anda pimpin
• Memberikan empowerment kepada Tim Proyek
• Menciptakan iklim / budaya Positif

8. Team Leadership
• Mampu menginternalisasi Visi-Misi Proyek kepada Tim Proyek
• Mampu menggerakkan Tim dan Partner sehingga terbentuk Teamwork yg solid
• Selalu berada di depan dan Bertanggung Jawab atas hasil Tim Proyek
• Bertindak sebagai Role Model ( Align yang dikata dan diperbuat )
• Assertif dan Direktif : Mampu menyampaikan dengan jelas terhadap
sasaran dan apa yang harus dilakukan oleh Tim
• Energize/Passionate : Selalu tampil bersemangat
 4. Mengembangkan Team

Develop Team adalah proses untuk memperbaiki kompentensi, interaksi antar

tim dan lingkungan kerja yang kondusif untuk meningkatkan kinerja proyek
4. Mengembangkan Team
9.4 Mengembangkan Team
 SC HC
FOKUS kepada STRENGTH
TR dibandingkan WEAKNESS

SC HC
SC : Soft Competence
HC : Hard Competence
TR : Track Record / Experience Base
TR
4.2 TnT : Develop Project Team
4.2 TnT : Develop Project Team

Colocation paling banyak berkontribusi

terhadap team communication
4.2 TnT : Develop Project Team

99
4.2 TnT : Develop Project Team

100
4.3 Output : Develop Project Team
4.3 Output : Develop Project Team

Lihat Perfomamance Management System

4.3 Output : Develop Project Team
 Develop Project Team
General Management Skills
Important Project Management Skills
1. Communication skills
Listening & Persuading
2. Organization skills
Planning, Goal Setting & Analyzing
3. Team Building Skills
Empathy (putting yourself in someone ‘s shoes), Conflict resolution
4. Leadership skills
Set example, vision, delegates, develop, empower
5. Coping skills (terhadap ketrampilan)
Flexibility, creativity, patience, persistence
6. Technological skills
Experience & project knowledge

104
 PM Development

Leadership
C M C (Coaching Mentoring Counseling)
Problem Solving & Decision Making
Finance for Non Finance (Finon)
Public Speaking & Presentation
Personality & Table Manner
(Mass) Media
Legal & Contract Administration
Marketing

Selain Prj Mgm dan Technical Training lainnya

4.2 TnT : Develop Project Team

107
MODEL Performance Management System

Strategi & Mengukur

Rencana Bisnis Pencapaian
KPI

Rewards &
Development
People
Engagement Goal
(Expectation)
Setting
Performance
Appraisal
Managing
Performance
 Coaching Process
❖ Coaching merupakan salah satu mekanisma dalam Perfomance Management System

❖ Proses coaching sebenarnya adalah sebuah proses untuk bagaimana coachee tersebut
bisa menjadi lebih hebat (berhasil) sehingga coach akan berusaha untuk menggali
kemampuan, sehingga coachee menyadari akan kemampuannya untuk melakukan
perubahan

❖ Coach harus banyak mendengar dibandingkan menjelaskan atau ‘menggurui’

❖ Coach focus kepada Goal yang akan dicapai coachee dan apa yang akan dilakukan
coachee untuk mencapainya

❖ Pada proses awal harus tercipta ‘chemistry’ coach dan coachee

❖ Harus ada proses review pada sesi pertemuan. Aktivitas atau tindakan coache : apa
yang sudah berjalan baik dan apa yang belum berjalan. Dan coachee menetapkan apa
yang akan dilakukan yad

❖ Celebrate atas kemajuan coachee sekecil apapaun yang dicapai

5. Mengelola Sumberdaya
5. Mengelola Sumberdaya
5.2 TnT : Manajemen Konflik
 5.2 TnT : Mengelola Sumberdaya

Asertif : Sikap berkomunikasi jujur &

tegas dan tetap menghargai
perasaan orang lain
MENGELOLA SUMBERDAYA
PHYSICAL RESOURCE
MANAGEMENT
2.2 TnT : Estimasi Kebutuhan Sumberdaya

BOTTOM-UP EST are estimated at the activity level and then aggregated to
develop the estimates for work packages, control accounts,
and summary project levels.
ANALOGOUS EST uses information regarding resources from a previous
similar project

PARAMETRIC EST uses an algorithm or a statistical relationship

between historical data and other variables

DATA ANALYSIS is used to evaluate identified options in order to select the

options or approaches to use to execute

PMIS include resource management software that can help

plan, organize, and manage resource pools and develop
resource estimates
Alur Penyusunan Anggaran Biaya (RAB)

RAB
 Resource Breakdown Structure

MAKE

KEBIJAKAN
PROJECT/PERUSAHAAN
BUY
Resource Breakdown Structure
Estimate Take-Off Sheet - BoQ
 Quantity Matrix Table

No Material Spec Qty Total Location 1 Location 1 Location 1 Location 1 Location 1

(kg) (kg) (kg) (kg) (kg) (kg)

1 Besi dia 22 BJTD 40

2 Besi dia 16 BJTD 40
3 Beton Fc 30
4 Beton Fc 25
 Equipment Matrix Table

No PERALATAN Spec Lokasi Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4 Bulan 5

UTAMA
1 Tower Crane 1 Jib 60, 2 t
2 Tower Crane 2 Jib 50, 3 t
3 Crawler Crane 80 t
4 Excavator 1 1 m3
5 Excavator Long Boom
 Pemenuhan Sumberdaya Fisik

LIHAT Project Procurement Management

 6. PENGENDALIAN SUMBERDAYA
- is the process of ensuring that the physical resources assigned and allocated to the
project are available as planned.
- monitoring the planned versus actual utilization of resources and taking corrective
action as necessary.

The Control Resources process is concerned with physical resources such as

equipment, materials, facilities, and infrastructure. Team members are addressed in
the Manage Team process.