 1

CCS, Vol.x, No.x, July xxxx, pp. 1~5

Rancang Bangun Sistem Informasi Notulensi Rapat
Berbasis Web Menggunakan Metode Prototype

Ilmi Faizan1, Esy Anugerah Rahayu Kasim2, Miftahul Jannah Salam3, LM. Fid Aksara*4
1,2,3,4
Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknik Universitas Halu Oleo, Kendari
e-mail: 1ilmifaizan1112@gmail.com, 2esyanugrah02@gmail.com, 3mitajs02@gmail.com,
*4
fid.laode@yahoo.com

Abstrak
Sistem Informasi Notulensi Rapat (SINORA) adalah sebuah aplikasi yang dirancang untuk
mempermudah proses pengelolaan dan dokumentasi informasi rapat secara efisien dan efektif. Dalam
instansi, rapat menjadi salah satu alat penting dalam pengambilan keputusan, koordinasi, dan
pertukaran informasi antar anggota tim atau organisasi. Namun, seringkali proses notulensi rapat yang
dilakukan secara manual menghadirkan tantangan dalam hal keakuratan, konsistensi, dan aksesibilitas
informasi, dengan menggunakan metode prototype system ini dibuat untuk mengidentifikasi
kebutuhan pengguna, merancang, dan mengimplementasikan SINORA sebagai solusi yang dapat
meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan informasi rapat. Hasil yang diperoleh dari
penelitian ini adalah system bekerja dengan baik dan dapat digunakan sesuai kebutuhan instansi.

Kata kunci; SINORA, rapat, prototype

Abstract
Meeting Minutes Information System (SINORA) is an application designed to simplify the
process of managing and documenting meeting information efficiently and effectively. In agencies,
meetings are an important tool in decision making, coordination, and exchange of information
between team members or organizations. However, often the process of meeting minutes that is
carried out manually presents challenges in terms of accuracy, consistency and accessibility of
information, using this prototype system method created to identify user needs, design and implement
SINORA as a solution that can improve efficiency and effectiveness in information management
meeting. The results obtained from this study are that the system works well and can be used
according to agency needs.
Keywords; SINORA, meeting, prototype

1. PENDAHULUAN terkomputerisasi dengan baik untuk mengelola

data-data rapat yang ada [3].

