PT.

HJ BUSANA INDAH
STANDARD OPERASIONAL PROSEDUR DAN POLICY NO. SOP HJ-CTPAT-COMPL/004/13
ACCESS CONTROL TGL PENERBITAN 02 September 2013
REVIEW 15 04 Maret 2021
KELUAR MASUK SURAT - PARCEL HALAMAN 3 Page

A. LATAR BELAKANG
Pada dasarnya semua perusahaan mempunyai batasan – batasan akses dari luar selain dari
karyawan maupun pemilik perusahaan. Namun bagi orang lain selain karyawan maupun pemilik
perusahaan dapat memasuki area perusahaan.

B. TUJUAN
Prosedur ini dibuat untuk memastikan bahwa setiap surat / parcel yang datang atau di kirim
keluar telah melalui verifikasi keamanan yagn dilakukan oleh petugas keamanan.

C. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku bagi semua surat / parcel yang memasuki atau meninggalkan lokasi pabrik
dan petugas security.

D. TANGGUNG JAWAB
Petugas security mempunyai tanggung jawab terhadap akses kedatangan atau pengiriman surat
- parcel.

E. PROSEDUR
1. Petugas Security selalu bersiaga dan menjaga semua akses pintu masuk dan akses pintu
keluar di perusahaan.
2. Surat – Paket – Parcel memasuki area pabrik :
 Semua surat – paket – parcel yang datang atau di tujukan ke karyawan atau pabrik akan
melalui pemeriksaan dengan alat pendeteksi metal dan verifikasi visual dari petugas
keamanan.
 Apabila ada kurir atau penghantar paket, maka petugas keamanan akan mencatat
informasi dari petugas kurir, seperti : nama perusahaan pengirimannya, nama petugas
kuris, no. polisi kendaraan, no. identitas pengirim / kurir, jam memasuki area pabrik
dan lain lain.
 Pemeriksaan terhadap surat masuk :
- Petugas keamanan akan memeriksa kondisi amplop yang datang, apakah dalam
keadaan bersih, dan masih tersegel.
- Petugas keamanan di berikan ijin / wewenanng untuk mengintip / melihat isi dari
surat / amplop tersebut dengan cara menggunting di sebelah pojok amplop
tersebut. Hal ini di lakukan untuk menghindari adanya ancaman terorisme yang
semakin hari semakin canggih (bubuk antrax, bubuk mesiu) serta pengiriman
narkoba / narkotika.

 Pemeriksaan terhadap Paket :

Page 1 of 3
 PT. HJ BUSANA INDAH
STANDARD OPERASIONAL PROSEDUR DAN POLICY NO. SOP HJ-CTPAT-COMPL/004/13
ACCESS CONTROL TGL PENERBITAN 02 September 2013
REVIEW 15 04 Maret 2021
KELUAR MASUK SURAT - PARCEL HALAMAN 3 Page

- Petugas keamanan akan memeriksa kelengkapan dokumen terhadap paket yang

datang, seperti surat jalan , packing list, invoice dan lain lain. Apabila timbul biaya

atas kedatangan paket, maka petugas security akan menghubungi orang yang di
kirimi paket untuk menyelesaikan biaya administrasi.
- Petugas keamanan akan melakukan pengecekan terhadap isi paket yang di kirim
melalui kurir dengan cara meminta ijin untuk membuka sebagian isi paket tersebut
atas seijin penerima yang sesuai dengan dokumen.
- Apabila tidak di ijinkan untuk membuka, maka petugas keamanan akan
menyaksikan isi paket ketika pemiliknya membuka paket tersebut.
 Penyerahan kiriman surat – paket kepada penerima yang sah.
- Petugas keamanan akan menyerahkan paket – surat dari kurir dengan membawa
formulir penyerahan paket – surat yang akan di tanda tangani oleh penerima.

3. Surat – Paket – Parcel yang keluar dari pabrik :

 Semua surat – paket yang keluar dari area pabrik akan di periksa oleh petugas
keamanan. Hal ini di tujukan untuk mengantisipasi adanya tindakan pencurian /
penyelundupan yang berkedok pengiriman paket.
 Semua surat yang keluar akan di catat di buku khusus yang telah disediakan, yang
memuat informasi mengenai pengirim, nama / alamat penerima, jenis kiriman, tanggal
pengiriman, perusahaan jasa pengiriman dan lain lain.

DIBUAT OLEH DI CHECK OLEH DIKETAHUI OLEH

RATIH LIS A SURYANI SOON IM JEON

COMPLIANCE HRD MANAGER DIREKTUR

Page 2 of 3
 PT. HJ BUSANA INDAH
STANDARD OPERASIONAL PROSEDUR DAN POLICY NO. SOP HJ-CTPAT-COMPL/004/13
ACCESS CONTROL TGL PENERBITAN 02 September 2013
REVIEW 15 04 Maret 2021
KELUAR MASUK SURAT - PARCEL HALAMAN 3 Page

Catatan Perubahan
Rev No Oleh Tgl Item No Perubahan
Rev 0 Ratih 02/9/2013 Tidak ada perubahan
Rev 1 Ratih 03/03/2014 Tidak ada perubahan
Rev 2 Ratih 03/09/2014 Tidak ada perubahan
Rev 3 Ratih 03/03/2015 Tidak ada perubahan
Rev 4 Ratih 03/09/2015 Tidak ada perubahan
Rev 5 Ratih 03/03/2016 Tidak ada perubahan
Rev 6 Ratih 05/09/2016 Tidak ada perubahan
Rev 7 Ratih 02/03/2017 Tidak ada perubahan
Rev 8 Ratih 04/09/2017 Tidak ada perubahan
Rev 9 Ratih 04/03/2018 Tidak ada perubahan
Rev 10 Ratih 03/09/2018 Tidak ada perubahan
Rev 11 Ratih 04/03/2019 Tidak ada perubahan
Rev 12 Ratih 04/09/2019 Tidak ada perubahan
Rev 13 Ratih 04/03/2020 Tidak ada perubahan
Rev 14 Ratih 04/09/2020 Tidak ada perubahan
Rev 15 Ratih 04/03/2021 Tidak ada perubahan

Page 3 of 3