R apat merupakan suatu kegiatan yang

seringkali dilakukan untuk menentukan
keputusan dalam sebuah instansi atau
kelompok [1]. Saat rapat sedang berlangsung,
dibutuhkan seseorang yang dapat mencatat
hasil rapat atau biasa disebut notulis. Peran
seorang notulis tentunya sangat penting untuk
membuat sebuah notulen yang nantinya akan
digunakan sebagai dokumen atau arsip yang
kemudian akan menjadi acun pada saat rapat-
rapat selanjutnya [2]. Oleh sebab itu, dalam
rangka mengelola rapat yang dengan baik,
dibutuhkan sebuah sistem yang
Received June 1st,2012; Revised June 25th, 2012; Accepted July 10th, 2012
Berdasarkan penelitian sebelumya,
terdapat beberapa penilitian yang membahas
mengenai sistem informasi rapat, di antaranya
adalah Perancangan E-Notulen Mengadopsi
Model Pengembangan Prototyping dan Joint
Application Development, Pengembangan
Sistem Informasi Manajemen Rapat berbasis
Web (Studi Kasus: PT Sea Mobile Indonesia),
dan Rancang Bangun Sistem Informasi
Risalah Rapat (Siripat) Sekretariat DPRD Kota
Tegal. Pada sistem yang dibangun pada
penelitian ini dikembangkan menggunakan
2  Rancang Bangun Sistem Informasi Notulensi Rapat…
ISSN: 1978-1520
metode prototype dengan beberapa kelebihan mengumpulkan umpan balik user serta
yaitu, menyediakan fitur upload dokumentasi memvalidasi kebutuhan dan desain sistem
kegiatan rapat dan fitur absen bagi peserta sebelum melakukan pengembangan yang lebih
rapat. Fitur-fitur tersebut yang membedakan luas [6]. Tahapan-tahapan dalam metode
penelitian ini dengan tiga penelitian prototype :
sebelumnya. a. Identifikasi Kebutuhan Sistem
Adanya sistem ini bertujuan untuk Langkah pertama adalah
menciptakan sistem informasi yang dapat mengidentifikasi segala jenis kebutuhan
digunakan baik bagi instansi maupun selama proses pengembangan. Perolehan
kelompok. Sehingga dapat memberikan informasi didapatkan melalui proses
informasi rapat yang valid kepada anggota wawancara kepada pihak terkait di BKKBN
rapat mengenai detail rapat meliputi siapa saja Perwakilan Sulawesi Tenggara. Setelah
yang bergabung pada kegiatan rapat, melihat diketahui kebutuhan user seperti apa, maka
hasil laporan rapat yang diselenggarakan disusunlah spesifisikasi sistem antara lain
berdasarkan judul agenda rapat, dan mengelola sebagai berikut :
data rapat secara cepat dan tepat [4]. Penulis  Tampilan user interface yang responsif
berharap, dengan adanya sistem ini mampu baik di mobile maupun di desktop.
mengurangi berbagai kendala yang ada dan  Dapat menampilkan informasi rapat
dapat meningkatkan kinerja para pegawai berdasarkan status rapat yaitu, rapat
instansi atau kelompok. belum dimulai, rapat sedang
berlangsung, dan rapat telah selesai.
2. METODE PENELITIAN  Admin dapat melakukan pengeditan
data hasil rapat.
Pengumpulan data dilakukan melalui  Bagi peserta rapat dapat melakukan
dua metode, yaitu observasi dan wawancara. absensi secara langsung pada sistem.
Model prototype adalah metode yang  Dapat menampilkan data rapat dan data
diaplikasikan dalam perancangan Sistem peserta rapat dalam format pdf.
Informasi Notulensi Rapat Berbasis Web.  Bahasa pemrograman dan basis
penyimpanan data adalah PHP dan
2.1 Metode Pengumpulan Data [5]
MYSQL.
a. Observasi
b. Perancangan Sistem
Metode observasi penulis turun ke
Langkah selanjutnya adalah membuat
lokasi untuk mengumpulkan informasi dan
rancangan awal berupa desain kasar
mencari permasalahan yang dihadapi dikantor.
antarmuka, desain database, dan beberapa fitur
b. Wawancara
utama seperti penambahan data rapat,
Metode wawancara dilakukan dengan
pengelolaan user, dan pengelolaan data
menanyai langsung kepala bagian ADPIN
absensi. Adapun desain database digambarkan
(Advokasi dan Sistem Informasi) BKKBN
dalam bentuk diagram class yang
perwakilan Sulawesi Tenggara. Informasi
merepresentasikan struktur dan hubungan
terkait penelitian yang diperoleh melalui
antar tabel yang berelasi.
proses wawancara antara lain yaitu: profil dan
c. Pembuatan Prototype Awal
struktur organisasi BKKBN Perwakilan
Prototype dibangun berdasarkan produk
Sulawesi Tenggara, tata cara pelaksanaan
awal sistem yang telah dirancang oleh
rapat serta proses pendataan data hasil rapat.
developer pada tahap sebelumnnya.
Pembuatan prototype ini menggunakan
2.2 Metode Pengembangan Sistem HTML, CSS, Javascript, dan PHP sebagai
Model prototyping adalah metode yang teknologi utamanya.
digunakan untuk mengembangkan sistem d. Evaluasi Prototype
dengan cara mengembangkan produk awal Prototipe yang telah dibangun akan
dari sistem tersebut sehingga dapat diserahkan kepada user untuk dilakukan
memberikan gambaran yang terperinci kepada pengujian. Hasil pengujian tersebut
pengguna mengenai sistem secara spesifik. dikumpulkan sebagai bahan evaluasi untuk
Tujuan utama metode prototyping yaitu untuk perbaikan sistem.
e. Modifikasi Prototype
IJCCS Vol. x, No. x, July 201x : first_page – end_page
3Faizan, Kasim, Salam, dan Aksara IJCCSISSN: 1978-1520 
Berdasarkan hasil evaluasi user,
perbaikan dan penyesuaian pada prototype
dilakukan. User akan mengevaluasi kembali
perubahan pada prototype. Proses evaluasi dan
modifikasi akan terus dilanjutkan hingga
pengguna setuju dengan desain sistem yang
dirancang. Desain akhir atau prototype akhir
akan dialihkan kepada tim pengembang agar
dapat diimplementasikan menjadi suatu
sistem.

3. HASIL DAN PEMBAHASAN

3.1 Use Case

Use case diagram dapat didefinisikan
Gambar 2 Activity Diagram Login
sebagai model diagram untuk menampilkan
gambaran mengenai hubungan antar aktor
b. Activity Diagram Tambah Rapat
dengan sistem [7]. Pada sistem yang
dirancang, yaitu SINORA terdapat tiga orang
aktor yaitu admin, pegawai, dan user.

Gambar 1 Use Case Diagram

3.2 Activity Diagram Gambar 3 Activity Diagram Tambah Rapat

Activity diagram atau diagram aktivitas
merupakan bentuk visual yang meggambarkan
alur aktivitas dari sistem yang dibuat. Berikut c. Activity Diagram Tambah Dokumentasi
rancangan diagram aktivitas pada sistem yang Rapat
telah dirancang.
a. Activity Diagram Login
Berikut adalah login untuk pegawai dan
admin. Ketika user berhasil login, maka akan
masuk ke halaman dashboard.

Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
4  Rancang Bangun Sistem Informasi Notulensi Rapat…
ISSN: 1978-1520

Gambar 6 Sequence Diagram Tambah Rapat

c. Sequence Diagram Tambah

Gambar 4 Activity Diagram Login Dokumentasi Rapat

3.3 Sequence Diagram

Sequence diagram merupakan diagram
yang memberikan gambaran mengenai urutan
aktivitas suatu sistem. Sequence diagram
menjelaskan bagaimana proses pertukaran
pesan antar objek terjadi [8].

a. Sequence Diagram Login

Gambar 7 Sequence Diagram Tambah

Dokumentasi Rapat

3.4 Class Diagram

Sebuah diagram yang digunakan untuk
memodelkan struktur statis sistem disebut juga
class diagram. Class diagram menunjukkan
hubungan yang membantu dalam
Gambar 5 Sequence Diagram Login memvisualisasikan kelas-kelas, atribut,
dan metode yang ada pada sistem [9].
b. Sequence Diagram Tambah Rapat

IJCCS Vol. x, No. x, July 201x : first_page – end_page

5Faizan, Kasim, Salam, dan Aksara IJCCSISSN: 1978-1520 

Gambar 9 Halaman Dashboard

c. Halaman Rapat
Pada halaman ini user dapat membuat
rapat baru, mengelola data rapat, melakukan
perubahan data rapat, dan menghapus data
rapat.
Gambar 7. Class Diagram

3.5 Hasil Implementasi Sistem

a. Halaman Login
Pada halaman login, pengguna
diharuskan untuk menginputkan data email
dan password yang sesuai. Terdapat dua buah
Gambar 10 Halaman Rapat
link dibawah form yang dapat diklik user
untuk menuju ke halaman login notulen dan
d. Halaman Detail Rapat
halaman absensi.
Pada halaman ini menampilkan
informasi detail dari sebuah rapat. Informasi
yang ditampilkan meliputi data rapat, data
notulen, dan data absensi peserta rapat.

Gambar 8 Halaman Login

b. Halaman Dashboard
Halaman ini merupakan halaman yang
tampil ketika Admin berhasil login ke sistem,
Halaman tersebut menampilkan beberapa Gambar 11 Halaman Detail Rapat
informasi seperti informasi total rapat, total
user, user tidak aktif, dan tabel data rapat. e. Halaman Dokumentasi
Halaman ini digunakan pengguna untuk
mengupload data dokumentasi rapat.

Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)
6  Rancang Bangun Sistem Informasi Notulensi Rapat…
ISSN: 1978-1520

Tabel 1. Pengujian Black Box Sistem

N Skenari Hasil yang Kesi

o o diharapkan mpul
an
Valid Tidak
Valid
1. Memask Masuk Form Sesu
Gambar 12 Halaman Dokumentasi an email ke berwarn ai
dan halaman a merah
f. Halaman Notulen passwor dashboa dan
Pada halaman ini user menginputkan d rd tetap
data rapat pada form yang disediakan. Data kemudia dihalana
yang dimasukkan akan terkirim ke database n n login
setelah user menekan tombol simpan yang meneka
terletak dibawah form. n
tombol
login
2. Membu Data Menam Sesu
at rapat rapat pilkan ai
baru berhasil pesan
ditamba error
hkan dan data
gagal
ditamba
hkan
Gambar 13 Halaman Notulen Menged Data Menam Sesu
it data rapat pilkan ai
g. Halaman Absensi rapat berhasil pesan
Halaman ini digunakan bagi peserta di- error
rapat untuk melakukan absensi rapat. Absensi update dan data
dapat tervalidasi oleh sistem apabila gagal
memasukkan kode rapat yang benar. di-
update
Mengha Data Menam Sesu
pus data rapat pilkan ai
rapat berhasil pesan
dihapus error
dan data
gagal
dihapus
3. Meneka Data Data Sesu
n notulen notulen ai
Gambar 14 Halaman Absensi tombol berhasil tidak
unduh diunduh terundu
3.6 Hasil Pengujian Sistem notulen h
Black box testing bertujuan untuk Meneka Masuk Tidak Sesu
menguji perangkat lunak dari perspektif user. n ke masuk ai
Black box testing hanya berfokus pada tombol halaman ke
fungsionalitas sistem yang dikembangkan dokume dokume halaman
tanpa memperhatikan struktur sistem dari ntasi ntasi dokume
perangkat lunak itu sendiri [10]. ntasi
4. Menam Foto Foto Sesu
IJCCS Vol. x, No. x, July 201x : first_page – end_page
 7Faizan, Kasim, Salam, dan Aksara IJCCSISSN: 1978-1520 
bahkan berhasil gagal ai Development Models And Joint Application
foto disimpa disimpa Development,” 2020.
dokume n n dan [5] R. Fatullah et al., “Rancang Bangun Aplikasi
ntasi menamp Sistem Informasi Manajemen Ruang Rapat
Berbasis Web Menggunakan Framework
baru ilkan
Codeigniter Pada Teras Meeting Room,” 2022.
pesan [6] M. A. Wicaksono, C. Rudianto, and P. F. Tanaem,
error “Rancang Bangun Sistem Informasi Arsip Surat
Mengha Foto Foto Sesu Menggunakan Metode Prototype,” Jurnal Teknik
pus foto berhasil gagal ai Informatika dan Sistem Informasi, vol. 7, no. 2,
dihapus dihapus Aug. 2021, doi: 10.28932/jutisi.v7i2.3664.
dan [7] N. Aisyah Putri, F. Vokasi, and U. Airlangga,
menamp “Rancang Bangun Sistem Reservasi Ruang Rapat
ilkan Berbasis Website,” 2023. [Online]. Available:
pesan https://journals.upi-yai.ac.id/index.php/ikraith-
teknologi/issue/archive
error
[8] F. Ayu and W. Sholeha, “Rancang Bangun Sistem
Informasi Penjadwalan Mata Pelajaran Berbasis
Web Pada Smart Center Pekanbaru,” vol. 3, no. 1,
4. KESIMPULAN 2019.
[9] L. F. Lhaura Van and Y. Yunefri, “Rancang
Bangun Sistem Informasi Notulen Rapat (Studi
Berdasarkan penelitian yang telah Kasus : Fakultas Ilmu Komputer Universitas
dilakukan, dapat disimpulkan bahwa Sistem Lancang Kuning),” 2020.
Informasi Notulensi Rapat (SINORA) [10] N. Made, D. Febriyanti, A. A. Kompiang, O.
bertujuan untuk memudahkan instansi Sudana, and N. Piarsa, “Implementasi Black Box
BKKBN Provinsi Sulawesi Tenggara dalam Testing pada Sistem Informasi Manajemen Dosen,”
meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam 2021.
pengelolaan informasi rapat.

5. SARAN

Website yang dibuat masih cukup

sederhana baik dari desain interface maupun
fitur, sehingga diharapkan dapat
dikembangkan lebih lanjut lagi pada penelitian
selanjutnya.

DAFTAR PUSTAKA

Komunikasi, vol. 4, no. 1, pp. 97–109, Jan. 2023, doi:

10.35870/jimik.v4i1.124.
[2] E. Hamdana, “Rancang Bangun dan Implementasi
Aplikasi Internal Meeting,” Jurnal Minfo Polgan,
vol. 12, no. 1, pp. 226–232, Mar. 2023, doi:
10.33395/jmp.v12i1.12351.
[3] I. Sari, N. Hadinata, P. Studi Sistem Informasi
Fakultas Ilmu Komputer, J. A. Jenderal Yani No,
and S. Selatan, “Pengembangan Sistem Informasi
Agenda Rapat Kecamatan (SIARKE)
Menggunakan Metode Prototype (Studi Kasus
Kecamatan Tulung Selapan),” 2023.
[4] C. Ramdani, D. Mustika Kusumawardani, F. I. Ali,
and F. Informatika, “Perancangan E-Notulen
Mengadopsi Model Pengembangan Prototyping
dan Joint Application Development System Design
Of E-Notulen By Adopting Prototyping

Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)